ENDELIG RAPPORT

Transkript

1 IKT ARBEIDSGRUPPE IKT I NY ORGANISASJON FOR KOMMUNEREVISJON I NORD-TRØNDELAG ENDELIG RAPPORT

2 INNHOLDSREGISTER 1 INNLEDNING BAKGRUNN OG MANDAT OPPSUMMERING METODER HVORDAN HAR VI JOBBET BAKGRUNNSINFORMASJON IKT UTRUSTNING I DAG INFRASTRUKTUR I EN GEOGRAFISK SPREDT ENHET ELEKTRONISK BINDE SAMMEN Bredbånd Intranett/internett E-post PC-UTRUSTNING IT SIKKERHET DRIFT TELEFON NYE FUNKSJONER VERDSETTING AV DAGENS UTSTYR KONKLUSJON NYTT UTSTYR DRIFT- OG INVESTERINGSBUDSJETT VERDI AV EKSISTERENDE UTSTYR ARBEIDSGRUPPAS VURDERING VEDLEGG Utarbeidet av : Svein-Arne Myrvold, Unni Romstad og Åse Overrein Side 2 av 15

3 1 INNLEDNING 1.1 BAKGRUNN OG MANDAT Utredningsgruppe II oppnevnte en arbeidsgruppe i møtet bestående av Åse Overrein (SIR), Svein-Arne Myrvold (IR) og Unni Romstad (YNR). Arbeidsgruppen skal utrede IKT i ny enhet. Mandatet er beskrevet i referat fra møtet i utredningsgruppe II av Mandatet er som følger: 1. Utrede hva den nye enheten har behov for av nytt utstyr 2. Anslå et drifts- og investeringsbudsjett for IKT 3. Anslå verdi av de enkelte distriktenes eksisterende IKT-utstyr Frist for arbeidet er Forutsetning for IKT i ny enhet, er gjenbruk i størst mulig grad av de muligheter og utstyr som finnes i dag. Nærmere detaljer trengs ikke utredet før selskapsdannelsen. 1.2 OPPSUMMERING Vi har laget en skisse over hvordan vi ser for oss at en ny organisasjon skal arbeide. Se figur 2. Basert på våre antagelser og forbehold, tror vi at investeringsbehovet er i størrelsesorden ,- inkl. mva. Anslag for driftsbudsjettet er avhengig av valgt løsning og umulig å besvare nå. Behovet for nytt utstyr er beskjedent med unntak av flerbrukerprogramvare, oppgradering av enkelte pcer samt ny hovedserver. Ny hovedserver vil være den største enkeltkostnaden. Vurderingen av eksisterende IKT-utstyr, viser at Ytre og Indre Namdal revisjonsdistrikter har det eldste utstyret og behov for fornyelse. Videre arbeid : Nedenfor har vi listet en del oppgaver som må avklareres/utføres av ledergruppa for ny organisasjon. Avklare om den nye enheten skal benytte saksbehandlersystem/ Netway revisjon Utarbeide kravspesifikasjon for tilbud Tilbudsprosess Implementere ny løsning Opplæring Tildele nye roller/funksjoner Utarbeidet av : Svein-Arne Myrvold, Unni Romstad og Åse Overrein Side 3 av 15

4 2 METODER 2.1 HVORDAN HAR VI JOBBET Vi har hatt 2 arbeidsmøter og i tillegg har vi hatt møte med følgende: Tore Brøndbo og Per Ove Kjesbu i Bravida Nord Mathias Mørkved i Prodoc Vi valgte ut disse to leverandørene ut i fra at pr i dag benytter Innherred revisjonsdistrikt Bravida Nord som samarbeidspartner innen drift. Ytre Namdal revisjonsdistrikt har samarbeidet med Prodoc på andre områder. Leverandørene er inneforstått med at vår forespørsel kun er en innledende samtale for kartlegging av vårt behov. Vi har informert om at vi eventuelt vil komme tilbake med tilbudsforespørsel, men at det ikke er en selvfølge. Ut fra samtaler med de overnevnte firmaer har vi utarbeidet denne rapporten. 2.2 BAKGRUNNSINFORMASJON Vi har tatt utgangspunkt i dagens organisasjoner som kan illustreres slik: Dagens revisjonsenheter Søndre Innherred 6 brukere Levanger Innherred 7 brukere Steinkjer Ytre Namdal 5 brukere Namsos Indre Namdal 3 brukere Grong Verdal 1 bruker Stjørdal 2 brukere Leksvik 1 bruker Kolvereid 2 brukere Namskogan 1 bruker Figur 1 Dagens løsning I Nord-Trøndelag er dagens organisering av kommunerevisjon 4 revisjonsdistrikter; Søndre Innherred revisjonsdistrikt (SIR), Innherred revisjonsdistrikt (IR), Indre Namdal revisjonsdistrikt (INR) og Ytre Namdal revisjonsdistrikt (YNR). Deres hovedkontor er henholdsvis Levanger, Steinkjer, Grong og Namsos. I tillegg til hovedkontorene finnes bemannede kontorer i Verdal, Stjørdal, Leksvik, Kolvereid og Namskogan. Brukerne ved disse kontorene har også arbeidsplasser ved hovedkontorene. Utarbeidet av : Svein-Arne Myrvold, Unni Romstad og Åse Overrein Side 4 av 15

5 Alle kontorene har kommunikasjonsmuligheter med noen av sine kommuner med unntak av INR. Noen få av dagens avdelingskontor har mulighet til å koble seg opp mot sitt hovedkontor og jobbe mot felles server. Det eksisterer ingen kobling mellom de fire revisjonsdistriktene i dag. Alle enheten benytter standard Microsoft-programmer. INR benytter programmet Netway revisjon og SIR benytter Websak som er vertskommunens saksbehandlersystem. Det er foreløpig ikke tatt noen beslutning om videreføring av disse to spesialprogrammene. Utarbeidet av : Svein-Arne Myrvold, Unni Romstad og Åse Overrein Side 5 av 15

6 3 IKT UTRUSTNING I DAG Vi har foretatt en kartlegging av dagens IKT-utrustning og dette presenteres i følgende tabell: SIR IR YNR INR Antall stasjonære pc-er Antall bærbare pcer Server MS Office Office 2000 Office 2000 Office 97 Office 2000 Oppkobling mot kommuner Noen Noen Alle kommuner Nei Saksbehandlingssystem Websak - - Netway revisjon Lotus Notes Versjon 4.6.6b Ruter Blekkskriver Laserskriver Skanner En del av leiemaskin Kopi med skriver Leie - - Leie Internett Via kommunen ADSL egen Via kommunen En frittstående pc kan kobles opp. Ansvarlig drift Levanger kommune Egen drift med avtale med Bravida Nord Egen drift Grong kommune Det er store variasjoner mellom merker og ytelse på pc-ene både innenfor hvert enkelt kontor og mellom revisjonsdistriktene. Det er også stor variasjon når det gjelder hvilke operativsystem som benyttes. ene benytter lite spesialprogramvare og MS Office er det nest brukte. Av saksbehandlersystemer er Netway i bruk i INR og Sir benytter Websak. Utarbeidet av : Svein-Arne Myrvold, Unni Romstad og Åse Overrein Side 6 av 15

7 4 INFRASTRUKTUR I EN GEOGRAFISK SPREDT ENHET For å anslå den nye enhets behov for nytt utstyr, må en IKT-løsning for den nye enheten beskrives. I dette kapittelet beskrives en løsning for den nye organisasjonens IKT. Basert på denne skissen, må en vurdere behovet for nytt utstyr og nettverksdrift. Vi har tatt følgende forutsetninger: Alle kontor skal knyttes sammen i et nettverk med lik tilgang Dagens lokaliseringer skal videreføres Alle brukere skal ha lik basisverktøy (pc og programmer) Noen brukere kan ha behov for spesialprogramvare Løsningen må være enkel å administrere og billig i drift Oppkobling til alle kommuner fra alle lokaliteter Brukerne på avdelingskontor skal ha tilgang også fra hovedkontorene 4.1 ELEKTRONISK BINDE SAMMEN I en ny organisasjon er det naturlig at alle enheter (også avdelingskontor) kobles sammen i et felles nettverk. Hovedmålsetningen er at alle ansatte skal ha samme tilgang og alle skal kunne utføre de samme operasjoner ved alle lokasjoner. Basert på dette prinsippet har vi laget en skisse som viser hvordan dette kan se ut i en ny organisasjon: Internett Mail server Print server IKT i ny enhet Hoved server kommuner Søndre Innherred 6 brukere Levanger Innherred 7 brukere Steinkjer Ytre Namdal 5 brukere Namsos Indre Namdal 3 brukere Grong Verdal 1 bruker Stjørdal 2 brukere Leksvik 1 bruker Kolvereid 2 brukere Namskogan 1 bruker Figur 2 Ny løsning Utarbeidet av : Svein-Arne Myrvold, Unni Romstad og Åse Overrein Side 7 av 15

8 Av figur 2 fremgår det at vi ønsker at alle skal ha samme tilgang uansett hvor de er lokalisert. Brukerne skal ha mulighet til å forflytte seg mellom kontorene og likevel ha samme oppkoblingsmulighet ved en annen arbeidsstasjon. Vi gjør oppmerksom på at avdelingskontorene kanskje skal kobles direkte mot hovedserveren og ikke via dagens hovedkontorer avhengig av valgt løsning. Det må opprettes en felles hovedserver hvor alle data og programvare tilhørende den nye enheten blir lagret. Hvilken backupløsning som velges er avhengig av valgt risiko. En kan se for seg at data på serveren må kopieres og lokaliseres på en annen plass for å sikre at f.eks strømbrudd ikke medfører at hele enheten mister kommunikasjonen. Dette blir en risikovurdering og vurdering av hvor stor grad av nedetid som kan godtas. I størst mulig grad skal eksisterende pc-utstyr gjenbrukes. Leverandørene vi har vært i kontakt med signaliserer at VPN kan benyttes hos oss (Virtuelt Privat Nett). VPN vil si at all kommunikasjon både mellom kontorene i enheten og ut til kommunene går via sikre portaler på Internett. Imidlertid ønsker vi ikke i denne fasen å låse en eventuell leverandør til VPN. Dette fordi det kan være alternative løsninger som den enkelte leverandør kan tilby oss når de mottar våre kravsspesifikasjoner. Vi har blitt rådet til å beskrive våre brukerkrav til løsningen og overlate til leverandøren å komme med forslag til løsning. Ut i fra våre samtaler med Bravida Nord og Prodoc signaliserer de at vår løsning høyst sannsynlige være en VPN-løsning. VPNkommunikasjon er både fremtidsrettet og billig i drift. Alternativet til VPN er fastlinje. Fastlinje medfører en konstant oppkoblet linje mot vår hovedserver. Ulempen med en slik løsning er pris. Vi har fått skissert en pris mellom kr pr måned pr linje (linjene regnes fra hver lokasjon eks Verdal vil ha en linje, Levanger vil ha en, uavhengig av antall brukere). VPN er skissert til ca kostnad pr linje til 1000 kr pr måned. Vi understreker at dette ikke er eksakte priser. Alternativ nettverksløsning er også å benytte terminalserver, som krever mindre yteevne fra hver enkelt pc. Anslått innkjøpspris for terminalserver er ca kr. Ved bruk av terminal-server overføres bare skjermbilder mellom hovedserveren og de enkelte brukerne. Det er fullt mulig å benytte VPN-løsning, men ikke benytte terminalserver. (Dette krever mer yteevne fra hver enkelt pc). Vi vil presisere at lokalisering av hovedserver ikke nødvendigvis er avhenging av hvor et hovedkontor for organisasjonen blir plassert. Imidlertid er det praktiske hensyn som må være tungtveiende for lokaliseringen eks hvor drifts- og it-ansvarlig er lokalisert. Alternativet til å kjøpe en ny server er å leie serverplass hos en privat leverandør eller en kommune. Fordelen med leie er at en unngår investeringskostnaden, men må betale markespris på leie hvert år. Det er da naturlig at leverandøren har overordnet ansvar for serveren. Med leie unngås kostnaden med oppbygging av egen kompetanse og egen bemanning. Men ulempen er at vi blir prisgitt tilbyder ved support etc og behovet for en leieavtale med mulighet for sanksjoner, er meget viktig BREDBÅND Nord-Trøndelag fylke har pr i dag et nettverk som ivaretar de 11 videregående skolene i fylket. Imidlertid skal nettet legges ned og erstattes med bredbånd som skal være klart i løpet Utarbeidet av : Svein-Arne Myrvold, Unni Romstad og Åse Overrein Side 8 av 15

9 av Vi har vært i kontakt med Arvid Lillebergen og Ragnar Andreassen, og de signaliserer at vi kan koble oss til et slikt bredbånd. I første omgang er det bare de 11 kommunene med videregående skolene som skal bygges ut, men det er planlagt at alle kommuner skal få bredbånd etter hvert. Vi tror at deres løsning kommer litt for sent for oss, men det er ikke til hinder for senere tilkobling INTRANETT/INTERNETT Det må opprettes et intranett for den nye enheten. Alle brukere må ha internett-tilgang E-POST Alle brukere skal ha tilgang til egen e-post. Brukerne skal ha felles domenenavn. All inngående og utgående epost må virussjekkes med oppdatert programvare 4.2 PC-UTRUSTNING Dagens IT-utstyr varierer innefor hvert kontor og mellom alle enhetene. Arbeidsgruppen mener at den nye enheten må ha en policy med standardisering av IKT-utstyr og programvare. Imidlertid kan det se ut som alt av dagens utstyr og programvare kan benyttes videre i ny enhet med unntak av Windows 95. Etter en vurdering internt i arbeidsgruppa mener vi at alle bør ha minimum Windows 2000 eller Windows XP Professional. Det betyr en del oppgradering av noen pc-er (8-10 stk). Vi mener også at alle pc-er bør ha minimum 128 MB RAM for å utnytte hastigheten i nettverket fullt ut. Oppgradering av en pc til 128 MB ram er en ubetydelig kostnad. Kravet til skjermstørrelse bør være minimum 17 på vanlig analog skjerm. For flatskjerm er 15 fullt brukbart. 4.3 IT SIKKERHET For å kunne gjøre de riktige valgene av sikkerhetsløsninger og tilknytningsformer er det viktig at virksomheten er bevisst på hva slags anvendelse den søker å realisere, samt hva slags type sikkerhetsproblemer den kan stå overfor. Sikkerhetstiltakene må baseres på en konkret risikovurdering og settes opp mot virksomhetens sikkerhetsmål og -strategi. Viktige momenter som må vurderes er: Konfidensialitet Utenforstående får tilgang til informasjon de ikke skal ha Integritet Privat programvare kan ødelegge fellesdata Tilgjengelighet Uautoriserte personer får tilgang Datadisiplin Egne ansattes bruk av it-verktøy Flere av punktene ovenfor er et ledelsesansvar og ikke direkte knyttet mot programvare og pcutstyr. Organisasjonen må ha etiske retningslinjer for bruk av IKT. I et VPN-nett er beskyttelse av innsyn og lekkasjer beskyttet av brannmurer. IKT-ansvarlig må sørge for autorisasjon av den enkelte bruker og sørge for at dette fungerer i praksis. Kun et fåtall personer må ha administratorrettigheter, og dokumentasjonskrav må gjennomgås. Utarbeidet av : Svein-Arne Myrvold, Unni Romstad og Åse Overrein Side 9 av 15

10 Ytre brannmur sikrer hele nettverket for innsyn utenfra. Der utføres virussjekk av all e-post som sendes til og fra enheten. Indre brannmur er beskyttelse av hver enkelt pc. Arbeidsgruppen understreker at vi må benytte både ytre og indre brannmur. 4.4 DRIFT Vi grupperer drift i overordnet drift og daglige driftsoppgaver. Daglig drift er rutinemessig sjekke at nettverket fungerer som det skal, ettersyn av skrivere og pc-er, backup-rutiner, oppgraderinger, brukeradministrasjon, løse enkle nettverksproblemer og gi support til den enkelte bruker. Overordnet drift er vedlikehold av server, bytte og installasjon av programvare på server, bytte av og installasjon av ny maskinvare etc. Oppstart etter driftsstopp er en overordnet oppgave. Arbeidsgruppen finner det naturlig at daglig drift utføres av ansatte i den nye enheten. Se også kapittelet om nye funksjoner. For overordnet drift er det naturlig å benytte en ekstern leverandør som eks en kommune eller en privat aktør. Det er meget viktig at den ansvarlige for overordnet drift er tilgjengelig ved våre lokasjoner. Det er også viktig at responstid fra den eksterne leverandøren avtales og overholdes. Som et eksempel på denne måten å jobbe på, kan det nevnes Innherres s avtale med Bravida Nord i dag. 4.5 TELEFON Telefoni som en del av IKT-utrustningen er relevant for formidling av tale (fast telefon eller mobiltelefon). I vår kartlegging av behov for IT-utrustning, har vi ikke funnet noen momenter som tilsier at fast telefon for enhetene har spesielle krav. Her kan den nye virksomheten fritt velge hvilken løsning som er den mest gunstige uten å måtte ta hensyn til IT-teknologien som blir valgt. I en geografisk spredt enhet vil behovet for kommunikasjon være stort. Som et alternativ til reisevirksomhet og videokonferanser kan netmeeting benyttes. Et webkamera til hver bruker samt programvare og overføring og mottak av lyd, er det eneste som kreves. Webkamera og programvare er billig i innkjøp (ca kr. pr stk) og enkle i bruk. 4.6 NYE FUNKSJONER For små enheter er ikke behovet for egne funksjoner for IT-drift så synlig. Men i en organisasjon i størrelsesorden brukere, må enkelte roller avklares. Vi ser for oss at de nye rollene som må defineres er: IKT-ansvarlig Superbrukere Webansvarlig Vi presiserer at disse funksjonene høyst sannsynlig ikke vil bli 100% stillinger eller at én person må dekke én rolle. Flere personer kan også gis delansvar innefor de enkelte rollene. Utarbeidet av : Svein-Arne Myrvold, Unni Romstad og Åse Overrein Side 10 av 15

11 De viktigste funksjonene for de enkelte rollene er: IKT-ansvarlig Systemeier Autorisere tilganger Overvåke logger Kontakt mellom driftpersonale og organisasjonen Installere programvare Ansvarlig for backup Enkel drifting av nettverket Kontakte support/driftsansvarlig ved større problemer Superbruker Gi opplæring/informasjon Dokumentasjonsansvarlig Løse små problemer Web-ansvarlig Opprette og vedlikeholde intranettet Samarbeide med web-redaktøren Gi informasjon og opplæring av web og intranett Utarbeidet av : Svein-Arne Myrvold, Unni Romstad og Åse Overrein Side 11 av 15

12 5 VERDSETTING AV DAGENS UTSTYR I henhold til mandatet fra utredningsgruppe II, skal vi verdsette dagens utstyr. Vi har laget vår regel ut i fra vanlige avskrivningsregler for IT-utstyr. Det er i dag vanlig både å utgiftsføre pcer direkte og avskrive dem over tre år. Vi har valgt å verdsette pc-ene etter den siste metoden. Vi har derfor laget følgende regel for pc-utstyr. Pc innkjøpt i inneværende år verdsettes til kr Ett år gammel pc verdsettes til kr (innkjøpt i 2002) To år gammel pc verdsettes til kr (innkjøpt i 2001) Tre år og eldre pc verdsettes til kr. 0 (innkjøpt i 2000 eller før) Annet utstyr som skrivere, servere og bærbare pc-er, vurderes slik: Innkjøpt i inneværende år verdsettes til 2/3 innkjøpspris Ett år gammelt, verdsettes til ½ innkjøpspris To år gammelt, verdsettes til 1/3 innkjøpspris Tre år gammelt, verdsettes til 10% av innkjøpspris Programvare og rutere verdsettes ikke. Hver enkelt enhet har utarbeidet oversikt over enhetens utstyr. Vi har benyttet det som bakgrunn for verdifastsetting. Vi har kommet fremt il følgende resultat: Beskrivelse Vedifastsetting pr stk Sir IR YNR INR Antall Totalverdi Antall Totalverdi Antall Totalverdi Antall Totalverdi PC PC innkjøpt i PC innkjøpt i PC innkjøpt i PC innkjøpt 2000 eller før Bærbar pc Samme regel som server Skrivere Blekkskrivere Laserskrivere Skanner Leier Kopimaskin med skriver Leier Annet Server Lisenser Office 10 brukerlisens Office 95 Netway/Lotus Notes 4 Normann antivirus 10 brukerlisens Verdivurdering total Figur 3 Verdsetting av dagens utstyr Utarbeidet av : Svein-Arne Myrvold, Unni Romstad og Åse Overrein Side 12 av 15

13 6 KONKLUSJON Vi har laget en konklusjon som besvarer vår oppgave. Vi viser til detaljert beskrivelse tidligere i rapporten. 6.1 NYTT UTSTYR Terminalsserver (det er noe usikkert om behovet). Ingen av de to serverne vi har i dag kan benyttes som det. Det er mulig å inngå leieavtale om terminalserver. Vi vet at noen av kommune har terminalserver. Hovedserver - Ingen av de to serverne vi har i dag kan benyttes som det. Kan også leies. Mailserver kan benytte en av de to som finnes i dag Printserver - kan benytte en av de to som finnes i dag Skrivere- alle kan benyttes Scannere - alle kan benyttes PC-er kan benyttes, men noen få må oppgraderes med mer RAM (avhenging av behovet for terminalserver) Skjermer Bør på sikt oppgraderes til kravet som vi har satt for skjermstørrelse Programvare- kan benyttes, men det naturlige er å oppgradere til Office XP for å oppnå tidsmessig funksjonalitet Lisens Den nye organisasjonen vil ha behov for en ny flerbrukerlisens (kan ikke slå sammen det vi har) Andre programvarer: Det må avgjøres om Netway revisjon eller Websak skal tas i bruk. Det vil være en betydelig kostnad å implementere 30 brukere i Netway revisjon. Web-kamera og lydkort i pc-ene 6.2 DRIFT- OG INVESTERINGSBUDSJETT I en så tidlig fase som vi er pr i dag, er det vanskelig å estimere et investeringsbudsjett. Med bakgrunn av det vi har antydet av behov, vil vi gi et foreløpig anslag på investeringsbudsjett på ca kroner. Vi begrunner dette anslaget med: Hovedserver Ny pris Terminalserver Nye pc-er/oppgradering Programvare Oppstartkostnader (oppstart av VPN-nett, installasjon og support etc) En av forutsetningene for disse tallene er at eventuell behov for opplæring blir foretatt av eget personale. Driftsbudsjettet er avhenging av hvilken løsning som velges. Det er umulig å anslå dette nå før løsningen er klarlagt. Dette må vi evt. komme tilbake til. Utarbeidet av : Svein-Arne Myrvold, Unni Romstad og Åse Overrein Side 13 av 15

14 6.3 VERDI AV EKSISTERENDE UTSTYR Se også kapittel 5 Verdsetting av dagens utstyr. Vi har kommet frem til følgende verdi av eksisterende utstyr: Søndre Innherred revisjonsdistrikt: Kr ,- Innherred revisjonsdistrikt Kr ,- Ytre Namdal revisjonsdistrikt Kr ,- Indre Namdal revisjonsdistrikt Kr 8.000,- 6.4 ARBEIDSGRUPPAS VURDERING Vi mener at VPN-nettet er en fremtidsrettet løsning med et funksjonelt nettverk. Løsningen tar høyde for forskjellig lokalisering, og oppkobling kan skje uavhengig av hvor den enkelte bruker befinner seg. Muligheten for hjemmekontor er også automatisk tilrettelagt hvis brukeren har ISDN linje. VPN kostnadene er forutsigbare fordi datatrafikken er gratis, det er kun faste kostnader for nettleie fra hvert enkelt kontor i den nye organisasjonen. Sikkerhet er også godt ivaretatt fordi kryperingsprogramvare er innbygget i serverne. Vi anser VPN-løsningen som en optimal løsning for en organisasjon med stor geografisk spredning. Løsningen ivaretar behovet for teamarbeid og behovet for å variere arbeidssted. Utarbeidet av : Svein-Arne Myrvold, Unni Romstad og Åse Overrein Side 14 av 15

15 7 VEDLEGG Fire oversikter med utstyr for de enkelte enhetene. Utarbeidet av : Svein-Arne Myrvold, Unni Romstad og Åse Overrein Side 15 av 15