Beste praksis for. sporing, tilbaketrekking og tilbakekalling i norsk dagligvarebransje Versjon 2.0

Transkript

1 Beste praksis for sporing, tilbaketrekking og tilbakekalling i norsk dagligvarebransje Versjon 2.0

2 Sammendrag Mer enn noen gang er det stort fokus på hva forbrukere opplever som trygge matvarer. EUs nye forordning Food Law har dette som utgangspunkt, og presiserer derfor en rekke innstramminger for alle aktører i matkjeden. I dag utgjør europeisk lovgivning et sett med krav som hver bedrift som produserer, importerer og/eller eksporterer til og fra Europa må rette seg etter. Norsk lov om matproduksjon og mattrygghet (matloven) trådte i kraft Selv om man valgte å lage en egen lov for Norge, er det bestemt at man for sporbarhet vil legge EUs bestemmelser til grunn. I tillegg til det juridiske aspektet er forbrukersikkerhet hovedsakelig et spørsmål om forretningsetikk og ansvar. God produktkvalitet og trygge produkter bidrar til å bygge opp forbrukernes tillit. Dette er forhold som tas på alvor av norske bedrifter. Betydelige ressurser brukes årlig til å videreutvikle og forbedre egne kvalitetssystemer, samtidig som ny produksjonsteknologi utvikles og tas i bruk. Det er etablert omfattende rutiner for produktsporbarhet, -tilbaketrekking og -tilbakekalling. Norsk industri ved Dagligvareleverandørenes Forening og handel ved Dagligvarehandelens Miljøforum har sett behovet for å standardisere og samordne disse rutinene ved å utarbeide et felles sett av anbefalte retningslinjer for norsk dagligvarebransje. Utgangspunktet har vært ECR Blue Book, som beskriver beste praksis for disse rutinene i et internasjonalt marked. Retningslinjene er kun anbefalinger som aktørene står fritt til å følge eller ikke. Det antas likevel at de fleste vil se nytteverdien og nødvendigheten av at det skapes mer forutsigbare føringer for hvordan sporbarhet, tilbaketrekking og tilbakekalling skal praktiseres. De retningslinjer som er utarbeidet i dette dokumentet anbefales anvendt for matvarer og non food-produkter, unntatt legemidler. Disse anbefalingene er utviklet med et felles mål: Å bidra til å oppfylle forbrukernes forventninger til trygge produkter (matvarer og andre produkter). Denne versjon 2.0 av STAND 008 er utstedt Revisjon bygger på omfattende kartlegging våren 2009 hos fremtredende leverandører og de fire kjedene i dagligvarebransjen. Endringer og tillegg er gjort på basis av erfaringer fra versjon 1.0 av dokumentet. De viktigste endringene er gjort i kapittel 5 og i Vedlegg A, varslingsskjema. I revisjonen har det vært avholdt møte med Mattilsynet og de har også hatt dokumentet til gjennomsyn og bidratt med kommentarer på relevante områder. Oslo

3 Innholdsfortegnelse side: 1 Innledning Innføring Omfang og hensikt 1 2 Definisjoner Næringsmidler (EC 178/2002 2) Sporbarhet (Forordning EC 178/2002, Artikkel 3 og 18) Partibegrepet Risiko (Forordning EC 178/2002 Artikkel 3) Hendelse Krise Helsefare Tilbaketrekking Tilbakekalling Sperring Frigivelse av vare Kaste varer Destruksjon 4 3 Juridiske krav 4 4 Sporbarhet Innledning Hva menes med ett ledd framover/bakover Behov for informasjon Verktøy for sporing Sporing ved bruk av manuelle systemer Sporing ved bruk av pallemerking Sporing ved bruk av GS1-128 og SSCC merking 6 5 Krisehåndtering, tilbaketrekking og tilbakekalling Innledning Retningslinjer for tilbakekalling og tilbaketrekking av produkter Risikoanalyse Risikovurdering Risikohåndtering Risikokommunikasjon Alarm/varsling Informasjon til myndigheter og media Tilleggsinformasjon Avslutning av saken 9 Vedlegg A Varslingsskjema 10 Vedlegg B Utvikling av interne beredskapsplaner 11 B.1 Beredskapsplan 11 B.2 Kriseteam 11 B.3 Kontaktlister 11 B.4 Opplæring 12 B.5 Øvelser 12 B.6 Sjekkliste for kriseberedskap 12 Vedlegg C Sporing ved bruk av GS1-128 og SSCC merking 13 C.1 GS1 identifikasjonssystemer og strekkodesymboler 13 C.2 Sporbarhet fra avsender 13 C.3 Sporbarhet hos mottaker 13 C.4 Sikre sporing ved bruk av DEDIP2 Pakkseddel nivå 3 13

4 1 1. Innledning 1.1 Innføring I de senere år er det kommet nye norske og internasjonale bestemmelser om mattrygghet og sporbarhet. Norsk lov om matproduksjon og mattrygghet (matloven) trådte i kraft 1. januar EUs Food Law (Forordning EC 178/2002) trådte i kraft i januar 2002, mens bestemmelsene om sporbarhet trådte i kraft fra I følge matloven kan Kongen gi forskrifter om sporbarhet for innsatsvarer, planter, dyr eller næringsmidler, samt om sporbarhet for materialer og gjenstander som er bestemt til å komme i kontakt med, eller kan ha innvirkning på innsatsvarer eller næringsmidler. Norske myndigheter vil gjennomføre sporbarhetskravet slik det følger av EUs Food Law. Denne forordningens hovedprinsipp er at hvert ledd i verdikjeden for næringsmidler skal kunne spore sine produkter ett ledd tilbake og ett ledd frem. Man skal være oppmerksom på at matloven også omfatter emballasje i tillegg til selve næringsmidlene, mens EU Food Law ikke gjør det. EU vil legge inn krav til sporbarhet når det gjelder emballasje i sitt emballasje-regelverk. Produktansvarsloven har generelle regler om sikkerhet og ansvar for produkter (food og non food) som leveres i markedet. I tillegg finnes spesielle bestemmelser for legemidler, også om sporbarhet. Produktsikkerhet inngår i stigende grad i forbrukernes forventninger til de produkter som tilbys. Nært samarbeid mellom partene i verdikjeden ved hjelp av effektive systemer for sporbarhet og krisehåndtering er den beste måten å ivareta forbrukersikkerhet og produktsporbarhet på, og til å begrense hendelser som kan påvirke forbrukerne negativt. Sporbarhet for næringsmidler er nå et klart, juridisk krav, og den enkelte bedrift har ikke noe valg. Man må iverksette riktige systemer for å opprettholde konkurransedyktigheten. Samtidig gir sporbarhet en mulighet til å skape høyere verdi for forbruker og effektivitet i verdikjeden. Dokumentet gir uttrykk for dagligvarebransjens tolkning av eksisterende lover og regler. Den er ikke juridisk prøvet, og det finnes i dag ikke rettspraksis på området. Ved innføring av de enkleste systemene vil lovkravene til sporing etter dagligvarebransjens oppfatning være tilfredstilt. Enkelte typer næringsmidler kan være pålagt ytterligere krav om sporing fra myndighetene. Vi anbefaler at retningslinjene i dette dokumentet også benyttes for non food-produkter, unntatt legemidler. 1.2 Omfang og hensikt Dette dokumentet beskriver Beste Praksis for sporing, tilbaketrekking og tilbakekalling av produkter i verdikjeden for dagligvarer med sikte på å bidra til økt forbrukersikkerhet. Beste Praksis er utviklet basert på forretningshensyn og juridiske krav, dvs. både norsk lov og EUs bestemmelser. Den dekker både næringsmidler og andre typer dagligvarer. I kapittel 2 er det mer utfyllende definisjoner av begrepene i dokumentet. Viktige uttrykk er sporbarhet, hendelser, kriser, tilbaketrekking og tilbakekalling. Til tross for at enestående resultater allerede er oppnådd når det gjelder produktkvalitet og forbrukersikkerhet, vil utviklingen aldri være synonym med null risiko. I seksjon 5.2 har vi gått nærmere inn på risikoanalyser. I kapittel 3 er det en oppsummering av de juridiske kravene knyttet til sporbarhet. Det omfatter både lov om produktansvar og matloven. Både norsk lov og EUs bestemmelser er tatt hensyn til. I kapittel 4 beskrives produktsporbarhet gjennom hele verdikjeden fra leverandører av råvarer, emballasje og innsatsfaktorer til sluttproduktet kjøpes av en forbruker og vice versa. Det gis her en oversikt over informasjonsbehovet knyttet til merking av produktene samt til registrering i bedriftenes systemer. Når det gjelder metoder for å ivareta sporbarhet, legges det vekt på at handelspartene bruker samme språk i sin vare- og informasjonsflyt gjennom hele verdikjeden. Det anbefales her bruk av GS1s 1

5 systemer og standarder for identifisering av produkter, lokasjoner og paller, automatisk datafangst og elektroniske handelsmeldinger. Men også manuelle rutiner kan benyttes. Det er redegjort for disse metodene i kapittel 4.3. Utvikling og implementering av kvalitetssikring i en bedrift Implementering av produkt- og/eller pallmerkingssystemer osv. At emnene ovenfor er utelatt betyr ikke at det ikke finnes bestemmelser om disse andre steder. Avhengig av graden av implementering og infrastrukturen som er valgt av en bedrift, kan produktsporing kreve betydelige investeringer. Men kostnadene ved ikke å ha en slik funksjon, eller å ha ineffektive systemer, kan være betydelige. Det er en felles oppfatning i dagligvarebransjen at bruken av felles retningslinjer og standarder forbedrer effektiviteten og reduserer de totale kostnadene i verdikjeden. Det første som prioriteres når det gjelder produktsporbarhet og håndtering av kriser, er å beskytte forbruker og sikre rask tilbaketrekking eller tilbakekalling av produktet. Kapittel 5 inneholder detaljerte anbefalinger om hvordan partene skal samarbeide i krisesituasjoner, dvs. effektiv håndtering av tilbaketrekkinger og tilbakekallinger. Det er også utarbeidet et eget varslingsskjema (se vedlegg A) til bruk mellom handelspartene i verdikjeden. I vedlegg B er det en anbefaling mht. til oppbygging av en beredskapsplan for bedriften. Dette dokumentet er rettet mot følgende målgrupper i bedrifter, uavhengig av størrelse: Ledere av kvalitetssikring Ledere for forsyningskjede/logistikk Ledere for fabrikk og lager Kunde- og forbrukertjenester Juridiske avdelinger Kommunikasjonsledere IT Personer med ansvar for implementering Blant annet er følgende emner utelatt: Interne sporingssystemer Fôr, allergeniske praksiser og jordbrukspraksiser, inkludert bruken av GMO-er Forhindring av forurensning (f.eks. desinfeksjonsmidler) 2. Definisjoner De fleste definisjonene er hentet fra EUs Forordning 178/2002, men er noe forenklet. 2.1 Næringsmidler (EC 178/2002 2) Med næringsmiddel menes ethvert produkt som kan forventes å bli spist av mennesker. Næringsmidler omfatter ikke: Fôr Levende dyr Avlinger før de er høstet Kosmetikk Tobakk og narkotiske produkter 2.2 Sporbarhet (Forordning EC 178/2002, Artikkel 3 og 18) Sporbarhet er muligheten til å spore og følge næringsmidler, fôr, matproduserende dyr eller stoffer som skal bli, eller forventes å bli, inkludert i et næringsmiddel eller fôr, gjennom alle faser av produksjonen, behandlingen og distribusjonen. Sporing skal gjelde for alle ledd i verdikjeden for næringsmidler Hvert ledd i kjeden skal kunne spore ett ledd bakover og ett ledd framover Bedriftene skal ha etablert et system og prosedyrer for sporing Produktene skal være tilstrekkelig merket for å muliggjøre sporing 2 2

6 2.3 Partibegrepet Parti Lot Size Batch En produksjon basert på et parti råvarer Innkjøpsparti av et produkt fra en leverandør > Leverandørens produksjonsdato > Leverandørens partinummer 2.4 Risiko (Forordning EC 178/2002 Artikkel 3) Med risiko mener en sannsynligheten for at en hendelse inntreffer og konsekvensen hvis hendelsen inntreffer. Risikovurdering er beregning av risiko, og er en del av risikoanalysen sammen med risikohåndtering og risikokommunikasjon. Det er ingen entydig definisjon av dette uttrykket. Parti kan best defineres som en mengde som naturlig hører sammen enten grunnet innsatsfaktorene eller produksjonsprosessen. Parti, lot size og batch er i utgangspunktet det samme og benyttes om hverandre, avhengig av den enkelte organisasjons språkbruk. Et EU direktiv fra 1989 (396/89) krever partimerking av næringsmidler hvis det ikke er merket med best før dato. Det er opp til den enkelte bedrift å definere hva som skal være et parti, og dette henger nøye sammen med bedriftens egen risikovurdering. Partibegrepet må også sees i sammenheng med omfanget av en eventuell tilbaketrekking/tilbakekalling av produkter: Ved bruk av små partier vil produktmengden som omfattes av en tilbaketrekking/tilbakekalling være begrenset Ved bruk av større partier vil en større produktmengde omfattes Hver enkelt bedrift må vurdere hensiktsmessig bruk av partibegrepet ut fra en kost/nyttevurdering 2.5 Hendelse En hendelse er en oppstått unormal situasjon knyttet til produkter i verdikjeden som representerer en potensiell risiko for forbruker, dyr eller miljø, bedriftens markedssituasjon eller omdømme. 2.6 Krise En krise er en hendelse hvor det er en reell risiko for at et produkt som er distribuert gjennom verdikjeden eller lansert på markedet, kan være skadelig for mennesker, dyr eller miljøet, og/eller ha alvorlig negativ innvirkning på markedssituasjonen og bedriftens omdømme. 2.7 Helsefare Et produkt anses som helsefarlig hvis det medfører at forventet anvendelse av et produkt gir redusert helse av akutt eller langsiktig karakter for ulike forbrukergrupper. 2.8 Tilbaketrekking Tiltak som skal forhindre distribusjon, fremvisning og tilbud av et produkt som er farlig for forbrukeren (Direktiv 2001/95/EC). Samme varennummer produsert på flere anlegg skal alltid ha forskjellige partinummer. Partibegrepet kan benyttes både for råvarer og ferdigvarer. Eksempler på parti: Tidsbestemt > 1 time, 1 dag, 1 uke eller 1 mnd Produksjonsserie > Et varenummer produsert i samme tidsperiode 3

7 Tilbaketrekking betyr at produktene trekkes tilbake fra distribusjonskjeden/butikk. Hensikten er å hindre at ytterligere produkter kommer ut til forbruker. Tilbaketrekking innebærer ingen form for varsling til forbruker. I enkelte tilfeller hvor produktet kan ha blitt solgt til forbruker, gjennomføres likevel bare en tilbaketrekking i distribusjonskjeden/butikk. Det forutsettes da at produktet ikke medfører noen form for helsefare og at det gjelder et lite kvantum. 2.9 Tilbakekalling Tiltak som har som mål å oppnå retur av et farlig produkt som allerede er levert eller gjort tilgjengelig for forbrukere av produsenten eller distributøren (Direktiv 2001/95/EC). Tilbakekalling er prosedyren som iverksettes når produktet kanskje allerede har kommet ut til forbrukeren. Det er en mulig høy risiko for at produktene kan være helsefarlige. Det er avgjørende for bedriften at tilbakekallingen blir gjort kjent for offentligheten. I henhold til matloven har aktørene varslingsplikt Sperring Også kalt arrest eller karantene. Dersom det oppstår en hendelse hvor man ikke vet hvorvidt dette er en krisesituasjon eller ikke, kan de aktuelle produktene sperres for videre distribusjon i påvente av mer informasjon knyttet til hendelsen (laboratorieprøver og lignende) Frigivelse av vare Når en krisesituasjon er under kontroll, og produktene i markedet trygt kan distribueres i verdikjeden og selges til forbruker, skal alle involverte parter informeres om dette Kaste varer Normalt er det ikke behov for spesialbehandling av produkter som tilbaketrekkes/tilbakekalles, og produktene kan kastes på stedet på egnet måte Destruksjon Destruksjon er uskadeliggjøring av avfall på kontrollert måte i godkjent anlegg. Destruksjon av produkter kan pålegges i vedtak fra Mattilsynet, for eksempel for å hindre spredning av smittestoffer. 3. Juridiske krav Regler om produktsikkerhet og sporbarhet finnes i flere lover og forskrifter. Sentralt i forbindelse med disse retningslinjene står: Lov om produktansvar av og Lov om matproduksjon og mattrygghet mv. av (matloven). Produktansvarsloven gjelder det erstatningsansvar en produsent har for skade som voldes av et produkt framstilt eller satt i omsetning som ledd i hans yrke, ervervsvirksomhet eller dermed likestilt virksomhet ( 1). Produsenten plikter å erstatte skade som hans produkt volder, og som skyldes at det ikke byr den sikkerhet som en bruker eller allmennheten med rimelighet kunne vente ( 2). Matlovens formål er å sikre helsemessig trygge næringsmidler og fremme helse, kvalitet og forbrukerhensyn langs hele produksjonskjeden, samt ivareta miljøvennlig produksjon ( 1, 1.ledd). Lovens saklige virkeområde er alle forhold i forbindelse med produksjon, bearbeiding og distribusjon av innsatsvarer og næringsmidler, herunder drikkevann. Loven omfatter også alle forhold i forbindelse med produksjon av materialer og gjenstander som er bestemt til å komme i kontakt med, eller kan ha innvirkning på innsatsvarer eller næringsmidler. Videre gjelder loven all bruk av innsatsvarer ( 2, 1. ledd). Loven har i 11 en bestemmelse om sporbarhet der Kongen kan gi forskrifter. I Ot.prp. nr. 100 ( ) om matloven heter det (s.221): Departementet gjennomførte sporbarhetskravet slik det følger av EUs Food Law, fra det tidspunkt bestemmelsen trådte i kraft i EU ( ). I tillegg vises det til at bestemmelsen gir hjemmel til videreføring av eksisterende sporbarhetsbestemmelser (kjøtt). Matloven omfatter også emballasje i tillegg til selve næringsmidlene, mens EU Food Law ikke gjør det. EU vil legge inn krav til sporbarhet når det gjelder emballasje i sitt emballasjedirektiv (Forordning EC 94/62) 3 4

8 4 Forskrift om sporbarhet av næringsmidler og fôr. Forskriften trådte i kraft og retter seg mot driftsansvarlig for næringsmiddel- og fôrforetak i alle ledd i produksjon, bearbeiding og distribusjon. Hovedprinsippet for ansvar er det samme som i EUs Food Law: Hvert ledd i verdikjeden skal kunne spore sine produkter ett ledd fram og ett ledd tilbake. IK-mat forskriften (Forskrift om internkontroll for å oppfylle næringsmiddellovgivningen) skal sikre en systematisert gjennomføring av tiltak for å oppfylle næringsmiddellovgivningen. Forskriften krever b l. a. a t b e dr i f ten e s k al f a s tl e g g e o g g jenn o m f ø r e effektive rutiner for styring og kontroll med kritiske punkter i sin virksomhet. Skriftlige prosedyrer for krisehåndtering, tilbaketrekking og tilbakekalling bør inngå i bedriftens system for internkontroll. EUs Food Law (Forordning EC 178/2002) har bestemmelser knyttet til sporbarhet i artiklene 13, 14, 17, 18 og 19. Loven beskriver sporbarhet som: muligheten til å spore og følge et næringsmiddel, et fôr, et dyr bestemt til næringsmiddelproduksjon eller et stoff som er bestemt til eller kan forventes å bli tilsatt næringsmidler eller fôr, gjennom alle ledd i produksjon, bearbeiding og distribusjon. Hovedprinsippet for ansvar for sporbarhet er at hvert ledd i verdikjeden skal kunne spore sine produkter ett ledd fram og ett ledd tilbake. Viktig! Lovteksten handler om resultater bedriftene må oppnå. De har imidlertid ingen forpliktelser når det gjelder måten de oppnår resultatene på. Lover og regler på dette området kan endres. For å få oppdatert info, henviser vi til følgende linker: Sporbarhet 4.1 Innledning Som det framgår i kapittel 3 Juridiske krav krever lovverket at den enkelte bedrift skal ha systemer for å kunne dokumentere hvilke produkter som er kjøpt fra den enkelte leverandør, og hvilken kunde som har kjøpt bedriftens ferdigvarer. Sentralt i lovgivningen står den enkelte bedrifts plikt til å foreta en risikoanalyse over hvilken helserisiko produktene representerer, og hvordan bedriften vil forholde seg til dette når det gjelder sporbarhet. Bedrifter kan praktisere mer omfattende systemer for sporing enn hva minimumskravene i lovverket pålegger, men dette er enten basert på selvpålagte krav eller avtaler med og pålegg fra avtalepartene. Sporingsinformasjonen har som hovedformål å legge et grunnlag for effektiv tilbaketrekking/tilbakekalling av næringsmidler og andre produkter som et ledd i forbrukernes forventninger til trygge produkter. 4.2 Hva menes med ett ledd framover/bakover Regelen om sporing er bygget opp for å fremme mattrygghet, og det er derfor naturlig å følge varestrømmen. Dette betyr at ett ledd framover/bakover må være den leveringsadressen produktene er levert til/blir levert fra. Hvis dette ikke er i samsvar med det juridiske eierskapet til produktene og fakturagangen, bør dette avtales separat mellom partene. 4.3 Behov for informasjon EU Regulativet 178/2002 krever at en bedrift etablerer et system for sporing og merker produktene for å muliggjøre sporing. Merkingen må være påført produktets emballasje og være leselig. Informasjon som skal være merket på produktet: Leverandørens navn Varenr/varebetegnelse I tillegg skal avsender i sitt system ha oversikt over hvilken mottaker produktene er sendt til, og likeledes skal mottaker ha oversikt over hvilken avsender produktene er mottatt fra. Informasjon som kan merkes på produktene og som vil forenkle arbeidet: Best før dato Siste forbruksdag Parti ID Identifikasjon av lastbærer (for eksempel pall) 5

9 I tillegg anbefales avsender å registrere: Mengde som er sendt Forsendelsesdato Mottaksdato (hvis denne er kjent) Mottaker anbefales å registrere: Mengde som er mottatt Forsendelsesdato (hvis denne er kjent) Mottaksdato 4.4 Verktøy for sporing Regelen pålegger hver enkelt bedrift å etablere et system og prosedyrer for sporing samt merking av produktene. Minimumskravene ut i fra regelverket som må oppfylles er beskrevet under pkt Hvis det er produkter som skal følges opp gjennom IT-systemer, er det nødvendig å benytte strekkodemerking av pall og D-pak ved hjelp av strekkodene; GS1-128, EAN-13 eller ITF-14. I pkt og er det beskrevet to forskjellige prosedyrer som begge er i stand til å håndtere sporing ved store volumer, og gir grunnlag for datautveksling mellom handelspartene Sporing ved bruk av manuelle systemer Et manuelt system for sporbarhet krever at en bedrift skal kunne oppgi fra hvilken leverandør det enkelte parti av råvarer er kjøpt og til hvilke kunder sluttproduktet er solgt. Sporing ett ledd framover Et fakturasystem som inneholder informasjon om varenummer/varenavn, kundenummer/kundenavn og fakturadato er tilstrekkelig for å kunne spore ett ledd framover i verdikjeden. Hvis bedriften har et partibegrep, bør dette være inkludert i fakturaen, pakkseddelen og lignende, eller at bedriftens eget ekspedisjonssytem er direkte knyttet mot fakturaen Sporing ved bruk av pallemerking Hver pall skal ved produksjon merkes med en unik identifikasjon (SSCC-kode) som muliggjør følgende: Knytning mellom D-pak på pall og partitilhørighet Mottaker av pallen kan identifisere pall og spore tilbake til avsender For å kunne gjennomføre sporing må hvert enkelt ledd i verdikjeden ha et system som kan lagre og prosessere paller/logistiske enheter med unik identifikator. Dette bør fortrinnsvis skje ved bruk av en palletikett med GS1-128 og SSCC- kode. Hver D-pak på pallen må være merket med en godkjent strekkode og knyttes til pallens unike identifikasjon. Dersom pallen splittes eller endres (for eksempel en plukk/display pall), må bedriftens IT-system ivareta lovpålagt sporingsinformasjon. Plukkpaller skal identifiseres med en ny GS1-128/SSCC Sporing ved bruk av GS1-128 og SSCC merking I Norge har handel og industri i dagligvarebransjen utarbeidet felles retningslinjer for krav til nummerering og merking av D-pak og paller ved hjelp av GS1-standardene 1). Det gjelder for produkter som distribueres gjennom dagligvarekjedenes distribusjonslagre. I tillegg har handel og industri blitt enige om en standard for elektronske meldinger (DEDIP2). Sporing mellom de enkelte leddende i verdikjeden kan sikres ved bruk av GS1-standardene. Disse standardene er basert på: Bruk av unike identifikasjonssystemer for produkter (GTIN), bedrifter og leveringsadresser (GLN) samt kolli (paller, containere etc. SSCC-koden) Automatisk datafangst med bruk av strekkoder (for eksempel GS1-128) Elektronisk pakkseddel basert på DEDIP2 eller GS1 XML Sporing ett ledd bakover Bedriften må føre en logg på mottatte produkter som beskriver hvilke produkter som er kjøpt fra hvem og i hvilken kvantitet på dato. 1) Dokumentet Krav til merking av D-pak og pall i dagligvarebranjen Versjon 4.02 (STAND 005) kan lastes ned fra 6

10 5 Fordelen med bruk av GS1-standardene er at disse bidrar til effektivisering av vare- og informasjonsflyten i verdikjeden. Samtidig muliggjør de rask og pålitelig utveksling av informasjon knyttet til sporbarhet. Systemet er basert på at leverandøren foretar tilstrekkelig merking av sine produkter. Det gjelder både for F-pak, D-pak og paller. Ved forsendelse skanner leverandøren samtlige utgående paller, og har således en entydig knytning mellom det enkelte produkt, dets tilhørende batcher og hvilken kunde som mottar produktet. Dette muliggjør samtidig en effektiv kontroll på at riktige produkter sendes til kundene. En del leverandører sender samtidig med leveransen også en elektronisk pakkseddel til sine kunder hvor man oppgir relevant sporingsinformasjon knyttet til hvert enkelt produkt som befinner seg på de ulike pallene. Hos mottakeren skannes hver enkelt pall inn på lager. Dermed får man en kontroll på at det er mottatt riktige produkter samtidig som det kan knyttes sporbarhetsinformasjon mot den enkelte leverandør. Ved bruk av elektronisk pakkseddel kan varemottaket forenkles betydelig. For en nærmere beskrivelse, se vedlegg C. 5. Krisehåndtering, tilbaketrekking og tilbakekalling 5.1 Innledning Alle aktører i verdikjeden for matvarer skal ha rutiner for internkontroll som bidrar til å sikre helsemessig trygg mat. Til tross for de beste hensikter om mattrygghet kan det forekomme at produkter som ikke er egnet for konsum, distribueres feil og kommer ut til butikkene og forbrukerne. Så snart en slik situasjon oppdages, må det umiddelbart settes i verk effektive tiltak for å stoppe ytterligere distribusjon og om nødvendig trekke tilbake/tilbakekalle de berørte produktene. Forbrukerne skal også informeres i tilfeller hvor det er mulighet for at produktet kan være solgt eller distribuert fra butikk til forbruker og hvor bruk av produktet kan medføre helsefare. Det er hver enkelt bedrifts ansvar å iverksette systemer for sporbarhet samt å etablere et system for kriseberedskap. Formålet med dette kapittelet er å gi nærmere retningslinjer for håndtering av hendelser som kan medføre kriser. Dersom slike hendelser skulle oppstå, ønsker aktørene i dagligvarebransjen også å legge inn andre elementer enn mattrygghet i sin vurdering som f.eks. hensyn til bedriftens omdømme og økonomiske aspekter. Dette kapittelet er basert på norske forhold og hva som betraktes som Beste Praksis innenfor dagligvarebransjen i Norge. 5.2 Retningslinjer for tilbakekalling og tilbaketrekking av produkter Når det oppstår en hendelse, må leverandøren av produktet så raskt som mulig utføre en risikoanalyse Risikoanalyse EUs direktiv om generell produktsikkerhet og mattrygghet/ sporbarhet krever at produsentene tar forholdsregler som gjør det mulig å unngå risiko gjennom tilbaketrekking av produkter fra markedet, effektiv varsling eller tilbakekalling av produkter fra forbrukerne. Dette forutsetter at bedriftene er kjent med de risikoer produktene måtte utgjøre og har en beredskap som sikrer at man handler raskt, riktig og effektivt ved uønskede hendelser. 7

11 Utfordringen for handel og industri er at risikovurdering også vil legge inn andre elementer enn mattrygghet. Det er særlig risikoen for at produkter med kvalitetsfeil kommer ut på markedet, noe som kan ha store økonomiske konsekvenser og være til skade for virksomhetens omdømme. Risikoanalysen tar alltid utgangspunkt i en tenkt eller reell hendelse, noe uforutsett som inntreffer og som innebærer en potensiell risiko. Graden av risiko må fastslås (sannsynlighet x konsekvens). Det må utarbeides prosedyrer, beredskapsrutiner o.l. som sikrer at vi håndterer hendelsen på en rask, riktig og effektiv måte. Dette omfatter også kommunikasjonstiltak internt i bedriften, mot andre ledd i verdikjeden, mot myndigheter og forbrukere. Risikoanalysen består av tre elementer som både myndigheter og næringen bør arbeide etter på lik måte: Risikoanalyse: 1. Risikovurdering 2. Risikohåndtering 3. Risikokommunikasjon Risikovurdering Elementene i en risikovurdering er: Produkt, type risiko, sannsynlighet og konsekvens. For de produktene som bedriftene distribuerer og selger i verdikjeden må man vurdere: Type risiko kan knyttes til forbrukerens helse og sikkerhet, bedriftens omdømme og økonomiske aspekter. Sannsynligheten for at en hendelse inntreffer er i de fleste tilfeller en ren subjektiv vurdering og kan for eksempel graderes fra = Lav (sjeldent forekommende) 2 = Middels (forekommer av og til) 3 = Høy (ofte forekommende) Leverandøren må gjøre en worst-case risikovurdering der leverandøren vurderer risiko ved at produktet kan brukes på en annen måte enn hensikten Risikohåndtering Med bakgrunn i den risikoen man kommer fram til under risikovurderingen, må man ta stilling til hvilke tiltak som skal settes i verk. Eksempler på tiltak kan være tilbaketrekking, tilbakekalling og sperring av produkter. Bedriften må vurdere mulige alternativer sammen med de involverte parter inkl. myndigheter og på basis av forskrifter, prosedyrer, beredskapsrutiner og lignende. Det må beskrives tydelig hvordan produktene skal håndteres og hvem som har ansvar for dette. Eksempler på håndtering er: Kastes på stedet Destrueres hos godkjent avfallshåndteringsanlegg Returneres til grossist og videre til leverandør Forbruker skal kaste eller returnere produktet Partene må avklare hvem som har ansvaret, eksempelvis skal kjeden levere produkter til leverandør eller skal leverandøren hente produkter selv hos grossist/butikk. Leverandøren må også vurdere om det er nødvendig å informere myndighetene om hendelsen. Blir forbruker informert er det viktig at leverandøren har kapasitet til å håndtere eventuelle kundehenvendelser Risikokommunikasjon Åpen og korrekt informasjon skal kommuniseres til kunder (evt. leverandører), presse og myndigheter. Dagligvarekjedene har bygget opp egne systemer og rutiner for varsling av krisesituasjoner og sperring av produktene mot sine distribusjonslagre og butikker. Konsekvensen, spesielt den helsemessige, er også en subjektiv vurdering som kan graderes på samme måte som sannsynligheten 1 = Lav 2 = Middels 3 = Høy Sammenstilling og behandling av ovennevnte faktorer gir en vurdering av risiko som bedriften må ta stilling til. 8

12 På denne måten sikres enhetlig og effektiv håndtering av tilbaketrekking, tilbakekalling eller sperring internt i bedriftene. avhenger av hendelsens/krisens alvorlighetsgrad og omfang Alarm/varsling Dersom en krisesituasjon oppstår, skal varsling om tilbakekalling eller tilbaketrekking gis til ett varslingspunkt som partene er enige om på forhånd. Hos dagligvarekjedene kan dette varslingspunktet være kjedens kvalitetsavdeling, varesikringsavdeling eller distribusjonslagre (avtales mellom leverandør og kunde). Varslingspunktet skal alltid være betjent. STAND (Standardiseringsutvalget for Norsk Dagligvarebransje) har utarbeidet et varslingsskjema (se vedlegg A) som alltid skal benyttes ved varsling om tilbakekalling/tilbaketrekking Tilleggsinformasjon Ytterligere informasjon om saken kan omfatte: Kopi av pressemeldinger Nærmere opplysninger om risiko eller faremomenter ved inntak Info om når produktet kan forventes å være til gjengelig igjen (friskmeldt) i de tilfelle alle produktene trekkes tilbake Hvor man kan finne supplerende informasjon En presis beskrivelse av håndtering av varen, både hos grossist og detaljist Varslingsskjemaet kan også brukes i situasjoner som ikke medfører helsemessig risiko, men hvor man ønsker å hente inn produkter med kvalitetsfeil. All skriftlig varsling til kjedene/distribusjonslagrene skal bekreftes gjennom muntlig samtale. Dagligvarekjedene har bygget opp egne systemer og rutiner for varsling av krisesituasjoner og sperring av produktene mot sine distribusjonslagre og butikker. Det anbefales at leverandørene setter seg grundig inn i disse Informasjon til myndigheter og media Det anbefales at de involverte partene (leverandør og kunde) gjensidig informerer hverandre før man går videre ut med informasjon Avslutning av saken Det er viktig at hendelsen/krisen avblåses når den er kommet under kontroll. Opplysninger som bør kommuniseres er: Tidspunktet når friskmeldte produkter igjen er tilgjengelige Identifikasjon (kjennetegn) for friskmeldte produkter Økonomiske forhold (avregning, kreditering) Destruksjon. I de tilfellene hvor produktet skal desstrueres er det viktig at dette foregår på et godkjent destruksjonsanlegg, og uten at det er fare for kontaminering. Det er viktig at myndigheter og media informeres på riktig tidspunkt. Hvilken informasjon som kreves, 9

13 VEDLEGG A Varslingsskjema leverandør: Dato Klokkeslett PRODUKT Tilbakekalling Helsefare med informasjon til forbruker / Ingen helsefare men kvalitetsavvik, mulig PM Arsak: HELSEFARE Tilbaketrekking Kun i verdikjeden kalles ikke tilbake fra forbruker Sperring Vare holdes i karantene inntil mer informasjon foreligger (se pkt 2.10) Medfører helsefare Mulig helsefare Ingen helsefare Beskriv eventuell helsefare: VARE Varenavn / Brand / Beskrivelse: Batch/Lot GTIN F-Pak EPD nummer Best-før-dato GTIN D-Pak COOP nummer Siste forbruks dag GTIN Pall Lev art nr Produksjonsdato Levert til (vedlegg) GLN, adresse, ordrenummer, levert mengde, SSCC-kode, leveringstidspunkt, omfang etc FRA LEVERANDØR Kontaktperson Logistikk: Telefon Mobil Fax e-post Kontaktperson Kvalitet: Telefon Mobil Fax e-post Kontaktperson Forbruker: Telefon Mobil Fax e-post TIL KUNDE Kontaktperson: Telefon Mobil Fax e-post HVEM ER VARSLET? Mattilsynet (Legg ved PM eller utkast til dette) Media / forbruker Supplerende opplysninger: (angi gjerne hvem som ikke er varslet) Grossistlager/butikk Andre (Hvem?) HVA SKAL GJØRES MED PRODUKTENE? Produktene skal kastes Produktene skal returneres til leverandør Produktene skal destrueres Leverandøren henter produktene hos grossist Produktene skal settes i karantene/sperres (spesifiser når ny informasjon vil foreligge) Leverandørens salgsapparat henter produktene i butikk Supplerende opplysninger: TILTAK SOM SKAL GJENNOMFØRES Forbruker Butikk Distribusjonslager AVSLUTTES (Må avtales! Kjede varsler når nye varer kan mottas eller leverandør kan levere nye varer, omsetningsforbud er opphevet, annet?) Når er saken avsluttet? 10

14 VEDLEGG B Vedlegg B Utvikling av interne beredskapsplaner Uønskede hendelser eller kriser kommer som regel uventet. For å sikre en god håndtering er det viktig å være godt forberedt. Derfor må bedriften på forhånd ha tenkt nøye igjennom hva slags hendelser som kan oppstå. Det må utarbeides en beredskapsplan som gjør at man kan takle situasjonen på en rask, riktig og effektiv måte. Som en del av beredskapen har mange bedrifter opprettet egne kriseteam hvor hvert medlem har klart definerte oppgaver og ansvar, blant annet for sporbarhet og eventuell tilbaketrekking eller tilbakekalling av bedriftens produkter. B.1 Beredskapsplan Prosedyrene som skal brukes hvis det oppstår en krise må dokumenteres gjennom en beredskapsplan. Beredskapsplanen kan inneholde følgende: Omfang, mål og målgruppe Bedriftens policy når det gjelder produktsikkerhet Definisjon av hendelse og krise Beskrivelse av kriseteamet med roller og ansvarsområder tydelig definert for hvert medlem av teamet Handlingsrekke som skal utføres hvis det oppstår en hendelse/krise En liste over viktige kontakter - interne/eksterne kontaktlister Når en produkttilbaketrekking skal iverksettes Når en tilbakekalling skal iverksettes Hvordan intern/ekstern kommunikasjon skal organiseres Dokumenterte erfaringer fra tidligere hendelser og øvelser Maler for intern og ekstern kommunikasjon Registrering og evaluering av hendelser Beredskapsplanen må oppdateres jevnlig og distribueres til nettverket med personer som er involvert. B.2 Kriseteam Med basis i beredskapsplanen må det utpekes et kriseteam som ledes fra et sentralt koordineringspunkt. Teamet skal bestemme hvilke tiltak som skal treffes. Det må klart angis hvem som skal være beslutningstaker. Ingenting må gjøres uten at kriseteamet formelt har godkjent det. Det samlede ansvarsområdet for teamet er å organisere, styre og lede: Håndtering av hver hendelse/krise Utvikling, implementering og oppdatering av interne instrukser som skal følges hvis det oppstår en hendelse/krise Kontinuerlig opplæring av personer som er involvert i produktsporbarheten ved krisehåndtering Regelmessige øvelser og evaluering av tiltakene i planen Utvikling av interne og eksterne kommunikasjonsplaner som skal brukes som hjelp ved håndtering av en hendelse/krise Teamet for krisehåndtering er en permanent, fast beredskapsgruppe med utgangspunkt i bedriftens ledergruppe, mest mulig tverrfunksjonelt sammensatt og supplert med nødvendig spisskompetanse (juridisk, informasjon, salg/markedsføring) Teamet må være kjent på alle nivåer i bedriften. Medlemmene av gruppen må kunne kontaktes når som helst, og når det er nødvendig, må passende alternativer være tilgjengelig for å dekke alle roller. B.3 Kontaktlister For at kommunikasjonen skal gå raskt, må det på forhånd utarbeides en liste over personer med kontaktdetaljer (telefonnummer, mobilnummer, e-postadresse og postadresse) samt kriseteamet, potensielle stedfortredere, eksterne rådgivere, offentlige myndigheter, kontakter i bransjeorganisasjoner, kunder og medier. Det finnes to typer lister: Intern kontaktliste: Denne inkluderer interne beslutningstakere, samt personer som har ekspertise og kan gi støtte. Listen må være fullstendig, oppdatert og tilgjengelig for alle berørte personer i bedriften. Personene i kontaktlisten må kunne kontaktes per telefon, mobiltelefon og e-post når som helst og være forberedt på å samles som et team for å håndtere en krise. Ekstern kontaktliste: Hver enkelt bedrift har en ekstern kontaktflate som kan bestå av leverandører, kunder, leverandører av logistikktjenester og IT-løsninger, forbrukere, offentlige myndigheter osv. Disse danner et eksternt nettverk med personer som skal kontaktes hvis det 11

15 oppstår en hendelse/krise. Kriseteamet har ansvaret for at den eksterne kontaktlisten er fullstendig, oppdatert og tilgjengelig for alle nøkkelpersoner. Så sant det er mulig anbefales det å trykke telefonnummeret (vanligvis nummeret til forbrukerkontakt) på produktets forbrukerpakning, slik at en forbruker kan ringe og stille spørsmål eller informere bedriften om en produktfeil eller klage. B.4 Opplæring Alle personer som kan bli involvert i produktsporbarhet og krisehåndtering må ha opplæring og holdes kontinuerlig oppdatert om endringer i beredskapen. Opplæringen inkluderer: Bedriftens prosedyrer for sporbarhet, IT-løsninger, hvordan man får tilgang til nødvendige data og så videre Instrukser om håndtering av hendelser/kriser Kriseteamet, deltakere, ansvar og oppgaver Rollen til personen som læres opp Hvem som skal kontaktes Viktigheten av koordinerte handlinger og kommunikasjon i bedriften Hva som skal gjøres, og hva som skal unngås Hvordan dokumentasjonen skal brukes Hvordan systemene for produktsporbarhet og registrering skal brukes B.5 Øvelser Opplæringen bør også inkludere øvelser. Øvelser for håndtering av hendelser/kriser må kjøres jevnlig for å forbedre beredskapen og bevisstheten til teamet for krisehåndtering, nøkkelpersonale og eksterne kontakter. Øvelser er aktuell innen følgende områder: Produktsporbarhet Krisehåndtering Tilbaketrekking Tilbakekalling Håndtering av produkter i karantene Slike øvelser bør være: Regelmessige og realistiske Dokumentert med en tydelig forklaring av sammenhengen, resultatene, vise avvik og korrigerende handlinger Basert på maler, som gjenspeiler de interne tekniske og organisasjonsmessige instruksene Utført sammen med nærmeste ledd i verdikjeden B.6 Sjekkliste for kriseberedskap Bedriften bør utarbeide en sjekkliste for egenvurdering for å bedømme sine egne beredskapsrutiner i forhold til det som betraktes som beste praksis. Vedlagte sjekkliste er et forslag basert på de retningslinjene som er angitt i dokumentet. Krav / handlinger: SJEKKLISTE FOR KRISEBEREDSKAP: Team for håndtering av hendelser/kriser er utpekt med tydelig beskrivelse av roller og ansvarsområder Interne retningslinjer for håndtering av hendelser/kriser med tydelige prosedyrer for tilbaketrekking og tilbakekalling, hendelsesevaluering osv. er fullstendig dokumentert Kontaktlister er dokumentert og distribuert Kontaktlister er gjort tilgjengelige for viktige handelspartnere Hver enkelt person som er involvert i håndtering av hendelser/kriser og prosedyrer for tilbaketrekking/tilbakekalling av produkter forstår rollene og handlingsomfanget Opplæringsmateriale er utviklet Involverte personer holdes regelmessig oppdatert Det holdes regelmessige øvelser for å teste alle beredskapsplaner og hvordan kriseteamet fungerer Det holdes regelmessige øvelser med viktige kunder og/eller tilstøtende ledd i verdikjeden En passende poengsum kan være basert på følgende eksempel: 0: Ingen tiltak truffet 3: Full implementering er startet 1: Planer er etablert, men arbeidet er ikke startet 4: Planene er fullstendig implementert 2: Implementering er startet med begrenset omfang Poengsum: 12

16 VEDLEGG C Vedlegg C Sporing ved bruk av GS1-128 og SSCC merking C.1 GS1 identifikasjonssystemer og strekkodesymboler GTIN (Global Trade Item Number) sikrer en global og entydig identifisering av produktene. Bruk av GTIN gjør det mulig å følge det enkelte produkt gjennom hele verdikjeden. I Norge tildeler produsent/merkeeier GTIN på alle produktnivåene; F-pak, D-pak og pall. I tillegg blir produktene strekkodemerket. På F-pak benyttes fortrinnsvis EAN-13, strekkodesymbol hvor det kun er mulig å strekkodemerke GTIN. På D-pak og paller benytter en GS1-128 merking for å formidle sporbarhetsinformasjon i det man i tillegg til GTIN også kan gi flere opplysninger som parti, best før dato, SSCC-kode, GLN etc. GLN (Global Location Number) identifiserer juridiske enheter som firmaer samt leveringsadresser, kjøreporter etc. og er unik på global basis. I forbindelse med sporbarhet bidrar GLN til entydig og sikker identifikasjon av foregående og neste ledd i verdikjeden. GLN benyttes i EDI-meldinger. SSCC (Serial Shipping Container Code, kollinummer) sikrer global og entydig identifisering av kolli. I dagligvarebransjen benyttes SSCC-koden fortrinnsvis på pallenivå. SSCC-koden merkes med GS C.2 Sporbarhet fra avsender Unike GTIN er tildelt F-pak, D-pak og paller. D-pak er merket med GS1-128 og inneholder informasjon om GTIN, parti og best før dato. Pallene er merket med GTIN, parti, best før dato og SSCC-koden. GS1-128 symbolet benyttes. Plukkpaller er ikke merket med produktinformasjon. Produktinformasjonen blir her knyttet mot pallens SSCC-kode ved at man skanner hver enkelt D-pak når pallen bygges. Ved forsendelse skannes palleetikettene og avsender kan dermed kople produktinformasjonen mot den aktuelle mottakeren, og samtidig sikre at mottakeren får riktige produkter. C.3 Sporbarhet hos mottaker I varemottak skannes hver enkelt pall. Her kopler da mottaker informasjon om produktene (GTIN, parti og best før dato) mot avsenderen (GLN). For helpaller kan all aktuell informasjon skannes på palleetikettene. For plukkpallene må i tillegg hver enkelt D-pak skannes for å knytte all produktinformasjon mot avsender. C.4 Sikre sporing ved bruk av DEDIP2 Pakkseddel nivå 3 Elektronisk pakkseddel (DEDIP2 pakkseddel nivå 3) er en EDI-melding som sendes fra avsender til mottaker av produktene, og som i tillegg til å inneholde all relevant produktinformasjon (GTIN, parti og best før dato) om forsendelsen også knytter produktinformasjonen mot SSCC-koden for den pallen hvor produktene befinner seg. Hos avsenderen foregår registrering og knytning mot internt system for forsendelsen på samme måte som beskrevet over, men i tillegg sender avsenderen også en elektronisk pakkseddel til mottakeren. Hos mottakeren vil mottak av elektronisk pakkseddel knytte innkjøp av produkter mot riktig leverandør på en rask og nøyaktig måte. I tillegg vil bruk av elektronisk pakkseddel forenkle varemottaket. Besparelsen gjelder i vesentlig grad for plukkpallene hvor man ikke trenger å skanne hver enkelt D-pak som befinner seg på pallen. All D-pak og palleinformasjon mottas i den elektroniske pakkseddelen. I praksis skanner mottakeren SSCC-koden på den enkelte pall, og koplingen mot produktinformasjonen for produktene som befinner seg på pallen, gjøres via den elektroniske pakkseddelen. 13