RINGERIKE KOMMUNE. MØTEPROTOKOLL 17. mai komiteen

Transkript

1 Innholdsfortegnelse Møteprotokoll - Møte i 17. mai komiteen den PS 1/18 17 Mai komiteen Konstituering Saksprotokoll - 17 Mai komiteen Konstituering PS 2/18 Evaluering av gjennomføring av 17. mai arrangement 2017 Saksprotokoll - Evaluering av gjennomføring av 17. mai arrangement 2017 PS 3/18 Prioritering av oppgaver

2 RINGERIKE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL 17. mai komiteen Møtested: Rådhuset leseværelse 2 etg. Møtedato: Tid: 16:30 18:00. Innkalte Funksjon Navn Forfall Møtt for Medlem Andreas Bakken Medlem Salimi Medlem Johanne Ruud Leder Rozmara-Frydenlund Medlem Tom Ragnar Berg FO Medlem Anne Bjørg Løvstad Loktu Tilstede fra administrasjonen Merknader Forslag til møteplan for godkjennelse på neste møte. Onsdager kl.16:30 på følgende datoer: 14. mars, 4. april, 18. april, 2.mai, 16 mai (evt. 14.mai) og 30 mai (evaluering). Behandlede saker Fra og med sak 1/18 til og med sak 3/18 Møteprotokollen godkjennes Rozmara-Frydenlund Referent Rozmara-Frydenlund

3 Følgende saker ble behandlet Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/18 18/ Mai komiteen Konstituering 2/18 17/2292 Evaluering av gjennomføring av 17. mai arrangement /18 18/524 Prioritering av oppgaver Side 2 av 11

4 1/18 17 Mai komiteen Konstituering Vedtak: Leder: Rozmara-Frydenlund Nestleder: : Ruud 2 år 2 år Behandling: Det ble foreslått følgende personer som leder og nestleder: Vedtak: Leder: Rozmara-Frydenlund Nestleder: Ruud 2 år 2 år Forslag til vedtak: Leder: Nestleder: Side 3 av 11

5 2/18 Evaluering av gjennomføring av 17. mai arrangement 2017 Vedtak: Evalueringen ble gjennomgått og tatt til etterretning Se. Arkivsak nr. 17/22921, Arkiv X01 Leserinnlegg til Ring Blad fra høsten 2017 ble gjennomgått Og tatt til etterretning. sjekker med kommunen om dette er vedtatt samt hva det totale budsjettet til årets 17. mai arrangement er satt til. Følgende punkter skal sjekkes: Budsjett: Etter fjorårets arrangement ble det best om at budsjettet ble økt til Transport til kr ,- Lyd til kr ,- Blomster/kranser med kr ,- Bespisning av Hønefoss Ungdomskorps økes med kr. L.000,-. Behandling: «Evalueringen ble gjennomgått og tatt til etterretning Se. Arkivsak nr. 17/22921, Arkiv X01 Leserinnlegg til Ring Blad fra høsten 2017 ble gjennomgått Og tatt til etterretning. sjekker med kommunen om dette er vedtatt samt hva det totale budsjettet til årets 17. mai arrangement er satt til. Side 4 av 11

6 Budsjett: Etter fjorårets arrangement ble det best om at budsjettet ble økt til Transport til kr ,- Lyd til kr ,- Blomster/kranser med kr ,- Bespisning av Hønefoss Ungdomskorps økes med kr. L.000,-«Avstemming: Forslaget ble enstemmig vedtatt. Forslag til vedtak: Valgnemda bør velge nye medlemmer til og leder av 17. mai komiteen senest innen utgangen av september Dette for at komiteen skal kunne starte opp sitt arbeid på et tidligere tidspunkt enn tidligere, og slik at komiteen kan komme med ytterlige forslag til budsjett før budsjettprosessen er avsluttet. For å kunne etterkomme kravene om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter viser foreløpige beregninger at 17. maikomiteens budsjett bør økes med følgende: Transport: økes til kr ,- Lyd: økes til kr ,- Blomster/kranser: økes med kr 5 000,- Bespisning Hønefoss Ungdomskorps økes med kr 1 000,- For å kunne etterkomme kravene til lønns-og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter må ovennevnte budsjettposter økes. Side 5 av 11

7 3/18 Prioritering av oppgaver Vedtak: Oppgaver ble fordelt på følgende måte: Møtedato: /18 Prioritering av oppgaver Fordeling av arbeidsoppgaver Oppgave Aktivitet Kontakt Ansvar Referent Referat fra møter Oversendes kommunen v/ 17 mai femer`n 5 kilometers løp Stig «Andy» Kvalheim Tom Salutt Salutt kl. 07:00 og Moholdt :00 Frokost Frokost for HUK Grand Kaffe evt. andre for best pris Tom Arr. Nordre park Flaggheising Tale Bekransning Musikk/sang Teknisk utstyr Speideren -Speidersang Egnet person «Kor/Musikk Lyd ( må være så sterk at den overdøver fossen) Flaggheising/bekransning Haug kirke? Hallingby?,Nes????? Avklares hvem/hva/hvor tidligere / Taler Arr. Kirkegård Barnetog Tale Bekransning Musikk/sang Teknisk utstyr Oppstillingsplan Rekkefølge i Tog Egnet Persen Taler Kor Lyd enklest mulig ca 10 personer + komitee tilstede Rektor på skolene, inkl. korps og russen Ullerål 60 år i 2018 Taler Side 6 av 11

8 Korps Arr. i Søndre Park Oversikt over hvilke Korps som spiller hvor og tidspunkt Salg av mat/plassering Taler/Blomst Korps Underholdning scenen Alle korps og band Søknader til kommunen Røde Kors + evt. ideelle organisasjoner. Viktig med et strøm aggregat (nok strøm). Tegne opp plassering i forkant av hvor servering kal foregå samt benker Servering bør foregå lengre inne i parken og helst fra 08:30 Ordfører + Dirigent trenger et podium å stå på for å kunne dirigere Drillpiker, Kulturskolen etc. Russetog Talestol og lyd Russe-formennene Tom Arr. Sykehus Barnetog Tale Konsert Ringerike Sykehus Espira Trygstad Barnehage? Komiteen/ Blomster Gave alle institusjoner Egen liste for Institusjon lages, hvem kontaktes, hvem henter + bekransningene Anne Bjørg og bukett ordfører i Søndre park. Innhente priser for gunstigst tilbud (service) Busstransport Frakting av korpsene Oversikt over hvilke korps som skal ha buss fra/til og tidspunkt Innhente anbud iht. kommunale retningslinjer Tom Gratis Parkering Senterleder Kuben og private grunneiere i aktuelle områder /Tom Ballongselgere Ikke Helium Søknad Kommunen Hvalsmoen Deltakelse/aktivitet Leder Brorson Gratis kinofilm Gratis film for barn Ansvarlig for Kinodriften Søknad sendes innen XXX FN- Flagget Bæring av Fanen Militær person Tour of Norway Passering Gjennom H.foss 17 mai program Lage fullstendig program Korrekturlesing Annonsering Møter med Arrangør avholdt. Start fra Hvervenmoen 13:30 Passering gjennom Hønefoss 13:45 -trase: Osloveien, Storgata, Søndre Torv, Stabells gate, Soknedalsveien, Hønefoss bru- Klekken (Ca. 14:00) Skoler - NB. Info om Tour of Norways tider Korps, Ringerike Sykehus, Kirken Hvalsmoen Transittmottak Barnehager Skoler som ikke har deltatt tidligere / /Komiteen Side 7 av 11

9 Barnetog Trykking Teknisk Stenging av veier Rutebeskrivelse Skilting Togansvarlig ifm. oppstilling N. Torg Mangfoldsplakater Russen Sikkerhet Møter med politi, vegvesen og teknisk etat Politiet sende mail innen XXXXX Befaring/avklaring om hvor ruteforlengelsen bør gå Skoler Komiteens medlemmer fordeles i området. Vester, Flagg og sløyfer utleveres i forkant Hvalsmoen Russeformenn Røde Kors og Politi (terror) + alle Komiteen Tom / VRF 2018 Behandling: Side 8 av 11

10 Oppgaver ble fordelt på følgende måte: Møtedato: /18 Prioritering av oppgaver Fordeling av arbeidsoppgaver Oppgave Aktivitet Kontakt Ansvar Referent Referat fra møter Oversendes kommunen v/ 17 mai femer`n 5 kilometers løp Stig «Andy» Kvalheim Tom Salutt Salutt kl. 07:00 og Moholdt :00 Frokost Frokost for HUK Grand Kaffe evt. andre for best pris Tom Arr. Nordre park Flaggheising Tale Bekransning Musikk/sang Teknisk utstyr Speideren -Speidersang Egnet person «Kor/Musikk Lyd ( må være så sterk at den overdøver fossen) Flaggheising/bekransning Haug kirke? Hallingby?,Nes????? Avklares hvem/hva/hvor tidligere / Taler Arr. Kirkegård Barnetog Tale Bekransning Musikk/sang Teknisk utstyr Oppstillingsplan Rekkefølge i Tog Egnet Persen Taler Kor Lyd enklest mulig ca 10 personer + komitee tilstede Rektor på skolene, inkl. korps og russen Ullerål 60 år i 2018 Taler Korps Oversikt over hvilke Korps som spiller hvor og tidspunkt Alle korps og band Arr. i Søndre Park Salg av mat/plassering Søknader til kommunen Røde Kors + evt. ideelle organisasjoner. Viktig med et strøm aggregat (nok strøm). Side 9 av 11

11 Taler/Blomst Korps Underholdning scenen Tegne opp plassering i forkant av hvor servering kal foregå samt benker Servering bør foregå lengre inne i parken og helst fra 08:30 Ordfører + Dirigent trenger et podium å stå på for å kunne dirigere Drillpiker, Kulturskolen etc. Russetog Talestol og lyd Russe-formennene Tom Arr. Sykehus Barnetog Tale Konsert Ringerike Sykehus Espira Trygstad Barnehage? Komiteen/ Blomster Gave alle institusjoner Egen liste for Institusjon lages, hvem kontaktes, hvem henter + bekransningene Anne Bjørg og bukett ordfører i Søndre park. Innhente priser for gunstigst tilbud (service) Busstransport Frakting av korpsene Oversikt over hvilke korps som skal ha buss fra/til og tidspunkt Innhente anbud iht. kommunale retningslinjer Tom Gratis Parkering Senterleder Kuben og private grunneiere i aktuelle områder /Tom Ballongselgere Ikke Helium Søknad Kommunen Hvalsmoen Deltakelse/aktivitet Leder Brorson Gratis kinofilm Gratis film for barn Ansvarlig for Kinodriften Søknad sendes innen XXX FN- Flagget Bæring av Fanen Militær person Tour of Norway Passering Gjennom H.foss 17 mai program Lage fullstendig program Barnetog Korrekturlesing Annonsering Trykking Teknisk Stenging av veier Rutebeskrivelse Skilting Møter med Arrangør avholdt. Start fra Hvervenmoen 13:30 Passering gjennom Hønefoss 13:45 -trase: Osloveien, Storgata, Søndre Torv, Stabells gate, Soknedalsveien, Hønefoss bru- Klekken (Ca. 14:00) Skoler - NB. Info om Tour of Norways tider Korps, Ringerike Sykehus, Kirken Hvalsmoen Transittmottak Barnehager Skoler som ikke har deltatt tidligere Møter med politi, vegvesen og teknisk etat Politiet sende mail innen XXXXX Befaring/avklaring om hvor ruteforlengelsen bør gå Skoler / /Komiteen + alle Side 10 av 11

12 Togansvarlig ifm. oppstilling N. Torg Mangfoldsplakater Russen Sikkerhet Komiteens medlemmer fordeles i området. Vester, Flagg og sløyfer utleveres i forkant Hvalsmoen Russeformenn Røde Kors og Politi (terror) Komiteen Tom / VRF 2018 Forslag til vedtak: Legge frem uten forslag til vedtak. Side 11 av 11

13 RINGERIKE KOMMUNE Saksprotokoll Arkivsaksnr.: 18/524-8 Arkiv: 033 Sak: 1/18 Saksprotokoll - 17 Mai komiteen Konstituering Vedtak i 17. mai komiteen: Leder: Rozmara-Frydenlund Nestleder: : Ruud 2 år 2 år Behandling i 17. mai komiteen : Det ble foreslått følgende personer som leder og nestleder: Vedtak: Leder: Rozmara-Frydenlund Nestleder: Ruud 2 år 2 år

14 RINGERIKE KOMMUNE Saksprotokoll Arkivsaksnr.: 17/ Arkiv: X01 Sak: 2/18 Saksprotokoll - Evaluering av gjennomføring av 17. mai arrangement 2017 Vedtak i 17. mai komiteen: Evalueringen ble gjennomgått og tatt til etterretning Se. Arkivsak nr. 17/22921, Arkiv X01 Leserinnlegg til Ring Blad fra høsten 2017 ble gjennomgått Og tatt til etterretning. sjekker med kommunen om dette er vedtatt samt hva det totale budsjettet til årets 17. mai arrangement er satt til. Følgende punkter skal sjekkes: Budsjett: Etter fjorårets arrangement ble det best om at budsjettet ble økt til Transport til kr ,- Lyd til kr ,- Blomster/kranser med kr ,- Bespisning av Hønefoss Ungdomskorps økes med kr. L.000,-. Behandling i 17. mai komiteen : «Evalueringen ble gjennomgått og tatt til etterretning Se. Arkivsak nr. 17/22921, Arkiv X01 Leserinnlegg til Ring Blad fra høsten 2017 ble gjennomgått Og tatt til etterretning. sjekker med kommunen om dette er vedtatt samt hva det totale budsjettet til årets 17. mai arrangement er satt til. Budsjett: Etter fjorårets arrangement ble det best om at budsjettet ble økt til Transport til kr ,- Lyd til kr ,- Blomster/kranser med kr ,- Bespisning av Hønefoss Ungdomskorps økes med kr. L.000,-«Avstemming: Forslaget ble enstemmig vedtatt.

15 RINGERIKE KOMMUNE

16 Tom side