: Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS v/oppdragsansvarlig revisor

Transkript

1 HEMNE KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget i Hemne kommune Møtedato/tid : Fredag 29. februar 2008, kl Møtested/lokaler : Hemne rådhus, Formannskapssalen Deltagere : Geir Rostad leder Arne M. Lervik nestleder Ellen Ødegård Kopi Møteansvarlig : Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS v/oppdragsansvarlig revisor : Geir Rostad Sted Dato Hemne/Trondheim 21. februar 2008 Sakliste: Sak 1/2008 Godkjenning av protokoll fra møte den Sak 2/2008 Referatsaker Sak 3/2008 Forvaltningsrevisjonsrapport: Planlegging og styring av eneromsutbygging Sak 4/2008 Plan for forvaltningsrevisjon for Hemne kommune for 2008 Sak 5/2008 Plan for selskapskontroll i Hemne kommune for valgperioden Sak 6/2008 Sanering av PCB i gatelys i Hemne kommune Sak 7/2008 Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak i Hemne kommune Sak 8/2008 Kontrollutvalgets sekretariat - tidsbruk i 2007 Sak 9/2008 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Per O. Johansen på telefon , mobil Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Geir Rostad leder (sign) Per O. Johansen Rådgiver Hemne kommune kontrollutvalget Side 1

2 HEMNE KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 1/2008 Godkjenning av protokoll fra møte Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. Hemne kommune kontrollutvalget Side 2

3 Sak 1/2008 Godkjenning av protokoll fra møte KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. VEDLEGG 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte SAKSUTREDNING Møteprotokollen fra kontrollutvalgets møte den ble sendt ut til medlemmene, varamedlemmene, ordfører og rådmann etter møtet. Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at protokollen godkjennes. Hemne kommune kontrollutvalget Side 3

4 HEMNE KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 2/2008 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Hemne kommune kontrollutvalget Side 4

5 Sak 2/2008 Referatsaker KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. VEDLEGG Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Gir blaffen i roller og verv, artikkel i Adresseavisen 30. januar Anbefalinger om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt / fylkeskommunalt eide selskaper og foretak, KS Eierforum 18. januar Kontrollrapport 2007 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Hemne kommune, brev av fra Skatteetaten til Hemne kommune. SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. Hemne kommune kontrollutvalget Side 5

6 HEMNE KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 3/2008 Forvaltningsrevisjonsrapport: Planlegging og styring av eneromsutbygging Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten om planlegging og styring av eneromsutbyggingen ved Hemne helsesenter til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om planlegging og styring av eneromsutbygging ved Hemne helsesenter til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på å fullføre arbeidet med nye saksbehandlingsrutiner for investerings-/byggeprosjekter i Hemne kommune som blant annet inkluderer risiko- og avvikshåndtering, tids- og ressursplanlegging, samt involvering av brukerrepresentanter og ansvarlige for infrastruktur i ferdige bygg. Hemne kommune kontrollutvalget Side 6

7 Sak 3/2008 Forvaltningsrevisjonsrapport: Planlegging og styring av eneromsutbygging KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten om planlegging og styring av eneromsutbyggingen ved Hemne helsesenter til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om planlegging og styring av eneromsutbygging ved Hemne helsesenter til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på å fullføre arbeidet med nye saksbehandlingsrutiner for investerings-/byggeprosjekter i Hemne kommune som blant annet inkluderer risiko- og avvikshåndtering, tids- og ressursplanlegging, samt involvering av brukerrepresentanter og ansvarlige for infrastruktur i ferdige bygg. VEDLEGG 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Planlegging og styring av eneromsutbygging ved Hemne helsesenter. (Eget vedlegg). Utrykte vedlegg i saksmappen 1. Sak KU-5/2007: Bestilling av forvaltningsrevisjon Eneromsutbygging Hemne helsesenter (oppfølging). Behandlet av kontrollutvalget på møte den 6. mars Sak KS-6/2007 Plan for forvaltningsrevisjon for Hemne kommune for 2007, vedtatt av Hemne kommunestyre på møte den 30. januar SAKSUTREDNING I henhold til planen for forvaltningsrevisjon som kommunestyret vedtok i sak KS-6/2007 bestilte kontrollutvalget på møte i mars 2007 en forvaltningsrevisjon for oppfølging av eneromsutbyggingen ved Hemne helsesenter. Eneromsutbyggingen ved Hemne helsesenter kort historikk Utbygging av 26 enerom ved Hemne helsesenter har vært til behandling i ulike politiske organer i Hemne kommune gjennom flere år. De økonomiske rammene for prosjektet har vært kalkulert i flere omganger og prosjektet er gitt tilsagn om tilskudd fra Husbanken. Den ble kostnaden for prosjektet (kalkulert av arkitekt) beregnet til 20,912 millioner kroner. Den ble prosjektkostnaden beregnet til 22,5 millioner kroner på grunn av prisstigning. Etter en nærmere gjennomgang av krav til tekniske løsninger i bygget, og basert på erfaringene fra utbyggingen av nytt aktivitetssenter / skjermet avdeling, ble den reviderte rammekostnaden for prosjektet økt til 31,245 millioner kroner. Hemne kommune kontrollutvalget Side 7

8 Kostnadsoverslaget på 31,245 millioner kroner lå til grunn ved kommunestyrets behandling av budsjettet for 2005 og økonomiplanen Under budsjettbehandlingen (sak KS- 162/2004) vedtok kommunestyret å redusere den økonomiske rammen for utbyggingen til 27,0 millioner kroner. Arkitekten (Sørli arkitekter AS) fikk i oppdrag å gjennomgå prosjektet med sikte på reduksjon av byggekostnadene i tråd med kommunestyrets vedtak. Etter at arkitekten hadde foreslått kostnadskutt, kunne ikke plannemnda tilrå de reviderte planene, og innstilte på at den opprinnelige prosjektplanen ble tatt opp til ny politisk behandling. Bakgrunnen var at dersom innsparingene ble gjennomført ville dette innebære at rommene ble så små at de ville skape vanskelige arbeidsforhold for det ansatte. Saken ble fremmet for kommunestyret på møte den som sak KS-87/2005. Saken ble lagt frem med to alternativer, -full utbygging eller redusert utbygging. Det var gjort påslag for prisstigning frem til byggeperioden var ferdig, dvs. ut Alternativ 1 med full utbygging ga en beregnet kostnad på kr 37,596 millioner kroner, mens alternativet med redusert utbygging ga en estimert kostnad på kr 34,801 millioner kroner. Kommunestyret vedtok i tråd med tilrådingen full utbygging. Dette innebar at ytterligere 10,496 millioner kroner måtte innarbeides i investeringsbudsjettet for Total prosjektkostnad var nå kommet opp i 37,6 millioner kroner. Sommeren 2006 ble prosjektet satt ut på anbud og innen anbudsfristen hadde 3 entreprenører levert anbud. Laveste anbud var på kr 29,313 mill kroner eks merverdiavgift. De beregnede entreprisekostnadene i henhold til sak KS-87/2005 var kr 17,765 eks mva. Hemne kommune ble nå sittende igjen med en ekstraregning som ble beregnet til kr 14,435 millioner kroner. Saken ble fremmet for formannskapet i møte den som sak FS-144/2006 der formannskapet fattet følgende vedtak: Administrasjonen må vurdere dette på nytt med sikte på å finne kostnadsbesparelser. Saken gikk videre til kommunestyret, og i mellomtiden fant administrasjonen innsparinger på kr som kunne gjennomføres uten konsekvenser for fremdriften i prosjektet. Tiltakene gikk i hovedsak på forhold som ville forringe kvaliteten på bygget. Saken ble fremmet for nytt for formannskapet på møte den som sak FS-158/2006, der ordføreren fremmet rådmannens opprinnelige tilråding i saken som forslag til vedtak. Formannskapet vedtok forslaget og saken gikk til kommunestyret for behandling på møte den som sak KS-75/2006. I tråd med formannskapets tilråding vedtok kommunestyret å tilleggsfinansiere prosjektet med 14,435 millioner kroner. Total kostnadsramme for prosjektet blir etter dette 51,935 millioner kroner, og som er dagens ramme for prosjektet. I etterkant er prosjektkostnaden økt med ca (inkl. kr overført fra driftsbudsjettet), knyttet til installering av nytt brannvarslingsanlegg i trygdebolig 2 og 3. Jf kommunestyrets behandling av sak KS-52/2007 på møte Dette kan imidlertid ikke sies å ha økt grunnkostnaden i prosjektet. Hemne kommune kontrollutvalget Side 8

9 Kontrollutvalgets bestilling Kontrollutvalget i forrige valgperiode tok initiativ til flere forvaltningsrevisjonsundersøkelser knyttet til større byggeprosjekter i regi av Hemne kommune. Undersøkelsene har tidligere avdekket et forbedringspotensiale knyttet til gjennomføringen av større byggeprosjekter, og formålet med denne undersøkelsen har i hovedsak vært å vurdere om tidligere avvik nå er lukket. Utvalget engasjerte Revisjon Midt-Norge IKS for å gjennomføre undersøkelsen. Innfallsvinklene i prosjektet er oppsummert i følgende problemformulering: Hovedproblemstilling: Gjennomføres eneromsutbygginga i samsvar med kommunestyrets forutsetninger og normer for god prosjektgjennomføring? Delproblemstillinger: 1. Planlegges byggeprosjektet i samsvar med kommunens vedtak? 2. Planlegges byggeprosjektet i samsvar med god prosjektplanlegging? 3. Tar kommunen tilstrekkelig høyde for risikovurderinger og kvalitetssikring i planleggingen av byggeprosjekt? 4. Følger kommunen opp byggeprosjektet i samsvar med god prosjektstyring? Resultater fra undersøkelsen Revisjon Midt-Norge har avgitt sin forvaltningsrevisjonsrapport den og kan kort oppsummeres som følger: 1. Planlegging av byggeprosjektet i samsvar med kommunestyrets vedtak: Revisor konkluderer med at Hemne kommune gjennomfører byggeprosjekt i samsvar med kommunens vedtak. Det påpekes dog at kommunen mangler saksbehandlingsrutiner for investerings- og byggeprosjekt i kommunen, og revisor anbefaler at disse etableres for å sikre god kvalitet i beslutningsunderlagene som legge frem for politisk behandling. Hemne kommune er imidlertid i gang med å lage nye rutiner for saksbehandling av byggeprosjekt. Revisor peker også på at det har gått lang tid fra bygget ble kalkulert av arkitekt i 2002 og til det ble vedtatt startet opp i Tid og ressurser bør avsettes når prosjektet planlegges og prosjektkostnaden må inngå i kommunens økonomiplan som vedtas sammen med budsjettet for kommende år. Hemne kommune kontrollutvalget Side 9

10 2. Planlegging av byggeprosjektet i samsvar med god prosjektplanlegging: I følge revisor er byggeprosjektet planlagt i henhold til hva som kan sies å være god prosjektplanlegging. Revisor peker på enkelte områder der detaljplanleggingen kan forbedres, dette gjelder først og fremst infrastruktur for IKT i bygget og tilretteleggingen av detaljer for uteområdet. 3. Risikovurderinger og kvalitetssikring i planleggingen av byggeprosjektet: Når det gjelder planleggingen av byggeprosjektet konkluderer revisor med at Hemne kommune ikke har hatt tilstrekkelig høyde for risikovurderinger i planleggingen av prosjektet. Revisor viser til at avvikene i byggeprosjektet er for høye. Hemne kommune har ikke beskrevet en strategi for risiko og kommunen har akseptert betydelige kostnadsavvik i byggeprosjektet. Rapporten peker også på mangler knyttet til kostnadsoverslagene som ble utarbeidet av ekstern arkitekt. 4. Oppfølging av byggeprosjektet i samsvar med god prosjektstyring: Hemne kommune har ifølge revisor en tilfredsstillende oppfølging av rapportering av byggeprosjektet, som er i samsvar med anerkjent teori for prosjektstyring. Revisor peker imidlertid på viktigheten av at det er god dialog mellom involverte brukere om detaljerte plasseringer og løsninger før bygging gjennomføres. Kommunen unngår da at slike diskusjoner / endringer kommer i etterkant av byggemøter og bygging. Revisors anbefalinger Med bakgrunn i de undersøkelsene som er gjennomført har revisor gitt følgende anbefalinger til Hemne komme: Å utarbeide og vedta saksbehandlingsrutiner for investerings-/byggeprosjekt. Å avsette tid og ressurser til planlegging av byggeprosjekt. Å utarbeide retningslinjer for aksepterte avvik på estimerte kostnader i byggeprosjekt. Å sikre at alle som har ansvar for utforming, tjeneste og infrastruktur i byggeprosjekt har god dialog med prosjektleder i saker / detaljer som gjelder deres ansvarsområde. Kontrollutvalgets sekretariat viser til forvaltningsrevisjonsrapporten for mer spesifikke vurderinger og konklusjoner og begrunnelsene som ligger bak konklusjonene. Hemne kommune kontrollutvalget Side 10

11 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS VURDERINGER Etter kontrollutvalgets sekretariat sine vurderinger har Revisjon Midt-Norge IKS foretatt en aktuell og relevant gjennomgang av eneromsutbyggingen ved Hemne helsesenter. Rapporten ble bestilt av kontrollutvalget i valgperioden som hadde sterk fokus på byggeprosjektene i regi av Hemne kommune, delvis med bakgrunn i til dels betydlige kostnadsoverskridelser i større byggeprosjekter. Rapporten om eneromsutbyggingen ved Hemne helsesenter beskriver også et byggeprosjektet som har blitt betydelig dyrere enn hva som var opprinnelig planlagt. En god del av dette skyldes at det er gått lang tid fra prosjektet ble planlagt og vedtatt gjennomført i 2002 og til det ble ferdigstilt i Trolig hadde Hemne kommune vedtatt flere prosjekter enn man klarte å håndtere på denne tiden. En del av kostnadsøkningen kan derfor tilskrives økte krav til bygget og at byggekostnadsindeksene har økt betydelig frem til bygget ble ferdigstilt. Kostnadsøkningene har likevel kommet nokså overraskende på beslutningstakerne i Hemne kommune og det kan stilles spørsmål på om arkitektens kostnadsanslag og kommunens egen kvalitetssikring har vært god nok underveis. Kontrollutvalgets sekretariat ser det som positivt at Hemne kommune er i gang med å etablere, og til dels innført, rutiner for å sikre en betryggende saksbehandling, rapportering og oppfølging i byggeprosjekter, noe som gir bedre styringsevne i fremtidige prosjekter. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Planlegging og styring av eneromsutbygging for å gi nyttig informasjon om arbeide med styring og oppfølging av større byggeprosjekter i Hemne kommune. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legge den frem for endelig behandling kommunestyret som en tilbakemelding på arbeidet med utbyggingen av Hemne helsesenter. Hemne kommune kontrollutvalget Side 11

12 HEMNE KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 4/2008 Plan for forvaltningsrevisjon for Hemne kommune for 2008 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Kommunestyret Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til det vedlagte forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for Planen legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Hemne kommune kontrollutvalget Side 12

13 Sak 4/2008 Plan for forvaltningsrevisjon for Hemne kommune for 2008 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget slutter seg til det vedlagte forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for Planen legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. VEDLEGG 1. Hemne kommune Plan for forvaltningsrevisjon for Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KU-28/2007: Overordnet analyse for Hemne kommune for 2007, behandlet av kontrollutvalget på møte den Overordnet analyse med risiko og vesentlighetsvurdering av virksomheten i Hemne kommune for SAKSUTREDNING I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planene skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av første året i perioden. I 2007 har kontrollutvalget på bakgrunn av fjorårets plan for forvaltningsrevisjon bestilt følgende 2 forvaltningsrevisjonsprosjekter: 1. Eneromsutbygging Hemne helsesenter (oppfølging) 2. Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon (VAR) Resultatene fra undersøkelsene legges frem for kommunestyret 1. halvår Arbeidet frem mot forslag til plan for forvaltningsrevisjon i 2008 Kontrollutvalget fremmer i denne saken en revidert plan for forvaltningsrevisjonsarbeidet for Kontrollutvalget startet arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon på møte den 7. desember der utvalget gikk igjennom en overordnet analyse av den virksomheten som drives i regi av Hemne kommune. Saken ble lagt frem for ny behandling i kontrollutvalget den 29. februar 2008 der utvalget fremmer en prioritert plan for forvaltningsrevisjon for 2008 til kommunestyret. Kommunestyret er i henhold til kommuneloven øverste tilsynsorgan i Hemne kommune og i henhold til loven er det kommunestyret selv som må vedta plan for forvaltningsrevisjon for Hemne kommune kontrollutvalget Side 13

14 Med bakgrunn i den overordnede analysen, dialogen med kontrollutvalget i prosessen og innspill fra ledelsen i Hemne kommune har kontrollutvalgets sekretariat formulert forslag til temaområder for forvaltningsrevisjon for Planen for forvaltningsrevisjon inneholder flere temaområder for forvaltningsrevisjon enn det som det ressursmessig sett er mulig å få gjennomført i Aktuelle temaer i årets plan er rangert i følgende rekkefølge: 1. Innkjøp og innkjøpsforvaltning i Hemne kommune 2. Hemne kommune - aksjonær og eiendomsbesitter 3. Fremtidens skole - Kunnskapsløftet 4. Miljøsatsingen i Hemne kommune 5. Hemne kommune som IA - bedrift 6. Maktstrukturer utenfor kommuneorganisasjonen 7. Barnevernstjenesten i Hemne kommune 8. Etikk og etiske retningslinjer i Hemne kommune 9. Fremtidens pleie- og omsorgstjenester i Hemne kommune 10. Næringsutviklingsarbeidet i Hemne 11. IT-sikkerhet 12. Bruken av tilskuddsmidler til næringsutvikling i Hemne 13. Eiendomsforvaltningen i Hemne kommune 14. Kriseberedskapen i Hemne kommune Temaene er beskrevet ytterligere i det vedlagte utkastet til plan for forvaltningsrevisjon for Det er så opp til kontrollutvalget og kommunestyret å foreta den endelige prioriteringen av hvilke områder som kontrollutvalget vil se nærmere på Dersom det over tid oppstår forhold som gjør at prioriterte prosjekter blir uaktuelle, er det en fordel om kontrollutvalget har mulighet til å prioritere neste prosjekt på lista. For å gjøre saksbehandlingen så smidig som mulig foreslår sekretariatet at kontrollutvalget ber kommunestyret om fullmakt til å foreta begrunnede omprioriteringer i planen dersom utvalget finner dette formålstjenlig. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Hemne kommune for Etter at kontrollutvalget har behandlet planen legges saken frem for kommunestyret, som vedtar den endelige prioriteringen av forvaltningsrevisjonsarbeidet for Hemne kommune kontrollutvalget Side 14

15 HEMNE KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 5/2008 Plan for selskapskontroll i Hemne kommune for valgperioden Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget viser til vedlagte plan for selskapskontroll for inneværende valgperiode og oversender saken til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret slutter seg til planen for selskapskontroll i Hemne kommune for valgperioden slik den fremgår av saken. Hemne kommune kontrollutvalget Side 15

16 Sak 5/2008 Plan for selskapskontroll i Hemne kommune for valgperioden KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget viser til vedlagte plan for selskapskontroll for inneværende valgperiode og oversender saken til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret slutter seg til planen for selskapskontroll i Hemne kommune for valgperioden slik den fremgår av saken. VEDLEGG 1. Utkast til plan for selskapskontroll for Hemne kommune for valgperioden SAKSUTREDNING Innledning 1. Organisering av kommunal sektor Offentlig sektor har i de senere blitt mer fragmentert og virker gjennom ulike organisasjonsformer, og med varierende tilknytning til den kommunale organisasjonen. Dette har vært særlig fremtredende i de siste årene i en del vest-europiske land gjennom trenden kalt New Public Management. Dette er en fellesbetegnelse for organisering av det offentlige tjenestetilbudet der markedseksponering, bedriftsøkonomiske prinsipper og hvor offentlige eller private aktører på tilbydersiden er mer vanlig. Typiske eksempler er forskjellige typer bestiller utfører modeller, utlegging av kommunal virksomhet i frittstående selskaper eller kjøp av tjenester fra private. I kommuneloven er det åpnet for ulike typer organisering av kommunal virksomhet og det er lagt til rette for at flere kommuner og fylkeskommuner kan samarbeide om felles oppgaver. I tillegg kan kommunene organisere virksomhet etter lov om interkommunale selskaper, lov om stiftelser eller lov om aksjeselskaper. Dette kan oppsummeres i følgende oversikt: Forvaltningsorgan Selvstendige rettssubjekt Kommunal etat (koml 10) Kommunal institusjon (koml 11) Interkomm. samarbeid (koml 27) Interkomm. samarbeid (koml 28 a-c) Kommunalt foretak (koml kap 11) Interkomm. selskap (IKS-lov) Aksjeselskap (AS-lov) Stifting (Stiftingslova) Offentlige eiere Offentlige og private eiere Ingen eiere Figur: Organisering av offentlig sektor, kilde: Norge Kommunerevisorforbund (NKRF) Hemne kommune kontrollutvalget Side 16

17 Hvor vidt det er hensiktsmessig å legge virksomhet utenfor den kommunale organisasjonen vil avhenge av en rekke forhold: Har kommunen kapasitet og kompetanse til å utføre tjenesten i egenregi? Er det stordriftsfordeler ved produksjonen, og kan flere aktører betjenes? Er det hensiktsmessig å samarbeide med andre om tjenesteutførelsen? Er det hensiktsmessig med markedseksponering? Er det billigere å kjøpe tjenesten hos andre? Er det en kommunal kjerneoppgave? I en del tilfeller kan det være aktuelt å organisere kommunal virksomhet etter mer bedriftsøkonomiske prinsipper, og der beslutningene fullt og helt kan tas ute i virksomhetene. Dette kan i første rekke gjelde produksjon av varer og tjenester som er enkel å prissette og som det er lett å definere omfang og kvalitet av. Rent skjematisk kan dette fremstilles som følger: Tradisjonell organisering: Styring fra administrasjonssjef og politiske beslutningstakere gjennom instruks, budsjett og vedtak. Instruksjon Produksjon Selskapsorganisering: Styring fra kommunen gjennom generalforsamling / representantskap, styre, avtale og prissetting. Kjøper Transaksjon Selger 2. Kommunens innsynsrett i frittstående selskaper Kommunen har i kraft av sin stilling som hel- eller deleier, ingen ubetinget innsynsrett i selskaper som er selvstendige rettssubjekter. Innsynsretten reguleres av den aktuelle lov som selskapet er underlagt, i første rekke aksjeloven eller lov om interkommunale selskaper. Kommunen vil utøve sin eiermakt gjennom generalforsamling eller representantskap, men har ingen selvstendig innsynsrett i selskapet uten at dette er særskilt vedtektsfestet. Styremedlemmene har selvfølgelig rett til innsyn, men styrets rolle er i første rekke å ivareta selskapets interesser. Styret har således ingen plikt til å informere kommunen som eier på annen måte enn gjennom vedtak eller fremleggelse av saker for generalforsamling / representantskap. Hemne kommune kontrollutvalget Side 17

18 3. Innsyn via kontrollutvalget Gjennom en endring i kommuneloven i 2004 fikk (fylkes-)kommunene en særskilt innsynsrett i interkommunale selskaper og aksjeselskaper via kontrollutvalgene, via egne bestemmelser om selskapskontroll. Bestemmelsene er tatt inn i Kommuneloven 77 nr 5 og 80. Forskrift om kontrollutvalg ( no. 905) utdyper bestemmelsene ytterligere. Forskriftens 13, pålegger kontrollutvalget å legge frem en plan for selskapskontroll for kommunestyret. Selskapskontroll kan deles i to deler: 1. Eierskapskontroll Som innebærer å påse at kommunen forvalter sine eierinteresser i selskaper på en god måte, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 2. Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er definert i kommunelovens 77 nr. 4, som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Selskapskontroll i form av forvaltningsrevisjon er frivillig og således opp til kommunestyret å bestemme gjennom vedtakelsen av planen for selskapskontroll. Dette kan skjematisk fremstilles som følger: Kommunestyre Eierstyring Eierskapskontroll Generalforsamling Kontrollutvalg KU-sekretariat Revisor Styret Kommunerevisor Daglig leder Forvaltningsrevisjon Selskapet Figur: Selskapskontroll etter kommunelovens 80 Som det fremgår av figuren kan eierskapskontrollen utføres av både revisjon og sekretariat, men forvaltningsrevisjon i selskaper kan kun utføres av revisor. Hemne kommune kontrollutvalget Side 18

19 Selskaper / virksomheter der Hemne kommune har eierandeler Hemne kommune har for en stor del samlet sin virksomhet i den ordinære kommunale organisasjonen. Kommunen har imidlertid en del aksjer og andeler i selskaper, dels basert på historiske engasjement, delvis ut fra støtte til ny virksomhet og dels ut fra egne kommunale initiativ. Med utgangspunkt i note 5 til regnskapet for 2006 har vi kartlagt kommunens aksjer og andeler i varig eie: Selskapets navn Andel Balanseført verdi pr Pensjonsmidler KLP Pensjonsmidler KLP Kommunal Landspensjonskasse A/L Biblioteksentralen 900 TrønderEnergi A/S 4,88 % Norske Skogindustrier A/S Hemne Kraftlag A/L 31,10 % 1 Midnor CNI AS 1,33 % Hellandsjøen Vannverk BA Trøndelag Kystflyplass / Frøya Flyplass DA Kommunekraft A/S Svanem A/S 85,00 % Multi-Energi A/S Bomvegselskapet Thamshavn - Øysand 17,24 % Vinjeøra Vekst AS 16,72 % Fylkets Fellesvaskeri A/S 1,50 % Tjeldbergodden Utvikling Revisjon Midt-Norge IKS 4,00 % Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS 4,00 % SUM Selskapskontroll kan kun gjennomføres der kommunen alene, eller sammen med andre fylkeskommuner eller kommuner eier selskapet fullt ut, og i heleide datterselskaper til slike selskaper. Kontrollutvalgets sekretariat har markert selskapene som er aktuelle for selskapskontroll. I slike selskaper har kommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som anses nødvendig for kontrollen, og opplysningene kan innhentes fra selskapets daglige leder, styret eller fra selskapets valgte revisor. Kommunens kontrollutvalg og revisor kan også selv foreta undersøkelser i selskapet. Videre har kontrollutvalget og kommunens revisor rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende selskapsorganer. Som det fremgår av oversikten har Hemne kommune for tiden relativt få selskaper som er 100 % eid av kommunen alene eller sammen med andre fylkeskommuner eller kommuner. Det er få av disse selskapene som driver typiske forvaltningsoppgaver for Hemne kommune, slik at hensiktsmessigheten av å drive selskapskontroll ut over en ren eierskapskontroll er begrenset. Hemne kommune kontrollutvalget Side 19

20 RETNINGSLINJER FOR SELSKAPSKONTROLL Før selskapskontroll iverksettes skal det utarbeides egne retningslinjer for denne typen virksomhet som vedtas av kommunestyret. Med utgangspunkt i plan for selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført, samt resultatene av disse. Retningslinjene bør inneholde bestemmelser om hvor ofte kontrollutvalget skal rapportere resultatene av selskapskontrollen. Videre må retningslinjene inneholde bestemmelser om hvordan selskapskontrollen skal foregå, det vil si om det skal være mulig for kontrollutvalget å initiere forvaltningsrevisjonsprosjekter i selskapet i tillegg til ordinær eierskapskontroll. En plan for selskapskontroll bør inneholde en beskrivelse av ulike deler av selskapskontrollen. Kontrollvirksomheten kan omfatte: 1. Eierskapskontroll ved selskapsetablering Om kapitalinnskuddet er i tråd med kommunestyrets forutsetninger, og om innskutte verdier står i et rimelig forhold til motytelsen i form av aksjer eller innskuddskapital. 2. Ordinær eierskapskontroll Om virksomheten foregår i henhold til gjeldende lover, regler, og virksomhetens vedtekter og om den drives innenfor rammene av kommunens vedtak og forutsetninger. 3. Eierskapskontroll ved salg eller avvikling av virksomhet Om eventuelle forutsetninger ved salget er oppfylt og om vederlaget står i forhold til verdiene i virksomheten. 4. Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon, med en systematisk gjennomgang av hele eller deler av virksomheten, er en mer gjennomgripende undersøkelse av foretaket.. Forvaltningsrevisjonsundersøkelser vil være aktuelt i særlige tilfeller, der kommunen har store interesser i virksomheten, der virksomheten utfører viktige oppgaver for kommunen, eller der man opplever at virksomheten utvikler seg på tvers av kommunestyrets intensjoner. Kontrollutvalgets sekretariat foreslår ut fra dette at forvaltningsrevisjonsmessige undersøkelser kun gjennomføres unntaksvis. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON En plan for selskapskontroll bør ikke baseres fullstendig på kommunens eksponering i utenforliggende selskaper per i dag. Det er også hensiktsmessig å ha en rutine på plass dersom det senere blir aktuelt å legge tjenesteproduksjon inn i egne selskaper, eller at kommunen oppretter selskaper alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner for å ivareta spesielle formål. Planen må i henhold til kommuneloven legges frem for endelig godkjenning i kommunestyret. Hemne kommune kontrollutvalget Side 20

21 Vedlegg 1: Plan for (utkast) selskapskontroll i Hemne kommune Virkeområde Selskapskontroll kan utøves i interkommunale selskaper og i aksjeselskaper der Hemne kommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer eller andeler, og heleide datterselskaper av slike selskaper. 2. Selskapskontrollen innhold Selskapskontrollen omfatter Eierskapskontroll som omfatter kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskaper, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, eventuelt Forvaltningsrevisjon i henhold til kommunelovens 77 nr. 4, det vil si systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen som skal utøves på vegne av Hemne kommune. 3. Innhenting av opplysninger Kommunestyret gir kontrollutvalget og den som kontrollutvalget utpeker til å utføre selskapskontroll, anledning til å kreve enhver opplysning av selskapet, selskapets styre og selskapets revisor som anses nødvendig for å kunne utøve selskapskontrollen. Kontrollutvalget kan kreve å få tilsendt følgende dokumenter rutinemessig som et ledd i eierskapskontrollen av selskapet: årsregnskap, årsberetning, revisjonsberetning, nummererte brev fra revisor, møteinnkallinger samt protokoller fra generalforsamling / representantskap og styremøter. 4. Gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget må minst én gang i året vurdere aktuelle selskaper med hensyn til gjennomføring av selskapskontroll, og hvilket omfang selskapskontrollen skal ha. 5. Rapportering Rapportering av gjennomført selskapskontroll skjer rutinemessig til kontrollutvalget etter at selskapskontroll er gjennomført. Kontrollutvalget rapporter til kommunestyret om gjennomført selskapskontroll i henhold til denne planen én gang i året. 6. Planens virkningstid Planen gjelder for valgperioden Hemne kommune kontrollutvalget Side 21

22 HEMNE KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 6/2008 Sanering av PCB i gatelys i Hemne kommune Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Kommunestyret Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til etterretning. Hemne kommune kontrollutvalget Side 22

23 Sak 6/2008 Sanering av PCB i gatelys i Hemne kommune KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar saken til etterretning. VEDLEGG 1. Brev av 8. februar 2008 fra Revisjon Midt-Norge IKS til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS vedrørende "KU-sak 29/ Sanering av PCB i gatelys i Hemne kommune - forholdet til lov om offentlige anskaffelser". 2. Brev av 10. januar 2008 fra Revisjon Midt-Norge IKS til Hemne kommune vedrørende "Sanering av PCB i gatelys i Hemne kommune - forholdet til lov om offentlige anskaffelser". 3. Brev av fra Hemne kommune til Revisjon Midt-Norge IKS vedrørende "Svar - Sanering av PCB i gatelys i Hemne kommune - forholdet til lov om offentlige anskaffelser". 4. Avtale mellom Hemne kommune og Hemne Kraftlag A/L undertegnet vedrørende utbygging, vedlikehold og drift av gate / veglys i Hemne. Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KU-29/2007: Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak i Hemne kommune, behandlet av kontrollutvalget på møte den SAKSUTREDNING I tilknytning til behandlingen av sak KU-29/2007 om oppfølging av politiske vedtak i Hemne kommune tok kontrollutvalget opp kommunestyrets behandling av sak KS-70/2007 vedrørende utskifting av PCB holdige gatelys. Kontrollutvalget fattet i tilknytning til saken følgende vedtak: Kontrollutvalget ber om at Revisjon Midt-Norge IKS foretar en vurdering av sak KS- 70/2007 i lys av regelverket om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget stilte spørsmål ved om utskifting av armaturene er omfattet av lov om offentlige anskaffelser og om kommunen i dette tilfellet skulle ha lagt anskaffelsen ut på anbud. Revisjon Midt-Norge IKS ble forespurt om å undersøke saken. Saken gjelder sanering av PCB holdige armaturer i gatelys der Hemne kommunestyre bevilget kr til formålet. Kommunen antok man sto som eier av gatelysene og at man derfor måtte utføre en pålagt utskifting av disse armaturene. Arbeidet ble utført av Hemne Kraftlag A/L. I sakens anledning dukket det opp en avtale inngått mellom Hemne kommune og Hemne Kraftlag A/L av der det fremgår at Hemne Kraftlag A/L påtar seg utbygging, vedlikehold og drift av gate- og veglys i Hemne. Hemne kommune kontrollutvalget Side 23

24 Revisors undersøkelser Revisjon Midt-Norge IKS har undersøkt saken og Hemne kommune har i den forbindelse bidratt med informasjon i sakens anledning. Et sentralt spørsmål blir om avtaler inngått før Lov om offentlige anskaffelser trådte i kraft i år 2000 går foran anskaffelsesregelverket. Revisor viser til en del uttalelser og saker i KOFA som gir hold for at inngåtte avtaler kan stå seg i forhold til anskaffelsesregelverket i en periode. Imidlertid vil kravene til å opptre "forretningsmessig riktig" kreve at inngåtte avtaler vurderes opp i mot endringer i markedet eller egne behov. Med bakgrunn i at det nå er gått 8 år etter at anskaffelsesregelverket ble innført, burde Hemne kommune etter revisors syn ha vurdert den inngått avtalen opp i mot regelverket om offentlige anskaffelser. Revisor konkluderer med at det ikke er noen generell plikt til å si opp løpende avtaler i henhold til lov om offentlige anskaffelser, men Hemne kommune burde ha vurdert om avtalen var i strid med anskaffelsesregelverket på et tidligere tidspunkt enn hva som nå er tilfelle. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS VURDERINGER Kontrollutvalgets sekretariat anser Revisjon Midt-Norge for å ha gjort en meget grundig gjennomgang av forhold der tidligere inngåtte avtaler kommer i konflikt med regelverket om offentlige anskaffelser. Utgangspunktet for kontrollutvalgets forespørsel var at Hemne kommune bevilget kr til utskrifting av PCB holdige lysarmaturer i gatelysnettet i Hemne. Som følge av avtalen fra mellom Hemne kommune og Hemne kraftlag A/L, har imidlertid kommunen kommet til Hemne Kraftlag A/L selv må ta kostnaden ved utskriftingen. De bevilgede midlene vil således bli tilbakeført til disposisjonsfondet i Hemne kommune. Isolert sett er problemstillingen knyttet til selve utskiftingen PCB-holdige lysarmaturer løst, siden Hemne Kraftlag A/L har gjennomført utskiftingen for egen regning. Det gjenstår imidlertid et spørsmål om den inngåtte avtalen fra 1975 står seg mot regelverket for offentlige anskaffelser. Med bakgrunn i revisors undersøkelse er dette tvilsomt. Forpliktelsene i den inngåtte avtalen anses imidlertid for å være oppgjort den , og partene vil etter dette fristilles. Hemne kommune anfører at kommunen vil vurdere å gjennomføre en konkurranse i henhold til Lov om offentlige anskaffelser når avtalen med Hemne Kraftlag A/L løper ut. Kontrollutvalgets sekretariat anser dette for å være tilfredsstillende slik saken står i dag. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å ta saken til etterretning. Hemne kommune kontrollutvalget Side 24

25 HEMNE KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 7/2008 Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak i Hemne kommune Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2008 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Hemne kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. Hemne kommune kontrollutvalget Side 25

26 Sak 7/2008 Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak i Hemne kommune KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Hemne kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. VEDLEGG 1. Oversikt over saker behandlet i kommunestyret i perioden Oversikt over saker behandlet i formannskapet i perioden Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KU-5/2006: Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak i Hemne kommune. SAKSUTREDNING I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg klart frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. Ansvaret for iverksettelse av vedtak fattet av folkevalgte organer ligger i utgangspunktet til rådmannen. Dette fremgår av kommunelovens 23, 2. ledd. Selv om ansvaret for oppfølgingen ligger til rådmannen, vil kontrollutvalget også ha en oppgave i å påse at vedtak blir iverksatt, dette ligger i kontrollutvalgets generelle tilsynsansvar. Sekretariatet legger herved frem en gjennomgang av politiske vedtak i formannskap og kommunestyre i Hemne fra 28. november 2007 og frem til 29. januar Kontrollutvalgets sekretariat tar høyde for gjennomgang av disse sakene i møtet. Tidligere saker til oppfølging Fra forrige møte i kontrollutvalget ble følgende saker satt til oppfølging. I den grad det er skjedd utvikling i sakene som kontrollutvalgets sekretariat er kjent med, så er dette kommentert i tilknytning til den enkelte sak. Hemne kommune kontrollutvalget Side 26

27 Kontrollutvalget i Hemne kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging KS- 7/2006 KS- 30/2006 KS- 72/2006 KS- 7/2007 FS- 28/2007 FS- 50/2007 KS- 43/2007 Avtale om regionsamarbeid i Orkdal / øyregionen skole / barnehage Forvaltningsrevisjonsrapport Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen Evaluering av den kommunale landbruksvikartjenesten Oppfølging av Hemne kommunes eierinteresser i Svanem AS Særutskrift fra sak KU-26/2006 Utarbeidelse av rutiner for varsling og etiske retningslinjer Ad hoc utvalg Gudrun og Jørgen Aune Hagen søknad om støtte til restaurering av Larsstua på Vinjeøra Registrering av folkevalgtes, ansattes og styremedlemmers verv og økonomiske interesser Webbasert register hos KS Avtalen godkjennes. Kommunestyret ønsker i løpet av avtaleperioden en evaluering av samarbeidet i Orkdal/Øy-regionen skole / barnehage / PP-tjenesten. Dvs innen Rapporten tas til etterretning. Overformynderiet bes om å fremme forslag til hvordan revisors anbefalinger i rapporten kan imøtekommes, og hvilke økonomiske behov overformynderiet har for å ivareta sine oppgaver på en tilfredsstillende måte. Ordningen med kommunal landbruksvikar videreføres. Hemne kommune yter et tilskudd lik statlig tilskudd, pt. kr pr. år. Stilling som landbruksvikar utlyses. Ordningen med kommunal landbruksvikar evalueres etter 2 år. Administrering settes bort til avløserlag. Den kommunale landbruksvikartjenesten overføres fra kommunene til avløserlagene fra 2008 / Kommunestyret tar rapport fra Revisjon Midt- Norge IKS om begrenset selskapskontroll til etterretning og ber på generelt grunnlag rådmannen om å utarbeide rutiner, eller en eierstrategi, for forvaltning og oppfølging av kommunens eierinteresser i utenforliggende selskaper og virksomheter. Åse Torevik og Jorulf Gumdal oppnevnes som medlemmer av utvalget. Sak KS-136/2007: Etiske retningslinjer vedtatt. Rådmann gis fullmakt til å innføre datasystem for varsling. Hemne kommune ser på prosjektet med istandsetting av Larsstua som en viktig del av det å ta vare på det gamle og verdifulle bygningsmiljøet på Vinjeøra, og det er meget prisverdig at eierne selv tar initiativ til og ansvar for dette. Pga budsjettsituasjonen kan det ikke gis tilsagn om økonomisk bistand med et bestemt beløp inneværende år. Det anbefales å prøve å innarbeide et beløp til istandsetting av eldre verneverdige bygninger i budsjettet for Dersom slik bevilgning skjer, kan søker sende ny søknad med fullstendig kostnadsoverslag og finansieringsplan. Formannskapet ber om at det legges frem en egen sak der det inviteres til en prinsipiell debatt om kommunalt engasjement i restaurering av verneverdige bygninger i privat eie. Hemne kommune ønsker å knytte seg til Styrevervregisteret som nå er under etablering av KS. Kommunestyret oppfordrer alle folkevalgte til å la seg registrere. Kommunestyret vil dessuten oppfordre rådmannen til å drøfte saken med de tillitsvalgte, med anbefaling om at alle ansatte med Evaluering av samarbeidet i Orkdal/Øy-regionen skole / barnehage / PP-tjenesten. Dvs innen Til observasjon Evaluering av ordningen innen utløpet av Saken tas ut. Kommunene fratas ansvaret for ordningen. Eierstrategi; oppfølging av eierinteresser i selskaper. Til observasjon Datasystem for varsling. Egen sak om prins. debatt om komm. eng. i rest. av vernev. bygn. i privat eie. Til observasjon Følges opp: Regle- Hemne kommune kontrollutvalget Side 27

28 Kontrollutvalget i Hemne kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging relevant lederansvar som nevnt i saksintimasjonen lar seg registrere. Rådmannen bes utarbeid forslag til reglement for registrering tilpasset de lokale forholdene i Hemne for senere politisk godkjenning. Formannskapet får fullmakt til å godkjenne reglementet. ment for registrering i Styrevervregisteret. KS- 46/2007 FS- 93/2007 Fylkeskommunal innkjøpsordning Snillfjord kommune kjøp av skatteoppkreverfunksjon Hemne kommune slutter seg til Sør-Trøndelag fylkeskommune sin innkjøpsordning. Innkjøpsordningen evalueres etter 2 år med tanke på å undersøke hvilke konsekvenser dette har ført til for det lokale næringsliv. Hemne kommune inngår avtale med Snillfjord kommune om utførelse av skatteoppkreverfunksjonen. Vedlagte avtale vedtas. Det opprettes en engasjementsstilling i 100 % i tidsrommet , ordningen evalueres innen Hemne kommunes andel i prøveprosjektet i 2007 på kr finansieres ved bruk av disposisjonsfondet. Evaluering av fylkeskom innkjøpsordning innen Evaluering av ordning med utførelse av skatteoppkr. funksjon i Snillfjord Evalueres innen Saker til oppfølging i perioden Saker som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning for kommunens fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. Kontrollutvalgets sekretariat har gått igjennom følgende saker: Kommunestyret: Sak KS- 138/2007 sak KS- 4/2008, se oversikt vedlegg 1. Formannskapet: Sak FS- 212/2007 sak FS- 12/2008, se oversikt vedlegg 2. Kontrollutvalgets sekretariat viser til gjennomgangen med kommentarer som fremgår av vedleggene. Saker som settes til særskilt oppfølging fremgår av konklusjonen under. Hemne kommune kontrollutvalget Side 28

29 KONKLUSJON SAKER FOR VIDERE OPPFØLGING: På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker i perioden 28. november 29. januar 2008, foreslår kontrollutvalgets sekretariat at følgende saker videreføres til oppfølging: Kontrollutvalget i Hemne kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging KS- 7/2006 KS- 30/2006 KS- 7/2007 FS- 28/2007 FS- 50/2007 KS- 43/2007 Avtale om regionsamarbeid i Orkdal / øyregionen skole / barnehage Forvaltningsrevisjonsrapport Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen Oppfølging av Hemne kommunes eierinteresser i Svanem AS Særutskrift fra sak KU-26/2006 Utarbeidelse av rutiner for varsling og etiske retningslinjer Ad hoc utvalg Gudrun og Jørgen Aune Hagen søknad om støtte til restaurering av Larsstua på Vinjeøra Registrering av folkevalgtes, ansattes og styremedlemmers verv og økonomiske interesser Webbasert register hos KS Avtalen godkjennes. Kommunestyret ønsker i løpet av avtaleperioden en evaluering av samarbeidet i Orkdal/Øyregionen skole / barnehage / PP-tjenesten. Dvs innen Rapporten tas til etterretning. Overformynderiet bes om å fremme forslag til hvordan revisors anbefalinger i rapporten kan imøtekommes, og hvilke økonomiske behov overformynderiet har for å ivareta sine oppgaver på en tilfredsstillende måte. Kommunestyret tar rapport fra Revisjon Midt- Norge IKS om begrenset selskapskontroll til etterretning og ber på generelt grunnlag rådmannen om å utarbeide rutiner, eller en eierstrategi, for forvaltning og oppfølging av kommunens eierinteresser i utenforliggende selskaper og virksomheter. Åse Torevik og Jorulf Gumdal oppnevnes som medlemmer av utvalget. Sak KS-136/2007: Etiske retningslinjer vedtatt. Rådmann gis fullmakt til å innføre datasystem for varsling. Hemne kommune ser på prosjektet med istandsetting av Larsstua som en viktig del av det å ta vare på det gamle og verdifulle bygningsmiljøet på Vinjeøra, og det er meget prisverdig at eierne selv tar initiativ til og ansvar for dette. Pga budsjettsituasjonen kan det ikke gis tilsagn om økonomisk bistand med et bestemt beløp inneværende år. Det anbefales å prøve å innarbeide et beløp til istandsetting av eldre verneverdige bygninger i budsjettet for Dersom slik bevilgning skjer, kan søker sende ny søknad med fullstendig kostnadsoverslag og finansieringsplan. Formannskapet ber om at det legges frem en egen sak der det inviteres til en prinsipiell debatt om kommunalt engasjement i restaurering av verneverdige bygninger i privat eie. Hemne kommune ønsker å knytte seg til Styrevervregisteret som nå er under etablering av KS. Kommunestyret oppfordrer alle folkevalgte til å la seg registrere. Kommunestyret vil dessuten oppfordre rådmannen til å drøfte saken med de Evaluering av samarbeidet i Orkdal/Øy-regionen skole / barnehage / PP-tjenesten. Dvs innen Til observasjon Eierstrategi; oppfølging av eierinteresser i selskaper. Til observasjon Datasystem for varsling. Egen sak om prins. debatt om komm. eng. i rest. av vernev. bygn. i privat eie. Til observasjon Hemne kommune kontrollutvalget Side 29