Styret i Osloregionen, Sak nr. 14/08

Transkript

1 Osloregionen SAKSFREMLEGG Styret i Osloregionen, Sak nr. 14/08 Saksansvarlig: Kari Garmann, Sekretariatet for Osloregionen OSLOREGIONEN: BUDSJETT 2008 INNLEDNING Osloregionens fire satsningsområder er areal og transport, kompetanse og verdiskapning, profilering og sosial infrastruktur. Siden oppstarten i 2005 kan alliansens strategi- og utvikingsarbeid innen disse satsningsområdene skjematisk deles i tre faser: Fase 1: Gjennomgang av felles kunnskapsgrunnlag, potensiale for samordning og felles strategier Fase 2: Strategiutforming, prioriteringer og oppstart av konkrete tiltak og prosjekter Fase 3: Gjennomføring av strategier, prosjekter og felles tiltak Osloregionen har nådd viktige milepæler innen alle fire satsningsområder siden etableringen. Den største leveransen er Samordnet areal- og transportstrategi for Osloregionen, som styret behandlet i januar. For øvrig vises til Osloregionens utkast til årsrapport for 2007 som ligger sak til behandling i møtet Strategiarbeidet har vært gjennomført dels gjennom tiltak og prosjekter i egen regi, og dels i partnerskap med andre regionale aktører. For øvrig har det i perioden vært lagt vekt på å styrke samordningen av alliansens interne utviklingsarbeid, kontakt mot medlemmene og mot eksterne samarbeidsparter. Dette er områder som forutsettes fulgt opp i Medlemsbudsjettet har for 2006 og 2007 blitt styrket med eksterne midler til alliansens to store prosjekter i egen regi; ATP- strategien og Fritt kommunalt tjenestevalg nå kalt Den grenseløse regionen. Tilførsel av eksterne midler og overføring av tidligere mindreforbruk har gitt budsjettmessig handlefrihet for utviklingstiltak i Medregnet overføringene fra 2006 beregnes det samlede mindreforbruk/overskudd for 2007 til nær 2,4 mill kroner. Vi går derfor også inn i 2008 med en viss budsjettmessig handlefrihet utenom ordinære driftskostnader og allerede igangsatte tiltak. Handlingsprogram 2008 I 2008 forventes avklaringer på statlige rammebetingelser for et fremtidig regionalt forvaltningsnivå i Norge. For Osloregionen vil også oppfølgingen av Hovedstadsmeldingen som nå er under behandling i Stortinget være av stor betydning. I styrets handlingsplan for 2008 legges det derfor opp til økt fokus på politisk dialog og kontakt mot statlig nivå. I lys av eventuelle fremtidige endringer i rammebetingelsene for hovedstadsregionen og egne erfaringer så langt, er det i 2008 foreslått å sette i gang et forprosjekt Osloregionens strategier mot Forprosjektet har som mål å utforme et beslutningsgrunnlag for styret og senere rådet med tanke på videre arbeid med samarbeidsalliansens langsikte strategier og regionale rolle fremover. Etter styrets sluttbehandling av Osloregionens ATP-strategi i januar, fases dette prosjektet ut på nyåret. Eventuelle nye utviklingstiltak innen dette området forutsettes å bli vurdert i tilknytning til de langsiktige strategiene. Det samme gjelder flere av satsningene innen kompetanse- og verdiskapning/ Regionalt program for næringsutvikling. De viktigste budsjettmessige satsingene for 2008 foreslås derfor i hovedsak å konsentreres til følgende hovedområder: Kg/budsjett sak 14/

2 Osloregionens strategier mot 2011 Internasjonal profilering Oppfølging av Hovedstadsprosjektet I tillegg kommer videreføringen av prosjektet Den grenseløse regionen som i det vesentligste finansieres med midler fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus. Som strategisk allianse er Osloregionen ikke selv forutsatt selv å være et operativt gjennomføringsorgan. I tillegg til en løpende vurdering av medlemsavgiftene, prosjektfinansiering og spleiselag med andre regionale aktører, er det behov for utvikling av mer langsiktige partnerskap og finansielle løsninger for å sikre evnen til gjennomføring. Forslag om å inngå en ny samarbeidsavtale med Oslo Teknopol for 2008 er et ledd i dette arbeidet, og fremmes som egen sak til møtet INNTEKTER BUDSJETTGRUNNLAG 2008 Samarbeidsrådet vedtok på møtet å videreføre medlemskontingenten på kr.1 pr. innbygger for , dvs samme nivå som ved etableringen i I tillegg kommer årets mindreforbruk/overskudd på om lag 2,4 mill som sekretariatet vil foreslå legges inn i det ordinære budsjettgrunnlaget for Tabellen nedenfor viser inntektsgrunnlaget for 2008, basert på SSBs folketall pr samt anslått mindreforbruk både fra medlemsinntektene og øremerkede eksterne prosjektmidler. Tabell I INNTEKTER 2008 Medlemsinntekter Innbyggertall pr Inntekter/overføringer 2008 Fylkeskommunene Oslo kommune Øvrige medlemskommuner (56) Sum medlemsinntekter Anslag overføringer fra 2007 (medlemsinntekter) SUM medlemsinntekter inkl overføringer Ekstern finansiering - anslag overføringer fra SUM inkl ekstern finansiering Kommentarer Sekretariatet viser til regnskapsrapporten for 2007, og at Oslo kommunerevisjon ennå ikke har revidert regnskapet. Dette tas derfor forbehold om eventuelle justeringer i endelig tall for beregninger av overføringene fra Som det fremgår av tabellen skilles det i overføringene fra 2007 til 2008 mellom de eksterne øremerkede midlene og ubrukte midler knyttet til medlemsfinansieringen. Medregnet overføringer som ikke er knyttet til eksterne prosjektmidler vil det medlemsbaserte budsjettgrunnlaget for 2008 styrkes med 1mill kroner og ligge på nær 4 mill. Dette er på samme nivå som i I henhold til Osloregionens vedtekter skal medlemsavgiftene baseres på antallet innbyggere i kommunene og fylkeskommunene pr i året før angjeldende budsjettår. Oslo kommune betaler dobbel kontingent. 2 Horten kommune: innbyggere pr er medtatt i beregningen Kg/budsjett sak 14/

3 Sammen med overføring av ubrukte eksterne finansieringsmidler gir dette et samlet inntektsgrunnlag på 5,3 mill kroner for 2008, herav 1,35 mill i øremerket prosjektstøtte. Den vesentligste delen av de øremerkede overføringene til 2008 tilfaller prosjektet Den grenseløse regionen. Samtidig fases ATP-prosjektet ut i disse dager. Det tas derfor ikke sikte på å søke om ytterligere eksterne midler til disse prosjektene i Behovet for søknader om ytterligere finansiering/ spleiselag på andre områder må imidlertid vurderes i løpet av året, bl.a. i forbindelse med forprosjektet for alliansens langsiktige strategier. UTGIFTER 2008 Nedenfor vises tabellarisk oversikt over budsjett og regnskapstall for 2007 samt forslag til budsjett for I budsjettet er fordeling av overførte midler ikke innarbeidet. Tabell 2 BUDSJETT 2008 (eks øremerkede overføringer): 1000 kr Budsjett 2007 Regnskap 2007 Budsjett 2008 Sekretariat, lønnsutgifter Kontorhold og kontorservice mv Diverse (drift sekretariatet/adm.grupper) Utvikling og drift nettside Profilering og informasjon Møteutgifter for samarbeidsråd/ styret Prosjekter/tiltak/utviklingsarbeid SUM Overføringer (medlemsmidler) SUM justert budsjettgrunnlag 2008 (eks. øremerkede overføringer) Kommentarer Tabellen viser oversikt over budsjett og regnskap 2007 og forslag til disponering av medlemsbudsjettet for 2008, uten at overføringer fra foregående år er fordelt. Både i 2006 og 2007 har sekretariatet tatt sikte på at driftspostene holdes på et moderat nivå, og at overførte midler tillegges posten for prosjekter og utvikingstiltak, inkludert en mindre budsjettreserve. Årsakene til mindreforbruk i 2007 skyldes i første rekke endret fremdrift enn forutsatt ved enkelte prosjekter og driftsposter. På driftssiden betyr mindreforbruket for en stor del at tidligere budsjetterte utgifter forskyves til Sekretariatet legger fortsatt til grunn at overføringen av medlemsmidler fra 2007 i hovedsak benyttes til å styrke posten for prosjekter og tiltak i Prosjektbudsjettet omtales nærmere under avsnittet Prosjekter og tiltak. Driftsbudsjettet Stipulering av driftspostene for 2008 tar hensyn til forventet utbetaling av pågående aktiviteter som kommer til utbetaling i Videre er det i forslaget tatt høyde for utgifter til 1 Posten inkluderer etterslep på bestilte tiltak mellom kr fra 2007 (bl.a. avisprosjektet) 2 Budsjett og regnskapstall 2007og budsjett 2008 eksklusive overføring av mindreforbruk og ekstern finansiering. Kg/budsjett sak 14/

4 ansettelse i ledig stilling i sekretariatet samt behov for ekstra bistand inntil ny medarbeider er på plass. Generell drift Den ledige stillingen i sekretariatet er utlyst, og søknadsfristen gikk ut 3. februar. For å kunne dekke ekstrahjelp til sekretariatet i løpet av våren foreslås posten for lønn og sosiale utgifter videreført på samme nivå som i Videre er det lagt inn ekstra midler i den generelle driftspost for 2008 for å dekke kostnader ved annonsering mv i forbindelse med ansettelsesprosessen. Denne posten skal i tillegg til løpende drift også romme interne utviklingstiltak samt konferanser og lignende for alliansens administrative grupper. Normalt arrangeres to faglige fellessamlinger for arbeidsgruppene årlig. Etter avklaring med Oslo kommune forhøyes ikke den sjablongmessige refusjonen for kontorlokaler og støttefunksjoner på kr fra Postene for nettside og profilering /informasjon foreslås reelt sett opprettholdt på omtrent samme nivå som for Økningen i beløpet på informasjonsbudsjettet har sammenheng med forventede utbetalinger i pågående aktiviteter, bl.a. avisbilaget som skal ferdigstilles i løpet av våren. Oppgraderinger av Osloregionens hjemmeside ble ferdigstilt i desember 2007, men deler av beløpet kommer til utbetaling i Også innen disse aktivitetsområdene er det behov for styrket innsats i 2008, både i form av journalistisk bearbeiding av informasjon, videre utvikling av rutiner og materiell samt praktisk informasjonsformidling. Som tidligere forutsettes også posten for informasjon og profilering sees i sammenheng med tiltak under prosjektbudsjettet. Møteutgifter for styret og rådet foreslås noe nedjustert for Den foreslåtte rammen vil ved en normal kostnadsdeling mellom driftsbudsjettet og egenbetaling romme både en konferanse for samarbeidsrådet og spesielle tiltak (ev studietur/seminarer) for styret. Det vises ellers til at Osloregionen våren 2007 inngikk i et regionalt samarbeid om å arrangere en større hovedstadskonferanse knyttet til kunnskap og næringsutvikling våren Delfinansiering for 2008 foreslås innpasset i prosjektbudsjettet. PROSJEKTER OG TILTAK Nedenfor vises tabell med forslag til prosjektrammer for 2008, og som synliggjør budsjettgrunnlaget inkludert overføringer av medlemsmidler og eksterne øremerkede midler. Tabell 3 Prosjekttrammer 2008 (1000 kr) Forslag uten Overføringer Samlede rammer overføringer Prosjekter/tiltak/ utvikling Medlemsbudsjettet Eksterne midler/øremerkede Samlede overføringer Samlede midler til disp Kg/budsjett sak 14/

5 Kommentarer Samleposten for prosjekter, tiltak og utviklingsarbeid skal i hovedsak finansiere tiltak knyttet til de prioriterte innsatsområdene i alliansens årlige handlingsprogrammer. Noen tiltak eller prosjekter forutsettes fullfinansiert over denne samleposten f. eks. i en oppstartsfase, mens det for flere av tiltakene vil dreie seg om delfinansiering i partnerskap med andre offentlige instanser eller aktører. I noen grad har denne posten også vært brukt til konsulentbistand og eksterne foredragsholdere knyttet til styret, råd og annen utadvendt virksomhet. Som vist i tabell 3 anslås overføring av mindreforbruket fra medlemsbudsjettet for 2007 å gi vel 1,3 mill til fordeling til prosjekter og tiltak for Dette er svakt lavere enn for Legges til ubenyttede eksterne finansieringstilskudd for 2007 på anslagsvis 1,35 mill, gir dette en samlet prosjektramme på nær 2,7 mill for Av disse er om lag 1 mill kroner øremerkede overføringer til prosjektet Den grenseløse regionen. Overføring av ubrukte øremerkede eksterne midler og eventuelle nye tilskudd for 2008 integreres ikke i fordelingen av prosjektmidlene nedenfor, men vil fremgå av separate prosjektbudsjetter og de årlige regnskapene for Osloregionen. Prioriteringer prosjekter og tiltak 2008 Forslaget til fordeling av prosjektrammen er basert på at det reserveres noe midler som kan benyttes til ennå ikke planlagte tiltak, evt til senere fordeling. Det bemerkes for øvrig at flere av tiltakene som forutsettes finansiert vil ha en inntektsside i form av momsrefusjoner. Dette betyr at prosjektreserven reelt sett vil være høyere enn det som fremgår av budsjettoppsettet. Tabell 4: FORSLAG TIL FORDELING AV PROSJEKTRAMME FOR 2007: (eksklusive ekstern finansiering) (1000 kr) TILTAK/PROSJEKT: Budsjett 2007 Resultat 07 Budsjett 2008 Strategier forprosjekt 250 Regional strategi for profilering Forprosjekt rekruttering Regionalt program for næringsutvikling - Realfag og teknologi (utredning) Leverandørutvikling Hovedstadsprosjektet Prosjekt Trådløs kulturregion EUs utviklingsprogrammer Hovedstadskonferansen (KOM) Felles areal- og transportstrategi Fritt kommunalt tjenestevalg/ Den grenseløse regionen Reserve til ev senere fordeling SUM Jfr bestilling Oslo Teknopol IKS for 2006/07, styresak Vedtak styresak juni Bevilgninger i 2008 innarbeides i avtale med Oslo Teknopol/RUP 3 Etterslep delbetaling i 2007 endelig prosjektrapport forventes 1ste kvartal Kg/budsjett sak 14/

6 Kommentarer Forslaget til fordeling for 2008 er utarbeidet etter administrative drøftinger på bakgrunn av arbeidet med handlingsprogrammet for Som det fremgår av oppsettet er det tatt sikte på å konsentrere ressursbruken noe mer for 2008 enn i fjoråretes prosjektbudsjett. Dels har dette sammenheng med forslag til å starte opp en mer langsiktig tenkning om Osloregionens strategier fremover og dels å tydeliggjøre alliansens rolle som regional aktør innen verdiskapning og profilering. Følgende prosjekter/tiltak foreslås prioritert med rundsummer på kr som rammer for arbeidet: Osloregionens strategier mot 2011: Drøfte langsiktige strateger og fremtidige rolle for Osloregionens som regional aktør i lys av eventuelle endrede statlige rammebetingelser og erfaringer så langt. Det foreslås at oppstarten på dette arbeidet skjer gjennom et forprosjekt, jfr sak 04/08 ( ) og sak 15/08 på dagens kart. Internasjonal profilering En kunnskapsprofil for Osloregionen Oppfølging av Hovedstadsprosjektet/sterke næringsklynger Tidligere samarbeidsavtale mellom Osloregionen og Oslo Teknopol om internasjonal profilering mv var inngått for For 2008 foreslås en avtaleform der Osloregionen går inn som direkte part i avtalene med eierne av Oslo Teknopol om gjennomføring av tiltak i Oslo og Akershus Regionale Innovasjonsprogram (RIP) knyttet til de to satsningsområdene over. Ved en slik avtaleform styrkes Osloregionens påvirkingsmulighet i prioritering av konkrete aktiviteter mer direkte enn tidligere. For Hovedstadprosjektet betyr det også et mer helhetlig oppfølgingsansvar fra Osloregionens side enn ved tidligere samarbeid, og at aktuelle tiltak skal favne hele Osloregionens nedslagsfelt. Oslo Teknopol er tiltaksansvarlig for begge satsingsområdene, og det vises ellers til sak 16/08 på dagens kart. Øvrige tiltak som videreføres: Den grenseløse regionen oppstart av pilotprosjekter våren 2008 Dette prosjektet er tidelt betydelige midler fra fylkesmannen i Oslo og Akershus, og det overføres 1 million kroner i øremerkede midler fra 2007 til Det foreslås kr i samme beløp som i Hovedstadskonferansen (KOM) 1 Også til denne konferansen foreslås samme beløp som Det er nedsatt en programkomité med representanter fra de samarbeidende parter. Det foreslås at konferansen skal begrenses til én dag, og at den legges til dagen etter Osloregionens rådsmøte i september. Av praktiske årsaker foreslås at rådsmøtet flyttes en dag frem til mandag 8. september. For en nærmere beskrivelse av de enkelte tiltak og prosjekter vises til utkast til Handlingsprogram 2008 sak 05/08. FULLMAKTER - PRAKTISK GJENNOMFØRING Sekretariatet har i tidligere sak om delegasjon til sekretariatet 2 fått fullmakt fra styret til å ivareta den løpende økonomiforvaltningen i henhold til vedtatt budsjett. Fullmakten har sitt utgangspunkt i Oslo kommunes instruks for virksomhetsledere som er lagt til grunn for sekretariatslederens ansvar og myndighet. Det fremgår også av vedtaket i styresaken at 1 Konferansen ble i 2007 arrangert i regi av Osloregionen, NHO Oslo og Akershus, Oslo Teknopol, Innovasjon Norge, Universitetet i Oslo, Norges forskningsråd og LO 2 Sak 03/05 Delegasjon til sekretariatet daglig økonomiforvaltning mv Kg/budsjett sak 14/

7 Oslo kommunes regelverk og rutiner for innkjøp skal anvendes av sekretariatet, og at større saker klareres med styret. Styret har ikke satt en definert grense for hva som etter denne fullmakten anses å være en større sak. Praksis har vært at sekretariatet har anvendt skjønn, og relativt få saker fra sekretariatets eget driftsbudsjett har vært fremmet for styret. Saker som angår styrets virksomhet og tiltak/prosjekter som ikke har vært definert i prosjektbudsjettet har vært gjenstand for orientering til styret eller fremmet som egne saker. For større tiltak og prosjekter er det etablert en praksis med prosjektbeskrivelser som angir organisering, fremdrifts- og finansieringsplaner. Ved behandlingen av prosjektbudsjettet for , ga styret sekretariatet særskilte fullmakter for iverksettingen. Den godkjente fordelingen av budsjettet ble vedtatt som en forhåndsfullmakt for sekretariatet til å effektuere endelig tildeling uten ytterligere godkjenning. Videre fikk sekretariatet fullmakt til å utvise skjønn mht rammene for det enkelte tiltak, så lenge tildelingen ikke overskred samlet ramme. Sekretariatet foreslår at den praksis man nå har lagt seg på vedrørende driftsbudsjettet videreføres, og at tilsvarende fullmakter som ble gitt for 2006, gjøres gjeldende for prosjektbudsjettet for Når det gjelder budsjettreserven som settes av til generelle tiltak og ev senere fordeling, foretas en løpende vurdering av generelle tiltak. Dersom det er behov, legges en samlet vurdering for ev senere tildelinger/justeringer frem for styret etter første halvår Sekretariatet ønsker å gjøre styret oppmerksom på at sårbarheten i sekretariatsfunksjonen har økt betydelig ved ledigheten i stilling nr 2 fra februar. Det er derfor behov for å søke etter løsninger i form av midlertidig engasjementer eller kjøp av tjenester for å dekke en del viktige funksjoner bl.a. på informasjonssiden. Rapportering Etter budsjettfullmakten fra 2005 skal sekretariatet rapportere hver tertial fra Det anses ikke å være behov for et eget rapporteringsopplegg for prosjektmidlene til styret utover en slik rutine, og den løpende prosjektrapporteringen som gjøres i tilknytning til de årlige handlingsprogrammene. Forslag til vedtak: 1. Styret godkjenner sekretariatets forslag til budsjett for Styret godkjenner den foreslåtte fordelingen av budsjettposten for prosjekter, tiltak og utvikingsarbeid som ramme for gjennomføring av handlingsprogrammet for Sekretariatet gis fullmakt til å gjennomføre tildelingen av midler til prosjekt- og tiltaksansvarlige i tråd med de premisser som fremgår av saken, herunder anledning til å utvise skjønn for det enkelte tiltak innenfor den samlede rammen. Sekretariatet har overordnet ansvar for inngåelse av avtaler og innkjøp på vegne av Osloregionen i hht Oslo kommunes innkjøpsreglement. 4. Rapportering for bruk av samleposten skjer i forbindelse med budsjettrapporteringen til styret hver tertial. En samlet vurdering for eventuell senere fordeling av midler foretas ved budsjettrapporteringen 1.ste halvår. 1 Styresak 06-06: Prioritering av midler til prosjekter og tiltak 2006 Kg/budsjett sak 14/