Innledning / bakgrunn Dette strategiprosjektet er omfattende og det er derfor behov for å dele opp prosjektet i forskjellige faser:

Transkript

1 OPPFØLGING STATUS PROSJEKT NY NÆRVÆRSSTRATEGI Arkivsaksnr.: 13/3181 Arkiv: 440 Saksnr.: Utvalg Møtedato 23/13 Arbeidsmiljøutvalget Forslag til vedtak: AMU tar status prosjekt nærværsstrategi til etterretning Innledning / bakgrunn Dette strategiprosjektet er omfattende og det er derfor behov for å dele opp prosjektet i forskjellige faser: Mål for prosjektet Overordnet mål: Sikre kommunen en varig bærekraftig utvikling og økonomi. Effektmål: Sykefraværet i Ringerike kommune overstiger ikke landsgjennomsnittet for kommunal forvaltning. (Ringerike kommune 7,9 % 2. kvartal Kommunal forvaltning 6,9 %) Resultatmål: Det er utformet handlingsplan i tråd med forslagene fra arbeidsgruppen. Disse tre hovedmålene er nærmere beskrevet i vedlagte prosjektbeskrivelse. Fase 1 - FAKTA: 1.1. Godt tallmateriale for sykefravær er sikret Fase 2 - ANALYSE: 1.2. Målrettede tiltak er basert på best mulig faktagrunnlag og vurdert i forhold til utarbeidelse av/endring av strategien. På bakgrunn av disse målene skal det lages en helhetlig strategi som skal gjelde for hele organisasjonen. Det har vært presisert tydelig at den nye strategien skal være basert på et godt faktagrunnlag og en grundig analyse av bl.a. dagens situasjon, eget faktagrunnlag, innspill og erfaringer fra andre som har lykkes på området og med bistand fra eksterne samarbeidspartnere. For å få et godt faktagrunnlag er det nødvendig å se på alle statistiske data kommunen har, samt data fra sentrale registre. Dette arbeidet vil bestå av omfattende datainnsamling, analyse av dataene hver for seg og hvordan de eventuelt påvirker hverandre, konklusjoner og forslag til godt begrunnede og målrettede tiltak. Det er ønskelig å få ekstern bistand til dette for å sikre en grundig metodisk og kvalitetssikret analyse utført av gode fagpersoner. I tillegg er ekstern bistand muligens mer objektive i Side 6 av 15

2 forhold til å kunne evaluere dagens praksis, og i forhold til å foreslå målrettede tiltak basert på analysen av fakta. Milepælsplan FAKTA 5/ M1 L Oppdragsbeskrivelse utarbeidet V M2 L Definisjon av begreper utarbeidet V M3 Godkjent oppdragsbeskrivelse V M4 L Evaluert dagens tall/strategi M5 L Bedre statistisk materiale for sykefraværet er utarbeidet M6 L Arbeidsrelatert fravær og fravær knyttet til ordinær sykdom er kartlagt M7 L Langtids- og korttidsfravær er kartlagt V M8 L Vurdert om andre virksomheter i regionen har eksempler til etterfølgelse V M9 L Vurdert andre måter å vinkle sykefraværsarbeidet på ved hjelp av andre V bidragsytere ANALYSE 31/ M10 L Prosjektplan er utarbeidet V M11 Godkjent prosjektplan V M12 L Analyse er utført STRATEGIUTVIKLING 15/ M13 L Målrettede tiltak og strategi er utarbeidet M14 L Intensiver som kommer de ansatte til gode er utarbeidet M15 Ny strategi og intensiver er vedtatt i styringsgruppen M16 Ny strategi og intensiver er vedtatt i Kommunestyret PLAN FOR GJENNOMFØRING 28/ M17 L Plan for implementering er utarbeidet M18 Plan for implementering er vedtatt i styringsgruppen M19 M20 Plan for implementering er vedtatt i Kommunestyret Gjennomføringsperiode EVALUERING OG SLUTTRAPPORT 31/ M21 L Evaluering gjennomført jevnlig M22 L Sluttrapport utarbeidet M23 Sluttrapport behandles i styringsgruppen M24 Sluttrapport behandles i Kommunestyret L = Leveranser fra prosjektet Beskrivelser i kursiv = hovedmilepæler som krever beslutning fra styringsgruppen Beskrivelser i fet og kursiv = hovedmilepæler som krever beslutning på politisk nivå Eksempler på gjennomførte aktiviteter i prosjektet Fire bedriftsbesøk er gjennomført: Norpapp, Ringerikes kraft med Follum og Ringerike sykehus. Sendt ut forespørsel om ekstern bistand til analyse av tallmateriale. Fakta begreper og definisjoner er konkludert for å sikre felles forståelse. Side 7 av 15

3 NAV tall brukes som rapporteringsgrunnlag på fravær grunnet utskifting av personalsystem. Innledet samarbeid med KLP og søknad om prosjektstøtte på kr er sendt 1. november. Siste forskning fra Norge og Europa om hva som virker på området er innhentet gjennom deltakelse på FARVE-seminar i regi av NAV. Tilbakemelding fra det ledende forskermiljøet i Norge, England og Nederland. Eksempler fra FARVE seminar: Fokus på det friske og ikke diagnosebegreper. Forhindre 100%sykemelding så langt det lar seg gjøre. Holdninger på individ og gruppe meget viktig, dvs mulighetsfokus i nærværsarbeidet Arbeid gir helse De du sier til legen får du. Gradert sykemelding fungerer. Bruk IA-dagene først. Arbeid og privatliv henger sammen. Legene må være med. Bygge mestringsevne. Arbeidsplassen viktigste arenaen. Tidlig dialog med arbeidsgiver viktig. Konklusjoner innen 4 uker meget viktig. Åpenhet i prosessene viktig. 11%prosent står for 80% av sykefraværet men av de 11% skiftes 60% ut hvert år. Etablert samarbeid med fastlege på Nes legesenter som i nærværsarbeidet i samarbeid med arbeidsgiverne på Nes. Eksempler og erfaringer fra fastlegen på Nes: Forslag til tiltak : Mer og gjentagende informasjon om I A regelverk, både til andre privatpraktiserende leger og ledere og ansatte. Kjøre hardt på systemet med det allerede eksisterende systemet med egenmeldinger. Fylle ut egenmeldingsskjema før man går til lege. Ta det med til lege. Samt skjema med informasjon om muligheter på egen arbeidsplass. Mer graderte sykmeldinger. Legene må ta kurset i «trygdemedisin» med oppfriskning. Tidlig kontakt med arbeidsgiver. Side 8 av 15

4 Dialogmøte 1 hos legen. Den ansatte må blir sett og respektert av leder. Skape gode vilkår for trivsel på arbeidsplassen. Formidlet ønske om at nærværsprosjektet kan delta i nytt opptak til Saman om en betre kommune. Dette for å få tilgang til prosjektmidler og konsulentbistand fra KS og at få mulighet til kunnskapsoverføring fra andre kommuner i prosjektet. Prosjektgruppa har anbefalt fokusområder etter MKS-samling 30 august: Satsing på lederutvikling. Fokus på kompetanse for å skape mestring i nærværsarbeidet. Medarbeidere skal bli sett og hørt på arbeidsplassen. Samarbeid med leger utvikles. Samhandling på arbeidsplassen og utvikling av tilhørighet. Konkretisering av tiltak gjennomføres i prosjektgruppa. Videre arbeid i prosjektgruppa Utarbeidelse av incentiver for å stimulere til innsats i nærværsarbeidet. Utarbeide evalueringsregime for dagens strategi og for videre oppfølging av strategien i fremtiden. Sykefraværsutvikling kvartal 2. kvartal 3.kvartal 4. kvartal ,8 8 8,6 9, ,1 7,8 7,6 9, ,8 11, , ,5 8,4 7,3 6, ,3 8,4 8,5 8, ,7 8,8 7,4 8, ,2 8,3 8, ,8 8,5 7,6 7, ,1 8,3 8,7 9, ,6 7,3 7,6 8, ,4 8,6 8,1 8, ,5 8,2 8,7 9, ,1 7,9 2. kvartal 2013 det 3 beste kvartalet på 13 år. Side 9 av 15

5 Rådmannens vurdering Det arbeides etter plan med prosjekt nærværsstrategi. AMU gis muligheten til å komme med innspill til prosjektet og ev innspill håndteres i prosjektgruppa. Vedlegg Ingen vedlegg Lenker Vedlegg med stjerne og lenker er tilleggsinformasjon og trykkes ikke i papirversjon. De foreligger på Ipad og kommunens internettsider. Kontakt servicetorget ved behov for papirutskrift. Ringerike kommune, Knut Helland konstituert rådmann saksbehandler: Magnus Nilholm Side 10 av 15