Organisasjonsplan. for. Bravo Håndballklubb

Transkript

1 Organisasjonsplan for Bravo Håndballklubb Utarbeidet: mars 2019

2 Organisasjonsplan definisjon og formål En organisasjonsplan inneholder et organisasjonskart og en beskrivelse av ansvaret og de viktigste oppgavene som gjelder for ulike funksjoner i klubben. Formålet med en slik beskrivelse er at de personene som innehar disse funksjonene vet hvilket ansvar de har og hva klubben forventer at de skal gjøre. Funksjonsbeskrivelsene for de lovpålagte vervene fremgår av klubbens lov. De styreoppnevnte vervene besluttes på årsmøte. I dette dokumentet beskrives det hvordan Bravo Håndballklubb er organisert.

3 Innhold Organisasjonsplan definisjon og formål... 2 Lovpålagte verv... 4 Årsmøte (Lov for Bravo Håndballklubb 13)... 4 Styret (Lov for Bravo Håndballklubb 18)... 4 Valgkomite (Lov for Bravo Håndballklubb 19)... 4 Revisjon... 4 Arbeidsbeskrivelser for de lovpålagte vervene i en klubb... 5 Lovpålagte arbeidsoppgaver for årsmøte (Lov for Bravo Håndballklubb 15)... 5 Lovpålagte arbeidsoppgaver for styret (Lov for Bravo Håndballklubb 18)... 5 Lovpålagte oppgaver for valgkomiteen (Lov for Bravo Håndballklubb 19)... 6 Lovpålagte arbeidsoppgaver for revisorer (NIFs regnskaps- og revisjonsbestemmelser)... 6 Styrets organisering... 7 Arbeidsbeskrivelser for styret... 8 Arrangementsansvarlig... 8 Dugnadsansvarlig... 9 Markedsansvarlig Sportslig leder Utdanningskoordinator Dommeransvarlig Terminlisteansvarlig Transportansvarlig Styrets leder Nestleder Ungdomsrepresentant... 19

4 Lovpålagte verv Figuren nedenfor viser en oversikt over de lovpålagte verv en klubb må ha. Figur 1 Oversikt over de lovpålagte vervene i en klubb Årsmøte (Lov for Bravo Håndballklubb 13) Årsmøte er klubbens høyeste myndighet og avholdes hvert år i mars måned. For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem ha fylt 15 år, vært medlem i klubben i minst en måned og ha betalt medlemskontingent. Årsmøte legger grunnlaget for klubbens virksomhet og styrets arbeid. Alle som ønsker å være med å bestemme hva klubben skal gjøre og hvordan den skal drives bør delta på årsmøte. Protokollen fra årsmøte legges ut på hjemmesiden. Styret (Lov for Bravo Håndballklubb 18) Bravo HK ledes og forpliktes av styret, som er Bravo HK høyeste myndighet mellom årsmøtene. Valgkomite (Lov for Bravo Håndballklubb 19) Valgkomiteen er en uavhengig og selvstendig komite. Revisjon Revisjon består av to revisorer om velges på årsmøte.

5 Arbeidsbeskrivelser for de lovpålagte vervene i en klubb Lovpålagte arbeidsoppgaver for årsmøte (Lov for Bravo Håndballklubb 15) Årsmøte skal: 1. Godkjenne de stemmeberettigede 2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden. 3. Velge dirigent(er), referent (er) samt 2 medlemmer til å underskrive protokollen. 4. Behandle idrettslagets årsmelding, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger. 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand. 6. Behandle forslag og saker. 7. Fastsette medlemskontingent og treningsavgift 8. Vedta idrettslagets budsjett 9. Behandle idrettslagets organisasjonsplan. 10. Foreta følgende valg: a. Leder og nestleder b. 5 styremedlemmer og 2 varamedlemmer c. Øvrige valg i henhold til årsmøtevedtatt organisasjonsplan, jf. pkt. 9. d. 2 revisorer e. Representanter til ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett. f. Valgkomité med leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte. Leder og nestleder velges enkeltvis, for 2 år. De øvrige medlemmer til styret velges samlet, for 2 år. Deretter velges varamedlemmene samlet, for 1 år og ved skriftlig valg avgjøres rekkefølgen i forhold til stemmetall. Valgkomiteen velges på fritt grunnlag, etter innstilling fra styret. Lovpålagte arbeidsoppgaver for styret (Lov for Bravo Håndballklubb 18) Bravo HK ledes og forpliktes av styret, som er Bravo HK høyeste myndighet mellom årsmøtene. Styret skal: 1. Iverksette årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak 2. Påse at Bravo HKs midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøtet eller i overordnet organisasjonsledd, og sørge for at Bravo HK har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen samt en forsvarlig økonomistyring. 3. Etter behov oppnevne komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for disse. 4. Representere Bravo HK utad. 5. Oppnevne ansvarlig for politiattestordningen. 6. Holde møte når lederen bestemmer det eller et flertall av styremedlemmene forlanger det.

6 Lovpålagte oppgaver for valgkomiteen (Lov for Bravo Håndballklubb 19) Valgkomiteen skal: Valgkomiteen skal legge frem innstilling på kandidater til alle tillitsverv som skal velges på årsmøtet, med unntak av valgkomité. Medlem av valgkomité som selv blir kandidat til verv, plikter å tre ut av valgkomiteen. Lovpålagte arbeidsoppgaver for revisorer (NIFs regnskaps- og revisjonsbestemmelser) 3-1. Revisors oppgave (1) Revisjonen skal utføres av to revisorer valgt på årsmøte. Valgte revisorer skal vurdere om årsregnskapet er utarbeidet og fastsatt i samsvar med Nifs regnskaps- og revisjonsbestemmelser, og om styret har oppfylt sine forpliktelser etter 2-2. (2) Revisjon av regnskapet skal foretas minimum én gang i året i forbindelse med avleggelse av årsregnskapet. (3) Valgte revisorer skal hvert år uten unødig opphold etter at årsregnskapet er avgitt av organisasjonsleddets styre, dog senest seks måneder etter regnskapsårets slutt,1 legge frem sin revisjonsuttalelse. Revisjonsuttalelse skal avgis også der årsregnskapet er ufullstendig. Revisjonsuttalelsen skal dateres og underskrives av valgte revisorer. Revisjonsuttalelsen skal være avgitt i tråd med NIFs standard revisjonsuttalelse for organisasjonsledd som følger NIFs regnskaps- og revisjonsbestemmelser. (4) Valgte revisorer skal fortløpende vurdere om det er forhold som kan påvirke egen habilitet og valgbarhet, jf. NIFs lov 2-5, 2-6, 2-7 og 2-8. (5) Organisasjonsleddets ansatte og tillitsvalgte skal gi de valgte revisorer adgang til å foreta de undersøkelser de valgte revisorene finner nødvendig, og skal sørge for at de valgte revisorene får de opplysninger, og den bistand, som kreves for utførelsen av oppdraget Gjennomføring av revisjon (1) Revisjon omfatter kontroll av utvalgte deler av materialet som underbygger informasjon i årsregnskapet, vurdering av de benyttede regnskapsprinsipper og regnskapsestimater, samt vurdering av innholdet i, og presentasjonen av, årsregnskapet. (2) Valgte revisorer skal innhente tilstrekkelig sikkerhet for at regnskapet ikke inneholder feil vedrørende utgående balanse, og transaksjoner og hendelser i den perioden som revideres.

7 Styrets organisering Styret i håndballklubben er en avgjørende faktor for hvorvidt klubben vil kunne evne å tilby utviklende og gode miljøer for sine medlemmer. Uavhengig av sportslige ambisjoner viser det seg at et velfungerende styre resulterer i større idrettsglede og et bedre samhold. Et velfungerende styre er avgjørende for at man skal kunne nå de målene man har satt for sin klubb. Nedenfor er styremedlemmene delt inn i fire ulike grupperinger for å vise hvordan vi best mulig kan ivareta kjernevirksomheten til en håndballklubb. Innenfor hver av grupperingene er det fordelt ansvarlige. Vi ønsker i størst mulig grad at styrearbeidet skal fordeles mellom flere slik at det er mange som har litt og ikke få som har mye. Rollene under frivillighet, sport og klubbdrift dekkes i hovedsak av styret. Roller under logistikk og medlemmer kan dekkes av personer utenfor styret. Frivillighet Arrangementsansvarlig Dugnadsansvarlig Markedsansvarlig Sport Sportslig leder Utdanningskoordinator Styret Logistikk og medlemmer Dommeransvarlig Terminlisteansvarlig Transportansvarlig Medlemsansvarlig Klubbdrift Styrets leder Nestleder Ungdomsrepresentant

8 Arbeidsbeskrivelser for styret Arrangementsansvarlig Arrangementsansvarlig er den som har overordnet ansvar for alle arrangementer i regi av Bravo HK. Arrangementsansvarlig er ansvarlig for å etablere arbeidsgrupper som bidrar til planlegging, gjennomføring og etterarbeid knyttet til Bravo HKs arrangementer. Arrangementsansvarlig skal sammen med sin(e) arbeidsgruppe(r): Sørge for at nødvendig utstyr er tilgjengelig for gjennomføring av arrangement Sørge for at de ansvarlige lag stiller med personell til å løse de oppgaver som skal løses ved arrangementer Lage vaktliste for sesongen for når hvilke lag har arrangement umiddelbart etter at terminlistene er satt Legge vaktlistene i hallen og på nett og sende dem til foreldrekontakt, med kopi til trenere. Jevnlig sjekke terminlistene og gi beskjed til de lagene som har arrangement Sørge for at foreldrekontaktene er klar over lagets sine oppgaver rundt arrangement i hallen Påse at det er kafevarer til arrangement Lære opp nye foreldrekontakter hver høst. Kalle inn til fellesmøte og gjennomføre møte med foreldrekontakter. Hvor foreldrekontakter blir gjort kjent med nøkler, rom, utstyr, sekretariat og arrangementsveileder. Gi foreldrekontakt opplæring i sekretariat og info om deres lags oppgaver rundt kampavvikling. Dommeransvarlig Foreldrekontakt Terminlisteansvarlig Arrangementsansvarlig Markedsansvarlig

9 Dugnadsansvarlig Dugnadsansvarlig er den som er overordnet ansvarlig for alle dugnader som gjøres i regi av Bravo HK. Dugnadsansvarlig er ansvarlig for å etablere arbeidsgrupper som bidrar til planlegging, gjennomføring og etterarbeid knyttet til Bravo HKs klubbdugnader. Dugnadsansvarlig skal sammen med sin(e) arbeidsgruppe(r): Lage oversikt over hvem som er dugnadsansvarlig fra hvert lag Gjennomføre informasjonsmøte om regler for lagsdugnader og klubbdugnader ved sesongstart Informere dugnadsansvarlige om klubbdugnader i god tid før gjennomføring av klubbdugnader Godkjenne eller avslå lagsdugnader som det søkes om fra lagene Sikre at alle inntekter fra lagsdugnader og klubbdugnader overføres til Bravo HK sin konto Sikre at alle bilag tilhørende lagsdugnader sendes til Bravo HK Sørge for at det sendes oppgjørsoversikt til Bravo HK ved gjennomførte lagsdugnader Ansvarlig for å sende ut oppgjørsskjema til det enkelte lag på de klubbdugnader som krever det og informere økonomiansvarlig Bidra til at klubben har inntjening på de planlagte klubbdugnader Synliggjøre og sørge for etterlevelse av rutiner for innbetaling av dugnadsinntjening til klubbens hovedkonto. All inntjening på lagsdugnader og klubbdugnader skal overføres i sin helhet til Bravo HK sin konto. Sørge for å reforhandle eksisterende avtaler eller inngå nye avtaler sammen med styreleder og styret for øvrig Markedsansvarlig Dugnadsansvarlig Dugnadsansvarlig lag

10 Markedsansvarlig Markedsansvarlig er ansvarlig for markedsarbeidet i Bravo HK. Markedsansvarlig er den som signerer på samarbeidsavtaler på vegne av klubben. Markedsansvarlig skal sammen med sin(e) arbeidsgruppe(r): Utarbeide markedsplan med salgsplaner og planer for ivaretakelse av alle klubbens samarbeidspartnere samt gjennomføre planer som beskrevet. Forhandle, utvikle, profesjonalisere og følge opp alle samarbeidsavtaler Skape et nettverksfelleskap gjennom å organisere og planlegge nettverksmøter, sponsorcup, turer og andre arrangement for våre samarbeidspartnere. Delta i relevante fora som bygger opp rundt Bravo HKs nettverk. Jobbe for å forsterke merkevaren Bravo HK, skape og utvikle klubbens profil utad, samt skape sportslige profiler i laget. Ansvarlig for profileringen av klubben og sponsorat; i hall, på sosiale media, på våre hjemmesider og på alt utstyr. Sørge for å promotere kampproduktet, samt bidra til å øke inntekter og redusere kostnader i forbindelse med klubbens hjemmekamper. Full hall er en målsetning for hver kamp. Ivareta samarbeidspartnere før, under og etter kamp. Utforme og søke nye prosjekter som kan være inntektsbringende for klubben. Sørge for oversikt over sponsoravtaler Sørge for annonser Sørge for reklameskilt Dugnadsansvarlig Markedsutvalg Markedsansvarlig Arrangementsansvarlig

11 Sportslig leder Sportslig leder er den som har overordnet ansvar for det sportslige arbeidet i Bravo Håndballklubb. Sportslig leder er også ansvarlig for sportslig utvalg sitt arbeid og ansvarsområde. Ha det overordna ansvaret for den sportslige utviklingen i klubben Sportslig leder skal sammen med sin(e) arbeidsgruppe(r): Etablere sportslig utvalg og sikre at det er representanter fra allidrett, barnehåndballen 6-12 år, ungdomshåndballen år og senior. Foreslå treningsgrupper som godkjennes av styret Sørge for at alle trenere godkjennes av styret og at de har signert trenerkontrakt og har fremvist gyldig politiattest. Sørge for å ha tilstrekkelig med trenere og lagledere/oppmenn til alle oppmeldte lag. Skal på vegne av håndballgruppa sørge for nødvendig treningstimer i hall. Fordele treningstimer i samarbeide med sportslig utvalg, godkjennes så av styret. Legge til rette for trenerforum. Ivareta trenere Lede trenermøter Ansvarlig sammen med leder om å utarbeide trenerkontrakter. Ha oversikt over cuper og andre former for sportslige aktiviteter. Synliggjøre og bidra til at sportsplanen blir brukt Rapportere til hovedstyret dersom trenere ikke følger klubbens målsetninger og planverk Samarbeide med grupperepresentanter om fastsetting om treningstider. Utdanningskoordinator Spillere Barne- og ungdomsansvarlig Sportslig leder Utstyrsansvarlig Trenere Sportslig utvalg Ungdomsrepresentant

12 Utdanningskoordinator Utdanningskoordinator er den som er overordnet ansvarlig for all utdanning som gjøres i regi av Bravo HK. Utdanningskoordinator er ansvarlig for å etablere arbeidsgrupper som bidrar til planlegging, gjennomføring og etterarbeid knyttet til utdanning i Bravo HK. Utdanningskoordinator skal: Ha ansvar for å sikre at det blir gjennomført dommerkurs Ha ansvar for å sikre at det blir gjennomført trenerkurs Ha ansvar for å sikre at det blir gjennomført trenermentorkurs Ansvarlig for oppdatering til klubben på kurstilbud fra NHF Ansvarlig for oppdatering til klubben på kurstilbud fra NIF Ansvarlig for oppdatering til klubben på kurstilbud fra idrettskretsen Kartlegge kompetansen i klubben Kartlegge behovet for utdanning Utarbeide kurspakker til gruppas årlige behov Informere om aktuelle kurs og seminarer Motivere folk i klubben til å ta utdanning Følge opp trenere som går på kurs Følge opp dommere som går på kurs Sportslig leder Utstyrsansvarlig Sportslig utvalg Utdanningskoordinator Trenere Trenermentorer Dommere

13 Dommeransvarlig Dommeransvarlig skal være bindeleddet mellom klubbens dommere og NHF Region Nord. Dommeransvarlig skal: Melde på dommere for kommende sesong innen gjeldende frist. Sørge for at det kommer dommere til alle kamper hvor dommere fra klubben er satt opp. Hjelpe klubbens dommere med forfall og følge opp dommere i forbindelse med treningskamper og trening. Sette opp dommere til hjemmekamper til og med J/G14 og sende oppsettet til regionen slik at det legges ut på nett Sende oppdaterte dommerlister til regionen medio august Ha kontroll på at det er dommere til alle arrangementer som Bravo har Begynne arbeidet med den påfølgende sesongen i god tid, helst før nyttår. Samarbeide med utdanningskoordinator om dommerkurs Påse at klubben sørger for nødvendig dommerutstyr Terminlisteansvarlig Dommere Dommeransvarlig Arrangementsansvarlig Utdanningskoordinator

14 Terminlisteansvarlig Terminlisteansvarlig er ansvarlig for Navn på terminlisteansvarlig skal meldes region i juni. Terminlisteansvarlig skal: I april skal det gjøres undersøkelse i klubb om hvilke lag som er tenkt påmeldt til seriespill både regionalt og nasjonalt Melde på og melde av lag til seriespill i regionen og nasjonale spill I august skal det være klart om noen lag skal meldes av eller etterpåmeldes Gjennomgå terminlister sammen med transportansvarlig og dommeransvarlig Leie og booke hall til alle kamper via arrangørdagbok Omberamme kamper Melde omberammede kamper til dommeransvarlig og arrangementsansvarlig Dommeransvarlig Terminlisteansvarlig Arrangementsansvarlig Transportansvarlig

15 Transportansvarlig Transportansvarlig er ansvarlig for å sikre at alle lag har transport og overnatting til alle sine bortekamper. Transportansvarlig skal: Være oppdatert på klubbens bortekamper og planlegge i god tid for å minimere reisekostnader Bestille transport og overnatting til klubbens bortekamper og turneringer Være kontaktledd for foreldrekontakter og de som reiser med laget ved bortekamper og turneringer Være oppdatert på klubbens bortekamper og planlegge i god tid i forveien for å minske klubbens kostnader ved transport Samarbeide med andre klubber ved bortekamper der det er mulig Sørge for dialog med foreldrekontakter for å innhente informasjon om hvor mange spillere, lagledere og foreldre som skal være med på kamp Holde transportkostnader nede og ha tett dialog med økonomiansvarlig Terminlisteansvarlig Trenere Transportansvarlig Foreldrekontakt

16 Medlemsansvarlig Medlemsansvarlig har ansvaret for medlemsregisteret til klubben og for innkreving av medlemskontingent og treningsavgifter. Medlemsansvarlig skal: Holde oppdaterte medlemslister i samarbeid med foreldrekontakt Fakturere medlemmer og purre forfalte fordringer i samarbeid med foreldrekontakt Besvare henvendelser fra medlemmer i forhold til min idrett Samarbeide med leder ved innmelding av medlemstall til NIF Styrets leder Medlemsansvarlig Trenere Foreldrekontakter

17 Har det overordnede ansvaret for å holde oversikt over klubbens økonomi og likviditet, samt oppfølging av budsjett. skal: Disponere klubbens midler og har fullmakt til klubbens bankkontoer Ha kjennskap til kontoplan og fører regnskap i henhold til denne Anvise utbetalinger sammen med leder eller nestleder. Betale signerte regninger Legge frem økonomisk oversikt til styret på hvert styremøte og når styret ber om det Føre regnskap for klubben og sammen med leder legge frem budsjettet for styret ved årets slutt Fakturere sponsoravtaler samt fakturere lagsdugnader Godkjenne alle bestillinger av reiser, samt godkjenne og utbetale reiseregninger og utlegg Innhente økonomiske rapporter fra regnskapsbyrå Sette opp resultatregnskap ved sesongslutt og påse at dette blir revidert til årsmøtet. Utarbeide årsregnskap i samarbeid med regnskapsbyrå Utarbeide budsjett i samarbeid med styret Arrangementsansvarlig Utdanningskoordinator Dommeransvarlig Transportansvarlig Dugnadsansvarlig Sportslig leder Markedsansvarlig

18 Styrets leder Styrets leder er ansvarlig for klubbens daglige ledelse. Styreleder er ansvarlig for å koordinere styrets og klubbens totale aktivitet. Styrets leder er ansvarlig ved endelig inngåelse av kontrakter som spillerkontrakter, trenerkontrakter, sponsorkontrakter. Er ansvarlig for driften av gruppa. Klubbens ansikt utad, og klubbens representant i møter og forhandlinger Styrets leder skal: Innkalle til styremøter, forberede saker og lede møtene Være kontaktleddet til Norges Håndballforbund, NHF Region, idrettsråd og idrettskrets, og skal møte i de felles fora hvor klubben er invitert. Informasjon herfra deles med resten av styret. Delegere og styre jobber som ikke er definerte Lage og fremføre årsrapporten til årsmøtet Være pådriver for strategi og videreutvikling av klubben Sørge for at det velges referent, føres referat fra alle styremøter og medlemsmøter Lage oversikt over styrets medlemmer og gjøre denne tilgjengelig på klubbens hjemmeside. I tillegg til økonomiansvarlig disponere håndballklubbens konti. Anvise utbetalinger sammen med økonomiansvarlig Påse at valg, adresseforandringer, oppgaver over medlemmer o.a. som har interesse for og skal sendes inn til krets- og forbund, meldes til overordnede instanser innen gitte frister Arrangementsansvarl ig Dommeransvarlig Utdanningskoordinator Ungdomsrepresentant Styrets leder Dugnadsansvarlig Markedsansvarlig Terminlisteansvarlig Nestleder Transportansvarlig Sportslig leder

19 Nestleder Er stedfortreder for leder ved behov. Nestleder er ansvarlig for politiattestordningen. Nestleder skal: Ta på seg ellers definerte oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem. Sørge for at alle trenere, styremedlemmer, foreldrekontakter, lagledere m.fl. leverer politiattes Ungdomsrepresentant Deltar på styremøter og taler de unges sak. Andre oppgaver etter avtale. Styreleder Foreldrekontakter Nestleder Politiattestansvarlig Trenere