HANDLINGSPLAN FOR DIGITALISERING I HØYERE UTDANNING OG FORSKNING INITIATIVOVERSIKT UTDANNING FORSKNING ADMINISTRASJON, LEDELSE OG KONTORSTØTTE

Transkript

1 HANDLINGSPLAN FOR DIGITALISERING I HØYERE UTDANNING OG FORSKNING UTDANNING FORSKNING ADMINISTRASJON, LEDELSE OG KONTORSTØTTE INFORMASJONS- SIKKERHET OG PERSONVERN INFRASTRUKTUR MELLOMVARE OG DATA STYRING, STRATEGI OG ORGANISERING INITIATIVOVERSIKT

2 STYRENDE DOKUMENTER FOR HANDLINGSPLAN

3 MÅL I STYRENDE DOKUMENTER Sektormålene for forskning og høyere utdanning ligger til grunn: Høy kvalitet i utdanning og forskning Forskning og utdanning for velferd, verdiskapning og omstilling God tilgang til utdanning Effektiv, mangfoldig og solid høyere utdanningssektor og forskningssystem Samarbeid i kunnskapssektoren gir store gevinster

4 ANDRE NASJONALE STRATEGIER OG FØRINGER IKT OMRÅDET

5 TYPISK STRUKTUR STRATEGI OG HANDLINGSPLAN

6 MÅLBILDER OG STRATEGISKE PRIORITERINGER SLIK HAR VI TENKT

7 STRATEGISKE VALG OG PRIORITERING AV TILTAK Ambisiøse og krevende målbilder i digitaliseringsstrategien Overordnet prioritering og porteføljestyring i regi av Digitaliseringsstyret Prioritering: Politiske prioriteringer Størst behov (gevinster) Strategiske valg: Dess nærmere administrative prosesser og støtteprosesser skal arkitekturen og løsningene være standardiserende fellestjenester. Dess nærmere lærings- og forskningsprosesser skal arkitekturen og løsningene være fleksible og muliggjørende plattformer og valgfrie fellestjenester.

8 UTDANNING MÅL OG STRATEGISKE PRIORITERINGER

9 MÅLBILDER UTDANNING Studenter møter aktiviserende og varierte lærings- og vurderingsformer der digitale muligheter utnyttes opplever data og teknologi integrert i fagene slik at det utvikler den digitale dannelsen rundt begrensninger og implikasjoner ved teknologibruk har tilgang til et moderne, personlig læringsmiljø som legger til rette for både individuelle læringsopplegg og samarbeidslæring, samt gir fleksibilitet Lærere har god digital og pedagogisk kompetanse i en samarbeids- og delingskultur opplever et bredt tilbud av applikasjoner, digitale verktøy og tjenester som støtter gjennomføringen av utdanningen Ledere på alle nivå inkluderer digitalisering i tiltak og prosesser for å nå institusjonens mål legger til rette for at fagmiljøene samles rundt å bruke digitalisering for å heve kvaliteten i utdanningen har god tilgang på utdanningsrelatert informasjon og beslutningsstøtte

10 STRATEGISKE PRIORITERINGER UTDANNING Framtidens læringsprosesser Bedre læring gjennom nye digitaliserte lærings- og vurderingsformer som understøtter livslang læring og digital mobilitet Heve digital kompetanse: Samle forskning og dokumentasjon på god praksis, eksempler og idéer for digitalisering, etablere plattform for deling av kurs og praksiseksempler Etablere felles løsning for samling og analyse av data om læring som gir lærere, studenter og ledelse bedre innsikt i læringsprosessene og samtidig gir data til videre forskning på utdanningsprosessene Forenklet studieadministrasjon og studentopptak Utvikle standardiserte grensesnitt for gjenbruk av data, som gjør det mulig for institusjoner og marked å utvikle integrasjoner og applikasjoner. Forutsetning for flere helhetlige brukerreiser for studenter på tvers av systemer. Modernisere prosesser og løsninger tilrettelagt for samordnet masteropptak, opptak til videreutdanning og andre fellesopptak Kartlegge muligheter for å forenkle og effektivisere prosesser og løsninger for mobilitet og internasjonal studentutveksling Videreføre arbeidet med arbeidslivsportalen

11 Initiativoversikt Utdanning # Initiativ U1 U2 U3 U4 U5 U6 U7 Transformasjon av undervisning gjennom å forbedre og fornye læringsformer ved å utnytte digitale teknologier. Tilrettelegge infrastruktur for læringsfremmende undervisning. Styrket digital innholdsproduksjon/deling. Forbedre og utvide dagens digitale vurderingsformer av læring med tilhørende løsninger samt ta i bruk flere vurderingsformer for og som læring støttet av digitale verktøy. Øke arbeidet med å heve læreres digitale kompetanse knyttet til nye pedagogiske tilnærminger og vurderingsformer og tilhørende teknologi. Etablere felles utvikling av grunnleggende læringsmateriell. Læringsanalyse - Big data om undervisnings- og læringsprosessen gir virksomhetsinnsikt som grunnlag for kontinuerlig forbedring av undervisning på flere nivå og muliggjøre datadrevet utdanningsforskning. Optimalisering av studieadministrative prosesser og løsninger for studentstøtte og studieplanlegging Effektivisering og forbedring av opptaksprosesser og løsninger. Legge til rette for flere nasjonale opptak som for eksempel for master og internasjonale studenter. Neste generasjon nasjonal utdanningsplattform som et åpent økosystem for tjenester. Definere premisser for videreutvikling av dagens plattformer på kort og mellomlang sikt. Aktiviteter Innledende konseptbeskrivelse for juridisk avklaring. Utarbeid veikart for studieadministrative tjenester Modernisering opptakssystem (fagskole) og vitnemål Kartlegging og pilotering - produksjon og deling av læringsressurser Behovskartlegging og konseptavklaring for formativ vurdering. Plattform for deling av kurs og praksis. Løsning for dok. av læringsmeritter. Konseptavklaring og anskaffelse. Pilottjenester. Videreutvikle grensesnitt for gjenbruk av data Modernisering av opptakssystem (inklud ert simulering av opptak). Idé utvikling Innføring - produksjon og deling av læringsressurser Nye løsninger for formativ vurdering. Vurdere løsning for digital eksamen. Utvikling og gjennomføring av kompetansehevingsopplegg. Oppskalering av tiltak, oppfølging, videreutvikling. Introduksjon av formativ vurdering i større skala. Evt. gjennomføring av kompetansehevings opplegg Gevinsttype Ansvar Målbilde (kode) T Inst, Unit, Diku MU1, MU2, MU5, MU6, MU7 O Inst, Unit, Diku MU1, MU5, MU6 O Inst, Unit, Diku MU4, M7 Tjenester og pilotdrift. Full skala drift. O Unit MU1, MU5, MU8 Gjennomføring etter veikart Modernisering opptakssystem (masteropptak) API for SO og NVB Konseptanalyse Planlegging Gjennomføring etter veikart Oppstart masteropptak Gjennomføring m gradvis innføring O Unit, inst. MU1, MU5, MU6, MU8 O Unit MU3, MU6, MU8 T Unit MU3, MU5 11

12 STYRING, FINANSIERING OG ORGANISERING

13 OVERORDNET OPPGAVE- OG ROLLEDELING Strategi og handlingsplan Porteføljestyring, arkitekturstyring Tjenesteoversikt sikre lik forvaltning Prosjektansvar for å etablere nye fellestjenester og plattformer Unit Fasiliterer prosess mot fagutvalg, digitaliseringsstyre og institusjoner Fellesaktørene: Unit, Uninett AS og NSD AS Ved omfattende brukerinvolvering skal gjennomføringsansvaret utøves i samarbeide med en UH-pilotinstitusjon UiO, NTNU, UiB, UiT, andre sektoraktører Avhengig av egne strategier Forvalte etablerte fellestjenester Fellesaktørene: Unit, Uninett AS og NSD AS NTNU, UiO, UiB, UiT (BOTT), OsloMet, andre sektoraktører Ved behov for omfattende brukerinvolvering.

14 FINANSIERINGSMODELL FELLES INVESTERINGER 1. Oppbygning av felles midler Kunnskapsdepartement fellestjenester Fellesaktører Virksomheter NOK NOK NOK Oppbygging og bruk 2. Forvaltning av felles midler Felles midler Finansiering for digitalisering NOK 3. Påfyll felles investeringsmidler Påfyll felles investeringsmidler brukt på tjenesteutvikling gjennom tilkoblingsavgift Anskaffelse eller utvikling av nye tjenester Videreutvikling av eksisterende tjenester Utredninger Planlegging Arkitektur Virksomheter som tar tjenesten i bruk Rollefordeling Unit Lager vedtekter for forvaltning av felles midler Fasiliterer prosessen med beslutningsunderlag for anvendelse (porteføljestyring) Utarbeider forslag til tilbakebetaling for tjenester Utarbeider rapporter på status for tiltak og bruk av midler Digitaliseringsstyret Vedtar tildeling av midler (prosjektporteføljen) Vedtar modell for tilbakebetaling av midler gjennom brukerbetaling som kan variere fra tjeneste til tjeneste Mottar statusrapporter Fagutvalg og tjenestestyrer gir råd før behandling i Digitaliseringsstyret seg på fellestjenester

15 UTKAST TIL PRIORITERTE INITIATIV INITIATIVOVERSIKT

16 UTKAST TIL PRIORITERTE INITIATIV Strategisk satsing Fremtidens læringsprosesser Framtidens læringsprosesser (initiativ U1, U2, U3 og U4) Åpen forskning Åpen forskning (Initiativ F4, F5, F6, F7 og F8) Administrative tjenester: Innsikt og beslutningsstøtte Fundament for mobilitet og deling Informasjonssikkerhet Administrative fellestjenester til UH- sektoren (Initiativ A1-A3, A6) Etablering av tekniske løsninger som muliggjør beslutningsstøtte (Initiativ A5) Infrastruktur for identitet, tilgang og data (initiativ IMD1, IMD2 og IMD3) Forenklet studieadministrasjon og studentopptak (initiativ U5 og U6) Forenkle forskningsadministrasjon (Initiativ F1 og F2) Tilstands- og risikovurdering på sektornivå IS1 Delstrategi og policy for informasjonssikkerhet IS1 Analysesenter for informasjonssikkerhet IS3

17 Plan for arbeidet med handlingsplanen Ferdig Aktivitet Digitaliseringsstyret godkjenner gjennomføringsplanen. Etablert fagutvalg som samarbeidsarenaer for utarbeiding av handlingsplaner Gitt innspill om nye større satsinger innenfor digitalisering i UH/F til statsbudsjettet for Drøftet utkast til handlingsplaner i fagutvalgene, Digitaliseringsstyret og andre relevante fora. Sendt informasjonsbrev om finansieringsmodell til sektoren Innhentet innspill til handlingsplanen fra sektoren (innspillsrunde) Handlingsplanen drøftet i fagutvalg, behandlet i Digitaliseringsstyret Handlingsplanen lanseres på Digitaliseringskonferansen for høyere utdanning og forskning

18 VEIKART VEIKART FOR FREMTIDENS STUDIEADMINISTRATIVE TJENESTER

19 Workshop om fremtidens studieadministrasjon Inviterte studiedirektører og IT-direktører til workshop 1.2 Samarbeid er nøkkelen til gode løsninger Få deres refleksjoner rundt hvilke utfordringer og behov dere har

20 Fremtidens utfordringer og muligheter Vi skal alle få til mer for mindre (ABEreformen) Mange prosesser er fremdeles manuelle Brukernes forventninger er høye Videre samarbeid

21 Vi ønsker deres innspill BEHOV TILTAK SAMARBEID Hvilke utfordringer og behov har institusjonene når det gjelder studieadministrasjon? Hvordan kan utfordringene og behovene dekkes? Hvordan ønsker institusjonene å samarbeide?

22 Hvilke utfordringer og behov har institusjonene når det gjelder studieadministrasjon? OPPSUMERT Hovedtrender: Økte forventninger til funksjonalitet og brukervennlighet for digitale løsninger Økning i studentmassen Endrede studiemønstre, særlig knyttet til livslang læring Større krav til fleksibilitet Økt konkurranse nasjonalt og internasjonalt Fysisk og virtuell mobilitet Mer tverrfaglighet Økning i mangfold i studentmassen Kobling til arbeidsliv/praksis Utfordringer for institusjonene: Håndtering av sensitive data, personvern, Identitetsmestring på tvers Dokumentasjon, opplæring, rollebeskrivelser, standardisering Siloer internt på utdanningsinstitusjoner Mangel på tydelig kommunisert plan for utvikling av FS, for lite forutsigbart Mangel på integrasjoner og APIer Høyt fokus på digitalisering og prosesser, større utålmodighet for nye løsninger Høyere grad av mobilitet og livslang læring Mangel på integrasjon med offentlige tjenester for å unngå flyt av papirer Teknisk gjeld med vedlikehold bremser nyutvikling På kort sikt har institusjonene behov for: God forvaltning av grunndata om studentene Fremtidsrettede tjenester for søkere og studenter Fortsette med standardisering og fellesløsninger for utvalgte prosesser God forvaltning av studentdata gjennom FS Effektivisering, f.eks. gjennom standardisering og robotisering Integrasjoner og APIer Tydeliggjøring av hva FS skal være og hvordan FS skal utvikle seg Bedre styringsinformasjon og enklere rapportering På lang sikt har institusjonene behov for: Felles register for nasjonal identitetshåndtering av ansatte og studenter Digitalisering av alle/de mest sentrale prosessene Effektivisering og forenkling gjennom f.eks AI Integrasjon mot andre offentlige etater På kort sikt har brukerne* behov for: Etablere forum for kunnskapsdeling Mer intuitive systemer med innebygde kontroller Kartlegge hva som trengs av felles regelverk og hvordan fellesregelverk vi allerede har skal tolkes Forenklet brukerhåndtering (IAM) Integrasjoner og APIer Mulighet for helhetlig studieplanlegging Automatisering av prosess, mindre manuelt arbeid På lang sikt har brukerne behov for: Plattform med modulbaserte systemer. Begrenset tilgangsstyring Automatikk, forenkling, standardisering, prosessoptimalisering Harmonisering av regelverk Prediktiv analyse * Med bruker menes studieadministrativt ansatte

23 Hvordan kan utfordringene og behovene dekkes? OPPSUMMERT Dette kan gjøres på kort sikt: Sluttføre påbegynte oppgaver Bedre felles dokumentasjon og opplæringstiltak Identifisere relevante prosesser som skal understøttes, starte med brukerbehov Standardisering av oppgave og prosesser- robotisering Integrasjon mot offentlige registre Integrere masteropptak i samordnet opptak Sikre internasjonale godkjenningsprosesser Forbedre integrasjonsmuligheter, åpne APIer, tilrettelegge for mer selvbetjening Åpne for 3.partsløsninger og deling av egenutviklede løsninger Ekstern evaluering av system, arbeidsformer og samarbeid Tydelig kommunikasjon rundt beslutninger og prioriteringer Nettskjema.no- digitaliseringsløsning for nettskjema Portalløsning for ansatte og studenter Tilby bedre styringsinformasjon, f.eks. samle data fra ulike systemer; kostnadsberegning av studieplass, arbeidsplaner, ressursberegning Kunstig intelligens for å sikre automatisering og integrasjon Dette kan gjøres på lang sikt: Tilgang til rolle på tvers av inst/nasjonalitet Videreutvikle Unit som organisasjon Sikre raske, iterative utviklingsprosesser Utvikle tjenestekjeder på tvers av statlige organer(politiattest, sykemeldinger, standardisering av digital postkasse) Sikre nødvendige regelendring/lovendring Bygge nytt økosystem System for å utvikle moduler/tjenester som flere enn Unit kan levere (andre UH-institusjoner og private leverandører) Utvikle selvbetjeningslønsninger

24 Hvordan ønsker institusjonene å samarbeide? OPPSUMMERT Hvordan ønsker dere å samarbeide for å løse dette? Tydeligere fordeling av ansvar, roller og oppgaver i sektoren Mer dialog mellom studieområdet og IT Færre og mer effektive arbeidsgrupper Transparens og involvering i prioriteringer Åpenhet for å bruke løsninger på tvers Definere student- og ansattreisen Mer top down og mindre bottom up Få på plass tjenestestyring Sikre prosessorientert brukermedvirkning Felles tilgang til hva som finnes av løsninger, produkt, utvikling Gi små institusjoner spillerom for å kunne utvikle raskere Hva skal til for at disse samarbeidene skal fungere godt? Felles forståelse på problemområdene Fokus på studentene ikke egen org Tillit Sektortankegang hos alle Tydelig strategi og prioriteringer Felles kriterier for hva som skal være fellesløsninger, tydelige vedlikeholdsplaner Kommunikasjon og gode prosesser inn mot digitaliseringsstyret og fagrådene Tydelig rolleforståelse (Unit som samarbeidspartner vs leverandør) Mer (topp)lederinvolvering Tettere samarbeid, økt tempo og fremdrift Samarbeid i sektoren om tematikk Gi både store og små institusjoner roller ihht eget utgangspunkt og forutsetninger Har dere innspill til hva Unit bør gjøre for å legge grunnlag for godt samarbeid i sektoren? Rydde opp i arbeidsgruppestrukturen Tydelig formidle innhold i ny organisering Sikre god kobling til IT-avdelingene Fortsette å ivareta felles innkjøp Dele og samhandle på tvers av fagområder Legge opp til korte utviklingsløp, sprinter, med dedikerte eksperter Fasilitere samordning og samarbeid med klare spilleregler Etablere tjenestestyre Trekke inn kompetanse på institusjonene, fremfor å utvikle kompetanse selv Benytte UHR som arena for å diskutere innspill/prioritering Lage og vedlikeholde oversikt over eksisterende samarbeid

25 Innhold Innledning Formål Veikart for fremtidens studieadministrative systemer Prinsipper som skal følges i utviklingen Ressursmessige og økonomiske rammer

26 Innledning Denne foilen må gjennomgås og ferdigstilles. Unit har i samarbeid med sektoren igangsatt et arbeid for å utvikle et veikart for FS. Veikartet som presenteres her er et resultat av en arbeidsprosess i regi av FS-gruppen i Unit. Arbeidet ble startet med en workshop på Gardermoen 1. februar, der IT-direktører og studiedirektører fra FSinstitusjonene deltok. På dette heldagsmøtet ga institusjonene innspill til hvilke utfordringer og behov institusjonene har når det gjelder studieadministrasjon, hvordan utfordringene og behovene kan dekkes og hvordan institusjonen ønsker å samarbeide. I etterkant har det blitt sendt ut en oppsummering av innspillene til samtlige deltakere. Formålet med veikartet som presenteres her er å gi sektoren et felles bilde av planer for videreutvikling av de studieadministrative systemene, og derigjennom sikre transparens og forutsigbarhet for både institusjonene og Unit. Veikartet skal godkjennes av Units Fagutvalg for utdanning, og ligge til grunn for utvikling og prioritering av ressurser de kommende årene. Veikartet vil være førende for Units prioritering av utviklingsressurser innenfor perioden. Det vil bli etablert en prosess for kommunikasjon rundt og revisjon av veikartet. Revisjonen må sees i sammenheng med sektorens budsjettprosess. Veikartet inneholder både tiltak som er finansiert og som mangler finansering. Der det mangler finansiering foreligger det konkrete planer for å sikre midler, som f.eks. søknad om øremerkede midler fra KD. Det må imidlertid tas forbehold om at veikartet må revideres hvis finansiering uteblir.

27 Formål med veikartet Formålet med veikartet er å gi sektoren et felles bilde av planer for videreutvikling av FS og de tilhørende studieadministrative tjenestene (som f.eks. vitnemålsportalen og Gaus), og derigjennom sikre transparens og forutsigbarhet for både institusjonene og Unit. Veikartet vil være førende for Units prioritering av ressurser innenfor perioden.

28 Mål UTKAST Utvikle arbeidslivsportal Implementere arbeidslivsportal Få inn flere datakilder i Vitnemålsportalen Kartlegge fremtidens studenters behov Muliggjøre livslang læring gjennom felles prosesser og dataflyt Legge til rette for fremtidens studenter Legge grunnlag for et helhetlig opptakssystem Fremtidens studieadministrative systemer Klargjøre første versjon av fagskoleopptak Videreutvikle fagskoleopptak Starte kartlegging av felles masteropptak Videreutvikle opptakssystem til å gjelde master Vurdere videreutvikling av betalingsmodul Videreutvikling av eksisterende portefølje Legge til rette for økt internasjonal studentmobilitet Tilgjengjeliggjøre og dele data I tillegg vil følgende oppgaver bli ivaretatt løpende: - Tilfredsstillelse av krav til universell utforming - Oppfylle krav til personvern - Klargjøre FS for håndtering av sensitive data/vurdere egnet løsning - Oppfylle krav i økonomireglementet Omskrivning og prod.setting av EVU-web Systemstøtte for håndtering av studieprogram Nytt saksflytsystem klart til bruk Utvide og implementere vurdering i EpN Vurdere ny undervisningsmodul i FS for alle Vurdere 3.partsløsninger og evnt. spesifisere egne løsninger Kartlegge og standardisere prosesser for studentmobilitet Pilot og implementering av nye løsninger for studentmobilitet Sanere gammel teknologi Utvide FS-APIet etter behov (f.eks. Canvas, BAS, TP) Utvikle felles integrasjonsarkitektur for UH-sektoren

29 Det er oppgaver utover de som fremkommer i veikartet som må ivaretas løpende Tilfredsstillelse av krav til universell utforming Oppfylle krav til personvern Klargjøre FS for håndtering av sensitive data/vurdere egnet løsning Oppfylle krav i økonomireglementet

30 I arbeidet med tiltakene i veikartet vil følgende prinsipper bli fulgt Vi legger brukernes behov til grunn for vårt arbeid Vi legger til rette for modularisering og plattformtekning Vi utvikler selvbetjeningsløsninger der det er mulig Vi legger grunnlag for kontroll på informasjonsmodeller over tid Vi ivaretar alltid krav til informasjonssikkerhet og personvern Vi utforsker ny teknologi der det er hensiktsmessig

31 Tilgjengelige ressurser til utvikling FS har 30 årsverk og av dette går 20 årsverk til brukerstøtte, drift og vedlikehold Kun 10 årsverk kan disponeres til utvikling 25 Fordeling av årsverk til FS Drift Utvikling

32 Veikartet må sees i sammenheng med øvrige styringsdokumenter i sektoren Handlingsplan for digitalisering, med tilhørende initiativbeskrivelser, er førende for innholdet i veikartet Siden Digitaliseringsstyret beslutter handlingsplanen er det naturlig at de også beslutter veikartet, eller angir hvem som skal få myndighet til å gjøre det Før veikartet fremlegges for Digitaliseringsstyret, vil det være naturlig å sende det på høring til Fagutvalg for utdanning, som rådgivende organ overfor digitaliseringsstyret På sikt bør det opprettes et Tjenestestyre, som får ansvar for å utarbeide strategi for de studieadministrative systemene og forvalte veikartet