Forord. Nordhordland Forlag Rolf Svendsen forlagssjef

Transkript

1

2 Forord Hensikten med denne produksjonsmanualen er å veilede brukeren fra «idè til ferdig produkt», og innholdet vil i stor grad være basert på de erfaringer Nordhordland Forlag har høstet gjennom arbeidet med sine Årsrevyer. En slik manual vil aldri bli helt utfyllende. Det vil alltid oppstå problemstillinger underveis som må løses ut fra den enkelte situasjon, men det er likevel et mål at denne produksjonsmanualen skal ta for seg de mest grunnleggende sidene ved produksjonen, og således være et verdifullt verktøy i arbeidet med Årsrevyen. Nordhordland Forlag Rolf Svendsen forlagssjef

3 PRODUKSJONS MANUAL

4 4 Hvorfor Årsrevy Fastsette mål for prosjektet Omfang og innhold i boken Fremdriftsplan Budsjett Organisering av prosjektet Etablering av prosjektgruppe Ansvar og oppgavefordeling Redaktør Ansvarlig for revydel Ansvarlig for faktadel Ansvarlig for produksjon Ansvarlig for salg/distribusjon Prosjektgruppens («daglige») arbeid Intern informasjon Faktadel Hovdeinndeling av faktadelen Kommunedelen Kommunestatistikk Kommunestyret Ledergruppen i kommunen Barnehager og skoler Generell del Lensmannskontor Samferdsel Kirker Regionrådet Været Bibliotek Museum og attraksjoner Lag og organisasjoner Prisvinnere Nye nordhordlendinger Konfirmanter Stortingsrepresentanter Eiendomshandel Register

5 5 Hvorfor Årsrevy? Fastsette mål for prosjektet Målsetting og motivasjon for den enkelte avis vil trolig variere når det gjelder å gi ut en lokal Årsrevy. Målsettingen kan f.eks. være: a) Skrive, og på den måten bli eier av den lokale historien b) Bygge merkevaren som avisen utgjør ved å bruke boken i markedsføringen av avisen. c) Skaffe avisen ennå et ben å stå på rent økonomisk d) Gjenbruk av stoff som har blitt produsert i avissammenheng Alle eksemplene ovenfor er etter vår mening i seg selv gode grunner for å gi ut en Årsrevy. Det geniale med et slik prosjekt er at man oppnår en gjenbruk av det stoffet man alt har samlet inn og brukt i avisen, og at man derfor med en godt planlagt produksjonsflyt kan produsere denne for en relativt billig penge. Uansett hvilken grunn den enkelte avis måtte legge mest vekt på, er det en del grunnleggende problemstillinger man må ta stilling til i startfasen: Omfang og innhold i boken Det første man må ta stilling til er bokens omfang og innhold. Omfanget vil selvsagt være begrenset av ressursene man ønsker å legge i dette målt opp mot hvilke mål man har satt seg når det gjelder salget. I revydelen, vil det være slik at noen måneder vil kreve mer plass enn andre. Dette må man veie opp mot det faktum at det rent produksjonsmessig er lettere dersom man setter av like mange sider til hver måned. Man må videre ta stilling til billedbruk, og hvilke kriterier man skal legge til grunn for utvelgelse av stoff og bilder. «Et bilde sier mer enn tusen ord» heter det, og det er nok også riktig i en slik sammenheng. Nordhordland Forlag har valgt å legge opp revydelen i sine Årsrevyer som en kronologisk gjennomgang av året som har gått. Det er selvsagt mulig å gjøre dette tematisk ut fra de ulike avdelingene i avisen (Nyheter, kultur, sport osv.), men dette vil trolig være langt mer krevende produk-

6 sjonsmessig. En tidlig avklaring av sidetall for boken, og da i form av en sideplan hvor de ulike delene er med, er sterkt å anbefale. Dette gjør den videre fremdrift og produksjon lettere og mer oversiktlig. Fremdriftsplan Man må så tidlig så mulig utarbeide en fremdriftsplan som i detalj fastsetter frister for når de ulike delene av boken skal være ferdig (se eks. på framdriftsplan). Man må (som i avisen) ta utgangspunkt i deadline for når boken må være i salg, og sette frister ut fra dette. Det er viktig å merke seg at trykking, og ikke minst innbinding, er en prosess som krever tid. Trykking og innbinding skjer ofte etter en kø-ordning, og man kan risikere at man mister sin plass i køen dersom deadline ikke overholdes. Dette kan få konsekvenser for levering av ferdig produkt og dermed katastrofale følger for salget. Fremdriftsplanen må ha klare kontroll-punkter som avslører eventuelle avvik, og som i sin tur gir prosjektledelsen mulighet for, på et tidlig tidspunkt å kunne gripe inn dersom avviket kan føre til at man ikke klarer å overholde leveringsfristen som er avtalt med trykkeriet. 6 Milepæler Ansvarlig Januar Febru Mars April Mai Juni Juli August Septem Oktob Novem Desem Ferdig levert til Tine: REVYDELEN Oktober Randi 30.mai November Randi 10.jun Desember Randi 15.jun Januar Arthur 10.jun Februar Arthur 10.jun Mars Arthur 15.jun April Randi 28.jun Mai Arthur 28.jun Juni Randi 05.aug Juli Arthur 30.aug August Randi 15.sep September Arthur 04.okt Innhaldsregister Ørjan Skal gjerast heilt ferdig månadsvis, for å så slått saman til eit stort register slutt dersom dette let seg gjere. bli til FAKTADELEN Ferdig levert Rolf 30.aug Ferdig korrektur Rolf 15.sep STATISTIKKDELEN Ferdig levert Rolf 15.aug Ferdig korrektur Rolf 30.aug ANDRE AKTIVITET. Ferdig omslag Tine 15. aug. MARKNADSFØRING Ferdig salsmatriell Ørjan 07.okt Ferdig bok levert oss Ørjan 21.okt Ferdig salsrunde bokh. uke 43

7 Budsjett Sammen med denne manualen er det utarbeidet et forslag til budsjettoppsett for bokprosjektet. Et viktig element i dette er trykkeprisen. Vedlagt manualen følger en tilbudsforespørsel som inneholder de elementer som er nødvendig for at trykkeriet skal kunne gi et bindende tilbud på trykking og innbinding av Årsrevyen. Dette eksempelet tar utgangspunkt i den siste Årsrevyen som Nordhordland Forlag produserte. Bruker man denne skulle man ikke få noen overraskelser i ettertid. Det kan selvsagt være aktuelt å endre sidetall og f.eks. innbinding i forhold til det eksempelet som er laget, men da kan man be om å få en alternativ pris for dette. 7 Grafisk Form Att: Ann-Kathrin Tungodden AIT Otta AS Dahlemoen Otta Telefon: Telefaks: Bankgiro Postgiro: Foretaksnummer: NO MVA Otta, 14. februar 2003 Tilbud nr. 6508/1-3 PRISTILBUD, «NORDHORDLAND-GULEN» STIVBIND MED SMUSSOMSLAG Vi takker for Deres forespørsel, og har herved gleden av å tilby produksjon av ovennevnte etter følgende spesifika sjoner: Format: 170 x 240 mm Omfang: 232 sider Materiell: -materie: Vi mottar teksten ferdig ombrekt i Quark Xpress med eventuelle illustrasjoner på rett plass. Printutskrift må medfølge. Leveres teksten i annet program enn Quark Xpress, beregnes tillegg. Eventuelt satsarbeid kommer i tillegg. -repro, materie: Eventuell skanning kommer som tillegg. -omslag: Vi forutsetter å motta omslaget digitalt, ferdig ombrekt. Vi lager prøvetrykk. Trykk: -materie: 4+4 -smussomslag: blank PP-folie -forsats: 4+0 Papir: -materie: 115g Gothic Silk -smussomslag: 130g Galerie Art Silk -forsats: 130g Galerie Art Silk Overtrekk: Baladek Prestige Fortezza (Samme overtrekk som ble brukt på fjorårets bok) Hefting: Trådheftet Innbinding: Stivbind Bokpapp: 2 mm Preging: Folietrykk i gull på rygg og forside Klisjéer: Inkludert Smussoms: Smussomslag påsettes Kapitéler: Kapitéler påsettes Pakking: Pakkes i esker à 35 stk. Pris*: Bok som spesif isert over: Tillegg for ytterligere 32 sider 4+4: eks, pr. bok: Pr. følgende bok: *) Prisen over inkluderer kr , - for justering av bilder pga at disse leveres med avisprofil. Tillegget er basert på reelt tidsforbruk til justering ved produksjon av forrige u tgave. Opptrykk uten rettelser: Pris: Bok som spesifisert over: Tillegg for ytterligere 32 sider 4+4: eks, pr. bok: Pr. følgende bok: Vi beklager å meddele at vi ikke kan holde fast pris ut året, da våre papirleverandører legger på sine priser. Pris er eksklusive merverdiavgift, fritt levert 1 adresse Isdalstø. Prisene er faste i 2 måneder, men vi må ta forbehold om endringer i materiellprisene. Eventuelle avvik fra overstående forutsetninger, vil bli fakturert som spesifis ert tillegg.

8 8 Organisering av prosjektet Øverst fra venstre: Randi Bjørlo, Rolf Svendsen, Ørjan H. Olsen og Ann Cathrin Tungodden Etablering av prosjektgruppe Produksjonen av Årsrevyen inkluderer på ulikt vis alle avdelinger i avisen. Det er derfor viktig at man ved sammensetning av prosjektgruppen henter inn personer som med sin kompetanse dekker alle avdelinger/fagfelt. Det mest effektive vil trolig være å ha en prosjektgruppe bestående av fem personer med redaktøren av boken som leder. I tillegg til dette kommer de personer som vil utgjøre redaksjonen for boken.

9 Ansvar og oppgavefordeling Vi har valgt en slik fordeling av ansvar og oppgaver i prosjektgruppen: 9 Redaktør Bokredaktøren har det overordnede ansvar for bokprosjektet. Sentrale arbeidsoppgaver vil være: I samarbeid med de ansvarlige for revy- og faktadel ta avgjørelser knyttet til hvilke saker og faktaområder som skal tas med i boken. Avgjøre hvilke bilder som skal være med - og eventuell størrelse på disse. Avklare opphavsrettslige forhold når det gjelder bilder som blir brukt i boken, samt opplysninger som blir brukt i faktadelen. Ansvarlig for revydel Sentrale arbeidsoppgaver vil være: Organisere produksjonen av revydelen. Fremskaffe grunnlaget for revydelen - både når det gjelder tekst og foto. Sørge for nødvendig korrekturlesing av revydelen. Ansvarlig for faktadel Sentrale arbeidsoppgaver vil være: Innhente faktaopplysninger innen de felt boken skal omhandle. Holde kontakt med de miljøer som kan levere faktaopplysninger. Presentere for produksjonsansvarlig de innsamlede faktaopplysningene. Kvalitetssikre alle opplysninger så langt dette er mulig. Ansvarlig for produksjon Sentrale arbeidsoppgaver vil være: Holde oversikt over den løpende produksjonen, og sørge for at det ikke oppstår flaskehalser. Sørge for at fremdriftsplan blir overholdt og foreslå tiltak dersom det opp står avvik i forhold til denne. Ansvarlig for salg/distribusjon Sentrale arbeidsoppgaver vil være: Utarbeide salgsplan, aktivitetsplan og markedsplan og være ansvarlig for at disse gjennomføres. Holde kontakt med anmeldere, bokhandlere og andre. Ha funksjon som pressekontakt for boken.

10 Prosjektgruppens («daglige») arbeid I en travel avishverdag vil god møtestruktur og riktig tid for møter være viktig. Når de grunnleggende planene er unnagjort og produksjonen er i gang, anbefales det at man har faste tider for møtene f.eks. hver mandag kl. xx.xx. Ved å ha hyppige og heller korte møter, vil det være lettere å holde tråden i fremdriften, og ikke minst få avklart de ulike problemstillingene som dukker opp etter hvert. Til møtene er det greit å få fremlagt det som er produsert til enhver tid (eller deler av dette) slik at man i fellesskap kan ta stilling til innholdet. Muligheten for å få foretatt korreksjoner på et tidlig tidspunkt vil da også være lettere. Intern informasjon Vår erfaring er at den interne informasjonen omkring et slikt prosjekt er svært viktig. God intern informasjon kan hjelpe til at en bl.a.unngår misforståelser, samtidig som man ved å involvere alle ansatte kan utløse en økt motivasjon og et større engasjement for prosjektet. Etter vårt syn er det svært viktig at avisens ansatte føler at de har et eierforhold til boken - ikke minst er dette viktig når boken skal presenteres i markedet. 10

11 11 Faktadel Det naturlige for innholdet i faktadelen er at den inneholder lokale fakta. I utgangspunktet kan denne gjøres svært omfattende, men vi vil anbefale at man begrenser denne noe det første året. Det ligger i sakens natur at første året blir adskillig mer arbeidskrevende enn påfølgende år. Påfølgende år skal tross alt bare oppdateres og påføres siste års data. Første år må man ta stilling til hvor langt tilbake man skal gå for å hente opplysninger. Vi har valgt litt ulikt avhengig av hvor arbeidskrevende det har vært å innhente slike opplysninger. Jo lengre tilbake med går, jo vanskeligere blir det å finne frem til opplysninger som holder tilstrekkelig høy kvalitet. Hovdeinndeling av faktadelen Vi har valgt å dele faktadelen inn i en kommunal del, og en generell del. Grunnen til dette er flere. Årsrevyen dekker flere kommuner. Noen opplysninger går på tvers av kommunegrensene. Noen opplysninger kan ikke relateres direkte til en enkeltkommune. Kommunedelen Hver kommune starter med en side der vi har tatt med generelle opplysninger om kommunen. I tillegg har vi valgt å legge inn kommunevåpen samt et blide eller flere fra kommunen. Av fakta opplysninger har vi med følgende: Kommunestatistikk Statistiske tall for folketall, utdannelse, kommunestyrevalget, barnehager, arbeid/inntekt, helse, sosial og omsorg, kommuneøkonomi. Alle tall sammenlignet med fylket og landet for øvrig. Opplysningene hentes på Statistisk sentralbyrå sin nettside.

12 Kommunestyret Navn og bilde av alle kommunestyrerepresentanter presentert for hvert parti og med partienes logo. Bilder og opplysninger hentes fra avisens arkiv. Ledergruppen i kommunen Bilde av rådmannen og opplisting av ledergruppen. Bilde og opplysninger hentes fra avisens arkiv. Barnehager og skoler Oppstilling over skoler og barnehager i kommunen fordelt på grunnskoler, barnehager, videregående skoler og forlkehøyskoler. Alle skoler/barnehager presenteres med antall elever/barn pr. klassetrinn sammenlignet med året før. Opplysninger hentes inn ved at det blir sendt ut skjema som blir fylt ut av den enkelte skole og barnehage. 12 Radøy Tal elevar/born Tal elevar/born Klassetrinn Grunnskular: Austebygd skule Hordabø skule Manger skule Radøy ungdomsskule Sæbø skule Barnehagar: Austebygd barnehage Bø barnehage Prestmarka barnehage 56 (3-5 år) 56 Prestmarka barnehage avd. 19 (0-3 år) 19 Urhaug Sæbø barnehage Avd. Dale 15 Folkehøgskular: Manger folkehøgskule 55 42

13 13 Generell del Den generelle delen inneholder følgende: Lensmannskontor a)navn og bilde for den enkelte lensmann med opplysninger om ansettelsesdato, samt antall ansatte ved kontoret. b)oversikt over antall justissaker de siste fire årene. Ved innhenting av opplysninger brukte vi et standard skjema som ble sendt alle lensmannskontor. Selve statistikken hentet vi fra avisen som alt hadde hatt denne på trykk Samferdsel a)trafikkutvikling på Nordhordlandsbroen (siden åpningen i 1994) med grafisk presentasjon av trafikk pr. døyn. b)trafikktall for fergestrekningene i distriktet de siste 10 årene med grafisk fremstilling over utviklingen. c)utvikling i kjøretøybestanden fra 1970 frem til i dag for ulike typer kjøretøy. Opplysninger om trafikkutviklingen får vi fra fylket. Utvikling i kjøretøybestanden får vi fra Statens vegvesen/vegdirektoratet. Kirker Presentasjon av hvert prestegjeld med hvilke kirker som hører innunder prestegjeldet og når de ble bygget. Videre er det tatt med hvem som er ansatt i det enkelte prestegjeld og hvilken stilling de har. Opplysninger om kirkene har vi hentet fra Norsk kirkeleksikon, Vanebo forlag. Opplysninger om ansatte hentes fra kirkekontorene.

14 Regionrådet a)bilde av medlemmene i regionrådet. b)kort informasjon om Regionrådets funksjon. c)ansatte i administrasjonen. 14 Opplysninger (og bilde) har vi fått fra Regionrådet. Været Gjennomsnittstemperatur og nedbør for hver måned de siste fire årene. Grafisk fremstilling av dette. Opplysninger hentet fra Det Norske Meterologiske Institutt. Bibliotek Oversikt over bibliotekene i distriktet med filialer, og adresser for disse, samt navn på leder for det enkelte bibliotek. Sendte ut standardskjema til alle bibliotekene. Museum og attraksjoner Her er det laget et utdrag av de viktigste attraksjonene i distriktet, hvor de ligger samt en kort kommentar om hva de består av. Opplysninger hentet fra Reiselivslagets brosjyrer. Lag og organisasjoner Alfabetisk liste over alle lag og organisasjoner presentert kommunevis. Opplysninger hentet fra kulturkontoret i den enkelte kommune. Prisvinnere Navn og årstall for vinnere av ulike priser i distriktet. I de fleste tilfeller har vi gått tilbake til prisen ble gitt første gangen. Oversikten forteller ellers hvem som står som utdeler. Oversikt over kommunale priser hentes fra den enkelte kommune. Andre priser ved direkte kontakt med de som deler ut prisen.

15 Nye nordhordlendinger Bilder hentet fra avisen som har en fast spalte der alle nyfødte er med. I tillegg til bilde er det med navn på foreldre, fødselsdato, vekt og lengde. Hentet direkte fra avisen. Konfirmanter Bilde av alle konfirmantkull i distriktet med navn og konfirmasjonsdato. De fleste bilder er hentet fra avisen, som igjen hadde avtale med en lokal fotograf som leverte disse. Øvrige bilder har vi fått fra private. Stortingsrepresentanter Bilde og navn på stortingsrepresentanter fra distriktet etter krigen. Representantene blir presentert partivis, og har ellers med fødselsår og perioden de var på stortinget (vara eller fast representant). Her måtte vi bruke ulike kilder. Det enkelte fylkesparti, lokale partiveteraner, leksikon, Internett, Stortinget m.m. Problemet i vårt distrikt er at ingen har den fullstendige oversikten. dette gjør selvsagt at man «aldri» kan være sikker på om oversikten er komplett, men på den andre siden gjør dette oversikten i boken mer verdifull. Eiendomshandel Kommunevis presentasjon av all eiendomshandel med opplysning om eiendommens gårds- og bruksnummer, salgspris, kjøper og selger. Opplysningene er hentet fra en fast spalte i avisen, som igjen har kjøpt dette fra Statens Kartverk. Statens kartverk forlanger en ekstra kompensasjon for at disse opplysningene også skal kunne brukes i boksammenheng. Register Registeret inneholder navn og sidehenvisning på alle som er omtalt i boken. Registeret omfatter også faktadelen med unntak av eiendomshandelen. Responsen på registeret har vært svært god, og vi opplever svært ofte at potensielle kjøpere først sjekker om de er med i boken. Registeret er uten tvil med på å øke salget av boken. 15