Drammen, 15. april Nils Fr. Wisløff. Administrerende direktør

Transkript

1 Saksfremlegg Dato Saksbehandler Direkte telefon Vår referanse Arkivkode Harald Noddeland DIPS klinisk IKT Saksnr. Møtedato Styret ved Vestre Viken HF 036/ Utrykt vedlegg: Styresak 77/2010 behandlet i styremøte 23. juni 2010 Trykt vedlegg: Oppfølging av systemansvar for DIPS i VV HF Ingress DIPS er innført som felles elektronisk pasientjournal ved Vestre Viken HF. I denne saken gis en oversikt over aktuelle problemstillinger som har vært håndtert fra oppstart i mai 2010 til i dag, en vurdering av status for DIPS i Vestre Viken HF og en oversikt over planlagte aktiviteter i Forslag til vedtak Styret tar den fremlagte saken til orientering. Drammen, 15. april 2011 Nils Fr. Wisløff Administrerende direktør Vestre Viken HF Postadresse: Telefon: Beøskadresse: c/o Sykehuset Buskerud HF Telefaks: postmottak@sb-hf.no Grønland 32 B Drammen 3004 Drammen Org.nr.: Bankgiro:

2 2 Bakgrunn Pasientjournalen er samlebegrepet for all dokumentasjon som sykehuset har om utredning og behandling av den enkelte pasient. Pasientjournalen omfatter tekstnotater, laboratoriesvar, bilder fra røntgenundersøkelser og ultralyd, dokumenter som viser hvilke legemidler pasienten bruker, svar på ulike spesialiserte undersøkelser og korrespondanse med andre samarbeidspartnere som fastleger og andre sykehus. Tidligere besto pasientjournalen av papirbaserte tekstnotater, utfylte skjemaer og bilder på røntgenfilm. I dag er dette langt på vei erstattet av ulike digitale verktøy i et lukket nettverk i sykehuset. DIPS ASA er den største leverandøren av systemer for elektronisk pasientjournal til sykehusene i Norge. Selskapet har konsern- og rammeavtaler for helseforetakene i Helse Sør-Øst RHF, Helse Vest RHF og Helse Nord RHF (se I Helse Sør-Øst er det et uttalt mål å standardisere IKT-systemene, og de fleste helseforetakene har i dag tatt i bruk programvare fra DIPS. Måten databasene er bygget opp på, hvilken versjon og hvilke moduler som er tatt i bruk varierer derimot fra helseforetak til helseforetak. Arbeidet med å etablere én felles gjennomgående elektronisk pasientjournal i startet umiddelbart etter beslutningen om å etablere helseforetaket Vestre Viken. Det var flere viktige grunner til dette: Felles pasientjournal er en sentral byggestein i bestrebelsene på å få bedre kontinuitet og samarbeid i pasientbehandlingen. Videre var det et behov for å erstatte den programvaren som var i bruk ved Buskerud-sykehusene ettersom dette var en eldre versjon som ikke lenger ble understøttet av leverandøren. Etter omfattende planlegging og opplæring ble DIPS tatt i bruk som felles elektronisk pasientjournalsystem i Vestre Viken HF den 10. mai Grovt sett var det to hoveddeler av DIPS som ble tatt i bruk: a) DIPS pasientadministrativt system som holder orden på pasientens navn, adresse, fødselsnummer, alle kontakter med helseforetaket, timebestilling, ventetid osv., og b) DIPS EPJ som inneholder alle henvisninger, notater, sammendrag osv. for leger og andre behandlere. I tillegg var det en stor omlegging av driftsformen for IKT, ved at driften av serverne ble flyttet fra det enkelte sykehus til ett felles anlegg, og at ansvaret for driften ble overført til Sykehuspartner. Erfaringene fra den første tiden etter oppstart ble lagt frem for styret i Vestre Viken HF 23. juni 2010 (styresak 77/2010). Hensikt med denne saken er å gi en oversikt over: Aktuelle problemstillinger som har vært håndtert fra oppstart til i dag. Vurdering av status for DIPS i Vestre Viken HF. Planlagte aktiviteter i 2011 Fra juni 2010 mars 2011 Systemeierskap systemansvar. Systemeierskapet for DIPS i Vestre Viken HF er delegert fra administrerende direktør til medisinsk fagsjef. Rollen som systemansvarlig er plassert i Senter for ehelse som er en del av Klinikk for intern service. Videre har Sykehuspartner (SP) utpekt en egen tjenesteansvarlig for DIPS i Vestre Viken HF. Det gjennomføres et fast ukentlig møte med systemeier VVHF + systemansvarlig VVHF + tjenesteansvarlig SP. På disse møtene gjennomgås et fast oppsett av indikatorer på driften av DIPS: Antall samtidige brukere Antall epikriser, henvisninger, laboratoriesvar, røntgensvar, patologisvar

3 3 Udefinert arbeidsflyt Saker i kundeservice på DIPS I tillegg gjennomgås planlagte tiltak og uventede driftsforstyrrelser. I perioden fra september til desember hadde systemeier og systemansvarlig i tillegg regelmessige møter med en bredt sammensatt gruppe av klinikere ( tiltaksgruppen ). Disse møtene var verdifulle for diskusjon om prioriteringer og om hvilke tiltak det var størst behov for. Fra mars 2011 er det etablert et journalutvalg for Vestre Viken. Dette utvalget behandler spørsmål relatert til DIPS og andre overordnede spørsmål relatert til elektronisk og papirbasert pasientjournal. Ytelse og responstid. Helt fra oppstarten har for lang responstid vært et dominerende problem, og bidratt til forsinkelser i det kliniske arbeidet. Ytelsesproblemene har oppstått i flere ulike situasjoner; oppstart og pålogging, søk i databasen, utførelse av oppgaver osv. Problemstillingen er sammensatt, og feilsøkingen omfatter både programvaren DIPS, operativsystemet på PCene, nettverksforbindelsene, talegjenkjenning og andre relaterte programmer. En rekke ulike tiltak er gjennomført; det er gjort forbedringer i programvaren, mange eldre PCer er skiftet ut, og det pågår en gradvis utskiftning av operativsystemet fra Windows Vista til Windows Seven. Tiltakene har spesielt vært rettet mot kritiske driftsmiljøer, for eksempel akuttmottak, ekspedisjoner for poliklinikker og ortopedisk avdeling. Et fast sett av tester er utarbeidet for å måle responstid på ulike DIPSoppgaver. Dette målesettet brukes før og etter utskiftning av PC eller programvare for å vurdere effekten av tiltaket. Det er også ønskelig å bruke dette målesettet regelmessig til monitorering av ytelse og responstid for å kunne dokumentere gradvise forbedringer eller forverringer. Tilgangsstyring. Ved innføring av felles elektronisk pasientjournal i Vestre Viken HF ble det også innført et nytt prinsipp for tilgangsstyring kalt beslutningsstyrt tilgang. Utfordringen er å finne en riktig balanse; på den ene siden korrekt skjerming av taushetsbelagte opplysninger, og på den andre siden sikring av at alle behandlere har kjennskap til nødvendige opplysninger. Elektronisk pasientjournal består av en rekke ulike dokumenttyper, for eksempel poliklinikknotat, innkomstnotat, epikrise, sykepleiesammenfatning osv. Brukerne av DIPS er delt i flere roller, for eksempel lege, sykepleier, psykolog eller helsesekretær. For hver enkelt rolle er det tatt stilling til hvilke dokumenttyper denne gruppen skal kunne lese, og hvilke dokumenter de skal ha mulighet for å skrive. Logikken bygger på prinsippet om at den enkelte medarbeider skal ha tilgang til de opplysningene og de dokumentene en trenger i sitt daglige arbeid, men heller ikke mer. I tillegg til styringen av dokumenttypene er det også styring av hvilke pasientjournaler den enkelte rolle har tilgang til. Denne styringen har tre nivåer: a) Implisitt tilgang. Dette er en automatisk åpning av tilgangen til den enkelte pasientjournal basert på en rekke regler. Eksempler på slike regler er: sykepleiere på en sengepost har implisitt tilgang til pasientjournalene til pasientene som for tiden er innlagt ved denne sengeposten, legene har tilgang til pasientene ved egen avdeling fra en ny henvisning er registrert til noen måneder etter utskrivning. Igjen er prinsippet at den enkelte medarbeider skal ha tilgang til de opplysningene og de dokumentene en trenger i sitt daglige arbeid, men heller ikke mer.

4 4 b) Grønnlys. Noen roller har mulighet for tilgang utover implisitt tilgang ved å fylle ut en skriftlig begrunnelse som registreres i DIPS. Et eksempel på slikt behov kan være en forespørsel om tilsyn ved en annen avdeling en der en arbeider til daglig, eller saksbehandling av en klagesak. c) Blålys. Noen roller har mulighet for umiddelbar tilgang til nøkkelopplysninger ved å bruke blålysfunksjonen. Dette er aktuelt i noen øyeblikkelig hjelpsituasjoner eller akutte situasjoner som involverer annet personell enn de som til vanlig håndterer dette. Ved bruk av blålysfunksjonen startes en særskilt logg som gjennomgås etterpå. I hovedsak har tilgangsstyringen av DIPS fungert godt. Det ble i høst gjort noen justeringer av tidsrom for implisitt tilgang etter utskrivning, og for legene er vaktrollen og ordinær rolle slått sammen. Pasientsikkerhet. Viktige spørsmål relatert til pasientsikkerhet er at den enkelte opplysning er korrekt, at meldinger kommer frem til riktig medarbeider og at informasjonen er oversiktlig og lett tilgjengelig. Konverteringen av tidligere journalinformasjon over i DIPS har fungert tilfredsstillende. Et omfattende arbeid er lagt ned i oppfølgingen av meldinger som havner i udefinert arbeidsflyt ; se vedlegg. Arbeidet med å forbedre oversikt og tilgjengelighet til informasjon pågår kontinuerlig, og omfatter både opplæringstiltak, forbedringer i forbindelse med oppgraderinger av programvaren og revisjon av dokumentgrupper og andre lokale innstillinger. I utgangspunktet er innføringen av felles elektronisk pasientjournal i Vestre Viken et fremskritt for pasientsikkerheten sammenlignet med tidligere situasjon med mange adskilte og delvis papirbaserte pasientjournal-systemer. Likevel er det fra flere kliniske miljøer påpekt gjenstår flere utfordringer med hensyn på tilgjenglighet til informasjon i pasientjournalen og støtte til riktig flyt av arbeidsoppgaver. Informasjonssikkerhet. DIPS gir en rekke muligheter for overvåkning og kontroll av informasjonssikkerheten. Utvikling og implementering av felles prosedyrer og rutiner i Vestre Viken HF skjer i et samspill med regionale føringer og fagmiljøet for informasjonssikkerhet i Helse Sør-Øst RHF. Saksbehandling av henvendelser om innsyn i dokumenter eller logg er desentralisert til klinikkene. Teknisk. Den første tiden etter innføring av DIPS i Vestre Viken HF ble dominert av en rekke tekniske utfordringer: Det var mange problemer med oppsett og styring av skrivere; spesielt etikettskrivere som lager merkelapper med pasientidentitet til øvrige papirbaserte skjemaer, armbånd og lignende. Videre var det problemer med samspillet mellom talegjenkjenningssystemet og DIPS, og med integrasjonene med andre kliniske informasjonssystemer. I hovedsak er disse problemene nå løst. En større oppgradering av programvaren til versjon ble gjennomført 10. mars Oppgraderingen medførte tre timer nedetid der DIPS var satt i lesemodus og dokumentasjon gjennomførte ved hjelp av ordinære nødrutiner. Bortsett fra noen problemer med integrasjonen med laboratoriesystemene forløp oppgraderingen uten komplikasjoner.

5 5 Kompetanse. Før oppstart våren 2010 ble det gjennomført et meget høyt antall kurs for å sikre basiskompetanse hos ulike brukergrupper. Etter hvert som mange har fått økte kunnskaper og erfaringer i bruk av DIPS oppstår behovet for mer spesialiserte opplæringstiltak rettet mot bestemte arbeidsprosesser, for eksempel mottak og vurdering av henvisninger, vedlikehold av ventelister, rapportering, koding og så videre. Organisasjonen som skal sikre kompetanse om DIPS er bygget opp av flere nivåer: Superbrukere som gir løpende støtte og veiledning på den enkelte seksjon eller arbeidssted Instruktører som underviser og arrangerer opplæringstiltak. Rådgivere som støtter systemansvarlig med analyser og feilsøking, ledelse av tiltak og så videre (seksjon for e-helse ved IKT-avdelingen) DIPS-gruppen hos Sykehuspartner Økonomi. Innføringen av DIPS medførte forbigående en reduksjon i produktivitet i første rekke ved at virksomheten ved poliklinikkene tok lenger tid enn ved normal drift. I tillegg ble det identifisert en underrapportering av aktivitet. En skjønnsmessig vurdering av påvirkningen på helseforetakets økonomi ble gjort i forbindelse med årsoppgjøret for Vurdering av status for DIPS i Vestre Viken HF i dag. Det er nå snart ett år siden DIPS ble innført som felles pasientjournal i Vestre Viken HF og de første barnesykdommene er overstått. Nåbildet av hvordan DIPS fungerer i dag er summen av bidraget fra mange aktører. Punktene nedenfor gir et overordnet bilde: Sykehuspartner drift: Den tekniske driften ved ny felles driftssentral i Oslo har vært stabil, og det har vært lite nedetid av tekniske årsaker. Sykehuspartner DIPS-forvaltning: Felles tjenesteleverandør for flere helseforetak bidrar til erfaringsutveksling. Sykehuspartner er midt i en krevende omstilling, og sett fra sykehusets side er det fortsatt utfordringer både med kapasitet, kompetanse, analyser, løsningsforslag og gjennomføringskraft. DIPS programvare: Brukergrensesnittet er uoversiktlig og ikke alltid like intuitivt. Tilpasning av oppsett av DIPS ved Vestre Viken HF: Det er ikke godt samsvar mellom oppbyggingen av DIPS som tok utgangspunkt i den geografiske strukturen, og dagens klinikkvise organisering innenfor Vestre Viken. Det gjenstår også mye arbeid på oppdatering av maler for journaldokumenter og utgående brev. Systemeierskap/systemansvar ved Vestre Viken HF: Det er viktig å sikre løpende kontakt både med brukere av DIPS og med Sykehuspartner. Det er utfordrende å frigjøre nok kapasitet og å bringe inn nok kompetanse slik den sentrale DIPS-forvaltningen kan bidra til strategisk endring og utvikling av klinikkenes tjenester Klinikkvis DIPS-organisasjon: Klinikkene har startet etablering av en desentralisert organisasjon som sikrer løpende kjennskap til funksjonalitet og aktuelle problemer. Det er behov for mer fokus på implementering av felles prosedyrer og forbedring av arbeidsflyt. Sluttbrukere: Mange medarbeidere bruker nå DIPS daglig. Videre utfordringer er å sikre basiskompetanse hos nye brukere, og å tilby tilpasset videre opplæring til erfarne brukere.

6 6 Status i dag er at mange brukere uttrykker frustrasjon både over for lav ytelse, høy kompleksitet og mangelfull støtte til videre opplæring og problemløsning. Dette er utgangspunktet for tiltakene nedenfor: Videre tiltak og fokusområder i 2011 Det videre arbeidet med DIPS i Vestre Viken består av to slags aktiviteter: a) Tiltak for å optimalisere funksjonen til de deler av DIPS som i dag er tatt i bruk, og b) Innføring av nye moduler/funksjoner i DIPS Tiltak for optimalisering av DIPS første halvår: Forbedring av ytelse ved gradvis overgang til Windows Seven. Forbedring av infrastruktur ved utskiftning av eldre kabler ved Drammen og Ringerike sykehus. Innføring av en fellesbruker på PC plattform VVHF i begrenset omfang der hvor det er behov for rask pålogging til kliniske systemer. Rydding i rekvirentregister for å øke kvalitet i meldingsflyt og rapportering. Oppfølging av sak om utsending av dokumenter fra DIPS. Oppdatere brukerveiledninger og prosedyrer og overføre disse til ny felles e-håndbok. Tiltak for optimalisering av DIPS første og andre halvår: Meldingsløft. Gjennomføring av elektronisk samhandling med mottak av henvisninger og utsendelse av svar og epikriser til fastlegene. Oppdatering av systemoppsett i overensstemmelse med Vestre Vikens organisering. Dette legger grunnlag for videre arbeid med: o Forbedring av rapporter om aktivitet og kvalitetsindikatorer o Tilgangsstyring tilpasset nytt organisasjonsoppsett o Forbedring av arbeidsflyt o Gjennomgang og forenkling av dokumenttyper og journalgrupper o Kvalitetssikring av brevmaler og innhold Etablering og forankring av sentral kompetanseplan Forbedringsarbeid som har fokus på ansvarsplassering og fordeling av oppgaver mellom Sykehuspartner Systemeier klinikkene VVHF Innføring av nye moduler/funksjoner i DIPS: Elektronisk sykepleiedokumentasjon. Dette er en viktig del i arbeidet med å avvikle papirbaserte arbeidsprosesser. Det gjennomføres en gradvis utrulling ved sengepostene i løpet av Operasjonsplanlegging i DIPS. Denne funksjonen er allerede i bruk ved Bærum sykehus og innføres ved drammen og Ringerike sykehus i løpet av mai Barne- og ungdomspsykiatri. DIPS tas i bruk for dette fagområdet og bruken av BUPdata avvikles. Gamle data konverteres til DIPS. Scanning av gamle papirjournaler ved Kongsberg sykehus. Arbeidet startet i mars Medikasjon. En pilotinstallasjon av DIPS medikasjonsløsning er tatt i bruk ved en avdeling ved Blakstad. Videre utrulling avhenger av samlet strategi for elektronisk kurve i Helse Sør-Øst. En sammenstilling av aktivitetene vises i figur 1 på neste side:

7 7 Figur 1: Oversikt over arbeid med nye funksjoner i DIPS første halvår 2011 Andre fokusområder relatert til DIPS Bruk av DIPS til forskning og kvalitetsregistre Informasjon til pasienter og pårørende om informasjonssikkerhet i pasientjournalen Forberedelser til DIPS 6.0 på ny teknisk plattform Bruk av sanntidsdata til optimalisering av daglig drift visning på oversikttavler og lignende Samspill med tilsynsmyndighet Fylkeslegen som bruker av DIPS. Standardisering av gjenværende papirdokumenter i pasientjournalen ved VVHF Bruk og lagring av multimedia i forbindelse med elektronisk pasientjournal. Bruk av oppslagsverk og beslutningsstøtte i forbindelse med DIPS Konklusjon Vestre Viken kan nå forsiktig bevege seg inn i en fase hvor gevinstrealisering ved innføring av felles pasientjournal er en mulighet. Dette forutsetter fokus på arbeidsprosesser og kontrollert endringsregime for systemene. En videre styrking av området klinisk IKT vil bedre helseforetakets omstillingsevne, og gi muligheter for bedring både av produktivitet, kvalitet og pasientsikkerhet. Dette forutsetter en felles innsats både fra Vestre Viken HF, Sykehuspartner og Helse Sør-Øst RHF.