Praktisk TRF arbeide i klubbenesubject. Work-shop på Distrikts-Opplærings-Samling (DOS) / D2310 av Sverre Bjønnes, leder TRF-komitéen 23.

Transkript

1 Praktisk TRF arbeide i klubbenesubject Work-shop på Distrikts-Opplærings-Samling (DOS) / D2310 av Sverre Bjønnes, leder TRF-komitéen 23. Mars 2014

2 Vårt felles utgangspunkt Hvem er dere? Skal dere og/eller arbeider dere allerede med TRF? Eller er dere bare mere generelt interesserte? Tiden til disposisjon er for kort til å gi dere et «fullverdig» kurs for lang til å «holde en monolog»! TITLE 2

3 Forslag Jeg lager et lite riss om hva vi kan snakke om eller arbeide med Vi tar deretter en liten spørsmålsrunde om hva dere vil Og får vi tid etter det, så kan vi kanskje ta noen praktiske oppgaver som vi kan diskutere i fellesskap TITLE 3

4 Forslag til hva vi kan snakke om Hva kreves for å bli sertifisert? Gjennomgang av Kvalifiseringsseminaret Hva innebærer det å undertegne en MoU? Spørsmålsrunde Hva lurer dere på? Vi gjennomgår et eksempel i fellesskap? TITLE 4

5 Hva kreves for å bli sertifisert? A. Formelle krav: 1. Én, men helst to, medlemmer av klubben må delta på et kvalifiseringsseminar Ink. President, Ink. TRF-leder eller også andre klubbmedlemmer 2. Ha lest igjennom og forstått kravene som TRF stiller i en Memorandum of Understanding (MOU) Altså en gjensidig avtale som forplikter klubben ved undertegnelse. 3. Sertifiseringen må fornyes hvert år TITLE 5

6 Hva kreves for å bli sertifisert? B. Praktiske krav 1. En regnskapsfører 2. De vanlige, praktiske kravene som norsk regnskapsskikk krever 3. Egen, ikke-rentebærende konto for TRF-midler (- først når man skal ha et prosjekt.) TITLE 6

7 Grant management: Sikrer at prosjekter har riktig finansiell kontroll tilfredstiller tekniske standarder møter mottakernes behov når sine mål trygger mottatte midler TITLE 7

8 Vellykkede Grant-prosjekter: dekker lokalsamfunnets behov innebærer hyppig kontakt mellom prosjektpartnerne har en omforent gjennomføringsplan opprettholder god pengeforvaltning er bærekraftige (= Global Grants) TITLE 8

9 Forvaltning Forvaltning er ansvarsfull styring og bruk av grantmidler, som omfatter kontroll ved eller oppdrag gitt av Rotarianere god regnskapsførsel god pengeforvaltning varsling ved uregelmessigheter faste rapporter til rett tid TITLE 9

10 Kvalifiserings betingelsene Gyldig for et Rotary-år Klubb-ansvar for grantmidler Varsle eventuelle interessekonflikter Samarbeid med en hver revisjon Ansvarlig bruk av grantmidler Følge kravene nedsatt i Klubb MOU m/ vedl. TITLE 10

11 Hva innebærer det å undertegne en MoU? Klubben godtar krav til forretningsførsel som er nedsatt av TRF samt tilleggskrav fra Distriktet Man forplikter seg til å følger TRFs policy ved valg av prosjekt Man sikrer mot mis- og feil bruk av tildelte midler Man sikrer at de som håndterer prosjektet har fått tilstrekkelig opplæring og ressurser Hensikten er å etablere gode rutiner som sikrer gjennomføring av et prosjekt Lette en ryddig revisjon og kontroll av et prosjekt TITLE 11

12 MoU og sjekkliste for kvalifisering TITLE 12

13 Prosess 1. Minst (1 til) 2 medlemmer deltar på et TRFkvalifiserings seminar. Fortrinnsvis innk. president og TRF-leder. 2. Klubbens president og innkommende president undertegner Klubb-MOU og returnere skjemaet til leder av TRFkomitéen. 3. Klubben forplikter seg også i forhold til tilleggskravene som er bestemt av distriktet. TITLE 13

14 Gjennomføring og vedlikehold av kvalifikasjonskravene Klubben må: A. Etablere en plan som ved endringer i klubbledelsen, sikrer at informasjon og dokumenter knyttet til kvalifiseringen blir ivaretatt på en betryggende måte. B. Åpne en klubbkonto for hvert prosjekt for grantmidler og oppnevne to klubbmedlemmer til å ha signaturfullmakt iht MOU seksjon 3. TITLE 14

15 Gjennomføring og vedlikehold av kvalifikasjonskravene del II C. Etablere en finansiell forvaltningsplan som omfatter opprettelse og bruk av en standard kontoplan. utbetaling av midler på en forsvarlig måte til rett tid. holde løpende oversikt over inntekter og utgifter. føring av en kassedagbok. innføring av et oversiktlig arkivsystem. TITLE 15

16 Gjennomføring og vedlikehold av kvalifikasjonskravene del III sikre at grant-aktivitetene utføres iht lokale lover og forskrifter. klar beskrivelse av roller og ansvar for rotarianere som forvalter grant-midler utfører månedlig bankavstemninger. - planlegger overføring av ansvar for klubbens grant- konti, ved ev. endringer i administrering av nevnte konti. TITLE 16

17 Gjennomføring og vedlikehold av kvalifikasjonskravene del IV D. Etablere et dokumentog/eller elektronisk arkiv på et egnet sted/måte som er tilgjengelig for rotarianere som er pålagt å ajourholde arkivet samt å lagre alle relevante dokumenter for minimum 5 år (10 år for regnskap m/ bilag) TITLE 17

18 Gjennomføring og vedlikehold av kvalifikasjonskravene del V Dette omfatter original dokumenter knyttet til klubbens ev. District- og Global Grants. Klubb-kvalifikasjons dokumenter. dokumenterte planer og retningslinjer for administrasjon av grantmidler. TITLE 18

19 Gjennomføring og vedlikehold av kvalifikasjonskravene del VI E. Tilfredsstille TRFs sentrale og distriktets lokale rapporteringskrav knyttet til bruk av tildelte grantmidler. F. Varsle umiddelbart ved mistanke om misbruk av grant-midler, til leder av distriktets TRF s underkomité for kontroll. TITLE 19

20 Klubb-kvalifisering og ofte stilte spørsmål TITLE 20

21 Spørsmål 1: Hvorfor må en klubb være kvalifisert for å kunne søke et TRF-Grant? Kvalifisering er en prosess som sikrer at klubbbene har de nødvendige finansielle og regnskapsmessige kontroller på plass til å kunne administrere Grant-midler. En klubb som ønsker å være hovedansvarlig for et Global eller Packaged Grant, må være kvalifisert. Distriktet kan også bestemme at deres klubber må være kvalifiserte for å få del i District Grants. TITLE 21

22 Spørsmål 2: Hvordan blir en klubb kvalifisert? For å bli kvalifisert må en klubb undertenge et Klubb- Memorandum of Understandig (MoU) og sende minst ett medlem til et TRF-Kvalifiserings Seminar, organisert av Distriktet. En klubb må gå igjennom prosessen hvert år for å opprettholde sin kvalifisering. TITLE 22

23 Spørsmål 3: Hvem undertegner MoU en? Hvert års MoU undertegnes av president og innk. president for den aktuelle Rotary-periode. Det betyr at en MoU for perioden , må undertegnes av presidenten for og av innk. president for TITLE 23

24 Spørsmål 4: Når bør et Grant- kvalifiserings-seminar finne sted? TRF anbefaler at et slikt seminar bør holdes i forbindelse med PETS, med Distrikts Opplærings seminar eller med distriktskonferansen. Men Distriktet kan selv bestemme andre tidspunkt (!) Distriktet bør selv være kvalifisert før slike seminarer avvikles. Det anbefales også at distriktet tilbyr flere muligheter til å delta på kvalifiseringsseminarer. TITLE 24

25 Spørsmål 5: Kan et kvalifiseringsseminar ble gjennomført i form av et Web-seminar eller tilsvarende? Inntil videre må deltagerne ta del i et fysiske møte. TRF vil imidlertid reevaluere saken etter oppstart i men foreløpig ikke noen nye opplysninger i saken pr mars 2014 (!) TITLE 25

26 Spørsmål 6: Kan en klubb delta på et kvalifiseringsseminar i et annet distrikt? Ja, hvis distriktet gir sin aksept. TITLE 26

27 Spørsmål 7: Hvem må delta på kvalifiseringsseminarene? Minimum er ett medlem fra hver klubb som ønsker å kvalifisere seg Anbefaling er innk. president og / eller en med ansvar for TRF i klubben Distriktet avgjør selv hvor mange ytterligere som vil bli invitert Distriktet bør oppmuntre alle som er interesserte i TRF-Grant, til å delta TITLE 27

28 Spørsmål 8: Kan et Distrikt komme med tilleggskrav utover MoU en, for at en klubb kan kvalifiseres? Ja, Distriktet komme med sine egne tilleggskrav. Disse må spesifiseres i et eget Addendum til MoU en. TITLE 28

29 Spørsmål 9: Hva slag tilleggskrav kan distriktet stille? Det kan dreie seg om lokale el. nasjonale krav De må være oppnåelige for alle klubber i distriktet, men distriktet bør være tilbakeholden med å «overregulere» (!) Reglene må gjelde samtlige klubber i distriktet. Kravene må ikke konstrueres for å ekskludere enkelte klubber. TITLE 29

30 Spørsmål 10: Hvordan bør distriktet håndtere søknader om District Grant fra klubber som ikke er kvalifiserte? Distriktet kan selv bestemme om de vil bevilge Distgrict Grant til ikke-kvalifiserte klubber. Distriktet er da ansvarlig for bruken av midlene. Ikke-kvalifiserte klubber som ikke følger alle TRF-reglene vedr District Grants, kan sette Distriktets status som kvalifisert Distrikt i fare. TITLE 30

31 Spørsmål 11: Hvem er ansvarlig for Klubb-kvalifiseringen? Det er Distriktets guvernør, innk. guvernør, TRFkomitéens leder og kontrollkomitéen (Stewardship Committee) som holder kontroll over kvalifiseringen av klubbene. TRF-komitéen bekrefter klubbenes kvalifiseringsstatus og svarer på spørsmål fra TRF i den anledning. Distriktet oppbevarer de signerte MoU en og listene over deltagerne fra kvalifiseringsseminarene i sine arkiver. Disse dokumentene behøver ikke å sendes til TRF. TITLE 31

32 Diskusjonseksempler på District eller Global Grants Beklager dårlig oversettelse og tungt språk på de påfølgende sider. Tilgjengelig tid ga ikke rom for mer grundig språkbearbeiding, men oppgavene burde likevel være forståelige. S.B. TITLE 32

33 Liten repetisjon Global Grant prosjekter må være innenfor TRFs 6 fokus-områder: Dessuten økonomisk bærekraftig District Grant bør, men behøver ikke det Hverken fokusområdene Eller bærekraft TITLE 33

34 1. Vann For å skaffe rent vann til barn i 297 (ja, faktisk 297!) landsens skoler og 7 barnehager i Belize, ved å skaffe til veie vann-containere og filtre, gi opplæring om vann-bårne sykdommer samt gi opplæring i bruk og vedlikehold av filtrene. Global Grant? Hvilke av fokus-områdene? Økonomisk bærekraftig? Eller District Grant? TITLE 34

35 2. VTT (Vocational Training Team) til Uganda For å understøtte en landsby i Uganda, ønsker man å sende en VTT fra Norge for i landsbyen å bidra til opplæring i økonomi- administrasjon, utdannelse samt helse. I tillegg ønsker man å sende en VTT fra Uganda til Norge for å få opplæring i vann-administrasjon og kunstig vanning. Global Grant? Hvilke av fokus-områdene? Økonomisk bærekraftig? Eller District Grant? TITLE 35

36 3. Vannrensing i Pakistan Man ønsker å etabler et vannrensningsanlegg i Pakistan. Global Grant? Hvilke av fokus-områdene? Økonomisk bærekraftig? Eller District Grant? TITLE 36

37 4. Helsearbeid i Syd-Afrika Man ønsker å tilby opplæring og utstyr til helsearbeidere og foreldre, slik at det kan utføres en helhetlig behandling ved de fremskutte polikliniske helsestasjonene i Syd- Afrika. Global Grant? Hvilke av fokus-områdene? Økonomisk bærekraftig? Eller District Grant? TITLE 37

38 5. Tilby stipend Man ønsker å tilby et stipend til en student for å studere psykologi i Spania i et år. Global Grant? Hvilke av fokus-områdene? Økonomisk bærekraftig? Eller District Grant? TITLE 38

39 6. Stipend for en Mastergrad Finansiere et stipend for en Mastergrad i spansk, med forskning, studier og faglig fokus på Latin-Amerikans immigrasjon og problemer med henblikk på leseopplæring og grunnutdannelse i et Latin Amerikansk land. Global Grant? Hvilke av fokus-områdene? Økonomisk bærekraftig? Eller District Grant? TITLE 39

40 8. Gymnastikkutstyr til studenter Å skaffe tilveie gymnastikkutstyr til studenter fra finansielt svakt stilte familier, for på den måten å oppmuntre dem til å delta i sportslige og sosiale aktiviteter etter skoletid. Global Grant? Hvilke av fokus-områdene? Økonomisk bærekraftig? Eller District Grant? TITLE 40

41 9. Bekjempe malaria på mali Skaffe tilveie senge-myggnett, legekontroll og medisinering for å muliggjøre begrensning og behandling på Mali. Dessuten opplæring om smittespredning og bruk av sengemyggnettene. Global Grant? Hvilke av fokus-områdene? Økonomisk bærekraftig? Eller District Grant? TITLE 41

42 10. Beskyttelse av barn i Benin Ønske om å heve bevisstheten i Benin om beskyttelse av barn gjennom kursing av lærere og ved å produsere en tegneseriebok om barns rettigheter. Global Grant? Hvilke av fokus-områdene? Økonomisk bærekraftig? Eller District Grant? TITLE 42

43 11. Operasjonsutstyr til India Å skaffe tilveie ortopedisk operasjonsutstyr til sykehus i India. Global Grant? Hvilke av fokus-områdene? Økonomisk bærekraftig? Eller District Grant? TITLE 43

44 12. Utstyr til Uganda Å skaffe tilveie solcelle-paneler, en brønn, en generator, tanker, jordbruksutstyr, frø, møblement og en projektor for å bidra til etablering av en landbruksskole i Uganda. Formål: å trene opp elver pr år. Global Grant? Hvilke av fokus-områdene? Økonomisk bærekraftig? Eller District Grant? TITLE 44

45 End! TITLE 45