Møteinnkalling. Halden kommune. Utvalg: Formannskapet Møtested: Formannskapssalen, Gml. rådhus Dato: Tidspunkt: 16:00

Transkript

1 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Formannskapssalen, Gml. rådhus Dato: Tidspunkt: 16:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf eller til Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 2019/21 PS 2019/22 PS 2019/23 PS 2019/24 RS 2019/5 Innhold U.off Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Statusrapport mars 2019, områdeløft nord PS 2019/25 Økonomirapport februar 2019 PS 2019/26 PS 2019/27 Borgerlig vielse - erfaringer og behov etter ett års kommunalt ansvar. Foreningen Norden - søknad om støtte til Vennskapsbybesøk. 2018/4950 PS 2019/28 Nytt havnekontor 2014/5272 PS 2019/29 Arealplanen - videre framdrift og innretning på arbeidet Side nr. Thor Edquist ordfører 2

3 PS 2019/21 Godkjenning av innkalling PS 2019/22 Godkjenning av saksliste PS 2019/23 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 2019/24 Referatsaker 3

4 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Gun Kleve Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for samfunnsutvikling og kultur Formannskapet 2019/ Kommunestyret Hovedutvalg for plan, teknisk, landbruk og miljø Hovedutvalg for undervisning og oppvekst Utsendte vedlegg Medsaksbehandlere <navn> <adm.enhet> <beskrivelse av bidrag til saken> Statusrapport mars 2019, områdeløft nord Sammendrag av saken: Delprosjekt skole og idrettshall på Os Det ble fattet vedtak i kommunestyret om å kunngjøre anbud. Konkurransen utlyses I henhold til fremdriftsplanen skal tilbudene være evaluert i uke 18. Det vil etter entreprenør er valgt følge en samspillsfase hvor prosjektet optimaliseres ytterligere. Regulering Førstegangsbehandling av reguleringsplanen er utsatt til møtet i HPTLM den Pkt. 10 i vedtak fra kommunestyret «Rådmannen bes gå i dialog med idretten om andre finansieringsbidrag rundt arenaalternativet.» Det legges frem en egen sak for HSK Rådmannen har samarbeidet med idrettsrådet om å utarbeide en preliminær driftsavtale som omhandler drift og administrasjon av ny arena på Os. Man tar sikte på å signere avtalen medio mai Delprosjekt ny svømmehall i sentrum Rådmannen arbeider med oppfølging av vedtak i KS sak 25/ Kommunestyret ber rådmannen om å planlegge for å bygge svømmehallen på St. Joseph kvartalet. 2. Rådmannen kommer tilbake med en økonomisk utredning av 50 meters basseng. Rådmannen legger frem en politisk sak i HSK 27.03, i FO og KS Rådmannen innstiller på å utrede alternativer da det viser seg vanskelig å bygge svømmebasseng på 50 meter innenfor avsatt ramme i økonomiplanen. Byggekostnader basert på erfaringstall fra andre 4

5 prosjekt er vesentlig høyere, og utredning som er gjort knyttet til St. Joseph viser at St. Joseph bør rives og tilstøtende tomt erverves. Dette øker kostandene ved prosjektet ytterligere. Delprosjekt Os allè 3 Storsenteret Driftere av kino har meldt tilbake at 3 saler er minimum hvis det skal være interessant for de å investere til inventar og utstyr. Dette ble vedtatt i kommunestyret i sak 2019/25 den 14.03: Rådmannen fortsetter arbeidet i tråd med vedtaket. Dersom det ikke lar seg gjøre å komme ned på et akseptabelt kostnadsnivå for å etablere kino, vil rådmannen komme med forslag til andre leietakere, det kan for eksempel være kommersielle virksomheter som passer inn i konseptet. Etablering av museum i Fayegården Det settes opp en politisk sak i HSK den som det stod i forrige rapport. Trafikale forhold Det tas som nevnt tidligere opp i reguleringen for ny skole og hall på Os, i tillegg til dette vil rådmannen i løpet av april starte et arbeid rundt trafikale forhold i områdeløft nord generelt. Delprosjekt utendørs møteplasser Planlegging av prosjektet i Busterudparken har startet opp. Kommunens arkitekt lager i disse dager forslag til skisser som skal legges til grunn for anbud. Utforming og plassering skal diskuteres med fylkeskonservator slik at vi sikrer en best mulig løsning med tanke på parkens historiske verdi. Arbeidet med byhage vil starte opp i løpet av sommer/høst I forbindelse med turstien langs Tista så er arbeidet nå i gang. Bildene under viser lekter med utstyr for pæling i elva og pælene som bryggepromenaden skal ligge på. Foto: Henrik D. Meyer, Halden kommune 5

6 Foto: Gun Kleve Ungdomstilbud Kommunens ungdomstilbud er fortsatt under utredning, og i dette vurderes lokalisering, innretning og organisering av ungdomshuset Domino i tråd med verbalvedtak i budsjett for Det er gjort en kartlegging av kommunale og private tilbud, og det jobbes nå med å se på innhold og kvalitet i de kommunale tiltakene. Det er satt av plass i Os alle 3 til ungdomsklubb slik at det er klart dersom resultatet av utredningen sier at det er en hensiktsmessig plassering av Domino. Dokumentet er elektronisk godkjent av: 6

7 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Siri Gundersen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 2019/ Kommunestyret Hovedutvalg for administrasjon Utsendte vedlegg 1 Fellesinntekter februar Fellesfunksjoner februar NAV februar Sentraladministrasjon februar Undervisning og oppvekst februar Kultur februar Helse og omsorg februar Teknisk februar Oversikt pr. enhet februar Eiendom februar 2019 Medsaksbehandlere <navn> <adm.enhet> <beskrivelse av bidrag til saken> Økonomirapport februar 2019 Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: I økonomirapport pr. februar prognostiseres det totalt sett balanse. Det er tidlig på året og prognosene er derfor heftet med usikkerhet. Oppfølging og gjennomføring av vedtatte tiltak blir et av de viktigste oppgavene i driftsåret 2019 slik at vedtatte driftsrammer blir holdt. Rådmannens innstilling: 1. Økonomirapport pr. februar tas til etterretning Saksutredning: Bakgrunn Kommunestyret vedtok i sak PS2018/108 for 2019: 7

8 1. Rådmannen rapporterer i tråd med årshjulet. Det bør etterstrebes å behandle tertialrapporter i hovedutvalg før FO og KS. Det bør hensyntas ved legging av møteplan. Rådmannen vil også i 2019 utarbeide månedlige økonomirapporter i henhold til kommunestyrets vedtak til budsjett for 2017 den sak 2016/144, punkt 3. Tertialrapportene vil være mer 8

9 utfyllende enn månedsrapportene og Rådmannens målsetting er at tertialrapporten skal være en effektiv og komplett rapportering som inneholder alle elementene kommunestyret skal ha tilbakemelding på. Den politiske behandlingen av tertialrapportene vil starte i hovedutvalgene fra og med 1. tertialrapport Rådmannen fremlegger med dette økonomirapport pr. februar Det er tidlig på året og fokus holdes nå på å kvalitetssikre enhetenes budsjett, sikre god periodisering, samt legge et løp for gjennomføring og kvalitetssikring av budsjetterte tiltak. Driftsbudsjettet for 2019 er minst like krevende som det var for 2018 når kommunen skulle dekke inn 45 mkr etter forpliktende plan. Det er budsjettert med en fondsavsetning på nær 40 mkr som skal gå til å bygge opp det generelle disposisjonsfondet og rentefondet. Det er helt essensielt at nevnte fondsbeholdninger bygges opp for å kunne møte fremtidige utfordringer, og ikke benyttes til å øke driftsrammene. I budsjettopplegget for kommunene i 2019 har regjeringen redusert det kommunale skattøret fra 11,8% til 11,5 %. Dette er trolig tenkt som mottiltak for den høye skatteveksten de siste årene knyttet til personlig utbytte sfa tilpasninger til skattereformen. En slik justering representerer en viss risiko for en økonomisk nedside i prognosene. Vurderingskriterier Følgende kriterier anses som vesentlige for vurdering av saken: X Økonomiske forhold Juridiske forhold Personalspørsmål Organisasjonsspørsmål Betydning for næringsutvikling Betydning for miljøet Betydning for eiendomsforhold IKT og innovasjon Forhold som gjelder barn og unge Forhold som gjelder eldre Forhold som gjelder universell utforming Forhold som gjelder folkehelsen Forhold som gjelder samfunnssikkerhet/beredskap Annet: Generelt om de valgte kriteriene: Årsbudsjett, Årsbudsjett, Årsprognose Prognoseavvik Tall i mkr opprinnelig inkl. endringer pr. Februar pr. Februar Fellesinntekter , , ,7 - Fellesfunksjoner -14,4-14,4-14,4 0,000 Sentraladministrasjon 113,0 113,0 112,8 0,185 NAV 60,2 60,2 60,1 0,036 Undervisning og oppvekst 658,0 658,0 658,0 0,023 Helse og omsorg 644,6 644,6 644,5 0,075 Teknisk 88,7 88,7 88,9-0,174 Kultur og idrett 46,7 46,7 46,7 0,000 VAR og Havn Totalt -0,0-0,0-0,1 0,1 Fellesinntekter Statstilskudd Skattetallene for februar 2019 ble presentert 18.mars og viser en samlet økning i primærkommunene på 4,9 % fra samme tid i fjor. Økningen for kommunene er 5,1 %, mens den er 4,6 % for Fylkeskommunene I statsbudsjettet for 2019 er det lagt til grunn en økning på 0,4 % i reell skatteinngang i Veksten hittil i år viser altså en økning som er vesentlig høyere enn det som regjeringen har lagt til grunn for hele året. Selv om dette er en formidabel økning er det alt for tidlig på året til å si noe sikkert om prognosene resten av året. Blant annet bygger skatteinngangen i januar og februar mnd på skatteopplegget for Når skatteopplegget for 2019 slår inn med full effekt fra mars 9

10 mnd vil bildet dermed kunne se helt annerledes ut i det skattøret for 2019 er satt ned fra 11,8 % til 11,5 %. Rammetilskudd og kompensasjonstilskuddet prognostiseres som budsjettert Eiendomsskatt Mandag 25. februar var det møte i EISAK for fastsetting av nye «verk/bruk» takster gjeldende fra En summering av disse vedtakene viser at samlet eiendomsskatt i 2019 for de tidligere verker og bruk reduseres noe under det som ble lagt til grunn i budsjettet. Rådmannen vil likevel avvente en eventuell klagebehandlingsrunde før prognosene på eiendomsskatt eventuelt justeres. Finans Renter knyttet til løpende lån er beregnet og budsjettert ut i fra en antakelse om full gjennomføring av vedtatt investeringsbudsjett, med tilhørende låneopptak 2 ganger i året (juni og november), til en gjennomsnittsrente på 2,2 %. I snittberegningen ligger også renter knyttet til VAR-investeringene. Det er varslet at rentenivået vil stige gjennom 2019, og selv om store deler av renteporteføljen er sikret også gjennom 2019 vil en renteøkning påvirke den delen av porteføljen som ligger i det flytende rentemarkedet, samt den delen av porteføljen hvor låneopptakene ennå ikke er gjennomført og sikret. Det er videre budsjettert med 2 mkr til andre finanskostnader herunder renteutgifter til bruk av trekkrettigheten. Selv om bruken av trekkrettigheten i 2018 var vesentlig lavere enn den har vært de siste årene vil rådmannen avvente utviklingen lenger ut på året før sikrere prognose settes. Budsjettposten er forøvrig redusert med 1 mkr fra 2018 til Fond Den budsjetterte avsetningen til disposisjonsfond på 39,4 mkr opprettholdes i prognosen pr. januar. Det samme gjelder bruk av disposisjonsfondet på 3,1 mkr. Fellesfunksjoner Fellesfunksjonene prognostiseres totalt sett i balanse. Det prognostiseres en noe høyere utgift til AFP, men samtidig lavere utgifter til forsikringspremie enn det som ble lagt til grunn på budsjettidspunktet. Sentraladministrasjon Per februar prognostiseres sentraladministrasjonen et mindreforbruk på 0,2 mkr. Det er kun små mer og mindreforbruk på enhetene innenfor kommunalområdet. NAV Resultatet for februar viser balanse totalt sett, men det er en økning på art bidrag. Årsakene er flere bl.a økte strømutgifter, TV lisens som ble dekket i Februar og som ikke er en del av sosialhjelpssatsen. I tillegg dekkes også utgifter til tiltak som «fra intro til arbeid» og tilskudd til Kirkens bymisjon på denne arten. Undervisning og oppvekst Det er forventet en prognose i balansen og denne er dermed lik som ved forrige rapportering. Det er fortsatt tidlig på året, og det arbeides med kvalitetssikring av enhetenes prognoser. Den økonomiske situasjonen for enhetene er krevende, og det fordrer meget stram økonomistyring fra enhetslederne. Enhetene vil gjennom dette året arbeidet med tiltak i budsjettene. Dette er et krevende arbeid og enhetene har et tydelige begrenset handlingsrom for uforutsette situasjoner som kan kreve noen ekstra former for økonomiske belastninger. 10

11 Kultur og idrett Enheten prognostiserer balanse for Kultursalen rapporterer pr februar et mindreforbruk på omlag 0,3 mill.kr, og er knyttet opp mot hvilke artister som er tilgjengelige. Hovedbiblioteket har et merforbruk knyttet til lønn på omlag 0,6 mill.kr. Årsak til dette ligger i at det ved inngangen til budsjett 2019 ble beregnet feil i budsjettgrunnlaget på lønn ifht permisjoner. Enheten har gjort tilpasninger slik at det pr februar er et mindreforbruk på omlag 0,3 mill.kr. Administrasjonen jobber fortløpende med ytterligere tiltak for å balansere driften. Helse og omsorg Kommunalavdelingen rapporterer om en prognose i balanse for Den økonomiske situasjonen er imidlertid svært krevende. Stadig flere og mer omfattende avlastningsvedtak utfordrer de økonomiske rammene. Dette er kostnadskrevende vedtak uavhengig av om de er i egen regi eller i privat regi. I tillegg er antall pasienter fra sykehuset som trenger bistand fra kommunen økende. Teknisk Rammen for teknisk sektor er i 2019 på 88,6 mill.kr. Rammen for 2018 var på 81,5 mill.kr. og endringene består i hovedsak i en økning på art vedlikehold eiendom på to mill.kr. samt utgifter til brannstasjon på 2,3 mill.kr. Utover det er endringer knyttet til generell lønns- og prisvekst. Det er imidlertid fortsatt tidlig på året og fokus holdes nå på å kvalitetssikre enhetenes budsjett og sikre god periodisering, for utover året å kunne gi gode og realistiske prognoseoversikter. Eiendom Enheten rapporterer pr. februar om et merforbruk på 0,167 mill. kr VAR For VAR forventes balanse innen utgangen av året. Det er imidlertid et underliggende prognoseavvik knyttet til avløpsområdet på 3,7 mkr. Dette skyldes at renter og avskrivninger i 2018 var høyere enn budsjettert, derav ble det brukt mer av fond for avløp enn forventet. I tillegg ble fond for avløp delt i to, et for avløp og et for slam. Dette i henhold til retningslinjene for selvkost. Rådmannen vil jobbe videre med kvalitetssikring av prognosen og vil komme tilbake med eventuelle løsningsforslag i 1. tertialrapport. Bruttolønnsutvikling Tabellen under viser forbruk på fast og variabel lønn under respektive kommunalavdelinger/- områder, og hvordan disse er forbrukt i forhold til periodisert budsjett, samt prognose. Artsgruppe 10 Lønn til fast ansatte, også tillegg som kveld, helg, natt og helligdag. Artsgruppe Variabel lønn som vikarutgifter, ekstrahjelp og overtid. Artsgruppe 70 Fast lønn vedlikehold. (hovedsakelig knyttet til fordelingskapitler) Artsgruppe 75 Lønn Renhold 11

12 Avvik Omr. Artsgr. Artsgrp.navn Akk.regn Budsjett Prognose årsprognose 10 Fastlønn NAV Variabel lønn Sentraladm. SUM NAV Fastlønn Variabel lønn SUM Sentraladm Undervisning og oppvekst 10 Fastlønn Variabel lønn SUM Undervisning og oppvekst Helse og omsorg 10 Fastlønn Variabel lønn Renhold SUM Helse og omsorg Kultur & Idrett 10 Fastlønn Variabel lønn SUM Kultur & Idrett Teknisk 10 Fastlønn Variabel lønn Fastlønn vedlikehold SUM Teknisk Halden Kommune 10 Fastlønn Variabel lønn Fastlønn vedlikehold Renhold Sum Fast og variabel lønn Undervisning og oppvekst Fastlønn: Det er et prognostisert merforbruk på fastlønn som i hovedsak relateres til behov for organisatoriske delinger, samt til oppfølging av enkeltelever. Variabel lønn: Det er et prognostisert merforbruk på variabel lønn. Sykefraværet generere et behov for vikarer som gjør at det blir et merforbruk Helse og omsorg Kommunalavdelingen har enkelte sykepleierstillinger ubesatt som dekkes opp av vikar sykdom. Det er ikke gitt budsjett for å dekke opp fødselspermisjon og prosjektbelastninger hvor driften er videreført for tiltak som vi søker tilskuddsmidler for i Tilskuddsmidler budsjetteres ikke da inntekten ikke er helt sikker, det vil gjøres budsjettendringer når innbetaling av tilskudd er bokført. Kultur og idrett Fastlønn: Merforbruket er knyttet opp til hovedbiblioteket. Årsak til dette ligger i at det ved inngangen til budsjett 2019 ble beregnet feil i budsjettgrunnlaget på lønn ifht permisjoner. Variabel lønn: Merforbruket er knyttet opp til kultursalen som bruker flere ekstrahjelper enn budsjettert. Dette har sammenheng med at de har en ubesatt faststilling. Teknisk Mindreforbruk fastlønn skyldes ubesatte stillinger og ny fordeling lønn mellom kommunale bryggeplasser og havn. 12

13 Merforbruk variabel lønn skyldes i hovedsak overtid Rokke avfallsanlegg og vikar/overtid grunnet vakante stillinger. Overtid Rokke intern-overføres renovasjonsordningen ved årsslutt. *I tabellene over og under viser brutto lønn regnskap mot budsjett. I desember er budsjettet lavt. Dette skyldes budsjettering av premieavvik som føres mot slutten av året. Det samme gjelder avregning av løpende premie. 13

14 Periode 02/19 Regnskap Økonomirapport HK, eks. VAR og Havn Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett, inkl. endring Årsprognose Prognoseavvik Fellesinntekter -239, , , ,7 - Brutto lønn 263, , , ,6-16,4 Refusjoner -5,9-43,0-43,0-49,0 6,0 Netto lønn 257, , , ,6-10,5 Andre utgifter 138,6 836,2 836,2 835,7 0,6 Andre inntekter -68,7-590,7-590,7-600,7 10,0 Totalt 87, ,1 0,1 Likviditet Ubrukte lånemidler er inkludert i grafen ovenfor. Det er ikke tatt opp nye lån siden november og desember Størstedelen av dette ble brukt til å finansiere investeringsregnskapet for 2018, men det er likevel nær 127 mkr i ubrukte lånemidler ved utgangen av februar Dette må sees opp i mot fremdriften innenfor investeringsprosjekt de første månedene av feb.18 mar.18 apr.18 mai.18 jun.18 jul.18 aug.18 sep.18 okt.18 nov.18 des.18 jan.19 feb.19 Ubrukte lånemidler andre* 30,7-22,2-57,4-127,1-151,54 7,6-1,3-45,8-102,8 112,8 146,9 117,3 106,6 Ubrukte lånemidler startlån 3,5 3,5 3,5 24,2 27,8 16,9 16,7 14,7 26,7 26,7 19,3 19,3 19,3 Ubrukte lånemidler havn 1,3 1,3 1,3 1,3 1,3 1,3 1,3 1,3 1,3 1,3 1,3 1,3 1,3 Sum 35,5-17,3-52,6-101,6-122,5 25,7 16,6-29,8-74,8 140,8 167,5 137,9 127,2 Grafen nedenfor viser likviditetstrekk korrigert for ubrukte lånemidler. Gjennomsnittlig likviditetstrekk for februar 2019 korrigeres fra 113,6 mill.kr til -13,6 mill.kr hvis man hensyntar ubrukte lånemidler på 127,2 mill.kr. 14

15 Dokumentet er elektronisk godkjent av: <Sett inn navn på den eller de som har dokumentert godkjenning av saken i ephorte eller slett denne linja> 15

16 Fellesinntekter Periode 02/19 Regnskap hittil Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett, inkl. endring Årsprognose Avvik Rammetilskudd Skatt inntekt/formue Skjønnstilskudd Kompensasjonstilskudd Sum statstilskudd Eiendomsskatt "Verk og bruk" Eiendomsskatt "Annen fast eiendom" Sum eiendomsskatt Renter løpende lån Renter formidlingslån Renter driftskonto Andre finanskostnader Avdrag lån Sum finansutgifter Renter bankinnskudd Renter utlån Utbytte fra selskaper Sum finansinntekter Andre inntekter Sum motpost avskrivninger/ andre inntekter Underskuddsinndekning Avsetning til/bruk av bundne fond Avsetning til disposisjonsfond Bruk av disposisjonsfond Sum disposisjoner Sum fellesinntekter

17 Fellesfunksjoner 02/19 Regnskap Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Fellesfunksjonene prognostiseres totalt sett i balanse. Det prognostiseres en noe høyere utgift til AFP, men samtidig lavere utgifter til forsikringspremie enn det som ble lagt til grunn på budsjettidspunktet. Brutto lønn: Brutto lønn prognostiseres til et merforbruk på 0,2 mkr. Hovedsakelig sfa noe høyere AFP enn budsjettert Refusjoner: Ikke aktuelt for dette området. Andre utgifter: Prognostiseres til et mindreforbruk på 0,41 mkr. Det er flere mindre positive og negative avvik på dette området, men hovedsakelig skyldes det lavere utgifter til forsikringspremie enn budsjettert. Andre inntekter: Prognostiseres til en mindreinntekt på 0,2 mkr. Hovedsakelig skyldes dette en lavere internoverføring av egne OU-midler enn budsjettert 17

18 NAV Regnskap Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett Årsprognose Prognose avvik 02/19 Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Resultatet for februar viser balanse totalt sett, men det er en økning på art bidrag. Årsakene er flere bl.a økte strømutgifter, TV lisens som ble dekket i Februar og som ikke er en del av sosialhjelpssatsen. I tillegg dekkes også utgifter til tiltak som «fra intro til arbeid» og tilskudd til Kirkens bymisjon på denne arten. I februar ble det igangsatt nye «Navigeringskurs» for unge under 30 år. Alle nye blir invitert til møte for å få info om det å være arbeidssøker og hvordan registrere sin CV. Fra intro til arbeid, et samarbeidsprosjekt mellom HAV (Halden Arbeid og Vekst og NAV- Halden. Antall deltagere I prosjektet har vært ca 20 siden oppstarten. Pr er det 20 aktive deltagere på kurset, men det er gjort avtale om en økning til 22.. Så langt er det 30 deltagere som er, eller har vært, aktive deltagere i et opplegg som vi ser fører til arbeid og utdanning for flere etter endt introduksjonsprogram. Praksisplass: Av de 30 deltagerne er det 22 som er, eller har vært på praksiplass både i kommunalregi og hos private arbeidsgivere. Avsluttet: Så langt er 8 deltagere avsluttet. Ordinært arbeid uten bruk av lønnstilskudd 5 Utdanning egenfinansiert 1 Tiltak i regi av NAV 1 Annet, ingen aktiv løsning 1 Eksempel på praksisplass : En person har gjennomført praksisplass hos firma GG, har bestått maskinførerbevis og skal gjennomføre obligatoriske kjøretimer hos GG for deretter å ta oppkjøring på gravemaskin. Etter det er det store muligheter for lønnet arbeid. Næringslivet i Halden er svært positive til å ta imot personer på praksisplass som kommer rett fra intro og over I dette prosjektet. Det er flere lignende eksempler på at våre deltagere kommer seg over I lønnet arbeid og ved deltagelse i arbeidslivet får de også forbedret sine 18

19 norskkunnskaper. Mottak av flyktninger. Det er vedtatt at Halden kommune skal bosette 12 personer iløpet av Vi venter nå på anmodninger utover våren. Det er fremdeles uvisst om vi får enslige eller familier. Vi vet helle rikke nasjonalitet. Sosialhjelp I februar har det vært jobbet med forberedelser til endring av satser for familier med barn. Det er statens satser som er lagt til grunn for sosialhjelpen til barnefamilier. Denne endringen skjer fra den HIØ(høyskolen i Østfold) Velferdspiloten og Halden kommune har søkt om forskningsmidler til dette tverrfaglige prosjektet som Halden kommune deltar i. I regi av piloten er det også søkt om midler til utvikling av de sosiale tjenester i et tverrfaglig samarbeid av tjenester i kommunene. Kommunale måltall Snitt 2019 januar februar KVP Mottakere u 30 år Antall totalt KVP Mottakere u 30 år Mottakere forsøgelse under 18 år Antall totalt Langtidsmottakere mer enn 26 uke Mottakere forsøgelse under 18 år Langtidsmottakere mer enn 26 uke 19

20 Stønadstype Husleierestanse Strømrestanse Midlertidig bolig Snitt 2019 jan feb Midlertidig bolig Strømrestanse Husleierestanse Det er en økning i utgifter til midlertidige boliger. Som tidligere beskrevet er det behov for midlertidige boliger til personer som har vanskeligheter med å bo og beholde egen bolig. I de fleste tilfeller er det personer med utfordringer innenfor rus/psykiatri. 20

21 Sentraladministrasjon Sentraladministrasjon 02/19 Regnskap Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Per februar prognostiseres sentraladministrasjonen et mindreforbruk på 0,2 mkr. Det er kun små mer og mindreforbruk på enhetene innenfor kommunalområdet. Brutto lønn: Det prognostiseres et mindreforbruk på 0,2 mkr, som skyldes ett noe lavere forbruk på en enhet sfa. langtidsfravær uten innsettelse av vikar. Refusjoner: Det prognostiseres tilnærmet balanse for 2019 Andre utgifter: Det prognostiseres et merforbruk på 0,01 mkr som skyldes flere mindre justeringer innenfor rammene på sektoren. Andre inntekter: Det prognostiseres en mindreinntekt på 0,01 mkr som skyldes flere mindre justeringer innenfor rammene å sektoren. 21

22 UNDERVISNING OG OPPVEKST TOTAL 02/19 Regnskap Opprinnelig budsjett Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Det er forventet en prognose i balansen og denne er dermed lik som ved forrige rapportering. Det er fortsatt tidlig på året, og det arbeides med kvalitetssikring av enhetenes prognoser. Den økonomiske situasjonen for enhetene er krevende, og det fordrer meget stram økonomistyring fra enhetslederne. Enhetene vil gjennom dette året arbeidet med tiltak i budsjettene. Dette er et krevende arbeid og enhetene har et tydelige begrenset handlingsrom for uforutsette situasjoner som kan kreve noen ekstra former for økonomiske belastninger. Brutto lønn: Fra forrige måned har merforbruket sunket med ca.2 mkr. Dette relaterer seg hovedsakelige til skolene. Enhetene skal arbeide med tiltak i sine respektive budsjetter gjennom inneværende år og dette arbeidet følges nøye. En ser fortsatt at noen enheter har utfordringer knyttet til ekstra tiltak sett mot elevsituasjoner som bidrar til behov for vikar og ekstrahjelp for kortere eller lengre perioder. Sent på høsten 2018 tok kommunen inn barna som stod uten plass. Dette har ført til behov for økt bemanning som har resultert i økte lønnskostnader. Refusjoner: Siden forrige rapportering har sykefraværet vært på et relativt høyt nivå. Dette har bidratt til at merinntekten på refusjoner har økt siden forrige rapportering og utgjør nå ca. 3,46 mkr. Netto lønn: Rapporten viser at det er et prognostisert et merforbruk på ca. 5,5 mkr. på netto lønn. Se forklaring ovenfor. Andre utgifter: Det er et prognostisert mindreforbruk på 3,1 mkr. I hovedsak relaterer dette seg til et mindre tilskudd til de private barnehagene enn budsjettert. Dette er en nedgang siden forrige rapportering, noe som i hovedsak skyldes tilskudd til pedagognorm som ikke var hensyntatt i prognosen for januar. Andre inntekter: Det er prognostisert at en vil få inn noe mer på refusjoner og statlige overføringer enn budsjettert. Prognosen peker på en prognostisert merinntekt på ca.2,3 mkr. og dette er en liten oppjustering i forhold til forrige måneds prognose. 22

23 Kommunalavdeling kultur og idrett KULTUR 02/19 Opprinnelig Regnskap budsjett Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Enheten prognostiserer balanse for Kultursalen rapporterer pr februar et mindreforbruk på omlag 0,3 mill.kr, og er knyttet opp mot hvilke artister som er tilgjengelige. Hovedbiblioteket har et merforbruk knyttet til lønn på omlag 0,6 mill.kr. Årsak til dette ligger i at det ved inngangen til budsjett 2019 ble beregnet feil i budsjettgrunnlaget på lønn ifht permisjoner. Enheten har jort tilpassninger slik at det pr februar er et mindreforbruk på omlag 0,3 mill.kr. Administrasjonen jobber fortløpende med ytterligere tiltak for å balansere driften. Brutto lønn: Prognoseavvik på lønn er knyttet opp til positivt avvik på lønn for kulturadministrasjonen, kultursalen. Disse har et samlet mindreforbruk på omlag 0,2 mill.kr. Hovedsakelig er det positive avvike knyttet til vakanser ved brygga kultursal og vakant 50% stillinig i kulturadministrasjonen. Enheten har negativt avvik på lønn på omlag 0,1 mill ved fengselsbiblioteket og 0,6 mill.kr ved Hovedbiblioteket. Refusjoner: Enheten har høyere fravær enn budsjettert. Netto lønn: Se Bruttolønn Andre utgifter Enheten prognostiserer et mindreforbruk på om lag 0,7 mill. kr. Dette er hovedskelig knyttet til Bryggakultursal og Hovedbiblioteket. Administrsasjonen arbeider med ytterligere tiltak knyttet til Hovedbiblioteket for å veie opp for feil budsjettert lønn. Andre inntekter: Enheten prognostiserer lavere inntekt på omlag 0,1 mill.kr totalt for enheten. Det er hovedsakelig knyttet til Brygga kultursal der inntektene er prognostisert med omlag 0,6 mill. kr. mindre enn budsjett. Sum område: Det er fremdeles tidlig i 2019 og enheten arbeider kontinuerlig med å holde kontroll på kosnader og utgifter. 23

24 Kommunalavdeling Helse og omsorg Periode 02/19 Regnskap Oppr.BUD Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Kommunalavdelingen rapporterer om en prognose i balanse for Den økonomiske situasjonen er imidlertid svært krevende, noe som vil bli nærmere beskrevet nedenfor. Brutto lønn: Merforbruk på 7,081 mill. kr. referer seg til sykevikarer, vikarer for å dekke opp fødselspermisjon og prosjektbelastninger hvor driften er videreført for tiltak som vi søker tilskuddsmidler for i Tilskuddsmidler budsjetteres ikke da inntekten ikke er helt sikker, det vil gjøres budsjettendringer når innbetaling av tilskudd er bokført. Refusjoner: Sykefraværet har vært høyere enn anslått i årets første måned. I tillegg kommer inntekter fra fødselspenger da utgift og inntekt ikke er budsjettert. Det foretas løpende vurderinger i forhold til utviklingen av sykefraværet i kommunen og endringer i refusjoner vil forekomme. Netto lønn: Netto lønn viser et merforbruk på 4,443 mill. kr. Andre utgifter: Merforbruk er på 1,681 mill. kr, men det er stor usikkerhet rundt følgende: Overliggerdøgn: Starten på året har vært utfordrende i forhold til å ta imot alle pasienter som var besluttet utskrivningsklare fra sykehuset. Presset på kommunens institusjonsplasser er svært høy. Det er stort belegg av pasienter med langtidsvedtak på korttidsplassene, noe som gir et ytterligere press på korttidsplassene. Overflyttingen av flere avdelingen til Bergheim medfører også at fra slutten av februar ble inntak av pasienter på Bergheim omsorgsboliger stanset, noe som midlertidig reduserer kapasiteten på langtidstilbud til demente. Personer med behov for denne typen plasser ivaretas på annet nivå inntil Bergheim bo og aktivitetssenter er tatt i bruk. Dette har for februar også i noen grad påvirket vår kapasitet til å ta i mot pasienter fra sykehuset, og at noen flere ligger på korttidsplass i påvente av langtidsplass. Sykehuset er varslet om dette. Vedtak om avlastning i institusjon og BPA- vedtak har endret seg gjennom fjoråret og særlig siste del av Det er i budsjett tatt høyde for en viss økning innenfor avlastning for nye brukere, men det knytter seg stor usikkerhet til denne posten, da noen få nye brukere/ endringer i behov for store økonomiske utslag. Det er suksessivt jobbet for at personer med store avlastningsvedtak har fått bolig med bistand tilknyttet boligen, men likevel øker kostnadene til privat avlastning. Dette skyldes 24

25 flere forhold. Det er kommet vedtak fra fylkesmann som medfører utøkt avlastning for eksisterende brukere, samt tildeling av store BPA vedtak. Andre inntekter: Merinntekt på 6,142 mill. kr. skyldes i det vesentligste følgende forhold: Tilskuddene det knytter seg usikkerhet rundt er i det vesentligste ikke budsjettert og medfører positive avvik på budsjett når søknaden får medhold. Kommunalavdelingen har fokus på å søke tilskudd for å kunne ivareta et godt tilbud til brukerne, og er en del av inntektsoptimaliseringsarbeidet. Statsbudsjettet legger videre opp til flere ordninger hvor kommunene stimuleres til å komme opp med ulike typer tjenester, kompetanseheving eller satsninger ved å gi midlertidige tilskudd. Innvilgede søknader vil fortløpende tas inn i prognosen for året. Tilskuddene er vi forpliktet til å benytte til de omsøkte formål, og medfører også en utgiftsside. Det er usikkerhet rundt avregning av ressurskrevende brukere, det utarbeides et grunnlag for 2018 som skal sendes revisjon innen 1. mars og frist for å sende inn krav til Helsedirektoratet er 3. april. Utfordringsbilde: Stadig flere og mer omfattende avlastningsvedtak utfordrer de økonomiske rammene. Dette er kostnadskrevende vedtak uavhengig av om de er i egen regi eller i privat regi. I tillegg er antall pasienter fra sykehuset som trenger bistand fra kommunen økende, og i et slikt omfang at tjenestene ikke er dimensjonert for å håndtere økningen. Kommunen ser en økning i personer med store pleie og omsorgsbehov og det gjøres arbeid med å analysere hva årsaken kan være. En av årsakene kan være en markant økning av personer over 67 år de siste årene. Det totale trykket på kommunalavdelingen er stor, og det er utfordringer med å klare alle oppdrag innenfor budsjetterte rammer. Nye arbeidsmåter og innovasjon i utførelse av tjenesteleveranse vil være stadig viktigere i tiden fremover. Tiltak for å dekke avvik: Kommunalavdelingen rapporterer om en positiv prognose. 25

26 Kommunalavdeling Teknisk 02/19 Regnskap Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Rammen for teknisk sektor er i 2019 på 88,6 mill.kr. Rammen for 2018 var på 81,5 mill.kr. og endringene består i hovedsak i en økning på art vedlikehold eiendom på to mill.kr. samt utgifter til brannstasjon på 2,3 mill.kr. Utover det er endringer knyttet til generell lønns- og prisvekst. Det er imidlertid fortsatt tidlig på året og fokus holdes nå på å kvalitetssikre enhetenes budsjett og sikre god periodisering, for utover året å kunne gi gode og realistiske prognoseoversikter. Avvik så langt i 2019 kommer av Utgifter utover prognose på vintervedlikehold, samt avregning på strøm. Videre periodisering vil kunne endre dette bildet noe. Brutto lønn: Positivt avvik pr februar. Tallene kvalitetssikres og periodiseres ytterligere i det videre arbeidet. Refusjoner: Tilsvarende balanse pr februar. Teknisk hadde i 2018 et sykefravær på 4,9%, og hadde pr januar et sykefravær på 2,9%. Det forventes ikke store refusjoner i 2019 og budsjettposten er noe redusert. Netto lønn: Positivt avvik pr februar. Se over. Kun mindre avvik i enhetene. Et årsverk foreløpig ikke besatt i Miljø- og landbruk Andre utgifter: Avvik pr februar som i hovedsak skyldes utgifter utover prognosen for vintervedlikehold og strøm Det er imidlertid for tidlig å si om prognosen. Fokus er på å kvalitetssikre tallmaterialet og få et godt utgangspunkt for videre prognosearbeid. Andre inntekter: Balanse på 0,174. mill.kr Sum område: Viser til kommentarer over 26

27 VAR 02/19 Regnskap Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: For VAR forventes balanse innen utgangen av året. Det er imidlertid et underliggende prognoseavvik knyttet til avløpsområdet på 3,7 mkr. Dette skyldes at renter og avskrivninger i 2018 var høyere enn budsjettert, derav ble det brukt mer av fond for avløp enn forventet. I tillegg ble fond for avløp delt i to, et for avløp og et for slam. Dette i henhold til retningslinjene for selvkost. Rådmannen vil jobbe videre med kvalitetssikring av prognosen og vil komme tilbake med eventuelle løsningsforslag i 1. tertialrapport. Fondsutvikling Vann Avløp Slam Renovasjon Saldo IB Prognose Prognose UB

28 Opprinnelig Med endr. Avvik Regnskap pr. Budsjett Budsjett Prognose pr. Februar Enhet Februar Fellesinntekter Fellesfunksjoner NAV Rådmannen IT Avdeling for Samfunnsutvikling Avdeling Økonomi Personal & Organisasjon Sum sentraladministrasjon Kulturadministrasjon Ungdomstilbud Remmen/Kultursal Tilskudd Bibliotek/Kulturskole/Frivilligsentral Sum Kultur & idrett Kommunalteknikk Plan og Miljø Brann Rokke avfallsanlegg Kommunale bryggeplasser Kommunalsjef Teknisk Sum Teknisk Felles grunnskoletjenester Tistedal Skole Berg skole Gimle skole Hjortsberg skole Låby skole Os skole Prestebakke skole Kongeveien skole Risum skole Rødsberg skole Strupe skole Halden kompetansesenter PPT Barnehagene felles/private Bergknatten barnehage Bjørklund barnehage Karrestad barnehage Stangeløkka barnehage Brekkerød barnehage Isebakke barnehage Familiens hus administrasjon Barneverntjenesten Helsesøstertjenesten Sum Undervisning og oppvekst Helse og omsorg Sykehjem Omsorgsboliger Bo og miljøarbeidertjeneste Hjemmesykepleien Koordinerende fellestjenester Rus og psykiatri Halden helsehus Sum Helse og omsorg T O T A L T Vann Avløp Renovasjon Feiervesen Havn VAR og Havn

29 Avdeling drift og vedlikehold Eiendom 02/19 Regnskap Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Eiendomsavdelingen har ansvar for FDVU (forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling) av kommunens egen bygningsmasse, samt bygninger som leies av HKP totalt ca m2 (inkludert Bergheim). Avdelingen vil etterhvert øke dette arealet med m 2 gjennom leie av Halden Storsenter. Total: Enheten rapporterer pr. februar om et merforbruk på 0,167 mill. kr. Brutto lønn: Merforbruk 0,040 mill. kr. Refusjoner: Mindreinntekt 0,025 mill. kr. Netto lønn: Merforbruk 0,065 mill. kr. Andre utgifter: Prognostisert merforbruk på ca. 0,050 mill. kr skyldes i hovedsak renhold på Risum. Deler av dette refunderes fra Østfold Fylkeskommune. Budsjett til eiendomsavdelingen er i stor grad preget av faste avtaler på husleie. I tillegg er det her hovedsakelig budsjettert med midler til strøm, kommunale avgifter, renhold samt serviceavtaler, heisanlegg/ ventilasjonsanlegg/brannvarslingsanlegg/el-anlegg. Andre inntekter: Prognostisert mindreinntekt pr. februar på ca. 0,051 mill. kr skyldes forventet reduksjon i festeavgifter. Her er det hovedsakelig budsjettert med festeavgifter, leieinntekter (hovedsakelig for Ishallen og Risum) samt at investeringsprosjekt blir belastet med de timer prosjektledere bruker på større investeringsprosjekt (disse vises som inntekt i regnskapet). Sum område: Totalt negativt avvik på 0,167 mill. kr. Tiltak for å dekke avvik: Avvik forsøkes dekket i enheten evt. i teknisk som helhet. 29

30 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: F / Sven Stranger Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 2019/ Kommunestyret Utsendte vedlegg Medsaksbehandlere <navn> <adm.enhet> <beskrivelse av bidrag til saken> Borgerlig vielse - erfaringer og behov etter ett års kommunalt ansvar. Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Rådmannens innstilling: 1. Gebyrene for borgerlige vielser endres slik: Gebyr helt utenbys boende ektepar: ned fra til Gebyr for vielse utenfor kommunens faste tider og steder (inkl. også begge deler): ned fra til Kommunestyret oppnevner i tillegg som nye vigslere: Caroline Stalder Hansen og Kristian Marhaug Saksutredning: Halden kommune overtok ansvaret for borgerlige vielser fra domstolen Halden tingrett fra Halden kommune avviklet i 2018: 32 borgerlige vielser. Antallet har da gått noe ned fra domstolens siste år med vigsler 2017: 39 vielser. Lokalitetsmessig har vielsene først blitt foretatt i Fredrik 3, hall, Fredriksten festning (gjennom at kommunen leide seg inn her), og fra september 2018 i Gamle Rådhus, møterom Fredrikshald (gml. formannskapssal). 30

31 Vårt inntrykk er at brudefølgene har vært meget godt fornøyd med den høytidelige rammen rundt denne familiebegivenheten vi har forsøkt å skape både oppe på festningen, og nå som fast ordning i gml. formannskapssal. Erfaringen til nå tilsier dog at vi ønsker å øke antallet kommunalt ansatte vigslere noe, og med bedre kjønnsbalanse, samt basert på erfaring - å justere det vedtatte gebyrregulativ noe ned. Gebyret: På kommunens hjemmeside finner man bla. følgende informasjon: Ønsker dere andre løsninger? Etter nærmere avtale mellom kommunens vigslere og brudefolkene kan kommunal vigsel utføres på andre steder og til andre tider om det passer for vigsleren. Vi gjør oppmerksom på at brudeparet da må betale et gebyr for de merkostnader et slikt ønske medfører. Hva koster det? Det er gratis å gifte seg borgerlig i Halden hvis minst en av brudefolkene er bosatt i Halden og man velger standard løsning. For brudepar som ikke er kommunens egne innbyggere koster det kroner å gifte seg i Halden. Dette gjelder ved valg av standard løsning. Ønsker man å gifte seg et annet sted eller en annen tid enn hva som er standard koster dette også inntil kroner. Det skal dekke kommunens ekstrautgifter. Det gjelder uansett om man er innbygger i Halden eller ikke. Et utenbys brudepar som ønsker å gifte seg på et spesielt sted eller en annen tid, må dermed beregne en kostnad på inntil kroner. Basert på vår driftserfaring nå ser vi at de få utenbys boende brudepar som har ønsket å vie seg i tillegg lørdag eller annet sted viker noe tilbake for å betale kr for det. Dette er jo ofte unge mennesker som er født og oppvokst i Halden, men som har flyttet ut. Dog tror vi ikke dette er årsaken til at vi første året har hatt noe færre vielser enn det Halden tingrett hadde (som også da omfattet Aremark). Under alle omstendigheter er gruppen vi har tatt oss betalt for forsvinnende liten 3 brudepar i Forskrift om kommunale vigsler til ekteskapsloven lyder bla: 2.Tilbud til egne innbyggere mv. Vigselstilbudet skal være gratis for kommunens egne innbyggere og for personer som ikke er bosatt i Norge, men som oppfyller vilkårene for å inngå ekteskap her. Kommunen kan ta betaling for nødvendige merkostnader dersom kommunen tilbyr vigsel ut over det vanlige tilbudet om tid og sted. Brudefolkene skal informeres om kostnaden i god tid før vigselen. Som kommune bør vi kanskje være noe mer på tilbudssiden og oppmuntre til ekteskap som samlivsform. I det konsekvensene økonomisk vil være ubetydelige bør det derfor være uproblematisk å sette disse gebyrene noe ned eksempelvis slik: Gebyr helt utenbys boende ektepar: ned fra til Gebyr for vielse utenfor kommunens faste tider og steder (inkl. også begge deler): ned fra til Et helt utenbysboende par som ønsker å bli viet på en av markahyttene en lørdag vil da maksimalt få kr i gebyr. Om brud eller brudgom i dette brudeparet er bosatt i Halden blir gebyret for samme kr Av hensyn til å begrense etterspørselen er det dog viktig at slike tilleggstjenester også koster noe. Det går klart mer tid her, og som tidligere kan vi her ikke garantere å kunne tilby en løsning paret 31

32 kanskje ønsker seg mest eks. vielse en lørdag midt i fellesferien etc. men vi vil selvsagt også her gjøre vårt beste for å oppfylle spesielle ønsker om tid og sted. Oppnevning av flere vigslere. Eksteskapslovens 12. Vigslere Vigslere er: b) ordførere, varaordførere og kommunalt ansatte eller folkevalgte som kommunestyret selv gir slik myndighet. Kommunestyret oppnevnte tidligere 5 kommunalt ansatte vigslere i tillegg til ordfører og varaordfører. Else Marie Breda sluttet i sentraladministrasjonen i fjor slik at vi nå har 4 ansatte til disposisjon som vigslere. Samtlige inkl. ordfører og varaordfører har nå god erfaring som vigslere, men for å gjøre vårt tilbud enda mer robust og fleksibelt mener vi å trenge nå to ansatte til som vigslere bla. for å spre arbeidsbelastningen litt mer. Det går fort med totalt ca. 2 timer av vanlig arbeidstid med alt for å gjennomføre en vigsel. Vigslere fra de ansatte nå er Stine Børstad, Maria Hanto, Sven Stranger og Henrik Meyer. Vi foreslår i tillegg til disse som nye vigslere en kvinne og en mann: Caroline Stalder Hansen og Kristian Marhaug. Dokumentet er elektronisk godkjent av: <Sett inn navn på den eller de som har dokumentert godkjenning av saken i ephorte eller slett denne linja> 32

33 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 2018/ Lise Antonsen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for samfunnsutvikling og kultur 2019/ Formannskapet 2019/ Utsendte vedlegg Søknad fra Foreningen Norden Beskrivelse av prosjektet PS Formannskapet Vedtak i Formannskapet Foreningen Norden - søknad om støtte til Vennskapsbybesøk i Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: I anledning Foreningen Nordens hundreårsmarkering i 2019, planlegger Halden lokallag et større arrangement på Nordens Dag, hvor de blant annet ønsker en offisiell åpning av Nordens Park. Parken ved siden av Tistasenteret fikk navnet Nordens Park etter vedtak i HSK , og Nordens Dag er markering av inngåelsen av Helsingforsavtalen i Foreningen Norden har lørdag 23.mars 2019 planlagt offisiell åpning av Nordens Park, jubileumskonsert i Brygga kultursal og nordisk gjestebud i Haldens Klub. Til dette arrangementer er det blant annet invitert gjester fra kommunens tre vennskapsbyer; Skövde, Ringsted og Sastamala ( tidligere Vammala.). I tillegg er Halden invitert til vennskapsbybesøk i Sastamala i mai Foreningen Norden søker om et tilskudd i 2019 på kr ,- til begge disse arrangementene, og ønsker at det opprettes en egen budsjettpost for vennskapsbysamarbeid fra og med Mer informasjon om Foreningen Norden: Saksprotokoll i Hovedutvalg for samfunnsutvikling og kultur Behandling: Ingrid Anker-Rasch Strøm (H) fremmet forslag til vedtak: 1. Det innvilges kr ,- fra formannskapets konto til Foreningen Norden til gjennomføring av to vennskapsbyarrangementer i

34 2. Foreningen Nordens ønske om at vennskapsbybesøk skal ha en egen post i kommunens økonomiplan og budsjett utredes i forbindelse med økonomiplanarbeidet og budsjettprosessen for Ved votering ble forslaget fra Strøm enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Det innvilges kr ,- fra formannskapets konto til Foreningen Norden til gjennomføring av to vennskapsbyarrangementer i Foreningen Nordens ønske om at vennskapsbybesøk skal ha en egen post i kommunens økonomiplan og budsjett utredes i forbindelse med økonomiplanarbeidet og budsjettprosessen for Rådmannens innstilling: 1. Det innvilges kr ,- til Foreningen Norden til gjennomføring av to vennskapsbyarrangementer i Foreningen Nordens ønske om at vennskapsbybesøk skal ha en egen post i kommunens økonomiplan og budsjett utredes i forbindelse med økonomiplanarbeidet og budsjettprosessen for Saksutredning: Bakgrunn Foreningen Norden har siden 1919 vært pådriver for nordisk samarbeid. Foreningen skaper møteplasser og formidler kunnskap om nordisk språk, historie og samfunnsforhold. Foreningen Norden består av 70 lokallag, hvorav Halden er ett av dem. Totalt har foreningen 4500 medlemmer og Halden lokallag har 233 medlemmer. Når det gjelder vennskapsbybesøk, har det tidligere vært kommunens ansvar. Fra og med 2013 er dette arbeidet, i likhet med de andre vennskapsbyene, overført til Foreningen Norden. Vedtak i Formannskapet : Foreningen Norden overtar ansvaret for kontakt og samarbeid med Halden kommunes vennskapsbyer Foreningen Norden gis et årlig tilskudd på kr ,- Det gis bidrag til besøk og arrangementer knyttet til vennskapsbybesøk etter søknad. Søknad om støtte til vennskapsbybesøk 6. til 9. juli 2013 imøtekommes med kr ,- etter avlagt regnskap for arrangementet. Tilskuddet dekkes over Formannskapets konto. Det årlige tilskuddet på kr ,- for 2018 er utbetalt og belastet kulturbudsjettet. Foreningens ønske om at vennskapsbybesøk skal ha en egen post i kommunens økonomiplan og budsjett, utredes i forbindelse med økonomiplanarbeidet og budsjettprosessen for Vurderingskriterier Følgende kriterier anses som vesentlige for vurdering av saken: x Økonomiske forhold Juridiske forhold Personalspørsmål Organisasjonsspørsmål Betydning for næringsutvikling Betydning for miljøet 34

35 Betydning for eiendomsforhold IKT og innovasjon Forhold som gjelder barn og unge Forhold som gjelder eldre Forhold som gjelder universell utforming Forhold som gjelder folkehelsen Forhold som gjelder samfunnssikkerhet/beredskap x Annet: Generelt om de valgte kriteriene: Økonomiske forhold. Utgifter ved å arrangere og å delta på vennskapsbybesøk vil beløpe seg til ca kr ,- i 2019 tillegg til den årlige støtten på kr ,-. Annet. Foreningen Norden er en nordisk kulturbærer og gjennomføring av vennskapsbybesøk er viktig sett i forhold til et folkelig nordisk samhold, utveksling av nordisk kultur og samtaler om samfunnsrelaterte spørsmål. Løsningsalternativer: 1. Det innvilges kr ,- til Foreningen Norden for å gjennomføre to vennskapsbyarrangementer i Søknadsbeløpet dekkes innenfor enhet kultur sine rammer. Årlige driftstilskudd på kr ,- er budsjettert og utbetales. Foreningen Nordens ønske om at vennskapsbybesøk skal ha en egen post i kommunens økonomiplan og budsjett, utredes i forbindelse med økonomiplanarbeidet og budsjettprosessen for Foreningen Nordens søknad om økonomisk støtte på kr ,- til å gjennomføre to vennskapsbyarrangementer i 2019 avslås. Foreningen Nordens ønske om at vennskapsbybesøk skal ha en egen post i kommunens økonomiplan og budsjett, utredes i forbindelse med økonomiplanarbeidet og budsjettprosessen for Konklusjon Rådmannen foreslår at det innvilges støtte til Foreningen Nordens vennskapsbybesøk. Dokumentet er elektronisk godkjent av: <Sett inn navn på den eller de som har dokumentert godkjenning av saken i ephorte eller slett denne linja> 35

36 Halden Kommune, Kultur og Idrett v/ Stein Wilhelmsen. Søknad om midler til vennskapsby samarbeidet. Foreningen Norden Halden planlegger et større arrangement på Nordens Dag 23. mars Vi vil markere at Foreningen Norden Norge fyller 100 år, og ønsker i den forbindelse å ha en offisiell åpning av Nordens Park. Programmet ser slik ut: Offisiell åpning av parken : Jubileumskonsert i Brygga Kultur sal : Nordisk gjestebud i Halden Klub. Vi har allerede sendt forhåndsvarsel til Norden Foreningene i våre tre vennskapsbyer. Der inviterer vi inntil 2 personer fra hver forening til å delta på arrangementene. Vi sier at vi dekker hotell i to netter, konsert, lunsj, og gjestebud på kvelden. Utgiftene kan da bli, hvis vi må ha seks enkeltrom: 6 rom Thon Hotell: 1350,- * 6 * 2 = 16200,- Lunsj: 300* 6 = 1800,- Gjestebud: 500 * 6 = 3000,- Konsert 250,- * 6 = 1500,- Til sammen 22500,- Vi regner imidlertid at det vil være aktuelt med noen dobbeltrom i stedet for enkeltrom. Da går beløpet vesentlig ned. Vi har også bedt om at de kan ha med noe som kan plasseres fast i parken som gave fra vennskapsbyene. Det er bare Sastamala i Finland som allerede har bekreftet at de vil komme og ha med en granitt sten som er vanlig i området der. 36

37 Vi ber om at det føres opp penger i budsjettet for 2019, så vi kan komme tilbake med eksakt beløp. Vi forventer at det blir en egen konto for vennskapsbysamarbeidet fra neste år. Det har vi snakket om tidligere. Minner også om at den faste støtten på 15000,- til driften av vår forening har ikke kommet i I tillegg var dere ett år på etterskudd da vi fikk pengene i I 2019 er det Vennskapsby treff i Sastamala i slutten av mai. Budsjettet for 2019 bør derfor ikke være under 50000,- pluss det faste beløpet på 15000,-. Dette har vi snakket om tidligere. Det burde være en selvfølge at kommunen støtter opp om vennskapsbybesøkene, og gjerne også sender en eller to representanter fra kommunen med delegasjonen fra Halden. Vi setter opp tur og regner med at vi får en gruppe på stk. Til orientering kan jeg si at Ringsted hvert år får 50000,- til vennskapsbysamarbeidet. I år er vår biblioteksjef, Nina Ewart invitert til et tredagers besøk i november med alle utgifter dekket. Hun skal blant annet holde et foredrag og besøke biblioteket i Ringsted. Vi arbeider også med å få i stand elevutveksling av elever fra Porsnes videregående skole og skoler i vennskapsbyene. Dette er også vanskelig å gjennomføre uten ekstra midler. Vi håper dette kan la seg ordne, og ser fram til å høre nærmere fra dere. Halden Foreningen Norden Halden v/ leder Bjørg Jacobsen Mail: halden@norden.no Tlf:

38 Vedlegg: Nærmere beskrivelse av prosjektet 23. Mars

39 Prosjekt Foreningen Norden Halden 23.mars I anledning av at Foreningen Norden Norge er hundre år i 2019 planlegger Foreningen Norden i Halden en større markering i forbindelse med Nordens dag 23. Mars. Halden Kommune har vedtatt at parken mellom Tista Senter og Rema 1000 skal hete Nordens Park. Vi vil ha en offisiell åpning av parken midt på dagen 23.mars, så blir det en Jubileumskonsert i Brygga Kultur sal på ettermiddagen og avslutning i Halden Klub med nordisk gjestebud. Siden det er så tidlig på året vil åpningen i parken bli enkel. Vår generalsekretær foretar selve åpningen, og vi vil ha sang og musikk ved Koriallverdenellerno og Frank Skovrand. Til jubileumskonserten har vi engasjert Halden Storband og følgende solister Aasmund Kaldestad, Sanne Kvitnes, Gro Janet haug Mo og Dag Brandth. Konferansier blir Dag Brandth. Vi håper at vi kan få inn sponsormidler til noe nytt utstyr i Parken og til Konserten slik at vi kan holde billettprisene ned på et akseptabelt nivå. I parken ønsker vi oss to vennebenker med navn på alle de nordiske land og evt. vennskapsbyene. Dem vil vi kjøpe fra Halden Fengsel. Det er allerede en lekepark i parken, men den har lite utstyr. Vi ønsker derfor et lekeapparat til. Vi har sett på en båt fra klatrebarna.no. Det koster ca 55000,- med montering. Dessuten vi vil få opp en veiviser der det står tre skilt som peker mot våre tre vennskapsbyer. Vennskapsbyene, Sastamala, Skövde og Ringsted, er invitert og vil ha med seg gaver som kan plasseres permanent i parken. Vi har også søkt om flere midler fra Gjensidigestiftelsen, Sparebankstiftelsen DNB og Folkehelsemidler. Det vi da håper på er at parken kan utvikles til en flott møteplass der det er mulighet for aktiviteter både for stor og små. Da tenker vi på treningsapparater som også passer for ungdom og voksne. Vi har lagt merke til at det i vår lokalavis i den senere tid har blitt etterlyst hyggelige møteplasser utendørs i Halden sentrum. Med dette tiltaket håper vi at at denne lille grønne plassen midt i et travelt handleområde, kan bli en fin plass for avkobling og hyggelig samvær både for store og små. Halden Bjørg Jacobsen Foreningen Norden Halden 39

40 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Egil A. Schjerverud Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for næringsutvikling Formannskapet Utsendte vedlegg 1 Søknad om kommunal støtte til vennskapsbybesøk juni 2013 Ikke utsendte vedlegg Vennskapsbysamarbeidet - organisering og søknad om støtte til vennskapsbyarrangement 2013 Sammendrag av saken: Halden har gjennom flere år hatt tre vennskapsbyer Skövde i Sverige, Ringsted i Danmark og Sastamala (tidl. Vammala) i Finland. Vennskapsbysamarbeidet har vært drevet både på politisk og administrativt nivå i varierende omfang. For å få samarbeidet inn i mer ordenene forhold og for å øke engasjementet er det ønskelig at Foreningen Norden i Halden overtar ansvaret for samarbeidet slik det er gjort i de øvrige vennskapsbyene. Dette har vært drøftet med Foreningen Norden i Halden som stiller seg positive og som allerede har engasjert seg i arbeidet. Det foreligger en søknad om støtte til vennskapsbyarrangementet i Søknaden følger vedlagt. Rådmannens innstilling: Rådmannens innstilling: Foreningen Norden overtar ansvaret for kontakt og samarbeid med Halden kommunes vennskapsbyer. Foreningen Norden gis et årlig tilskudd på kr ,-. Det gis bidrag til besøk og arrangementer knyttet til vennskapsbybesøk etter søknad. Søknaden for vennskapsbybesøket 6. til 9. juni 2013: Søknad om støtte til vennskapsbybesøket 6. til 9. juni 2013 imøtekommes med inntil kr ,- etter avlagt regnskap for arrangementet. Tilskuddet dekkes over Formannskapets konto. 40

41 Saksutredning: Vennskapsbysamarbeidet - organisering Halden kommune har gjennom mange år hatt tre vennskapsbyer i henholdsvis Sverige, Danmark og Finland: Skövde, Ringsted og Sastamala (tidl. Vammala). Det har gjennom årene vært besøk hos hverandre hvor temaer med forskjellige faglig innhold har vært tatt opp, enkelte samarbeidsprosjekter har vært gjennomført og det har vært utveksling av kulturaktiviteter. Delegasjonene fra kommunene som har møtt hverandre har bestått av representanter både fra politisk og administrativt nivå, og besøksbyene har ambulert mellom kommunene. Aktivitetsnivået gjennom årene har naturlig nok av ulike grunner variert avheng av hvordan partene har ønsket å organisere samarbeidet. Under vennskapsbymøtet i Skövde i 2010 ble fremtidig samarbeid og organiseringen av dette drøftet. Det var enighet om at vennskapsbysamarbeidet burde fortsette og utvikles videre, men at man i større grad burde engasjere kommunenes innbyggere og foreninger. Med bakgrunn i drøftingene kom man frem til at Foreningen Norden, som er representert i alle vennskapsbyene/kommunene, burde forespørres om foreningen kunne vær organisator og drivkraften i dette arbeidet i de respektive kommunene. Både i oktober 2010 i Skövde og i august 2011 Sastamala diskuterte representanter fra Foreningen Norden fra vennskapsbyene spørsmålet om overføring av ansvar for vennskapsbysamarbeidet fra kommunene til Foreningen Norden. Overføringen av ansvaret for vennskapsbysamarbeidet er nå i de øvrige vennskapsbyer overført til de respektive foreningene. Kort om Foreningen Norden Foreningen Norden arbeider for å styrke og utvikle et folkelig nordisk samarbeid for alle som bor i Norden. Foreningen skaper møteplasser og formidler kunnskap om nordisk språk, historie og samfunnsforhold samt bidrar til å fjerne grensehindre. Den er en nordisk kulturbærer og har siden 1919 vært en pådriver for nordisk samarbeid. Foreningen Norden organiserer enkeltpersoner, skoler, bibliotek, kommuner og organisasjoner som vil styrke og utvikle den nordiske samfølelsen. Foreningen Norden har medlemmer i Norge. Sammen med våre søsterforeninger i de andre nordiske land og selvstyrte områder har vi rundt medlemmer. består av over 90 lokallag, og samarbeider med mange organisasjoner og bedrifter. Rundt 500 skoler og bibliotek er med i foreningen. Halden kommune har en representant i Forening Nordens styre i Halden valgt av kommunestyret. Fra kommunens side er det ønske om og behov for å finne en ny og mer effektiv samarbeidsform. Foreningen i Halden er positiv til å engasjere seg i vennskapsbysamarbeidet og ta ansvar for dette under visse forutsetninger Det har i Halden vært møte mellom ordfører og foreningens leder i hvor det ble enighet om at Foreningen Norden i Halden overtar ansvaret for vennskapsbysamarbeidet under forutsetning av at man blir enige om den praktiske og finansielle siden av vennskapsbyordningen. 41

42 Foreningen Norden har de senere årene mottatt støtte på kr ,- per år bevilget over Formannskapets konto. For øvrig finansieres foreningens drift gjennom medlemskontingent og andre bidrag. I møte med Foreningen Nordens leder 27. august 2012 er det lagt frem følgende forutsetninger fra foreningen for å ta over ansvaret for samarbeidet med Haldens vennskapsbyer: Kommunen gir en fast støtte per år på min. kr ,- som i dag. Kommunen bidrar med tilleggsbevilgning ved besøk hos/fra vennskapsbyer etter søknad. Ved vennskapsbybesøk i Halden forutsettes det at kommunen står som vertskap for ett av arrangementene. Foreningen Norden har allerede, på bakgrunn av de innspill som har kommet fra øvrige vennskapsbyer og Halden, allerede begynt planleggingen av vennskapsbybesøket i Søknaden er datert hvor foreningen bes om et tilskudd til arrangementene på kr ,-. Budsjettet for besøket er totalt på kr ,-. Besøket er planlagt dagene juni 2013 og omfatter 50 til 70 gjester. Det forutsettes i søknaden at kommunen tar ansvar for ett av arrangementene i dette tilfelle hovedarrangementet lørdag 9. juni Søknaden følger vedlagt. Konklusjon: Foreningen Norden overtar ansvaret for kontakt og samarbeid med Halden kommunes vennskapsbyer Foreningen Norden gis et årlig tilskudd på kr ,- Det gis bidrag til besøk og arrangementer knyttet til vennskapsbybesøk etter søknad Søknaden for vennskapsbybesøket 6. til 9. juni 2013: Søknaden imøtekommes med et tilskudd på inntil kr ,- etter avlagt regnskap for arrangementet. Tilskuddet dekkes over Formannskapets konto. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Eivind Hansen Egil A. Schjerverud 42

43 Saksprotokoll i Formannskapet Behandling: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Foreningen Norden overtar ansvaret for kontakt og samarbeid med Halden kommunes vennskapsbyer. Foreningen Norden gis et årlig tilskudd på kr ,-. Det gis bidrag til besøk og arrangementer knyttet til vennskapsbybesøk etter søknad. Søknaden for vennskapsbybesøket 6. til 9. juni 2013: Søknad om støtte til vennskapsbybesøket 6. til 9. juni 2013 imøtekommes med inntil kr ,- etter avlagt regnskap for arrangementet. Tilskuddet dekkes over Formannskapets konto. 43

44 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: P / Jon-Marcus Bruun Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Havnestyret 2019/ Formannskapet 2019/ Utsendte vedlegg 1 Plasseringngen av nytt havnekontor 2 Oversikt over tenkt utvikling av området 3 Plantegning 4 Illustrasjon fasade Medsaksbehandlere Anne-Marthe Bodal Bye Eiendom Nytt havnekontor Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Halden havn har i tråd med eksisterende havnestrategi økt forretningsgrunnlaget for havna, samt lagt til grunn en mer forretningsmessig drift. Dette har ført til stadig flere besøkende på havnekontoret av både privatpersoner og næringsdrivende. Havnekontorets og eiendommen den ligger på sin dårlige forfatning tilfredsstiller ikke det behovet den økende trafikken tilsier. Havnekontoret er et midlertidig brakkebygg i generelt dårlig teknisk stand, og det møter ikke de krav som i dag stilles ved etablering av nye arbeidslokaler. Bygget har ikke tilfredsstillende fasiliteter som møterom og garderober, og heller ingen egnet resepsjon for publikum. I tillegg til dette har bygget i den senere tid pådratt seg setningsskader Det er derfor bygningsmessig et behov for en oppgradering av dagens lokaler. Et alternativ til rehabilitering og utvidelse av eksisterende lokaler er å bygge et nytt kontor. Ved siden av de åpenbare bygningsmessige fordeler dette medfører vil bygging av et nytt lokale åpne opp for en annen plassering som gir nye muligheter for området Mølen som helhet. Størstedelen av Halden havns drift og den delen som krever mest oppfølgning året igjennom er industrihavna. En plassering i nærheten av denne vil effektivisere driften. Denne plasseringen vil også gjøre at Halden havn kan imøtekomme Kystverkets krav til ISPS-sikring, da nytt bygg vil kunne bygges med portvakt. Tilrettelegging for portvakt vil være svært utfordrende ved dagens plassering. I tillegg til dette vil arealene der havnekontoret i dag ligger kunne frigjøres til andre og mer egnede formål. Ettersom eksisterende miljøstasjon også skal flyttes, blir det potensielt et stort areal som blir tilgjengelig. Eiendommen ligger på utsiden av industriområdet på Mølen, samtidig som det ligger relativt nærme Halden sentrum, og det har en flott utsikt over sjøen. Området er således godt egnet til rekreasjons- og fritidsområde, samt etablering bobilparkering som i dag ligger på industriområdet. Det vil også være mulig på sikt å anlegge helårsbåtplasser. Ved å flytte eksisterende havnekontor vil det være 44

45 mulig å oppgradere området til grøntareal og dermed utvide bruken av kystlinjen i kommunen, samtidig som det vil være lettere å rendyrke industriområdet på Mølen. For tiden er det også startet et prosjekt om å lage en gangvei langs Tista som strekker seg fra gangbroa ut mot Mølen. Dette vil gjøre Mølen et enda mer naturlig rekreasjonsområde og oppgraderingene samlet vil bidra til et løft og forskjønning av området. Rådmannen ønsker derfor havnestyret tillatelse til å bruke fondmidler til å bygge et nytt havnekontor på en ny plassering inne på Mølen. Rådmannen har ifølge vedlagte overslag estimert en kostnad på omtrent ,-, herunder inkludert byggekostnader, kostander til arkitekt samt offentlige gebyrer. Rådmannens innstilling: Rådmannen gis en ramme pålydende kr ,- til å bygge et nytt havnekontor med en lokasjon på Saksprotokoll i Havnestyret Behandling: Enhetsleder Avd. eiendom og havn, André Øraas, orienterte til saken. Ved votering over rådmannens innstilling ble denne enstemmig vedtatt. Vedtak: Rådmannen gis en ramme pålydende kr ,- til å bygge et nytt havnekontor med en lokasjon på industriområdet på Mølen. Tiltaket finansieres med midler fra havnefond. industriområdet på Mølen. Tiltaket finansieres med midler fra havnefond. Saksutredning: Havnestartegien vedtatt av Kommunestyret den sier blant annet at: Forretningsgrunnlaget må økes. Det skal legges til grunn en forretningsmessig drift av Halden havn. Gjennomføring av havnestrategi forutsetter at tidligere vedtatte tiltak i havnestyret og kommunestyret iverksettes, herunder utarbeidelse av en tilstandsrapport for Mølen havn med tanke på rehabilitering av kaifronten. Jernbaneverkets og havnas egne behov for gjennomgangstraseer og uttrekksspor på Mølen må avklares 1. Oppfyllelse av havnestrategi og behov for et nytt lokale Halden havn har de senere årene økt forretningsgrunnlaget til Halden havn ved at den de senere årene stadig blitt mer profesjonalisert blant annet ved å oppgradere leieprisene for småbåthavnene og generelt ryddet opp i disse avtaleforholdene. Samtidig har havna oppdatert eksisterende regelverk for å gjøre det lettere å håndheve ønskede regler både i småbåthavna og gjestehavna. Nå jobbes det aktivt med å fjerne gamle båtvrak og forskjønne og utvikle de deler av havna som tidligere har vært vanskelig å leie ut. Havna jobber også aktivt med å ruste opp og utbedre Mølen som industriområde og er derfor bant annet i kontakt med BaneNor for avklare ansvarsfordelingen mellom BaneNor og Halden havn. 45

46 Det økte forretningsgrunnlaget for kommunale bryggeplasser og industrihavn har medført en stadig større kundegruppe besøker havn og havnekontores lokaler. Med et nytt og bedre lokale ville havnen kunne møtt kundene på en mer tilfredsstillende måte. I tillegg til dette hadde havna i 2018 en økning av antall anløp og varer over kai, og gjennom økningen i forespørsler øker også behovet for en mer profesjonell driftsform. Oppgraderte eller nye lokaler vil kunne romme resepsjon, portvakt for ISPS, møterom, spiserom, kontorer og ventilasjonsanlegg. 2. Dagens lokale tilfredsstiller ikke dagens byggetekniske krav Bygget er i byggeteknisk dårlig stand Halden havn befinner seg i dag i Jernbanegata 1, mellom Mølen og Sauøyabroen. Lokalene er fra 1960 tallet, og var opprinnelig en brakkerigg som ble brukt som kontorer hos Norske Skog. Da lokalene ble overtatt av Halden havn ble de først flyttet til indre havn, hvor de ble brukt som service hus for gjestehavnen. Da byggingen av hotellet og leilighetene på indre havn startet ble lokalene flyttet dit de står i dag. Her ble det plassert på betongstøtter som sto løst på bakken. Disse betongstøttene synker, noe som har ført til at lokalet har fått setningsskader. Dette har blitt forsøkt rettet opp i flere omganger, men betongstøttene fortsetter å synke. Arbeidsmiljø Halden havn består i dag av 4.6 årsverk, og begge kjønn er representert ved arbeidsplassen. Lokalet har kun en felles dusj, og felles garderobe og toaletter. Grunnet plassmangel benyttes også deler av verkstedet som garderobe, men her finnes det ikke dusj eller toaletter. En betydelig oppgradering og utvidelse av dagens lokaler, alternativt bygging av nye, vil kunne legge til rette for et bedre arbeidsmiljø for de ansatte, samtidig som det vil ivareta behovet til nye og eksisterende kunder. 3. Ny lokalisering gir drifts- og planmessige fordeler Dagens lokaler krever en byggeteknisk oppgradering, og alternativet til å oppgradere eksisterende lokaler er å bygge nye. Nye lokaler fører, ved siden av de åpenbare byggetekniske fordelene, med seg andre goder som at lokalene kan få en mer fornuftig plassering for en mer effektiv drift og en bedre utnytting av kommunens eiendommer. Driftsmessige fordeler Halden havn ser for seg en plassering av det nye lokalet i nærheten av verkstedet på Mølen, men noe nærmere den nye havne enn vist på vedlagte tegninger. Under revisjon med Kystverket fikk Halden havn anmerkninger for at adgangskontrollen til ISPS kai ikke er tilfredsstillende. Kystverket påpeker at ISPS arbeide ved Halden havn er godt, men at fasiliteter som portvakt/overvåking mangler. Dersom havnekontoret plasseres på tenkt plass vil det kunne fungere som en portvakt for ISPS området og vil således heve nivået for adgangskontroll. Denne plasseringen vil også passe bedre med driften ettersom avdelingen vil bli mer helhetlig. Størstedelen av Halden havns drift og den delen som krever mest oppfølgning året igjennom er industrihavna. En plassering i nærheten av denne vil effektivisere driften, samtidig vil den gjøre at Halden havn kan rendyrke nærings- og industridelen av havna. Planmessige fordeler Ved bygging av nye lokaler for havna vil arealene, ca. 1,3 mål, der dagens kontor er, bli frigitt. I tillegg blir dagens miljøstasjon fjernet, noe som fristiller et ytterligere areal. Dette er et attraktivt område for videreutvikling. Arealet ligger flott til med fin sjøutsikt, og er sentrumsnært. Området er således godt egnet til fritids- og rekreasjonsområde. Ettersom området ligger såpass nærme sentrum, vil en forskjønning utvide Halden sentrum og de muligheter som kan tilbys befolkningen. Dette blir særlig aktuelt nå som Halden kommune har igangsatt et prosjekt som går ut på å bygge en gangsti langs Tista som strekker seg fra gangbroa ut 46

47 mot Mølen. Grøntarealene som det vil bli mulighet for å anlegge ser store nok ut til å kunne benyttes som en sosialiseringsplass for hunder, som har vært en ønske fra kommunens innbyggere. Området er også godt egnet til bobilparkering, og bedre enn dagens lokasjon som ligger inne på industriområdet. Det er i dag etablert en tømmestasjon for bobiler ved samme lokasjon for eksisterende bobilparkering. En endret plassering av bobilparkeringen vil gi besøkende en bedre opplevelse. Båtslippen kan beholdes slik den er i dag. På Mølen er det ustabile, men nå godt kartlagte, grunnforhold og peling er nødvendig før oppføring av nytt bygg. Om pelene for nytt kontorbygg rammes samtidig som byggeperioden for ny kai vil dette være fordelaktig da man slipper kostnadene ved «oppstart av ny rigg». Dette beløper seg til ca kr. 4. Finansieringsplan Halden havn ønsker å finansiere dette prosjektet med fondsmidler tilhørende havn. Nytt bygg har en kostnadsramme på kr ,- Havn har i dag følgende midler på fond kr ,-. Fordelen med å bruke fondsmidler er at Halden havn benytter allerede opptjente midler fra egen drift, slik at vi unngår nye låneopptak. Dette vil være kostnadsbesparende ettersom Halden havn ikke vil bli belastet lånerenter. Rådmannen anbefaler derfor å bruke av fond for å slippe å ta opp ytterligere lån. 5. Sondring mellom bygging av nytt bygg og opprustning av eksisterende lokaler. Ut i fra ovennevnte beskrivelse er dagens lokaler i såpass dårlig bygningsmessig stand og størrelsen sekker ikke dagens behov og krav. Det er derfor behov for større oppgraderinger og utvidelser av eksisterende bygg. En betydelig investering i Halden havns lokaler er dermed i alle tilfaller noe som må iverksettes. Et mer attraktivt alternativ til en opprustning vil være å bygge et nytt bygg. Dette bygget vil bli i bedre bygningsmessig stand, og vare lenger og ha et mindre behov for oppgradering de kommende årene sammenliknet med et bygg som er rustet opp. Et nytt lokale vil også mest sannsynlig ble mer arealeffektivt. Bygging av et nytt lokale åpner også for muligheten til å finne en mer fornuftig plassering for Halden havns drift, samtidig som en ny plassering vil frigjøre areal som vil kunne tilfredsstille flere behov for kommunens innbyggere og besøkende. Vurderingskriterier Følgende kriterier anses som vesentlige for vurdering av saken: x Økonomiske forhold Juridiske forhold x Personalspørsmål Organisasjonsspørsmål x Betydning for næringsutvikling Betydning for miljøet x Betydning for eiendomsforhold IKT og innovasjon Forhold som gjelder barn og unge Forhold som gjelder eldre x Forhold som gjelder universell utforming Forhold som gjelder folkehelsen x Forhold som gjelder samfunnssikkerhet/beredskap Annet: Generelt om de valgte kriteriene: Bygging av et nytt havnekontor vil utvilsomt føre til et stort innhugg i Halen havns oppsparte fond, men dagens lokaler krever en oppgradering slik at en form for bruk av midlene er påkrevd. Bygging av nytt lokale vil føre til bedre forhold for de ansatte ved at de får garderober, og de får en kjønnsdelt garderobe. Det vil også være en stor fordel for de ansatte å kunne unngå å ha møter på spiserommet. Dagens lokaler er heller ikke universelt utformet. 47

48 Et nytt havnelokale på en annen lokasjon vil føre til en bedre utnyttelse av Halden kommunes eiendom, og dermed påvirke eiendomsforholdet. Flytting av lokalene vil også øke sikkerheten ved at bygget vil kunne fungere som en portvakt for ISPS området og vil således heve nivået for adgangskontroll. Løsningsalternativer: 1. Ruste opp eksisterende lokaler Dette vil ikke være noe godt alternativ på sikt. Dagens havnekontor vil trenge en betydelig oppgradering og utvidelse i den nærmeste fremtiden, slik at det vil bli behov for å avsette midler til lokaler uansett. En opprustning av dagens lokaler vil også føre til at arealet i dag ikke frigjøres og kan brukes mer fornuftig til rekreasjon og bobilparkering. Videre vil ikke bygget kunne brukes som en portvakt for ISPS området og således heve nivået for adgangskontroll. Konklusjon Rådmannen har ut i fra vurderingene over vurdert det slik at dagens lokalers bygningsmessige stand krever en betydelig oppgradering, og at den beste løsningen for å tilfredsstille dagens krav som stilles til etablering av nye arbeidsplasser er å bygge et nytt havnekontor. Bygging av nytt havnekontor vil også åpne for en ny lokalisering som vil gi en bedre og mer effektiv drift av Halden havn, og samtidig vil dette frigjøre arealet som kontoret i dag ligger på til et rekreasjons- friluftsområde samt bobilparkering. Rådmannen innstiller derfor ovenfor Havnestyret på at det skal bygges et nytt havnekontor ved bruk av fondsmidler. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Ulf Ellingsen 48

49 2 160/ / / Port Inngjerdet området ca. 115 m KAIKANT KAIKANT 1000 Port Spis/møte. 23,4 Kjøkken Ventesone/info 20,5 RWC 6,0 Lager 9,2 Resepsjon 12,7 Teknisk 7,7 VV BK 3,3 Hyller 5 skap/ sitt ebenk F VA Kontor 11,2 Overdekket inngang 25,8 Kontor 11,0 5 skap 5 skap Damegard. 23,7 Uren sone Ren sone Ren sone 5 skap/ sitt ebenk Uren sone Løf te plattform HK Herregard. 23,7 K + 2, Hovedplan. BTA 200,0 m2 BRA 185,7 m2 K + 1, K + 1, KAIKANT KAIKANT Overdekket areal/ krakker KAIKANT 0/ KAIKANT / % 5.0% 49 Doknr. Målestokk HALDEN KOMMUNE / HAVN Ny kai indre Mølen B :250 (A1) Tegn P:\ Halden havn_havneutvikling på Mølen\7-PROD\B - Bygg\TEG\ Havneutvikling Mølen.rvt Doknavn Dato PRH Sitplan. driftsbygg A1

50 DENNE TEGNING MÅ VERKEN HELT ELLER DELVIS KOPIERES ELLER BENYTTES UTEN SKRIFTLIG SAMTYKKE FRA MOTH ARKITEKTER AS. Bobilparkering Ca. 700 m2 Servicehus SLIPP t. gg sis by Ek sted rk Ve Ca o t t nt N y eko vn Ha rp Park t or r Helårs båtplasser Evt. bølgebryter ISPS Bobilparkering Servicehus Havnekontor Parkområde Helårs båtplasser Utsparringsmål beregnes av utforende. ALLE MÅL KONTROLLERES PÅ STEDET. Rampe TEGN.VEDR. PROSJEKT Oppgradering av Indre Mölbrygge Jernbanebrygga 3, 1767 Halden G/Bnr; 160/560 Nytt Havnekontor mm. Halden kommune, enhet Havn. Storgata 7, 1771 Halden. TEGN. STATUS Skisseprosjekt 50 MÅLESTOKK Situasjonsplan, perspektiv, bilde. Skifervn. 22, 1784 Halden Tlf. nr: mob nr: E-post: post@arkmoth.no 1: 1000 TEGN 0JM SAKSNR DATO ORIGINAL FORMAT ANSV 0JM TEGN.NR. 10 A-3 KONTR VEDLEGG NR.

51 DENNE TEGNING MÅ VERKEN HELT ELLER DELVIS KOPIERES ELLER BENYTTES UTEN SKRIFTLIG SAMTYKKE FRA MOTH ARKITEKTER AS Løfte plattform HK Overdekket inngang 8,8 Overdekket areal/ krakker Entrè 8,7 Møte 15,7 Resepsjon/ portvakt 12,5 Hyller Kontor 12,7 RWC 6,0 Overdekket areal 25,8 Lager 9,2 Kontor 12,7 Teknisk 7,7 Kjøkken VV F VA Spis 15,9 BK 3, skap/ sittebenk 5 skap Herregard. 23,7 Uren sone Ren sone skap skap Ren sone Uren sone Damegard. 15,7 Hovedplan. BTA 200,0 m2 BRA 185,7 m2 K + 2,20 K + 1,35 Gjerde Inngjerdet området ca. 115 m2 Port Carport 50,0 4 p. plasser Port ALLE MÅL KONTROLLERES PÅ STEDET. Utsparringsmål beregnes av utforende. KAIKANT KAIKANT Oppgradering av Indre Mölbrygge Jernbanebrygga 3, 1767 Halden G/Bnr; 160/560 PROSJEKT TEGN. STATUS K + 1,35 TEGN.VEDR. KAIKANT REV.B Delt opp kontor og møterom ojm. REV.A Flyttet inngang og resepsjon/portvakt mot nord, redusert garderobe etc. Nytt Havnekontor mm. Halden kommune, enhet Havn. Storgata 7, 1771 Halden. Skisseprosjekt ojm. Hovedplan, opriss mot vannet. Skifervn. 22, 1784 Halden Tlf. nr: mob nr: E-post: post@arkmoth.no MÅLESTOKK TEGN 1: 100 SAKSNR. 0JM DATO ANSV TEGN.NR. 0JM 11B KAIKANT ORIGINAL FORMAT A-3 KONTR VEDLEGG NR. 51

52 DENNE TEGNING MÅ VERKEN HELT ELLER DELVIS KOPIERES ELLER BENYTTES UTEN SKRIFTLIG SAMTYKKE FRA MOTH ARKITEKTER AS. Fasade syd vest Nytt Havnekontor Eksist. verkstedbygg Fasade syd øst mot vannet Carport Carport Fasade nord vest mot veien Eksist. verkstedbygg Fasade nord øst Nytt Havnekontor ALLE MÅL KONTROLLERES PÅ STEDET. Utsparringsmål beregnes av utforende. Oppgradering av Indre Mölbrygge Jernbanebrygga 3, 1767 Halden G/Bnr; 160/560 PROSJEKT Nytt Havnekontor mm. Halden kommune, enhet Havn. TEGN. STATUS Storgata 7, 1771 Halden. Skisseprosjekt TEGN.VEDR. Fasader, perspektiv. Skifervn. 22, 1784 Halden Tlf. nr: mob nr: E-post: MÅLESTOKK TEGN 1: 200 SAKSNR. 0JM DATO ANSV TEGN.NR. 0JM 12 ORIGINAL FORMAT A-3 KONTR VEDLEGG NR. 52