Møteinnkalling. Til: 5stk. Arbeidsutvalget Møtedato: stk. Representanter med vara Faste observatører

Transkript

1 Møteinnkalling Til: 5stk. Arbeidsutvalget Møtedato: stk. Representanter med vara Faste observatører Arkiv: Møtested: Rom: A2-3 2.etg. Øya Helsehus Møtetid: Kopi til: SiT Konsernstyret Eierorganene Saksliste VT-saker: VT-sak 20/15 Valg av leder til Velferdstinget /valg VT-sak 21/15 Valg av nestleder til Velferdstinget /valg VT-sak 22/15 Valg av Arbeidsutvalg til Velferdstinget /valg Eventuelt Møtekritikk Dersom du ikke kan møte, må du melde fra til Velferdstinget på tlf , eller på mail: slik at vi kan få skaffet en vararepresentant til deg. Anne Finstad /s/ leder Kine Nilsen Myre /s/ Konsulent Postadresse: A lfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn H ejes vei 4 Gløshaugen. Tlf w w w.velferdstinget.no

2 VT-sak 20/ 15 Valg av leder til Velferdstinget Møtedato: Saksbehandler: Anne Finstad og Hans Petter Kleppan VT-sak 20/15: Valg av leder til Velferdstinget Vedlegg Instruks for Arbeidsutvalget per , oppdatert Instruks for overlapp mellom av- og påtroppende ledelse i Velferdstinget. Bakgrunn for saken Leder er et kompensert heltidsverv, og kompenseres etter Statens lånekasses inntektsgrense for rentefritak. Leder er saksforbereder til Arbeidsutvalgets møter og Velferdstingets møter. En del av arbeidsoppgavene til Leder av Velferdstinget er beskrevet i instruksen, men det er mulig å fordele de beskrevne arbeidsoppgaver innad i ledelsen, derfor bør en være oppmerksom på hele instruksen. Kandidater til vervet bes også om å gjøre seg kjent med Instruks for overlapp mellom av- og påtroppende ledelse i Velferdstinget, vedtatt 14. mars Saksbehandlers vurdering Velferdstinget velger én person til Leder for Velferdstinget med funksjonstid fra og med til og med Det forventes at den valgte kandidaten er tilgjengelig for opplæring frem til tiltredelse i henhold til Instruks for overlapp mellom av- og påtroppende ledelse i Velferdstinget. Arbeidsutvalgets innstilling Arbeidsutvalget innstiller ikke i personvalg. Postadresse: A lfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn H ejes vei 4 Gløshaugen. Tlf w w w.velferdstinget.no 1

3 VT-sak 21/ 15 Valg av nestleder til Velferdstinget Møtedato: Saksbehandler: Anne Finstad og Hans Petter Kleppan VT-sak 21/15: Valg av nestleder til Velferdstinget Vedlegg Se vedlegg i sak 20/15: Instruks for Arbeidsutvalget per , oppdatert og instruks for overlapp mellom av- og påtroppende ledelse i Velferdstinget. Bakgrunn for saken Nestleder er et kompensert heltidsverv, og kompenseres etter Statens lånekasses inntektsgrense for rentefritak. Nestleder er saksforbereder til Arbeidsutvalgets møter og til Velferdstingets møter. Nestleder er leders stedfortreder. En del av arbeidsoppgavene til Nestleder i Velferdstinget er beskrevet i instruksen, men det er mulig å fordele de beskrevne arbeidsoppgaver innad i ledelsen, derfor bør en være oppmerksom på hele instruksen. Kandidater til vervet bes også om å gjøre seg kjent med Instruks for overlapp mellom av- og påtroppende ledelse i Velferdstinget, vedtatt 14. mars Saksbehandlers vurdering Velferdstinget velger én person til Nestleder i Velferdstinget med funksjonstid fra og med til og med Det forventes at den valgte kandidaten er tilgjengelig for opplæring frem til tiltredelse i henhold til Instruks for overlapp mellom av- og påtroppende ledelse i Velferdstinget. Arbeidsutvalgets innstilling Arbeidsutvalget innstiller ikke i personvalg Postadresse: A lfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn H ejes vei 4 Gløshaugen. Tlf w w w.velferdstinget.no 1

4 VT-sak 22/ 15 Valg av A rbeidsutvalg til Velferdstinget Møtedato: Saksbehandler: Anne Finstad og Hans Petter Kleppan VT-sak 22/15: Valg av Arbeidsutvalg til Velferdstinget Vedlegg Se vedlegget i sak 19/14: Instruks for Arbeidsutvalget av , oppdatert Bakgrunn for saken Arbeidsutvalget består av tre personer. Kun Velferdstingets medlemmer kan stille til Arbeidsutvalget. Arbeidsutvalgets medlemmer kompenseres med tilsvarende 20 % av lønnen Velferdstingets ledelse mottar. Honorar utbetales for 10 måneder. Det er mulig å fordele de beskrevne arbeidsoppgaver innad i Arbeidsutvalget og ledelsen, derfor bør en være oppmerksom på hele instruksen slik den foreligger. Arbeidsutvalget konstituerer seg selv på de foreliggende av ansvarsområdene Bolig, Idrett og Velferd. Saksbehandlers vurdering Velferdstinget velger 3 personer til Arbeidsutvalget i Velferdstinget for perioden fra og med til og med Det forventes at de valgte kandidatene er tilgjengelig for opplæring frem til tiltredelse. Arbeidsutvalgets innstilling Arbeidsutvalget innstiller ikke i personvalg Postadresse: A lfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn H ejes vei 4 Gløshaugen. Tlf w w w.velferdstinget.no 1

5 Instruks for arbeidsutvalget VELFERDSTINGET 1. Generelt Fravikelighet Denne instruks viker for "Reglement for Velferdstinget", "Forretningsorden for Velferdstinget", og "Økonomiinstruks for Velferdstinget". Definisjoner VT: Velferdstinget AU: Arbeidsutvalget KK: Kontrollkomitéen SLUT: Studentleder-utvalget i Trondheim ISFiT: Internasjonale Studentfestivalen i Trondheim 2. Sammensetning Sammensetning Arbeidsutvalget består av: Leder Nestleder 3 faste AU-medlemmer 3. Arbeidsutvalgets oppgaver Kompetanse og ansvar Arbeidsutvalget utgjør Velferdstingets daglige ledelse, og har ansvar for å kalle inn til VT-møter. Arbeidsutvalget har ansvar for at det utarbeides sakspapirer og innstillinger, og for at VTs vedtak blir formidlet og fulgt opp. Innstillinger til Velferdstinget Arbeidsutvalget innstiller i alle saker som skal behandles i Velferdstinget, også der hvor en sak har blitt behandlet i en interngruppe eller enkeltperson og det foreligger en innstilling fra denne. AU innstiller ikke til personvalg i Velferdstinget, men kan innstille på oppnevning der posisjonen følger et verv. AU-vedtak AU skal fatte vedtak i interne og organisatoriske saker. AU kan også fatte vedtak i andre saker der det ikke er formålstjenelig å samle hele VT. I hastesaker som normalt skal behandles av Velferdstinget kan arbeidsutvalget fatte vedtak på vegne av Velferdstinget, men bare dersom det ikke er mulig å samle Velferdstinget innen rimelig tid. Økonomiske disposisjoner Arbeidsutvalget kan ved særlige vedtak bevilge et beløp begrenset oppad til kroner 6.000,- En bevilgning kan ikke deles opp i flere enkeltvedtak for å unngå reglene i denne paragraf. Kontakt med VT AU-medlemmene har ansvar for å kalle inn til og avholde møter med representantene i Velferdstinget.. Møtene kan brukes til å gjennomgå sakspapirer, diskutere saker, komme med forslag til nye saker og som

6 formøter med styrerepresentantene. 4. Arbeidsutvalgets møter Møtehyppighet Møter i Arbeidsutvalget avholdes en gang per uke dersom arbeidsmengden ikke tilsier annet. Innkalling og sakspapirer Normalt kaller leder inn til møter i arbeidsutvalget. Dersom tre av Aus medlemmer krever det skal det avholdes ekstraordinært møte. Innkalling og sakspapirer til arbeidsutvalgets møter bør så langt det er mulig være tilgjengelige én dag før møtet. Vedtaksdyktighet Arbeidsutvalget er vedtaksdyktige dersom minst 3 av medlemmene er til stede ved votering, inkludert leder og/eller nestleder. Vedtak fattes ved simpelt flertall. Møterett Arbeidsutvalgets faste medlemmer har møteplikt. Konsernstyreleder i SiT har møteplikt såfremt arbeidsutvalget ikke vedtar annet. Dersom konsernstyreleder ikke har anledning til å møte, skal denne sende vara. Kontoransvarlig, samt kontrollkomitéen, har møterett. Arbeidsutvalget kan med simpelt flertall innvilge andre møterett. Alle møtende har tale- og forslagsrett. Arbeidsutvalget kan lukke et møte med simpelt flertall. Faste punkter på dagsorden Disse punktene skal være på dagsorden på alle ordinære møter i arbeidsutvalget. Godkjenning av innkalling til arbeidsutvalgsmøtet. Redegjørelse for arbeidet arbeidsutvalgets medlemmer, KK og kontoransvarlig har gjort siden siste møte. Orientering fra konsernstyreleder i SiT. Protokoll Arbeidsutvalget velger selv referent. Referater Referater skal godkjennes av arbeidsutvalget på neste ordinære arbeidsutvalgsmøte, og legges frem for VT på neste VT-møte. 5. Oppgaver Alle AUs medlemmer Generelt Delta på alle VT-møter. Delta på alle AU-møter. Forberede alle VT-møter. Jobbe for velferdstinget renomè og legitimitet i studentmassen. Holde resten av AU informert om pågående arbeid. Delta aktivt i profilerings- og rekrutteringsarbeid. Delta på oppstartsseminar og motivasjonsseminar, samt forberedem planlegge og organisere disse i samarbeid med ledelsen.

7 Politisk ansvar Holde kontinuerlig kontakt med studentrepresentanter i SiTs styrer, og delta på formøter der det er formålstjenlig. Til enhver tid være oppdatert på Velferdstingets pågående saker og vedtak. Arbeide med utforming av politikk på større prinsipielle spørsmål innenfor sitt arbeidsområde. Fremme saker som angår deres arbeidsområder. Organisatorisk ansvar Overholde overlappsintruks, og være tilstede for muntlig og skriftlig erfaringsoverføring med påtroppende AU. Skrive erfaringsskriv i løpet av sin periode. Leder Generelt Har det overordnede ansvaret for alle arbeidsutvalgets oppgaver. Leder kan delegere enhver av arbeidsutvalgets oppgaver unntatt der dette dokumentet eller dokumenter dette viker for regulerer annet. Lede AU-møtene. Lese innkommende post til Velferdstinget. Organisatorisk ansvar Koordinere opplærings- og informasjonsarbeid for Velferdstinget og arbeidsutvalget. Drive målrettet lagbyggingsarbeid i arbeidsutvalget. Ha hovedansvaret for kontakt med studentrepresentanter for styrer, råd og utvalg som Velferdstinget velger eller innstiller til.holde seg orientert om relevant mediaomtale, og viderebringe saker AU bger eller Politisk ansvar Sørge for at Velferdstingets politikk blir fulgt opp. Til enhver tid være oppdatert på saker arbeidsutvalget arbeider med. Til enhver tid være oppdatert på Velferdstingets prinsipper og politiske vedtak. Holde seg oppdatert på arbeid med velferdsspørsmål i nasjonale studentorganer. Forvalte Velferdstingets formelle makt, spesielt i henhold til samarbeidsavtalen med konsernstyret SiT. Holde seg oppdatert på arbeid i SiT innenfor fordelte arbeidsområder. Ekstern kontakt Tale Velferdstingets sak utad. Være Velferdstingets talsperson overfor media, og sørge for å ha en uttalt mediestrategi. Holde kontinuerlig kontakt med valgorganene. Holde kontinuerlig kontakt med andre relevante studentorganer, herunder Studentersamfundet i Trondhjem, ISFiT og UKA. Drive lobbyvirksomhet opp mot beslutningstakere for å få gjennomslag for Velferdstingets politikk. Representasjon Representere Velferdstinget på møter i valgorganene. Sitte som fast medlem i Trondheim Studentråd. Representere Velferdstinget i forhold til StudiebyEN. Delta på SLUT-møter.

8 Økonomiansvar Leder har det overordnede økonomiansvaret for arbeidsutvalget. Økonomiansvaret reguleres nærmere av Økonomiinstruks for Velferdstinget. Økonomiansvar kan ikke delegeres. Personalansvar Leder skal i samarbeid med SiTs personalavdeling forvalte personalansvaret for konsulent. Leder skal ved tiltredelse i samarbeid med SiTs personalavdeling oppdatere seg på regler og prinsipper for personalansvar. Leder skal avholde personalmøter med AU to ganger i året. Personalsaker kan ikke delegeres. Nestleder Generelt Stedfortreder for leder når denne er forhindret fra å ivareta sine oppgaver på kort sikt. Lese innkommende post til Velferdstinget. Organisatorisk Ha hovedansvaret for å organisere profileringsarbeid overfor studentmassen. Følge opp valgkomiteen i deres arbeid med rekruttering. Sørge for at informasjon om aktuelle saker fra Velferdstinget til enhver tid er tilgjengelig for studentmassen. Ha jevnlig kontakt med eierorganene angående profilering og rekruttering. Politisk ansvar Forvalte Velferdstingets rolle som referanseorgan, og kontakten med SiT på administrativt nivå. Til enhver tid være oppdatert på saker arbeidsutvalget arbeider med. Til enhver tid være oppdatert på Velferdstingets prinsipper og politiske vedtak. Holde seg oppdatert på arbeid i SiT innenfor fordelte arbeidsområder. Koordinere og samordne arbeidet med utforming av politikk på større prinsipielle saker relatert til SiT. Økonomisk ansvar Økonomiansvar i henhold til Økonomiinstruks for Velferdstinget Representasjon Delta på SLUT-møter Delta på formøter med studentrepresentanter i SiTs styrer. Representere VT på møter i helserefusjonsutvalget. Være varamedlem i Trondheim Studentråd. Representere Velferdstinget opp mot StudiebyEN. Representere Velferdstinget opp mot Kulturstyret og SiT Sponsorprogram. Representere Velferdstinget i foredraget om alkoholfokus i forkant av fadderukene. Arbeidsutvalgsmedlemmene Organisatorisk ansvar Arbeidsutvalgsmedlemmene har ansvaret for: Å skrive erfaringsdokument når deres periode er over. Å ha skriftlig og muntlig overlapp med det nye arbeidsutvalget.

9 Å organisere VT-møter både i forkant og etterkant av møtene. Å organisere og være praktisk med i gjennomføring av seminarer sammen med ledelsen. Å være med, samt å organisere profilerings- og rekrutteringsarbeid sammen med ledelsen. Velferdsansvarlig Politisk Sikre at Velferdstinget har en klart definert politikk innenfor sitt område. Til enhver tid vite hva Velferdstingets politikk innenfor sitt område er. Ha oversikt over de saker det arbeides med innenfor eget område og status i disse, og påse at de som har ansvar for sakene følges opp. Arbeide med, og følge opp, de til enhver tid pågående prosjekter innenfor sitt område i SiT. Jobbe frem saker innenfor sitt område og presentere disse for Velferdstinget. Lokalt Representere Velferdstinget i helserefusjonsutvalget. Være leder av Velferdsrådet. Være tilgjengelig for Velferdstingets eierorgan for hjelp til saker relatert til sitt område. Nasjonalt Være oppdatert på den til enhver tid gjeldende politikk innenfor sitt område i nasjonalt. Boligansvarlig Politisk Sikre at Velferdstinget har en klart definert politikk innenfor sitt område. Til enhver tid vite hva Velferdstingets politikk innenfor sitt område er. Ha oversikt over de saker det arbeides med innenfor eget område og status i disse, og påse at de som har ansvar for sakene følges opp. Arbeide med, og følge opp, de til enhver tid pågående prosjekter innenfor sitt område i SiT. Jobbe frem saker innenfor sitt område og presentere disse for Velferdstinget. Lokalt Være leder av Boligrådet. Være leder av Kjellerrådet. Være tilgjengelig for Velferdstingets eierorgan for hjelp til saker relatert til sitt område. Nasjonalt Være oppdatert på den til enhver tid gjeldende politikk innenfor sitt område i nasjonalt. Idrettsansvarlig Politisk Sikre at Velferdstinget har en klart definert politikk innenfor sitt område. Til enhver tid vite hva Velferdstingets politikk innenfor sitt område er. Ha oversikt over de saker det arbeides med innenfor eget område og status i disse, og påse at de som har ansvar for sakene følges opp. Arbeide med, og følge opp, de til enhver tid pågående prosjekter innenfor sitt område i SiT. Jobbe frem saker innenfor sitt område og presentere disse for Velferdstinget.

10 Lokalt Være Velferdstingets representant i Brukerutvalget for idrettsbyggene. Være leder av Studentidrettsrådet. Følge opp og være i kontinuerlig kontakt med studentidrettslagene. Være tilgjengelig for Velferdstingets eierorgan for hjelp til saker relatert til sitt område. 6. Arbeidslige bestemmelser i ledelsen Arbeidsavtale Ledelsen skal gjøres kjent med og underskrive en arbeidsavtale før tiltredelse 1. juli. Denne skal inneholde en oversikt over bestemmelser for arbeidstid, kjernetid, overtid, avspasering, helgearbeid, ferieavvikling og sykdom, samt en oversikt over utbetaling av lønn, feriepenger og ordningen med pensjonspoeng. Ledelsen skal inngå reiseforsikring gjennom bedriftsforsikring i VT ved tiltredelse i vervet. Arbeidstid og kjernetid Arbeidstiden fastsettes etter arbeidsmiljølovens 10-4, der det for tillitsvalgte er bestemt maks 10 timer arbeidstid per dag (24 timer), og maks 54 timer arbeidstid per uke (7 dager). Kjernearbeidstid omfatter perioden av arbeidsdagen der en i ledelsen alltid skal være tilgjengelig. Denne perioden er fra klokken i virkedager. Overtid og avspasering Dersom det arbeides utover normert arbeidstid på 54 timer per uke (7 dager), skal det avspaseres. Dersom det overtidsarbeides over 69 timer (54 timer normert arbeidstid, 15 timer overtid) per uke (7 dager), skal det pålegges avspasering en dag eller 15 fordelte timer i løpet av inneværende eller påfølgende arbeidsuke (7 dager). Helgearbeid Dersom ledelsen gjennom arbeidet har reist eller jobbet en helg (lørdag og søndag), og samtidig overskredet antallet for maks arbeidstimer per uke (7 dager), skal det pålegges en dag eller 15 fordelte timer avspasering den inneværende eller påfølgende arbeidsuken. Ferieavvikling Ledelsen kan ta ut 25 virkjedager ferie i løpet av vervet på 12 måneder. Velferdstinget har hovedferieperioder fra 1.juli til 1. august og fra 15.desember til 15.januar. Utover dette skal det tilstrebes å ta ut ferieavvikling i perioder med mindre arbeidspress. Ved supplering av ledelsen underveis i valgperioden vil fridager reguleres etter faktoren Sykdom. Der x er lik fridager og n er lik antall dager igjen av valgperioden. I tilfeller der en i ledelsen er 100% sykemeldt over 2 uker (14 dager) i en periode med stort arbeidspress, skal den i ledelsen som er i jobb fordele arbeidsoppgaver over de tre deltidsansatte i AU, som sammen skal påta seg ekstra ansvar for å lette arbeidsmengden for den i ledelsen som er i jobb.

11 Dersom AU ikke har muligheten til å påta seg ekstra ansvar i perioden, skal man ansette en vikar som skal påta seg de organisatoriske oppgavene i perioden. I tilfeller der en i ledelsen er over 60% sykemeldt over en periode på 3 måneder (90 dager) eller mer, skal personen trekke seg fra vervet i ledelsen, og det skal gjøres gjenvalg til posisjonen innen en måned. Den sykemeldte mottar da sykelønn (normerte lønnsatser) innen vervets ordinære periode, mot sykemelding over 60%. I situasjoner der den sykemeldte blir frisk i et inneværende semester, tar leder en vurdering på om sykelønn skal utbetales den resterende tiden av vervets ordinære periode. 7. Endring og ikrafttreden Arbeidsinstruks for arbeidsutvalget vedtas og endres av Velferdstinget med kvalifisert flertall. Endringer trer i kraft etter at møtet der de blir vedtatt er hevet. Instruksen ble vedtatt

12 Vedtatt: Instruks for ledelsens OVERLAPP Denne instruksen skal gjøres kjent for potensielle leder- og nestleder-kandidater i forkant av Velferdstingets konstituerende møte så langt det er mulig. I det øyeblikket påtroppende ledelse er valgt, plikter disse å forholde seg til denne instruksen. Perioden for overlapp løper fra nevnte valg, til og med 30. juni. Hovedansvaret for å legge opp og gjennomføre overlappen ligger på avtroppende leder og nestleder. Form Innen én uke etter valg av ny ledelse, avholdes et møte for planlegging av overlapp i regi av leder. Her skal leder, nestleder, og ny ledelse møtes for å bli enige om hvordan overlappen gjennomføres. Møtet skal inneholde følgende: Påtroppende gjøres kjent med hvilke aktiviteter som er aktuelle å være med på. De skal sette av tid til å være observatør på møter, og delta på sosiale arrangement. De skal prioritere å delta minst 1 gang i hvert møteforum som er aktuelt for deres stilling. Det skal avtales en konsentrert periode for overlapp på 1 uke (5 arbeidsdager) i juni måned. Dersom påtroppende ledelse ikke har mulighet til aktiv overlapp gjennom hele perioden, skal det avtales 2 uker (10 arbeidsdager) konsentrert overlapp i juni. Etter gjennomført overlapp og før 1.juli skal man sammen evaluere det som har blitt gjort, og hvorvidt man har oppnådd målet å gjøre ny ledelse best mulig skikket til jobben sin fra første dag. Erfaringsskriv lages av avtroppende ledelse, og lagres på Velferdstingets server. I desember skal ledelsen vurdere ut ifra høstens erfaringer hva som bør forbedres til neste overlappsperiode. Innhold Påtroppende ledelse skal læres opp i følgende punkter: Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf

13 Vedtatt: Årshjul for Velferdstinget Velferdstingets møter og saksgang Kontorrutiner: ledelse, tidsplanlegging, møteinnkalling, økonomi, personalansvar m.m. Arbeidsutvalget - deres oppgaver og ansvar, arbeid i teamet, ukentlige interne møter m.m. Sakspapirskriving - i form av kurs Mediehåndtering og strategi Politiske kanaler for påvirkning nøkkelpersoner Prosesser i Trondheim kommune - hvordan man samarbeider Tilbakeblikk arbeid som er gjort, saker som er fremmet og vedtak fra tidligere år Fremover - hvilke saker og prosesser som pågår SiT inngående hver avdeling, hvert tilbud. Konsernstyret AUs innstillende møter - gjennomføring, hvem som møter, og roller. Viktige personer å etablere kontakt med tidlig Hvilke ressurser har man rundt seg - hvem ringer man om hva Samarbeid med eierorganene Ansvarsdeling på kontoret - mellom leder, nestleder og konsulent Fordeling av ansvarsområdene i Samskipnaden mellom leder og nestleder Intern kommunikasjon, i arbeidsutvalget og Velferdstinget Profilering - nettsider, kampanjer og media Oppstartsmånedene juli og august - hva kan og bør gjøres Arrangering av seminar Velferdstingets styringsdokumenter som arbeidsverktøy: mandat, instrukser, arbeidsprogram Denne instruksen revideres av leder og nestleder i februar hvert år, og Velferdstinget skal orienteres om eventuelle endringer. Postadresse: Alfred Getz vei 3 Gløshaugen, 7491 Trondheim Besøksadresse: Stripa, Kolbjørn Hejes vei 4 Gløshaugen. Tlf