Allmøte på USIT, 7. mars 2019

Transkript

1 Allmøte på USIT, 7. mars 2019

2 Aktuelle saker v/it-direktør Lars Oftedal

3 Status på prosjekter og aktivteter Masterplan for universitetets IT BOTT:ØL BOTT:SA UH:IntArk UH:IAM UH:MDM Unit

4 Masterplan for universitets IT 1: Revurdering av universitetets IT 2: IT i forskning 3: IT i utdanning og studier 4: Administrativ IT 5: Styring av universitetets IT 6: Organisering av UiO:IT 7: Finansiering av universitetets IT Styremøtet 7. mai Plan implementering etter det

5 BOTT:økonomi og lønn DFØ som leverandør Lønn (SAP), økonomi (Agresso), innkjøp, faktura UiO produksjon fra Nasjonalt prosjekt Gjennomføringsfasen Delprosjekter USIT Deltar i IPAS Forvaltning Drift etter ?

6 BOTT:sak og arkiv Mål Standardisering og effektivisering av saksbehandlingsprosesser på tvers av BOTT Automatisk dokumentasjonsfangst til arkiv Høsting fra fagsystem til arkiv for å oppnå bedre saksbehandling og overholdelse av lovkrav Plattform eller sak- og arkivsystem? Tidsplan Anbud (RFP) i vår Kontrakt slutten av året Implementering UiO ? USIT Slutt på ephorte drift Deltar i prosjektet

7

8 UNIT Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning Digitaliseringsstyret, fagråd Strategiske valg: Jo nærmere forskning og utdanning, jo større er valgfriheten, arkitekturen og løsningene skal være fleksible og valgfrie fellestjenester Jo nærmere administrasjon og støtte, løsningene skal være standardiserte fellestjenester Handlingsplan for å realisere digitaliseringsstrategien Forskning, utdanning, administrasjon, infrastruktur, sikkerhet Finansieringsmodell for å realisere fellestjenester

9 Status i IT-drift prosjektet v/frank Paul Silye

10 Kort repetisjon IT-drift prosjektet er en del av Program for administrativ forbedring og digitalisering, sammen med UiO: Økonomi og lønn UiO: Saksbehandling og arkiv Fellesløsninger IT-drift prosjektet skal samkjøres med Masterplan for IT

11 Prosjektets styringsgruppe Benedicte Rustad (styringsgruppeleder, fakultetsdirektør JUS) Lars Oftedal (prosjekteier, IT-direktør) Monica Bakken (fakultetsdirektør HF) Line Altern Halvorsen Valbø (kontorsjef, kjemisk institutt) Tor Holmen (avdelingsdirektør, administrative tjenester og strategiske kjøp, UNIT)

12 Prosjektgruppen Frank Paul Silye (Prosjektleder) Mari Anne Ramstad (Senioringeniør, SV) Morten Fahle (Senioringeniør, Institutt for medisinske basalfag) Thomas Hansen (Senioringeniør, Institutt for informatikk) Gunnar Horrigmo (Senioringeniør, Gruppe for drift av Windowsklienter, USIT) Francis Augusto Medeiros-Logeay (Overingeniør, Gruppe for drift av macos, mobile enheter og meldingstjenester, USIT)

13 Referansegruppe og involvering Referansegruppe: IT-ledernettverket Involvering: Workshops for nåsituasjon med enhetene (IT-ledere og medarbeidere) Workshops for fremtidsvisjon IT-ledernettverket Utvalgte ledere og medarbeidere som jobber med det enkelte fagområdet Workshop med Direktørnettverket Innkjøp, drift av arbeidsstasjoner og brukerstøtte

14 Nåsituasjon Prosjektet har kartlagt prosesser for fagområdene: Innkjøp Brukerstøtte Drift av arbeidsstasjoner (standard kontormaskiner og laptoper kjørende Windows og macos, samt mobile enheter telefoner og nettbrett) Utskrift AV Drift av standard nettinfrastruktur Prosjektet spurte bl. a. om hva som fungerer og hva som ikke fungerer (flaskehalser) for disse tjenestene

15 Ønsket framtidsvisjon Prosjektet har gjennom workshops fått bilder av ønsket framtidssituasjon for fagområdene. Samtidig med kartleggingen har prosjektet utarbeidet kriterier for valg av prosesser: Forslag til forbedret prosess er i samsvar med UiOs digitale strategi og planer. Prosessen lar seg forenkle, forbedre og fornye (effektivisere), slik at det kan frigjøres ressurser til UiOs kjerneoppgaver. Prosessen kan leveres mer standardisert enn det gjøres i dag, samtidig som fleksibilitet ivaretas. Prosessen kan leveres mer brukernært enn i dag.

16 Hvor er prosjektet nå Etter en samlet vurdering besluttet styringsgruppa 14. feb. at prosjektet går videre med følgende delprosjekter: Innkjøp Brukerstøtte Drift av arbeidsstasjoner (klientdrift) Styringsgruppa ønsket i tillegg at de to siste prosjektene beskrives - muligheter/hindringer, fremdriftsplaner etc.: Utskrift AV-drift

17 Innkjøp - Hovedfunn Enhetene operer med forskjellig organisering av innkjøpsroller Det er forskjellig levetid på arbeidsstasjoner Enhetene benytter ikke felles verktøy når utbyttingsplaner lages Mye manuelt arbeid ved mottak av maskiner, der IT-personell sorterer utstyret etter hvilke enheter de skal til og registrer serienumre i lokale utstyrsdatabaser, samtidig som det sendes til økonomi som legger det inn i FA-registeret. Noe utstyrs- og programvarekjøp er standardisert og handles i volum, annet kjøpes enkeltvis Prosjektet ser at UiO har et potensiale for besparelser ved standardisering og forenkling av innkjøp av standard utstyr

18 Brukerstøtte - Hovedfunn UiO har brukerstøtte på flere nivåer, med helpdesker ute på enhetene IT skiller i liten grad på hva som er basis brukerstøtte og støtte til forskning og undervisning Dagens ticketingsystem (RT) er ineffektivt Manglende rettigheter medfører at Lokal IT ikke får løst flere typer henvendelser som effektivt kunne vært løst lokalt.

19 Brukerstøtte hovedfunn nåsituasjon Når Lokal IT henvender seg til USIT går disse henvendelsene gjennom Houston, som så må sende sakene videre til riktig enhet. Dette oppleves som et unødvendig ledd og det klages over lange svartider. Lokal IT kan i enkelte tilfeller bli sittende igjen med en bruker som har et uløst problem.

20 Brukerstøtte Ønsket fremtidsvisjon Det er i gjennom workshopene foreslått at: Single Point of Contact med effektiv videredistribusjon Et velfungerende overordnet verktøy for IT, som gir informasjon om brukers problem (ticketingsystem), utstyr (utstyrsdatabase) og programvare, samt brukers tilknytning og om systemer er oppe. Verktøyene må bl. a. gi muligheter for innsyn og historikk. Hjelp til selv (0. linje) på en systematisk måte løst med chatbot og RPA Rett sett med rettigheter og tilganger på rett sted i organisasjonen IT-organisasjonen må ha felles kunnskapsbase, møteplasser og dedikerte kanaler ved eskalering av saker Velfungerende driftssenter som monitorer og informerer En enkel og alltid oppdatert tjenestekatalog

21 Drift av arbeidsstasjoner Hovedfunn nåsituasjon Det brukes tid på å kontrollere at installasjoner fullføres, altså at alt av konfigurasjoner og programvare kommer på plass USIT har gjort kontinuerlig forbedringer av installasjonsprosessen og tilbakemeldinger fra lokale IT-ledere er at løsningen fungerer langt bedre For Mac gis det beskjed når maskinen er klar til bruk Det brukes mye tid på å sette opp maskin slik bruker ønsker, samt installere all ønsket programvare Utstyrsforvaltning: Lokal IT på alle enheter bruker tid på å legge inn informasjon i lokale utstyrsregistre, samt til vedlikehold og videreutvikling av registre

22 Drift av arbeidsstasjoner ønsket fremtidsvisjon Det er ønsket at klargjøringsprosessen for arbeidsstasjoner gjøres mer brukernær. Ved bytte av maskin ønskes at programvare og oppsett automatisk overføres UiO er i gang med å ta i bruk Windows Autopilot. Er ny bransjestandard for klargjøring av Windows maskiner. Utstyrsforvaltning: En felles utstyrsdatabase for UiO som er mest mulig automatisert Sentral drift av alle standard arbeidsstasjoner med bruk av verktøy som muliggjør økt automatisering og bedre monitorering av klientdriften Kostnadseffektiv og standardisert avhending av utstyr

23 Hva skjer akkurat nå og i nær framtid Prosjektgruppen jobber med prosjektbeskrivelser, inklusive gevinst- og fremdriftsplaner for de vedtatte delprosjektene De tre delprosjektene bil bli bemannet Vi trenger deltakere til alle de tre prosjektene. Ønsker du å være med? Snakk med din leder.

24 Vår nettside Vi har oppdatert vår nettside og har lagt ut dokumenter Vi oppfordrer alle til å gjøre seg kjent med dem.

25 TSD v/leon Charl Du Toit

26 Autopilot v/ernesto Gonzalez-Benitez

27 INTARK på v/ Einar Jerpseth og Sten Ingvar Solli

28 INTARK på 1-2-3

29

30

31 DATA KILDE

32 A P I DATA KILDE

33 person calender journal

34 API MANAGER

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46 I stedet for å flytte full dumper i store filer hver natt - ønsket vi å bare replikere de data som var endret helst i sanntid Sanntidsoppdatering For å understøtte dette lagde vi en meldingskø tjeneste

47

48 PRODUSENTER KONSUMENTER SO FS FS UA TP MQ IGA IGA AD SAP LMS

49

50 System of Records Integrations API 4 API Manager 3 KILDE 5 Konsument 1 MELDINGSKØ 2

51 System of Engagement Integrations Dataporten API Manager

52 System of Intelligence Integrations System A System B Datavarehus System..N

53 Dataporten A User logon Engagement Integrations Record Integrations Intelligence Integrations

54 Sten Ingvar Solli tar over

55 Vite mer? Veileder: Kontakt: