Forprosjektsrapport. Prosjektets deltagere: Kimberlee Stenberg McMillan, 05HBMEMAA Helene Myhrer, 05HBMEMAA

Transkript

1 Forprosjektsrapport Prosjektets deltagere: Kimberlee Stenberg McMillan, 05HBMEMAA Helene Myhrer, 05HBMEMAA Oppdragsgiver: Oppland Arbeiderblad, v/ Øivind Ludvigsen Veileder: Terje Stafseng Tema: Markedsundersøkelse for Oppland Arbeiderblad 1

2 Innholds fortegnelse Kapittel 1 MÅL 1.1 Formål s Effektmål s Resultatmål s Læringsmål s. 4 Kapittel 2 PROSJEKTSBESKRIVELSE 2.1 Problemstilling s Bakgrunn s Mediehuset Innlandet s Forundersøkelse s Forutsetninger s. 8 Kapittel 3 RESSURSER OG RAMMER 3.1 Ressurs liste s Litteratur s Personell s Utstyr og maskiner s Økonomi s Ansvarsforhold s Oppfølging s Statusmøter s. 10 Kapittel 4 FREMDRIFT 4.1 Faser i prosjektet s. 11 Kapittel 5 RISKO 5.1 Risikoanalyse s. 13 Kapittel 6 REGLEMENT 6.1 Generelle arbeidsregler s Arbeidstid s Ansvarsregler s Utkastelse s. 15 Vedlegg: Kildeliste s. 16 Gant plan (fremdriftsplan) s. 17 Kopi av kontrakt med oppdragsgiver og Høgskolen s. 19 2

3 Kapittel 1 MÅL 1.1 Formål I prosjektet skal vi utforme og utføre en markedsundersøkelse for Oppland Arbeiderblad, samt komme med eventuelle forslag til tiltak for forbedring. Formålet med undersøkelsen skal kartlegge følgende: Avdekke om selgerne i Oppland Arbeiderblad har en fungerende rolle som rådgivere for sine annonsekunder, som er ønsket av oppdragsgiver, eller om de kun fungerer som ekspeditører. Rollen som rådgivere og ekspeditører er beskrevet nærmere i prosjektbeskrivelsen. Kartlegge om selgernes oppfatninger av seg selv stemmer med annonsørenes oppfatning av dem. Det vil si to undersøkelser som må sammenlignes mot hverandre. Finne ut om salgsteamet har kompetanse til å fungere som rådgivere (selve bakgrunn til selgerne, erfaringene de har med annonsørene, samt bransjekunnskap). Kartlegge annonsekundenes syn på avisen (ikke bare på selgerne, men avisen som en helhet). Kartlegge om det har skjedd forandringer etter kundetilfredshetsundersøkelse utført i Oppdragsgiver ønsker også å finne ut: Hvorfor enkelte geografiske områder i Oppland annonserer mer/mindre enn andre. Hvorfor ikke flere benytter pakkeløsningene til mediehuset (å reklamere i flere kanaler). 1.2 Effektmål Følgende effekter er ønskelig etter utført markedsundersøkelse: Øke salgsteamet kompetanse når det gjelder interaksjon med sine bedriftskunder. Øke selgernes bevissthet på at de skal ha en rådgivende funksjon Gi bedriften et grunnlag for å kunne utvikle seg i bedriftskundenes ønskelige retning. Hjelpe bedriften å forstå sin profil i bedriftsmarkedet. Oppland Arbeiderblad skal også kunne arbeide mot de geografiske områder som ikke annonserer, i like stor grad som de andre. 1.3 Resultatmål Etter endt undersøkelse og analyse av resultater ønsker vi at Oppland Arbeiderblad skal ha ett grunnlag for å kunne utføre tiltak slik at de kan fungere som en rådgivende mediebedrift for sine bedriftskunder. Videre få kunnskap om hvorfor det blir annonsert mindre på enkelte geografiske områder, og derfor arbeide med tiltak får å få en bredere geografisk dekning i Oppland. Resultatet fra undersøkelsen skal hjelpe Oppland Arbeiderblad med å få klarhet rundt sin profil i markedet, og kunne gjøre tiltak for å endre denne oppfattelsen om ønskelig. 3

4 1.4 Læringsmål Vårt læringsmål under dette prosjektet er: Få mer kunnskap om hvordan salgsapparatet i en mediebedrift fungerer. Økt kunnskap innen markedsføring og markedsundersøkelse. Vurdere å sette seg inn i forskjellige metoder for markedsundersøkelse. Få erfaring om hvordan det er å jobbe i en konsulent rolle, samt å måtte forholde seg til en reell oppdragsgiver. Kunne utføre et større prosjekt over et visst tidsperspektiv, samt å kunne planlegge og disponere tiden for å komme i mål. Lære seg å samarbeide i team, samt forstå hvilke ulemper og fordeler dette innebærer. 4

5 Kapittel 2 PROSJEKTBESKRIVELSE 2.1 Problemstilling Vi har kommet frem til følgende problemstilling: Hvordan oppfattes selgerteamet i Mediehuset Innlandet av sine bedriftskunder? Hvordan og hva kan endres for å forsterke samarbeidet mellom selger og kunde? Vi skal undersøke selgerne i Oppland Arbeiderblad, samt deres bedriftskunder. Og dermed avdekke avvik som selgerne kan gjøre forbedringer på, og samtidig forsterke forholdet mellom bedriftskundene i nærområdet, slik skapes et gjensidig givende forhold. Videre skal vi undersøke om det har skjedd noen forandringer etter kundetilfredshetsundersøkelsen fra Gjennom å undersøke både selgerne og kundene, skal vi avdekke selgerens oppfatninger av dem selv, og om kundens oppfatinger av selgerne har noen eventuelle avvik/likheter. Vi skal også kartlegge hvorfor noen geografiske områder i Oppland annonserer mer/mindre enn andre i avisen? 2.2 Bakgrunn/situasjon Oppland Arbeiderblad utførte i 2004 en kundetilfredshetsundersøkelse. De ønsker nå at vi skal gjennomføre en lignende undersøkelse for å se hva slags endringer som har oppstått de siste årene. De vil også supplere noen områder og sammenligne selgernes oppfatning av hva markedet tror. Dette for å kunne kartlegge om selgerne har den rådgivende funksjonen som ønskes av mediehuset og ikke minst av kunden selv. Oppland Arbeiderblad har hatt monopol i sitt område siden 1998(Gjøvik blad og Toten blad kommer en gang i uken, men regnes ikke som konkurrenter for avisen)og de ønsker å finne ut om dette oppfattes som negativt eller positivt i bedriftskundenes øyne, er de for arrogante? Mediehuset i Gjøvik, inneholder også radio, Tv og nett. I dag annonserer de fleste i kun en kanal, avisen. Oppdragsgiver ønsker å kunne tilby kundene muligheten til å annonsere i alle deres kanaler, dette skjer i dag i en svært liten grad. Avisen har også noen områder som annonserer lite i deres avis, for eksempel områdene Lena, Dokka og Beitostølen, hva er årsaken til dette? Vi skal gjennom en markedsundersøkelse måle Oppland Arbeiderblads bedriftskunders inntrykk av avisen. Vi skal kartlegge om selgerne oppfattes som rådgivere eller bare ekspeditører. Har selgerne i Oppland Arbeiderblad nok bransjekunnskap? Har de nok bransje data i bruk? Oppfattes de som profesjonelle av kundene? Hva er en rådgivende rolle for Oppland Arbeiderblad? Etter samtale med administrerende direktør i Oppland Arbeiderblad er det ønskelig at selgerne kan: Virke 100 % som rådgivere. Være innforstått med kundenes markedsplaner og tilpasse annonseringstilbudet i forhold til kundens bransje og marked. Kunne noe om bransjen til annonsørene. Ha kompetanse innen de ulike mediene og kjenne deres egenskaper/effekt/begrensninger som reklame kanal. Selgerne skal kunne gi sine kunder råd om markedsføring, mediemix, også utenfor de produkter mediehuset kan tilby (nett, avis, TV og radio). 5

6 I hvilken grad dette gjøres i praksis skal vi kartlegge. Når vi sier at selgerne fungerer som ekspeditører, jobber de kun med innhenting av annonser, type bestilling og mottak. Ut ifra forrige undersøkelse kom det frem en rekke ting som Opplands bedriftskunder oppfattet som avvikende med tanke på salg av annonser; Ikke alltid god på å følge opp etter salg. Manglende kunnskap om kundenes bransje. Manglede kompetanse på rådgivning, blir oppfattet som innhentede av annonser og ikke som en rådgiver som kan hjelpe kundene til å tilpasse deres annonser i forhold til de målgrupper de vil nå ut til. Lite kreative. Vi ønsker å avdekke om disse forholdene er blitt bedre eller verre, eller om det ikke har vært noe forandring på de siste 3 4 årene siden undersøkelsen ble utført. Metode Prosjektet vil bestå av flere markedsundersøkelser, hovedsakelig en mot bedriftskundene og en mot selgere. Metodene vil både være kvalitative og kvantitative undersøkelser, antagelig i en intervju form og spørreundersøkelse, men dette er ikke endelig bestemte metoder. Vi vil også undersøke om bruk av fokusgruppe metode kan være relevant mot selgerteamet i bedriften. Vi vil jobbe videre med å finne den mest effektive metoden. Videre vurderer vi ulike programvarer for statistikk og analyse. Dette vil lette arbeide i analysen av den kvantitative analysen. Et program vi blant annet har sett på er SPSS Data Editor. Vi vil også vurdere flere slike programmer og forhøre oss med Halvor Holtskog for å finne det beste programmet i våres situasjon. Omfanget av undersøkelsen vil Oppland Arbeiderblad avgjøre, men med de tidsavgrensinger vi har tatt i betraktning. De vil velge ut noen av kundene sine som vi skal ta en grundigere undersøkelse på. Oppdragsgiver har et ønske om at vi bør ta for oss mellom bedriftskunder, da dette er et representativt utvalg. Arbeidet vårt vil bestå av å sette sammen markedsundersøkelser, den ene basert på Oppland Arbeiderblads undersøkelse fra 2004, utføre selve markedsundersøkelsen og til slutt analysere data, og sette tiltak for å bedre situasjon, dersom vi ser at dette er nødvendig ut ifra resultatene fra undersøkelsen. Oppdragsgivers rolle Oppdragsgiver Øyvind Ludvigsen ser på oss som sine fagpersoner/rådgivere i dette prosjektet. Det er fritt opp til oss hvordan vi disponerer tid, og fremdriften i prosjektet. Samt metode og det faglige rundt prosjektet. Før utsendelse av spørreundersøkelsen ønsker han at vi skal presentere forslaget for han og salgsteamet i Oppland Arbeiderblad. Denne måten kan selgerne bidra med forslag til forbedringer før undersøkelsen sendes ut. Samt skal dette motivere selgerne til å yte litt ekstra, når de vet at nettopp de skal bli målt. Øyvind Ludvigsen og selgerteamet vil stå får utvelgelse av respondenter for undersøkelsen, dette siden vi ikke har noe bakgrunn/grunnlag for utvelgelse. 2.3 Mediehuset innlandet Radio Gjøvik radio Lillehammer: Dekningsområder er Gjøvik, Lillehammer, Gausdal, store deler av Østre og Vestre Toten, og Ringsaker. Hovedmålgruppe er år. 6

7 Sender hele døgnet. Har lyttere pr uke. Deler eierskap med avisen Gudbrandsdølen Dagningen (Lillehammer). Radio sendingene blir sendt fra studio i Lillehammer og på mediehuset i Gjøvik. Fordeler med å annonsere over radio: Frekvensmedium (gjentar seg dag etter dag), hurtig medium, treffer lyttere nært kjøpsøyeblikket for eksempel i bilen. Kan tilpasses etter vær og andre forhold. TvInnlandet: Har sendinger mandag fredag , (kortsending) lørdag og søndag Har totalt seere daglig, i uken. Har avdelinger i Gjøvik, Hamar og Lillehammer. Er leverandør av nyheter ti TVNorge. Sender lokale medier, sport og diverse temamagasiner for eksempel reise. Dekker Lillehammer, Gjøvik, Hamar, Elverum og Hadeland. Har flere mannlige seere enn kvinner. Tv reklame effekter: Går på alle sanser, er mer påtrengende, bygger raskt kjennskap til profil, høy troverdighet på grunn av lokal tilknytning. Nettavisen har gjennom 2007 opplevd stor vekst, likevel har de kun en selger på nett og i papir utgaven av avisen fem, burde avisen kanskje satse mer på salg på nett? De har rundt brukere månedlig. De reklamerer selv for å være en av de beste lokalavisene på nett når det gjelder oppdateringer på nyhetsfronten. 83 % som er lesere av papir utgaven av avisen har tilgang til nett. Nesten halvparten av brukerne er i aldersgruppen 34 54år. Fordeler med å annonsere på nett: økende antall brukere, kundene er i aktivt brukermodus, kan linke direkte til hjemmesiden om produktet/tjenesten, flere budskap på en og samme annonse. Oppland Arbeiderblad: Har pr i dag lesere, det er i denne kanalen den største annonseringen finner sted. Det er disse annonsørene som vi skal bruke som respondenter. Redaksjonen holder til på mediehuset i Gjøvik. Oppland Arbeiderblad ligger under A pressen som er landets fremste på lokale medier. Avisen har følgende dekningsområde: Gjøvik, Østre Toten, Vestre Toten, Søndre land, Nordre land, Gran, Jevnaker, Lunner, Etnadal, Østre slidre, Vestre slidre, Sør aurdal, Nord aurdal og Vang. 2.4 Forundersøkelser Før vi setter i gang med produksjonen av undersøkelsen vil vi bruke primær data for å: Skaffe oss innsikt i problemet Ideer til data innsamling og analyse Blant annet er den tidligere kundetilfredshetsundersøkelsen fra 2004 og resultatene fra denne et referansepunkt som vi kan sammenligne våre egne data med. Vi har fått lite råmateriale fra denne undersøkelsen, men en del om resultatene. Vi har fått kontakt info til personen som utførte undersøkelsen, og håper etter hvert å få mer informasjon herfra. Undersøkelsen ble utført av Nr1, av en markedsanalytiker som fortsatt er ansatt i bedriften. De fikk også hjelp av MMI for utforming av spørsmålene. Oppland Arbeiderblad satte ikke i gang noen konkrete tiltak etter resultatene fra undersøkelsen. Vi skal også sette oss inn i Oppland Arbeiderblad som avis for å ha bakgrunn for å forstå hva vi skal prøve å komme frem til i undersøkelsen, samt de andre mediekanalene mediehuset i innlandet tilbyr. Begge i gruppen har fått hvert sitt abonnement til avisen, derfor lettere forstå hva slags avis vi lager 7

8 undersøkelse for. Vi må også sette oss inn i relevant litteratur før vi begir oss ut på konstruksjon av spørreundersøkelsen og den kvalitative undersøkelsen. 2.5 Forutsetninger En viktig forutsetning er at Oppland Arbeiderblad tar prosjektet seriøst og har et ønske om at resultatet kan brukes i bedriften for å forbedre seg. At selgerne er villige til å samarbeide at de er ærlige og åpne slik at vi for kartlagt hvordan de jobber, deres kompetanse og oppfatninger av markedet/kundene. Det er svært viktig at Oppland Arbeiderblads kunder er villige til å samarbeide og at de vil ta del i undersøkelsen, samt at de tør vær ærlige slik at vi får funnet de faktiske avvik avisen trenger å vite om for å forbedre seg. At den endelige undersøkelsen er utført/satt opp på riktig måte slik at vi får inn relevant og troverdig data. Data fra forrige undersøkelse er representative, slik at vi kan sammenligne disse med våre sekundærdata. Utvalget oppdragsgiver velger er representativt Gruppen består kun av to personer, så vil være avhengige av at begge står på og til en hver tid er tilstede. Det kan bli et problem om en av oss faller fra gruppa. Det er viktig at vi er enige om mål og fremdrift, samt avgjørelser under hele prosjektet. Avgrensninger/rammer Antall studiepoeng og tidsaspektet er en avgrensing på omfanget av undersøkelsen. Vi skal både bearbeide/lage undersøkelsen, utføre og analysere den, og komme med tiltak til forbedring dersom vi har grunnlag for det, og dette er nødvendig ut ifra resultatene som kommer frem i undersøkelsen. Vi skal kun måle Oppland Arbeiderblads selgere, vi mener undersøkelsen blir for kompleks dersom vi tar inn selgerne fra de andre kanalene. Kvalitet For å sikre et kvalitetsmessig og realistisk resultat vil vi tilegne oss kunnskap gjennom litteratur på området, og rådgivning fra veileder. Vi vil lage et første utkast av spørreundersøkelsen som skal presenteres for Oppland Arbeiderblad sin markedsansvarlig (fra A pressen) samt andre i ledelsen og selgerteamet før vi gjør rettelser og går i gang med gjennomførelsen av selve undersøkelsen. Erfaringer og kompetanse fra selgerteamet vil hjelpe oss med utarbeidelsen av markedsundersøkelsen og kommunikasjonen med bedriftskundene, ved at de opplyser sine kunder at det snart vil komme en undersøkelse håper vi gjør de mer samarbeidsvillige. Ut ifra tidsrammene vi har på dette prosjektet har vi laget en fremdriftplan delt inn i prosjektets 6 faser, se vedlegg. 8

9 Kapittel 3 RESSURSER OG RAMMER 3.1 Ressurser Litteratur: Bibliotek Internett Mjøsbok bokhandel Diverse bøker lånt av kjente Personell: Gruppemedlemmer Veileder Terje Stafseng Halvor Holtskog og andre ansatte ved Hig. Administrerende direktør, leder for selgerteamet og andre ansatte ved Oppland Arbeiderblad/ Mediehuset i Gjøvik. Medstudenter og bekjente Utstyr/maskiner: Bærbar PC Diverse programvarer; MS Exel, MS Word MS Project Adobe Dreamweaver Adobe Indesign Adobe Photoshop. SPSS Data Editor eller et annet statistikk program Ekstern lagringsenhet (USB penn/cd Rom til backup) Telefon for å foreta deler av undersøkelsen (mye gjøres fra mediehuset) Diverse kontorrekvisita 3.2 Økonomi Budsjett Kostnadssted Kr Kopi kostnader (cirka 900 sider) 1350 Laminering 50 Antatt reisekostnader 500 Faglitteratur 700 Diverse kontorekvisita 500 Antatt telefonregning 500 Programvare? 1000 Sum

10 Vi vil dele kostnadene likt på medlemmene i gruppen, det vil si på hver. På grunn av lokalisering til bedriften er det ingen reisekostnader ved møte med oppdragsgiver. Det kan komme noe reise kostnader da noen av intervjuene skal gjøres hos bedriftskundene. Telefon kostnadene vil dekkes av Oppland Arbeiderblad da intervjuene over telefon vil tas herfra. Eventuelle kjøp av litteratur vil skje på gruppemedlemmenes regning, da vi senere vil ha nytte av disse. Trykk kostnadene hos kopisentralen vil også gruppemedlemmene stå for. I gruppereglene har vi sagt at alle kostnader vi selv må ut med skal fordeles likt på medlemmene. 3.3 Ansvarsforhold Siden vi kun er to på gruppe har vi valgt å ha delt prosjektlederansvar, vi vil stille likestilt i avgjørelser hele prosjektperioden. Vi vil dra nytte av hverandres egenskaper og kunnskaper, men samtidig tilegne nye kunnskaper. Men for å sikre fremdrift deler vi på prosjektlederrollen. Vi har valgt å dele opp i forhold til faser i prosjektet. Siden vi kun er to, føler vi at vi begge skal ta denne rollen. I fasen der en er prosjektleder har personen ansvar for fremdrift og motivasjon i gruppen. Det er viktig at prosjektlederen forholder seg til fremdriftsplanen når en setter hva som skal på dagsorden. Prosjektlederen har siste ordet ved uenigheter i gruppen (begge skal få sagt sine meninger først). Prosjektlederen har også hovedansvaret for å oppdatere web siden og sørge for at det regelmessig blir tatt back up av arbeidet. Hvem som har ansvar for hvilken fase står under fremdrift. 3.4 Oppfølging Gruppen vil ha kontinuerlig kontakt med oppdragsgiver under prosjektperioden. Ingen fast møteplan vil bli satt opp, men avtales underveis når det er behov for det. Gruppen vil også ha kontinuerlig kontakt med oppdragsgiver via e post og telefon. Gruppen vil under prosjektperioden lage en webside slik at de forskjellige deltakerne i prosjektet vil kunne oppdatere seg på fremgangen her. Veileder fra Hig vil vi også ha kontinuerlig kontakt med, der møteplan er satt opp til hver tirsdag kl.14.30, vår tildelte veileder er Terje Stafseng. Her skal vi rådføre oss om prosjektets fremgang og eventuelle problemer. Veileders rolle er ikke å bestemme gruppens avgjørelser. Til alle møter skal det føres referat. Mail som blir sendt angående prosjektet er begge ansvarlige for å oppdatere seg på. Vi har opprettet en felles e post som kun skal brukes til hovedprosjektet: hovedprosjekt.hig@gmail.com. På denne mail kontoen skal all mail med oppdragsgiver og andre interessenter finne sted. Mail med veileder og andre fagpersoner på hig vil og skje på hig mail. 3.5 Statusmøte Hver mandag kl. 8 vil gruppen ha status møte. Her vil det bli tatt opp forrige ukes arbeid. Vi vil se an hvordan fremgangen har vært og hvordan vi ligger i forhold til gjennomføringsplanen. Om vi ligger etter må vi finne tiltak for å få tatt igjen det arbeidet vi ikke rakk den forbigående uken. Om vi ligger for langt etter og ser at vi har fordelt oppgaver feil vil vi gå inn å endre gjennomføringsplanen. Prosjektleder for fasen har ansvar for å finne tiltak dersom gruppen står fast, eller har problemer med fremdrift. 10

11 Kapittel 4 FREMDRIFT 4.1 Faser i prosjektet Fase 1 Forprosjekt og webside Prosjektleder: Helne Myhrer I den første måneden vil arbeidet bestå av å lage forprosjektsrapport, samt utvikle webside. Websiden skal bestå av informasjonen om prosjektet, oppdragsgiver, samt kontaktinformasjon til deltakere, veileder og oppdragsgiver. Det vil også føres en ukentlig logg slik at interessenter av prosjektet kan oppdatere seg om fremgangen i prosjektet. Siste punkt i fase 1 er å få utsendt undersøkelsen. Fase 2 Eventuelle hypoteser og utvikling av spørreundersøkelse Prosjektleder: Kimberlee Stenberg McMillan Gjennom fase 1 av prosjektet har vi startet med å lese litteratur, samt noe om metode. Uten å konkludere endelig kan vi si at spørreundersøkelse vil være en av metodene vi vil bruke i undersøkelsen. Denne vil vi utarbeide og sende ut i løpet av fase 2. Etter ønske fra oppdragsgiver skal vi presentere første utkast for ledelse og selgerteamet. Etter dette en godkjenning. Fase 3 Produksjon av kvalitativ undersøkelse Prosjektleder: Helene Myhrer Videre ønsker oppdragsgiver en mer kvalitativ undersøkelse av noen av bedriftens kunder, samt selgerne. Vi må her utvikle to undersøkelser, vi tenker her å bruke intervju som metode, uten at dette er endelig bestemt ennå. Begge undersøkelsene skal ha en godkjennelse av oppdragsgiver før utførelse. Fase 4 Utførelse av intervju (kvalitativ) Prosjektleder: Kimberlee Stenberg McMillan I denne perioden skal vi utføre begge de kvalitative undersøkelsene. I mellom intervjuene vil vi forvente mye dødtid, i disse periodene vil vi innsamle data fra spørreundersøkelse og lese relevant litteratur og starte på rapporten. Fase 5 Analyse Prosjektleder: Helene Myhrer I denne perioden skal vi analysere data fra alle undersøkelsene. Data fra spørreundersøkelse vil antagelig fremkomme i tall og tabeller, mens fra den kvalitative vil vi gå etter tekst. (individuelle intervju resultater). Etter å ha kommet frem til undersøkelsens resultater vil vi komme med eventuelle forslag til tiltak. 11

12 Fase 6 Rapport Prosjektleder: Kimberlee Stenberg McMIllan Utforming av selve rapporten, korrekturlesing, design og layout. Produksjon av plakat. Forberedelse av muntlig presentasjonen Gruppen vil kontinuerlig lese fag litteratur. Vi har satt av noen hele dager til dette, men under produksjonen og utførelse av undersøkelsen vil vi hele tiden oppdatere oss i relevant litteratur. Vi har valgt følgende fagbøker til prosjektet: Markedsundersøkelser, av Fred Selnes Forskningsmetode, av Johannesson, Kristoffersen og Tufte Spørreskjemametodikk, av Gustav Haraldsen 12

13 Kapittel 5 RISIKO 5.1 Risikoanalyse Følgende er mulige fallgruver og trusler både i omgivelsene og innad i gruppen som vi må være særlig oppmerksomme på, og i tilegg ha klare handlingsplaner mot om de skulle oppstå. Trussel Tiltak/konsekvens Sannsynlighet 1 10 Utarbeidelse av ny fremdriftsplan Feil disponering av tid 9 samt overtids jobbing Krangel og uenighet innad i prosjekt Tiltak blir satt etter gruppe reglene 3 gruppa som begge har underskrevet. Uklar problemstilling Endring av problemstilling 5 En av gruppe medlemmene gjør ikke sin del av arbeidet. Tiltak blir satt etter gruppe reglene som begge har underskrevet. 2 Manglende forprosjekt. Endring av forprosjekt 5 En av gruppe medlemmene får langvarig sykdom. Tekniske problem med programvarer/utstyr. Dårlig formulert markedsundersøkelse. Mangelfull respons på spørreundersøkelse. Vi får mangelfull informasjon fra undersøkelsene (intervju) Arbeidsmengde blir for stor i forhold til hva vi har kapasitet til å klare. Tiltak blir satt etter gruppe reglene som begge har underskrevet. Var flinke å ta back up heletide, om pc blir ødelagt må vi bruke skolens pc er. Før utsending skal den godkjennes av oppdragsgiver, dette gir en kvalitetssikring av undersøkelsen. Purring, ny utsending av undersøkelse. God forbereding på intervjuet, konsultasjon med faglærer, samt kvalitetsikring fra oppdragsgiver. Nedkutting av innsamla informasjon, samt belage oss på overtids arbeid For ambisiøse mål. Omformulering av mål og delmål. 5 Utvalget er ikke representativt. Sende ut flere undersøkelser et minimum ønskelig antall. 3 Uenighet med oppdragsgiver. Forhøre oss med veileder, anbefale og møtes på halvveien. 3 Tap av rapport/arbeid. Kontinuerlig backup 5 Avvik i backup prosedyre. Gjennomgang grupperegler 2 Feiltolking av hva det er oppdragsgiver ønsker fra undersøkelsen. Klarer ikke å overholde skolens tidsfrister. Innbrudd/hærverk av utstyr og dermed tap av arbeid. Konkurs/nedleggelse av oppdragsgivers bedrift. Kommunisere, vise oppdragsgiver hva vi gjør, gi oppdateringer på web (logg) Sette oss inn i alle tidsfrister, hengt opp lapp på tavle. Anmeldelse til politi, må bruke skolens pc er videre. Hypotetisk prosjekt

14 Kapittel 6 REGLEMENT 6.1 Generelle arbeidsregler Behandle hverandre med respekt Ikke overkjøre hverandre, begge skal bli hørt Begge har ansvar for å sette seg inn i faglitteratur og andre oppdateringer som skjer underveis Hvert medlem har ansvar for å lage backup av sitt arbeide, dette skal lagres på minnepenner som til enhver tid skal ligge på grupperommet. Det er prosjektleders hovedansvar at dette blir gjort Begge har ansvar for at det ukentlig logg Begge har ansvar for at fremdriftsplanen blir fulgt Om et av medlemmene ikke utfører en bestemt oppgave innen tidsfrist (av sløvhet), må dette medlemmet sørge for å få gjort dette arbeidet ferdig utenom oppsatt arbeidstid, ny frist for arbeidet settes i felleskap. Unntak ved sykdom Alle kostnader som har med prosjektet å gjøre skal fordeles likt på gruppemedlemmene. 6.2 Arbeidstid Arbeidstiden er i utgangspunktet: Mandag fredag, inkludert en halvtime pause : første økt : pause : tredje økt Arbeidstiden kan flyttes, forlenges, forkortes på dersom det ønskes fra begge medlemmer av gruppen Helger er hovedsakelig fri, men om vi ligger etter må gruppemedlemmene belage seg på jobb i helger Uke 12 (påske) har vi fri Gyldige fraværsgrunner: Sykdom. Legetimer/tannlegetime/kjøretimer. Dødsfall av nærmeste familie/venner. Deltidsjobb (timene skal tas igjen en annen dag). Jobbintervju. 6.3 Ansvarsregler Myndighet fordeles likt på begge medlemmer i gruppen, men hovedansvaret som prosjektleder vil bli vekslet på mellom medlemmene etter fasene prosjektet går gjennom Beslutninger skal alltid bli tatt sammen Ved uenighet skal begge synspunkt diskuteres og begge må sette seg inn hverandres meninger. Om det fortsatt er uenighet skal det rådgivers med veileder. Ved fortsatt uenighet har den daværende prosjekt leder siste ord. 14

15 6.3.4 Begge skal være tilstede ved møter med veileder og oppdragsgiver om det ikke finnes en gyldig grunn til fravær. Medlemmet bør melde fra i god tid før møtet, der dette er mulig Ved avlysning av veiledningsmøte/møte med oppdragsgiver skal begge være enige at det ikke er behov for møtet. Dersom et av medlemmene mener det er et behov skal begge medlemmene møte opp Begge skal lese og godkjenne alt som skal inn til levering. Det er begges ansvar at dette faktisk blir gjort. Stoff vil underveis bli lagt i perm eller lagret på minnepenn, hvert enkelt medlem har ansvar for å oppdatere seg på dette stoffet Begge gruppemedlemmer har ansvar for at web siden blir oppdatert ved uke slutt. Her skal logg for uken føres inn, samt annen informasjons som er av interesse for deltakere i prosjektet. Daværende prosjektleder har hovedansvaret for at dette blir gjort. 6.4 Utkastelse Om en fra gruppen blir fraværende på grunn av langvarig sykdom, eller av annen grunn ikke ønsker å jobbe med prosjektet lenger, faller rettigheten til å gjennomføre prosjektet på den som sitter igjen Grunner for utkastelse: Innleveringsfrister innad i gruppen ikke blir opprettholdt uten noen gyldige grunner for dette. (grunner kan være sykdom, osv.) Medlemmet møter ikke til avtalte tider uten varsel eller grunn Sabotasje av prosjekt Avgjørelsen om utkastelse tas av det andre medlemmet i gruppen da personen har fått nok av regelbrudd fra det andre medlemmet. Det skal være betydelige regelbrudd for utkastelse. Det skal gis klare advarsler/meldinger om fare for utkastelse dersom gruppemedlemmet ikke tar seg sammen. Saken skal tas opp med veileder før avgjørelse. Gruppemedlemmene har lest og samtykker til vedtatte regler Kimberlee Stenberg McMillan Helene Myhrer 15

16 VEDLEGG Vedlegg a Kildeliste Vedlegg b fremdriftsplan Vedlegg c Kontrakt 16

17 Kildeliste Nettsider: Bøker: Markedsundersøkelser av Fred Selnes Prosjektarbeid av Harald Westhagen Forskningsmetode for økonomiske administrative fag av Asbjørn Johannessen, Line Kristoffersen og Per Arne Tufte Andre forprosjektsrapporter (hovedoppgaver) Brukeropplastet video: Brukskvalitet og annonseringspotensial av Nils Rynning Mork, Humayon Mehrnawaz og Jo Alexander Bakke Kvalen Innkjøpsmønster av skolebøker i grunnskolen av Silje Karin Iversen, Kristine Kongsgård Berg, Veronica Halvorsen Torp og Jøran Kaland Annet: Data fra tidligere undersøkelse (oa) Power Point presentasjon om Mediehuset Innlandet 17