Forvaltningsrevisjon. Effektivitet ved: Byggesaksbehandling Kart- og oppmåling. Stokke kommune

Transkript

1 Forvaltningsrevisjon Effektivitet ved: Byggesaksbehandling Kart- og oppmåling kommune

2

3 Hovedbudskap Problemstillinger 1. Hvor effektiv er kommunens behandling av byggesaker, kart og oppmåling? a. I forhold til sammenlignbare kommuner i perioden b. I forhold til utviklingen i kommunen i perioden Behandlingstid/frister kommune kommer relativt dårlig når ut når det gjelder behandlingstid for byggesaker i 2010 og 2011, sammenliknet med øvrige kommuner i kommunegruppen. I 2012 er det en klar forbedring i behandlingstid og kommunen havner i KOSTRA-analysen i (dvs. blant de beste kommuner i sin kommunegruppe). Likevel er det enkelte saker som fortsatt tar lengre tid en lovens frist. Forbedringen i 2012 er først og fremst knyttet til en bedre bemanningssituasjon enn for årene Når det gjelder Kart- og oppmåling er det noe bedring i behandlingstid for 2012 sammenliknet med 2010 og Her har vi ikke hatt mulighet til å sammenlikne med kommunegruppe 10 fordi det mangler data, men antall dager er sammenlignet med en del kommuner i Vestfold. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid i for 2012 er noe bedre enn vårt utvalg Vestfold kommuner for dette året, mens tallene for 2010 og 2011 tyder på at kommune har noe lengre behandlingstid enn de kommuner det er sammenlignet med. Klager Tilbakemeldinger fra kommune er at de opplever få klager på Byggesak og Kart- og oppmåling. Dette stemmer også med informasjon vi har innhentet hos fylkesmannen. Byggesaksavdelingen har i perioder med lav bemanning praktisert å sende ut brev om at publikum må forvente lengre saksbehandlingstid enn normalt. Ressurser Når det gjelder ressursbruk til byggesaksbehandling indikerer KOSTRA-analysen at kommune ligger jevnt over midt på treet. kommune har både brutto driftsutgifter og netto driftsutgifter (etter fratrekk av gebyrinntekter) på nivå med øvrige kommuner i kommunegruppen. Det er ingen steder der kommunen skiller seg klart ut negativt eller positivt. Når det gjelder Kart- og oppmåling er bildet ganske likt, det er heller ikke der områder hvor kommunen skiller seg klart ut i noen retning. Vår vurdering De rapporterte tall plasserer kommune på snittet når det gjelder effektivitet sammenliknet med øvrige kommuner i kommunegruppen. Utviklingen i kommunen har i 2012 vært positiv når det gjelder behandlingstid, både når det gjelder byggesaker og kart- og oppmåling. Det rapporteres om lite klager, og når det gjelder andel klagesaker på byggesaksbehandling som er omgjort av fylkesmannen kommer kommune godt ut. Det må imidlertid presiseres at underlaget for innrapporteringen spesielt vedrørende byggesaksbehandling, er noe skjønnsmessig. Avdelingen har ikke hatt et tilstrekkelig system for å dokumentere antall dager brukt på den enkelte sak. Våre tester indikerer et det kan ha vært en underrapportering av antall dager i 2010 og Kart- og oppmåling har hatt et system for registrering av antall dager pr sak, men systemet har ikke vært i funksjon i hele 2012 pga sykdom. Korrekt rapportering av behandlingstid er avhengig av rutiner og systemer som fungerer, uavhengig av hvem som utfører arbeidet. Det vises til nærmere omtale i rapporten. 3

4 1. Hvor effektiv er kommunens behandling av byggesaker, kart og oppmåling? c. I forhold til frister for saksbehandlingen i lov og kommunens egne rutiner Kommunen har ikke definert egne frister for saksbehandling, men forholder seg til lovens frister. Lovens frister knyttet til byggesaksbehandling er henholdsvis 3 og 12 uker. KOSTRA-analysene viser at kommune for 2012 i snitt har en saksbehandlingstid på henholdsvis 21dager både for etttrinnsøknader med 3-ukers first og saker med 12-ukers first, og dermed ligger innenfor saksbehandlingsfristene. For 2010 og 2011 er behandlingstiden noe dårligere henholdsvis 28 og 42 dager. For disse to årene er vi også mer usikre på kvaliteten på innrapporterte tall. Ut i fra våre samtaler med bygningssjef er det nok grunn til å anta at avdelingen i perioder ikke har klart å overholde lovens frister. Kart- og oppmåling har heller ikke egen definerte egne tidsfrister for saksbehandling. Avdelingen forholder seg til lovens krav. I 2010 ble det rapportert til KOSTRA 11 saker med tidsbruk over 16-uker (lovens krav). Rapporteringen for dette året har et godt grunnlag og synes korrekt. Det er ikke rapportert om slike saker for 2011 eller Det er mye som tyder på at kommune har rapportert for mange saker over lovens first i Loven var ny fra , og iflg. oppmålingssjef var det noe usikkerhet med hensyn til hvordan antall dager skulle telles. Vår vurdering Rapporteringen viser en betydelig nedgang i saksbehandlingstid på byggesaker, en tendens våre kontroller ser ut til å bekrefte. Kart og oppmåling er på et nivå med få saker over fristene. 1. Hvor effektiv er kommunens behandling av byggesaker, kart og oppmåling? d. Flaskehalser i egen kommune? Vi har ikke funnet spesielle flaskehalser. Imidlertid er kommunen naturlig sårbar med relativt få ansatte både på byggesaksbehandling og kart- og oppmåling. Antall ansatte ansees tilstrekkelig i perioder der alle er til stede, men blir svekket ved ulike fravær/vakanser utover ferie. Dette har vist seg for byggesaksbehandling der det har vært perioder i 2010 og 2011 med liten bemanning. I 2012 har det vært god bemanningskapasitet og behandlingstiden har falt vesentlig. Kart- og oppmåling har hatt sykefravær 2. halvår i Avdelingen har prioritert utadrettet virksomhet i perioden og nedprioritert oppgaver blant annet med oppdatering av kartdatabaser. Avdelingen vil være sårbar ved fravær på lengre sikt, og vi vil anta at saksbehandlingstiden da også vil øke. I tillegg til antall ansatte er ansattes kompetanse en vesentlig faktor på disse spesialområdene. I rapporten har vi omtalt erfaring og bakgrunn hos dagens ansatte. Vår vurdering Avdelingene har 2-3 årsverk hver. Det er ikke kommet frem at det er manglende bemanning. Det største problemet vil derfor være fravær ved sykdom, og manglende overlapping ved jobbskifter. Det vil da ofte være en utfordring å skaffe kompetente vikarer. Vi har ikke avdekket flaskehalser utover dette. Godt fungerende saksbehandlingssystem og gode nedskrevne rutiner vil kunne bidra til å redusere problemet. Kommunen har gjort en del på det området i 2012, men kan enda gjøre ytterligere tiltak for å utnytte systemet mer effektivt. På bakgrunn av samtaler med personell i kommunen har vi ikke avdekket at det er vesentlig behov for annen kompetanse i disse avdelingene, men det ble nevnt at det kunne vært ønskelig å dekke enkelte spesialfelt selv. Det siste er neppe økonomisk forsvarlig for kommune. Planlagt samarbeid med Andebu kommune på byggesak og kart- og oppmåling vil kunne være et skritt i riktig retning for å redusere sårbarheten. 4

5 1. Hvor effektiv er kommunens behandling av byggesaker, kart og oppmåling? e. Problemstilling i forhold til kommunens planverk? Kommunen har ikke definert egne politisk forankrede rutiner/planverk for byggesaksbehandling og kart- og oppmåling. Det er etablert interne rutiner på avdelingene. Disse er kommentert nærmere i rapporten, og er vedlagt i sin helhet i vedlegg 4. Vår vurdering Vårt viktigste innspill i forhold til rutiner er at de også bør inneholde beskrivelser av hvordan byggesaksavdelingen og avdelingen for kart- og oppmåling holder orden på total saksmengde, saker under arbeid og restanselister. Rutiner for oppfølging og rapportering av tidsfrister for ferdigbehandling bør også inkluderes. 2. Hva er eventuelt årsaker til: a. Effektivitetsnivå i kommunen, sammenlignet med andre kommuner? KOSTRA-analysen tyder på at kommune bruker omtrent like mye ressurser på byggesaker og kart- og oppmåling som øvrige kommuner i kommunegruppen. Brutto driftsutgifter for byggesaker og delesaksbehandling pr innbygger var i kr 127 i 2010, kr 135 i 2011 og kr 175 i Økningen forklares med økt bemanning i 2012, noe som ga kortere behandlingstid. For kart- og oppmåling var brutto driftsutgifter pr innbygger kr 219 i 2010, kr 255 i 2011 og kr 228 i Kommunen ligger på snittet for sin kommunegruppe i KOSTRA. Lang saksbehandlingstid på byggesaker i 2010 og 2011 er forklart med en situasjon med lav bemanning. Vår vurdering Bemanningssituasjonen de siste årene viser at kommune er sårbar ved fravær, og at dette fort kan gå utover effektiviteten. Det er nærliggende å tenke at et høyere volum på saker kan medføre noe høyere effektivitet. Et samarbeid med Andebu kommune kan i så måte kanskje slå positivt ut, og i alle tilfelle redusere sårbarhet når det gjelder gjennomføring innenfor lovens frister. 2. Hva er eventuelt årsaker til: b. Utviklingen i kommunen? Generelt viser KOSTRA-analysen liten variasjon i årene Eneste større endring er effektivitet når det gjelder tidsbruk på byggesaker for Her rapporteres det en klar bedring i antall dager behandlingstid mot 2010 og Dette er først og fremst knyttet til en bedre bemanningssituasjon. Bemanningssituasjonen i 2010 og 2011 medførte også lavere ressursbruk noe som vises ved lavere brutto driftsutgifter disse to årene sammenliknet med Vår vurdering Med full bemanning i avdelingene vil det være grunnlag for en effektiv behandling av byggesaker og kart- og oppmålingssaker. Avdelingene er sårbare ved fravær, men har i utgangspunktet tilstrekkelig kompetanse og bemanning til å levere effektiv saksbehandling både når det gjelder krav til overholdelse av frister, og med en ressursbruk på linje med øvrige kommuner i kommunegruppen. 2. Hva er eventuelt årsaker til: c. At lovkrav og/eller rutiner ikke blir fulgt? Vår vurdering Når det gjelder byggesaker er vår vurdering at bemanningssituasjonen i avdelingen må forklare noe lang saksbehandlingstid i 2010 og For kart- og oppmåling er det kun i 2010 at det er meldt i KOSTRA saker utover 16-ukers fristen. Vi har ikke hatt mulighet til å få avklart bakgrunnen for rapportering av disse 11 sakene i 2010, men registrerer at det ikke er fakturert redusert gebyr, og at det kan være naturlig forklaring på at sakene har tatt langt tid. Det kan derfor være mulig at de ikke skulle vært rapportert som levert etter 16 uker på KOSTRA-skjema. For 2012 ser begge avdelingene 5

6 ut til å levere innefor fristene, men med den usikkerhet som ligger i noe manglende oppfølgingssystem for rapportering av saksbehandlingstid. Tiltak Vi har i rapporten oppsummerte våre forslag til tiltak både for Byggesaksbehandling og for Kart- og oppmåling. De viktigste forslagene er: 1. Det bør lages rutinebeskrivelser som også beskriver hvordan en holder oversikt over fremdrift på alle saker, slik at de behandles innenfor frister mv. 2. Informasjonen til KOSTRA må rapporteres med bedre kvalitet, og innrapporteringen bør kunne etterprøves. 3. Det bør ses på muligheter for lettere å kunne registrere, og ta ut de rapporter som trengs til KOSTRA-rapporteringen. Enten ved bruk av saksbehandlingssystemet Acos-Websak, eller ved hjelp av statistikkmodul til saksbehandlingssystemet (bruk av annen programvare eller regneark). Generelt bør det fokuseres på effektiv bruk av saksbehandlings system for alle i begge avdelinger. 6

7 Innhold Forord... 2 Hovedbudskap... 3 Innhold Innledning Formål Problemstillinger Metode Revisjonskriterier Effektivitet i byggesaker, fakta og vurderinger Datagrunnlaget Kort om analyse av KOSTRA- tall Resultat av analyse av KOSTRA - tall Analyse av dokumentasjon og resultat av intervjuer Gjennomgang av utvalgte byggesaker Kostnadsnivå Vår oppsummering og vurdering Tiltak Effektivitet i Kart- og oppmåling, fakta og vurderinger Datagrunnlaget Kort om analyse av KOSTRA- tall Resultat av KOSTRA- analysen Analyse av dokumentasjon og resultat av intervjuer Rutiner for oppfølging av saker i kart- og oppmåling Kostnadsnivå Vår oppsummering og vurdering Tiltak Uttalelse fra rådmannen Vedlegg 1: Utdypende om revisjonskriteriene Tidsfrister med særskilte virkninger Kapittel 7. Tidsfrister for saksbehandling Vedlegg 2: Forklaring til analysen av KOSTRA-nøkkeltall Vedlegg 3: Analyse av KOSTRA-nøkkeltall Byggesaksbehandling Kart og oppmåling Vedlegg 4: Rutinebeskrivelser

8 1 Innledning 1.1 Formål Prosjektet skal kartlegge og vurdere effektiviteten i byggesaksbehandling, og kart- og oppmåling i kommune. 1.2 Problemstillinger Forvaltningsrevisjonen skal gi svar på følgende problemstillinger: 1. Hvor effektiv er kommunens behandling av byggesaker, kart og oppmåling? a. I forhold til sammenlignbare kommuner i perioden b. I forhold til utviklingen i kommunen i perioden c. I forhold til frister for saksbehandlingen i lov og kommunens egne rutiner d. Flaskehalser i egen kommune? e. Problemstilling i forhold til kommunens planverk? 2. Hva er eventuelt årsaker til: a. Effektivitetsnivå i kommunen, sammenlignet med andre kommuner? b. Utviklingen i kommunen? c. At lovkrav og/eller rutiner ikke blir fulgt? Der hvor det avdekkes avvik og forbedringspotensial foreslås det forbedringstiltak. 2 Metode Forvaltningsrevisjonen er gjennomført i samsvar med kravene i RSK001, Standard for forvaltningsrevisjon. I prosjektet har følgende teknikker blitt brukt for å samle inn data: Dokumentanalyse I rapporten er det brukt informasjon fra kommunen. All dokumentasjon er gjennomgått og vurdert opp mot revisjonskriteriene. Det gjelder følgende: Tilsendt orientering av fra Bygningssjef og Bygnings- og arealplansjef. Orienteringene tar for seg kort beskrivelse av rutiner for byggesaksbehandling og kart- og oppmåling, informasjon om ansatte, informasjon om KOSTRA-rapportering og underlag til selvkostregnskap. Utskrift fra saksbehandlersystem med oversikt over alle saker innenfor Byggesaksbehandling for årene 2010, 2011 samt 2012 til og med oktober. Arkiv for stikkprøvekontroll av byggesaker (se kommentarer for utvalg lenger ned). Selvkostregnskap Den dokumentasjonen som er benyttet er det henvist til fortløpende i rapporten. 8

9 Gjennomgang av saker KPMG har gjennomgått et tilfeldig utvalg byggesaker. Gjennomgangen ble gjort for å etterprøve overholdelse av frister i forhold til byggesaksbehandling, effektivitet i byggesaksbehandling, og årsaker til eventuelle overskridelser av frister mv. Når det gjelder Kart- og oppmåling er det ikke gjort tilsvarende stikkprøvekontroll. Det vises til nærmere orientering i kapittel 5. Når det gjelder økonomisk rapportering og KOSTRA har vi ikke gjennomgått regnskapstall i detalj (vurdert stillingsandeler, henføring av indirekte kostnader mv). Vi har kun sett overordnet på innrapporteringen og om denne synes rimelig. Intervju KPMG har gjennomført 2 semistrukturerte samtaler: Åpningsmøte med kommunen Deltakere fra kommunen var Rådmann, Bygningssjef og Bygnings- og arealplansjef. Intervju og arbeidsmøte med Bygningssjef Kort samtale med Bygnings- og arealplansjef den 12.3, med noe oppfølgende avklaringer pr e-post og telefon etter Samtale pr telefon med oppmålingssjef Valg av intervjuobjekt er basert på forventet informasjonsverdi, erfaring og formelt ansvar i forhold til rapportens formål og problemstillinger. Intervjuene er gjort for å få utfyllende informasjon og forklaring til oversendt dokumentasjon fra kommunen. Spørsmål/ avklaringer I tillegg har det vært noen enkeltspørsmål etter samtalene nevnt ovenfor, for å få utdypende informasjon og avklaringer. Datadelen er basert på dokumentanalyse og intervju. Problemstillingene er søkt belyst fra flere kilder. Datainnsamlingen ble avsluttet 2. mai Rapporten er sendt rådmannen til uttalelse. Kostra-analyse I forhold til problemstillingen sammenlignbare kommuner, og utviklingen i kommune har vi gjennomført en KOSTRA-analyse. Vi har sett på totalt 60 indikatorer fordelt på 36 indikatorer på byggesaksbehandling og 24 på kart- og oppmåling. Blant annet: hvor store utgifter kommunen har på byggesaksbehandling og kart- og oppmåling hvor mye av kommunens driftsinntekter som går til byggesaksbehandling og kart- og oppmåling hvor lang saksbehandlingstid kommunen har på behandling av byggesaker. Hele analysen ligger som vedlegg 2 til rapporten, og en oppsummering er gjort i kapitel for byggesaksbehandling og for kart- og oppmåling. Vi har sett på utviklingen i kommunes tall de siste tre årene, fra I tillegg har vi sett på kommunens utvikling i forhold til sammenlignbare kommuner i samme periode. Som sammenlignbare kommuner har vi valgt å bruke kommunene i samme kommunegruppe (gruppe 10) som. Det er totalt 32 kommuner i denne gruppen, og de kjennetegnes som mellomstore kommuner med middels bundne kostnader per innbygger og lave frie disponible inntekter. KOSTRA er et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal virksomhet. Det er den enkelte kommune som selv rapporterer inn egne tall. Ved innsendelse av tall til KOSTRA vedrørende byggesaksbehandling og kart- og oppmåling så benyttes Skjema 20: Byggesaksbehandling, kulturminner, natur og nærmiljø (jfr. vedlegg 1 kapittel 1.3). 9

10 3 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene er de krav og forventninger kommunen blir revidert i forhold til 1. Revisjonskriterier er utledet av følgende kilder: Benchmarking mot andre kommuner KOSTRA tall Kommunens egne KOSTRA tall Plan og bygningsloven (saksbehandlingsfrister) Byggesaksforskriften (saksbehandlingsfrister) Lov om eigedomsregistrering (matrikkellova) Forskrift om eiendomsregistrering Kommunens rutiner: Rutiner for byggesaker (sist revidert ) Rutiner for oppmålingssaker (sist revidert ) Rutiner for delingssaker (sist revidert ) Rutiner for seksjonering (sist revidert ) I vedlegg 1 til rapporten er det gjort nærmere rede for de benyttede revisjonskriterier, utledet av lov og kommunens rutiner. 4 Effektivitet i byggesaker, fakta og vurderinger I dette kapittelet gjennomgås rutinene for behandling av byggesaker i forhold til relevant lovverk. Det er gjennomført stikkprøvekontroll av et utvalg byggesaker, og det er gjennomført KOSTRA-analyse for å se på effektivitet og utvikling i byggesaksbehandlingen for årene I tillegg er det også foretatt en sammenlikning mot sammenlignbare kommuner. Kapitlet avsluttes med revisors vurderinger og anbefalinger til tiltak. 4.1 Datagrunnlaget Kort om analyse av KOSTRA- tall For å besvare problemstillingen om hvor effektiv kommunen er i behandling av byggesaker har vi tatt utgangspunkt i KOSTRA-tall. I KOSTRA-analysen har vi sett på kommunegruppens utvikling fra for hver av de totalt 12 nøkkeltallene (for 3 år gir dette 36 indikatorer, for et år mangler vi nøkkeltall slik at totalt har vi 35 indikatorer). Videre er alle kommunene for hver indikator delt inn i fire kvartil. I finner en de 8 kommunene som, etter vår vurdering, har best resultat, mens i ligger de 8 kommunens som anses å ha dårligst resultat. Kommunegruppen består av 32 kommuner. KOSTRA-analysen finnes i sin helhet i vedlegg 3. I det neste avsnittet vil vi kort oppsummere de mest sentrale funnene. 1 RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. 10

11 4.1.2 Resultat av analyse av KOSTRA - tall Byggesaksbehandling i forhold til sammenlignbare kommuner Av totalt 36 indikatorer har kommune havnet i 3 ganger; i i 15 ganger, i 14 ganger og i 4 ganger. Det vil si at kommune jevnt over ligger rundt medianen i kommunegruppen. Kommunen kommer imidlertid godt ut av det når vi ser på saksbehandlingstid, der lå i 2. og i 2010 og 11, og i i Netto driftsutgifter til byggesaksbehandling viser hvor mye kommunen selv dekker av kostnader til byggesaksbehandling (etter at inntekter er trukket fra). Her ligger kommune mellom 2. og i Det betyr at kommunen ligger på snittet. Netto utgifter på byggesak fordelt per innbygger, viser også at kommune ligger på snittet. Brutto driftsutgifter til byggesaksbehandling som andel av kommunens samlede brutto driftsutgifter viser at kommunen ligger på snittet i sin kommunegruppe. Byggesaksbehandling i forhold til utvikling frå Det er ingen store endringer i kommunens tall for perioden. Når det gjelder netto driftsutgifter er det kun en marginal økning fra 2010 til Det samme gjelder netto driftsutgifter pr. innbygger. Brutto driftsutgifter øker noe i 2012 sammenliknet med 2010 og Dette indikerer isolert sett at kommunen har brukt mer penger på området da antall saker synes å være nok så likt disse tre årene. Netto utgifter går ned fordi kommunen justerte opp gebyrene fra KOSTRA-tallene i perioden viser en svak økning i brutto driftsutgifter. Dette kan henge sammen med en situasjon med lavere bemanning i 2010/2011. I den perioden er også saksbehandlingstiden lenger. Frister for byggesaksbehandling Lovgiver har satt to saksbehandlingsfrister avhengig av sakstype. Disse er på henholdsvis 3 og 12 uker (21 og 84 dager) I 2012 brukte kommune kortere tid på saksbehandling enn mange av de andre kommunene i kommunegruppen. kommune havnet dermed høyt i rangeringen på gjennomsnittlig saksbehandlingstid, både på saker med 3 og 12 ukers frist. Ifølge tall rapportert til KOSTRA brukte kommunen i 2012 henholdsvis 14 dager på saker med frist på 21 dager, og 21 dager på saker med 84 dagers frist. Snittet for kommunegruppen i 1. kvartil var i 2012 på 12 dager for begge sakstyper. I 2010 og 2011 brukte kommunen henholdsvis 28 og 42 dager på saksbehandling av saker med 12 ukers frist. I 2012 brukte de 21 dager, dvs. halvparten så mange som i På saksbehandling av enkle tiltak (byggesaker med 3 ukers frist) brukte kommunen 21 dager i 2011, mot 14 i Saksbehandlingstiden er med andre ord redusert med 7 dager fra 2011 til Oppsummering av KOSTRA-analysen: Effektivitet KOSTRA-analysen indikerer at kommune jevnt over ligger midt på treet for byggesaksbehandling. Naturligvis med noen svingninger fra år til år, og fra nøkkeltall til nøkkeltall. Det er ikke mange steder kommunen skiller seg klart ut enten negativt eller positivt. Unntaket er saksbehandlingstid på byggesaker i kommune brukte i 2012 kortere tid på saksbehandling enn mange av de andre kommunene i kommunegruppen, og hadde en klar forbedring fra

12 KOSTRA-analysen bygger på de tall kommunen selv har innrapportert til KOSTRA. Gjennom intervjuer har vi sett at det er noen svakheter når det gjelder innrapportering, spesielt vedrørende behandlingstid på byggesaksbehandling. Vi har ikke mottatt underlag på innrapporteringen og er derfor usikre på om tallene som er rapportert er riktige. Det må tas høyde for at saksbehandlingstiden i realiteten kan avvike noe fra det som er rapportert til KOSTRA. Det vises til nærmere omtale i kapittel Analyse av dokumentasjon og resultat av intervjuer Formålet med åpningsmøtet gjennomført var gjennomgang av rutiner på området. Vi ønsket også å få avklart om det var satt mål for behandlingstid og kvalitet i byggesaksbehandlingen, samt å gjenomgå fastsettelsen av gebyrsatser. I forkant av åpningsmøte fikk vi tilsendt en god orientering på disse områdene, og åpningsmøtet ble brukt til ytterligere utdypning av den informasjon vi allerede hadde fått tilsendt. Rutiner I tilsendt dokumentasjon lå en eldre versjon av rutiner for byggesaksbehandling. I åpningsmøte fikk vi kopi av ajourført rutine som ligger som vedlegg 4. Vi har blitt fortalt at det ikke forligger andre nedfelte målsetninger for kvalitet og effektivitet i byggesaksbehandlingen enn denne rutinebeskrivelsen. Bygningssjef har forklart at de har forholdt seg til de frister og regler som er nedfelt i plan- og bygningslov med tilhørende byggesaksforskrift. Frem til oktober 2012, foregikk all sakshåndtering på byggesak delvis analogt. Saker ble journalført av sekretariatet, og innkomne søknader med vedlegg ble overbrakt saksbehandler i papirform, lagt i egne saksmapper, som deretter ble arkivert kronologisk. Disse sakene ble sortert i egne hylleordnere på den enkelte saksbehandlers kontor. I utgangspunktet er sakene prioritert etter dato, men saker med næringsinteresser har blitt prioritert. Rutinen ga saksbehandler en lett tilgjengelig visuell overordnet oversikt over egne saker. Utover dette kunne også andre med tilgang til daværende saksbehandlingssystem (Kontor 2000) gå inn og se av journalpostene hvilke aktiviteter som var utført på den enkelte sak. I oktober 2012 innførte kommunen nytt saksbehandlingssystem (Acos Websak), der prinsippet er at alle saker skal behandles digitalt. I den forbindelse er det satt i gang et arbeid med utarbeidelse av nye maler for vedtak, igangsettingstillatelser, ferdigattester etc. Dette vil kunne øke effektiviteten, og bidra til kvalitetssikring av byggesaksbehandlers arbeid, fordi malene er lagt opp slik at saksbehandler får hjelp til å kvalitetssikre eget arbeid (det er en ferdig utfylt mal hvor det som ikke er aktuelt tas bort.). Rutinene som er laget, beskriver gangen fra en søknad kommer inn, til den er ferdig behandlet. Rutinene beskriver ikke hvordan avdelingen for byggesaksbehandling sikrer riktig prioritering av saker, hvordan de kan holde oversikt over den totale saksmengden/åpne saker, eller kjøre ut rapporter som viser omfanget av saker under arbeid. I forbindelse med KOSTRA-rapporteringen skal det blant annet meldes inn gjennomsnittlig antall dager brukt pr saksgruppe (jfr. neste kapittel). Rutinene beskriver ikke hvordan dette skal gjøres. Vi har blitt forklart at byggesaksavdelingen ikke har hatt rutiner for å registrere saksbehandlingstid på sak løpende, og at innrapporteringen til KOSTRA derfor er basert delvis på skjønn. Behandlingstid og kvalitet Det har ikke vært gjennomført brukerundersøkelser eller liknende som evaluerer i hvilken grad innbyggerne er fornøyd med byggesaksbehandlingen i kommunen. Administrasjonen forteller at de har en oppfatning av at utbyggere og kommunens innbyggere i all hovedsak er fornøyd med byggesaksbehandlingen, og at det er minimalt med klager. I perioden har byggesaksavdelingen hatt en leder i 100 % stilling. I perioden har ytterligere to ansatte arbeidet i avdelingen. Den ene er en person i fast stilling som har hatt fødselspermisjon, 12

13 den andre har vært en vikar for henne. Antall årsverk har i perioden ligget mellom 1 og 2,2. Arbeidsperioden for vikar har vært forlenget, noe som forklarer 2,2 årsverk. I begynnelsen av perioden har det også medgått en del tid for Bygningssjef til opplæring av ansatt. I enkelte perioder har det vært noe lav bemanning, og dermed krevende å holde alle tidsfrister. Ifølge bygningssjefen har de i travle perioder sendt ut brev når søknader kommer inn, med informasjon om forventet forlenget saksbehandlingstid. De tre ansatte som for tiden jobber med byggesaksbehandling har alle lang arbeidserfaring. Bygningssjef har 30 års arbeidserfaring, hvorav 14,5 innenfor byggesaksbehandling. Fast ansatt byggesaksbehandler har til sammen 15 års praksis som eiendomsmegler før ansettelse som byggesaksbehandler i august Vikar har 42 års praksis som byggesaksbehandler fra Sandefjord kommune. Vårt utgangspunkt for å evaluere effektiviteten i byggesaksbehandlingen har vært de innmeldte KOSTRA-tall, og oversikter vi har fått over alle saker byggesaksbehandler har registrert i Web-sak (som kommunen blant annet bruker for å journalføre alle byggesaker). I tillegg har vi fra statistikkbanken til SSB tatt ut følgende tall som gjelder kommune for årene 2010 tom 2012: C.1.a Antall mottatte ett-trinnssøknader om tiltak C.1.b Antall mottatte rammesøknader om tiltak C.1.c Antall mottatte ett-trinnsøknader med 3 ukers frist (PBL , jf C.1.d Antall ett-trinnssøknader uten ansvar (PBL ) C.2.a Byggesak: Antall ett-trinnssøknader ferdig behandlet (vedtak fattet) siste år C.2.b Byggesak: Antall rammesøknader ferdig behandlet (vedtak fattet) siste år C.2.c Byggesak: Antall enkle tiltak ferdig behandlet (vedtak fattet) siste år C.2.d Byggesak: Antall meldinger ferdig behandlet siste år C.3.a Antall klager mottatt og formidlet Fylkesmannen C.3.b Antall igangsettingstillatelser behandlet C.3.c Antall midlertidige brukstillatelser behandlet C.3.d Antall ferdigattester behandlet C.3.e Antall dispensasjoner fra byggesaksbestemmelsene behandlet C.3.f Antall dispensasjoner fra plansaksbestemmelsene behandlet C.4 Saksbeh.gebyret for oppføring av enebolig, jf. PBL a C.5.a Byggesak: Gj.sn. saksbeh.tid for søknader om tiltak, ett-trinnssøknader C.5.b Byggesak: Gj.sn. saksbeh.tid for søknader om tiltak, rammesøknader C.5.c Byggesak: Gj.sn. saksbeh.tid for søknader om enkle tiltak C.6.1.a Antall mangelfulle ett-trinnssøknader mottatt C.6.1.b Antall mangelfulle rammesøknader mottatt C.6.1.c Antall mangelfulle søknader om enkle tiltak mottatt C.6.1.d Antall mangelfulle meldinger mottatt 25 : : C.6.2.a Ant. brev sendt om tilleggsdokumentasjon for ett-trinnssøknader C.6.2.b Ant. brev sendt om tilleggsdokumentasjon for rammesøknader C.6.2.c Ant. brev sendt om tilleggsdokumentasjon for søknader om enkle tiltak C.6.2.d Ant. brev sendt om tilleggsdokumentasjon for meldinger 18 : : C.7.a Byggesak: Antall saker med overskredet saksbeh.tid, ett-trinnssøknader C.7.b Byggesak: Antall saker med overskredet saksbeh.tid, rammesøknader C.7.c Byggesak: Antall saker med overskredet saksbeh.tid, søknader om enkle tiltak

14 For å kunne rapportere blant annet gjennomsnittlig saksbehandlingstid er kommunen avhengig av å ha et system som holder styr på når søknader kommer inn, og når de er ferdig behandlet. Kommunen må også ha rutiner som sikrer riktig telling av dager når det oppstår forsinkelser i form av mangelfulle søknader osv. Veiledning for hvordan dette skal håndteres er gitt i lov og forskrift og i veiledningen til utfylling av KOSTRA-skjema 20. Tabellen over viser at det er en rekke tall som skal rapporteres. Det er viktig å ha gode rutiner for å kunne rapportere korrekte tall. I en byggesak kan det være en del uformell kontakt pr telefon og e-post som ikke alltid blir notert på saken. For å ivareta innrapporteringen til KOSTRA må saksbehandlingssystemet blir løpende ajourført med slike opplysninger. Det har i undersøkelsesperioden ikke foreligget et system, eller rutiner som sikrer korrekt registrering av saksbehandlingstid. For å vurdere saksbehandlingstiden har vi derfor valgt ut noen enkeltsaker for å kontrollere om disse enkeltsakene er behandlet innenfor de frister som gjelder i lov og forskrift. I nytt saksbehandlingssystem er det en statistikkmodul som kan bidra til riktig innrapportering av statistikk til KOSTRA. Denne er foreløpig ikke tatt i bruk, og det er også spørsmål om den kan gi all den informasjonen som skal rapporteres i KOSTRA. I forhold til kvalitet på saksbehandling kan det også være relevant å se på antall klagesaker som fylkesmannen har omgjort. I sin årsrapport for 2012 har fylkesmannen i Vestfold uttrykt bekymring for kvalitet når det gjelder kommunenes saksbehandling, og det stilles spørsmålstegn ved om kompetansen i kommunene er tilstrekkelig (jfr. kapittel 66.1 i årsrapporten): Vi har behandlet 252 klagesaker etter plan og bygningsloven. I tillegg har vi vært involvert i 5 rettssaker. Videre har vi behandlet en god del saker knyttet opp mot krav om sakskostnader etter forvaltnings loven 36. Vi har også bidradd med kompetanseoppbygging/veiledning overfor kommunene både i form av møter og kurs. Fylkesmannen ser i den forbindelse en tendens til at kompetansenivået i kommunene går i "gal retning". Årsaken til dette er nok at det private markedet "kjøper opp" de beste saksbehandlerne. Dette er bekymringsfullt for rettsikkerheten. Vi har forespurt fylkesmannen om statistikk på omgjorte saker for årene Vi har fått tall for 2009, 2011 og 2012 (fikk ikke tall for 2010). Totalt for disse årene har fylkesmannen notert 24 klagesaker i kommune, hvorav kun 2 er omgjort/opphevet. Dette er langt bedre enn snittet i Vestfold. I 2012 behandlet fylkesmannen 206 saker hvorav totalt 42 saker ble omgjort/opphevet (dvs. ca. 20 %) Gjennomgang av utvalgte byggesaker Som det fremgår av Kostra-skjema 20 kan byggesakene grovt deles i følgende kategorier: C.1.a Antall mottatte ett-trinnssøknader om tiltak C.1.b Antall mottatte rammesøknader om tiltak C.1.c Antall mottatte ett-trinnsøknader med 3 ukers frist (PBL , jf annet ledd) C.1.d Antall ett-trinnssøknader uten ansvar (PBL ) Frister for C1 a og b er 12 uker, mens fristen for C1 c og d er tre uker. Av innrapporterte tall er det en overvekt av saker med 3-ukers frist. 14

15 Vi har gjort et tilfeldig utvalg, og testet totalt 23 saker (noen flere enn forutsatt i prosjektplanen). Vi har funnet følgende: I vårt utvalg var det 20 saker med 3- ukers frist (21 dager): Beregnet tidsbruk i antall Saksnummer dager / / /1376 *) / / / /1105 *) 11/ /1256 *) / /1084 *) 12/ /895 11/0916 *) 12/ / /1024 *) 24 12/ / /601 *) 24 Snitt 56 26,8 20,5 KOSTRA tall *) Dette er meldinger hvor søker kan igangsette etter tre uker uten svar/vedtak Vi har bevisst et større utvalg i 2012, siden det er mest relevant. I vårt utvalg lå tre saker med 12-ukers frist som alle var behandlet innen 12-uker: Fra saksnummer 11/ antall dager 51 Fra saksnummer 12/ antall dager 44 Fra saksnummer 12/ antall dager 2 Vi vil presisere at det kan være noe unøyaktighet i vår telling av dager. Dette kommer blant annet av at det kan være vanskelig å se om det er etterlyst dokumentasjon fra søker, noe som utsetter fristen. I noen tilfeller fremkommer dette av mappeomslaget, og det kan også fremkomme av papirene som ligger i mappen. Vi har diskutert med byggesjef det antall dager vi har kommet frem til, og tror resultatene over gir et fornuftig bilde. Tabellen over viser noen saker med 3-ukers frist som går over fristen. Noen av disse sakene er meldinger hvor søker kan sette i gang uten vedtak. Tallene for 2012 en betydelig bedre enn tilsvarende for 2010 og 2011 hvor byggesaksavdelingen hadde færre ressurser pga fødselspermisjon og en fase med opplæring av en nyansatt. Når det gjelder saker med 3-ukers frist er det kun i 2012 at kommune rapporterer at de i snitt er innenfor 3-ukers fristen. Både for 2011 og 2010 er det rapportert bruk av mer tid enn 3-uker (rapportert til Kostra 28 dager i 2010 og 42 dager i 2011). Vår stikkprøver har få saker for 2010 og 2011, med de viser likevel en tendens til tidsbruk godt over fristen på tre uker er det beste året når det gjelder saksbehandlingstid på saker med 3- ukers frist. Dette året rapporteres et snitt på 21 dager. Dette er fristen og vil nødvendigvis bety at det også i 2012 er en del saker som går over fristen på 3-uker. Våre stikkprøver fra 2012 viste at 3 av 10 saker tok over tre uker. 15

16 4.1.5 Kostnadsnivå Som en del av vår gjennomgang har vi bedt om å få underlag til selvkost regnskapene for byggesaksbehandling. Etterkalkylen for selvkost for 2012 viser at kommunen hadde et underskudd på kr Inntektene er rapportert med kr Et kostnadsnivå på brutto 2,7 millioner kan synes litt høyt med litt over 2,2 årsverk i avdelingen for byggesaksbehandling. 4.2 Vår oppsummering og vurdering Basert på vår gjennomgang av saker, intervju med bygningssjef, gjennomgang av rutiner og de krav som følger av lov og forskrift, har vi nedenfor oppsummert våre viktigste funn. kommune er en relativt liten kommune med ca. 2 årsverk til byggesaksbehandling. I den perioden vi har sett på har bygningssjef i lengre perioder vært eneste operative saksbehandler på byggesaksbehandling blant annet pga. vakanse, fødselspermisjon og opplæring av ny rådgiver. I tillegg til byggesaksbehandling utfører avdelingen også en rekke andre oppgaver som henvendelser pr telefon og e-post, uanmeldte besøk, byggeplassbefaringer, møter, forhåndskonferanser samt undersøkelser og oppfølging om påståtte ulovligheter mv. Kontakt med utbyggere og innbyggere blir beskrevet som dels uformell i form av at en del avklaringer blir håndtert på e-post og pr. telefon, samt ved personlig oppmøte. Den generelle tilbakemeldingen vi har fått fra bygningssjef er at det er lite klager (stemmer med SSB info over) og lite misnøye knyttet til byggesaksbehandlingen, selv om det i perioder har vært lang saksbehandlingstid. Rapportering Innrapportering på Kostra-skjema 20 er svakt dokumentert. Det er ikke foretatt noen detaljert beregning av saksbehandlingstid og våre stikkprøver viser i noen tilfeller at saksbehandlingstiden er lengre enn det som har blitt rapportert. Den uformelle kontakten som skjer pr. telefon og e-post når det gjelder for eksempel behov for tilleggsdokumentasjon, blir ikke alltid notert, og er derfor ikke rapportert på KOSTRAskjema. For å kunne registrere riktig saksbehandlingstid er det viktig å legge ved all dokumentasjon på saken. Det kan ellers være vanskelig å gå tilbake i saker for å forklare hvorfor saksbehandlingstiden er overskredet. Kommunen må vurdere om nytt saksbehandlingssystem, med eventuell bruk av statistikkmodulen på byggesaksbehandling, gir tilstrekkelig informasjon til å gjennomføre KOSTRA-rapporteringen med god nok kvalitet. Prioritering av saker Med nytt saksbehandlingssystem kan det være mulig å ta ut oversikt over åpne saker. Slik vi fikk forklart nytt saksbehandlingssystem så er det mulig å sette frist for ferdigbehandling av saker når saken opprettes. Det må utarbeides rutiner for hvordan oversikt over status på saker skal følges opp, hvordan frister skal settes, osv. Kompetanse og sårbarhet Kommunen er sårbar med tanke på fravær, og i situasjoner med eventuelle oppsigelser. Det er viktig at det jobbes med gode rutinebeskrivelser, og maler slik at eventuell innleide ressurser eller nyansatte raskt kan komme inn i arbeidet. Vår vurdering er at byggesaksavdelingen pr i dag har tilstrekkelige og gode nok ressurser. De uttrykker selv at de gjerne kunne hatt mer arkitekt kompetanse og juridisk kompetanse. Det 16

17 uttrykkes også et ønske om mer tid til tilsynsvirksomhet. I dag er tilsyn med personsikkerhet på byggeplass prioritert fremfor for eksempel oppfølging av ulovlig utleie mv. KOSTRA-analysen Effektivitet KOSTRA-analysen indikerer at kommune jevnt over ligger på snittet hva angår effektivitet på byggesaksbehandling. Videre indikerer KOSTRA-analysen at saksbehandlingstiden er kortere enn for snittet i kommunegruppen. Det er betydelig usikkerhet i de innrapporterte KOSTRA tall. Våre stikkprøver kan tyde på at det er brukt mer tid enn det som er innrapportert, men vårt utvalg er ikke stort nok til å trekke en klar konklusjon. Uansett er det verdt å merke seg at saksbehandlingstiden for 2012 er redusert. Våre stikkprøver tyder også på at innrapporteringen for dette året kanskje er mer riktig. 4.3 Tiltak Basert på våre kontroller, intervjuer og vurdering av forbedringspotensial, vil vi komme med noen forslag til tiltak: 1. Rutinebeskrivelser bør inkludere rutiner for å følge opp alle saker fra a til å. Dette gjelder både den enkelte sak og hvordan leder kan følge opp og holde oversikt over alle saker, restanselister, frister mv. 2. Rutinebeskrivelsen bør inkludere de rapporteringskrav som følger av KOSTRA. Det er viktig at administrasjonen så langt som mulig ser på muligheter for å gjøre dataregistreringen løpende slik at underlaget for KOSTRA-rapporteringen ligger klart når dette skal rapporteres inn. 3. I forhold til telling av dager i KOSTRA er det viktig at det løpende logges purring på manglende informasjon og dokumenter, slik at telling av dager blir korrekt. 4. Kvalitet på innrapporteringen til KOSTRA bør bli bedre. Det bør ikke rapporteres gjennomsnittlig behandlingstid delvis basert på skjønn. Det bør foreligge et konkret grunnlag for rapporteringen. 5. Når det gjelder rutinebeskrivelser og rapportering er det viktig at disse også omtaler bruk av nytt saksbehandlingssystem med eventuell bruk av statistikkmodul, og hvordan rapporteringskrav ihht. KOSTRA kan ivaretas. Rutinebeskrivelsen må omtale hvordan saksbehandlingssystemet skal brukes for å ivareta styring av avdelingen og oppfylle rapporteringskrav. 6. Vurdere utvidet samarbeid med andre kommuner med tanke på økt antall ansatte i avdelingen, økt kompetanse og kvalitet. Planlagt samarbeid med Andebu vil kunne bidra positivt i så måte. 7. Vurdere brukerundersøkelser i form av type enkelt spørreskjema når saken er ferdigbehandlet eller som del av en større brukerundersøkelse på kommunale tjenester 8. Vurdere om det i saksbehandlingssystemet skal logges sum fakturert pr sak, slik at summen kan avstemme direkte mot inntekter i regnskapet. 9. Det bør foretas en gjennomgang av selvkostberegningen for byggesaksbehandling for å kvalitetssikre at de kostnader som danner grunnlaget for beregningen av byggesaksgebyrer er korrekte, og at lønnskostnader som henføres til området kan forsvares. Beregningen må dokumenteres, og bør oppbevares. 10. Det bør vurderes i hvilken grad kommunen ønsker underskudd på byggesaksbehandling, slik det fremkommer i etterkalkylen for selvkost for

18 5 Effektivitet i Kart- og oppmåling, fakta og vurderinger I dette kapitlet gjennomgås rutinene innenfor Kart og oppmåling mot relevant lovverk. Det er gjennomført KOSTRA-analyse for å se på effektivitet og utvikling for årene I tillegg er det også foretatt en sammenlikning mot sammenlignbare kommuner. Vi har gjennomført samtaler med Bygnings og arealplansjef og Oppmålingssjef. Kapitlet avsluttes med revisors vurderinger og anbefalinger av tiltak. 5.1 Datagrunnlaget Kort om analyse av KOSTRA- tall For å besvare problemstillingen om hvor effektiv kommunen er i behandling av saker innenfor Kartog oppmåling har vi tatt utgangspunkt i tallene i KOSTRA. Vi har sett på utviklingen av kommunes tall de siste tre årene, fra Vi har i tillegg sett på kommunens utvikling i forhold til sammenlignbare kommuner i samme periode. Som sammenlignbare kommuner har vi valgt å se på kommunene i samme kommunegruppe (gruppe 10) som. I KOSTRA-analysen har vi sett på kommunegruppens utvikling fra for hver av de totalt 8 nøkkeltallene (for 3 år gir dette 24 indikatorer). Alle kommunene er delt inn i fire kvartil. I finner man de 8 kommunene som, etter vår vurdering, har best resultat, mens i ligger de 8 kommunens som anses å ha dårligst resultat. KOSTRA-analysen finnes i sin helhet i vedlegg 3. Vedlegget viser kommunes plassering i forhold til de sammenlignbare kommunene og utviklingen fra for alle indikatorene. I neste avsnitt vil vi kort oppsummere de mest sentrale funnene Resultat av KOSTRA- analysen Kart og oppmåling i forhold til utvikling fra : Av totalt 24 indikatorer i denne perioden har kommune havnet i 4 ganger; i i 16 ganger, i 4 ganger. Fra 2010 til 2011 så hadde alle produktivitetsindikatorene en økning i verdi, mens fra 2011 til 2012 var det noen som gikk ned, noen som gikk opp og noen som ble værende på samme nivå. Det har med andre ord ikke vært en kontinuerlig god utvikling for kommune siste år. Netto driftsutgifter viser hvor mye kommune bruker av egne midler (etter inntekter) til Kart- og oppmåling. I 2012 ligger kommune på snittet i i kommunegruppen og har hatt en svak bedring (inndekning) i forhold til 2010 og Netto driftsutgifter pr innbygger har også hatt en positiv utvikling i perioden. Brutto driftsutgifter har i perioden variert litt, og kostnadene i 2011 er noe høyere enn 2010 og Kart og oppmåling i forhold til sammenlignbare kommuner: Av disse tre årene kom best ut i Da lå kommunen kun i 1. eller på alle indikatorene. I 2012 havnet kommune i samme kvartil som i 2011, eller et kvartil dårligere.. Det gjelder for alle indikatorene. 18

19 Sammenliknet med andre kommuner i kommunegruppen har kommune noe høyere brutto driftsutgifter. Dette bildet vil kunne bli noe endret dersom en trekker ut kostnad og tidsbruk til seksjonering som egentlig skulle vært rapportert under Byggesak. Ser vi på kommunegruppen som helhet er det ikke noe som viser en klar utvikling i perioden. Effektivitet KOSTRA-analysen indikerer at kommune jevnt over ligger midt på treet for Kart- oppmåling. Naturligvis med noen svingninger fra år til år, og fra nøkkeltall til nøkkel tall. Det er ingen nøkkeltall der kommunen skiller seg klart ut enten negativt eller positivt Analyse av dokumentasjon og resultat av intervjuer Formålet med åpningsmøtet var blant annet å få gjennomgått kommunens rutiner på område Kart- og oppmåling. Det var også viktig å få avklart om det var satt mål for behandlingstid, og kvalitet, samt å få avklart hvordan gebyrsatser ble fastsatt. I forkant av åpningsmøte fikk vi tilsendt en god orientering på disse områdene, og åpningsmøtet ble brukt til ytterligere utdypning av den informasjonen vi allerede hadde fått tilsendt. I tilsendt dokumentasjon lå en eldre versjon av rutiner for oppmålingssaker, delingssaker og seksjonering. I åpningsmøtet fikk vi kopi av ajourført rutiner. Siste versjon av rutinebeskrivelser er lagt ved som vedlegg 4. Det forligger ikke andre nedfelte målsetninger for kvalitet og effektivitet enn det som fremkommer i rutinebeskrivelsene. Vi har blitt forklart at kommunen forholder seg til de saksbehandlingsfrister som fremgår av forskrift til matrikkelloven ( 18 og 19). Det har ikke vært gjennomført brukerundersøkelser eller liknende som evaluerer i hvilken grad innbyggerne er fornøyd med håndtering av arbeidet innenfor Kart- og oppmåling. Det er en oppfatning at utbyggere og kommunens innbyggere i all hovedsak er fornøyd med arbeidet i avdelingen, og at det er lite klager. Vårt utgangspunkt for å evaluere effektivitet har vært de innmeldte regnskapstall til KOSTRA. Vi har også sett på rutiner for oppfølging. Fra statistikkbanken til SSB har vi hentet ut følgende tall som gjelder kommune for årene 2010 tom 2012 fra KOSTRA-skjema 20: *) 2012 D.1 Gebyr for opprettelse av en grunneiendom på 750 m2. Kr D.2.a Gj.sn. saksbeh.tid for opprettelse av grunneiendom (kalenderdager) D.2.b Ant. saker om opprettelse av grunneiendom, med lengre saksbehandlingstid enn 16 uker 11 : 0 *) for 2011 er tallene basert på opplysninger fra kommunen Vi har forsøkt å hente ut tallgrunnlag for kommunegruppe 10 fra SSB, men får ut tall vi ikke stoler på. Nedenfor er isteden resultatet for et utvalg kommuner i Vestfold for tilsvarende periode: 19

20 Snitt 9 kommuner i Vestfold *) D.1 gebyr for opprettelse av en grunneiendom på 750 m2 kr D.2.a Gj.sn. saksbeh.tid for opprettelse av grunneiendom (kalenderdager) D.2.b Ant. saker om opprettelse av grunneiendom, med lengre saksbeh.tid enn 16 uker 0,5 3 3 *) Horten, Holmestrand, Tønsberg, Sandefjord, Larvik, Svelvik, Andebu Tjøme og Lardal Når det gjelder gebyr for opprettelse av grunneiendom så ligger kommune godt over snittet av utvalgte kommuner i Vestfold. Ved behandling av gebyrregulativ for 2010 (saksnr. 09/1927) ble det ikke anbefalt økning av gebyrsatsene for oppmåling utover indeksregulering med 6,1 %. I samme sak omtales at kommune tar klart høyest gebyr i Vestfold. I snitt for årene 2010 tom 2012 rapporterer litt lengre saksbehandlingstid enn vårt utvalg Vestfold kommuner. har i snitt 123 dager mot utvalget som har 91 dager, men kommune ligger på 80 dager for 2012 mot snittet i utvalget på 89. Omfanget av KOSTRA-rapportering på kart- og oppmåling er beskjedent sammenliknet med byggesaker. Det er derfor vanskelig å si hvor effektivt saker behandles bare ut fra KOSTRA-tall. Vi har derfor forsøkt å finne hvilke systemer i avdelingen som gir oversikt over åpne saker, prioritering mv., for å se om det foreligger rutiner og oversikter som kan danne grunnlag for en effektiv saksbehandling. Bemanning og kompetanse kommune er en relativt liten kommune med ca. 3 årsverk i kart- og oppmålingsavdelingen. I perioden har sjefen for oppmåling vært delvis/helt sykemeldt fra sommeren Vi har i hovedsak derfor forholdt oss til Bygnings- og arealplansjef som har gitt oss mye informasjon. Vi har også hatt en kort samtale med Oppmålingssjef. Kart- og oppmålingsavdelingen er ledet av en oppmålingssjef. Forøvrig har avdelingen en oppmålingsingeniør i 100 % stilling, og en fagarbeider i 100 % stilling. Oppmålingssjefen er utdannet ingeniør (jordskiftelinjen) og har erfaring som oppmålingsingeniør fra Oppmålingsingeniør er utdannet ingeniør og har vært i kommune siden Fagarbeider er utdannet som teknisk tegner/fagarbeider. Har blant annet 2 år erfaring fra Statens Kartverk og har jobbet i kommune siden Oppmålingsansvarlig vurderer den samlede kompetansen som god. De er likevel sårbare ved fravær, slik vi nå har sett hvor oppmålingssjef har vært sykemeldt Rutiner for oppfølging av saker i kart- og oppmåling Leder for Kart- og oppmåling har fortalt at kommunen forholder seg til saksbehandlingsfrister som fremkommer av matrikkelloven med forskrift og eierseksjoneringsloven, disse gir følgende rammer: Kommunen skal behandle krav om matrikkelføring uten unødig opphold ML 22, 1. ledd. Kommunen skal matrikkelføre nye eierseksjoner når det er gitt tillatelse og klagefristen etter ESL er utløpt ML 25, 3. ledd Ved oppmålingsforretning over uteareal gjelder 16-ukersfristen i MF 18: Sanksjon: Reduksjon av gebyr Eierseksjonering er et lite arbeidsområde for avdelingen med +/- 10 saker pr år. I KOSTRArapportering hører disse sakene hjemme under byggesaksbehandling og ikke kart- og oppmåling. Oppmålingsansvarlig har holdt oversikt over saker i eget regneark som oppmålingsansvarlig selv har utarbeidet. Vår vurdering er at dette regnearket har vært et godt oppfølgingsverktøy for oppmålingsansvarlig. 20

21 Regnearket har en rekke kolonner. Vi har ikke testet saker herfra mot saksbehandlingssystem, innføring i matrikkel, tinglysning og lignende, men kun vurdert hvorvidt regnearket i sin utforming gir grunnlag for en effektiv oppfølging. Slik vi ser det gir regnearket en god oversikt over alle saker. Regnearket inneholder informasjon om rekvirent, sakstype, forventet gebyrinntekt, om saken er overlevert byggesaksavdeling, godkjent av byggesaksavdeling, saksgang i kart- og oppmåling (en rekke kolonner), arkivert dato, fakturert og kolonner for saksbehandlingstid. For 2012 er også regnearket tilpasset med en kolonne som skal fange opp antall dager som ikke skal telle med i saksbehandlingstiden når unntaks regler gjelder. Vår vurdering er at regnearket gir et godt grunnlag for oppfølging. Regnearket viser også om saken ligger i avdeling for byggesak, og omfatter også telling av dager og fakturering av gebyrer. Svakheten med regneark er sårbarhet og ajourhold, men visuelt gir regnearket en lett tilgjenglig oversikt over saker. I forbindelse med innføring av nytt saksbehandlersystem bør det sees på hvordan oppfølgingen har vært praktisert. Vår vurdering er at det er mye informasjon i regnearket som det er nyttig å legge inn i nytt saksbehandlersystem. Regnearket er benyttet til å rapportere KOSTRA-tall for gjennomsnittlig saksbehandlingstid og antall saker med lengre saksbehandlingstid enn 16 uker. Innrapporteringen for 2010 viser 159 dager i snitt og 11 saker med behandlingstid over 16 uker. Så langt vi kan se stemmer antall dager rapportert i KOSTRA med grunnlaget i regnearket. For 2011 er det ikke helt samsvar mellom regnearket og innrapporterte tall til KOSTRA. Det samme gjelder for 2012 hvor regnearket ikke er ferdigstilt pga. sykefravær. I noen tilfelle er det i regnearkene skrevet ned en forklaring på hvorfor fristen ikke er overholdt. Det kan også tenkes at det vil kunne fremkomme mer informasjon ved å gå ned i dybden på den enkelte sak. I 2010 er det på KOSTRA-skjema rapportert 11 saker med behandlingstid over 16 uker. Vi er usikre på om det kan være hele 11 saker over 16-ukers fristen. Oppmålingsansvarlig har forklart at han ikke kan huske at det har blitt gitt redusert gebyr i perioden I henhold til 18 i forskrift om eiendomsregistrering skal kommunen avkorte gebyret etter nærmere regler dersom fristene oversittes. Det er fullt mulig at det kan være rapportert for mange saker over 16 uker på grunn av at det ikke er tatt høyde for utsettelsesgrunner (jfr. mulige grunner i veiledningen til Kostra-skjema 20 i vedlegg 1 kapittel 1.3) Kostnadsnivå Som en del av vår gjennomgang har vi bedt om å få underlag for selvkostregnskapene for kart og oppmåling. Etterkalkylen for 2012 viser at kommunen hadde et underskudd på kr Inntektene er rapportert til kr hvorav oppmålingsgebyrene utgjør ca. 1,5 mill. Brutto driftsutgifter for kommune ligger litt over snittet i kommunegruppen. 5.2 Vår oppsummering og vurdering Basert på vår gjennomgang av tilsendt informasjon, KOSTRA-analyse, intervju med Bygnings- og arealplansjef, samtale med Oppmålingsansvarlig og de krav som følger av lov og forskrift, har vi nedenfor oppsummert våre viktigste funn. Rapportering og prioritering av saker Regnearket har vært et godt arbeidsverktøy, og inneholder det meste av nødvendig styringsinformasjon. For den som kjenner regnearket har det vært et godt personlig styringsdokument, utarbeidet og benyttet av den ansvarlige for avdelingen, ingen andre. Regnearket kunne med fordel inneholdt forklaring på hvordan saksdager telles, med tanke på rapportering som 21

22 må gjøres ved eiers fravær. Regnearket gir en god visuell oversikt, men gir ikke varsler om at frister oversittes på annen måte enn ved manuell gjennomgang. Siden det nå er investert i nytt saksbehandlingssystem vil det være naturlig at det gjøres en vurdering av om dette (Acos Websak) kan dekke de funksjoner og den informasjon som legges i det personlige regnearket. Alle som arbeider med plan og oppmåling bør ha tilgang. Rutinene bør inneholde veiledning for bruk av verktøyet slik at alle rapporterer likt. Oppmålingsansvarlig har uttrykt ønske om å ta i bruk en ny modul av GIS/LINE. Modulen GIS/LINE oppmålingsforretning skal blant annet ha funksjoner for å rapportere saksbehandlingstid på oppmålingsforretninger. Kompetanse og sårbarhet Som for byggesak er kommunen sårbar ved fravær i avdelingen. Rutiner for å holde orden på antall saker og fremdrift, må gjelde for hele avdelingen. Manglende overholdelse av frister kan medføre mindre inntekter, fordi kommunen kan måtte redusere saksbehandler gebyret. Servicen vil også oppleves som dårligere. Så langt har kommunen ikke følt dette som noe problem. Vi har mottatt rutinebeskrivelser som er oppdatert pr Vi vil anbefale at disse rutinene suppleres med beskrivelser i forhold til overordnet kontroll med saker i kart- og oppmålingsavdelingen, eventuelt at det lages en egen rutinebeskrivelse på dette. For god kontroll er det viktig å videreføre en type oversikt over saker som i regnearket, eller at overordnet informasjon og kontroll videreføres ved rapportmuligheter eller annen funksjonalitet i det nye saksbehandlingssystemet. KOSTRA-analysen Effektivitet KOSTRA-analysen tar ikke for seg effektivitet når det gjelder gjennomsnittlig saksbehandlingstid. Imidlertid har vi sett på snittet for noen utvalgte kommuner i Vestfold. Dette viser at kommune for 2010 og 2011 har noe lengre saksbehandlingstid enn de øvrige, mens det for 2012 kan se ut til at kommune er noe bedre enn snittet. Vi presiserer at det er usikkerhet vedrørende innrapporterte tall for 2011 og 2012 for kommune. KOSTRA-analysen vedrørende kostnadsbruk på kart og oppmåling viser at kommunens netto driftsutgifter plasserer kommune i 2.kvartil for 2011 og Det betyr at kommunen bruker noe mindre egne midler enn snittet i sin kommunegruppe, for å dekke kostnader i kart- og oppmålings avdelingen. 5.3 Tiltak Basert på våre kontroller, intervjuer og vurdering av forbedringspotensial, vil vi komme med noen forslag til tiltak: 1. Rutinebeskrivelser bør inkludere rutiner for å følge opp total saksmengde og status. 2. Systemet for dokumentasjon av saker og status må fungere selv ved sykdom. 3. Tilgang til regneark, eller annet oppfølgingssystem, bør vurderes utvidet til andre i avdelingen. 4. Rutinebeskrivelsen bør inkludere de rapporteringskrav som følger av KOSTRA. Så langt som mulig bør dataregistreringen gjøres løpende slik at underlaget for KOSTRA-rapporteringen ligger klart når dette skal rapporteres. 5. Kvalitet på innrapporteringen til KOSTRA bør bli bedre. Regnearkene for 2011 og 2012 dokumenterer ikke innrapporterte tall til KOSTRA. 6. Nytt saksbehandlingssystem (eventuelt ny modul til GIS/LINE) bør tilrettelegges slik at innrapportering til KOSTRA kan dokumenteres i ettertid (det samme gjelder hvis regnearket videreføres). 22

23 7. I forhold til telling av dager i KOSTRA er det viktig å logge løpende årsaker og ikke telle dager som skal unntas (for eksempel klima), slik at kommunen ikke kommer dårligere ut enn nødvendig i KOSTRA tallene. 8. Vurdere utvidet samarbeid med andre kommuner med tanke på kompetansedeling for å redusere sårbarhet, og øke kompetanse og kvalitet. 9. Vurdere brukerundersøkelser i form av type enkelt spørreskjema når saken er ferdigbehandlet eller som del av en større brukerundersøkelse på kommunale tjenester 10. Vurdere en gjennomgang av de rutinene som skal sikre at alle saker blir fakturert i henhold til gjeldende satser. Vi anbefaler at det i det saksbehandlingssystemet logges sum fakturert pr sak slik at det kan avstemmes mot regnskap. 11. I henhold til regelverket skal inntekter/kostnader til saker som vedrører seksjonering rapporteres i KOSTRA under byggesak, ikke kart- og oppmåling som i dag. 23

24 STOKKE KOMMUNE Plan og miljø KPMG Postboks SANDEFJORD Arkivkode Deres ref Vår ref. Dato 090 / Randi Jørgensen Aamodt 13/ / MOLYS -Tlf Forvaltningsrevisjon - Effektivitet ved byggesak og oppmåling - Svar på rapport Det vises til rapport utarbeidet av KPMG initiert av kommunes kontrollutvalg. Rapporten er en forvaltningsrevisjon rettet mot effektivitet ved byggesaksbehandling og kart/oppmåling. kommune har ikke innvendinger mot det faktagrunnlaget som ligger til grunn for rapporten. Rapporten tas til etterretning og kommunen vil bestrebe seg på å følge opp anbefalte tiltak for bedret effektivitet både når det gjelder byggesaksbehandling og kart/oppmåling. Vennlig hilsen Lars Joakim Tveit Rådmann Morten Lysheim Bygnings- og arealplansjef Dette dokumentet er elektronisk godkjent og derfor ikke manuelt signert. POSTADRESSE BESØKSADRESSE Telefon: Postboks 124 Nygårdsallè STOKKE postmottak@stokke.kommune.no Org.nr Kontonr