Portal for styringsinformasjon fase 1 - RADAR

Transkript

1 Portal for styringsinformasjon fase 1 - RADAR SLUTTRAPPORT Prosjekteier: Prosjektleder: Øystein Næss Roy Smelien Godkjent dato: Signatur: (prosjekteier) (prosjektleder) Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS oktober 2014

2 1 Oppsummering Bakgrunn og formål Gjennomføring Organisering Prosjekteier Styringsgruppe Prosjektleder Prosjektgruppe Andre fagressurser/prosjektstøtte Fremdriftsplan fra forprosjektet Avvik... Feil! Bokmerke er ikke definert Prosjektgjennomføring... Feil! Bokmerke er ikke definert Prosjektgruppens egen vurdering Økonomi Risikohåndtering Leveranse Teknisk plattform Systemkrav for SAS Visual Analytics Skisse av RADAR Skisse av datamodell.... Feil! Bokmerke er ikke definert Standard rapporter Nye muligheter Opplæring Vurdering av datagrunnlag knyttet til telefoni og fly Gevinster Veien videre Versjon Versjon Dato Utarbeidet av Kommentarer Espen Hornes Godkjenning Versjon Dato Godkjent av Kommentarer Side 2 / 16

3 1 Oppsummering Styringsinformasjon innen pasientreiseområdet har over lengre tid vært begrenset både når det gjelder innhold og tilgjengelighet. Dette har ført til at pasientreisekontorene har utviklet egne løsninger for å ivareta dette, stort sett basert på Excel og andre lett tilgjengelige verktøy. Manglende tilgangen til nødvendige data har også bidratt til et stort og økende antall bestillinger av leveranser fra Pasientreiser ANS på området. Dette har igjen ført til variasjoner i definisjoner og bruk av styringsinformasjon som gjør sammenligninger på tvers av kontorer og regioner utfordrende. Samtidig som behov for tilgjengelighet på data har vært ivaretatt gjennom bestillinger, har det vært arbeidet med en målrettet strategi for å gi kontorene tilgang til styringsinformasjon med høyere kvalitet, bedre tilgjengelighet og økt mulighet til å sammenligne seg med andre. Det viktigste omforente tiltaket på området har vært arbeidet mot en felles portal for styringsinformasjon. Etter arbeid med kartlegging av brukerbehov og gjennomføring av forprosjekt med leverandør, tilknyttet eksisterende rammeavtale på området, ble det besluttet å gjennomføre et prosjekt for innføring av ny løsning basert på Visual Analytics levert av SAS Institute. Prosjektet ble ledet av Pasientreiser ANS med deltakere fra de firehelseregionene samt SAS Institute og underleverandør Deloitte. Løsningen for pasientreiser har blitt navngitt RADAR. Løsningen er en fremtidsrettet plattform som tilrettelegger for ensidig bruk, gir felles styringsinformasjon og understøtter arbeidet med forbedring av datakvalitet. I første fase av RADAR har det vært fokusert på å utvikle standardrapporter knyttet til saksbehandlingssystemene NISSY og PRO. Disse skulle baseres på dagens rapporter i nevnte systemer, samtidig som det var et behov for en viss utvikling på området. Det ble lagt ned et vesentlig arbeid med å utforme standardrapporter. Disse rapportene er levende og vil kunne videreutvikles gjennom nasjonalt analysenettverk. Det er i dag opprettet i overkant av 200 brukere i løsningen, hvorav utgjør superbrukere og ledere ved kontorene. Det har vært en utfordring å få teknisk plattform for alle kontorer på plass, men i skrivende stund har alle pasientreisekontor tilgang til RADAR med unntak av OUS HF hvor det i påvente av ny IKT plattform har dukket opp utfordringer knyttet til dette. Det arbeides med å få på plass en midlertidig løsning for OUS HF. En annen aktivitet i prosjektet var å berede grunn for utvidelse av RADAR til å omfatte tall knyttet til telefoni og fly. Dette er to viktige datakilder innen pasientreiseområdet som vil berike styringsinformasjonen betraktelig for kontorene. Med en slik utvidelse vil styringsinformasjonen fra de vesentlige fellessystemene inngå i samme løsning. 2 Bakgrunn og formål For å følge opp og utvikle pasientreiseområdet er det viktig å ha tilgang til korrekt, oppdatert og sammenlignbar informasjon. Aktivitets- og kvalitetstall på tjenesten er vesentlig styringsinformasjon som gir grunnlag for å kunne fatte riktige beslutninger. Helseforetakene har i lengre tid etterspurt mer tilrettelagt og tilgjengelig styringsinformasjon innen pasientreiseområdet. RADAR sammenstiller og visualiserer styringsinformasjon og vil bli et viktig verktøy for pasientreisekontorene. Gjennom strategiarbeidet er det satt fokus på viktigheten knyttet til utvikling av et slikt tilbud og dette er noe samtlige helseforetak har fremmet ønske om. Innføring av RADAR, ny portal for styringsinformasjon, er det viktigste tiltaket for å dekke klare behov fra helseforetakene knyttet til beslutningsunderlag og statistikk på pasientreiseområdet. Løsningen Side 3 / 16

4 vil gi helseforetakene større tilgang på styringsinformasjon og muliggjøre kompetanseutveksling mellom pasientreisekontor, slik at tjenesten ytterligere utvikles. Formålet med innføring av løsningen er å sikre bedre tilgjengelighet og kvalitet på styringsinformasjon for pasientreisekontorene, og understøtte daglige beslutninger og behov for rapporter og statistikk. 3 Gjennomføring 3.1 Organisering Prosjektet ble organisert med en enkel og dedikert organisasjon. I tillegg ble det involvert andre fagressurser og prosjektstøtte ble i hovedsak basert på interne ressurser i Pasientreiser ANS. Figur 1 - Prosjektorganisering 3.2 Prosjekteier Øystein Næss, Assisterende direktør, oystein.naess@pasientreiser.no, Styringsgruppe Grunnet prosjektets omfang og art ble det vurdert at det ikke var behov for en aktiv styringsgruppe for gjennomføring. Det ble avholdt jevnlige møter mellom lederne for nøkkelressurser samt prosjektledere fra begge parter for å sikre nødvendig fokus. Denne gruppen bestod av: Side 4 / 16

5 Navn Tittel Foretak Øystein Næss Assisterende direktør og leder av styringsgruppen Jason Rowe Leder BI avdeling Deloitte Pasientreiser ANS Hege Kirkeby Consulting Manager SAS Institute 3.4 Prosjektleder Roy Smelien, Leder avdeling for styringsinformasjon og støttesystemer, Prosjektgruppe Prosjektgruppen var satt sammen for å sikre gjennomføring av prosjektet og innføring av første fase av RADAR. Gruppen bestod både av personer fra pasientreisekontorene, med god kjennskap til lokale, regionale og nasjonale behov, og deltagere fra SAS Institute og Deloitte med høy kompetanse på prosjektmetodikk og valgt løsning. Deltagerne fra pasientreisekontorene hadde også vesentlig brukerkompetanse fra de involverte fagsystemene. Navn Rolle Enhet Ressursbehov Espen Hornes Ole Johnny Moe Bernt Nerberg Andreas Gudim Marberg Anette Talberg Ola Dæhli Aase Margrete Strømsodd Niklas David Krysander Kim Verner Soldal Fagressurs og prosjektstøtte Fagressurs og forankring Fagressurs og forankring Fagressurs og forankring Fagressurs og forankring Fagressurs og forankring Prosjektleder hos leverandør Utvikler VA og data management Utvikler VA og data management Pasientreiser ANS 50 % Helse Midt-Norge Helse Nord Helse Vest Helse Sør-Øst Helse Sør-Øst Deloitte, senior 25 % Deloitte, senior 50 % Deloitte, junior Helge Rosebø Utvikler VA SAS Institute, senior 50 % 2 dager opplæring og 3-4 workshops 2 dager opplæring og 3-4 workshops 2 dager opplæring og 3-4 workshops 2 dager opplæring og 3-4 workshops 2 dager opplæring og 3-4 workshops Ved behov Side 5 / 16

6 Prosjektgruppen var svært aktiv i prosjektperioden. Representantene fra helseforetakene var i tillegg til workshopene også aktive rundt forankring og testing. Norsk Helsenett (NHN) var utelatt fra prosjektgruppen, men det viste seg at de burde vært tettere involvert. Ved en tettere involvering av NHN kunne man unngått noe av forsinkelsen i starten av prosjektet. Disse konkrete forsinkelsene klarte prosjektet å hente inn igjen tidlig i prosjektet. Forøvrig ble ressursene brukt i henhold til plan. 3.6 Andre fagressurser/prosjektstøtte Andre interne fagressurser i Pasientreiser ANS ble involvert etter behov. Dette var ikke faste medlemmer i prosjektet. Det var vesentlig å sikre kontinuitet slik at ressursene kjente prosjektet og utfordringene som dukket opp underveis. Navn Rolle Foretak Ressursbruk Irene Gomnæs Kommunikasjon og grafisk grensesnitt Pasientreiser ANS 5 % Heidi Sønstebø Opplæring Pasientreiser ANS < 5 % Kaare Knudsen Teknisk arkitekt Pasientreiser ANS < 5 % Kristoffer Plocinski Juridisk Pasientreiser ANS < 5 % Karl Erik Aas Utvikling / drift Pasientreiser ANS < 5 % Fredrik Næss Utvikling / drift Pasientreiser ANS 10 % Nicolai Dybdahl Teknisk arkitekt Pasientreiser ANS 30 % Bruken av interne ressurser har foregått som planlagt og prosjektet har holdt seg innenfor estimert behov. Side 6 / 16

7 3.7 Fremdriftsplan Figur 2 er hentet fra forprosjektet og viser den opprinnelige fremdriftsplanen til prosjektet. Denne planen ble justert underveis. Figur 2 - Opprinnelig fremdriftsplan fra forprosjekt Den planlagte tidsplanen fra forprosjektet viste seg tidlig å være for komprimert så det ble tatt en beslutning på å utvide denne med 1 måned, se figur 3. Dette var vesentlig for planlegging og gjennomføring av workshop for utvikling av rapporter. Figur 3 Justert fremdriftsplan Side 7 / 16

8 I tillegg til dette ble det enighet knyttet til en testperiode fra leveranse frem til 1. juli for superbrukere og ledere ved kontoret. Prosjektgjennomføringen bestod av fire sprinter, som hver ble kravspesifisert gjennom en to dagers workshop. Prosjektgruppen delte seg i to og jobbet parallelt, og det var lagt opp til felles gjennomgang av dagens arbeid på slutten av hver workshop. Her ble arbeidet presentert og begge gruppene kom med innspill og spørsmål i plenum. Mellom workshopene arbeidet SAS Institute og Deloitte med å overføre skissene til RADAR og de regionale representantene benyttet tiden til kvalitetssikring og forankring i egen region. Denne arbeidsformen viste seg å være svært effektiv da representantene fra helseforetakene kunne konsentrere seg om brukervennlighet og innhold og overlate den mer tekniske biten til konsulentene. 3.8 Prosjektgruppens egen vurdering Prosjektgruppen var allerede en samkjørt enhet da prosjektet startet, da alle deltagerne fra pasientreisekontorene var medlemmer av pasientreisers nasjonale analysenettverk. Samarbeidet gikk meget godt og rutinene for forankring ut mot regionene fungerte tilfredsstillende. Arbeidsformen med intensivt arbeid i fysiske workshoper, avbrutt av individuelt arbeid var en suksess. Hver workshop ble håndtert som en sprint og vi satt av tid til evaluering og korreksjon underveis i sprintene. Evalueringen i ettertid av prosjektet la også vekt på vellykket arbeidsmetodikk. 3.9 Økonomi Prosjektets økonomi ble vedtatt av styret i Pasientreiser ANS i sak nr , og ble tildelt følgende ramme for gjennomføring: Investering Drift (årlig) Lisenskostnader (SAS) 1,2 0,3 Utviklingskostnader (SAS) 1,4 Drift av servere (NHN) 0,2 Prosjektkostnader (HF og ANS) 0,3 TOTALT FASE 1 2,9 0,5 Gjennom prosjektet har det vært tett oppfølging av økonomi i de ukentlige statusmøtene, og det har gjennomgående vært god kontroll knyttet til dette fra prosjektledere i begge organisasjoner. Under gjennomføringen har det dukket opp enkelte uforutsette kostnader, og disse er knyttet til prisjustering hos leverandør, en deling av kostnadene knyttet til utbedring av treghet og for lavt estimat knyttet prosjektkostnader i hovedsak knyttet til NHN og prosjektstøtte. Disse merkostnadene fremstilles som følger: Prisjustering ,- Overskridelser av estimat knyttet til utviklingskostnader ,- Overskridelser av estimat knyttet til prosjektkostnader ,- Lisenser var overbudsjettert med ,-. Prosjektregnskapet viser således et overforbruk på ,- noe som utgjør 3,6 % av et totalbudsjett på ,- Side 8 / 16

9 Prosjektregnskap investering Budsjett Forbruk Rest Lisenser kr kr kr Utviklingskostnader kr kr kr Prosjektkostnader kr kr kr Total kr kr kr Prosjektet konkluderer med at det har vært gjennomgående god økonomistyring og leverer med relativt beskjedene overskridelser, selv om det har vært vesentlige forsinkelser på fremdrift grunnet tregheter i enkelte objekter i rapporter Risikohåndtering I forprosjektet ble en rekke risikopunkter kartlagt og det ble utformet tiltak for å minske risiko underveis i gjennomføringsprosjektet, tabellen under viser disse. Disse ble gjennomgått tidlig i prosjektet og utvidet med noe nye elementer. Risiko (S) (K) Tiltak Forsinkelse knyttet til hardware Lav Høy Tett dialog med NHN, og fått bekreftet 14 dagers fysisk leveringstid. Manglende teknisk plattform på helseforetakene (spesifikt knyttet til nettleser og flash player) fører til forsinkelse i utrulling Rapportene som utvikles treffer ikke brukerne som forventet Medium Høy Dialog direkte med IKT organisasjonene ute i regionene. Bevisstgjøring av helseforetak. Lav Medium Brukere er tett involvert i prosjektet gjennom alle faser gjennom analysenettverket. Databehandleravtaler Medium Høy Forankring og synliggjøring av risiko for LG Drift av system uavklart, risiko for manglende tilgjengelighet Medium Høy Tett dialog med systemforvaltning Fokus hos NHN Opprette interne rutiner for oppfølging Brukeradministrasjon uavklart Medium Høy Har alternative løsninger Budsjettoverskridelse Medium Høy Etablere gode oppfølgingsrutiner. Avsjekkes underveis. Ikke tilgang eller støtte fra interne fagressurser/manglende forankring hos ressurseier Brukere får ikke tilstrekkelig opplæring Lav Medium Tiltak forankret i strategiplan. Forankring via LG. Lav Medium Opplæringsressurs tilknyttet prosjektet Høyt fokus på opplæring fra leverandør og prosjekt Side 9 / 16

10 Prosjektet hadde ukentlige statusmøter hvor løpende risikovurdering var en del av agenda. Figur 4 viser inn risikovurderingen per 6. mai 2014, hvor risikopunktene var sjekket ut underveis i prosjektperioden. Figur 4 Risikoevaluering gjennom prosjektet Arbeidet med risikoelementer i forkant og underveis i prosjektet var et viktig verktøy for å ha god kontroll underveis. Under følger en detaljert beskrivelse av den enkelte risiko og hvordan prosjektet ble påvirket. 1. Forsinkelse knyttet til hardware: Risikopunktet knyttet til hardware slo delvis inn. Utfordringer rundt installasjon av servere viste seg å være mer omfattende enn først antatt. Prosjektet var tidlig ute med hardware bestillingene og dette var en medvirkende årsak til at forsinkelsen ikke fikk større konsekvenser. 2. Manglende teknisk plattform på helseforetakene var en omfattende utfordring for prosjektet. Ved utgangen av prosjektperioden var det to helseforetak som manglet tilrettelagt teknisk plattform. Begge foretakene er fra Helse Sør-Øst og prosjektet har hatt hyppig kontakt med Sykehuspartner som er felles leverandør av IT tjenester i regionen. OUS HF har fått beskjed om å vente på en større felles utrulling på nyåret, mens det andre helseforetaket nå har lykkes å installere nødvendig software. Det jobbes med å få til en midlertidig løsning for OUS HF slik at kontoret kan benytte seg av RADAR i påvente av ny IKT plattform. Prosjektet startet arbeidet med dette tidlig og har hatt tett oppfølging underveis, og uten dette hadde nok langt flere helseforetak hatt utfordringer knyttet til tilgang til løsningen. 3. Rapportene som utvikles treffer ikke brukerne som planlagt: Planlagte tiltak er fulgt opp, og risiko inntraff ikke. Side 10 / 16

11 4. Databehandleravtaler: Lå på utsiden av prosjektet, men det har vært tett dialog for å sikre at arbeidet med nye databehandleravtaler ikke påvirket fremdrift i prosjektet. Det ble tidlig avklart at RADAR er å anse som en forlengelse av dagens saksbehandlingssystemer, og det var da ikke behov for en egen utvidelse i databehandleravtalene knyttet til dette. Forsinkelsene rundt dette har ikke påvirket prosjektet i særlig grad. 5. Drift av system uavklart, risiko for manglende tilgjengelighet: Håndtert og risikopunkt sikret. 6. Brukeradministrasjon uavklart: Håndteres av Pasientreiser ANS og vil inngå i systemeier og systemadministrators ansvarsområde. 7. Budsjettoverskridelse: Risikopunkt slo inn. Prosjektet har en overskridelse på NOK som tilsvarer 3,6 % av prosjektkostnaden. Se forøvrig punkt 3.9 Økonomi for årsaksforklaring. 8. Manglende tilgang til interne fagressurser i Pasientreiser ANS. Ingen påvirkning på prosjektet grunnet planlegging og forankring. 9. Sykdom. Ingen sykdom i perioden, men enkelte ressurser var kritiske underveis og det hadde ikke vært enkelt å erstatte dem ved behov. Sykdom knyttet til disse ville hatt innvirkning på fremdrift, kvalitet og kostnader. 10. Tilgang på test-data. Denne risikoen dukket opp underveis i prosjektet, og viste seg å skape forsinkelser og utfordringer knyttet til kvalitetssikring av utviklingen i prosjektet. Mangel på reelle test-data i QA miljøet en forsinkende faktor for prosjektet. 11. Brukere får ikke tilstrekkelig opplæring: Alle superbrukerne har deltatt på et todagers kurs i regi av SAS Institute. Utover dette skal prosjektleder og systemeier rundt til alle helseforetak for oppfriskning og opplæring. Denne aktiviteten er i gang og foretas parallelt med andre oppgaver. Det tredje tiltaket rundt opplæring er etablering av e-lærerkurs. E-lærerkurset lages av interne ressurser på Pasientreiser ANS og tilbys på lik linje med øvrige e-kurs i pasientreiser porteføljen. Regionene selv har sett nytten av og planlagt regionale samlinger for superbrukerne av systemet og systemeier følger opp disse samlingene Avvik Ustabile tilganger for eksterne konsulenter til miljøene hos NHN har også vært en utfordring underveis. Til tross for dette og de andre nevnte utfordringene ble prosjektet levert til test primo mai, og ble derved gjennomført i henhold til plan. Imidlertid ble det påvist ytelsesutfordringer med enkelte av rapportene i testfasen i mai og juni, noe som resulterte i at leverandør gjorde en rekke tester for å finne løsning på dette. Årsakene til ytelsesutfordringene viste seg å være kompliserte kalkulasjoner som resulterte i trege elementer i enkelte rapporter. Løsningen var å lage et nytt, aggregert datasett og utvikle disse rapportene på nytt, og dette var hovedårsaken til utvidelse av testperioden etter prosjektet. Dette ble sammenfallende med sommerfeireavvikling, noe som førte til en utsettelse på i overkant av en måned før endelig løsning kom på plass. Det ble lagt ned vesentlige ressurser fra prosjektledelse, Deloitte og SAS Institute for å utbedre disse treghetene. Det ble enighet rundt en tredeling av ekstrakostnadene noe som i praksis førte til at prosjektet ikke ble fakturert for i overkant av 150 timer. Side 11 / 16

12 4 Leveranse 4.1 Teknisk plattform SAS Visual Analytics er valgt som løsning. Pasientreiser ANS har valgt en teknisk plattform, på anbefaling av leverandør, som er godt dimensjonert. Dette skal sørge for en mest mulig brukervennlig løsning samt ivareta fremtidig eskaleringsbehov. I en rundspørring har Pasientreisekontorene (gjennom analysenettverket) meldt fra om et tilgjengelighetsbehov på hverdager mellom klokken 0800 og Løsningen skal være tilgjengelig hele døgnet, men eventuell nedetid på løsningen utenfor dette tidsrommet anses derfor ikke som kritisk Systemkrav for bruk av SAS Visual Analytics Kravene til installert programvare på klient har vært en utfordring gjennom prosjektet, og flere pasientreisekontor har hatt behov for oppgradering for å få løsningen til å virke lokalt. Web Browsers for Desktop (32-bit only) - Internet Explorer 9 og 10 (Native Mode) - Firefox 6 og nyere - Google Chrome 15 og nyere Adobe Flash - Flash Player 11.1 eller nyere Skisse av dataflyt til RADAR Alle data i løsningen har opprinnelse i NISSY og PRO, som lastes opp til datavarehusdatabasen på rapportserver hver natt. Derfra lastet forhåndsdefinerte datasett opp i minne på RADAR slik at det skal være raskt og aksessere rapporter og arbeide med analyse av data. Figur 5 Forenklet skisse av dataflyt i løsningen Side 12 / 16

13 4.2 Standard rapporter Dette kapitelet gir en oversikt over rapportene som ble utviklet i prosjektet og hva hver enkelt rapport gir av styringsinformasjon. Reiser med rekvisisjon (direkte oppgjør) Nr. Rapport Overordnet beskrivelse 1 Aktivitet DO Rapporten viser aktivitet knyttet til reiser med rekvisisjon på ulike nivå. Oppsummerer oversikt, trend og sammenligninger på området. 2 Andel ikke møtt DO Rapporten viser aktivitet knyttet til rekvisisjoner med status ikke møtt. Oppsummerer oversikt, transportør og rekvirent. 3 Ledelse DO Rapporten viser en overordnet oversikt over nasjonale indikatorer og sentrale nøkkeltall. 4 Transportør DO Rapporten viser aktivitet knyttet til transportører. Oppsummerer oversikt, samkjøringsgrad, punktlighet, status og fordeling. Reiser uten rekvisisjon (enkeltoppgjør) Nr. Rapport Overordnet beskrivelse 5 Aktivitet EO Rapporten viser aktivitet knyttet til reiser uten rekvisisjon. Oppsummerer oversikt, trend og benchmarking. 6 Ledelse EO Rapporten viser en overordnet oversikt over nasjonale indikatorer og sentrale nøkkeltall. 7 Økonomirapport EO Rapporten viser økonomiske forhold knyttet til reiser uten rekvisisjon, Oppsummerer oversikt og detaljert fremstilling. 8 Klager EO Rapporten viser antall klager per vedtaksstatus 9 Aktivitet per saksbehandler EO Rapporten viser aktivitet knyttet til reiser uten rekvisisjon fordelt per saksbehandler Nye muligheter Gjennom utvikling av RADAR vil pasientreisekontorene nå oppleve tilgang til en mengde ny styringsinformasjon. Noen eksempler på dette er at innenfor reiser uten rekvisisjon har Helse Sør-Øst nå fått muligheter til å skille kostnadene på kostnadskontor og saksbehandlingen på saksbehandlingskontor. Dette betyr at kontorene i Helse Sør-Øst nå kan få oversikt over aktivitet knyttet til eget kontor. Tidligere Side 13 / 16

14 hadde kontorene kun tilgang til regionstall på dette området. Løsningen gir en bedre oversikt for kontorene i regionen. Innenfor reiser med rekvisisjon har synliggjøringen av tre ulike typer rekvirenter (opprinnelig, siste og ansvarlig rekvirent) gitt nyttig informasjon. Nå kan kontorene skille på hvem som har opprettet rekvisisjoner, hvem som har foretatt siste endring og hvem som står som ansvarlig for rekvisisjonen. Superbrukerne ved pasientreisekontorene kan nå utvikle egne rapporter. Disse kan distribueres til eget kontor, egen region eller nasjonalt. Dette gir muligheter for mer samarbeid og samhandling på tvers av kontorer og regioner. Tidligere måtte behov for nye rapporter meldes inn. Disse utfordringene er nå fjernet ved at rapporter kan utvikles kontinuerlig på alle nivåer, og er ikke avhengig av omfangsrike releaser. Analyseverktøyet gir mange nye muligheter hvor for eksempel kartfunksjonalitet gir brukerne en god visuell fremstillingsmetode. Nedenfor ser man et eksempel på en grafisk fremstilling av rekvisisjoner som fører til bomturer for et pasientreisekontor. Eksempelet er tatt ut for april måned og viser en oversikt over hentestedene for disse rekvisisjonene. Om man ønsker så kan man zoome seg ned i kartet for en mer nøyaktig tilnærmelse, men dette er valgt bort i dette eksempelet. * Størrelsen på sirklene og fargevalg er eksempler på hvordan man kan synliggjøre grafisk. 4.3 Opplæring Som en del av prosjektet ble det gjennomført superbrukerkurs for i underkant av 40 deltakere fra pasientreisekontorene og Pasientreiser ANS. Dette ble fordelt på 3 kurs hvor hvert enkelt kontor kunne melde inn opptil 2 deltakere. I sluttfasen og i etterkant av prosjektet følges kontorene og superbrukerne opp for å bistå dem ytterligere til å ta løsningen i bruk. Det vil være tett dialog med ledere og superbrukere for å sikre kompetanseoverføring og uttak av gevinster knyttet til løsningen. Side 14 / 16

15 4.4 Vurdering av datagrunnlag knyttet til telefoni og fly Prosjektet har gjennomført formøter med de aktuelle aktørene innen telefoni og fly. Disse aktørene er henholdsvis Telenor og Via Travel. I formøtene har prosjektet informert om tidsplaner og fremtidige bestillinger. Begge aktørene har stilt seg positive til prosjektet og Pasientreiser ANS mottar etter dette månedlige datagrunnlag. Videre arbeid med implementering av en automatisert løsning for overføring av data fortsetter i prosjektets andre fase. 5 Gevinster Gevinstene ved å ta i bruk denne løsningen er flere. Pasientreisekontorene får nå en felleskilde til styringsinformasjon, dette vil føre til et bedre sammenligningsgrunnlag på tvers av kontorene, på tvers av regionene og nasjonalt. Behovet for store datauttrekk fra NISSY vil nå reduseres og kontorene slipper både jobben med å sette datadumper sammen til rapporter samt ekstrakostnadene som disse bestillingene medfører. Eventuelle fremtidige uttrekk utover de allerede tilgjengelige standardrapportene vil kunne foretas i RADAR. Benchmarking mellom kontorene gjennom både standardrapporter og nasjonale indikatorer blir nå tilgjengelig. Indikatorene foreslås av nasjonalt analysenettverk og forankres og godkjennes ute på pasientreisekontorene. Samtidig tilgjengeliggjøres det mange nye dataelementer, dette vil gi nye muligheter for styringsinformasjon ute på pasientreisekontorene. Tilgjengeligheten til styringsinformasjon vil nå bedres. Tilgang til standardrapporter med utvidet informasjon samt muligheter til å lage egne rapporter vil både hjelpe kontorene med relevant styringsinformasjon, men også bidra til tidsbesparelse. Faste oppgaver som gjerne lastes og beregnes i Excel og lignende i dag, vil kunne settes opp i RADAR og deretter tas ut etter behov. Samhandling mellom kontorene vil kunne foretas gjennom RADAR. Superbrukerne i løsningen kan både samarbeide om fellesrapporter for enkelte kontor eller lage felles regionale rapporter. Kompetanseoverføring fra prosjektet og ut til den enkelte superbruker vil bidra til bedre forståelse for egne og andres data. Superbrukerne vil få et verktøy som hjelper dem til å lære mye om egen drift, datakvalitet, benchmarking osv. Dette vil skape økt forståelse, kunnskap og nysgjerrighet som igjen vil føre til behov for nye rapporter og eventuelle tilpasninger av eksisterende rapporter. RADAR er system uavhengig, det vil si at utvikling kan foretas fortløpende etter behov og man er ikke avhengig av releaser. Løsningen vil derfor oppleves som smidig. 6 Veien videre I disse dager holder prosjektleder og systemeier på å besøke alle pasientreisekontor. Hensikten med denne rundreisen er å hjelpe kontorene i gang med løsningen. Det tilbys blant annet gjennomgang av standardrapporter og hjelp til superbrukerne slik at kontorene får maksimalt utbytte av løsningen. Det oppleves et stort engasjement i disse møtene, samt at kontorene ser mange muligheter med den nye løsningen. Det vil komme mange utvidelser knyttet til standardrapporter og en rekke forslag til videreutvikling i etterkant av disse møtene. Analysenettverket har diskutert nytten av regionale superbrukernettverk i RADAR og noen regioner har allerede planlagt samlinger. Videreutvikling av eksisterende og etablering av nye rapporter blir sentralt i det videre arbeidet. Pasientreisekontorene melder fra om ønsker til sin regionale representant i Analysenettverket og nettverket prioriterer disse ønskene på sine samlinger. På sikt er det ønskelig at rapportene fjernes fra fagsystemene og ivaretas i RADAR. Side 15 / 16

16 I neste fase vil det fokuseres på nye datakilder i RADAR. Telefoni data fra Telenor og fly data fra VIA Travels vil bli de neste tilgjengelige datakildene. Her finnes det mye relevant data og det vil bli laget standardrapporter rundt disse kildene. Et helseforetak ønsker å se på muligheter for å laste inn økonomidata i RADAR. Koblinger mellom økonomidata og aktivitetsdata vil gi nye muligheter for styringsinformasjon og det er en spennende fortsettelse i vente. Side 16 / 16