Mer informasjon om prosjektet finnes i det vedlagte dokumentet og her:

Transkript

1 Velferdstinget søker en prosjektleder til Bergenstudentene Målet med prosjektet Bergenstudenten er å hjelpe studententer å få en god boligsituasjon slik at de kan konsentrere seg om studiene. Dette gjøres ved å gå på visninger for utenbys studenter samt boligrådgivning. Mer informasjon om prosjektet finnes i det vedlagte dokumentet og her: Prosjektleders ansvarsområder: - Utvikle konseptet Bergenstudentene ved å skrive retningslinjer, definere utstyrsbehov og mandat - Søke midler hos utdanningsinstitusjonene og Kommune/Fylkeskommune - Planlegge gjennomføring av prosjektet i Sommermånedene. - Rapportere ukentlig til Velferdstingets styre (VS) om fremdriften - I samarbeid med VS bistå ansettelsen av personer til sommermånedene. Prosjektet går fra ansettelse til starten av prosjektet i Juni og det er forventet at personen jobber ut perioden. Det er åpning for at prosjektleder blir prioritert i søknadsprosessen for jobben i sommermånedene. Dette er et honorert studentverv der det blir utbetalt et engangshonorar for arbeidet. Dette honoraret er for 2010 satt til 4000kr og det vil ikke bli betalt feriepenger. Det er åpent for at alle kan søke, men vi søker primært etter SIB tilknyttede studenter. Da det haster med å få prosjektet igang, er fristen for å søke stillingen satt til Onsdag kl 12o0. For spørsmål vedrørende stillingen ta kontakt med undertegnede på leonard.kongshavn@sib.no eller Søknad med CV sendes til velferdsstyret@sib.no merket med "Prosjektleder BS2010" Mvh Leonard Muvule Kongshavn Leder Velferdsstyret i Bergen

2 - Ekstern rapport 2009 Grafisk utforming og bilder: Bergenstudenten Elektronisk utgave: 2.

3 S K A L V I H A N O E G J O R T, M Å V I G J Ø R E D E T S E L V! Fremdeles må rundt 88 % av Bergens studenter ut på et tøft, privat marked for å finne seg et sted å bo. SiB har åpenbart mer enn nok med sine egne leietakere, og ingen er til stede for å hjelpe resten. Heldigvis finnes det engasjerte studenter som ser muligheter for å hjelpe sine medstudenter også der andre instanser ikke rekker til. Nettopp slike studenter startet Bergenstudenten i 2003, og nettopp slike studenter har i år sørget for at prosjektets sjette år ble en suksess. Og ikke minst, takket være disse har enda flere av våre medstudenter funnet seg et trygt sted å bo, så de kan konsentrere seg om det de egentlig er her for å studere! - Katrine Sirnes Hjellum, prosjektleder Det er nå bekreftet at jeg har fått leiligheten ( ). Jeg ville bare takke dere for at dere har gått på visning for meg, skrevet rapport, og tatt veldig fine bilder Tusen takk for uvurderlig hjelp! - Klient 3.

4 1. P R O S J E K T E T Bergenstudenten var tilgjengelige for studenter på boligjakt i 10 uker sommeren Prosjektet ble drevet av fire erfarne studenter fra UiB. Åpningstiden var i år, som i fjor, fra kl 09-18, hvorav arbeidstiden for den enkelte ansatte var syv timer. Boligrådgiverne drev med rådgivning om praktiske og juridiske spørsmål knyttet til leie av bolig. I tillegg gikk de på visning for studenter som ikke selv hadde mulighet, økonomisk eller praktisk, til å gjøre det. Arbeidsoppgavene ble i stor grad definert av studentenes behov for hjelp. Noen henvendelser gjaldt helt elementære spørsmål som hvordan man finner bolig, hvor det er fint å bo eller hvor mye det er normalt å betale i leie. Andre henvendelser gikk på avanserte juridiske problemstillinger, mens andre igjen ville ha hjelp til å gå på visning. Studentsamskipnaden i Bergen (SiB) kan tilby studenthybel til omtrent 12 % av Bergens studenter. De andre 88 % må klare seg selv på et tøft privat boligmarked. Målet med prosjektet Bergenstudenten er å hjelpe disse studentene til å få en god boligsituasjon slik at de kan konsentrere seg om studiene. 2. F A K T A 2.1 Tidsaspektet Velferdsstyret var ansvarlig for prosjektet Bergenstudenten og gjennomførte ansettelsesprosessen. Prosjektet startet i uke 25 med to boligrådgivere første arbeidsdag den 15. juni Disse to arbeidet i ti uker. I uke 29 ble Bergenstudenten supplert med to ekstra ansatte som arbeidet i fire uker. Arbeidsperioden var ferdig i uke 34 med siste arbeidsdag fredag 21. august Begrunnelsen for denne tilsettingsprosessen var den ekstra arbeidsmengden i perioden mellom Samordna Opptaks hovedopptak og semesterstart. 2.2 Ansatte og arbeidsforhold Det var i år fire ansatte med noe forskjellig bakgrunn og kunnskap. Tre av boligrådgiverne var jusstudenter, mens en siste ansatt studerte sosiologi. De ansatte hadde blant annet tidligere erfaring fra Bergenstudenten, Jussformidlingen og organisasjonsarbeid samt arbeid med IT. Dette medførte til at Bergenstudenten fikk en bred kompetanse på mange relevante arbeidsområder. De ansatte fant seg også til rette og fungerte godt sammen. 2.3 Statistikk Tidligere års statistikkmal er fulgt opp. Det er registrert telefoner, e-post, oppmøte og visninger, samt tilbakemeldinger fra klienter som har fått boliger Bergenstudenten hvor har gått på visninger. Det er også notert utførte driftsoppgaver og hvilken pressedekning Bergenstudenten har hatt på de ulike tidspunktene. Flere henvendelser fra samme klient er ikke registrert, såfremt det ikke gjaldt en ny boligforespørsel. Malen ble lagret på fellesområdet slik at hver ansatt registrerte fortløpende de henvendelser en selv tok imot. Årets boligrådgivere anbefaler at dette blir fulgt opp til neste år for å sikre en mest mulig nøyaktig registrering. Statistikk over årets henvendelser er vedlagt. 2.4 Regnskap Regnskapet ligger vedlagt. Takk for hjelpa så langt :) Dette er verkleg ei nyttig teneste for studentar! - Klient 2.5 Materiell Generelt Mye av det materielle utstyret fra i fjor har vært vanskelig å finne igjen, blant annet batteri og batterilader til fotoapparat, samt mobiltelefonene. Dette medførte at boligrådgiverne måtte gå til innkjøp av nytt utstyr. 4.

5 2.5.2 Utstyr På bakgrunn av anbefalingene fra i fjor ble det kjøpt inn et nytt kamera helt i starten, samt en vidvinkellinse til bruk ved visninger. Mange av leilighetene og rommene hvor Bergenstudenten har vært har vært relativt små og det kunne blitt vanskelig å få gode bilder. Kjøpet av vidvinkellinsen har derfor vist seg å være svært nyttig ettersom den gir gode bilder i nettopp slike situasjoner. Det ble også kjøpt to mobiltelefoner med telefonnummer som er lagret på SiB. Dersom en ansatt må forlate kontoret er det greit om en får viderekoblet de trådløse telefonene til arbeidsmobilene. Slik slipper man å bruke egne telefoner hvis man må ringe til utleier. Ellers ble det kjøpt inn noe utstyr til bruk ved visninger så som et par kniver, lommelykter og målebånd. Dette ble anskaffet for å finne fuktskader og andre feil ved boligene, men det har vist seg å bli lite brukt. Informasjonsbrosjyrene fra i forfjor ble tatt i bruk i år også uten forandringer. Disse gir informasjon om Bergenstudenten og hjelpen som studentene får. Brosjyrene ble sendt ut til nye studenter i lag med tilbud om studieplass. Det ble også delt ut en del brosjyrer når Bergenstudenten stod på stand i Studentsenteret. Det er fortsatt mange brosjyrer igjen. Som bekledning brukte boligrådgiverne de lyseblå t-skjortene fra i forfjor, med trykk på forside og bakside. Disse ble særlig benyttet på visning og i forbindelse med mediadekning Maler De tidligere brukte standardkontraktene, visningsguidene, reklamasjonsskjemaene og inventarlistene ble også benyttet i år. Disse er kvalitetssikret av vitenskapelige ansatte ved Det juridiske fakultet og utarbeidet i samarbeid med Jussformidlingen i Bergen. Disse har ligget tilgjengelig på kontoret, og vært tilgjengelig for nedlasting på nettsiden. Særlig har visningsguidene blitt brukt av Bergenstudenten på visninger. Denne malen har vist seg å være et meget nyttig hjelpemiddel fordi den gir avkrysningsmuligheter som gjør det lett å registrere og huske forhold ved boligene. De andre malene har derimot blitt lite brukt. Det er likevel greit at disse sistnevnte malene, blant annet inventerlistene, ligger tilgjengelig på kontoret for eventuelle besøkende klienter. Særlig ble det gitt en del informasjon om husleiekontrakter og lignende på stand, hvor det også ble vist til disse malene. Boligvettreglene er også benyttet i år og gir en grei oversikt over ting det er viktig å huske på ved leie av bolig. Listen ligger tilgjengelig på nettiden, og ble i tillegg aktivt delt ut på stand i Studentsenteret. Ellers er det blitt utarbeidet egne interne oversiktelige maler for registrering av visninger og rapporter fra disse, samt noen standardsvar Domener/epost Tidligere var bergensstudenten.no (med to s- er) hoveddomenet. Dette medførte at alt innholdet lå på denne, mens bergenstudenten.no bare var en nettadresse som videresendte brukeren til hoveddomenet. Epostkontoer som ble opprettet med postboks ble også automatisk knyttet opp mot hoveddomenet. Problemet var at Bergenstudenten i alt materiell bruker navnet med én s. Boligrådgiverne ønsket derfor å bytte hoveddomenet til bergenstudenten.no og at bergensstudenten.no skulle videresende til hoveddomenet. Slik fikk også epostkontoen riktig navn. Alt innhold på det gamle domenet ble således slettet og nytt ble lagt inn Nettsiden Nettsiden var et virvar av forskjellige nettadresser og feile linker. Grunnen til dette er trolig at de som har jobbet i Bergenstudenten fra år til år har jobbet fra forskjellige programmer og med hvert sitt system. I år ble nettsiden oppdatert og reorganisert. Alt overflødig ble kopiert til NSUs hjemmeområde og slettet fra serveren. Nettsiden ble utvidet med en engelsk versjon og alt innholdet ble oversatt. Designeren av infobrosjyren ble også kreditert på nettsiden. 5.

6 3. D R I F T E N 3.1 Kontaktkanaler Telefon rapport Mange av henvendelser har vært per telefon. Denne sommeren har Bergenstudenten hatt en del tekniske problemer med de trådløse telefonene, og det er derfor naturlig å tro at noen henvendelser har gått tapt eller har blitt sendt som e-post i stedet Logo Boligrådgiverne var enige om at logoen og særlig bokstavene fra i fjor var utydelig, og deler av logoen fra i forfjor ble derfor benyttet. Resultatet ble en krysning av begge logoene de to siste årene Boligguiden Boligguiden fra tidligere år var veldig bra, men ble til en viss grad utvidet og forbedret i år. I tillegg ble det tatt inn bilder (flyfotoer) fra de forskjellige bydelene, noe som gjorde guiden mer oversiktelig og interessant. Det ble også utarbeidet en engelskspråklig versjon. Boligrådgiverne henviste ofte til Boligguiden ved generelle spørsmål om boligleie i Bergen Transport Ingen busskort var tilgjengelige da arbeidsperioden begynte og to busskort med klippekort ble derfor kjøpt inn til bruk ved visninger. Det kan også være greit å for eksempel laste ned sommeruter for buss som ligger tilgjengelig på kontoret til enhver tid. Selv om mange henvendelser er tatt imot på telefon har boligrådgiverne gått aktivt inn for å henvise klienter til å benytte seg av e- posttjenesten ved forespørsler om å gå på visninger. Grunnen til dette er at det er enklere å formidle større mengder informasjon om både boligen og klienten skriftlig E-post Svært mange av Bergenstudentens klienter benytter seg e-posttjenesten ved første henvendelse. Denne er per tidspunkt info@bergenstudenten.no og ligger lett tilgjengelig på nettsiden. Ved spørsmål om visninger er som nevnt det mest praktiske å få informasjon skriftlig, og årets boligrådgivere anbefaler derfor neste års ansatte til å oppfordre klienter til å benytte e-posttjenesten aktivt. Mange generelle henvendelser var naturlig nok like, og rådgiverne brukte derfor ofte standardsvar. Dette gjorde klientbehandlingen enklere og mer effektiv. Årets boligrådgivere har i år brukt en felles epostboks med innlogging på mail.bergenstudenten.no. Slik har avsenderadressen på epostene også blitt info@bergenstudenten.no Oppmøte Sammenlignet med tidligere år har Bergenstudenten fått henvendelser fra flere som har møtt opp personlig på kontoret. Det anbefales derfor at banneret henges opp synlig i vinduet ut mot gangen slik at det ikke skal være tvil hvor Bergenstudenten holder til. Det er også praktisk at standardmalene (se punkt 1.6.3) ligger tilgjengelig på kontoret til hjelp for de klientene som møter opp. Hyppige klientoppmøte gjør det ønskelig at kontoret er bemannet så mye som mulig i åpningstiden. 6.

7 3.1.4 Stand Bergenstudenten sto på to stander i Studentsenteret den siste uken i arbeidsperioden. Formålet var å profilere Bergenstudenten og gjøre prosjektet kjent blant nye studenter. I tillegg tok rundt ti personer kontakt. Selv om de aller fleste som tok kontakt allerede hadde skaffet seg plass å bo, delte boligrådgiverne ut mange brosjyrer og ga juridiske og praktiske råd ved leieforhold. På lik linje med annen mediaomtale og pressedekning er dette en god måte å drive merkevarebygging på. Jeg fikk hybelen. Tusen takk for all hjelp! :D - Klient 3.2 Visninger Generelt Bergenstudenten driver ikke med boligformidling, altså ved utlysning og reklamering av boliger til studenter. Det kan tenkes at dette må komme tydeligere frem på nettsiden til neste år ettersom rådgiverne har mottatt mange spørsmål om slik formidling både fra studenter og utleiere. Bergenstudenten skal gi generell veiledning, både praktisk og juridisk, angående boligspørsmål til studenter som skal studere i Bergen, og gå påvisninger for de studenter som ikke har mulighet til dette. Årets boligrådgivere har erfart at visningsassistansen er den viktigste hjelpen Bergenstudenten yter studenter som skal studere i Bergen. I denne perioden befinner mange nye studenter seg i en ny og spent situasjon, og et av de viktigste formålene til Bergenstudenten må derfor også være å forhindre at studenter tar sjansen og leier usett, eller tar til takke med boliger av svært lav standard. Bergenstudenten anbefalte derfor ingen studenter å leie bolig hvor det er store fuktskader, ettersom dette på lang sikt kan gi alvorlige helseplager. Det er også viktig at slik informasjon blir gitt ved generelle spørsmål om leie av bolig Selve tjenesten Visningsassistansen foregikk ved at klienter sendte informasjon til Bergenstudenten om den boligen de ønsket visningsassistanse til. Klientene må selv avklare med utleier, eller annen kontaktperson, om Bergenstudenten kan komme på visning i deres sted. Det er også viktig å presisere for klientene at de må få avklart om det kan avtales en privat visning. Åpne visninger vanskeliggjør klientens mulighet til å få leiligheten og Bergenstudenten går derfor som hovedregel ikke på åpne visninger. Når dette er avklart må klientene sende informasjon om boligen, helst i form av e-post hvor de for eksempel sender en link til annonsen på internett. Dette gjør det blant annet enklere for oss å notere ned relevant informasjon. Klienter ble anmodet om å sende en presentasjon om seg selv med bilde som ble overlevert til utleier på visningen eller per e-post. Utleiere har stort sett satt pris på å få slik informasjon, og boligrådgiverne er sikre på at det i flere tilfeller har hatt betydning i deres avgjørelse om hvem som skal få leie. Tusen takk for flott hjelp og rapportering. Det er et fantastisk bra tilbud at dere går på visning for sånne som meg som bor langt unna. Jeg valgte på bakgrunn av deres rapport og bilder å takke nei til leiligheten dere var på visning for meg på. - Klient Rapporter For å få til en noenlunde lik praktisering av rapportskriving har boligrådgiverne utarbeidet en standardmal som er å finne på fellessiden. Denne er oversiktelig inndelt i de viktigste forholdene ved boligen som en leietaker bør vite om. I utgangspunktet har rådgiverne tatt sikte på å foreta en objektiv vurdering av boligenes standard. Ettersom Bergenstudenten også skal gi veiledning og råd gis også avslutningsvis en anbefaling eller fraråding til klienten om leie av boligen. Det kan også være greit å nevne de juridiske aspektene ved leieforholdet, og særlig ved de husleiekontrakter som ikke er i tråd med husleieloven eller stiller andre mindre 7.

8 rapport gode betingelser for leietaker. Bergenstudenten har fått gode tilbakemeldinger på rapportenes grundighet av klienter. Rapporten konverteres til pdf-format og sendes til klienten. Dette gjør at det ser mer profesjonelt ut, samt at det vil bli vanskeligere for mottakeren å endre det skriftlige innholdet. Årets rådgivere anbefaler at denne rutinen følges opp til neste år. Bildene som ble tatt av boligen er ikke lagt inn i rapporten, men lagret på en nettside (se punkt 2.2.4) som klientene enkelt får tilgang til ved å trykke på vedlagt link i besvart e-post. Dette har fungert veldig bra. flere henvendelser fra diverse aviser, og Bergenstudenten fikk store oppslag i de største lokalavisene, BT og BA. Bergens Tidende ønsket til og med å være med Bergenstudenten på en åpen visning, noe som dessverre ikke kunne gjennomføres i tråd med avisens ønsker. 4.3 Annen medieomtale En av de ansatte ble også intervjuet i radio NRK Hordaland. Dette ga prosjektet en god omtale av Bergenstudenten som organisasjon, behovet for visningsassistanse og generelle råd og veiledning til nye studenter. Intervjuet varte ca 5 minutter. Jeg vil ( ) takke dere for deres hjelp og anbefalinger. Rapportene deres har skjerpet øyet mitt for hva man må legge merke til på visninger. Lykke til videre, dere gjør en fantastisk jobb! - Klient Bilder Bilder fra visningene er i år lagret på opprettet medlemskonto på nettsiden Dette er en veldig brukervennlig nettside som gjør det enkelt å laste opp og lagre mange bilder samtidig i motsetning til foto.no som ble brukt i fjor. Bergenstudenten har betalt for bruk av denne tjenesten i ett år. Oppslag i BT Wow, takk for hjelpen, dette så flott ut (både rapporten, bildene og leiligheten). - Klient 4. MEDIA 4.1 Generelt Presseomtale er særdeles viktig for prosjektet. Erfaringer tyder på at til mer Bergenstudenten blir omtalt i media, til flere henvendelser får en. 4.2 Pressemeldinger til aviser Det ble sendt ut pressemeldinger til svært mange aviser andre uken i juli. Det kom inn 8.

9 5. D E A N S A T T E Tor Kvam Goksøyr 27 år 5. studieår master i rettsvitenskap Erfaring fra bl.a. Jussformidlingen Maria Glenna 25 år 5. studieår master i rettsvitenskap Erfaring fra bl.a. Røde Kors, Raftostiftelsen og Amnesty Gunhild Lauvsnes 23 år 4. studieår master i rettsvitenskap Erfaring fra bl.a. Raftostiftelsen og studentmenighetsrådet Gunhild Brubakken 26 år Master i sosiologi Erfaring frå bl.a. Kulturstyret og Studentparlamentet ved UiB V E D L E G G Vedlegg 1: Statistikk Vedlegg 2: Regnskap 9.

10 Tlf E-post Oppm. Visn. Fått bolig Kommentarer JUNI Uke Opplæring 16 4 Diverse innkjøp i uke Uke Diverse innkjøp i uke Uke Totalt juni Tlf E-post Oppm. Visn. Fått bolig Kommentarer JULI Uke Utsendelse av pressemeldinger Uke Intervju av BT og BA 14 1 Oppslag i BT og BA Intervju, NRK Hordaland (radio) Intervju - Utd. i Bergen og Finansavisen Utsendelse av pressemeldinger m/bilder Uke Uke Intervju - BA og BT Totalt juli

11 Tlf E-post Oppm. Visn. Fått bolig Kommentarer August 1 2 Uke Uke Uke Stand Stand Totalt august

12 Budsjett og regnskap Bergenstudenten 2009 Utgifter Budsjett Regnskap Lønn inkl. arb.avg Trykk Brosjyre ,5 Trykk stillingsannonse Annonsering Bekledning Opplæring 1000 Kontorutstyr Transport Bespisning Kopiering og telefon 4500 Diverse Sum Spesifisert regnskap for Bergenstudenten 2009 Dato Innskudd Debit Sum Merknader Uttak ,5 4879,5 Frukt i forbindelse med opplæring ,5 To mobiltelefoner, diverse verktøy/utstyr, ,5 mat , ,5 Diverse skriveutstyr Kamera, Nikon Coolpix og minnekort, , ,5 batterier , ,5 Matvarer , ,5 Kontorrekvisita , ,5 Taxi, matvarer ,5 3307,5 Uttak , ,5 2 busskort, radio, en bordvifte , ,5 Bussbilletter ,5 198, Matvarer Kontorrekvisita (whitebord m.m.), is Kontorrekvisita (mappe) Busskort (12 nye klipp) ,5 1728,5 Matvarer , ,5 2 bussbilletter , ,5 Matvarer (2 pizza, brus) , ,5 Bussbilletter , ,5 Bussbilletter , ,5 Kontorrekvisita , ,5 Kontorrekvisita , ,5 Taxi , ,5 Taxi , ,5 Bussbilletter , ,5 Busskort (24 nye klipp) Sum ,5 163,5 4.