Prosjektforum AS Fredrik A. Dahls vei 20, 1430 Ås Telefon ~ post@prosjektforum.no ~

Transkript

1 Prosjektplan 10.0 Brukerveiledning Prosjektforum AS Fredrik A. Dahls vei 20, 1430 Ås Telefon ~ post@prosjektforum.no ~

2 Prosjektforum AS Brukerveiledning for Prosjektplan 10.0 Side 2

3 Innhold Innledning... 4 Målrettet prosjektstyring... 5 Planlegging er gruppearbeid!... 5 Installasjon og oppstart... 6 Lagring / avslutning... 7 Filbeskyttelse... 7 Prosjektdirektivet... 8 Utfylling av prosjektdirektivet... 8 Utskrift av prosjektdirektivet... 9 Prosjektdirektiv - forenklet versjon Overføring til fullversjon Milepælplanen Headingen Resultatområdene Videre utfylling av milepælplanen Rapportering på milepælplanen Utskrift av milepælplanen Prosjektansvarskartet Headingen Utfylling av prosjektansvarskartet Rapport på prosjektansvarskartet Utskrift av prosjektansvarskartet Aktivitetsansvarskartet Utskrift av aktivitetsansvarskartet Risikovurdering Prosjektevaluering Distribusjon av prosjektevalueringen Bruk av pdf-format for kommunikasjon Pdf-formatet Lesing av pdf-filer Målrettet Prosjektstyring en hjelp til utvikling av planverk A. Framgangsmåte for praktisk milepælplanlegging B. Framgangsmåte ved utfylling av prosjektansvarskartet Sjekkliste for kvalitetssikring av milepælplanen Om selve planen Om de enkelte milepæler Sjekkliste for kvalitetssikring av prosjektansvarskartet Framgangsmåte ved aktivitetsplanlegging Framgangsmåte ved rapportering og oppfølging Lyst til å lære mer om prosjekter? Ås, desember Prosjektforum AS, Fredrik A. Dahls vei 20, 1430 ÅS Prosjektforum AS Brukerveiledning for Prosjektplan 10.0 Side 3

4 Innledning Velkommen som bruker av PROSJEKTPLAN som nå foreligger i ny versjon, versjon 10.0 per desember PROSJEKTPLAN 10.0 er utviklet i Excel, og kan nyttes i Excel 2010 og Brukerveiledningen er den samme. Du kan velge mellom norsk og engelsk tekst ved å trykke på flaggsymbolet på startsiden (menysiden). Vi anbefaler Windows 7 eller nyere. Programmet er først og fremst laget for deg som har gjennomført opplæring i prosjektledelse og prosjektarbeid, og som kjenner planleggingsmetoden og opplegget for rapportering. Programmet er da langt på vei selvinstruerende, men krever alminnelig kjennskap til Excel. Filbeskyttelse Vi har valgt å beskytte alle arkene for å unngå feil, og anbefaler sterkt at du ikke opphever denne beskyttelsen.. Dersom du er veldig trygg på bruken av Excel og ønsker å stå litt friere med hensyn til redigering av fonter mm kan du oppheve skrivebeskyttelsen. Mer om dette på side 6. Bla gjennom dette heftet, det tar bare noen minutter... Vi håper du vil få glede av programmet. Har du problemer eller vil gi oss tips om forbedringer vil vi gjerne høre fra deg! Lykke til! Prosjektforum AS Brukerveiledning for Prosjektplan 10.0 Side 4

5 Målrettet prosjektstyring Programmet lar deg foreta prosjektplanlegging og fylle ut skjemaene etter prinsippet om målrettet prosjektstyring. Programmet forutsetter at du kjenner denne metoden. For en praktisk innføring i prosjektfaget og metoden anbefales boka Hjelp, jeg er blitt prosjektleder av Arild Stavne og Jan Thormodsæter som du får kjøpt hos Prosjektforum AS. Lærebok fra Prosjektforum AS! Planlegging er gruppearbeid! Vi hevder med styrke at "(prosjekt)planlegging er gruppearbeid"! Du bør ha gjennomført det aller meste av den overordnete planleggingen før du tar programmet i bruk. Ta med deg din prosjektgruppe og arbeid deg gjennom de ulike nivåene ved hjelp av kreative teknikker, papir og blyant! Ferdigtrykte skjemaer kan du få hos Prosjektforum AS eller skrive ut fra programmet. Gjennomfør gjerne et oppstartseminar som en forberedelse til prosjektstart. Kreative oppstartseminarer gir mye og er gøy! Prosjektforum AS Brukerveiledning for Prosjektplan 10.0 Side 5

6 Installasjon og oppstart Du har fått to filer: Prosjektplan 10.0 (i xlsm-format) Prosjektplan Brukerveiledning.pdf - mal for innlegging av et nytt prosjekt - brukerveiledningen (den du nå leser). Gjør følgende: Åpne fila Prosjektplan 10.0 for å legge inn et nytt prosjekt Lagre ditt nye prosjekt med et nytt navn for å beholde malen intakt For varig klargjøring for makro-kjøring i Excel, start Excel og trykk: Fil (eller for Excel 2007: Office-knappsymbol helt øverst til venstre), Alternativer (knapp nederst i vindu), Klareringssenter, Innstillinger for klareringssenter (knapp nede til høyre), Makroinnstillinger, Aktiver alle makroer, OK. Restart så Excel. Deretter kommer følgende menybilde opp. Klikk på ønsket boks. Uansett hvilket skjema du er inne i vil du få opp blå bokser som gjør at du kan veksle mellom ulike skjemaer, komme tilbake til menybildet, skrive ut skjemaet osv. Har du valgt et lite skjermbilde vil noen av boksene ikke vises. Navigere deg vannrett mot høyre/venstre for å se alle. Juster skjermstørrelsen etter behov. Prosjektforum AS Brukerveiledning for Prosjektplan 10.0 Side 6

7 Lagring / avslutning Lagre slik du gjør ellers i Excel og andre Office-produkter; enten vha diskettsymbolet, eller via Fil (eller for Excel 2007: Office-knappsymbol helt øverst til venstre), Lagre eller Lagre som. TIPS! Excel har som standard for "Lagre som" at angitt mappe i "Standard filplassering" hos deg foreslås som lagringsmappe. Vær derfor oppmerksom slik at du lagrer i rett mappe. Filbeskyttelse Dersom du ønsker en noe friere redigering enn programmet tillater kan du låse opp arkene ved å oppheve beskyttelsen. Alle ark er låst uten passord. Dette gir deg altså full redigeringstilgang, men NB!! også muligheten for å ødelegge standardoppsettet! Slik låser du opp det aktive arket: 1. Gå til prosjektdirektivet 2. Trykk knappen Beskyttelse 3. I dialogboksen velger du beskyttelse eller ikke 4. Her kan du også aktivere funksjonen Dra og slipp Merk at du også kan gjøre dette via Excels egne menyer, men da kun for ett ark av gangen. Dette gjøres i fanen Se gjennom. Vi anbefaler likevel bestemt at du IKKE åpner arkbeskyttelsen, da dette lett kan føre til feilsituasjoner på grunn av at programmerte funksjoner blir endret/ødelagt. Og du må under ingen omstendighet brukes Excels innebygde funksjoner for å: Sortere rader i milepælplan eller ansvarskart Sette inn eller slette rader i milepælplan eller ansvarskart Skrive inn resultatområder i milepælplanen Bruk kun de blå menyknappene i milepælplan-bildet for å gjøre dette! Prosjektforum AS Brukerveiledning for Prosjektplan 10.0 Side 7

8 Prosjektdirektivet Prosjektdirektivet angir det fundamentet og de rammebetingelsene som skal gjelde for prosjektet på et overordnet nivå. Her avklares ulike mål og aktuelle tiltak. Direktivet tar også for seg organisering, budsjett mm. Utfylling av prosjektdirektivet På skjemaet vil utfyllingen foregå i celler av svært ulik størrelse samt i tekstbokser og avkrysningsbokser. Cellene er tilpasset antatt tekstmengde. I celler skriver du inn ønsket tekst. Skjemaet består mange steder av sammenslåtte celler for å lette redigeringen og oversikten. Skal du redigere en celle dobbeltklikker du i cella og redigerer på vanlig måte. Utsnitt av Prosjektdirektivet Merk: Skriver du rett inn i en celle med tekst slettes det som står der. Ønsker du å redigere må du dobbeltklikke (eller trykke F2). Klikk i riktig celle! For fast lineskift i celler: Trykk Alt + Enter. Prosjektforum AS Brukerveiledning for Prosjektplan 10.0 Side 8

9 Dersom du har behov for flere linjer (f.eks. under Prosjektgruppe) må du først oppheve beskyttelsen (se forrige avsnitt). Så må du høyreklikke på aktuell rad og deretter trykke Sett inn og krysse av for Hele raden. Tilsvarende framgangsmåte for å slette rader. Vær oppmerksom på at det er lite å gå på i margene, så dersom du setter inn en rad ett sted bør du slette en et annet sted. Husk å sette på beskyttelsen igjen etterpå. Hvis du ønsker mer plass i tekstboksene som beskriver Bakgrunn, Effektmål, Resultatmål og Hovedtiltak kan dette gjøres ved å trykke på "knapp" øverst på side 2. Prosjektdirektivet utvides da til å omfatte 5 sider (i stedet for 4). TIPS! Det er fullt mulig å hente tekst fra andre dokumenter ved hjelp av Kopier og Lim innfunksjonene i Office. Dette gjelder både celler og tekstbokser. I alle avkrysningsbokser er det nok med ett klikk, og avkrysningen skjer automatisk. Budsjettet på side 3 summeres automatisk. Utskrift av prosjektdirektivet Trykk på boksen "Skriv ut" oppe til høyre i skjermen. Prosjektforum AS Brukerveiledning for Prosjektplan 10.0 Side 9

10 Prosjektdirektiv - forenklet versjon For små prosjekter vil det noen ganger være tilstrekkelig å fylle ut et forenklet Prosjektdirektiv som eneste planleggingsdokument. Dette kommer da i stedet for det ordinære Prosjektdirektivet, Milepælplanen og Prosjektansvarskartet. Sammenlignet med det ordinære Prosjektdirektivet er det tatt bort en del felter både under prosjektbeskrivelsen, organisering, ressursrammer/økonomi etc. Det er imidlertid lagt inn mulighet for å legge prosjektets (hoved-)milepæler direkte inn i direktivet, med start- og sluttdato, samt rapportering. For å rapportere hovedstatus (grønn, gul eller rød), trykk på ruta under overskriften Hovedstatus. Hovedmilepælene i forenklet Prosjektdirektiv For brukere av Flerprosjektplan (se mer om dette i kapitlet Rapportering på milepælplanen lenger ut i denne veilederen) er det viktig å trykke på den blå knappen Tilpass planen til flerprosjekt-verktøy. Dette sikrer at all nødvendig informasjon legges til rette for innhenting til programmet Flerprosjektplan. Overføring til fullversjon Hvis du skulle ombestemme deg, og ønsker å benytte fullversjonen av planverktøyet, er det bare å trykke på den blå knappen Overfør til fullversjon. Da vil all aktuell informasjon som er lagt inn bli overført til ordinært Prosjektdirektiv og Milepælplan. Prosjektforum AS Brukerveiledning for Prosjektplan 10.0 Side 10

11 Milepælplanen Milepælplanen angir delmål (milepæler) for prosjektet og når de skal være nådd. Planen viser klart hvilke tema prosjektet skal arbeide med og hvilke resultater som skal oppnås underveis. Rapportering på et overordnet nivå kan også skje her. Milepælplanen lages etter at første utkast til prosjektdirektiv er ferdig. Du kommer inn på milepælplanen enten direkte fra prosjektdirektivet eller fra menysiden. Headingen Headingen lages automatisk ved at prosjektets "Kortnavn", "Prosjektleder" og "Utfylt dato" hentes automatisk fra prosjektdirektivet. Fonter kan økes/minskes ved hjelp av pilknappene til høyre i headingen. Resultatområdene Ved å klikke på boksen for resultatområdene får du opp en meny som ber deg angi inntil fem resultatområder. Er det lange navn på resultatområdene kan det bli plassproblemer. Her er det også en enkel hjelpefunksjon. TIPS! Har du så mange som 4 eller 5 resultatområder bør du legge de med kortest tekst som nr 4 og 5. Prøv deg fram til du blir fornøyd. Dersom du trenger å dele ord på to linjer bruk et mellomrom eller bindestrek. Ikke skriv lenger ord enn angitt i skjermbildet Resultatområder. Etter at du har valgt resultatområder vil du oppe i skjermen få opp noder (ringer) med forbokstavene (initialer) for de resultatområdene du har valgt. Klikk på ønsket node og den plasserer seg på den samme rad som markøren står på. Du må altså plassere deg på rett rad med markør. Dersom du står på feil rad og noden havner her kan du enkelt dra den på plass med mus eller slette den. Alle nodene får ID etter resultatområdets forbokstav du kan velge mellom en eller to initialer. Når planen nærmer seg ferdigstilling skal du sortere milepælene etter ferdigdato. Knapp for dette finner du over de to datokolonnene. Streker som viser avhengighet får du fram ved å klikke boksen "Sett inn avhengighet" som du finner like under nodene. En strek stiller seg da loddrett i andre rad, og du kan enkelt dra i endene på den slik at den kommer på rett plass. TIPS! Dersom flere (eller alle) milepæler i samme resultatområde har innbyrdes avhengighet er det nok med én strek. Lag den så lang du ønsker og legg den bakerst (bak nodene) ved å høyreklikke på streken og velge kommandoen Rekkefølge - Plasser lengst bak. Prosjektforum AS Brukerveiledning for Prosjektplan 10.0 Side 11

12 Utsnitt av milepælplanen Videre utfylling av milepælplanen Milepæltekstene skrives inn i cellene. Radene vil utvides nedover etter behov. Du kan sette inn eller slette rader/milepæler ved hjelp av de blå boksene midt i skjermen. Stå med markøren i den raden der du vil ha endringen. Når du setter inn nye rader/milepæler her vil det også bli gjort på prosjektansvarskartet. Kolonner for "Antatt starttidspunkt" og "Antatt ferdigtidspunkt" finner du til venstre på skjemaet. Disse er koblet mot tilsvarende kolonner på prosjektansvarskartet, og du kan selv velge når og hvor du vil fylle inn datoene. De vil automatisk bli oppdatert i begge skjemaene. Rapportering på milepælplanen Nytter du milepælplanen også som rapporteringsverktøy fyller du inn kolonnen for rapportering (til høyre i skjermbildet) etter hvert som prosjektet skrider fram. opplegget for rapportering noe utvidet. Dette fordi programmet nå er klargjort for kjøring i kombinasjon med programmet FPL 10.0 for flerprosjektstyring. Det som er beskrevet under kan imidlertid også med fordel benyttes i rapportering innenfor ett prosjekt. Merk av for prosjektets hovedmilepæler med kryss i kolonnen Hovedmilepæler. Disse vil kunne overføres til programmet Flerprosjektplan i et samlebilde sammen med flere prosjekter for eksempel i en portefølje en avdeling. Prosjektforum AS Brukerveiledning for Prosjektplan 10.0 Side 12

13 Ved rapportering: 1. Før inn rapportdato. 2. Dersom du ønsker å benytte fargekoder, krysser du for hovedmilepæl og får opp 3 valg: Rød = kritisk Dette betyr at det er store eller alvorlige problemer og at prosjektleder sannsynligvis har behov for bistand fra styringsgruppe, linjeledere eller lignende. Gul = obs Dette innebærer at det er problemer, men av en art som sannsynligvis kan løses innen prosjektet, i prosjektgruppa. Grønn = OK Alt er iht planen. Se også den mer utdypende forklaringen i tabellen under. 3. Skriv inn tekst i kolonnen Rapporttekst 4. Dersom milepælen er avsluttet krysses for dette. (Merk at en milepæl kan være avsluttet uavhengig av valgt fargekode!). Se også side 20 om ressursbruk. Store (svært alvorlige) problemer Det er/vil bli - store overskridelse av tidsfristen - store overskridelser av ressursforbruk (timer) - store overskridelse av pengeforbruk - store mangler i kvalitet og/eller omfang - store samarbeidsproblemer Prosjektleder har behov for bistand (fra styringsgruppe, linjeledere etc.) Mindre alvorlige problemer Det er/vil bli - mindre overskridelse av tidsfristen - mindre overskridelse av ressursforbruk (timer) - mindre overskridelse av pengeforbruk - mindre endringer/mangler i kvalitet og/eller omfang - mindre samarbeidsproblemer Løses innen prosjektet Alt OK Milepælen er/vil bli nådd - innen tidsfristen - med planlagt ressursforbruk (timer) - med planlagt pengeforbruk - med planlagt kvalitet og/eller omfang - med gode samarbeidsforhold En utdypende forklaring av fargekodene. Prosjektforum AS Brukerveiledning for Prosjektplan 10.0 Side 13

14 Utskrift av milepælplanen Trykk på boksen "Skriv ut" oppe til høyre i skjermen. (Kolonnen for "Antatt starttidspunkt" er egentlig ikke en del av milepælplanen og vil ikke bli skrevet ut her). Prosjektforum AS Brukerveiledning for Prosjektplan 10.0 Side 14

15 Prosjektansvarskartet Prosjektansvarskartet angir deltakere, ansvar, roller, tidsbruk og framdriftsplan for hver enkelt milepæl. Prosjektansvarskartet gir på en oversiktlig og ryddig måte svært mye informasjon til de involverte. Et opplegg med forhåndsdefinerte rapporteringskriterier til bruk i rapporteringen mellom prosjektleder og styringsgruppe er også innarbeidet i dette skjemaet. Du kommer inn på prosjektansvarskartet fra milepælplanen, fra prosjektdirektivet eller fra menysiden. Headingen Headingen lages automatisk ved at prosjektets "Kortnavn", "Prosjektleder" og "Utfylt dato" hentes automatisk fra prosjektdirektivet. Fonter kan økes/minskes ved hjelp av pilknappene til høyre i headingen. Utfylling av prosjektansvarskartet På prosjektansvarskartet gjentas milepælene, men i en kortere form. Dersom du ønsker det kan du ved å trykke den blå boksen "Milepæler fra milepælplanen" midt i skjemaet få lagt over alle milepælene i kortform. Pga plassen kappes tekstene automatisk slik at noe redigering blir nødvendig (de 35 første tegnene overføres). Milepælenes ID, for eksempel K1, S4, P2 osv. blir også overført fra milepælplan til prosjektansvarskart. TIPS! Dersom du har redigert de korte milepæltekstene her bør du IKKE trykke boksen for "Milepæler fra milepælplanen" seinere. Den vil da gjenta tidligere prosedyre og skrive over dine redigeringer. Fyll inn Instanser/personer (nummereres automatisk) og ansvarsforhold (symbolene A, U, B, R, I). Cellene med Instanser/personer vil skråstilles etter at du har skrevet dem inn og forlatt cella ved hjelp av Enter eller piltast. For deg som har mange instanser/personer involvert kan du nå legge inn inntil 29 stk. Knapp for dette finner du øverst til høyre. Merk at du da må skrive ut ansvarskartet to ganger, én for instansene nummerert 1-15 og én for Når du vil legge inn "Antatt starttidspunkt" og "Antatt ferdigtidspunkt" for milepælene (kan også gjøres på milepælplanen) trykker du boksen "Juster tid". Etter at begge kolonnene er fylt ut tegner programmet Gantt-diagrammet i kolonnen "Tidsskala" (kalendertid). Programmet beregner selv nødvendig plass avhengig av prosjektets lengde. Endrer du datoer underveis må du trykke Juster tid på nytt. Prosjektforum AS Brukerveiledning for Prosjektplan 10.0 Side 15

16 Viktig: Bruk norsk datoformat: dd.mm.åå Dersom alle datoer er i inneværende kalenderår er det nok å angi dd.mm Overskriftene på Tidsplanen angis automatisk av programmet og kan ikke redigeres manuelt. Estimering For å finne ut hvor omfattende arbeidet med å nå milepælene er må du estimere arbeidet. Dette gjøres på prosjektansvarskartet i kolonnen Estimat T/D/U. Her kan du velge timeverk (T), dagsverk (D) eller ukeverk (U). Ved å trykke på knappen Estimat T/D/U kan du angi forholdet mellom timer, dager og uker. Som standard er ett ukeverk satt til 5 dagsverk med ett dagsverk lik 7 timer. Du kan også endre fra en angivelse til en annen, for eksempel fra dagsverk til timer etter at estimatet er lagt inn. Merk at angivelsen da også endres i rapportens venstre del i kolonnene for Utført og Gjenstående. Utsnitt av prosjektansvarskartet Prosjektforum AS Brukerveiledning for Prosjektplan 10.0 Side 16

17 Rapport på prosjektansvarskartet Ved rapportering nyttes som vanlig venstre del av skjemaet (bare deler av dette er synlig på figuren over). Her kan du bruke metodens anbefalte kriterier for rapportering. Merk deg at Utført og Gjenstående summeres opp automatisk etter hvert som rapporteringen skrider fram. Som regel er det nødvendig med en kort verbal rapport i tillegg til rapporten på prosjektansvarskartet. Benytt da valget Utdyping av rapport (blå boks oppe til venstre) og du får opp et eget ark. Dagens dato er angitt, men den kan endres. Her kan du utdype rapporten ved hjelp av de forhåndsvalgte stikkordene. Cellene utvider seg ved behov. Her kan du også lagre flere rapporter etter hvert som prosjektet gjennomføres. Når du skal lage rapport nummer to endrer du datoen og skriver inn ny tekst. Neste gang du kommer til dette valget vil du da finne to rapporter i menyen Rapporteringsdato oppe i skjermen. Og slik fortsetter du. På denne måten kan du ta vare på alle rapportene gjennom hele prosjektets livsløp. Figuren under viser at dette prosjektet har rapportert pr , , og Utsnitt av skjema for utdyping av rapport på prosjektansvarskartet NB! Valget Utdyping av rapport (blå menyvalgboks) kan brukes også fra milepælplan-bildet. Prosjektforum AS Brukerveiledning for Prosjektplan 10.0 Side 17

18 Utskrift av prosjektansvarskartet Her har du to utskriftsalternativer: "Skriv ansvarskart" gir deg plandelen. "Skriv hele" gir deg hele prosjektansvarskartet og skjema "Utdyping av rapport". Dette er nødvendig ved rapportering underveis i prosjektet. Dersom du har flere rapporter lagret vil utskriften velge siste utgave av "Utdyping av rapport" eller den du har i skjermbildet hvis det er en annen. Du kan også skrive ut kun utdyping av rapport direkte fra dette valget. TIPS! Dersom du ønsker kolonnene med Antatt starttidspunkt og Antatt ferdigtidspunkt med på utskriften merker du dem sammen med det du ellers vil ha med og trykker Ctrl P - Merket område. For generering av Aktivitetsansvarskart (detaljplaner) se under. Aktivitetsansvarskartet Dette er også et ansvarskart for beskrivelse av ansvar, roller og framdrift og det inneholder de samme elementer som prosjektansvarskartet. Aktivitetsansvarskartet benyttes for en mer detaljert planlegging og organisering av de enkeltmilepæler som krever det. Det viser altså aktiviteter innenfor den enkelte milepæl, mens prosjektansvarskartet opererer på milepælnivå. Aktivitetsansvarskart genereres direkte fra prosjektansvarskartet. Det er muligheter for å lage inntil 40 aktivitetsansvarskart. Disse velges fra menyen Aktivitetsansvarskart midt i skjermen. Når du velger ett av disse (nummerert fra 1-40) foreslås navn ut fra milepælteksten, dette kan du godta eller endre. Et tips kan være å angi det med milepælidentiteten slik: K4: Når beslutning om finansiering er avklart. Du kan også navngi, eller endre navn, seinere direkte fra aktivitetsansvarskartet. Her kan du også generere nye. Prosjektforum AS Brukerveiledning for Prosjektplan 10.0 Side 18

19 Figuren viser generering av aktivitetsansvarskart fra prosjektansvarskartet For øvrig fylles Aktivitetsansvarskartet ut på samme måte som prosjektansvarskartet. Når du fyller inn nye aktiviteter nummereres disse automatisk. Husk å angi hvilke milepæler som behandles, som sagt over, gjerne som en del av navnet på skjemaet. Utskrift av aktivitetsansvarskartet Her har du også to utskriftsalternativer: "Skriv aktivitetsplan" gir deg plandelen. "Skriv hele" gir deg hele Aktivitetsansvarskartet. Dette er nødvendig ved rapportering underveis i prosjektet. TIPS! Dersom du ønsker kolonnene med Starttid og Sluttid med på utskriften merker du dem sammen med det du ellers vil ha med og trykker Ctrl P - Merket område. Prosjektforum AS Brukerveiledning for Prosjektplan 10.0 Side 19

20 Risikovurdering Risikovurderingen skal være et levende dokument under hele gjennomføringen av prosjektet. Under de respektive overskrifter legger du inn en presis beskrivelse av henholdsvis Risikofaktor/ Hendelse, Konsekvens og Planlagte tiltak. Du angir så Sannsynlighet (for at en uønsket hendelse skal inntreffe) på en skala fra 1 til 5, og konsekvensen (ved at en uønsket hendelse skal inntreffe) på en skala fra 1 til 5. Dette gjøres tre ganger: Først for Status risikonivå (slik du vurderer det pr. dato), så for Risikonivå forrige periode, og til slutt Antatt risikonivå etter tiltak. Kombinasjonen av sannsynlighet og konsekvens (produktet) beregnes og gis en fargekode. Trykk på knappen Oppdater for å generere fargekodene! Når en risikofaktor er identifisert og aktuelle tiltak er bestemt, må det settes en ansvarlig og en frist for hver av disse. Dette gjøres i kolonnene helt til høyre for risikotallet. Du kan legge inn flere tiltak for én risikofaktor ved å bruke linjedeling i celler: Trykk Alt + Enter. Du kan framstille et Risikokart for prosjektet ved å trykke på knappen Risikokart. Dette er et grafisk bilde av risikovurderingen for prosjektet. Fargekodene framgår av figuren og rangeres i kritisk, høy, moderat og lav. Utsnitt fra risikovurderingen Du kan velge mellom en enkel og en utvidet versjon ved å trykke på avkrysningsboksene til høyre for de blå knappene. Prosjektforum AS Brukerveiledning for Prosjektplan 10.0 Side 20

21 Prosjektevaluering Prosjektfaglig kompetanseoverføring er viktig for å kunne forbedre seg og arbeide for økt prosjektkvalitet. Alle prosjekter bør derfor avsluttes med en prosjektevaluering. I Prosjektplan finner du et enkelt skjema for dette som velges fra Menysiden. Det er en god ide å la alle involverte gjøre denne evalueringen før en diskusjon i prosjektgruppa. Kanskje vil også evalueringene fra andre prosjekter vise samme tendenser og grunnlaget for organisasjonsmessig læring er lagt! Distribusjon av prosjektevalueringen Trykk på boksen " Lagre og send prosjektevaluering " oppe til høyre i skjermen: Du får opp en dialogboks som ber deg navngi og lagre en kopi av utfylt prosjektevaluering Du får muligheten til å distribuere utfylt prosjektevaluering via e-post Utsnitt fra prosjektevalueringsskjema Prosjektforum AS Brukerveiledning for Prosjektplan 10.0 Side 21

22 Noen enkle Excel-tips Benytt alltid punktum (.) i datoformater. Det må være av typen For redigering i celler: Dobbeltklikk på aktuell celle (skriver du direkte inn vil det som står der fra før slettes). For fast linjeskift i celler: Trykk Alt + Enter (mest aktuelt på prosjektdirektivet og i milepælplanen). Vær varsom med å benytte dra og slipp med mus. Formatet på cellene vil endres. I celler som har skråstilt tekst (på ansvarskartene) vil teksten først skråstille seg etter at du har forlatt den vha mus, Enter eller piltast. Trenger du en ny linje i milepælplanen eller i prosjektansvarskartet, gå til milepælplan og trykk på boksen "Sett inn rad". Det vil da automatisk bli en ny rad både på milepælplan og prosjektansvarskart. Ikke gjør dette i ansvarskartet. Havner du utenfor ett av skjemaene trykk Ctrl-Home og du kommer inn igjen! Ikke start innskriving i celler med en regneoperator (+ - / *). Dette tolkes som om du vil legge inn en formel. Vil du bruke som markering av et underpunkt må du i så fall starte innskrivingen med et mellomrom som dermed oppfattes som tekst. Bruk av pdf-format for kommunikasjon Pdf-formatet Å distribuere hele eller deler av planverket i pdf-format er aktuelt og nyttig av mange grunner: Du kan sende bare deler av planverket, (f. eks. bare prosjektdirektivet eller bare milepælplanen) Mottakeren slipper å forholde seg til programmet Prosjektplan, men kan lese utskrifter og rapporter direkte Mottakeren kan ikke redigere i dokumentet, og dermed heller ikke manipulere med innholdet Pdf-fila er mindre enn den fullstendige Prosjektplan-fila I Excel er det nå enkelt å lage en pdf-fil ved å trykke Fil (eller for Excel 2007: Office-knappsymbol helt øverst til venstre), Lagre som og velge PDF som Filtype. Når du har generert pdf-fil vil alle kunne lese planverket gjennom frivaren Adobe Acrobat Reader. Lesing av pdf-filer For å kunne lese pdf-filer må du laste ned og installere Adobe Acrobat Reader programvare, hvis du ikke har denne fra før. Acrobat Reader er fritt tilgjengelig fra Adobe, og kan lastes ned f. eks. her: Prosjektforum AS Brukerveiledning for Prosjektplan 10.0 Side 22

23 Målrettet Prosjektstyring en hjelp til utvikling av planverk A. Framgangsmåte for praktisk milepælplanlegging Jfr. Arild Stavne og Jan Thormodsæter: Hjelp, jeg er blitt prosjektleder. Prosjektforum AS Avsnitt side 97. Det bør være en selvfølge at prosjektleder ikke sitter alene og utarbeider planene, men har med seg for eksempel nøkkelpersonene i prosjektgruppa, fagfolk med erfaring fra tilsvarende prosjekter osv. For selve prosessen med utarbeidelsen kan du bruke anbefalingene under. 1. Finn stikkord som beskriver prosjektet, og noter disse på et stort ark slik at alle kan se dem. Disse stikkordene skal dere benytte under punktene 2, 3, og 4 når dere skal foreslå milepæler og resultatløp. Husk at prosjektdirektivets punkter om resultatmål og hovedtiltak er en kilde å øse av når dette punktet skal gjøres. 2. Formuler start- og slutt-milepæl (foreløpig). Merk deg at sluttmilepælen ikke nødvendigvis er viktigere eller mer omfattende enn de øvrige milepælene. Det som er viktig med den, er at den bestemmer det tidsspennet vi skal lage milepælplan for. 3. Foreslå resultatløp, og bestem to til fire stykker som et første forslag. Bruk resultatmålene som utgangspunkt. 4. Bruk idedugnad og finn aktuelle milepæler og beskriv dem med stikkord på gule lapper som dere henger opp på en whiteboard-tavle, på flipover-ark eller lignende. Det er gjerne hensiktsmessig å ta ett resultatløp av gangen. 5. Bygg opp selve prosjektmodellen. Legg milepælene (fremdeles angitt bare med stikkord på gule lapper) ut i riktig rekkefølge og tegn sammenhenger/avhengigheter. 6. Formuler den fullstendige teksten på milepælene. Husk at vi må kunne konstatere om hver enkelt milepæl er nådd eller ikke, og at den helst skal ha kvalitetskrav innebygget. Dette krever ofte to-leddede milepæler, selve tilstanden og betingelsene. Vær ikke redd for å bruke en del ord. Både du og andre vil senere i prosjektet ha stor glede av at milepælene er nøyaktig og fyldig beskrevet. Det er en kjensgjerning at de flotte tankene du har i dag gjerne er glemt om seks måneder hvis de ikke er nedskrevet. Underveis fra punkt 1 til 6 må dere fortløpende vurdere om dere har funnet de riktige resultatløpene, og eventuelt være villig til å endre dem. Å forandre resultatløp betyr ikke at arbeidet med å finne milepælene må gjøres om igjen. Som regel innebærer det bare en omsortering av milepælene og eventuelt noe supplering fordi vi oppdager at ting er uteglemt. Prosjektforum AS Brukerveiledning for Prosjektplan 10.0 Side 23

24 B. Framgangsmåte ved utfylling av prosjektansvarskartet Jfr. Arild Stavne og Jan Thormodsæter: Hjelp, jeg er blitt prosjektleder. Prosjektforum AS Avsnitt side 111. På samme måte som ved utarbeidelse av milepælplan vil du også når du skal lage ansvarskartet tjene på å gå systematisk til verks. Følg denne oppskriften for raskt og effektiv å utføre denne jobben. 1. Overfør milepælene i stikkordsform til den horisontale kolonnen på ansvarskartet (husk også ID). Hvis du ser at milepælen inneholder flere ledd der ansvaret vil måtte håndteres forskjellig, bruk gjerne to eller flere stikkord og linjer for denne milepælen på ansvarskartet. 2. Før på de instanser du tror vil være involvert. Denne lista kan suppleres og endres underveis om nødvendig. 3. Fyll ut ansvarskartet linje for linje. Husk at det alltid skal være én "A" og minst en U på hver linje. 4. Bestem om du vil lage estimater i time- eller dagsverk, og fyll ut kolonnen til venstre med overskrift "Estimat" for samtlige milepæler. 5. Før inn start- og sluttdato for arbeidet med hver enkelt milepæl på tidsplanen (overskrift "Tidskala") som er et Gantt-diagram. 6. Overfør sluttdatoene fra ansvarskartet til den kolonnen på milepælplanen som har overskrift "Antatt ferdigtidspunkt". 7. Kontroller at det er samsvar mellom ressursbruk i prosjektansvarskartet og opplysningene i prosjektdirektivet (antatt stillingsbrøk og budsjett). Sjekkliste for kvalitetssikring av milepælplanen Om selve planen Burde det i stedet være flere planer, fordi det er mange milepæler som ikke har noe med hverandre å gjøre? Avspeiler resultatløpene hva vi vil oppnå med planen? (Unngå generelle resultatløp eller resultatløp som uttrykker organisasjonsenheter) Sikrer planen at viktige beslutninger blir tatt vare på? Har planen en god avgrensning i tid og innsats? Er ferdigdato akseptabel? Er planen riktig balansert, dvs. er detaljeringsgraden lik gjennom hele tidsforløpet? Sikrer planen at prosjektet skaper verdier for virksomheten? Bærer planen preg av parallell framdrift? (unngå stafett, hvis mulig) Er planens nivå og struktur god mht. hierarkisk angrepsmåte, riktig rekkefølge, logisk avhengighet og oversiktlighet? Prosjektforum AS Brukerveiledning for Prosjektplan 10.0 Side 24