Styresak 46/08 Nye lokaler

Transkript

1 Organisasjonsnummer: Styresak 6/8 Nye lokaler Bakgrunn: Styret vedtok i møte.8.8 at man ønsket å undersøke muligheter vedrørende nye lokaler for selskapet. Styret har understreket at fortsatt nærhet til Studentersamfundet er viktig. Saksbehandlerne har nå undersøkt leiemarkedet for aktuelle alternativer. Dette dokumentet forsøker å presentere disse alternativene, samt stake ut et utgangspunkt for videre arbeid. Nye lokaler Krav til nye lokaler I arbeidet med å kartlegge markedet er det benyttet en løs kravspesifikasjon der man har indikert ovenfor potensielle utleiere at man har behov for radiostudio TV-studio Kontorplass med plass til - arbeidsplasser. Eiere har da selv kommet med tilbud som er mer eller mindre tilpasset våre behov. Det har vært kontakt med Eiendomsmegler Næring i Trondheim, i tillegg til at man har tatt kontakt med potensielle samarbeidspartnere man har kommet i kontakt med igjennom eget kontaktnett. Alternativene Det har vært dialog med utleiere av 6 ulike lokaler. Kort informasjon om disse følger. -bygget Eies av Studentsamskipnaden i Trondheim. Lokalenes størrelse er omlag kvm, med beliggenhet i gangavstand fra Studentersamfundet og Gløshaugen. Basisleie ligger på NOK. Elgesetergate Fische-Bygget Eies av St. Olavs hospital Trondheim. Det er opprettet kontakt med eier, men det foreligger pt ikke noe konkret tilbud el. Eier har indikert at langsiktig leie kan være vanskelig å kombinere med deres planer for bygget. Professor Brochsgate Eies av KLP Eiendom. Beliggenhet i Elgesetergate nær Samfundet og Gløshaugen. Gode bussforbindelser. Lokalenes størrelse er kvm. Da bygget er nytt vil disse lokalene skreddersydd MediaStuds behov, noe som betyr at man utnytter arealene Side av

2 Organisasjonsnummer: på en best mulig måte. Basisleie ca 7. Felleskostnader: 67kr pr kvm, inkl strøm, oppvarming og renhold. Forutsetter leieavtale for år eller mer. i Høgskoleveien Eies av statsbygg. Statsbygg planlegger oppussing i lokalene, et prosjekt som iflg. Kjetil Lehn i Statsbygg, et prosjekt som forventes å ta noen år. På grunn av strenge antikvariske krav i forbindelse med oppussingen anslår Statsbygg leieprisen til omlag NOK pr kvm når bygget står ferdig oppusset om «noen år». Statsbygg leier kun unntaksvis ut lokaler til private. MediaStud har fått en henvendelse fra Ivar Koteng eiendommer som for tiden har ledige lokaler i jarleveien på Lade. Samfundets nybygg på Bygget er opprinnelig tiltenkt flere av Studentersamfundets aktiviteter som for tiden ikke har lokaler på Samfundet. I planene for bygget ligger egne lokaler for MediaStud. Vurdering av lokalene For å vurdere lokalenes egnethet for selskapet har jeg forsøkt å rangere lokalenes egnethet etter følgende kriterier. Hvert alternativ er gitt en karakter fra - der er høyeste karakter. En liten beskrivelse følger for vurderingen som ligger bak alle alternativene. Lokalisering Kostnader Tekniske spesifikasjoner Lokalisering Avstanden til Samfundet er oppfattet som det definitivt viktigste kriteriet hva gjelder lokalisering. Dette er lagt til grunn i vurderingen av alternativene. Samtidig er bussforbindelser tatt med i vurderingen. Et kart over lokalenes plassering i Trondheim er vedlaget (Vedlegg A) : Kort avstand til Samfundet, gode budssforbindelser Elgeseter :, Kost avstand til samfundet, gode bussforbindelser. Prof. Brochs gate:, Gangavstand til Samfundet. Gode bussforbindelser. : Side av

3 Organisasjonsnummer: Befinner seg praktisk talt på Samfundet : Befinner seg langt unna Samfundet, på Lade. Det finnes bussforbindelser. : Befinner seg på Samfundet. Gode bussforbindelser Lokalisering Elgeseter Prof Brochs gate Kostnader Basert på kjente kostnader ved leie av lokaler. Med utgangspunkt i opplysninger gitt av utleier. De fleste av disse er foreløpige anslag. : Estimert basisleie på omlag NOK. Elgeseter : Kostnadene ligger rundt markedspris. Ikke mottatt endelig tilbud pt. Prof. Brochs gate: Kvm Pris Pris Basisleie 77 Felleskostnader 68 Serviceavgift Side av

4 Organisasjonsnummer: Felleskostnader inkluderer strøm, oppvarming, renhold og andel felleskostnader. Se ellers skriftlig tilbud fra utleier (medbringes i styremøtet). : På grunn av strenge antikvariske krav ifm oppussing forventes trolig leiekostnader opp mot NOK pr kvm. : Avventer tilbakemelding fra utleier. : Leiekostnader antas å være særdeles gunstige. Kostnader Elgeseter Prof Brochs gate Tekniske spesifikasjoner : Etter visning i lokalene tirsdag 9. september konkluderte tekniske sjefer i STV og SR at lokalene etter all sannsynlighet tilfredsstiller deres behov. Under Dusken var dessverre ikke representert under visningen. Elgeseter : Lokalene er store, og det er grunn til å tro at det er godt med tilgjengelig plass. Lokalene er usett. Prof. Brochs gate: kvm tilrettelagt spesielt for MediaStud i nytt bygg. Lokalene kan skreddersys våre behov. Side av

5 Organisasjonsnummer: : Bygg av antikvarisk verdi som krever mye oppussing. Er brukt til arkivering og har dermed lav takhøyde. Lokalenes egnethet etter opppussing er usikker pt. : Ordinære kontorlokaler. : Nybygg som kan skreddersys til MediaStuds behov. Det er en del usikkerhet rundt hvilke faktiske forhold man står overfor ved dette alternativet. Tekniske spesifikasjoner Elgeseter Prof Brochs gate : Lokalene er klare til innflytting umiddelbart. Elgeseter : Lokalene står tomme. Trolig klart til innflytting umiddelbart. Det er usikkerhet tilknyttet langsiktig bruk av lokalene, da eieren har andre planer for bygget i fremtiden. Prof. Brochs gate:, Under bygging. Innflyttingsklart september 9. : Oppussing tar «noen år». Usikkert hvorvidt MediaStud er aktuell som leietager selv etter oppussingsprosjektet er ferdigstilt, da Statsbygg kun unntaksvis leier ut til private. : Lokalene står ledige. Trolig innflyttingsklart på kort tid. Side av

6 Organisasjonsnummer: :, Det er usikkerhet tilknyttet når eller om prosjektet realiseres. Elgeseter Prof Brochs gate Samlet vurdering : Lokalene på i -bygget er svært egnet basert på de spesifikasjonene som er lagt til grunn i denne vurderingen. Lokaliseringen er ideell med tanke på avstanden fra Samfundet og offentlig kommunikasjon. Lokalene står klare til innflytting, og første vurdering av lokalene sier at de dekker selskapets tekniske behov. Kostnadene er ligger også på et realistisk nivå.,,,,, Lokalisering Kostnader Tekniske spesifikasjoner Side 6 av

7 Organisasjonsnummer: Elgeseter Realitetene tilknyttet dette alternativet er ikke fullstendig utredet på nåværende tidspunkt. Dette utgangspunktet er basert på en rask vurdering gjort etter en samtale med eier. Lokaliseringen er tilnærmet lik ideell med lokaler på andre siden av Elgeseter gate. Lokalene står ledige, og arealenes størrelse gjør at det er grunn til å tro at disse kan oppfylle selskapets tekniske spesifikasjoner. Kostnadsbildet er usikkert, men ligger trolig rundt markedspris., Elgeseter,,,, Lokalisering Kostnader Tekniske spesifikasjoner Prof. Brochs gate Lokalene har en større avstand til Samfundet enn de fleste av de andre aktuelle alternativene. Kostnadene er også noe høyere, men dette i hovedsak på grunn av større og nyere lokaler. Lokalene kan tilpasses selskapets behov, og er i topp på dette området. Klart til innflytting september 9., Prof Brochs Gate,,,, Lokalisering Kostnader Tekniske spesifikasjoner Side 7 av

8 Organisasjonsnummer: Lokalene har ideell lokalisering i høyskoleveien, men utover dette tilfredstiller lokalene selskapets behov i liten eller ingen grad.,,,,, Lokalisering Kostnader Tekniske spesifikasjoner Ledige lokaler som ewr klare til innflytting. Pris ligger trolig på et håndterlig nivå, men dette gjenspeiler også lokalenes beliggenhet som er lite gunstig for selskapet.,,,,, Lokalisering Kostnader Tekniske spesifikasjoner Meget gunstig alternativ både hva gjelder kostnader og beliggenhet. De tekniske spesifikasjonene vil trolig også være godt ivaretatt i disse lokalene. Dessverre er det usikkerhet knyttet til prosjektets fremdrift og realisering. Side 8 av

9 Organisasjonsnummer: ,,,,, Lokalisering Kostnader Tekniske spesifikasjoner Totalvurdering -bygget og Elgesetergate skiller seg ut ved at ingen har tydelige svakheter. De andre alternativene har alle svakheter på et eller annet område. scorer lavt på beliggenhet, mens usikkerheten rundt Samfundets nybygg på fengselstomta trekker ned i totalvurderingen av dette alternativet. Nybygget i Prof. Brochs gate virker etter første vurdering å være lokalet som i størst grad tilfredsstiller de tekniske behov, men beliggenhet og kostnader trekker ned helhetsinntrykket. I denne vurderingen er alle faktorene vektet i like stor grad. Det er dog grunn til å tro at dette ikke gir et riktig bilde av hvilke vurderinger som gjøres i enhetene. Selv om lokalene i kan ha gunstige økonomiske og arealmessige betingelser kan det være uaktuelt for mange gjengmedlemmer å flytte til lokaler som befinner seg så langt unna Samfundet. Styret burde derfor diskutere hvordan man ønsker å vekte disse behovene. Da er det også viktig å legge vekt på at strengere krav til lokalene i forhold til tid, lokalisering og tekniske spesifikajsoner, vil øke prosjektets kostnader, og redusere selskapets evne til å realisere prosjektet. Innspill fra redaktørene på bakgrunn av diskusjonen i forrige styremøte er vedlagt (Vedlegg B). Dette er basert på en noe mangelfull vurdering av Elgesetergate. Dette alternativet burde utredes videre. Det kan argumenteres for at Lade ligger langt unna veldig mye annet også, selv om nærhet til Samfundet er benyttet som utgangspunkt i denne sammenhengen. Side 9 av

10 Organisasjonsnummer: Totalvurdering Tekniske spesifikasjoner Kostnader Lokalisering Elgesete r Styret må vurdere om de foreslåtte alternativene virker å tilfredsstille selskapets behov, hvilke av lokalene som tilfredsstiller selskapets behov, og hvilke som kan utelukkes allerede nå. Feng selstomta Prof Brochs gate Finansiering Grunnet tidspress har styreleder ikke hatt anledning til å forberede et tilstrekkelig saksunderlag til vurdering av prosjektets finansiering. En halvkvalifisert gjetting sier at prosjektet nye lokaler vil ha en kostnadsramme på omtrent MNOK p.a. i en -7 års periode. Dette er en vesentlig kostnad og en økonomisk risiko for selskapet. Mer grundig gjennomgang av de økonomiske sidene ved prosjektet forventes klart i løpet av september, men styret burde allerede gjøre noen betraktninger på følgende områder, og betydningen av disse på kort og lang sikt.. Kostnader. Inntekter. Risiko Kostnader Det er grunn til å tro at en tilværelse i nye lokaler innebærer en annen kostnadssituasjon for selskapet. Dette innebærer både kostnadsøkninger som dukker opp i forbindelse med driften i nye lokaler, og kostnadsbesparelser man kan nyte godt av i forbindelse med at gjengene er lokalisert sammen. Inntekter Samtidig som kostnadsbildet endrer seg er det grunn til å tro at det vil bli en ensdring i selskapets inntekter. Risiko spunktet dette prosjektet gjennomføres på er spesielt utfordrende for selskapet, da man er i en omstillingsfase både i forhold til oppstart av /7, nye sendetider for Side av

11 Organisasjonsnummer: Student-TV og en større nettsatsing. Dette gjør at risikoen ved prosjektet øker, siden kostnadene i andre deler av selskapet også øker, eller er usikre. Det er derfor viktig at styret reflekterer rundt prosjektets risiko. Ønsker man å gjennomføre tiltak som kan redusere risikoen? Styret burde vurdere om man ønsker å opprette en arbeidsgruppe som skal se nærmere på disse punktene, da styrets leder har begrenset med tid til å gi alle punktene den oppmerksomheten de fortjener, og har begrenset detaljinnsikt i de enkelte enhetenes daglige drift og behov. Gruppen burde bestå av kompetente personer fra hver enhet, samt en eller flere representanter for styret. Gruppen i fellesskap burde sitte på den nødvendig kompetanse til å vurdere de kostnadene ved flytting. Gruppen burde også få i oppgave å vurdere hvilke umiddelbare kostnadsbesparelser enhetene kan gjøre ved å lokaliseres sammen. Dette være seg forsikringsavtaler, teknisk plattform, eller felles innkjøpsavtale for kaffekopper. Andre utfordringer Et samlokaliseringsprosjekt for Studentmediene har en rekke konsekvenser, også utover de økonomiske og arealmessige forutsetningene. En oversikt over disse må utarbeides i større grad. Det er gjort et forsøk på å opprette kontakt med Studentmediene i Bergen som nylig har flyttet inn i nye lokaler. Litt info om deres erfaringer er vedlagt (Vedlegg C). Videre fremdrift Styret oppretter en arbeidsgruppe som er ansvarlig for å utarbeide en oversikt over kostnadene i prosjektet og mulige inntektsbesparelser ved flytting. På bakgrunn av dette skal prosjektets risiko vurderes, og det skal utarbeides en plan for hvordan prosjektets risiko skal reduseres. Redaktørene er ansvarlig for å utarbeide en oversikt over hvilke utfordringer de ser for seg i forbindelse med et flytteprosjekt, dette være seg sosiale eller praktiske utfordringer. Styrets leder er ansvarlig for videre kontakt med utleiere. Nødvendige avtaler i den forbindelse, samt prosjektets finansiering. Samtlige rapporterer sitt arbeid i styremøter. Første rapport leveres styrets leder senest. oktober. Forslag til vedtak: Styret har diskutert saken. Det er grunn til å tro at innsparingspotensialet er større på andre områder enn kaffekopper. Side av