1. FAGHISTORISK DOKUMENTASJONSPROSJEKT

Transkript

1 Faghistorisk dokumentasjonsprosjekt 1 1. FAGHISTORISK DOKUMENTASJONSPROSJEKT Faghistorisk dokumentasjonsprosjekt ble i utgangspunktet opprettet for å foreta kartlegging av eldre fag- og forskningshistorisk materiale ved UiB. I 2008 ble prosjektet videreført i nært samarbeid med fagmiljøene for å kartlegge mengder, typer og lagringsforhold for eksisterende faghistorisk arkivmateriale. Et hovedmål har vært å utarbeide retningslinjer for en samlet bevaringsplan, bl.a. gjennom å få etablert en fysisk og virtuell faghistorisk samling ved UiB for å sikre historisk betydningsfullt forskningsmateriale for fremtiden. Det har vært viktig for prosjektet å få kartlagt status og rutiner for sikring, bevaring og tilgang til nyere forskningsmateriale og primærdata. Dette materialet blir i dag i stor grad lagret digitalt i diverse databaser og på private domener. Løsninger for å sikre digitale forskningsdata gjennom institusjonelle, lokale-, nasjonale eller internasjonale databaser er foreløpig ikke avklart. Retningslinjer og bestemmelser som i det følgende er framsatt vil derfor primært gjelde for ikke-digitalt forskningsmateriale. I utgangspunktet ble det ikke skilt mellom eldre og nyere materiale, med unntak av åpenbart antikvarisk og verneverdig arkivmateriale. Det viktigste for prosjektet og for videre bevaringsarbeid har vært å kartlegge forskningsmateriale som har hatt og som vil få betydning som dokumentasjon av faglig historie og utvikling innen ulike forskningsmiljøer ved institusjonen BM/UiB som helhet. Fagmiljøer, institutter og den enkelte vitenskapelig ansatte har gjennom historien til UiB (og Bergens Museum) opparbeidet store samlinger med forskningsmateriale av stor faghistorisk verdi for institusjonen. Eksempler på faghstoriske samlinger: Forskerarkiv: Fag- og forskningsmateriale etter vitenskapelig ansatte ved instituttene og avdelingene ved gamle Bergens Museum (BM) og UiB. Forskerarkiv dokumenterer en persons vitenskapelige arbeid og produksjon, og kan bestå av materiale fra en eller flere av kategoriene nevnt nedenfor. Forskningsprosjektmateriale: Materiale fra forskningsprosjekter med særlig betydning for instituttenes og fagmiljøenes utvikling og historie. Spekteret av forskningsprosjekter er omfattende, fra lokale instituttprosjekter til tverrfaglige og flerinstitusjonelle forskningsprosjekter i nasjonale eller internasjonale samarbeidsformer. Korrespondansearkiv: Gjelder stort sett eldre korrespondansemateriale med faglig innhold og betydning, på forsker- eller instituttnivå. Upublisert materiale: manuskripter, forelesningsmanus, notater, rapporter og interne skriftserier Grunnlagsmateriale: primær- og rådata, prøvemateriale, feltdata og feltobservasjoner. Lyd- og filmmateriale: faghistorisk verdifullt originalmateriale. Fotografisk materiale: Fotomateriale som dokumenterer fag- og forskningsmessig utvikling og historie ved BM/UiB, fra glassplatenegativer via lysbilder til digitale bildefiler.

2 Faghistorisk dokumentasjonsprosjekt 2 Tegninger, illustrasjoner, plansjer, kart: Dokumentasjon av vitenskapelig arbeid, utvikling og historie, med særlig fokus på bevaringsverdig eldre og lett nedbrytbart materiale. Utstyr, instrumenter og installasjoner: Materiale som har hatt betydning for forskningsmessig utvikling, og særlig vitenskapelig utstyr og instrumenter som er utviklet og konstruert i fagmiljøene ved UiB. Prosjektarbeidet Det faghistoriske dokumentasjonsprosjektet har gjennom to prosjektperioder (2004 og 2008) hatt fokus på å kartlegge typer, mengde og arkivsituasjon for eldre fag- og forskningshistorisk materiale ved institutter, i fagmiljøer og hos vitenskapelig ansatte ved UiB. I 2004 ble Ola Søndenå engasjert i 6 måneder av Universitetsbiblioteket for å gjennomføre en kartlegging og registrering av faghistorisk materiale ved instituttene på UiB. Denne undersøkelsen omfattet et bredt spekter av faghistorisk materiale: skriftlige arkiv, gjenstander og utstyr, tegninger, kart og fotografisk materiale. (Ola Søndenå: Prosjektrapport: kartlegging av faghistorisk materiale ved UiB, UiB Se BORA: ) I perioden opprettet universitetsdirektøren en videreføring av kartleggings- og utredningsarbeidet i faghistorisk dokumentasjonsprosjekt. Arbeidet ble gjennomført av Kari Garnes og Ola Søndenå, og prosjektrapport ble levert (Kari Garnes og Ola Søndenå: Faghistorisk dokumentasjonsprosjekt, UiB Se BORA: Dokumentasjonsprosjektet oppfordret fagmiljøene til å lage oversikter over faghistorisk betydningsfullt arkivmateriale ved avdelingene og instituttene, samt definere hva som er bevaringsverdig forskningsmateriale, bl.a. gjennom undersøkelser og spørrerunder blant de ansatte i fagmiljøene. Samtidig ba vi fagmiljøene komme med innspill, ønsker og behov i forbindelse med utarbeidelse av retningslinjer for bevaring og tilgjengeliggjøring av faghistorisk arkivmateriale ved UiB. Dokumentasjonsprosjektet oppfordret fagmiljøene til å lage oversikter over faghistorisk betydningsfullt arkivmateriale ved avdelingene og instituttene, samt definere hva som er bevaringsverdig forskningsmateriale, bl.a. gjennom undersøkelser og spørrerunder blant de ansatte i fagmiljøene. Samtidig ba vi fagmiljøene komme med innspill, ønsker og behov i forbindelse med utarbeidelse av retningslinjer for bevaring og tilgjengeliggjøring av faghistorisk arkivmateriale ved UiB. Denne prosessen fungerte som en god bevisstgjøringsstrategi om verdien av eget materiale innad i fagmiljøene, samt at det var et nyttig bidrag til å etablere rammeverk og fokus i arbeidet med dokumentasjonsprosjektet. Det er avgjørende at kriterier for bevaring av forskningsmateriale videreutvikles i nært samarbeid med fagmiljøene ved UiB. Med utgangspunkt i disse problemstillingene gjennomførte prosjektet ca. 70 møter med institutter og fagmiljøer ved UiB, samt med utvalgte nøkkelpersoner i fagmiljøene. I tillegg fikk vi skriftlige tilbakemeldinger på forespørsler til utvalgte forskningssentre tilknyttet UiB.

3 Faghistorisk dokumentasjonsprosjekt 3 Sammendrag prosjektrapport Kartleggingen av forskningsmateriale og primærdata på institutter, forskningssentre og hos de enkelte vitenskapelig ansatte ved UiB avdekket store variasjoner i materialtyper og - samlinger. Lagringsmåter og arkivforhold varierer også stort, det samme gjør tilgjengeliggjøring av og tilgang til samlingene. Dette er tilfelle både for analoge samlinger (dokumenter, bilder, film og andre multimediale mikro- og makro former) og for digitale arkiver og databaser. En hovedtendens er at store mengder eldre og særlig nyere primærdata og forskningsmateriale oppbevares og lagres hos de enkelte vitenskapelig ansatte i personlige arkiv og på egne PC-er. Kartleggingen har i tillegg vist at spørsmålene omkring eiendoms- og disposisjonsrett til forskningsmaterialet generelt er uavklarte pga manglende retningslinjer ved forskningsinstitusjonene. Økende digital lagring og publisering av forskningsdata og forskningsresultater bidrar til usikkerhet rundt spørsmål om åpenhet og adgang til dataene. Hovedkonklusjonen er at arkivsituasjonen for både eldre og nyere faghistorisk materiale lider under mangel på klare overordnede retningslinjer og bevaringsplaner. Bevaringssituasjonen til det eldre arkivmaterialet er preget av ad hoc-løsninger og innsats fra faghistorisk interesserte enkeltpersoner. Instituttene har i liten grad etablert fellesarkiv for fag- og forskningsmateriale. Gjennom kartleggingen og møter med ansatte i alle fagmiljøer, kom det klart til uttrykk et behov for en samlet bevaringsplan for vitenskapelig forskningsmateriale, dokumenter og datasamlinger. Det må også utarbeides ansvars- og retningslinjer for ansatte når de slutter i sin stilling ved institusjonen, enten ved overgang til ny stilling utenfor UiB eller ved pensjonering. Spesielle retningslinjer og prosedyrer må utarbeides når ansatte dør mens de er i tjeneste. Det må etableres et tilbud om avlevering til en institusjonell fysisk samling for eldre fag- og forskningshistorisk materiale. Det er nødvendig at alle fagmiljøene ved UiB får tilbud om avlevering og sikker lagring av nyere digitale primærdata og forskningsmateriale i kontinuerlig oppdaterte institusjonelle databaser. Usikre og uoversiktlige private lagringsformer og løsninger hos den enkelte forsker må unngås i forhold til langsiktig digital lagring. For å få en tilfredsstillende orden på utvelgelse, bevaring og tilgang til faglige primærsamlinger og databaser er det nødvendig å utnytte kompetanse og infrastruktur som allerede finnes ved UiB, i et lokalt ABM-samarbeid mellom arkiv, bibliotek og museum, samt gjennom nasjonale og internasjonale løsninger og samarbeid. Det anbefales konkrete oppbevaringslokaliteter for de forskjellige analoge samlingene og å utarbeide digitaliseringsprosjekter. Digitalisering og databaseoppbygging må intensiveres for at ikke verdifullt unika skal gå tapt. Konkrete digitaliseringsprogram må særlig gjelde eldre og spesielt verdifulle originalsamlinger.

4 Faghistorisk dokumentasjonsprosjekt 4 2. TILBUD TIL FAGMILJØENE OM AVLEVERING AV FORSKNINGSMATERIALE Hvorfor avlevere forskningsmateriale? Forskningsmateriale fungerer som institusjonens og fagmiljøenes minnebrikker, som synliggjøring og dokumentasjon av faglige og forskningshistoriske valg, satsingsområder, paradigmeskifter og endringer i metodebruk, prosjekter og vitenskapelig ansatte med særlig betydning. Bevaring og tilgjengeliggjøring av forskningsmateriale er nødvendig for en kontinuerlig sikring og oppdatering av institusjonens og forskningsmiljøenes historiske utvikling og hukommelse. Arkiv- og bevaringssituasjonen til nyere digitalt forskningsmateriale er som kartleggingen viste for en stor del preget av usikre og utilfredsstillende lagringsløsninger. UiB må sørge for at de også på sikt har tilgang til institusjonenes primære forskningsobservasjoner og forskningsdokumentasjoner, samt at datamaterialet blir tilgjengelig både lokalt, nasjonalt og internasjonalt. Det videre bevaringsarbeidet med primærdata og forskningsmateriale i digital form stiller særskilte krav til retningslinjer og rutiner for avlevering og sikker lagring i åpne institusjonelle elektroniske arkiv og databaser. Det vises her bl.a. til Forskningsrådets krav om oppbevaring av primærmateriale med tanke på verifisering og etterprøvbarhet av forskningsresultater. Bevarings- og lagringsløsninger er foreløpig ikke avklart, hverken lokalt eller nasjonalt. Hovedfokus i vedlagte retningslinjer og rutiner vil nå i første omgang primært omfatte eldre faghistorisk forsknings- og arkivmateriale. Det foreslås at det gjennom en samlet bevaringsplan blir opprettet et tilbud om avlevering av verdifullt forsknings- og arkivmateriale til en institusjons- og faghistorisk samling ved UiB, organisert gjennom Avdeling for spesialsamlinger ved Universitetsbiblioteket. Tilbudet må omfatte avlevering, bevaring og lagring i klimastyrte magasin, og registrering av materiale. Det må bli tilgang til og oversikt over materialet gjennom web-kataloger. Digitalisering for bevaring, tilgjengeliggjøring og formidling av utvalgte deler av forskningsmaterialet bør prioriteres. Fag- og forskningsmiljøene må selv foreta prioritering, utvelgelse og kvalitetssikring av primær- og forskningsmateriale som skal avleveres. Det må i hvert enkelt tilfelle inngås avtale og kontrakt ved avlevering/deponering av materiale, og spørsmål om eiendomsrett og opphavsrettigheter knyttet til tilgjengeliggjøring og bruk av materialet må også klarereres i hvert enkelt tilfelle.

5 Faghistorisk dokumentasjonsprosjekt 5 3. FORSKNINGSMATERIALE Hva kan avleveres? Skriftlig arkivmateriale og grått materiale: o faglige dokumenter, upubliserte forskningsdata og manuskripter fra forskerarkiv, forskningsprosjekter og enkeltpersoner. o primærdata, analysedata, feltdata og feltobservasjoner o faglig korrespondanse o unike og sjeldne særtrykk o unika av rapporter og skriftserier Gjennomgang og utsortering i fagmiljøene for å bevare verdifullt originalmateriale som belyser institusjonens og forskningsmiljøenes faglige utvikling og historie anbefales. Fakulteter og institutter, samt vitenskapelig personale fra de involverte fagmiljøene må ta ansvar for utvelgelse, kvalitetssikring og pakking av materialet før avlevering til Universitetsbiblioteket. Fotografisk materiale (glassplater, negativer, kopier): Faghistorisk verdifullt fotografisk materiale bør avleveres til Universitetsbiblioteket. Fotomateriale er generelt lett nedbrytbart og krever faglig kompetent behandling og bevaring i spesialmagasin med klimaregulering. Metadata, opplysninger og registreringer om fotomaterialet må følge med i avleveringen. Lysbildearkiv og samlinger: I mange fagmiljøer er det produsert og samlet store og uoversiktlige mengder lysbildemateriale. Dette materialet består både av originalbilder og avfotografert undervisningsmateriale. I dag er dette lite benyttet i forsknings- og undervisningssammenheng. Materialet stiller spesielle krav til lagring og bevaring. Uten dokumentasjon, katalog og registre til bildene er materialet uten særlig bevaringsverdi. Fagmiljøene må derfor selv foreta en nøye vurdering og utvelgelse av unikt og bevaringsverdig lysbildemateriale før avlevering til Universitetsbiblioteket. Katalog/registre til bildene må følge med i avleveringen. Originalkart, tegninger, plansjer, annet illustrasjonsmateriale: I flere fagmiljøer ved UiB er det bevart faghistorisk betydningsfullt kart- og illustrasjonsmateriale, plansjer, arbeids- og utstyrstegninger osv. Med få unntak er arkivsituasjonen for dette materialet lite tilfredsstillende. Antikvarisk, faghistorisk betydningsfullt og lett nedbrytbart originalmateriale bør avleveres til Universitetsbiblioteket. Lyd- og filmmateriale: Faghistorisk betydningsfullt og unikt lyd- og filmmateriale må konverteres til digitalt tilgjengelige og kontinuerlig oppdaterte filer ved avdelinger ved UiB, og originalmateriale bør sikres og avleveres til Universitetsbiblioteket.

6 Faghistorisk dokumentasjonsprosjekt 6 Hva kan ikke avleveres? Bøker og boksamlinger: For rydding, avlevering, kassasjon osv. av bøker og boksamlinger kontaktes det relevante avdelingsbiblioteket til UB. Generelle særtrykk og særtrykksamlinger: Med unntak av for unike og sjeldne særtrykk kontaktes UB/avdelingsbibliotek for veiledning. Publiserte rapporter, skriftserier, kompendier o.l. Administrativt arkivmateriale: Dokumentsenter 1 ved UiB har ansvar for mottak og bevaring av administrativt arkivmateriale. Generelt undervisnings- og studentmateriale. Arkivskap, kontorskap, hengemappeskap osv. Innholdet må før avlevering pakkes om til arkivmapper, arkivbokser, kassetter eller esker i formater som er velegnet til oppbevaring i reoler/hyller. Originalmateriale som er digitalisert, eller er i ferd med å bli digitalisert, kan bare avleveres i særskilte tilfeller: der originalmaterialet i seg selv er av stor verdi, er antikvarisk eller er lett nedbrytbart. Originalmateriale kan evt. deponeres i en viss periode, og fagmiljøet kan etter en tid foreta en ny vurdering av materialets bevaringsverdi. Digitalt materiale: disketter, CD-er, harddisker, minnepenner. Faghistorisk verdifullt materiale lagret i eldre og utgåtte formater må konverteres til lesbare og kontinuerlig oppdaterte filer/disker. Avlevering, behandling, bevaring og konvertering av eldre digitalt materiale må kvalitetssikres gjennom IT-avdelingen.. Innsamlet prøvemateriale: Bergen Museum oppbevarer og forvalter gjenstandssamlinger fra natur- og kulturhistoriske fagmiljøer ved UiB, fra botanikk, geologi, zoologi og arkeologi, antropologi, kunst- og kulturhistorie. Enkelte fagområder ved UiB avleverer eksemplarprøver av forskningsmateriale til Museet. Det er behov for mer fastlagte retningslinjer og samarbeidsavtaler mellom Bergen Museum og fagmiljøene ved UiB angående avlevering og forvaltning av primærforskningsmateriale. Dette gjelder også lagring og magasinering. Sikring og forvaltning av denne type materiale, som er uerstattelig og av stor forskningshistorisk verdi, må forbedres. Utstyr, instrumenter, installasjoner: Instrument- og utstyrsutviklingens betydning for fag- og forskningshistorien ved UiB er en sentral del i den faghistoriske dokumentasjonen av institusjonen, og særlig er det viktig å bevare konkrete eksempler, originalmateriale og bakgrunnsinformasjon om utstyr og instrumenter som er utviklet og konstruert i fagmiljøene ved UiB. I tillegg bør fagmiljøene og instituttene stimuleres til å synliggjøre historisk utstyr gjennom utstillinger, fotografier, plansjer i instituttmiljøene, som en dokumentasjon om forskningsmiljøets utvikling og historie.

7 Faghistorisk dokumentasjonsprosjekt 7 4. GENERELLE RETNINGSLINJER Hvem kan avlevere forskningsmateriale? Vitenskapelig ansatte, forskningsmiljøer/-sentra, institutter, fakulteter. Hvem har ansvaret for å avlevere forskningsmateriale? Instituttledelse og ledelse av forskningssentra må ha et overordnet ansvar for å administrere bevaring og avlevering av forskningsmateriale. Det foreslås å etablere et kontaktutvalg med faglig og administrativt personale ved hvert institutt/fagmiljø, som kan gjennomføre faste rutiner og ansvarslinjer ved bl.a.: Flytting/omstrukturering av institutt/forskningsmiljø: Sørge for at verdifullt forskningsmateriale ikke forsvinner eller kastes i løpet av flytteprosessen, men blir sikret gjennom utvelgelse, bevaring og evt. avlevering til faghistorisk samling. Pensjonering/fratredelse av vitenskapelig ansatte: Ved pensjon/fratredelse bør vitenskapelig ansatte gjennomgå sine private/personlige arkiv, og det må i samarbeid med instituttledelse og faglig kontaktutvalg i forskningsmiljøet foretas en sortering og faglig utvelgelse av særlig betydningsfullt forskningsmateriale med tanke på videre bevaring/avlevering: o Bøker og publikasjoner (særtrykk) skilles ut som ikke-faghistoriske primærsamlinger. o Fotomateriale (lysbilder) og andre primære forskningssamlinger må merkes/registreres slik at det kan være en ressurs for videre bruk i forskning, formidling og undervisning. o Sikring, bevaring og avlevering av materialet må foretas etter vedtatte retningslinjer for faghistorisk materiale. o UiB har eiendomsretten til forskningsmateriale som er utført i tjenesten, men både eiendomsretten og opphavsretten må i hvert enkelt tilfelle klareres og sikres. o Det må utarbeides en avtale eller standardkontrakt mellom institusjonen og den vitenskapelig ansatte om rettigheter angående avlevering, bevaring, tilgang til og tilgjengeliggjøring av forskningsmaterialet. Dødsfall/frafall i tjeneste ved UiB: Det må foreligge klare rutiner for håndteringen av etterlatt forskningsmateriale fra vitenskapelig ansatte som dør mens de er i tjeneste ved UiB: o Både administrativt og faglig personale fra det aktuelle forskningsmiljø må gjennomgå materiale og foreta en utvelgelse av faglig materiale som skal bevares. o Eiendomsrett og opphavsrett til forskningsdata må defineres og avklares. o Familie må kontaktes og evt. involveres ved rydding av kontor og private/personlige eiendeler. o Det bevaringsverdige forskningsmaterialet må videre sikres og bevares etter samme retningslinjer som for øvrig primærdata og forskningsmateriale. Generell opprydding/gjennomgang av instituttarkiv og samlinger: Instituttledelse har ansvar for å sikre og bevare verdifullt faghistorisk materiale fra instituttarkiv og - samlinger.

8 Faghistorisk dokumentasjonsprosjekt 8 5. PRAKTISKE RETNINGSLINJER Hvordan avlevere forskningsmateriale? Faglig gjennomgang og prioritering: Instituttledelse har ansvaret for at det foretas en faglig gjennomgang, utvelgelse og prioritering av bevaringsverdig forskningsmateriale. (se pkt 4) Kvalitetssikring: Bevaringsverdig faghistorisk materiale må ordnes slik at det i ettertid er gjenfinnbart og kan brukes i forskning, dokumentasjon, undervisning og formidling. Alle relevante opplysninger, data og registre må følge samlingene/materialet ved avlevering. Dette er særlig nødvendig ved avlevering av fotomateriale, utvalgt lysbildemateriale og illustrasjonsmateriale. Ompakking/merking: Forskningsmateriale/samlinger oppbevart i arkivskap, kontorskap, hengemappeskap o.l. må pakkes om til arkivbokser, mapper, kassetter osv. slik at de i størst mulig grad kan plasseres i magasinhyller. Alle arkivbokser osv. må være godt merket med henvisning til innhold og opphav (person, fagmiljø, arkiv, samling). Forskningsmateriale som kan avleveres: o skriftlig arkivmateriale: faglige dokumenter, upubliserte forskningsdata og manuskripter, verdifulle originalmanuskripter, prosjektmateriale fra forskningsprosjekter, primærdata, analysedata, feltdata og felt- observasjoner, faglig korrespondanse, unike og sjeldne særtrykk, unika av rapporter og skriftserier. o fotografisk materiale og utvalgt lysbildemateriale o originalkart, tegninger, plansjer og annet illustrasjonsmateriale o lyd- og filmmateriale Materiale som ikke kan avleveres: o arkivskap, kontorskap, hengemappeskap o bøker og boksamlinger o generelle særtrykk og særtrykkssamlinger o publiserte rapporter, skriftserier, kompendier osv. o administrativt materiale o generelt undervisnings- og studentmateriale o digitalt materiale: må konverteres, lagres og kvalitetssikres gjennom ITavdeling/fagmiljø. o prøvemateriale, innsamlet gjenstandsmateriale. o utstyr og instrumenter. Hvor kan forskningsmateriale avleveres? For avtale om avlevering kontaktes: Universitetsbiblioteket, Stein Rokkans hus, Nygårdsgaten 5 (kontaktperson og e-post/webadresse). o Ved avlevering/deponering av forskningsmateriale inngås i hvert enkelt tilfelle en avtale og standardkontrakt mellom giver/institutt/fagmiljø og Universitetsbiblioteket. Kontrakten omfatter rettigheter angående avlevering, bevaring, klausulering, tilgang til og tilgjengeliggjøring av forskningsmateriale.

9 Faghistorisk dokumentasjonsprosjekt 9 Hva skjer med avlevert forskningsmateriale? Avlevert forskningsmateriale registreres og sikres/lagres i faghistorisk samling ved Universitetsbiblioteket. Fotografisk materiale lagres i klimastyrte magasin. Oversikt over avlevert og registrert forskningsmateriale blir tilgjengelig gjennom oppdaterte web-kataloger. Avleverte samlinger og arkiv skal være tilgjengelige for forskning, formidling og utstillinger, med unntak av evt. klausulert og sensitivt materiale. Det legges til rette for arbeidsplasser i tilknytning til de faghistoriske samlingene. Digitaliseringsprosjekter prioriteres for særlig verdifulle historiske/antikvariske samlinger/unika og lett nedbrytbart originalmateriale. I samråd med og etter avtale med giver/fagmiljø digitaliseres prioriterte deler av avlevert forskningsmateriale for tilgjengeliggjøring og bruk i videre forskning, formidling og evt. utstillingsvirksomhet. 6. RETTIGHETER OG AVTALER Faghistorisk dokumentasjonsprosjekts kartlegging viser at mangel på presise institusjonelle retningslinjer om eiendoms og opphavsrett til eldre og nyere primærdata og forskningsmateriale fører til uoversiktlige arkiv- og bevaringsforhold ved UiB. Dette er en situasjon som får særlige konsekvenser for sikring av og tilgang til forskningsmateriale ved institusjonen. Dokumentasjonsprosjektet har som generelt prinsipp tatt utgangspunkt i at eiendomsretten til primærdata og forskningsmateriale produsert i tjeneste ved UiB tilhører institusjonen, mens opphavsretten til materialet med visse unntak tilhører opphavsmannen (forskeren). Dette må være grunnlaget for det videre arbeidet med en samlet bevaringsplan for alle typer forskningsmateriale ved UiB (avlevering, bevaring og tilgjengeliggjøring gjennom en institusjonell faghistorisk samling). Bakgrunnen for dette er bl.a. arbeidet som er i gang ved universitetene i Norge med å formulere og lovfeste retningslinjer om disse spørsmålene, bl.a. gjennom Forskningsrådets forslag til Felles rettighetspolitikk for Norges universiteter: Resultat som er skapt eller blitt til ved universitetene eller frembrakt helt eller delvis med universitetenes ressurser, er universitetets eiendom, så langt dette ikke er eller kommer i konflikt med andres rettigheter. Universitetene skal sikre at resultatene blir utnyttet til beste for samfunnet. I påvente av ny arkivplan og nye retningslinjer ved UiB vil det derfor foreløpig bli konkludert med at forskningsdata og -materiale som er produsert og samlet av personer ansatt ved Universitetet i Bergen, som en offentlig institusjon, har institusjonen eiendomsrett til, mens opphavsretten er hos den enkelte forsker eller forskningsgruppe, hvis ikke noe annet er avtalt. For utfyllende drøfting av spørsmål om eiendoms- og opphavsrett, se kapittel 3 i prosjektrapport: