Miljørapport for Rådhuset

Transkript

1 Miljørapport for Rådhuset Medlemmer i prosjektgruppen: Miljøansvarlig: Rådgiver: Rapportens målsetting: Arne Andreassen (vaktmester) Tore Ahmad (info) Johnnie Brok (Bygnings- og reguleringsavd.) Bjørg Edvardsen (Kultur - stab) Olav Gjestvang (Plan og økonomi - stab) Marit Hexeberg (OO-stab) Torgeir Johannessen (Café Bendik) Ivar Larsen (innkjøp) Guttorm Mathiesen (TD - vedlikehold av bygg) Grete Rasmussen (Plan og miljø - Stab) Bjørn Tvete (OO-stab) Rådhusets husstyre v/ leder - etter sertifisering. I prosjektperioden har prosjektgruppa vært miljøansvarlige, og rådmannenes ledergruppe har vært styringsgruppe. Grete Rasmussen (Plan og miljøseksjonen) Kontorbedrift 1. Utarbeide en miljøstatus for bygget 2. Sette opp en forpliktende handlingsplan for miljøforbedring 3. Gjennomføre tiltak slik at vi oppfyller Miljøfyrtårns bransjekrav for en kontorbedrift INNHOLDSFORTEGNELSE: 1 GENERELT ARBEIDSMILJØ INNKJØP OG MATERIALBRUK AVFALL ENERGI TRANSPORT ESTETIKK

2 (Tekst i grønn skrift er de nasjonale bransjekravene som vi skal sertifiseres etter.) 1 GENERELT a) Bedriften/virksomheten skal ha formulert et mål for miljøarbeidet. Fredrikstad kommune har i flere av sine styringsdokumenter miljømål knyttet både til driften av organisasjonen og sin rolle som samfunnsutvikler. Etter oppstarten av Miljøfyrtårnprosjektet så vi likevel et behov for å formulere vår egen målsetting. Tanken er at det er nyttig med en målsetting som er en syntese av bransjekravene ettersom disse er relativt omfattende og tunge å formidle til alle ansatte. Etter fellessamlingen mellom prosjektgruppa, HMS-gruppene og ledergruppa ble det enighet om følgende mål: Miljøarbeidet skal være en del av den daglige driften i alle rådhusets virksomheter. Den enkelte leder og medarbeider er ansvarlig for at dette blir gjennomført i praksis. Vi retter særlig fokus på disse områdene: Vi reduserer avfallsmengdene våre og behandler det avfallet som oppstår på en miljøriktig måte Vi har et bevisst forhold til bruk av papir og annet kontormateriell, og tenker oss om i forhold til hva som er et nødvendig forbruk Vi tar miljøhensyn i våre innkjøp Vi bidrar alle til å redusere strømforbruket Vi bidrar alle til et godt fysisk og psykososialt arbeidsmiljø Vi bidrar alle til et ryddig og estetisk rådhus - både innvendig og utvendig Målsettingen gjøres kjent på Miljøfyrtårn-weben på FREKIT, og i andre sammenhenger der Miljøfyrtårn er tema. Forankring av prosjektet. Miljøfyrtårnsarbeidet er organisert slik: Rådmannens ledergruppe (RLG) I Husstyret I HMS-gruppene Arbeidet vil foregå kontinuerlig gjennom husstyret med fast post på agendaen. HMSgruppene vil være sentrale i arbeidet og ha løpende kontakt med husstyret. For øvrig vil det på kommunens intranett bli informert om arbeidet. På denne måten integreres miljøfyrtårnsarbeidet i det eksisterende beslutningssystem. b) Bedriften/virksomheten skal ha en god internkontroll for HMS som fungerer i praksis. Fredrikstad kommune har et internkontrollsystem for hele kommunen (brukerhåndbok 4) som er godt etablert. Dette har alle tilgang til gjennom FREKIT. Utover dette fellessystemet skal den enkelte seksjon/virksomhet ha egne systemer basert på de faktiske oppgavene som utføres. 2

3 Inntrykket er at samtlige HMS-grupper har et stykke igjen før de vil kalle sine egne IKsystemer for HMS-arbeidet velfungerende. Dette er naturlig ettersom utviklingen av slike systemer er en kontinuerlig prosess - som mange av HMS-gruppene nylig har startet. Videre er utviklingen av et slikt system basert på kontinuerlig forbedring, noe som krever at dette hele tiden arbeides med. Under følger en oversikt over de ulike HMS-gruppenes vurdering av status for sitt arbeid så langt: 2 etasje: Fra å være tidligere huseiere til å gå over i et bofellesskap i nytt rådhus har internkontrollsystemet bært preg av helt andre saker en tidligere. I og med at 2. etg. er sammensatt på flere måter (næring, internasjonalt kontor, prosjektkontorer, kino og politikere vil derfor internkontrollsystemet fungere som informasjon gjennom det lokale husstyret for 2. etg. Kulturadministrasjon og kulturkontoret har dannet sin egen gruppe på 3 medlemmer (verneombud, en representant fra kulturkontoret og en fra staben.) Rutiner og regler blir gjennomgått og ivaretatt gjennom egne møter i HMS-gruppa og i personalmøter. Viktig informasjon som gjelder alle i 2.etg. blir gitt gjennom 2.etg.hustyre. Informasjon blir satt opp på tavle i kopirommet. Tiltak som har blitt iverksatt så langt er: minitrim for alle i 2.etg. sosiale tiltak informasjon vedr. miljøfyrtårnbedrift (plakater etc.) 3. etasje: I det gamle systemet ble det endret på sjekklister for HMS-runder med mer. Det nye systemet er så ferskt at det har seksjonen ikke jobbet nok med ennå. 4. etasje: Det meste av HMS-/personalarbeidet har vært knyttet til justeringer til den nye organisasjonen fra All tid på personalmøter o.l. har dreiet seg om dette temaet og et systematisk HMS-arbeid er blitt skjøvet noe i bakgrunnen. Det har vært følgende HMS aktivitet i 2002: : Konstituering av HMS-gruppa : HMS-avdelingen hadde kurs i elektronisk HMS-system. Planarbeidet fortsatte: Det skal lages tidsplan for HMS-arbeidet i staben samt en tidsplan for hele omsorgs- og oppvekstseksjonen : Idé-myldringen planlagt gjennomført på personalmøte den i tverrfaglig sammensatte grupper. Gjennomgåelse av skjematikk. Ble imidlertid ikke gjennomført som planlagt. Oktober -02: Det ble arrangert HMS-seminarer for alle etater i omsorgs- og oppvekstseksjonen. 5. etasje: Det skal være opplæring for HMS-gruppene i sentraladministrasjonen i det nye IK-systemet i januar. Da er det tiden for en ny gjennomgang/oppdatering. For øvrig er det startet arbeid med å ta i bruk en elektronisk håndbok for IK-systemet iløpet av 1.halvår. 3

4 Det henges opp en korktavle i alle etasjene som HMS-gruppene bruker som informasjonskanal til alle ansatte. (I tillegg til de kanaler som allerede brukes; mail osv.) Her kan referater, planer, ulike skjema, osv, henges opp, HMSgruppene i hver etasje 1. mars c) De ansatte skal være informert og delta i arbeidet med å bedre arbeidsmiljøet og gjøre driften mer miljøvennlig. Gjennom HMS-systemet, og det som skjer av HMS-arbeid i den enkelte virksomhet, har den enkelte mulighet for å bedre arbeidsmiljøet. Videre har man gjennom nettstedet Grønn Giv (under Miljø i høyremenyen på FREKIT) en mulighet for hver måned å gi en uhøytidlig karakter til arbeidsmiljøet, samt gi sin nærmeste overordnede innspill til mulige forbedringer. Dette systemet er lite brukt. Gjennomsnittlig er det knapt 20 som stemmer hver måned. Grønn Giv gir også mange tips knyttet til hva den enkelte kan bidra med for å forbedre rådhusets miljøpåvirkning. Det vurderes om man skal legge opp til en økt bruk av arbeidsmiljøundersøkelsen i Grønn Giv: Dersom man ønsker en måling som sier noe om den faktiske situasjonen må flere stemme hver måned. Man kan også fokusere ytterligere på tilbakemeldingsmuligheten til nærmeste overordnede. Ledergruppa 1. mars Grønn giv skal introduseres innen 1.halvår. Husstyret 1. halvår d) Det skal være en miljøansvarlig ved bedriften. Ansvar: skrive miljørapport, holde miljøarbeidet i hevd og stimulere til nye tiltak. Hvert år i januar - februar skrives en miljørapport med handlingsplan som også formidles til alle ansatte. Den skal sendes til den etaten i kommunen som steller med miljøsaker innen 1. mars hvert år. Fysiske miljøforhold/tiltak skal med, sammen med tradisjonelle HMS-oppgaver. I handlingsplanen nedfelles planlagte tiltak for inneværende år. Alle bedrifter/virksomheter skal bruke Miljøfyrtårnets mal for årsrapport. (se I prosjektperioden har prosjektgruppen vært miljøansvarlige, og rådmannens ledergruppe har vært styringsgruppe. Etter sertifisering opphører prosjektgruppen å eksistere og rådhusets husstyre v/leder overtar rollen som miljøansvarlig. Dette innebærer: Etterspørre tall og innspill til handlingsplan til den årlige miljørapporten og sende inn årlig miljørapport til Rolf Petter Heidenstrøm (Plan og miljøseksjonen). Ha en pådriver rolle overfor HMS-gruppene slik at disse bidrar både til å spre gode miljøvaner og at de bidrar med innspill til den årlige handlingsplanen slik at rådhuset årlig iverksetter nye miljøtiltak. Sette miljøarbeidet som en fast post på husstyrets møter og følge opp de vedtatte miljøtiltak som fremgår av tiltakslisten knyttet til miljøfyrtårnsarbeidet. Følgende kontaktes for å oppgi tall til rapporten: 2. Sykefravær: Personalavdelingen 3. Innkjøp: Innkjøpsavdelingen 4

5 4 og 5. Avfall og energi: Vaktmester (6. Transport: Ikke aktuelt for oss.) 8. Gjennomførte miljøtiltak: Rapporteres fra HMS-gruppene, husstyret og enkeltpersoner/grupper som er oppført som ansvarlige for tiltak i denne rapporten. 9. Handlingsplan: For å få en god handlingsplan med nye miljøtiltak bør alle HMSgruppene utfordres til å ha en årlig idedugnad der de melder inn forslagene til husstyret. (De kan selvsagt også gjøre dette fortløpende gjennom året hvis de ønsker det!) Husstyret bør også ha en slik årlig idedugnad i et møte. Når forslagene kommer inn fra alle gruppene kan husstyret prioritere hva som skal satses på til neste år. Info kan legge ut rapporten på Miljøfyrtårn-siden på FREKIT slik at alle ansatte kan følge med. 2 ARBEIDSMILJØ Opplysningene under er hovedsakelig basert på arkitektens opplysninger. Prosjektgruppen har i tillegg supplert med noen erfaringer basert på den tiden vi har vært i bygget. Status - Lys: Rikelig med dagslys og utsikt. Unntaket her er de kontorene i 2. etasje som vender inn mot Kafé Bendik og Byhallen. Godt lysmiljø på grunn av lyse vegger og tak i kontorene Nedhengte lysarmaturer gir godt lysmiljø i kontorene. Mesteparten av lysmengden går opp i taket for å redusere muligheten for speilblending i dataskjermer. Resten av lyset er direkte rettet mot arbeidsplassen Elektronisk forkoblingsutstyr gir flimmerfritt lys og ingen egenlyd fra armaturene Status - Luft: Det brukes produkter som ikke gir avgasser som påvirker inneklimaet Lang byggetid har ivaretatt tilstrekkelig uttørking av bygget Problemer med løsestoffer, sopp og fukt er forsøkt unngått ved valg av materialer og malingsprodukter Betongen er støvbundet Byggeprosessen har vært etter rent-bygg -prinsippet: Støv er fortløpende blitt fjernet og dermed ikke bygget inn i konstruksjoner og tekniske anlegg. Status - Temperatur: Klimateknisk anlegg er utformet på en slik måte at det gir en tilnærmet trekkfri tilførsel av både varm og kald luft Varme konvektorer langs ytterfasade hindrer trekk fra kalde vindusflater Gulvvarme i fellesarealer gir god varmekomfort Status - Lyd: Det er satt strenge krav til støy og akustikk. I andre etasje meldes det imidlertid om at det er for lytt mellom kontorene. Det finnes vibrasjoner/støy i oppgangen til 2.etg. Denne lyden høres også inn på et kontor. Etter befaring (5/11) er støyen ble lokalisert til maskinrommet i kjeller hvor lyden trolig kommer fra pumpene. Denne lyden går i betongveggene opp til 2.etg. Lyden er ikke av en slik styrke som gir hørselskader, men virker svært irriterende, svekker konsentrasjonen i det daglige arbeidet og kan over tid gi helseskader. Den omtalte støy er muligens lavfrekvent støy, uten at dette er målt. Leverandøren skal se på problematikken Vibrasjonsstøyen er tatt opp med leverandøren. Det skal tas en måling innen mars/april. Ytterligere tiltak vil tas på grunnlag av dette. vaktmester Mars/ april 5

6 Status - Annet: Dusj og garderobe i kjeller og i noen etasjer Overflateløsniger som muliggjør rasjonelt renhold og som minimaliserer støvsamlere Trafo er plassert utenfor bygget for å redusere elektromagnetisk stråling a) Bedriften/virksomheten bør være tilknyttet verne- og helsepersonale (bedriftshelsetjeneste). Alle rådhusets virksomheter kan benytte HMS-avdelingen som bedriftshelsetjeneste. Det er inngått avtaler mellom HMS-avdelingen og de øvrige virksomheter i rådhuset. b) Lokaler skal ha tilstrekkelig ventilasjonssystem. Det skal være rutiner for vedlikehold og rengjøring av ventilasjonsinnretninger. Ventilasjonsanlegget er nytt. Leverandøren har dette første året (garantitiden) hatt driftsansvar for anlegget. Det er i tillegg utført service med tilhørende filterskifte, inspeksjon og renhold av aggregater. Det vil bli tegnet serviceavtale på filterskifte og renhold. Like viktig er serviceavtale på automatikk: For at anlegget skal gå optimalt er det en betingelse at automatikken fungerer. Kjell Jacobsen Det er bestillt inneklimamålinger fra HMS-avd. utført så raskt som mulig. Husstyret 1. halvår c) Medarbeidersamtaler gjennomføres årlig. Det er vedtatt at medarbeidersamtaler skal gjennomføres en gang i året. Ansvarlig er nærmeste overordnede. Rutinene varierer fra virksomhet til virksomhet: 2. etasje: Medarbeidersamtaler har vært praktisert i flere år. 3. etasje: Henger litt etter - særlig enkelte avdelinger 4. etasje: Gjennomføring av medarbeidersamtaler skjer i varierende grad. 5. etasje: Organisasjonsseksjonen: Det er lenge siden det har vært medarbeidersamtaler i alle avdelinger. Det har vært planlagt, men forskjøvet av andre presserende arbeidsoppgaver. 6

7 Seksjon for samfunnskontakt: Her har det vært avholdt medarbeidersamtaler på avdelingsledernivå. Videre har: Servicetorget har hatt medarbeidersamtaler i høst. Næringsavdelingen har medarbeidersamtaler årlig. Informasjonsavdelingen har ikke hatt medarbeidersamtaler i det siste, men planlegger å ta slike samtaler på nyåret. Økonomiseksjonen: Det er holdt medarbeidersamtaler årlig. Rådmannen vil minne om kravet til medarbeidersamtaler i RLG Rådmannen snarest d) Arbeidet legges opp slik at det blir minst mulig ensformig både når det gjelder arbeidsstillinger og jobbfunksjon generelt. Det skal være gode ergonomiske forhold for ansatte (arbeidslys, bord, stol). Bedriften bør tilrettelegge/sponse fysisk trening for de ansatte. Ansvaret for tiltakene er HMSgruppene og lederen av den enkelte avdeling. De fleste har stillesittende arbeid foran PC. Derfor tilbys daglig mini-trim der ansatte kan få beveget seg. Når det gjelder trening i fritiden har kommunen avtaler med SATS, Family og Nautilus om at kommunes ansatte får rabatter på årsavtaler. HMS-avdelingen prøver nå å forbedre disse avtalene. For å kartlegge og bedre de ergonomiske forholdene kan HMS-avdelingen kontaktes for rådgiving. Eventuelle investeringer besørges av den enkelte virksomhet. For øvrig ansporer både kopi/skrivermaskinplassering og kjøkkenplassering til gange i gangene og trapper kan gås i til enhver tid! Under følger en oversikt over de ulike HMS-gruppenes vurdering av status for sitt arbeid med ergonomi så langt: 2. etasje: Det er i januar gjennomført ergonomiske undersøkelser. 3. etasje: En fysioterapeuten fra HMS-avdelingen hadde en ergonomirunde på Karlandergården for ca. tre år siden. Etter det har det ikke vært noen organisert gjennomgang for Plan og miljøseksjonen. 4. etasje: Ergonomi-undersøkelser ble gjennomført i kommunedel Onsøy året før innflytningen i rådhuset. Utover dette har det ikke skjedd noe i forhold til ergonomi i de nye lokalene. 5. etasje: Organisasjonsseksjonen: I Hanco-bygget var det en samlet kartlegging og tilpasning av arbeidsplassene. Siden har seksjonen kontaktet HMS-avdelingen for gjennomgang av enkeltarbeidsplasser ved behov. 7

8 Seksjon for samfunnskontakt: Servicetorget har hatt ergonomi-kartlegging og tilpasning i høst. Næringsavdelingen har ikke hatt ergonomi-kartlegging. Informasjonsavdelingen hadde slik gjennomgang når de var i Hanco-bygget. Økonomiseksjonen: I juni i år var det en gjennomgang av alle arbeidsplassene ved fysioterapeut Sigrid Engen fra HMS-avdelingen. En fra IT-avdelingen sjekket om dataskjermene var riktig stilt og gode nok. Lysforholdene på kontorene ble sjekket av en optiker. Det ble gjort justeringer av møblene og utstyr har blitt kjøpt inn. Blant annet headset til telefon, forlengelsesrør til stoler, buer til å ha foran tastatur, konseptholder og underarmsstøtte. Det er laget interne notater og lister i forbindelse med denne gjennomgangen Alle HMS-gruppene vurderer om det trengs en ergonomigjennomgang i sin virksomhet/etasje. Ved behov kontaktes HMSavdelingen for hjelp til gjennomføring. Dessuten må det lages en rutine for oppfølging av nyansatte slik at det blir en kontinuitet i dette arbeidet. (For eksempel kan man ha halvårlige tilbud for nyansatte.) Alle HMSgruppene 1. april e) Røykeloven skal følges. Røykeloven følges. Røkerom i 4. etg. er nå stengt. Det er vedtatt å etablere sluse til røkerom i 5. etg. Frist: 1/7-, ansvarlig TD. Røykeloven følges på de fleste punkter, men ikke alle. Røykerommene tilfredsstiller ifølge avdeling for miljørettet helsevern ikke bestemmelsene. Funksjonskravet sier at røyk ikke skal sive over i røykfrie arealer, men det gjør det her. Det lukter røyk rundt røykerommene og dette er vanskelig å unngå. I 4. etasje skal det være flere som er misfornøyde med røyklukten som henger i korridoren/kontorene rundt røykerommet. Det sies at luftmengden er i tråd med det som er angitt i veiledningen, men avtrekket er ikke adskilt fra det øvrige anlegget. Et annet tiltak kan være å lage luftsluser som sørger for at røyken ikke trekkes ut av røykerommet når noen åpner døra. Avdeling for miljørettet helsevern tror det blir vanskelig å greie kravene uten at det blir røykeforbud innendørs. Rådmannen har for foreslått at det bygges en sluse ved/i røykerommet i 5. etasje og at røykerommet i 4. etasje stenges. Dette er behandlet i byggekomiteen. Saken skal behandles i formannskapet på nyåret og 13. februar i kommunestyret. Et annet moment er at det stadig er noen som røyker ved inngangspartiet. Det er derfor ikke alltid mulig å gå inn i rådhuset uten å passere tobakksrøyk. Nå gjelder ikke røykeloven ute, så kan vi vanskelig si at det ikke skal røykes der. Men når det røykes ved inngangspartier, kan tobakksrøyk bli sugd inn i inngangspartiet på bygget når noen åpner døren. Dette gjelder spesielt personalinngangen. f) Anonyme HMS-undersøkelser skal gjennomføres hvert år for bedrifter/virksomheter med mer enn 30 ansatte. Informasjonen sammenfattes i en HMS-rapport. 8

9 Rutiner for vernerunder gjennomføres i inneværende år. Krav om vernerunder ligger i HMS-kalenderen. Alternativer til anonyme undersøkelser er henvendelse til verneombud eller å ta ting opp i medarbeidersamtale. HMS-undersøkelser gjennomføres med følgende hyppighet i de ulike etasjene / seksjonene: 2. etasje: Det er ikke faste HMS-runder i 2. etasje. HMS-gruppa har møter ved behov. Den delen av seksjonen som holder til i rådhuset er liten, og er det noe ekstra tar de det opp seg imellom. Til neste år vil HMS-gruppa basere seg på 1 møte annenhver måned. Rapportering med årsrapporter etc. fra kultur (hele seksjonen, ikke bare de som er lokalisert i råduset) blir gjort hvert år i februar til HMS avd./amu. 3. etasje: I 3. etasje gjennomføres HMS-runder to ganger i året. Alle mangler registreres på skjema, og rapporteres til den som er ansvarlig for at det utbedres. Status følges opp ved neste HMS-runde. Dersom det er noe prekært blir oppfølgingen tettere. 4. etasje: Det er ikke noen systematikk i HMS runder i 4 etasje. 5. etasje: Økonomiseksjonen: Saken er på dagsorden hvert år. Vi har ingen formell og grundig undersøkelse. Vi er et lite og oversiktlig miljø og med få HMS-utfordringer (i forhold til en produksjonsbedrift f. eks.). Vi tar "runden" i HMS-gruppa og i kontormøtet. Vi lager ingen annen rapport enn den HMSavdelingen etterspør i forbindelse med årsraporteringen. I organisasjonsseksjonen har HMS-arbeidet vært mindre prioritert enn i økonomi og det har ikke vært gjennomført årlig HMS-undersøkelse med utarbeidelse av rapport Videre har den enkelte ansatt mulighet til å maile sin nærmeste overordnede gjennom indikatoren arbeidsmiljø på intra-nettstedet Grønn Giv. Inntrykket er at dette er lite brukt. HMS-avd stiller seg skeptisk til anonyme undersøkelser: Ved en anonym henvendelse blir det svært vanskelig å føre en konstruktiv diskusjon om hvilke forventninger som må innfris for at situasjonen skal kunne være god nok for den det gjelder. Hva vil være tegn på at det er godt nok? Hvordan er situasjonen da? Her må nok de saken gjelder ta seg den tiden det trengs for å utveksle synspunkter, - det er ofte en god investering. Vi klarer ikke så lett å finne fram til god samhandling dersom et problem er beskrevet, og vi samtidig ikke vet hvem vi skal henvende oss til for å avklare ovenstående. (Sitat HMS-sjefen) Alle ansatte har imidlertid mulighet for å ta opp ting anonymt gjennom sin HMS-gruppe eller ved å gå via HMS-avdelingen. Vi anser dette som en tilstrekkelig mulighet. HMS-gruppene melder heller ikke fra om at det er et udekket behov for anonyme undersøkelser. 3 INNKJØP OG MATERIALBRUK 9

10 a) Bedriften/virksomheten skal etterspørre varer og tjenester som gir så lav miljøbelastning som mulig. Det skal benyttes en enkel sjekkliste for miljøvennlige innkjøp. (Bruk GRIPs veileder, annen tilgjengelig veileder, eller lag en selv!) Det stilles miljøkrav i anbudsinnbydelser, og det legges vekt på logistikken hos leverandøren. Fredrikstad kommune har en sentral innkjøpsavdeling som inngår rammeavtaler med leverandører. Disse avtalene skal alle kommunale virksomheter, også virksomhetene i rådhuset, følge. I påvente av at miljøveilederen (fra Nærings- og handelsdepartementet), som skal gi støtte for miljøkrav i forbindelse med offentlige innkjøp, kommer, så vil/kan ikke innkjøpsavdelingen bruke ressurser på å lage/sette krav til spesifikke miljøkrav. Dette fordi innkjøperne må ha en formening om hvilken betydning/vektlegging det enkelte miljøkrav skal ha i forbindelse med evaluering av anbud. Formuleringen så lav miljøbelastning som mulig ansees dessuten for å være vanskelig å forholde seg til. For å gjøre en god vurdering må produktet livsløp vurderes, og dette har ikke innkjøperne tilstrekkelig kunnskap om. Når det gjelder å ta miljøhensyn ved inngåelse av rammeavtaler gjør innkjøpsavdelingen en vurdering av å fastsette eventuelle miljøkrav i hvert enkelt tilfelle avhengig av anskaffelsens art. De har ikke ett sett med krav som skal oppfylles, og som de "huker av" for hvert anbud. De velger å forholde seg til den drift leverandøren står for, og at han oppfyller de lover og regler/forskrifter som gjelder innen hans område. Dersom det er relevant, fremsettes spesifikke krav mot miljø innen spesielle produkter/produktområder. Innkjøperne rådfører seg da med HMS-avdelingen eller med Plan og miljøseksjonen for å få kunnskap om dette. De krav som fremsettes må også være allment akseptert i markedet og innkjøperne må også kunne dokumentere sannheten bak miljøfordelene ved å stille slike krav, og de må dokumentere dersom de rangerer og vektlegger iht. slike krav. Det er vanskelig å ha en generell kravspesifikasjon for lavest mulig miljøbelastning. Som det er skrevet i rapporten, må miljøelementet vurderes i hvert enkelt avtaleområde. Som kjøper og forbruker av innkjøpte varer, vil det selvfølgelig være fokus på hvilken miljøbelastning produktet har i denne sammenheng. Innkjøpsavdelingen må samrå seg med HMS-avdelingen i første rekke for å kvalitetssikre spesifikke krav som fremsettes. Det som er med i alle anbud er at Fredrikstad kommune er opptatt av miljøeffektive innkjøp. Leverandøren skal i sitt anbud: Beskrive hvilke positive miljømerkeordninger som gjelder for produktene innen avtaleområdet Beskrive bruk av resirkulert matreriale innen produktområdet Beskrive gjenvinning av produkter innen området, og eventuellt hvilke begrensninger som finnes. Opplyse om noen av produktene skal behandles som spesialavfall. Fremlegge nødvendig dokumentasjon for å kunne vurdere produktene ut fra miljøkriterier Bekrefte at alle relevante lover og forskrifter med hensyn til HMS blir tilfredsstillt, (HMSegenerklæring), og at tilsvarende erklæring er innhentet fra med- og underleverandører. Orientere om innførte system for miljøledelse og miljørevisjon, eventuellt ISOsertifisering. Som det fremgår av dette, så ber vi leverandøren om å beskrive og dokumentere innefor dette. På bakgrunn av disse opplysningene kan vi så benytte dette i evalueringen. For øvrig har innkjøpsavdelingen i flere år gjennomført tiltak av strukturell art som har gunstige miljøeffekter. Dette gjelder reduksjon i sortiment, sentrale lagre og sentrale 10

11 bestillingsrutiner som effektiviserer logistikk og sikrer kvalitet samt reduserer hver virksomhets behov for egne innkjøpsturer og lagerplass. En elektronisk katalog er under utarbeidelse. Eksempler på krav som noen ganger stilles: Når det skal lages avtaler for produkter som kan innebære risiko for brukeren, vil dette konkretiseres. Farlige/risikoprodukter skal ha HMS-blader, opplysninger om beskyttelse osv. Når det gjelder avfallshåndtering, så vil det kunne stilles krav til at f.eks. emballasje kan resirkuleres eller hvorvidt noe må betegnes som spesialavfall. De ber også leverandøren dokumentere medlemskap i Materialretur, men setter ikke dette som et absolutt krav. Det er sjelden at miljøkrav er "må-krav" i anbudet. (Noe som ville innebære at leverandører som ikke oppgir dette, blir satt på sidelinjen.) Innkjøperne må være sikre på at kravet ikke kan virke diskriminerende, dvs. alle må ha en mulighet til å oppfylle dem. b) Overfor bedriftens/virksomhetens mest sentrale leverandører skal det stilles krav om dokumentasjon av miljøvennlig drift. Som det fremgår av opplysningene ovenfor, så skal jo leverandøren bekrefte at lover og forskrifter overholdes. Vi ber også om opplysning og ev. dokumentasjon på medlemsskap i Miljøretur a/s. Hvorvidt vi skal gå ytterligere inn å sette krav til leverandørens interne miljøforhold må også sees i sammenheng med vår kapasitet. Alle krav vi setter i slike saker forutsetter også at vi har en oppfølging i avtaleperioden. Dersom vi setter krav som ikke blir fulgt opp, vil dette sannsynligvis kunne bli oppfattet useriøst. Som hovedregel kan vi vel si at for innkjøp generelt, legger vi opp til at leverandøren selv skal informere og dokumentere sin miljøprofil. På grunnlag av dette vil vi kunne vektlegge dette i den totaløkonomisk mest gunstige avtalen. I de fleste tilfeller er kommunens leverandører av produkter grossister. Hvordan denne leverandøren driver vil ikke være noen garanti for at produsentene driver miljøvennlig. Innkjøperne har ikke tid og ressurser til å kreve dokumentasjon nedover i det enkelte ledd. Innkjøperne stiller ikke krav til at leverandørene er miljøsertifisert. c) Grønne kontorvaner skal være innført. Eksempler: bruk av papir og rengjøringsmidler med miljøkrav tilsvarende f.eks. Svanen, Bra miljöval, og EUblomsten, dobbeltsidig kopiering, bruk av E-post. Rådhusets interne Grønne kontorvaner gjøres rede for under kapittelet om Avfallsminimering. Når det gjelder å stille krav til miljømerkede produkter generelt - se første punktet i dette kapittel. Status for kjøp av miljømerkede produkter: Papir: Per i dag er det bare en del av kopipapiret vårt som er miljømerket. Såper og vaskemidler: Noe av dette er miljømerket: Håndsepene er merket Bra miljøvalg. Oppvaskmiddel er stort sett ikke miljømerket: Mesteparten av dette er Lilleborg produkter, som er merket med produsentens egen miljøinformasjon. Noe av rengjøringsmidlene som renholderne bruker er miljømerket, mens andre ikke er det. 11

12 Kaffe: Så snart vi har brukt opp kaffe-lageret skal det kun kjøpes inn rettferdig kaffe til bruk i rådhuset. Vi skal bestrebe oss på å få best mulig miljøinformasjon om renholdsproduktene våre i forbindelse med etableringen av den nye elektroniske katalogen for renholdsprodukter. Ved neste anbud på kopipapir skal det stilles krav til innkjøp av bare miljømerket papir. (Papir er et produkt der dette lar seg gjøre fordi det neppe vil være diskriminerende ettersom det er mange leverandører som miljømerker papiret sitt. ) Innkjøpsavdelingen Innkjøpsavdelingen Ved nybygg og rehabilitering: d) Effektiv og fleksibel arealbruk i bygget vektlegges. Rådhuset er et nybygg! e) Materialer og ventilasjonsløsninger som gir godt inneklima, velges. Materialer som har lang holdbarhet, og som kan gjenvinnes/brukes på nytt, velges. Eksteriør: Det er anvendt naturmaterialer som pusset tegl i fasade og silikatmaling Kopper er forhåndsirret på fabrikk Aluminiumsvinduer har lang levetid Interiør: Naturstein i byhallen er naturmateriale og har lang levetid med reservedeler i all framtid Det er gips i de fleste vegger og himlinger, trefiner i byhall Gulv er linoleum og vinyl El-anlegg Materialer avgir ingen eller små mengder miljøgifter i et livsløpsperspektiv De fleste komponenter er resirkulerbare PVC uten blytilsetting er valgt i kabler og kanaler Lysstoffrør har minimalt kvikksølvinnhold Da rådhuset skulle bygges, måtte eksisterende bygg rives. Før rivning ble takstein, vinduer og renner tatt av for å gi mulighet for gjenbruk. f) Fleksibelt oppvarmingssystem, som vannbåren varme, vurderes ved nybygg. Fornybare energikilder vurderes ved nybygg og rehabilitering. Bygget, inklusiv ventilasjon, oppvarmes av vannbåren varme via fjernvarme, som vil bli tilknyttet etter hvert. Frem til tilknytting foregår oppvarmingen med elektrokjeler for vannbåren 12

13 varme. Alle større arealer som byhall, resepsjon, kantine og servicetorg er det vannbåren gulvvarme i tillegg til radiatorer på glassfasader. Når tilknytning vil kunne finne sted er noe usikkert da dette avhenger av når værsteområdet blir utbygget tilstrekkelig til at tilførselsledning legges fra Øra.. 4 AVFALL Avfallsreduksjon: a) Bruk av engangsartikler skal være redusert til et absolutt minimum. Ved oppstart av prosjektet brukte vi en del kopper og lignende. Mellom 700 og 1000 artikler per måned, utenom kantina. Etter fellessamlingen mellom prosjektgruppa, HMS-gruppene og ledergruppa ble det enighet om følgende: Fra nå av slutter vi å kjøpe inn engangsartikler som skal brukes i kontor- og møtevirksomhet. Alle ansatte skal bruke flergangs, samt ha ansvaret for å sette det man har brukt i oppvaskemaskinen. Dersom det ved store arrangementer blir problematisk å bruke flergangs, så kan engangsartikler kjøpes inn spesielt for slike tilfeller. Bruk av engangsservise i møterommene Østfold og Formannskapssalen er også akseptabelt ettersom oppvaskmaskin er vanskelig tilgjengelig. I disse to møterommene foregår som oftest servering via bestilling til kantina. Disse bruker ikke engangsservice. Deretter ble restlageret av engangsservise flyttet fra lageret i 5. etasje til de to møterommene i 2. etasje. Dermed er tilgjengeligheten for engangsservise blitt veldig redusert, og det er mer tungvint for folk. Det må jevnlig påses at det ikke kjøpes inn nytt engangsservise. Finner man noe må det fjernes, og det bør finnes ut hvorfor det er kjøpt inn. Ledere Melkepulver vil bli kjøpt inn Det skal brukes vanlig service (ikke engangs) når det bestilles fra kantina Innkjøp Husstyret straks straks b) Bedriften/virksomheten skal sette som krav til leverandører og egen praksis at varer ikke overemballeres, og at det brukes ombruksemballasje eller i det minste gjenvinnbar emballasje. Returordninger benyttes hvis mulig. Kommunen stiller miljøkrav der det er realistisk å følge dem. Innkjøpsavdelingen stiller ingen generelle krav til emballering av varer. Men medlemsskap i Materialretur etterspørres der dette er naturlig. 13

14 c) Bedriften/virksomheten skal ha gjennomført minst tre avfallsreduserende tiltak. (Ved resertifisering skal minst to nye avfallsreduserende tiltak kunne dokumenteres.) Bruk av papir, utskrift og kopiering skal begrenses. Tosidig kopiering benyttes når det er hensiktsmessig. E-postmeldinger leses på skjerm i stedet for å ta utskrift. Vi har lagt særlig vekt på avfallsminimerende tiltak knyttet til vårt forbruk av papir. Vi har gjennomført følgende tiltak for å informere og inspirere de ansatte til å benytte seg av grønnere kontorvaner: Innkjøpsavdelingen har arrangert møte mellom Canon, superbrukere og IT for å optimalisere funksjonene på printere og kopimaskiner slik at det skal bli enklere for den enkelte å benytte seg av de papirbesparende funksjonene i maskinene. Vi har lagt inn beskrivelser på Miljøfyrtårn-nettstedet på FREKIT om hvordan den enkelte skal gå frem for å benytte seg av papirbesparende funksjoner som tosidig utskrift, utskrift i to spalter, hvordan lagre mailer i system uten å ta utskrift osv. Prosjektgruppa har bedt info-avdelingen om en vurdering av hvorvidt logoark kan erstattes av printet logo for å eliminere alle feilutskriftene/-kopiene knyttet til bruken av logoark. Vi har fokusert på unødvendige utskrifter: I 3. etasje har HMS-gruppen samlet inn uavhentede utskrifter: I løpet av 6 uker ble det samlet inn gram, dvs. ca 800 A4 ark, og dette var etter at problemstillingen var tatt opp og folk hadde begynt å skjerpe seg! Målingen viser at dette er en problemstilling det er nødvendig å fokusere videre på. For å redusere behovet for telefonkataloger har IT lagt inn hurtigadresse til og sentralbordet skal informere via FREKIT om bruken av nettløsningen. Det har blitt laget bruksanvisning og det er blitt avholdt kurs om hvordan prosjektorutstyret i de store møterommene skal brukes. Etter hvert som vi blir flinkere til å utnytte denne teknologien vil vi spare mange transparenter og utskrifter av innkallinger, referater og andre møtepapirer. Vi har undersøkt muligheten for å kutte ut kopiboka (= et register over utgående ekspedisjoner), og dermed halvere papirforbruket knyttet til arkiv. Dette virker det imidlertid som om det ikke mulig å få til ettersom det er et krav om kopibok i arkivforskriften 3-9. Dispensasjon kan bare gis dersom man har et fullelektronisk arkiv. (En forutsetning for elektronisk arkiv/lagring er at det blir brukt NOARK-4-system, dokumentlagringsformat og lagrinsgsmedium som er godkjente av Riksarkivaren.) Vårt ForumWinsak er ikke et slikt fullelektronisk arkiv fordi vi ikke har tatt i bruk skanning av inngående dokumenter og integrert e-post-modul. Videre anser arkivarene kopiboka som en viktig informasjonskilde både av hensyn til kulturvern og forskning og i forbindelse med informasjon som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon. Dessuten har vi kuttet kraftig ned på engangsservise - se eget punkt først i dette kapittelet. Tiltak blir gjennomgått i husstyret. Alle medlemmene i husstyret informerer sine seksjoner, og det settes opp oppslag. HMS-gruppene gjennomfører tiltak de får ansvaret for. Vi produseres store mengder papirer til alle politiske møter, kanskje Leder- 1. mai 14

15 særlig kommunestyremøtene. Det bør vurderes om vi helt eller delvis kan gå over til å sende dette digitalt. (Dette må selvsagt vurderes opp mot den demokratiske effekten det kan ha å spre papirversjoner. Dessuten har ikke alle mulighet for å motta digitalt, og dermed må utfordringen ved å ha to systemer vurderes.) Et mulig tiltak kan være å prøve ut en ny ordning i et av utvalgene. gruppa Hvert år finner vi minst et nytt avfallsminimerende tiltak for rådhuset. Enten ved å videreutvikle de tiltakene prosjektgruppa har satt i gang, eller ved å komme på nye tiltak. Vurdere hvorvidt logoark kan erstattes av printet logo for å eliminere alle feilutskriftene/-kopiene knyttet til bruken av logoark. Informere via FREKIT om bruken av nettløsningen: Det undersøkes om det er mulig å gjøre to-sidig kopiering til det automatiske valget på kopimaskinene Husstyret Dagny Arnestad Ingrid Trømborg Dagny Arnestad Årlig 1. februar 1. februar 1. februar d) Blanketter, bilag etc. kommuniseres mest mulig elektronisk. Slik det er i dag må evnt. elektroniske skjema printes ut, underskrives og oppbevares i papirformat. Bevaring fra 5-10 år avhengig av type skjema. Dermed har ikke elektroniske skjema noen stor papirbesparende funksjon - enda. På sikt ser vi imidlertid muligheten av at skjema kan lagres kun elektronisk. Men muligheten for elektronisk signatur må først være ivaretatt. e) Mottak av brosjyremateriell skal begrenses. Ifølge post-avdelingen mottar vi lite uadressert brosjyremateriell. f) Utrangert utstyr skal gjenvinnes så langt det lar seg gjøre. Canon tar i retur tomme tonerkasetter. Det gjør også TGK Datarekvisita. Dersom vi kjøper hvite- og brunevarer, og får disse levert av selger, tar selger med seg det gamle. Det foreligger skriftlig avtaler. g) Disketter, filmer, tonerkassetter og microfisch leveres til mottaker(e) som gjenvinner og behandler avfallet forsvarlig. Disketter kastes i vanlig søppel. Det finnes per i dag ikke noen innsamlingsordning for dette. Ifølge SFT er det ikke avklart om disketter er å betrakte som EE-avfall. 15

16 Tomme tonerkassetter tar leverandøren (Canon) med seg for forsvarlig håndtering. Innsamlingsordningen er som følger: Vaktmester oppsøker en gang i måneden alle kopirom og samle inn tomme kassetter. Ved påfylling av toner skal den som skifter legge den tomme kassetten / flasken tilbake i kartongen, hvorpå kartongen merkes med et tydelig " X " og plasseres ved siden av de oppsatte papirdunker i kopirommene. Det blir krevd medlemskap i Materialretur. Man må forutsette at dette blir ivaretatt av leverandørens systemer. Avfallshåndtering: h) Miljøansvarlig skal følge opp avfallshåndteringen jevnlig. To ganger i året gjøres en grundig gjennomgang. Ved avvik eller behov for oppgradering skal strakstiltak iverksettes. Vaktmester måler avfallsmengder månedlig og legger resultatet ut på nettstedet Grønn giv. Ved avvik analyseres årsaker og rutiner blir innskjerpet. i) Bedriften/virksomheten skal benytte alle eksisterende lokale ordninger for kildesortering av gjenvinnbare avfallsfraksjoner som organisk avfall, papp og papir, plast, EE-avfall, glass m.m. Det er TDs renovasjonsavdeling som er renovatører for rådhuset. Dette skal gjelde alle kommunal bygg etter at TDs byggforvaltning nylig overtok ansvaret for driften av alle kommunale bygg. Renovasjonsavd. leier inn Ødegård til å hente papp og papir ettersom de fra før av har en avtale om at Ødegård henter alt papiret fra husholdningene i sentrum. Ved oppstart sorterte vi papp og papir (samlet - ikke hver for seg) fra restavfall. Hver etasje kan levere papp og papir i dunkene (110 liter) som står i alle kopirom. De blir tømt ved behov. Løsningen fungerer godt. I tillegg sorteres paller. Renholderne tar seg av panteflasker. De lysstoffrørene som vaktmester skifter samler han og leverer som spesialavfall. Utrangert IT-utstyr skal IT ta med seg etter de har levert nytt utstyr til en bruker. Dette ser ut til å fungere. I løpet av prosessen har vi startet sortering av ytterlige fraksjoner: To typer plast: Folie og hardplast Folie er myk plast som mye av kontormateriellet vårt er pakket inn i. Det er bare gjennomsiktig myk-plast som vi skal levere til gjenvinning. Farget plast bidrar til å "forurense" fraksjonen. Vi skal heller ikke levere transparenter og plastlommer fordi dette er en annen type plast en folie. På rekvisitalageret i tredje og femte etasje, samt i kjelleren ved hustrykkeriet, er det kommet innsamlingsstativ for folie. Det er viktig at folien ikke er "forurenset" av tape, snorer, tau og liknende når vi legger det i sekken. Ved innsamlingspunktet finnes en bruksanvisning. Vaktmester henter sekken med folie når den er full og erstatter den med en ny, gjennomsiktig sekk. Det må ikke brukes fargede sekker i stativene. Hardplast er for eksempel flasker og kanner. Disse kommer renholderne og personalet i kino-kiosken til å sortere ut. Innsamlingspunktet er en container i økonomigården. På containeren finnes info om hvilken type hardplast som kan leveres. Spesialavfall 16

17 Vi har innført innsamling av spesialavfall. Dette legges i den røde dunken som er satt ut på alle kopirom. Vaktmester håndterer avfallet videre. Organisk Kafé Bendik samler organisk og lagrer dette i avkjølt avfallsrom. Dunken hentes hver 14. dag av Halden resirkulering som komposterer avfallet. Kinoen har også mulighet for å levere organisk avfall samme sted. Det er ikke laget noe eget opplegg for sortering av organisk fra den enkelte etasje fordi vi har vurdert det dithen at det oppstår svært lite av denne typen avfall her. De etasjene som ønsker seg slik sortering kan imidlertid sette i verk egen ordning for innsamling og levering til dunk i avfallsrom. j) Spesialavfall skal lagres forsvarlig og leveres til godkjent mottak. Se punktet over k) En avfallsinstruks skal være utarbeidet og tilgjengelig for alle ansatte. Vi har lagt ut info om hvordan de ulike avfallsfraksjonene skal behandles av den enkelte ansatt på Miljøfyrtårn-sidene på FREKIT. Dette har vi foretrukket fremfor å lage en skriftlig instruks: WEB-løsningen er mer fleksibel og gir oss mulighet for å gjøre endringer uten å måtte kopiere og distribuere 300 nye prosedyrer hver gang noe endrer seg. (Avfallsminimering!) l) % av avfallet skal gjenvinnes. Ettersom vi i Fredrikstad har forbrenningsanlegg med energigjenvinning kan vi si at 100% av avfallet gjenvinnes. Det er likevel slik at det miljømessig er viktig å kildesortere: Materialgjenvinning er ofte miljømessig bedre i et livsløps-perspektiv. Dessuten er kildesortering bevisstgjørende for den enkelte i forhold til å se hvor store avfallsmengder som oppstår og dette kan sette i gang prosesser hos den enkelte for å redusere mengdene avfall. Tiltak for å øke materialgjenvinningen er beskrevet i punktet: Bedriften/virksomheten skal benytte alle eksisterende lokale ordninger for kildesortering av gjenvinnbare avfallsfraksjoner som organisk avfall, papp og papir, plast, EE-avfall, glass m.m. 5 ENERGI a) Eget energiforbruk skal registreres og følges opp periodisk. 17

18 Gjøres i dag ukentlig av vaktmester i samarbeid med FEV. Resultatene legges også månedlig ut på Grønn Giv slik at alle som vil får tilgang til å følge med. Årlig energiforbruk er 240 kwh/m2. Målsetting er å komme under 200 kwh/m2 - uten å redusere komforten. Dette kan ta 1-2 år bl.a. på grunn av ny og avansert teknologi som må tilpasses bruken av bygget. Forutsetningen for å få til reduksjonen er nitidig oppfølging for å justere anleggene. Til en viss grad er også alle ansattes innstilling til strømsparing en viktig faktor. (Dette gjelder både grad av toleranse overfor temperatur og delaktighet i å slå av lys og maskiner.) b) Bedriften/virksomheten skal ha gjort en enkel ENØK-analyse med oversikt over aktuelle tiltak. Tiltak med en inntjeningstid på inntil to år skal gjennomføres (også dersom bedriften er leietaker). Her har prosjekteringsgruppa gjort en vurdering ved bygging av rådhuset. Mange av løsningene som er valgt representerer det siste nye innen energibesparende løsninger. I og med at bygget er helt nytt ser vi ikke behov for noen enøk-analyse på dette stadiet. Under følger en oversikt over hensyn som er tatt knyttet til energi: Oppvarming Bygget, inklusiv ventilasjon, oppvarmes av vannbåren varme via fjernvarme, som vil bli tilknyttet etter hvert. Frem til tilknytting foregår oppvarmingen med elektrokjeler for vannbåren varme. Alle større arealer som byhall, resepsjon, kantine og servicetorg er det vannbåren gulvvarme i tillegg til radiatorer på glassfasader. Vi har nattsparefunksjon på all ventilasjon og behovstyrt ventilasjon/oppvarming i kinosaler. Selve radiatorkurser og gulvvarme er det ikke nattsenking på, men er styrt av utetemperaturen slik at stabil innetemp oppnås. (Det er ikke gunstig å nattsenke temperaturen på f.eks gulvvarme.) Lys På toaletter og i møterom er det automatisk utkobling av belysning i rom hvor ingen er tilstede. I resten av huset slukkes mesteparten av lysene etter et bestemt klokkeslett. (Dette fungerer ikke enda, men jobbes med for å få til.) Etter dette må man selv aktivt slå på lysene. Problemet med automatikken skal tas opp med leverandøren på ettårsbefaringen. Elektronisk forkoblingsutstyr gir lengre levetid på lysrørene, mindre varmeavgivelse og høyere lysutbytte på lysrørene. Plassorientert belysning gir minimalt effektbehov per kvadratmeter. Det er valgt lysarmaturer med meget høyt lysutbytte per tilført effekt Det skal brukes minimalt av glødelamper: I hovedsak benyttes lysstoffrør inne og energibesparende lamper ute. Utelys er styrt av fotoceller. Servanter i offentlig fellesareal har berøringsfri armatur som sparer vann og energi. Ventilasjon Bygget har ventilasjon med både varme og kjølefunksjon. I tillegg har hvert enkelt kontor mulighet til å stille ønsket temperatur via egen rom-termostat. Større møterom og formannskapsal har behovstyrt ventilasjon. Det klimatekniske anlegget er utformet på en slik måte at det gir en tilnærmet trekkfri tilførsel av både varm og kald luft. Varme konvektorer langs ytterfasade hindrer trekk fra kalde vindusflater. Det er 80% varmegjenvinning på ventilasjonsanlegget. Sommerstid gjenvinnes også energi i kjølt luft om utetemperaturen er høyere en den brukte luften vi blåser ut av bygget (via ventilasjon). Teknisk anlegg 18

19 All styring og overvåking av tekniske anlegg skjer fra sentral driftskontroll på PC basis. Anleggene kan også kjøres manuelt. Materialene i det elektriske anlegget avgir ingen eller små mengder miljøgifter i et livsløpsperspektiv. De fleste komponenter er resirkulerbare. PVC uten blytilsetting er valgt i kabler og kanaler. Lysstoffrørene har minimalt kvikksølvinnhold. Sentrale batterier for nødlys gir mindre total batterikapasitet, mindre utskifting av batterier og mulighet for mest mulig miljøvennlige stoffer i batteriene. Brannanlegget benytter optiske detektorer i alarmanlegget i stedet for ioniske som avgir radioaktiv stråling som kan gi problemer med destruksjon Det er imidlertid alltid noe som kan bli bedre, og byggeier TD bygg og eiendom vil fortløpende vurdere mulige enøk-tiltak og forbedringer. c) Miljøvennlige energikilder skal foretrekkes under like, eller tilnærmet like forhold. Vi får fjernvarme (varmtvann) som er lokalt produsert fra Fredrikstad Fjernvarme AS. Fjernvarmen brukes til oppvarming. Strøm kjøpes fra FEV. d) Innetemperaturen skal normalt ligge mellom 20 og 24 grader (20-22 C vinterstid og i sommerhalvåret). Temperaturen styres sentralt gjennom ventilasjonssystemet og inn-luften er på ca grader både sommer og vinter. Gjennom sin ferd i bygget varmes luften opp og er på grader når den kommer til varmegjenvinningsbiten på ventilasjonsanlegget. Her gjenvinnes opptil 80% av varmen. Sommerstid gjenvinnes kald luft, om avtrekksluften fra bygget er kjøligere enn luften som tas inn utenfra til ventilasjonsanlegget. I og med at det finnes mulighet for individuell temperaturstyring (både oppvarming og kjøling) har vi informert den enkelte om deres mulighet for å bidra til et fornuftig energiforbruk: En energi-instruks er hengt opp på alle kontorene og lagt ut Miljøfyrtårn-siden på FREKIT. e) Kontorer skal ha egne justerbare ovner. I landskap bør oppvarmingen skje der de ansatte sitter. Alle kontorer har egen temperaturstyring. Men for å spare energi overstyres den enkeltes mulighet for styring: Først når utetemperaturen er lavere enn 12 grader begynner den individuelt styrte oppvarming å virke. (over 12 grader ute kommer all oppvarming fra ventilasjonssystemet.) Når utetemperaturen er over 20 grader trer kjøling inn. Både kjøling og varme er i tillegg sentralt styrt i forhold til utetemperatur slik at det er begrenset hvor mye effekt den enkelte kan få ut. f) Det aller meste av lyset skal slås av etter stengetid. 19

20 Det er installert et intelligent lysstyringssystem som - når det fungerer - skal styre alle lys automatisk i forhold til de klokkeslettene som velges. Dette fungerer imidlertid ikke enda, og leverandøren av systemet jobber med saken. Uansett er det i tillegg behov for at den enkelte ansatt også bidrar til lysslukking, derfor har vi laget en egen info-lapp som er hengt opp på alle kontorene. Her informerer vi om hvordan den enkelte kan bidra til å spare strøm på kontoret og i fellesarealer. g) Det skal vurderes å installere sentral driftsanlegg som kan styre lys, varme og ventilasjon. Dette har vi installert allerede. 6 TRANSPORT a) Ansatte skal oppfordres til å sykle, gå, reise kollektivt eller kameratkjøre til jobb. Vi har gjort følgende for å tilrettelegge for bilfrie alternativer til og fra jobb, samt på tjenestereiser: I sommer kunne ansatte kjøpe godt rabatterte sykler gjennom en egen kommune-avtale. Finansieringen skjer over lønnslippen, dvs at den ansatte blir trekt i lønn over en periode til sykkelen er nedbetalt. Tiltaket var en suksess og 860 ansatte i Fredrikstad kommune benyttet seg av tilbudet. Vi har 5 tjenestesykler til bruk til og fra møter. Disse står trygt og tørt i økonomigården. Booking og henting av nøkler og hjelp skjer i ekspedisjonen i 3. etasje. Når det gjelder tjenestereiser har vi 10% rabatt med NSB. Denne avtalen vil fra innebære 20% rabatt på reiser. (Den enkelte legge ut for reisen selv.) På busstransport har vi 40% på Oslofjordekspressen. Den ansatte får utdelt ønskede biletter på Servicetorget mot rekvisisjon. Reisene faktureres senere. På flybussen har vi avtale om 50% ved bruk av elektronisk kort som fåes på Servicetorget. Reisene er her forhåndsbetalt. Kommunen betaler kr 1000,- for bruk av egen sykkel i tjeneste. (Det betales også kr. 1,- pr. kilometer hvis man går i tjenesten.) Det er ikke så mange som benytter seg av dette, fordi man må velge enten sykkel eller bil: Velger man 1000 kr for å sykle, får man ikke betalt dersom man trenger bil en gang i ny og ne Det vurderes måter å gi en hyggelig oppmerksomhet på til ivrige sykkelbrukere, som for eksempel bløtkake til den virksomhet som sykler mest Innkjøp / Personal 1. april Tilgjengeligheten hadde kanskje blitt noe bedre dersom Marit Våren 20