Møteinnkalling Formannskapet

Transkript

1 Møteinnkalling Formannskapet Av hensyn til innkalling av varamedlemmer bes eventuelt gyldig forfall meldt snarest til tlf Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Møtetid: Kl Det vil være fint om eventuelle spørsmål i forbindelse med sakene kan sendes på e-post til politisksekretariat@ski.kommune.no senest 3 dager før møtet slik at administrasjonen kan gi dere svar i møtet. TIL BEHANDLING: FSK-78/14 VEDTAKSOPPFØLGNING FSK-79/14 EVALUERING AV DIALOGPROSESSEN FSK-80/14 FASTSETTING AV VALGDAGER FOR KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET I 2015 FSK-81/14 VALG AV NYTT MEDLEM TIL FORMANNSKAPET (INKLUSIVE KOMMUNEPLANUTVALGET OG VALGSTYRET) OG UTVALG FOR OMSORG OG HELSE FSK-82/14 FINSTADTUN FASE 2 - BYGGEREGNSKAP FSK-83/14 SIGGERUD SKOLE OG SIGGERUD BARNEHAGE - BYGGEREGNSKAP FSK-84/ LANGHUS BARNEHAGE - BYGGEREGNSKAP FSK-85/14 PRINSIPPVEDTAK - BOMPENGEFINANSIERING - E 18 I FOLLO

2 FSK-86/14 GRUNNERVERV FOR NY GANG- OG SYKKELVEI SKI - KRÅKSTAD AVTALESKJØNN FOR EIENDOMMEN GNR. 66 BNR. 15 I ÅS KOMMUNE FSK-87/14 MIDDAGSLEVERING TIL HJEMMEBOENDE FSK-88/14 KOMMUNAL TRANSPORTORDNING TIL ARBEIDS- OG DAGTILBUD FSK-89/14 GJENGS LEIE I KOMMUNALE UTLEIEBOLIGER FSK-90/14 NY FORSKRIFT STARTLÅN FRA HUSBANKEN - ENDRING AV REGLEMENT FOR UTLÅNSVIRKSOMHET FOR SKI KOMMUNE FSK-91/14 OMDISPONERING AV FOND FSK-92/14 RENHOLD I KOMMUNALE FORMÅLSBYGG FSK-93/14 BUDSJETT OG HANDLINGSPLAN Ski, Anne Kristine Linnestad ordfører

3 Side Møteprotokoll Formannskapet Sakliste FSK-72/14 MEDLEMSKAP I TRANSPARENCY INTERNATIONAL - NORGE FSK-73/14 REVIDERT KOMMUNIKASJONSSTRATEGI FSK-74/14 KOMMUNEREFORMEN - POLITISK ARBEIDSGRUPPE FSK-75/14 OPPHEVELSE AV KONSESJONSLOVEN OG BOPLIKTEN HØRING FSK-76/14 KOMMUNAL TRANSPORTORDNING TIL ARBEIDS- OG DAGTILBUD FSK-77/14 PRIORITERINGER INNEN OMSORGSTJENESTEN Forfall: Ingen Protokoll 11 av 11 representanter til stede i møtet. Protokoller fra formannskapets og kommuneplanutvalgets møte ble godkjent i møtet. FSK-72/14 MEDLEMSKAP I TRANSPARENCY INTERNATIONAL - NORGE Forslag til vedtak: Ski kommune søker om medlemskap i Transparency International Norge. Medlemskontingenten på kr pr år belastes virksomhet Fellestjenester. Formannskapets behandling : Saken utsettes til november.

4 Formannskapets behandling: André Kvakkestad (FRP) fremmet følgende forslag: «Saken utsettes til januar.» Utsettelsesforslaget ble enstemmig vedtatt. Saken utsettes til januar. FSK-73/14 REVIDERT KOMMUNIKASJONSSTRATEGI Forslag til vedtak: 1. Evaluering av kommunikasjonsstrategien tas til orientering. 2. Revidert kommunikasjonsstrategi i Ski kommune tas til orientering. 3. Ny strategi evalueres og rapporteres til kommunestyret i forbindelse med rammesaken for budsjett og handlingsplan Formannskapets behandling: Formannskapet fremmet følgende innspill til kommunens kommunikasjonsstrategi: 1. Ski kommune ønsker å oppmuntre sine ansatte til å ta del i den offentlige debatten, ut fra egne faglige forutsetninger og interesser, men den enkelte ansatte plikter i så måte å gi klart til kjenne sin rolle i forhold til gjeldende sak, eventuelt ved å presisere at dette er personlige synspunkter og ikke en uttalelse på vegne av Ski kommune. 2. Kommunikasjonsstrategien skal vise hvilke grep som gjøres for å oppfylle relevante paragrafer i Forvaltningsloven, Grunnloven, Kommuneloven og Offentleglova. 3. Kommunikasjonsstrategien skal være mer konkret på hvordan vi skal involvere innbyggerne i aktuelle politiske saker. 4. Kommunen skal aktivt informere om møteinnkallinger, protokoller og web-tv sendinger fra kommunestyremøter. 5. Det skal være enkelt å søke i postlistene. 6. Det skal være enkelt å søke på nettsiden til Ski kommune. Saken ble enstemmig vedtatt utsatt. FSK-74/14 KOMMUNEREFORMEN - POLITISK ARBEIDSGRUPPE Forslag til vedtak: Kommunestyret oppnevner følgende medlemmer og varemedlemmer til arbeidsgruppen: Høyre fast medlem: Høyre varamedlem: Arbeiderpartiet medlem: Arbeiderpartiet varamedlem: Fremskrittspartiet medlem: Fremskrittspartiet varamedlem: Venstre medlem: Venstre varamedlem: Sosialistisk venstreparti medlem: Sosialistisk venstreparti varamedlem: Side 2

5 Senterpartiet medlem: Senterpartiet varamedlem: Pensjonistpartiet medlem: Pensjonistpartiet varamedlem: Kristelig folkeparti medlem: Kristelig folkeparti varamedlem: Arbeidsgruppen ledes av ordfører. Formannskapets behandling: Svein Kamfjord (V) fremmet følgende forslag: «Venstre medlem: Svein Kamfjord Venstre varamedlem: Camilla Hille Amund Kjernli (AP) fremmet følgende forslag: Arbeiderpartiet medlem: Hanne Opdan Arbeiderpartiet varamedlem: Tuva Moflag Andre Kvakkestad (FRP) fremmet følgende forslag: Fremskrittspartiet medlem: Andrè Kvakkestad Fremskrittspartiet varamedlem: Karin Kværner Ola Øygard (PP) fremmet følgende forslag: Pensjonistpartiet medlem: Ola Øygard Pensjonistpartiet varamedlem: Jacob Karikoski Gunnar Helge Wiik (H) fremmet følgende forslag: Høyre medlem: Helge Bunæs Høyre varamedlem: Lise Feren Rirsch Votering: Forslag fremmet i møtet innstilles enstemmig. De andre partiene fremmer forslag i kommunestyret. FSK-75/14 OPPHEVELSE AV KONSESJONSLOVEN OG BOPLIKTEN - HØRING Forslag til vedtak: Ski kommune tar ikke stilling til selve lovforslaget, men oppfordrer til at konsekvensene ved å oppheve konsesjonsloven og enkelte bestemmelser i odelsloven utredes grundig før lovforslaget behandles i Stortinget, og at et alternativ med eventuelle endringer i nåværende konsesjonslov vurderes. Formannskapets behandling: Gunnar Helge Wiik (H) fremmet følgende forslag: «Kommunestyret i Ski kommune støtter Landbruks- og matdepartementets forslag om opphevelse av konsesjonsloven.» Side 3

6 Votering: 1. Høyres forslag innstilles med 5 (3H, 2FRP mot 6 (4AP, 1V, 1PP) stemmer. 2. Forslag til vedtak innstilles med 6 (4AP, 1V, 1PP) mot 5 (3H, 2FRP) stemmer Formannskapets flertallsinnstilling til kommunestyret: Ski kommune tar ikke stilling til selve lovforslaget, men oppfordrer til at konsekvensene ved å oppheve konsesjonsloven og enkelte bestemmelser i odelsloven utredes grundig før lovforslaget behandles i Stortinget, og at et alternativ med eventuelle endringer i nåværende konsesjonslov vurderes. Formannskapets mindretallsinnstilling til kommunestyret: Kommunestyret i Ski kommune støtter Landbruks- og matdepartementets forslag om opphevelse av konsesjonsloven. FSK-76/14 KOMMUNAL TRANSPORTORDNING TIL ARBEIDS- OG DAGTILBUD Forslag til vedtak: 1. Det foretas en individuell vurdering av søkernes behov basert på helsemessige utfordringer, ved tildeling av transporttilbud til arbeid på Empo AS. Tilsvarende gjøres for søkere som får tilbud i kommunens dagsentrer eller på arbeid- og aktivitetsavdelingen på Dagbo. 2. Kommunens etablerte transporttjeneste ivaretar de nye oppdragene og utgiftene dekkes via omdisponering av midler etter avvikling av middagsutbringingen til hjemmeboende. 3. Det kjøpes inn buss til formålet. Utgiftene på 1 mill. kroner, dekkes via disposisjonsfond. Formannskapets behandling: Anne Kristine Linnestad (H) fremmet følgende forslag: «Saken utsettes til formannskapets møte » Utsettelsesforslaget ble enstemmig vedtatt. Saken utsettes til formannskapets møte FSK-77/14 PRIORITERINGER INNEN OMSORGSTJENESTEN Forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Formannskapets behandling: Votering: Forslag til vedtak innstilles enstemmig. Formannskapets innstilling til kommunestyret: Saken tas til orientering. Side 4

7 Saksbehandler: Tove Næs Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 13/ BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 78/ Kommunestyret / VEDTAKSOPPFØLGNING Forslag til vedtak: Kommunestyret tar sak om vedtaksoppfølging til orientering. Ingress/hovedbudskap: Kommunestyret mottar sak om vedtaksoppfølging to ganger årlig, ved første og siste tertial. Saksopplysninger: Dokumentet er en gjennomgang av kommunestyrevedtak. Saker som er ferdig/avsluttet/utkvittert ved gjennomgangen i juni 2014 er tatt ut. Dokumentet gir en oversikt over status for sakene som ikke var ferdig/avsluttet/utkvittert pr juni 2014, dvs. til og med sak 69/14. Ski, Audun Fiskvik rådmann Kjell Sæther Kommunalsjef Vedlegg som følger saken: a)oversikt over saker Side 3

8 Saksbehandler: May-Britt Ødegård Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 14/ BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 79/ EVALUERING AV DIALOGPROSESSEN Forslag til vedtak: 1. Det administrative ansvaret for dialogprosessen skal fortsatt ligge hos rådmannen. Rådmannen følger opp gjennomføringen av dialogprosessen i forhold til virksomhetslederne. 2. Ordfører avholder møte i januar hvert år med brukerrådslederne og virksomhetslederne. Dette møtet markerer starten på årets dialogprosess. Deltakerne skal i møtet få presentert en tidsplan for prosessen og en oppsummering av hvordan ønsker og prioriteringer fra fjorårets dialogmøter er blitt fulgt opp i budsjettarbeidet. 3. Det utarbeides et årshjul for dialogprosessen som sendes ut til alle virksomhetslederne i forbindelse med innkallingen til ordførers møte med brukerrådslederne og virksomhetslederne i januar. 4. Møtemalen for dialogmøtene må følges. 5. Møteinnkalling til det enkelte dialogmøte sendes ut senest en måned før møtet. Det settes en frist i årshjulet for når møtene skal være avtalt. Ingress: Både brukerrådsledere, politikere og virksomhetsledere har gitt innspill i arbeidet med evalueringen av dialogstyringen i kommunen. De aller fleste gir stort sett uttrykk for å være godt fornøyd med dialogprosessen. Den vurderes å være et egnet virkemiddel for å nå målsettingen om mer direkte kontakt og åpenhet for innbyggerne. Den oppleves videre som en godt egnet kanal for politikere og ledere til å få innsikt og kunnskap om brukernes syn på tjenestetilbudene. Videre gir den politikerne nyttig informasjon også om de virksomhetene som ikke har brukerråd. Det har siden innføringen av dialogstyringen i kommunen vært varierende oppmøte fra kommunestyrets medlemmer. Det er også flere virksomheter som ikke har avholdt dialogmøter. Hovedmålsettingen fremover må være å øke deltakelsen fra kommunens virksomheter og kommunestyrets medlemmer. Saksopplysninger: Historikk Kommunestyret vedtok følgende i sak 42/07: Det opprettes brukerråd i kommunens virksomheter i henhold til håndboka i Brukerråd og dialogstyring innen Side 4

9 5 Dialogprosessen med dialogmøter ble første gang gjennomført våren Det ble også avholdt dialogseminar der kommunestyrets medlemmer og brukerrådsledere sammen drøftet innspillene og prioriterte fra dialogmøtene på virksomhetene. Ordningen ble evaluert i 2011 som ledd i evalueringen av Helhetlig styring. Det fremkom i evalueringen at det var mye frustrasjon rundt dialogmøtene. Brukerne i de mindre virksomhetene følte at de ikke nådde frem og at det var frustrerende å møte i dialogseminar. Resultatet ble at dialogseminaret ble vedtatt avviklet, men dialogmøtene på virksomhetene ble opprettholdt. Ved innføringen av dialogprosessen tenkte man seg at hvert kommunestyremedlem ville delta i 2-3 dialogmøter per år. De skulle fordele seg i mindre grupper og delta i dialogmøter med alle brukerrådene på våren. Dialogmøtene skulle ha en tidsramme på ca. 1,5 time. Evalueringen i 2011 viste at det var dårlig oppmøte fra enkelte politikere på disse møtene. Evalueringspunkter Det er i evalueringsarbeidet tatt utgangspunkt i følgende punkter: 1. Bakgrunnen for balansert målstyring og håndboken i Brukerråd og dialogstyring i Ski kommune, datert Antall virksomheter som har gjennomført dialogmøter. 3. I hvilken grad politikerne har møtt i dialogmøtene. 4. Brukernes tilbakemelding på dialogprosessen, jf. spørreundersøkelse til brukerrådslederne sommer/høst Politikernes og virksomhetsledernes tilbakemelding på dialogprosessen, jf. drøftinger i arbeidsseminar for kommunestyret 23. og 24. mai Punkt 1: Bakgrunnen for balansert målstyring og håndboken i Brukerråd og dialogstyring i Ski kommune, datert Bakgrunnen for innføring av dialogstyring - målsettinger: Mer direkte kontakt og åpenhet for innbyggerne i forhold til kommunen. Politikere og ledere får innsikt og kunnskap om brukernes syn på tjenestetilbudene. Virksomhetsledere og medarbeidere får mulighet til en åpen dialog med brukerrådene og de folkevalgte. Sikre brukernes medvirkning og styrke deres medbestemmelse. Bidra til utvikling av god og riktig tjenestekvalitet. Dialog er et sentralt element i den politiske styringen og i samhandlingen mellom kommunen og lokalsamfunnet. Likeverdig og maktfri samtale i dialogforaene. Politikerne skal lytte og lære. De skal bruke kunnskapen de får på hver virksomhet som grunnlag i sin styringsrolle senere. Brukerrådet er et rådgivende organ. Det har ingen formell myndighet til å fatte beslutninger som «overstyrer» lederen av enheten. Brukerrådets viktigste funksjon er å være medspiller og korrektiv for å utvikle den enkelte virksomhet. Punkt 2. Antall virksomheter som har gjennomført dialogmøter. 2011: 29 dialogmøter 2012: 19 dialogmøter

10 6 2013: 15 dialogmøter 2014: 19 dialogmøter 19 av kommunens 32 virksomheter har avholdt dialogmøte i Dette er en liten økning fra 2013, hvor 15 av virksomhetene avholdt slikt møte. De virksomhetene som ikke har avholdt dialogmøte i 2014 har bl.a. begrunnet dette med at virksomheten ikke har brukerråd, manglende kapasitet, tidspress og vanskeligheter med å finne en møtedato som passet for alle deltakerne. I ordførers møte med brukerrådslederne 23. januar 2014, møtte også virksomhetsledere for de virksomhetene som ikke har brukerråd. Dette fordi man ønsker at alle virksomheter, uavhengig av brukerråd, skal få mulighet til å presentere sine oppgaver og utfordringer for politikerne. Punkt 3. I hvilken grad politikerne har møtt i dialogmøtene. Det følger av veiledningen for brukerråd og dialogprosess i Ski kommune at det i utgangspunktet skal delta 3 politikere fra kommunestyret i hvert dialogmøte. Hvor mange politikere har deltatt på dialogmøtene per år? 2012: 19 dialogmøter: 26 politikere deltok i 1 4 møter hver. I 6 av disse møtene deltok 3 politikere. I 3 av møtene møtte kun én politiker. 2013: 15 dialogmøter: 30 politikere deltok i 1-2 møter hver. I 9 av disse møtene deltok 3 politikere. I 3 av møtene møtte kun én politiker. 2014: 19 dialogmøter: 27 politikere deltok i 1-3 møter hver. I 7 av disse møtene deltok 3 politikere. I 4 av møtene møtte kun én politiker. Av kommunestyrets 41 medlemmer, var det 14 politikere som ikke deltok i noen dialogmøter. Punkt 4. Brukernes tilbakemelding på dialogprosessen, jf. spørreundersøkelse til brukerrådslederne sommer/høst Som en del av evalueringen av dialogprosessen ble det utarbeidet noen spørsmål til brukerrådslederne i kommunens virksomheter. Hensikten med spørsmålene var bl.a. å kartlegge i hvilken grad brukerrådslederne anser brukerrådene og dialogmøtene som nyttige, og om de selv spiller en aktiv rolle under dialogmøtet. Vi mottok svar fra 11 brukerrådsledere. Brukerrådslederne som har besvart spørsmålene representerer et variert spekter av kommunens virksomheter. Det fremkommer av svarene at 10 av 11 brukerrådsledere opplever brukerrådene og dialogmøtene som svært nyttige (7 stk.) eller sånn passe nyttig (3 stk.). 9 av 11 brukerrådsledere oppgir at de er svært aktive (6 stk.) eller litt aktive (3 stk.) i dialogmøtene. Flere brukerrådsledere gir uttrykk for at dialogprosessen er et godt tiltak som fremmer kommunikasjonen mellom brukere og politikere på en positiv måte. Brukerrådslederne har også kommet med flere forslag til forbedringer av dialogprosessen; herunder bl.a.: - Det bør foreligge en klar agenda for ordførerens møte med brukerrådslederne i januar. Dette møtet innleder årets dialogprosess og bør ha et tydelig innhold. - Det må synliggjøres på en bedre måte hvordan kommunen og politikerne bruker den informasjon og kunnskapen som deles under dialogmøtene. - Dialogmøtene bør avholdes over en lengre periode for å gi politikerne bedre mulighet til å stille på og prioritere disse møtene.

11 7 - Fremdriften og kontinuiteten i dialogprosessen må sikres. Et forslag er at man i større grad tenker flere år frem i tid i forhold til gjennomføring av de prioriterte temaene. Dialogmøtene kan da også brukes til å justere planene. - Det bør lages en prosedyre for dialogprosessen med årshjul som synliggjør og sikrer prosessen. Punkt 5. Politikernes og virksomhetsledernes tilbakemelding på dialogprosessen, jf. drøftinger i arbeidsseminar for kommunestyret 23. og 24. mai Deltakerne på arbeidsseminaret ble delt inn i grupper. Alle gruppene fikk forskjellige oppgaver med to til tre konkrete utfordringer som skulle besvares. Oppgavene tok utgangspunkt i de kriteriene som ligger til grunn for håndbok for Brukerråd og dialogstyring i Ski kommune. Gruppebesvarelsene viser at det er bred enighet om at dialogmøtene er en godt egnet kanal for dialog mellom innbyggere/brukere og politikere. Det poengteres i denne forbindelse at det er særlig viktig med dialogmøter i nedgangstider, da dette åpner for en økt, gjensidig forståelse for utfordringer og økonomiske prioriteringer. Brukerråd vurderes som en god måte å få innsikt i brukernes vurderinger. Sosiale media, elektroniske debattfora, andre debattfora, møter om tverrfaglige temaer, elektroniske brukerundersøkelser og personlige intervjuer ble nevnt som alternativer eller supplement til dagens dialogprosess. Politikerne gir uttrykk for at de gjennom dagens dialogmøter får nyttig informasjon og bakgrunnsstoff som de tar med seg inn i det politiske arbeidet. Politikerne har behov for å kjenne til alle deler av kommunen, og dialogmøtene er en viktig kilde til slik kunnskap. Følgende forslag til forbedringer av dialogprosessen fremkom under arbeidsseminaret: - For å øke deltakelsen fra politikerne i dialogmøtene foreslås følgende: Frikoble dialogmøtene fra budsjettprosessen. Møtene kan da fordeles ut over året. Slik kan fokuset flyttes over på selve dialogen istedenfor en overfokusering på økonomi. Innkallingen til dialogmøtene må sendes ut i god tid og møtene bør ikke legges til onsdager pga. møtekollisjon. Det bør foreligge en saksliste for dialogmøtene. - Det er viktig at brukerrådsmøter og dialogmøter oppleves som meningsfulle. Dette for å stimulere alle virksomheter i kommunen til å etablere brukerråd og å avholde dialogmøter. Innkalling til møter bør bare skje ved behov. Vurdering: Det har fremkommet forslag om å koble dialogprosessen fra rammesaken i juni. Dialogmøtene vil da kunne berammes gjennom hele året. Dette vil medføre at dialogmøtene i større grad vil fungere som en ren orientering om de ulike virksomhetene til politikerne. Bakgrunnen for dette forslaget er et ønske om å øke oppslutningen om dialogmøtene blant politikerne. Rådmannen viser til at en slik omlegging av dialogprosessen vil innebære at man beveger seg et godt stykke bort fra det opprinnelige formålet med dialogprosessen og vil ikke anbefale dette. Dialogprosessen skulle være brukernes mulighet til å møte politikerne før de fattet beslutninger om ressursbruk. Politikerne skulle bruke den kunnskapen de fikk på hver virksomhet som grunnlag for sin styringsrolle senere. Praksis har vært slik at referatene fra de avholdte dialogmøtene på virksomhetene er blitt lagt ved rammesaken som kommunestyret behandler i juni. Dette skal sikre at kommunestyret følger opp og vurderer de innspillene som har kommet fra de ulike virksomhetene gjennom dialogmøtene. Økonomiske konsekvenser: Det er ingen økonomiske konsekvenser for Ski kommune.

12 8 Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Saken har ingen konsekvenser. Konklusjon: Rådmannen foreslår at punktene 1 5 i forslag til vedtak følges opp gjennom dialogprosessen for 2015 og fremover. Ski, Audun Fiskvik rådmann Kjell Sæther kommunalsjef Vedlegg som følger saken: a) Forslag til årshjul for dialogprosessen Vedlegg som ligger i saksmappen:

13 Saksbehandler: Tove Næs Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 14/ BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 80/ Kommunestyret / FASTSETTING AV VALGDAGER FOR KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET I 2015 Forslag til vedtak: Det avholdes to valgdager i Ski kommune, hhv. søndag og mandag Ingress/hovedbudskap: I statsråd er valgdagen for kommunestyrevalget og fylkestingsvalget 2015 fastsatt til mandag 14. september Det enkelte kommunestyre kan selv vedta at det i kommunen også skal avholdes valg søndag 13. september Saksopplysninger: Det er kommunestyret som fastsetter antall valgdager. Ski kommune har hatt valg over to dager i en årrekke og dette er vel innarbeidet praksis i Ski kommune. Rådmannen foreslår ingen endring i denne praksis. Rådmannen kommer tilbake med en sak på nyåret vedr. hvordan organisere stemmestyrearbeidet ved lokalvalget. Dette skyldes nye regler for bruk av listekandidater i stemmestyrene. Økonomiske konsekvenser: Vedtaket om to dagers-valg får ingen økonomiske konsekvenser utover det som er innabeidet i forela til budsjett for Konsekvenser for bærekraftig utvikling: To dagers-valg gir større tilgjengelighet til valglokalene og kan bidra til større valgdeltakelse. Ski, Audun Fiskvik rådmann Kjell Sæther Kommunalsjef Side 9

14 Saksbehandler: May-Britt Ødegård Arkiv: 080 &16 Arkivsaksnr.: 14/ BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 81/ Kommunestyret / VALG AV NYTT MEDLEM TIL FORMANNSKAPET (INKLUSIVE KOMMUNEPLANUTVALGET OG VALGSTYRET) OG UTVALG FOR OMSORG OG HELSE Forslag til vedtak: 1. Som nytt medlem til formannskapet inklusive kommuneplanutvalget og valgstyret fra velges Som nytt medlem til utvalg for omsorg og helse fra velges... Saksopplysninger: Odd Jørgen Steen har meddelt at han fra flytter ut av Ski kommune. Han fratrer med det sine politiske verv i kommunen. Kommuneloven 16, pkt. 3 og 5 sier følgende: «Dersom et medlem av et annet folkevalgt organ enn kommunestyre og fylkesting, kommunestyrekomité og fylkestingskomité trer endelig ut, velges nytt medlem, selv om det er valgt varamedlem. Organet skal suppleres fra den samme gruppe som den uttredende tilhørte. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av medlemmene i organet, skal det så langt det er mulig velges nytt medlem fra det underrepresenterte kjønn. Er antallet varamedlemmer eller en gruppes varamedlemmer til formannskapet, fylkesutvalget eller et annet folkevalgt organ valgt av kommunestyret eller fylkestinget blitt utilstrekkelig, kan kommunestyret eller fylkestinget selv velge ett eller flere faste eller midlertidige varamedlemmer. Suppleringsvalg skal skje fra den gruppen som har et utilstrekkelig antall varamedlemmer. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av varamedlemmene til organet eller gruppens varamedlemmer, skal det så langt det er mulig velges nytt varamedlem fra det underrepresenterte kjønn. Myndigheten til å foreta suppleringsvalg til andre organer enn formannskapet eller fylkesutvalget kan delegeres til formannskapet eller fylkesutvalget.» Odd Jørgen Steen er medlem av kommunestyret, formannskapet inklusive kommuneplanutvalget og valgstyret og utvalg for omsorg og helse. Det må velges nye representanter til formannskap inklusive kommuneplanutvalg og valgstyre og utvalg for omsorg og helse. Valgstyret skal foreta nytt valgoppgjør for Arbeiderpartiets liste til kommunestyret. Ski, Audun Fiskvik rådmann Side 10

15 11 Kjell Sæther Kommunalsjef Vedlegg som følger saken: a) Oversikt over medlemmer og varamedlemmer i utvalg for omsorg og helse Vedlegg som ligger i saksmappen:

16 Saksbehandler: Tone E. Solberg Arkiv: 614 Arkivsaksnr.: 13/ BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 82/ Kommunestyret / FINSTADTUN FASE 2 - BYGGEREGNSKAP Forslag til vedtak: Byggeregnskap for Finstadtun II - sum utgifter kr av bevilget kr vedtas. Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok i K-sak 73/09 og 96/11 å utvide Finstadtunet. Prosjektet har, iht. Ski kommunes økonomireglement vedtatt av kommunestyret , blitt gjennomgått av Follo Distriktsrevisjon. Revisjonsbekreftelse ligger som vedlegg til saken. Nytt bygg: Sykehjemsdelen av bygget inneholder 50 beboerrom, personalrom, skyllerom, oppholdsrom, spiserom, atrium, lagerrom, ytre rom, samt balkonger i hver enhet. I underetasjen finnes vaskeri, lagerrom, garderober, og tekniske rom. Et av de tekniske rommene ligger på en del av taket. Fysio- og ergoterapeutene har lokaler i underetasjen, et større treningsareal som kan avdeles, og det er etablert treningsareal også utomhus. I underetasjen er det terapibasseng samt massasjebasseng, og garderober/dusjanlegg i tilknytning til disse. Det er egen HC-garderobe, og takheiser i forbindelse med bassengene. Det er ellers etablert et uteanlegg, med bocciabane, minigolf som oppfyller krav til turneringer og godt med uteplasser. Første etasje har kafeteria som ligger inn mot møterom, grupperom og et kulturareal. Det er installert teleslynge og foldevegger som kan dele rom. Det er også tilrettelagt for å holde konserter. Bygget oppvarmes via vannbåren varme fra borehull. Opprinnelige Finstadtunet: Bygget er pusset opp, det er etablert en uteplass ved bygget, og det er etablert nye parkeringsplasser. Det er etablert et seremonirom i tilknytning til et kjølt rom. Dette har medført supplering av enkelte forskriftsbelagte brannforebyggende tiltak. Den viktigste endringen i det opprinnelige bygget, er at alle beboerrom nå oppvarmes med vannbåren varme (fra samme brønner som nybygget). Vurdering: Ski kommune har med dette fått et flott anlegg, med et pent og vedlikeholdsvennlig bygg som står i stil med eksisterende bygg, og som også er praktisk og energivennlig. Bygget er målt til å være tettere en hva Ski kommune krevde, og er derved enda mer energivennlig. Ski kommune har fått energimidler fra Enova og investeringsmidler fra Husbanken. Side 12

17 Økonomiske konsekvenser: Finstadtun II trinn 1 og 2 har kostet kr. 169,295 mill. Med et positivt avvik på kr. 32,583 mill. kroner. Regnskapet er avsluttet. 13 Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Både eksisterende og nytt bygg har vannbåren oppvarming, fra felles borehull i fjell. Dette, samt at nybygget har passivhusstandard, vil redusere strømbehovet totalt sett. Det nye bygget er oppført i naturvennlige materialer, med bestandig fasade av teglstein - som på det opprinnelige bygget. Ski, Audun Fiskvik rådmann Kjell Sæther Kommunalsjef Vedlegg som følger saken: a) Finstadtun II Byggeregnskap b) Revisjonsuttalelse Vedlegg som ligger i saksmappen:

18 Saksbehandler: Tone E. Solberg Arkiv: 614 Arkivsaksnr.: 13/ BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 83/ Kommunestyret / SIGGERUD SKOLE OG SIGGERUD BARNEHAGE - BYGGEREGNSKAP Forslag til vedtak: Byggeregnskap for Siggerud skole og Siggerud barnehage - sum utgifter kr per av bevilget kr vedtas. Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok i K-sak 44/09 å rehabilitere og bygge ut Siggerud skole. Totalentreprisen besto av 3 trinn. Trinn 1 og 3 gjaldt skolen og trinn 2 gjaldt barnehagen. Trinn 1 var rehabilitering av det såkalte 80-bygget og trinn 3 var rivning/rehabilitering av 32-/62-bygget. Trinn 2 var rivning og bygging av ny 5-avdelings barnehage, som ble vedtatt i K-sak 44/09 og 74/10. Prosjektet har, iht. Ski kommunes økonomireglement vedtatt av kommunestyret , blitt gjennomgått av Follo Distriktsrevisjon. Revisjonsbekreftelse ligger som vedlegg til saken. Skolen Skolen består nå av 3 selvstendige bygg. 12-bygget (tidl. 80-bygget), 32-/62-bygget og varmesentral/utebod. Samlet areal på skolen er på m2 BTA. Det er kun kjernen i det opprinnelige bygget (80-bygget) som har bestått som konstruksjon. Kjernen består av tilfluktsrom og garderober. Ellers er det blitt bygget nytt på alle sider av denne kjernen, særlig på nord- og sørsiden. Bygget består av kjeller i kjernen (tidligere 80-bygg) og 2 fulle etasjer, med klasserom, administrasjon, spesialrom og allrom/scene. Skolebygget benyttes av mellomtrinnet og ungdomstrinnet. Bygget ble tatt i bruk november Paviljongbygget som ble kalt «Langen» og SFO-bygget (gamle vaktmesterboligen) er revet. 32-/62-bygget (trinn 3) er blitt rehabilitert. Den østre fløyen av 62-bygget er revet. Resterende 62- bygg er rehabilitert/oppgradert. 32-/62-bygget samt utomhusanlegget ble ferdigstilt til skolestart 2013 og tatt i bruk da. Skolen har vært i full drift under hele prosjektperioden. Elevene har vært lokalisert i det bygget som ikke har vært under rehabilitering samt i leid paviljong og lokaler i Siggerudhallen. Barnehagen Nybygget er oppført med 1 etasje. Barnehagen er på m2 BTA. Barnehagen er utformet som en vinkel, med 3 avdelinger i den sydlige delen, administrasjon og fellesrom i midten og to avdelinger i den vestlige delen. Barnehagen er fullsprinklet. Barnehagens ytterkledning består av teglstein, fargede fasadeplater som skiller avdelingene, og et miljøvennlig og svanemerket trepanel. Side 14

19 15 Rivning og nybygg av barnehage var trinn 2 som en del av totalentreprisen på totalt 3 trinn, jf. foran. Riving av den gamle barnehagen ble utført sommeren Barnehagen ble huset i leide paviljonger ved Siggerud idrettshall i byggeperioden. Barnehagen ble tatt i bruk medio juni 2013 med delvis opparbeidet uteareal. I dette utearealet ble det benyttet ferdigplen. Den nederste delen av utearealet ble tatt i bruk i oktober/november 2013 pga. nødvendig vekstperiode for gress. Vurdering: Kommunen har med dette fått styrket elevkapasiteten og barnehagekapasiteten på Siggerud med nye, funksjonelle og oppgraderte bygg. Økonomiske konsekvenser: Skolen og barnehagen har kostet 161,963 mill. kroner. Med et avvik på -8,962 mill. kroner. Regnskapet er avsluttet. Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Det er i tilknytning til skolen bygget en ny varmesentral som forsyner både skolen og barnehagen. Denne består av varmepumpe med bergvarme som varmekilde. Varmepumpen leverer varme til radiator- og gulvvarmeanlegg, samt varmebatterier i ventilasjonsanlegget. Det er boret 24 hull for å hente opp bergvarme. Skolens 12-bygg (tidl. 80-bygg) er bygget etter TEK10 og er oppgradert til passivhusstandard, som gir et lavere energiforbruk. Rehabilitering av 62-bygget står for det alt vesentigste av overskridelsen i forhold til opprinnelig budsjett. Både uforutsette utfordringer og behov for mer omfattende tiltak ved rehabiliteringen er bakgrunnen for dette. I prosjektets ytelsesbeskrivelse var 62-byggets takkonstruksjon ikke med i prosjektet. Kun papptekking. For å få en enhetlig løsning for ny og eksisternde del og for å oppnå branntekniske krav samt luftig av eksisternde takløsning, ble eksisterende tak revet ned og bygget opp tilsvarende ny del, inklusiv ny og tykkere isolasjon. I ytelsesebeskrivelse var det ment at yttervegger skulle beholdes uendret. Det ble underveis registrert en del dårlige fuger i teglen, noen dårlige vinduer og vindusbeslag som kunne medføre lekkasje. Ytterveggen ble også påforet og isolert. Øverste del av teglvegg ble også revet for å eliminere kuldebroproblematikken. Med disse tiltakene har man fått en bedre og mer holdbar løsning som har gjort eksisternde del av bygget til tilnærmet dagens standard når det gjelder varmeisolasjon, samt oppnådd bedre inneklima og lavere driftskostnader. Barnehagen er bygget i passivhusstandard som gir et lavere energiforbruk. Det er også benyttet miljøvennlig og svanemerket utvendig trepanel. Ski, Audun Fiskvik rådmann Kjell Sæther Kommunalsjef

20 Vedlegg som følger saken: a) Siggerud skole og Siggerud barnehage byggeregnskap b) Revisjonsuttalelse 16