FORVALTNINGSREVISJON. Arbeidsmiljø og sykefravær innen helse og omsorgsavdelingen NORD. Kvæfjord kommune. Vi skaper trygghet

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON Unntatt off., jf. offentleglova 13,1.ledd jf. kommuneloven 78 nr. 7. helse og omsorgsavdelingen Kvæfjord kommune Vi skaper trygghet K O M R E V NORD Rapport 2011

2

3 Forord Kontrollutvalget i Kvæfjord kommune har gjennom bestilling datert , vedtatt å få utført forvaltningsrevisjon med fokus på arbeidsmiljø og sykefravær, av helse og omsorgsavdelingen i Kvæfjord kommune. Revisjonens undersøkelse er gjennomført med henvisning til kommunelovens 77 nr 4 og 78 nr 2, samt forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. 7. Forvaltningsrevisjon er iflg. nevnte regler å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Prosjektet startet opp i november 2010 og datainnsamlingen ble i hovedsak gjennomført i perioden desember 2010 til og med mars Datainnsamlingen tok noen lengre tid enn antatt på grunn av at spørreundersøkelsen ble forlenget med en måned for å øke svarprosenten. Kontaktpersonen for prosjektet har vært HMS-/personalkonsulent som har gitt revisjonen tilgang til nødvendig dokumentasjon. Revisjonen opplever kontakten med administrasjonen og helse- og omsorgsavdelingen som konstruktiv og problemfri. Revisjonen takker for samarbeidet med helse og omsorgsavdelingen og administrasjonen i forbindelse med prosjektet. Sammendrag Av de som har svart på spørreundersøkelsen, sier 15 % at de har hatt sykefravær på grunn av arbeidsrelaterte forhold. De fremste årsakene som oppgis, er belastningsskader og påkjenninger knyttet til arbeidspress. Samtidig viser NAV s statistikk for 2010 at 45,6 % av sykefraværet i helse- og omsorgsavdelingen var grunnet i muskel- og skjelettplager. Revisjonen anbefaler Kvæfjord kommune å evaluere de tiltakene kommunen har iverksatt tidligere og vurdere om det er behov for andre tiltak for å redusere faren for belastningsskader og arbeidspress i. Administrasjonen har iverksatt ulike tiltak og prosjekter for å forebygge og redusere sykefraværet i i Kvæfjord kommune. Gjennom Kvalitetskommuneprogrammet ble ulike prosjektgrupper satt ned, og en av gruppene var ressursgruppe sykefravær. I tillegg er det gjennomført ryggskole der 14 er kurset til ryggombud, det er skiftet gulvbelegg på Kvæfjordheimen sykehjem og det er utarbeidet ny HMS-håndbok. Ikke alle prosjektgruppene er ferdige og det er for tidlig å vurdere om tiltakene har hatt effekt. De ansatte som har svart på undersøkelsen, vurderer det psykososiale arbeidsmiljøet som godt og noe bedre enn det fysiske arbeidsmiljøet. De ansatte er meste fornøyd med forholdet til sine kollegaer og middels fornøyd med hvor mye de blir tatt med på råd angående egen arbeidssituasjon. Til sammen 36 ansatte kommer med tilbakemeldinger om mobbing hvorav åtte ansatte sier det er/har vært et problem og 28 rapporterer om enkelttilfeller. Det er 46 % som vurderer det er noe fare for å bli skadet på jobb. Medarbeidersamtale er ikke innarbeidet i, og 72 % svarer at de ikke har fått tilbud om det. Det fysiske arbeidsmiljøet er de ansatte jevnt over fornøyd med. De ansatte rapporterer om en del utfordringer med eldre bygg, og vedlikeholdet beskrives som lite prioritert. Revisjonen anbefaler Kvæfjord kommune å vurdere tiltak på bakgrunn av de ansattes vurderinger av det psykososiale- og fysiske arbeidsmiljøet samt vurdere tiltak for gjennomføring av medarbeidersamtaler i. Helse- og omsorgsavdelingen har prosedyrer og rutiner på avviks- og skademeldinger, men rutinene blir i liten grad praktisert på avvik som gjelder ansatte. Avviksmeldinger knyttet til bruker/beboer og medisinhåndtering tyder på å fungere tilfredsstillende. Rutiner for samt bruk av skademeldingsskjema fungerer tilfredsstillende. Risikovurderinger blir i varierende grad gjennomført i helse- og omsorgsavdelingen. Revisjonen anbefaler Kvæfjord kommune å vurdere tiltak for å forbedre opplæring, bruk og evaluering av avviksmeldinger samt innføre fast rutine for gjennomføring av risikovurdering.

4 Finnsnes, 18. mai 2011 Lars-Andrè Hanssen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Truls Siri Prosjektleder, forvaltningsrevisor Side: 4

5 Side: 5

6 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER Problemstillinger Revisjonskriterier METODE OG AVGRENSING Metode og datamateriale Spørreundersøkelse Gyldighet og pålitelighet Avgrensing HELSE- OG OMSORGSAVDELINGEN SYKEFRAVÆRET Andelen sykemeldte årene 2008 til Er noe av sykefraværet arbeidsrelatert og hva oppgis i så fall som årsak? Arbeidspress, arbeidssituasjon og bemanning Hvilke tiltak har administrasjonen iverksatt for å redusere sykefraværet? ANSATTES VURDERING AV ARBEIDSMILJØET Revisors funn Revisors vurderinger AVVIKS- OG SKADEMELDING Revisors funn Revisors vurderinger KONKLUSJON ANBEFALINGER HØRING REFERANSER VEDLEGG...27

7

8 1 INNLEDNING Kontrollutvalget i Kvæfjord kommune har bestilt et prosjekt med fokus på arbeidsmiljø og sykefravær innenfor. KOSTRA-tall for 2008 viser at fraværet i pleie- og omsorgssektoren var på 12,5 %. Prosjektet ble foreslått satt opp på gjeldende plan for forvaltningsrevisjon blant annet på bakgrunn av analysen som ble gjort i forbindelse med sekretariatets utarbeidelse av overordnet analyse/plan for forvaltningsrevisjon. I spørreundersøkelsen som ble foretatt i forbindelse med utarbeidelse av analysen, skårer sykehjemmene og hjemmetjenesten høyt blant alle virksomhetene i Kvæfjord kommune når det gjelder viktigheten av å igangsette forvaltningsrevisjon. I undersøkelsen vurderes videre sykefravær/arbeidsmiljø som det nest viktigste blant fagområder innen de ulike sektorene sett inder ett med tanke på igangsetting av forvaltningsrevisjon. 2 PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER 2.1 Problemstillinger KomRev Nord IKS har på bakgrunn av kontrollutvalgets bestilling utarbeidet følgende problemstillinger som kan belyse temaet arbeidsmiljø og sykefravær: 1. Er noe av sykefraværet arbeidsrelatert, og hva oppgis i så fall som årsak? 2. Hvilke tiltak har administrasjonen iverksatt for å redusere sykefraværet i helse- og omsorgsavdelingen? 3. Hvordan vurderer de ansatte innenfor det psykososialeog fysiske arbeidsmiljøet, og tilsier de ansattes vurderinger at arbeidsmiljøet er i tråd med arbeidsmiljølovens krav til psykososialt og fysisk arbeidsmiljø? 4. Har rutiner for avviks- og skademelding i henhold til krav i regelverket? Kontrollutvalget har i bestillingen gitt uttrykk for at det er ønskelig at forvaltningsrevisjonsprosjektet også fokuserer på fravær blant vikarer og hvorvidt kommunene har vurdert eller satt i verk tiltak for å forebygge/redusere fravær blant vikarer. Problemstilling 1 og 2 er rene kartleggingsoppgaver. Det er ikke utledet revisjonskriterier og heller ikke gjort vurderinger under disse deskriptive problemstillingene. 2.2 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er de krav og forventninger som revisjonsobjektet skal vurderes mot, og man søker å få svar på om regelverket er oppfylt. En rekke lover og forskrifter regulerer arbeidsmiljøet innen helse og omsorgstjenesten, der man på den ene siden har brukernes behov og rettigheter og på den andre siden arbeidstakernes arbeidsmiljø. Avhengig av om man arbeider på et sykehjem eller ute hos brukeren i hjemmetjenesten, vil man møte på utfordringer ved arbeidsmiljøet. Dette gjør at krav og hensyn må imøtekommes. Følgende lovverk har spesiell betydning for arbeidsmiljøet innen pleie og omsorg, og viser hvor komplekst området er: Side: 2

9 Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). LOV Lov om vern mot tobakksskader (røykeloven). LOV Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften). FOR Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven). LOV Lov om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven). LOV nr Lov om pasientrettigheter (pasientrettighetsloven). LOV nr Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven). LOV nr Revisjonen har på bakgrunn av problemstillingene tatt utgangspunkt i revisjonskriterier hentet fra arbeidsmiljøloven (aml), der 4-3 inneholder kravene til det psykososiale arbeidsmiljøet, og 4-4 inneholder kravene til det fysiske arbeidsmiljøet. Revisjonen har videre tatt utgangspunkt i 4 i internkontrollforskriften, som stiller krav til innholdet i internkontrollen, bl.a. avviksbehandling. Veilederen Hvordan holde orden i eget hus - Internkontroll i sosial- og helsetjenesten (IS-1183), gir nærmere fortolkninger av denne forskriften, samt anbefalinger til dokumentasjon og tiltak. I tillegg er det viktig at personskader eller sykdommer som oppstår under utførelse av arbeid, registreres. Dette er gjengitt i arbeidsmiljølovens 5-1. De konkrete revisjonskriteriene er operasjonalisert og referert i tekstboks under den aktuelle problemstillingen. 3 METODE OG AVGRENSING 3.1 Metode og datamateriale Revisjonen har lagt vekt på å innhente og analysere data som gir et best mulig innblikk i sykefraværet og arbeidsmiljøet innen. Vi har benyttet metodene spørreundersøkelse, intervjuer og dokumentanalyse. Revisjonen har intervjuet helse- og sosialsjef, HMS-/ personalkonsulent, fem enhetsledere samt sendt spørsmål pr e-post til hovedverneombud. Prosjektet er utført i henhold til gjeldende standard 1 for forvaltningsrevisjon Spørreundersøkelse Revisjonen har gjennomført en spørreundersøkelse (QuestBack) rettet mot alle ansatte og vikarer ved 13 enheter i. Spørreskjemaet bestod av til sammen 57 spørsmål inkludert kommentarfelt der de ansatte kunne utdype sine svar. Spørsmålene omfattet bl.a. demografiske variabler, arbeidspress, arbeidsmiljø, mobbing, sykefravær, mulige arbeidsrelaterte årsaker til sykefravær, avviksregistrering og tiltak for å redusere sykefraværet. Spørreundersøkelsen ble gjennomført elektronisk gjennom utsendelse av e-post invitasjon, samt at de uten e-post fikk tilgang til undersøkelsen via datamaskiner på sin arbeidsplass. I tillegg ble en link til spørreundersøkelsen lagt ut på kommunens intranettsider. Oversikten over ansatte og vikarer ble utarbeidet av kontaktpersonen for prosjektet. Spørreundersøkelsen var tilgjengelig i to måneder i perioden til Antall mulige respondenter var 386, og revisjonen mottok 163 svar. Dette utgjør 42 %, noe revisjonen vurderer som lav deltakelse. Det ble purret en rekke ganger via e-post, intranett, kontaktperson for prosjektet og enhetslederne, men det lyktes ikke å få høyere svarprosent. Med denne lave 1 Norges Kommunerevisorforbund: RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon Side: 3

10 svarprosenten er det vanskelig å kunne trekke konklusjoner ut fra funnene i undersøkelsen, men funnene kan gi indikasjoner på hvordan arbeidsmiljøet er ved Gyldighet og pålitelighet Med gyldige data menes at det skal være samsvar mellom formålet for undersøkelsen og de data som er samlet inn. Revisor mener at data i denne undersøkelsen er egnet til å svare på problemstillingene, ved at vi har relevant og tilstrekkelig informasjon. I tillegg er høy gyldighet sikret gjennom triangulering av faktafunn fra dokumentanalyse, intervju/muntlig informasjon og spørreundersøkelse. Med pålitelige data menes at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. For å sikre at data er pålitelige, er det nødvendig å vurdere eventuelle feilkilder. Dette er ivaretatt ved kvalitetssikring av faktaopplysningene som er framkommet fra dokumenter, og verifisering av faktaopplysninger framkommet i intervju og møter. 3.2 Avgrensing Revisjonen har i undersøkelsen sett nærmere på arbeidsmiljø og sykefravær ved 13 av enhetene i. Ved fem av disse 13 har revisjonen sett nærmere på interne systemer og rutiner. Spørsmålene i spørreundersøkelsen vedrørende sykefravær, er avgrenset til å gjelde siste året. Sykefraværsstatistikken som er brukt er fra de tre siste årene. Revisjonen vil ikke kunne trekke fram enkeltenheter i denne rapporten på grunn av den lave svarprosenten og muligheten til å kjenne igjen hvem som har svart. Side: 4

11 4 HELSE- OG OMSORGSAVDELINGEN ble helseavdelingen og omsorgsavdelingen slått sammen til en avdeling helse- og omsorgsavdelingen. Helse- og omsorgssjefen har på vegne av administrasjonssjefen det daglige ansvaret for s samlete drift. Avdelingen hadde i 2010 til sammen 263 stillingshjemler fordelt på 333 ansatte (inkl vikarer ca 400), og er organisert med stab og flere driftsenheter. Hver av driftsenhetene ledes av en enhetsleder. Figur 1: Organisasjonskart Kvæfjord kommune Side: 5

12 Nedenfor er en oppdatert oversikt over stillingshjemler og antall ansatte for 2010 og 2011 fordelt på enhetene i. Virksomhet / enhet Stillingshjemler 2010 Stillingshjemler 2011 Antall ansatte Helse/omsorgssjefens kontor 6,50 6,20 7 Felleskjøkken 2,70 2,70 4 Legetjenesten 5,32 5,32 6 Ergoterapitjenesten 1,00 1,00 1 Fysioterapitjenesten 4,00 4,00 4 Kvæfjordheimen sykehjem 17,50 23,50 33 Husby bosenter 13,50 13,19 21 Husby sykehjem 11,54 12,54 20 Avlastning/rehabilitering 9,06 9,06 15 Avlastning ungdom 0,33 0,33 Kveldro bosenter 17,90 18,07 23 Sykepleietjenesten 23,25 23,25 25 Psykiatritjenesten 5,50 6,00 6 Nattjenesten 20,57 18,64 27 Omsorgsgr. Berg 32,06 31,23 40 Omsorgsgr. Husby 18,20 15,92 25 Omsorgsgr. Trastad 20,58 15,44 35 Omsorgsgr. Borkenes 30,07 28,87 41 Omsorgsgr. Lia utgår Tabell 1: Oversikt over stillingshjemler og ansatte i, Kvæfjord kommune. Side: 6

13 5 SYKEFRAVÆRET 5.1 Andelen sykemeldte årene 2008 til 2010 Diagrammet under er en oversikt over det registrerte sykefraværet 2 de siste årene, og inkluderer både egenmeldt og legemeldt sykefravær. Figur 2: Andelen sykemeldte i og kommunen totalt, Kvæfjord kommune Helse og omsorg (f.o.m. 1.kv.10) Helse (t.o.m. 4.kv.09) Omsorg (t.o.m. 4.kv.09) Kommunen totalt 1.kv.08 2.kv.08 3.kv.08 4.kv.08 1.kv.09 2.kv.09 3.kv.09 4.kv.09 1.kv.10 2.kv.10 3.kv.10 4.kv.10 Tabellen under viser gjennomsnittlig sykefravær i prosent kvartalsvis for årene 2008, 2009 og Helse og omsorg (f.o.m. 1.kv.10) 1.kv.08 2.kv.08 3.kv.08 4.kv.08 1.kv.09 2.kv.09 3.kv.09 4.kv.09 1.kv.10 2.kv.10 3.kv.10 4.kv.10 10,01 12,16 9,89 13,17 Helse (t.o.m. 4.kv.09) Omsorg (t.o.m. 4.kv.09) Kommunen totalt 13,73 11,52 17,53 14,12 17,53 11,52 10,08 12,89 8,24 8,69 7,5 9,42 13,04 7,81 8,68 9,12 10,84 10,58 9,12 11,71 13,7 9,87 7,25 9,94 10,04 9,68 8,84 12,97 Tabell 2: Andel egenmeldt og legemeldt sykefravær, 2008, 2009 og 2010 i Helse og omsorgsavdelingen og kommunen totalt, Kvæfjord kommune. 2 Fra 2010 ble helseavdelingen og omsorgsavdelingen slått sammen Side: 7

14 Virksomhet / enhet Kvæfjordheimen sykehjem 1.kv.08 2.kv.08 3.kv.08 4.kv.08 1.kv.09 2.kv.09 3.kv.09 4.kv.09 1.kv.10 2.kv.10 3.kv.10 4.kv.10 3,92 5,27 5,4 6,55 20,01 20,23 22,81 20,6 6,4 7,91 12,56 9,75 Husby sykehjem 16,57 13,54 6,15 9,79 7,67 7,81 12,27 15,6 17,33 20,93 6,67 10,13 Avlastning/rehab sykehjem 3,23 0,68 2,04 12,74 14,26 7,81 4,25 8,15 2,21 5,94 0,68 1,36 Sykepleietjenesten 8,93 10, ,54 19,84 5,96 4,96 7,41 9,13 5,36 5,96 20,38 Psykiatritjenesten 2,77 4,62 1,85 4,31 12,31 3,64 2,24 4,76 4,76 1,12 1,4 4,48 Kveldro bosenter 10,57 6,9 5,73 14,42 11,65 8,87 3,58 7,26 9,54 9, ,70 Husby bosenter 13,44 18,75 16,09 10,6 7,76 16,92 5,13 8,89 6,84 10,03 12,01 22,26 Nattjenesten 23,75 14,56 8,17 12,86 6,07 8,12 13,07 13,69 12,82 12,44 15,66 19,89 Omsorgsgruppe 1.kv.08 2.kv.08 3.kv.08 4.kv.08 1.kv.09 2.kv.09 3.kv.09 4.kv.09 1.kv.10 2.kv.10 3.kv.10 4.kv.10 Omsorgsgr. Berg 11,19 11,4 27,55 12,07 24,26 12,46 8,59 9,69 11,52 9,02 7,2 8,64 Omsorgsgr. Husby 8,82 35,01 6,57 9,85 24,23 16,96 16,77 17,98 19,61 19,95 20,02 25,82 Omsorgsgr. 14,96 16,7 18,39 16,55 18,24 12,58 9,98 16,99 17,35 11,51 10,47 9,50 Trastad Omsorgsgr. Krysset / Borkenes 8,21 11,35 6,12 17,32 20,77 10,15 13,56 11,98 14,52 9,78 10,5 11,83 Omsorgsgr. Lia 13,67 13,66 11,02 9,24 19,17 11,1 4,27 16,23 20,88 9,07 9,73 20,63 Tabell 3: Andel egenmeldt og legemeldt sykefravær, 2008, 2009, og 2010 fordelt på virksomheter/enheter i, Kvæfjord kommune. Sykefraværet innen som helhet har de siste årene vært høyt, og har vært høyere enn gjennomsnittet for hele kommunen. Sykehjem, nattjenesten og enkelte av omsorgsgruppene er de enhetene som i gjennomsnitt har hatt høyest sykefravær. I sykefraværstallene revisjonen har gjennomgått, framkommer det at det i gjennomsnitt har vært 29 personer med langtidssykemeldinger de tre første kvartalene i I fjerde kvartal var det 35 langtidssykemeldte. I følge statistikken utgjør dette fraværet omtrent halvparten av det totale sykefraværet i. Dette medfører at fraværsprosenten blir høy ved enkelte enheter. Det lages ikke egen sykefraværsstatistikk for vikarer, og det er derfor vanskelig å si noe om hvor stort sykefraværet er blant vikarer. I spørreundersøkelsen var det 22 vikarer som har svart, og blant disse har fire oppgitt å ha vært sykemeldt i mindre enn åtte uker og de øvrige 18 har ikke hatt sykefravær. 5.2 Er noe av sykefraværet arbeidsrelatert og hva oppgis i så fall som årsak? I følge Arbeidstilsynet er muskel- og skjelettplager den største enkeltårsak til sykefravær i arbeidslivet. I Norge har 40 % av de sykemeldte en diagnose relatert til muskel- og skjelettplager. I tillegg kommer egenmeldinger, for eksempel kan en akutt vond rygg ofte føre til noen dagers egenmelding. Omlag 20 % av norske arbeidstakere rapporterer om alvorlige muskel- og skjelettplager. En tredjedel av uføretrygdene har årsak i muskel- og skjelettsykdommer. 3 Det er 15 % av de som har svart på spørreundersøkelsen, som oppgir å ha hatt sykefravær der de vurderer arbeidsrelaterte forhold som årsak. I tilsvarende undersøkelser gjennomført av revisjonen (der svarprosenten har vært over 70 og 80) har andelen arbeidsrelatert årsak til sykefravær vært på 15 og 16 prosent. Selv om svarprosenten i denne undersøkelsen var lav, kan det tyde på at andelen er reell. 3 Kilde: Side: 8

15 Ulike faktorer kan påvirke arbeidsdagen til de ansatte i. Blant disse er fysiske variabler som tilgang på hjelpemidler, kjøretøy, de ansattes sikkerhet, fysiske miljø på avdelingene og hjemme hos tjenestemottaker. I tillegg finnes det psykososiale variabler som sosialt arbeidsmiljø, arbeidspress, mobbing og samarbeid med ledelse. De ansatte ble bedt om å krysse av for hvilke faktorer som de mener har vært årsak til deres sykefravær det siste året. Figur 3: Årsaker til sykefravær, Kvæfjord kommune Belastningsskader 22 Påkjenninger knyttet til for høyt arbeidspress 11 Psykiske påkjenninger i jobben knyttet til tjenestemottakere/pårørende 8 Fysisk arbeidsmiljø 5 Skader i arbeidssituasjonen som følge av uhell 2 Sosialt arbeidsmiljø 2 Skader påført av tjenestemottaker 1 Smitte/sykdom påført i arbeidssituasjonen 2 Påkjenninger knyttet til arbeidskonflikt 2 Påkjenninger knyttet til mobbing på arbeidsplassen 2 Andre jobbrelaterte årsaker 4 Vet ikke/usikker på om noen av de ovenstående alternativene helt eller delvis var medvirkende til mitt sykefravær 10 Det var ingen arbeidsrelaterte forhold som helt eller delvis medvirket til mitt sykefravær Figuren viser en oversikt over hva ansatte som har svart på undersøkelsen, vurderer som arbeidsrelatert årsak til deres sykefravær. Det er belastningsskader som flest (22 ansatte) vurderer som arbeidsrelatert årsak til sykefravær. Videre vurderes arbeidspress (11 ansatte) og psykiske påkjenninger (åtte ansatte) og fysisk arbeidsmiljø (fem ansatte) som arbeidsrelatert årsak til deres sykefravær. Øvrige faktorer er knyttet til sosialt arbeidsmiljø, medbestemmelse/samarbeid og fysiske skader påført av tjenestemottaker. 39 ansatte har angitt ikke-arbeidsrelaterte forhold som årsak til sykefraværet. Helse og omsorgssjefen synes det er sammenfallende med tidligere undersøkelser om årsaker til sykefravær. Arbeidstilsynets landsomfattende undersøkelse og kampanje Rett hjem 4, viste at ansatte i hjemmetjenesten opplever tidspress som en belastning: Tidspress er en overordnet årsaksfaktor for arbeidsmiljøproblemene som er avdekket i hjemmetjenesten i kampanjeperioden. Tidspress er en stor belastning i seg selv, men også årsaken til at tiltak for å forebygge ergonomiske belastninger og vold og trusler i mange tilfeller ikke gjennomføres. Revisjonen har fra NAV fått oversikt over hva som er registrert årsak til sykefravær i helse- og omsorgsavdelingen i kommunen. Denne viser for 2010 at 45,6 % av fraværet skyldes muskel- og 4 Side: 9

16 skjelettlidelser og 18 % skyldes psykiske lidelser. For 2008 og 2009 sto muskel- og skjelettlidelser for 36 % av sykefraværet i avdelingen Arbeidspress, arbeidssituasjon og bemanning Tabellen under viser at 11 % (17 ansatte) har opplevd høyt arbeidspress, 45 % (71 ansatte) har opplevd periodevis svært høyt arbeidspress og 9 % (15 ansatte) har opplevd svært høyt arbeidspress. Helse- og omsorgssjefen sier at det blir mye ansvar på de med lang fartstid og på øvrige ansatte når det er mye sykefravær. Arbeidspress oppleves veldig forskjellig; der noen vurderer noe som arbeidspress, gjør andre det ikke. Hovedverneombudet sier det ikke er noe uventet resultat. Dette resultatet samsvarer med Arbeidstilsynet undersøkelse og kampanje "Rett hjem" der arbeidspress var en faktor som ikke kom positivt ut. Arbeidspress Antall Prosent Arbeidspresset har vært lavt 1 1 % Arbeidspresset har vært normalt % Arbeidspresset har vært høyt % Arbeidspresset har periodevis vært svært høyt % Arbeidspresset har vært svært høyt 15 9 % Tabell 4: Andel av ansatte som har vurdert arbeidspress. Hvilket alternativ beskriver best arbeidspresset slik du har opplevd det, det siste året? N=161 De ansatte ble videre bedt om å vurdere hvordan deres arbeidssituasjon var. Av de som har svart, er det 31 % av respondentene (50 ansatte) som mener at de har tid til å gjøre sine arbeidsoppgaver på en tilfredsstillende måte. 58 % (93 ansatte) mener at det er arbeidsoppgaver som de av og til ikke får tid til å gjøre, mens det er 11 % (17 ansatte) som mener at det er arbeidsoppgaver som de sjelden eller aldri får tid til å gjøre på en tilfredsstillende måte. Disse resultatene stemmer godt med situasjonen slik helse- og omsorgssjefen kjenner den. Arbeidssituasjon Antall Prosent Jeg får tid til å gjøre alle mine arbeidsoppgaver på en tilfredsstillende måte % Det er arbeidsoppgaver som jeg av og til ikke får tid til å gjøre på en tilfredsstillende måte % Det er arbeidsoppgaver som jeg sjelden eller aldri får tid til å gjøre på en tilfredsstillende måte % Tabell 5: Andel av ansatte som har vurdert sin arbeidssituasjon. Hvilket av alternativene beskriver din arbeidssituasjon best? N=160 De ansatte som svarte at de av og til ikke eller sjelden/aldri får tid til å gjøre sine arbeidsoppgaver på en tilfredsstillende måte, fikk spørsmål om hvilke arbeidsoppgaver dette gjaldt. Her kunne de gi flere svaralternativer: 51 ansatte svarer at dette dreier seg om at de av og til ikke eller sjelden/aldri får tid til praktiske arbeidsoppgaver som ikke er direkte rettet mot bruker, som f.eks. renhold 62 ansatte svarer at dette er arbeidsoppgaver som er viktige for brukernes livskvalitet (lufteturer, prat, omsorg) som de av og til ikke eller sjelden/aldri får tid til å gjøre Ti ansatte svarer at dette er arbeidsoppgaver som er knyttet til brukernes primære behov (mat og drikke, toalettbesøk, søvn osv) som de av og til ikke eller sjelden/aldri får tid til å gjøre Side: 10

17 Arbeidsoppgaver en ikke har tid til Antall Prosent Praktiske arbeidsoppgaver som ikke er direkte rettet mot brukerne 51 (f.eks renhold/rydding i skap e.l) 54 % Arbeidsoppgaver som er viktige for brukernes livskvalitet (f.eks lufteturer, prat, omsorg) % Arbeidsoppgaver som er viktige for brukernes primære behov (f.eks mat og drikke, toalett-besøk, søvn, nødvendig vask osv) % Tabell 6: Andel av ansatte som har vurdert arbeidsoppgaver de ikke rekker. Hvis du av og til eller sjelden/aldri får tid til å gjøre visse arbeidsoppgaver gjelder det? Flere valgmuligheter. N=95 Dette er kjente tilbakemeldinger for de enhetslederne revisjonen har snakket med. Hverdagen er ofte hektisk for de ansatte, og ikke alltid strekker tiden til. Når det gjelder bemanning, er det 39 ansatte som har svart at det ikke er stor nok grunnbemanning. Av disse er det 13 som mener det er for lite personell på dagtid i ukedagene, 12 mener det er for lite personell på dag i helgene, mens ti mener det er for lite på kveldene i helgene. Bemanning Antall Prosent For lite personell dagskift hverdager % For lite personell aftenskift hverdager 9 41 % For lite personell nattskift hverdager 1 18 % For lite personell dagskift helg % For lite personell aftenskift helg % For lite personell nattskift helg 6 15 % Tabell 7: Andel av ansatte som mener det ikke er stor nok grunnbemanning. Hva beskriver den manglende bemanningen på din arbeidsplass? N= Hvilke tiltak har administrasjonen iverksatt for å redusere sykefraværet? I spørreundersøkelsen ble de ansatte spurt om de kjenner til tiltak for å redusere sykefraværet. Av de som har svart, sier 31 % (50 ansatte) at de kjenner til tiltak for å redusere sykefraværet, mens 69 % (112 ansatte) sier å ikke kjenne til tiltak. Det overrasket hovedverneombudet at ikke flere kjenner til tiltak for å redusere sykefraværet. Hovedverneombudet mener at IA-rutinen til kommunen bør gjennomgås på personalmøter. Det foreligger ikke egne tiltak rettet mot vikarer for å redusere sykefraværet. Vikarer blir ivaretatt gjennom de tiltak som finnes for de faste ansatte. Revisjonen har fått presentert følgende av HMS-/personalkonsulent og helse- og sosialsjefen som tiltak for å forebygge og redusere sykefraværet: Kvalitetskommuneprogrammet I tidsrommet var det gjennomført et prosjekt i Kvæfjord kommune med navnet Vi tar grep i lag 5. Dette hadde bakgrunn i Kvalitetskommuneprogrammet som bygger på en avtale mellom Kommunal- og regionaldepartementet, Helse- og omsorgsdepartementet, Kunnskapsdepartementet, KS, Akademikerne, LO-kommune, UNIO og YS-K. Det ble etablert ulike arbeidsgrupper der hovedfokus var arbeidsglede og endringsvilje. Et av delmålene i prosjektet var/er at sykefraværet skal reduseres. Arbeidsgruppene i kommunen var/er som følger: 5 Sluttrapport Kvalitetskommuneprogrammet Vi tar grep i lag, Kvæfjord kommune Side: 11

18 Kvæfjordheimen sykehjem: Hovedmål å redusere sykefraværet til under åtte prosent i løpet av Løft prosjektet ved Kvæfjordheimen o Økt fysisk aktivitet ved egentrening på Flex (treningsstudio), 13 ansatte fikk dekket treningen fra april 2010 og ut året o Deltagelse i Ti på topp, ti ansatte fikk deltagerkort o Avspenningskurs med fysioterapeut tolv ganger fra mai 2010 og ut året. o Innføring i refleksjonsverktøyet Hjerte hode hender (refereres til nedenfor) o Utdanning av ryggombud (refereres til nedenfor) For å avhjelpe situasjonen med høyt sykefravær, ble stillingene til fire ansatte økt slik at Kvæfjordheimen sykehjem i 2010 ble driftet med økt grunnbemanning på dagvaktene i ukedagene. I følge sluttrapporten 7 har dette fungert bra. Omsorgsgruppe Husby, avd. Rødgården: De ansatte ønsket å arbeide fram en ny turnusordning hvor alle kunne jobbe hver fjerde helg. Målsettingen var å bedre arbeidsmiljøet samt øke de ansattes tilstedeværelse for brukerne. Evaluering viste at den velferdsmessige gevinsten ved å jobbe bare hver fjerde helg, veide opp for å arbeide langvakter. Turnusen er godkjent for drift fram til juni Kveldro bosenter: Det ble innført ny turnusordning som de aller fleste følger. Suttrapporten beskriver så langt å ha løftet arbeidsmiljøet ytterligere. Personalet er blitt mer samkjørte, og det å gi en hjelpende hånd til hverandre er blitt en selvfølge. Hjerte hode hender: Refleksjonsverktøyet Hjerte Hode Hender er et redskap til å håndtere krevende relasjoner i arbeidshverdagen for ansatte i pleie- og omsorgstjenesten. Innføring i Hjerte Hode Hender på enhetsledernivå ble tilbudt alle enhetene i i slutten av april Dette ble gjennomført i tre puljer og alle enheter var representert ved enhetsleder og/eller avdelingsleder/ stedfortreder. I løpet av innføringen ble det dannet refleksjonsgrupper både internt i enhetene og på tvers av de ulike enhetene. På innføringen deltok 40 ansatte, og totalt er 66 ansatte deltagere i refleksjonsgruppene. Ressursgruppe sykefravær: Gruppen konstituerte seg og består av kommunelege, to fra helse og omsorgsavdelingen, personalkonsulent, fagforeningen og NAV. Gruppens mandat er: Evaluere kommunens rutiner og komme med forslag på enkle systemer som er lik i hele organisasjonen Kvæfjord kommune, og komme med forslag til hvordan vi kan implementere dette i hele kommunen Se på, forbedre og utrede muligheten for å etablere retningslinjer for bruk av egenmelding sett i lys av redusert stillingsandel Vurdere om rutinene for oppfølging er konkrete nok Utrede mulighetene for å registrere alvorlig sykdom som ikke er relatert til arbeidsplassen og om dette kan holdes utenfor statistikken lege NAV Utrede muligheter for belønning av lavt sykefravær Komme med forslag på tiltak som kan virke forebyggende i forhold til sykefravær Kvalitetskommuneprogrammet ble avsluttet , men fortsatt gjenstår sluttføring av Løft prosjektet ved Kvæfjordheimen sykehjem, Hjerte- hode- hender i, og ressursgruppe sykefravær med mandatmålene. Når disse prosjektgruppene er ferdige, kan en konkret vurdere om tiltakene har hatt effekt på sykefraværet. 6 Prosjektplan for Løft ved Kvæfjordheimen sykehjem 7 Kvalitetskommuneprogrammets sluttrapport, Kvæfjord kommune Side: 12

19 Nytt gulvbelegg på Kvæfjordheimen Ved Kvæfjordheimen sykehjem er gulvbelegget nylig skiftet ut. Det gamle belegget førte til at mange ble plaget med betennelse i føttene. Som strakstiltak ble det kjøpt inn vannsåler til de ansatte. I tillegg fikk de tilretteleggingstilskudd og kjøpte inn sparkesykler for å begrense gåing på belegget. Fysisk aktivitet Svømmehall gratis for ansatte over 50 år Sykle til jobben Ti på topp - fjellturer Skiaktiviteter Trimtilbud i hallen Treningsstudio Fysiske aktiviteter blir i utgangspunktet ikke tilbudt i arbeidstid eller dekket av arbeidsgiver. IA-avtalen Kvæfjord kommune har inngått IA-avtale. De ansatte trekker fram muligheten for tiltrettelegging av arbeidet som positivt, herunder prosjektet Gravid i arbeid. Ryggskole, ryggombud Dette er et 18 timers kurs der 14 av 15 deltakere har gjennomført. I følge helse- og sosialsjefen er det god spredning på deltagerne, slik at mange enheter nå har ryggombud. Det er enighet om at disse skal oppgraderes årlig, og de skal benyttes som veiledere der det er behov for det. Ryggombudene har i oppgave å drive opplæring i løfteteknikker og forflytning samt de skal holdes oppdatert i nye hjelpemidler. Ny HMS-håndbok Kvæfjord kommune har utarbeidet ny HMS-håndbok som skal styrke HMS-arbeidet, og HMS-/ personalkonsulenten jobber aktivt ut mot enhetene for å implementere håndboka i den daglige drifta. Side: 13

20 6 ANSATTES VURDERING AV ARBEIDSMILJØET Arbeidsmiljøloven 4-3. Krav til det psykososiale arbeidsmiljøet (1) Arbeidet skal legges til rette slik at arbeidstakers integritet og verdighet ivaretas. (2) Arbeidet skal søkes utformet slik at det gir mulighet for kontakt og kommunikasjon med andre arbeidstakere i virksomheten. (3) Arbeidstaker skal ikke utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. (4) Arbeidstaker skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Arbeidsmiljøloven 4-4. Krav til det fysiske arbeidsmiljøet (1) Fysiske arbeidsmiljøfaktorer som bygnings- og utstyrsmessige forhold, inneklima, lysforhold, støy, stråling o.l. skal være fullt forsvarlig ut fra hensynet til arbeidstakernes helse, miljø, sikkerhet og velferd. (2) Arbeidsplassen skal innredes og utformes slik at arbeidstaker unngår uheldige fysiske belastninger. Nødvendige hjelpemidler skal stilles til arbeidstakers disposisjon. Det skal c Revisors funn De ansatte ble i spørreundersøkelsen bedt om å gjøre en generell vurdering av det psykososiale og fysiske arbeidsmiljøet. Det var også mulig for de ansatte å komme med utfyllende kommentarer knyttet til arbeidsmiljøet. Det psykososiale arbeidsmiljøet På en skala fra 1 til 5, der verdien 1 er svært dårlig og 5 er svært godt, gir de ansatte det psykososiale arbeidsmiljøet en gjennomsnittsscore på 3,97. Dette viser at de som har svart på undersøkelsen, er godt fornøyd med det psykososiale arbeidsmiljøet. Det er 44 % av de ansatte (71 ansatte) som vurderer det psykososiale arbeidsmiljøet som godt, 29 % (47 ansatte) vurderer det som svært godt, mens 5 % (ni ansatte) vurderer det som dårlig. Psykososialt arbeidsmiljø verdi/score Antall Prosent % % % % Tabell 8 8 : Psykososialt arbeidsmiljø i, Kvæfjord kommune: Verdien 1 er svært dårlig og 5 er svært godt psykososialt arbeidsmiljø. Hvordan vurderer du det psykososiale arbeidsmiljøet på din arbeidsplass/ avdeling? 9 N=161 Gjennomsnitt: 3,97 Median: 4 8 Forklaring til tabellen: Tallene 1,2,3,4,5 = score som respondenten gir der 1 er svært dårlig og 5 er svært godt. Antall = antall respondenter fordelt på hver score (1-5). N = antall respondenter som har svart på dette spørsmålet. Gjennomsnitt = alle scorene lagt sammen og delt på antall respondenter som har svart. Median = den midterste verdien i en fordeling der halvparten er høyere enn medianen og halvparten er lavere. Side: 14

21 I spørreundersøkelsen var det spørsmål som nyanserer og beskriver nærmere de generelle vurderingene av det psykososiale arbeidsmiljøet, deriblant spørsmål om forhold til kolleger, mobbing, ansattes fare for å bli skadet på arbeidsplassen, vurdering av hvordan ansatte tas med på råd, medarbeidersamtaler og kommunikasjon/ informasjonsutveksling med nærmeste leder. Så mange som 86 % (139 ansatte) svarer at de har et positivt forhold til alle eller de fleste av sine kolleger, og 13 % (21 ansatte) beskriver har et positivt forhold til flere av sine kolleger. Forhold til kolleger Antall Prosent Har et positivt forhold til alle eller de fleste av mine kolleger % Har et positivt forhold til flere av mine kolleger % Har et positivt forhold til en eller noen få av mine kolleger 1 1 % Har ikke et positivt forhold til noen av mine kolleger 0 0 % Tabell 9: Forhold til kolleger i, Kvæfjord kommune. Hvordan vil du beskrive forholdet til dine kolleger? N=161 Ser en nærmere på registrering av mobbing i løpet av de siste to årene, har 4 % av de ansatte (åtte ansatte) vurdert at dette har vært/er et problem, og 17 % (28 ansatte) har vurdert at det har vært enkelttilfeller. Helse og sosialsjef mener dette er naturlig å finne i et arbeidsmiljø, men det er helt klart noe som man må ta tak i. Mobbing Antall Prosent Ja dette har vært/er et problem 8 5 % Ja, men det har kun vært enkelttilfeller % Nei, aldri % Usikker/vet ikke % Tabell 10: Ansattes registrering av mobbing i, Kvæfjord kommune Har du i løpet av de siste 2 årene registrert at du eller andre har vært utsatt for mobbing fra ansatte på din arbeidsplass? N=162 De ansatte ble bedt om å vurdere faren for å bli skadet på jobb. 47 % (74 ansatte) vurderer at det er noe fare for å bli fysisk skadet, mens 7 % (tolv ansatte) vurderer at det er stor fare for å bli skadet på jobb. Skader som er beskrevet av de ansatte og som går igjen, er slag, kloring, spytting, verbale trusler og belastningsskader rygg/skuldre. Hovedverneombudet har utarbeidet statistikk på innmeldte skademeldinger som viser at utfordrende atferd er hovedproblemet og spesielt innen helse- og omsorgsavdelingen. Fare for å bli skadet Antall Prosent Nei, liten eller ingen fare for å bli skadet % Ja, noe fare for å bli skadet % Ja, stor fare for å bli skadet 12 7% Tabell 11: Ansattes vurdering av faren for å bli skadet på jobb i, Kvæfjord kommune. Er det etter din mening fare for at du kan bli skadet på jobb? N=161 Kommunikasjons- og informasjonsutveksling mellom nærmeste leder og de ansatte gis en gjennomsnittlig score på 3,65. Som tabellen under viser, er 44 % (70 ansatte) godt fornøyd, 21 % (34 ansatte) svært godt fornøyd med informasjonsutvekslingen, mens 12 % (19 ansatte) er dårlig fornøyd og 4 % (syv ansatte) er svært dårlig fornøyd. 9 Hjelpetekst til spørsmålet: Med psykososialt arbeidsmiljø menes at arbeidstakers integritet og verdighet ivaretas, der er mulighet for kontakt og kommunikasjon med andre arbeidstakere, utsettes ikke for trakassering og så langt som mulig beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger etc. Side: 15

22 Kommunikasjon og informasjonsutveksling Antall Prosent % % % % % Tabell 12: Kommunikasjon og informasjonsutveksling nærmeste leder og de ansatte i helse- og omsorgsavdelingen, Kvæfjord kommune 1 er svært dårlig og 5 er svært godt. Hvordan vil du beskrive kommunikasjons- og informasjonsutveksling mellom din nærmeste leder og de ansatte. N=161 Gjennomsnitt: 3,65 Median: 4 Når det gjelder hvor fornøyd de ansattes vurdering av hvorvidt de blir tatt med på råd angående egen arbeidssituasjon, gis det en gjennomsnittlig score på 3,34, noe som indikerer at de ansatte er middels fornøyd. Analysen viser at 6 % (ti ansatte) er svært lite fornøyd, 16 % (25 ansatte) er lite fornøyd, mens 33 % (54 ansatte) er fornøyd og 14 % (23 ansatte) er svært fornøyd. I følge helse og sosialsjef kan disse variasjonene ha sammenheng med ledertettheten i avdelingen. Tas med på råd angående egen arbeidssituasjon Antall Prosent % % % % % Tabell 13: Vurdering av hvordan ansatte tas meg på råd i, Kvæfjord kommune: 1 er svært lite fornøyd og 5 er svært fornøyd. Er du fornøyd med hvor mye de ansatte blir tatt med på råd angående egen arbeidssituasjon. N=162 Gjennomsnitt: 3,34 Median: 3 Som tabellen under viser, er det få som har hatt eller har fått tilbud om medarbeidersamtale. Til sammen 22 % (35 ansatte) av de som har svart på spørreundersøkelsen sier de har hatt eller fått tilbud om dette, mens 72 % (117 ansatte) sier de ikke har fått tilbud om medarbeidersamtale. Fra flere enhetsledere får revisjonen bekreftet at dette er ikke innarbeidet i, men at det er under planlegging og skal igangsettes ved flere enheter. En av informantene sier følgende: Det har ikke vært kultur for dette i kommunen. Det er noe som skal finnes i hele organisasjonen fra den administrative ledelsen og nedover i systemet. Medarbeidersamtale Antall Prosent Ja og har vært til slik samtale % Ja, men har ikke vært til slik samtale 11 7 % Nei % Usikker/vet ikke 10 6 % Tabell 14: Tilbud om medarbeidersamtale i, Kvæfjord kommune. Har du fått tilbud om medarbeidersamtaler der siste året? N=162 Side: 16

23 Det fysiske arbeidsmiljøet De ansattes generelle vurdering av det fysiske arbeidsmiljøet viser en gjennomsnittsscore på 3,46, noe som viser at de jevnt over er fornøyd. Det er 41 % (66 ansatte) som vurderer det fysiske arbeidsmiljøet som godt, og 11 % (17 ansatte) vurderer det som svært godt, mens 11 % (18 ansatte) vurderer det fysiske arbeidsmiljøet som dårlig og 2 % (4 ansatte) vurderer det som svært dårlig. Det er en del utfordringer som går igjen blant ansattes utfyllende kommentarer på det fysiske arbeidsmiljøet som inneklima og luft samt fysisk utforming i gamle bygg. Fysisk arbeidsmiljø verdi/score Antall Prosent % % % % % Tabell 15: Fysisk arbeidsmiljø i, Kvæfjord kommune: Verdien 1 er svært dårlig og 5 er svært godt fysisk arbeidsmiljø. Hvordan vurderer du det fysiske arbeidsmiljøet på din arbeidsplass/ avdeling? 10 N=162 Gjennomsnitt: 3,46 Median: 4 Her er et utdrag av kommentarer på det fysiske arbeidsmiljøet: Bygningen jeg arbeider i er dårlig utstyrt mht fysisk arbeidsmiljø. Slitt inventar - tildels utslitt og lite funksjonelt. Støy fra ventilasjonsanlegg. Adkomst til bygning trenger utbedring. Vi har ikke dusj, vi har ikke garderobe, veldig kaldt, dårlig inneklima osv. Dårlig luft i bygget. Tidvis ganske høylydt. For lite lys på rommene / badene. Tidvis veldig varmt i avdelinga. Etter renovering av bygget fikk vi nytt ventilasjonsanlegg, dette fungerer mye bedre enn det forrige. Vannbåren varme gir en lun temperatur, men enkelte plages av tørr luft at de får svie på øyne og klør i halsen. Belysninga er god. Ikke rundvasket personalenhet på mange, mange år. Ellers ganske greit. Dårlig lys på behandlingsrom. Ikke oppheng for Terapimaster på behandlingsrom. Begrenset utvalg av treningsapparater. Personheissystemet er slitsomt pga dårlig plass. Generelt vurderer de ansatte at tilgangen på hjelpemidler er bra i Kvæfjord kommune. Tilgangen til fysiske hjelpemidler og sikkerhetsutstyr vurderes noe lavere enn øvrig utstyr som teknisk, hygiene og utstyr til tjenestemottaker. Tilgang på hjelpemidler Gjennomsnittsscore/Verdi Utstyr som gjør fysisk arbeid lettere 3,54 Teknisk utstyr (pc, mobil, alarm o.l.) 4,05 Hygieneutstyr (hansker, munnbind o.l.) 4,38 Sikkerhetsutstyr som hindrer/reduserer faren for skader 3,41 Personlig utstyr til tjenestemottaker (gåstol, rullestol o.l.) 4,23 Tabell 16: Tilgang på hjelpemidler i, Kvæfjord kommune: Verdien 1 er svært lite tilgjengelig og 5 er svært godt tilgjengelig. Hvordan vil du beskrive tilgjengeligheten på følgende hjelpemidler ved din avdeling? 10 Hjelpetekst til spørsmålet: Med fysisk arbeidsmiljø menes arbeidsplasser, innemiljø, lys og støyforhold, tilgang til hjelpemidler etc.. Side: 17

24 Feil og mangler som går på fysisk arbeidsmiljø, meldes inn til teknisk avdeling. Mindre alvorlige feil og mangler blir som regel ordnet opp raskt, men generelt vedlikehold blir ikke prioritert i følge de enhetslederne revisjonen har snakket med. Det skal gjennomføres årlige vernerunder men i følge hovedverneombudet er det ca % dekningsgrad på gjennomføring av vernerunder. Hovedverneombudet kommenterer følgende: Når det gjelder det generelle vedlikeholdet på bygg vet vi at kommunen sliter med et stort etterslep på vedlikehold på bygningsmassen og at de ikke har økonomi til å gjennomføre dette. Dette medfører ytterligere slitasje på det fysiske miljø og at det kan påvirke arbeidstakers holdning til å melde inn både avvik, feil mangler vedrørende dette. Kommunen leier også en god del bygninger hos Kvæfjord eiendom AS, der det også er problematisk å få gjennomført både avvik og ordnet opp i bygningsmessige feil og mangler. Det virker som at når det innmeldes avvik til eiendomsselskapet så har de ikke kapasitet/ økonomi og ikke god nok planleggingsrutine for gjennomføring av innmeldte avvik. 6.2 Revisors vurderinger Revisor vil poengtere at de ansattes vurdering av arbeidsmiljøet i hovedsak er en subjektiv opplevelse, og spørsmålet om hvorvidt regelverket innen arbeidsmiljø er etterfulgt, er avhengig av høy grad av subjektive vurderinger. Det psykososiale arbeidsmiljøet vurderes generelt som godt av de ansatte som har svart på undersøkelsen, men enkelte svar beskriver og nyanserer disse funnene. Spesielt vil revisor trekke fram manglende gjennomføring av og rutiner for medarbeidersamtale og ansattes vurdering av hvorvidt de blir tatt med på råd. Revisor vurderer på bakgrunn av funnene at: det tyder på at det psykososiale arbeidsmiljøet i hovedsak er i tråd med kravet i aml 4-3 (2) til kontakt og kommunikasjon med andre arbeidstakere i virksomheten det tyder på at det psykososiale arbeidsmiljøet i varierende grad er i tråd med kravene om at arbeidet skal legges til rette slik at arbeidstakers integritet og verdighet ivaretas, at arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden, og at arbeidstaker skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre, jamfør aml 4-3 (1), (3) og (4) De ansatte som har svart på undersøkelsen er jevnt over fornøyd med det fysiske arbeidsmiljøet. Det rapporteres om en del utfordringer bygningsmessig og generelt vedlikehold beskrives å være lite prioritert. Revisor vurderer på bakgrunn av funnene at: det tyder på at det fysiske arbeidsmiljøet i hovedsak er i tråd med kravet i aml 4-4 (1) om at fysiske arbeidsmiljøfaktorer som bygnings- og utstyrsmessige forhold, inneklima, lysforhold, støy, stråling o.l. skal være fullt forsvarlig ut fra hensynet til arbeidstakernes helse, miljø, sikkerhet og velferd det tyder på at det fysiske arbeidsmiljøet i hovedsak er i tråd med kravet i aml 4-4 (2) om at arbeidsplassen skal innredes og utformes slik at arbeidstaker unngår uheldige fysiske belastninger, at nødvendige hjelpemidler skal stilles til arbeidstakers disposisjon samt legges til rette for variasjon i arbeidet og for å unngå tunge løft og ensformig gjentakelsesarbeid Side: 18

25 7 AVVIKS- OG SKADEMELDING Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (av nr 1731), 4. Innholdet i internkontrollen Internkontroll innebærer at den/de ansvarlige for virksomheten skal: f) skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, g) utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosial- og helselovgivningen IS-1183: Veilederen Hvordan holde orden i eget hus Internkontroll i sosial og helsetjenesten. Veilederen inneholder utfyllende fortolkninger og anbefalinger av forskriften 4 bokstav f og g: f) Etablere ordninger for registrering av feil og uønskede hendelser, bruk av avviksmeldinger i forbedringsarbeidet g) Virksomheten bør sørge for at det iverksettes rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge uønskede hendelser avviksbehandling. Registrerte uønskede hendelser bør gjennomgås av de involverte i samarbeid med deres nærmeste overordnede. AML 5-1. Registrering av skader og sykdommer (1) Arbeidsgiver skal sørge for registrering av alle personskader som oppstår under utførelse av arbeid. Det samme gjelder sykdom som antas å ha sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen 7.2 Revisors funn Revisor har sett nærmere på kvalitetshåndbok, internkontroll og HMS-perm for fem av enhetene innafor. Det framkommer at enhetene innen omsorg har egne kvalitetshåndbøker som inneholder dokumentasjon og rutiner som skal ivareta internkontrollen, mens enheter innen helse ikke har tilsvarende kvalitetshåndbok. Det foreligger altså ikke en felles kvalitetshåndbok/internkontroll for. Kvalitetshåndboka er delvis oppdatert siden 2005 med nye rutiner, men det framkommer ikke at den er gjennomgått og evaluert. Kveldro skal igangsette et arbeid med å utarbeide ny kvalitetsperm og at denne vil kunne være gjeldende for hele. Kvalitetshåndboken inneholder bl.a. rutiner for risikoog sårbarhetsanalyse og forbedrings- og avviksskjema. Disse blir i varierende grad bruk. Revisor har fått opplyst fra enkelte enhetsledere at det under vernerundene gjennomføres risikovurdering, men i følge dokumentasjon fra vernerundene, er ikke denne risikovurderingen i tråd med skjema for risikoanalyse som finnes i HMS-håndboka. Avvik som går på medikamenthåndtering og bruker/bebor/pasient, registreres i PROFIL, som er avdelingens elektroniske rapport og dokumentasjonssystem. Øvrige avvik skal registreres i et skjema som heter forbedrings- og avviksskjema. Bruken av avviksskjema er i følge enkelte enhetsledere varierende, men de har satt fokus på viktigheten av å registreres avvik. En enhetsleder trekker fram følgende eksempel på viktigheten med å registrere avvik: Over tid kom det avvik på at de ansatte hadde dårlig med tid til å gjøre arbeidet etter hvert fikk vi økt grunnbemanning HMS-håndboka som ivaretar forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid vurderes av revisor som godt dokumentert og den gjennomgås for tiden ved alle enheter. Dette arbeidet følges opp av HMS-/personalkonsulent, enhetslederne samt verneombud. HMS-permen inneholder bl.a. Side: 19

26 skjema for risikoanalyse, skjema for registrering av personskader, handlingsplan, brannvernrutiner m.m. Personalkonsulenten opplyser at det er et mål at alle enhetene skal gjennomføre grundige risikovurderinger. Personskader, trusler og psykisk vold skal registreres på skjema for registrering av personskade. I tillegg skal RTV-blankett A, fylles ut ved personskade som har medført medisinsk behandling. De ansatte ble i spørreundersøkelsen spurt om bruk, opplæring og evaluering av avviksskjema når det oppstår uønskede hendelser/situasjoner. Spørsmålene var fordelt på bruk av avviksskjema i kategoriene ansatt 11, bruker/beboer og medisinhåndtering. I tillegg ble de ansatte spurt om registrering av skader på skademeldingsskjema., Det er til sammen 45 av 155 ansatte som svarer at de alltid eller ofte benytter avviksskjema når det gjelder uønskede hendelser/situasjoner vedrørende ansatte. Det er 36 som svarer at de av og til eller sjelden benytter avviksskjemaet, 22 ansatte svarer at de aldri benytter det og 52 ansatte sier det ikke har vært behov for bruk av avviksskjema. Avviksskjema - ansatte Antall Prosent Ja, alltid % Ja, ofte % Av og til % Sjelden 12 8 % Aldri % Ikke vært behov % Tabell 17: Bruk av avviksskjema. Benytter du avviksskjema e.l. for uønskede hendelser som oppstår på arbeidsplassen når det gjelder, - ansatt? N=155 Videre er det 61 ansatte som sier at de alltid eller ofte benytter avviksskjema når det gjelder uønskede hendelser/situasjoner vedrørende bruker/beboer. Det er 54 ansatte som sier de av og til eller sjelden benytter avviksskjema, mens 22 svarer at de aldri benytter det. For 52 ansatte har det ikke vært behov for å bruke avviksskjema. Avviksskjema - bruker/beboer Antall Prosent Ja, alltid % Ja, ofte % Av og til % Sjelden % Aldri 9 6 % Ikke vært behov % Tabell 18: Bruk av avviksskjema. Benytter du avviksskjema e.l. for uønskede hendelser som oppstår på arbeidsplassen når det gjelder, - bruker? N= Som ansatt menes både seg selv og kolleger Side: 20