Innhold Lukket Arkivsaksnr

Transkript

1 Dyrøy kommune Den lærende kommune Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Møterom 1, Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 15:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Saksliste Utvalgssaksnr PS 81/07 RS 23/07 Innhold Lukket Arkivsaksnr Saker til behandling Referatsaker Situasjonen på arbeidsmarkedet i Indre Sør-Troms kommunene ved utgangen av august /9 RS 24/07 Hovedutskrift av møteboken 2007/62 Saker til behandling PS 82/07 Næringsutvikling - Dyrøy Sjøhus A/S 2007/657 PS 83/07 Oppnevnelse av OT-kontakt for Dyrøy kommune (oppfølgingstjenesten) 2007/528 PS 84/07 Søknad om støtte til bokutgivelse 2007/826 PS 85/07 Informasjonsplan 2007/469 PS 86/07 Økonomirapport 2. tertial /572 Rolf Espenes ordfører

2 Saker til behandling PS 81/07 Referatsaker Pressemelding NAV Sjøvegan Arbeid Kongsveien SJØVEGAN tel fax. Troms Internett: Nr.: 8/ Situasjonen på arbeidsmarkedet i Indre Sør -Troms kommunene ved utgangen av august Det er i dag registrert 90 personer som helt ledig ved NAV Sjøvegan arbeid. Dette gir en prosentvis ledighet på 1,92 %. Tallene for helt ledige er redusert med 1 person siden forrige måned. Antall helt ledige ved utgangen av august 2006 var 108 personer. Antallet langtidsledige ved utgangen av august 2007 er 20 personer, som utgjør 22,2 % av de helt ledige. Antall langtidsledige er det samme som forrige måned. Situasjonen på arbeidsmarkedet ved utgangen av august GRAT LAVA SALA DYRØY BARDU IST HL AUG HL.AUG LANG.LED LANG.LED % 7,14 % 20,00 % 15,38 % 35,71 % 30,77 % 22,22 % UNGD. U LED I % 2,70 % 2,19 % 2,39 % 2,48 % 1,25 % 1,92 % Av tabellen fremgår det at i Indre Sør- Troms kommunene er ledigheten 1,92% av arbeidstyrken. Ledigheten har gått ned med 1 person sammenlignet med juli Antall personer på ordinære tiltak er i dag 22 og er en økning med 1 person fra juli til august. 1 ungdom under 20 år er registrert ledig.

3 Endring i helt ledige fra juli 2006 til august HL. aug HL. Aug Endr Gratangen Lavangen Salangen Dyrøy Bardu Av tabellen fremgår det at alle kommuner har hatt nedgang i ledigheten med unntak av Lavangen som har en økning p 3 sammenlignet med ett år tilbake. Distriktet hadde lav ledighet gjennom hele Total beholdning arbeidssøkere ved utgangen av august 2007 er 386 personer. Beholdning arbeidssøkere ved utgangen august 2007 har gått ned med 43 personer sammenlignet med august Endring i helt ledige fra juli 2007 til august HL juli HL. aug Endr juli.07 til aug Gratangen Lavangen Salangen Dyrøy Bardu av kommunene hadde nedgang i ledigheten sammenlignet med forrige måned unntatt Bardu som har en økning på 2 personer og Lavangen 3 personer. Salangen har nøyaktig samme ledighet som måneden før. Kontoret hadde ved utgangen av måneden en beholdning på 16 ledige stillinger. Tilgangen stillinger i juni var 16. Med hilsen Torbjørn Normann Distriktsarbeidssjef

4

5

6

7 Saker til behandling Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: L12 Saksmappe: 2007/657 Saksbehandler: Frank Moldvik Dato: Saksframlegg Næringsutvikling - Dyrøy Sjøhus A/S Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 82/ Saksopplysninger Dyrøy Sjøhus A/S v/ove M. Pettersen (selskap under stiftelse) har planer om å oppføre 18 sjøhus og båtplasser på eiendommene gnr. 46, bnr. 35, deler av og deler av 46/102 i Espenesbogen. Av søknaden fremgår det: Tiltakshaver eier eiendommene gnr 46 bnr 35 og gnr 46 bnr 118 på Espenes, som i dag inngår i reguleringsplan som småbåthavn, offentlig trafikkområde og småbåtanlegg. Jeg har utarbeidet et skisseprosjekt som grunnlag og søker herved Dyrøy kommune om: 1. Tillatelse til kjøp av andel av kommunal eiendom 46/ Fremme forslag til privat reguleringsplan for angitt område, jf.stiplet linje på vedlagte situasjonsplan (vedlegg 1). Bakgrunnen for søknaden er ønsket om å kunne utvikle eiendommene med tilhørende trekai og lagerbygning. Kai og lagerbygning (tidl. mellager) ble i sin tid oppført av min bestefar og er i dag i en svært dårlig forfatning. Ved å utvikle området med 18 sjøhus for salg vil jeg kunne finansiere en total opprustning av kai og mel lager, etablering av en småbåthavn med båtplasser og båtutsett, samt en generell opparbeiding og forskjønnelse av området. Forutsetningen for prosjektet har vært å beholde en allmenn strandlinje samt at småbåthavnen med båtutsett skal være offentlig tilgjengelig. Jeg er kjent med at det er bygget ut en småbåthavn på Finnlandsnes i regi av båtforeningen, og at denne havnen planlegges med bedre sikring og utbygging av gjesteplasser. Jeg mener likevel at en mindre småbåthavn med båtutsett på Espenes vil kunne være et fint supplement til Finnlandsnes Småbåthavn og et positivt tilskudd til kommunen. Informasjon om planlagt utbygging og drift av anlegget: a) Eksisterende kai restaureres. b) Eksisterende lagerbygg restaureres og benyttes til utleie av vinterlagringsplass for båter, sløyeskur, lager, etc.

8 c) I forbindelse med kai etableres det flytebrygger med uteliggere og bølgedempere, vesentlig til bruk i sommersesongen. Det etableres også båtutsett. d) Fritidsboliger (sjøhus) for salg med felles utenomhusarealer/ trafikkarealer. Det legges opp til infrastruktur med vann/avløp, strøm og felles trafikkarealer. Pumpeanlegg for tilkobling til kommunalt avløpsledning samt samlet løsning for avfallshåndtering, jf. krav fra kommunen etter forhåndskonferanse (vedlegg 2) e) Det legges vekt på at området skal være tilgjengelig for allmennheten med mulighet for leie av båtplass, båtutsett m.m. Det legges også vekt på at strandsonen foran planlagte sjøhus forblir offentlig. f) Fritidsboligene planlegges utført som standard helårsboliger i sjøhusrelatert stil. Utformes uten store reflekterende vindus- eller takflater. Bygges oppdelt i 2 og 2 enheter slik at inntrykket ikke blir "brakkeliknende". Bygges tilbaketrukket slik at de ligger skjult fra Kaffeveien. g) Det legges vekt på å skape et gjennomarbeidet prosjekt som gir en generell forskjønning av området. h) Småbåthavn, kai og lagerbygning planlegges driftet av en egen båtforening, men gjerne i samarbeid med eksisterende båtforening (Dyrøy Båtforening). i) Fiskemuligheter for allmennheten fra opprustet kai. Siden den kommunale kaia som er nabo til eiendommen ikke lengre er offentlig tilgjengelig, vil en opprustet kai som en del av et småbåtanlegg være fint for folk som ønsker å fiske fra land. j) Mulighet for etablering av en "sommer-pub" på opprustet kai. Undertegnede driver til daglig serveringsvirksomhet i Bodø med 3 restauranter. Det kunne være ønskelig å etablere en mindre pub med uteservering til bruk enkelte dager på sommertid. Her kunne vi benyttet overskuddsmateriell/ inventar fra vår drift i Bodø. k) Siden fritidsboligene planlegges helårs isolert kan man regne med at enkelte familier vil kunne ønske å bo her i store deler av året, med positive ringvirkninger for kommunen. Administrasjonens vurdering I forbindelse med rådmannens saksframlegg til plan- og naturutvalget 20.09, er det uttalt: Rådmannen ser positivt på forlaget om å utvikle dette område. Spesielt med tanke på opprusting av kaiområde og videreføring av planen for område. En kan vanskelig se at område som her søkes ervervet fra kommunen kan brukes i annen næring. Rådmannens forslag til vedtak: Det faste utvalg i plansaker ser positivt på etablering av sjøhus og båtplasser i området. Reguleringsplan må fremmes på nye vektorkart. Merkostnader i den forbindelse fremskynnig av nytt datagrunnlag må bæres av tiltakshaver. Planstatus for området er delvis regulert gjennom plan Espenesbogen industriområde. Reguleringsformål småbåthamn for områdene 46/35, 36 og 118. Område 46/102 til og med vei til naustene er ikke regulert. Dette område er ca.5 da som søker ønsker å kjøpe av kommunen.

9 Rådmannen tilrår derfor at Dyrøy kommunen selger område 46/102, ca. 5 da. til omsøkte formål. I forbindelse med videre reguleringsplanarbeid i omsøkte område vil imidlertid rådmannen påpeke de behov industrikaia har mht. skipsanløp. Det forutsettes derfor at flytebrygge m/utliggere samt bølgedemper ikke skaper problemer for skipstrafikken over industrikaia. Rådmannen ser det derfor som uheldig å etablere båtutsett mellom industrikaia og lagerbygning. Rådmannen tilrår derfor at båtutsettes flyttes sør for lagret. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Dyrøy Sjøhus A/S v/ove M. Pettersen får kjøpe kommunal grunn 46/102 stipulert til ca. 5 da. i forbindelse med etablering og utbygging av Dyrøy Sjøhus A/S. En forutsetning for salget er at prosjektet gjennomføres. 2. I forbindelse med videre reguleringsplanarbeid vil formannskapet som kommunalt næringsutvalg påpeke de behov industrikaia har mht. skipstrafikk. Det forutsettes derfor at flytebrygge m/utliggere samt bølgedemper ikke skaper hindringer for skipstrafikken over industrikaia. 3. Formannskapet anser det uheldig å etablere båtutsett mellom industrikaia og lagerbygning. Formannskapet tilrår at båtutsettes flyttes sør for lagret 4. Formannskapet ber plan- og naturutvalget ta hensyn til ovennevnte pkt. i videre planarbeid. Ordførers/utvalgsleders innstilling: Som rådmannens forslag til vedtak Rolf Espens ordfører/utvalgsleder Hogne Eidissen rådmann

10 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 033 Saksmappe: 2007/528 Saksbehandler: Elin Anita Meleng Dato: Saksframlegg Oppnevnelse av OT-kontakt for Dyrøy kommune (oppfølgingstjenesten) Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 83/ Saksopplysninger Ragnvald Storvoll ble i fbm reform -94 oppnevnt som Dyrøy kommunes kontaktperson i oppfølgingstjenesten OT. Ragnvald Storvoll har sagt opp sin funksjon som OT-kontakt fra Storvoll stiller seg disponibel for informasjon og overlevering til ny OT-kontakt i en overgangsperiode. Administrasjonens vurdering Ragnvald Storvoll opplyser at det ikke er valgregler for oppnevning av OT-kontakt. I de andre kommunene er det enten rådgiver på skolen eller person fra barnevernet som har vært oppnevnt som OT-kontakt. Koordinator for oppfølgingstjenesten i Troms Jostein Sagerup opplyser at det som oftest er rådgivere i skolen eller fra en av etatene i kommunen (gjerne barnevern, men ikke sjelden kulturetat for eksempel) som blir oppnevnt. Det er kommunen selv som oppnevner. Storvoll påpeker at det haster med å få oppnevnt ny OT-kontakt da det er mange som slutter på videregående skole rett etter skolestart. OT-tjenesten følger opp ungdom som ikke har søkt eller tatt imot opplæringsplass, har sluttet på skolen/bedriften og heller ikke har fast arbeid. Fordelen med at rådgiver på skolen er OT-kontakt er kjenneskapen til elevene. Det er ofte i overgangen mellom ungdomsskolen og videregående skole at det kan være behov for OTkontakt. Det er ikke avsatt tidsressurs til OT-kontakten pr. i dag. Dette er en arbeidskrevende funksjon som er økende p.g.a. større frafall fra videregående skole. Hovedtyngden er fra midten av juli ved opptak til v.g. skole, og utover høsten etter skolestart. Ny oppnevnt rådgiver på skolen Tone Krogh ønsker ikke å være OT-kontakt, det er en forutsetning for at hun har påtatt seg å være rådgiver på skolen.

11 I barnevernet er Anita Sæbbe Haraldsvik ansatt i 50% stilling ut Kommunestyret har vedtatt at det skal inngås samarbeid med nabokommune om barnevern. Enhetsleder kultur er Sissel Stokland Jørgensen. Enhetsleder skole/sfo ser det også som naturlig at en fra NAV kan oppnevnes som OTkontakt. Ragnvald Storvoll anslår en tidsressurs for OT-kontakt på 1 time pr uke (4,29% lærerstilling) for å utføre følgende oppgaver: Oppfølgingstjenesten: Målet er å motivere for eller formidle tilbud om opplæring, arbeid eller annen beskjeftigelse handskontakt med elever som dropper ut! - motivasjon - samtalepartner - oppfølger - en som er interessert i videre valg - hjelp til et annet tilbud så snart som mulig, praksisplass, - henvisning videre til de som kan hjelpe eleven - hjelp med søknader; stipend / lån - søke utesettelse - søknader vgs - samarbeid med andre etater - NAV f.eks./ barnevern / helsesøster Rådmannens forslag til vedtak: Formannskapet oppnevner ny OT-kontakt for Dyrøy kommune fra Ordførerens innstilling: Som rådmannens forslag. Rolf Espenes ordfører Hogne Eidissen rådmann

12 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 223 Saksmappe: 2007/826 Saksbehandler: Sissel Stokland Jørgensen Dato: Saksframlegg Søknad om støtte til bokutgivelse Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 84/ Vedlegg 1 Søknad om tilskudd. Skirv av fra Midt- Troms Museum Saksopplysninger Midt-Troms Museum søker Dyrøy kommune om tilskudd på kr ,- til utgivelse av bok som omhandler folkelegen Knut Lunde. Midt-Troms Museum arbeider med dette prosjektet sammen med journalist og forfatter Arne Ivar Hanssen. Museet har engasjert seg i dette prosjektet fordi Knut Lunde hadde pasienter fra alle kommunene i Troms og vil være et viktig bidrag til kulturhistorien i vår region. Boken er også et viktig bidrag til kunnskapen om Knut Lunde som er vel kjent blant de eldre i Troms og mange steder for øvrig i landet. Muséet har satt opp følgende budsjett/regnskap: Budsjett: Manus og research 4 månedsverk à kr ,- kr ,- Lay-out og trykking ,- Bilder innkjøp 50 bilder/illustrasjoner à kr 500, ,- Arbeid med bilder /illustrasjoner ,- Sum kr ,- Finansiering: Norsk kulturråd kr ,- Dyrøy kommune ,- Midt-Troms Museum ,- Boksalg ,- Sum kr ,-

13 Administrasjonens vurdering Knut Lunde er en unik skikkelse i Dyrøy kommunes historie, og dette er første gangen det gis ut dokumentasjon om hans virke i denne størrelsesorden. Med tanke på hvor utbredt hans renommé som folkelege var, vil en slik bok ikke bare ha interesse i Dyrøy, men i hele landsdelen. En slik utgivelse vil være med på å fremme en viktig del av kommunens historie, ikke minst i og med at boken inneholder intervjuer med tidsvitner som nå er gått bort. Rådmannens forslag til vedtak: Søknad fra Midt-Troms Museum om tilskudd på kr ,- til utgivelse av bok som omhandler folkelegen Knut Lunde, innvilges. Beløpet dekkes over tilleggsbevilgningsposten. Ordførers innstilling: Som rådmannens forslag. Rolf Espenes Ordfører Hogne Eidissen Rådmann

14

15

16

17

18 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 053 Saksmappe: 2007/469 Saksbehandler: Elin Anita Meleng Dato: Saksframlegg Informasjonsplan Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 45/ Formannskapet 85/ Vedlegg 1 Informasjonsplan Saksopplysninger Det har vært nedsatt ei gruppe bestående av Ragnvald Storvoll, Erling Holmen og Elin Meleng som har utarbeidet forslag til informasjonsplan for Dyrøy kommune. Forslaget har vært sendt på høring til enhetsledere, rådmannens ledergruppe og fagforeningene. Administrasjonens vurdering Innspill etter høring er gjennomgått i rådmannens ledergruppe. Rådmannens forslag til vedtak: Kommunestyret godkjenner informasjonsplan for Dyrøy kommune. Ordførerens innstilling: Som rådmannens forslag. Saksprotokoll i Formannskapet Saken utsettes enstemmig. Vedtak i Formannskapet Saken utsettes.

19 Rolf Espenes ordfører Hogne Eidissen rådmann

20 DYRØY KOMMUNE INFORMASJONSPLAN Dyrøy kommune Den lærende kommune Dyrøy kommune ønsker at disse værebegrepene skal være ledestjerner i hverdagen til alle ansatte Faglig dyktig Imøtekommende Nyskapende

21 Innholdsfortegnelse MÅL for Dyrøy kommunes informasjonsvirksomhet Publikumskontakt Forholdet til offentlighet / åpenhet Helhetlig og samordnet informasjon Intern informasjon Den lærende kommune POLICY for Dyrøy kommunes informasjonsvirksomhet Åpenhet Lederansvar Styringsverktøy Hovedvirkemidler Organisering - roller og oppgaver Administrativt Politisk STRATEGIER for INFORMASJONSPLAN 1. Håndtering av media 2. Teknologiske løsninger 3. Ekstern informasjon 4. Intern informasjon Hver strategi inneholder: Strategibeskrivelse Ønskede resultater Tiltak

22 MÅL for Dyrøy kommunes informasjonsvirksomhet 1. Dyrøy kommune skal informere og kommunisere aktivt med publikum og media Informasjonen skal baseres på åpenhet og publikums behov 2. Informasjonen skal være samordnet og fremstå som helhetlig Dyrøy kommune skal vektlegge god intern informasjon og kommunikasjon 5. Bygge på prinsippet om den lærende kommune.

23 POLICY for Dyrøy kommunes informasjonsvirksomhet Dyrøy kommune skal være en åpen organisasjon der intern og ekstern informasjon er lett tilgjengelig ÅPENHET Dyrøy kommune ønsker å legge til rette for at publikum, lokalaviser og andre medier på en rask og enkel måte kan få innsyn i og tilgang til informasjon om kommunens tjenester, beslutningsprosesser og vedtak. Alle ansatte skal synliggjøre den åpenhet og serviceinnstilling som Dyrøy kommune ønsker å tilby sine innbyggere, næringsliv og omverden for øvrig. I Dyrøy kommune er informasjon et lederansvar LEDERANSVAR Informasjon er et lederansvar. Ansvaret for at informasjonsvirksomheten drives profesjonelt og er etisk ansvarlig ligger hos kommunens ledelse. Den enkelte enhetsleder har ansvar for å informere om sin virksomhet både internt og eksternt. Informasjonsaktiviteten skal synliggjøres i planverket. I Dyrøy kommune skal informasjon være et styringsverktøy og et virkemiddel for å nå kommunens mål og et levende lokaldemokrati, og blir derfor integrert i plan og styringsdokumenter STYRINGSVERKTØY Informasjon er et nødvendig ledd i all kommunal virksomhet og skal integreres som et strategisk styringsverktøy på linje med andre viktige funksjoner som økonomistyring og personalforvaltning. God informasjon er en del av kvalitetskravet til tjenestene. Forståelsen for informasjon må forankres i hele organisasjonen og må derfor synliggjøres i plan og styringsdokumenter. Det ønskes også at Dyrøy kommunes foretak følger informasjonsplanen.

24 POLICY for Dyrøy kommunes informasjonsvirksomhet HOVEDVIRKEMIDLER Dyrøy kommune skal drive sin informasjonsvirksomhet på en moderne måte, i takt med den teknologiske utvikling Dyrøy kommune skal bringe all nødvendig informasjon til publikum og ansatte gjennom faste informasjonsorganer. Publikum sparer tid på elektronisk kommunikasjon; selvbetjening med døgnåpen kommune. Nye teknologiske løsninger og muligheter vil endre informasjonsbildet i de nærmeste årene. I Dyrøy kommune skal viktig informasjon, både ekstern og intern, være tilgjengelig elektronisk. Noe informasjon må fremdeles være tilgjengelig på papir. Dette av hensyn til publikum og ansatte som ikke har tilgang til elektronisk informasjon. ORGANISERING, ROLLER OG OPPGAVER Kommunens informasjonsvirksomhet er helhetlig organisert med avklarte roller og ansvarsoppgaver Administrativt I Dyrøy kommune har rådmannen et aktivt overordnet informasjonsansvar. Informasjonsoppgavene er desentralisert og lagt til alle enhetslederne. De har et ansvar for å informere om sitt område. Noen felles informasjonsoppgaver er lagt til: Webredaktør: All elektronisk informasjon - Internett Servicetorget: Generell informasjon rettet mot publikum. I større prosjekter og tverrenhetlige satsningsområder skal nødvendige informasjonstiltak beskrives spesielt som en del av planarbeidet.

25 POLICY for Dyrøy kommunes informasjonsvirksomhet Desentralisert informasjonsarbeid Denne måten å organisere informasjonsarbeidet på innebærer at hver enkelt medarbeider i Dyrøy kommune har et ansvar for å kommunisere aktivt og informere om sin virksomhet - til publikum, til sine underordnede og medansatte Ved kriser erstattes informasjonsplan av kriseplan Ved kriser erstattes informasjonsplan med kriseplan. Politisk Ordfører er Dyrøy kommunes ansikt utad og representerer kommunes offentlige syn. Som møteleder i kommunestyret har ordfører et ansvar for at politiske møter er best mulig tilgjengelig for publikum og media. Etter vedtak har ordfører et informasjonsansvar for saksprosessen. Generelt sett har ordfører et ansvar for å være tilgjengelig for publikum. Ordfører er sammen med varaordfører kommunestyrets representant overfor de ansatte. Ordfører har et særskilt informasjonsansvar i nærings- og utviklingssaker som profilerer kommunen.

26 POLICY for Dyrøy kommunes informasjonsvirksomhet Ut fra linjeprinsippet og kommunens definerte lederansvar har hver enkelt leder selv ansvar for kontakten med pressen på sitt område LEDERANSVAR I Dyrøy kommune er det slik at alle fast ansatte medarbeidere kan gi opplysninger om fakta vedrørende egne arbeidsoppgaver. Vurderinger av økonomisk, administrativ eller faglig karakter er et lederansvar. Administrasjonen skal ikke gjøre politiske vurderinger. Profilering skal bidra til å gi kommunen et godt omdømme innad mot de ansatte og utad mot innbyggerne, potensielle innflyttere, bedriftsetablerere, jobbsøkere og offentligheten generelt PROFILERING Profilering skal bidra til å skape en felles identitet og stolthet blant de ansatte. Profilering skal bidra til å gjøre kommunens særpreg og kommunens tjenester og tilbud kjent. Det utarbeides retningslinjer for utforming av annonser, informasjonsmateriell, kommunale styringsdokumenter og andre planer, samt skilting og merking av bygninger og merking av kjøretøy. Kontakt med pressen Dette omfatter både å ta initiativ til å gi informasjon, og å kommentere kommunens virksomhet overfor de ulike medier. I Dyrøy er det et lederansvar å gjøre dette. Dyrøy kommune har derfor ikke en pressetalsperson til å utføre denne oppgaven. Enhetslederne finner selv praktiske ordninger for sin mediakontakt innenfor sine enheter. HVEM KAN SI HVA TIL PRESSEN? Som privatperson har kommunalt ansatte i sin alminnelighet samme adgang som andre til å rette offentlig kritikk mot styre og stell i den kommunen de er ansatt i. Når det gjelder forhold som hører inn under eget arbeidsområde, stille det seg annerledes, spesielt for den som har lederansvar. Her kommer den ansattes lojalitetsplikt overfor arbeidsgiver inn. I slike tilfeller skal det gås tjenestesvei med sine kritiske synspunkter. Disse hensyn gjelder ikke når ansatte uttaler seg til media i kraft av sin rolle som tillitsvalgt. Innen fagområder med lovbestemt taushetsplikt følges ev. retningslinjer utarbeidet av fagansvarlige. Dyrøy kommunes ansatte forholder seg for øvrig til media etter Kommunenes Sentralforbunds anbefalte generelle retningslinjer.

27 STRATEGIER INFORMASJONSPLAN STRATEGI 1 Forhold til media Dyrøy kommune skal føre en åpen, aktiv og offensiv mediepolitikk som profilerer små kommuners utfordringer og muligheter. STRATEGIBESKRIVELSE Dyrøy kommunens ledere skal bli mer mediebevisste og skal aktivt benytte media for å nå ut med informasjon til publikum. Dyrøy kommune ønsker å styrke samarbeidet med media. Dette skal bidra til å skape trygghet og forståelse for partenes roller. ØNSKEDE RESULTATER Media får større innsikt i og kunnskap om kommunens virksomhet og blir dermed i bedre stand til å dekke saksområder i sin helhet ikke bare enkeltsaker. Større kunnskap om og troverdighet til kommunal virksomhet hos publikum vil gi bedre omdømme og profilering. TILTAK Klare og gode retningslinjer for mediekontakt ( se vedlegg 1 ). Gjennomføre medieopplæring for enhetsledere og nøkkelpersoner besøk hos media opplæring i å forholde seg til media. Bevisstgjøre alle enhetsledere slik at de mer aktivt benytter pressen og øvrige informasjonskanaler. Etablere rutiner for tett kontakt med media.

28 STRATEGIER INFORMASJONSPLAN STRATEGI 2 Teknologiske løsninger Dyrøy kommune skal være offensiv i forhold til å utnytte nye teknologiske løsninger STRATEGIBESKRIVELSE Elektroniske informasjons- og kommunikasjonsløsninger muliggjør mer fleksible og enklere former for samhandling mellom forvaltningen og dens brukere, og de ansatte imellom. Bruk av informasjonsteknologi gir dessuten muligheter til en mer brukerorientert organisering og lokalisering av forvaltningens tjenesteytende virksomheter. ØNSKEDE RESULTATER Internett skal gi publikum og ansatte muligheter for raskt og effektivt å kunne hente ut ønsket informasjon og tjenester fra kommunens ulike databaser selvbetjening. De teknologiske løsninger skal bidra til en forbedret informasjonsutveksling og dialog mellom publikum og de folkevalgte og Dyrøy kommune som organisasjon. TILTAK Utvikle felles profil på all ekstern kommunikasjon. Etablere gode vedlikeholdsrutiner for å sikre at vår elektroniske informasjon blir oppdatert løpende og alltid er tilgjengelig og virker. Sørge for at kommunens tjenestetilbud, skjemaer mv. er presentert lett tilgjengelig på Internett, vårt elektroniske servicetorg. Forberede muligheter for å få kommunens utsendelser til de som ønsker det elektronisk.

29 STRATEGIER INFORMASJONSPLAN STRATEGI 3 Ekstern informasjon Dyrøy kommune bruker et sett av informasjonskanaler for å nå ut med informasjon til publikum STRATEGIBESKRIVELSE Informasjon fra Dyrøy kommune gjøres tilgjengelig for flest mulig. Dyrøy kommune vil bruke flere og varierte informasjonskanaler, rettet mot ulike brukergrupper, og med ulikt tilgjengelighetsnivå. ØNSKEDE RESULTATER Publikum, ansatte og politikere skal bli bedre informert om kommunens virksomhet. Det skaper bedre omdømme. Flere som følger med på hva som skjer vil være følge av tilgjengelighet og aktuelt innhold. Dette vil medvirke til at publikum får kunnskap om og benytter seg av ulike tilbud. Økt tilgjengelighet til Dyrøy kommune og økt mulighet for tilbakemeldinger fra innbyggerne. Det er et mål å øke brukermedvirkning og deltakelse i den offentlige debatt. Kostnadsbesparelse og helhetlig profil ved samkjøring av annonser og andre publikasjoner. De viktigste informasjonskanalene er: Direkte publikumskontakt skjer på Servicetorget, i møtet mellom ansatte og publikum, i åpne møter; skolen, omsorgssenteret, ungdomsklubben, ungdomsrådet o.l. Her dominerer muntlig overlevering av informasjon, men også skriftlighet benyttes i hensiktsmessige tilfeller. Kommunens hjemmesider på Internett ( ) er og skal være under stadig utvikling, vesentlig også i retning av mest mulig dialogpreget kommunikasjon. Velkomsthilsen til nye innbyggere distribueres ved mottak av oppdaterte lister fra Folkeregisteret. Egen velkomsthilsen til nyfødte Kultur / friluftsliv. Brosjyre til alle husstander om kultur og fritidstiltak i kommunen. Fellesannonsering i lokalpressen når de fleste husstandene i kommunen. Alle kunngjøringer legges i tillegg ut på våre internettsider. Dyrøyseminarsenteret er en del av kommunens eksterne informasjonskanal.

30 STRATEGIER INFORMASJONSPLAN STRATEGI 3 Ekstern informasjon TILTAK Informasjonskanalene skal inneholde tema / stoff som gir publikum aktuell informasjon om administrativ og politisk virksomhet, tjenestetilbud og planer. Gode rutiner for annonsering av ledige stillinger også på internett. Hver enhet avklarer informasjonsansvaret for sin virksomhet. Informasjonshefte til nye innbyggere.

31 STRATEGIER INFORMASJONSPLAN STRATEGI 4 Intern informasjon Dyrøy kommune skal videreutvikle sin interne informasjon STRATEGIBESKRIVELSE God intern informasjon er en forutsetning for at ansatte og ledere skal greie å utføre sine oppgaver og trekke i samme retning. Dette er avgjørende i en lærende organisasjon. Den enkelte medarbeider skal ha forståelse for og kunnskap om kommunens totale virksomhet for å kunne gi god og riktig informasjon utad. ØNSKEDE RESULTATER Intern informasjon skal bidra til å skape en bedriftskultur med gode holdninger og samhold innad i organisasjonen vi tar vare på hverandre. Vi vil - Vi kan - Vi tør. Intern informasjon skal medvirke til å skape en felles plattform med gode serviceholdninger. TILTAK Det er ønskelig å skape en sterk bevissthet og holdning til at informasjon sikrer forståelse og samarbeid rundt egen og andre virksomheters tjenesteproduksjon. Hver enhet avklarer informasjonsansvaret for sin enhet. Felles arenaer / møteplasser er viktige for god informasjonsflyt ( ledermøte, HTV møte, arena for barn og ungdom, politiske utvalg, personalmøte, partsammensatte utvalg ). Nytilsatte gis nødvendig informasjon og innføring i kommunens plattform / lagfølelse.

32 Vedlegg 1 MEDIAKONTAKT AKTUELT STOFF OG SAKER TIL MEDIA Det bør etterstrebes å få positive nyheter fra vår virksomhet ut i media. Alle medarbeidere oppfordres til å tipse nærmeste overordnede om saker som har allmenn interesse, og til å komme med forslag til originale innfallsvinkler, fotomotiv og annet som kan "selge" saken bedre. Sitt ikke på saker som kan bli medieoppslag. Dersom en medarbeider oppdager noe som kan gi oppslag i mediene, skal han / hun straks kontakte den nærmeste overordnede. Kritikk kan føles urettferdig, men kritikk i media behøver ikke alltid besvares. Av og til kan det være bedre å la påstand stå uimotsagt for å unngå å holde liv i en ufruktbar diskusjon. Ved tvilstilfelle avgjøres dette av rådmann i samarbeid med enhetsleder. Innlegg fra publikum rettet mot politikere, politiske vurderinger og vedtak besvares av den politiske ledelsen - hvis det er aktuelt med svar. GODE RÅD Personvern Vær spesielt oppmerksom på hensynet til personvern ved omtale av enkeltsaker. I noen tilfeller kan lokalkjente innbyggere lett identifisere personer i en sak på bakgrunn av gitte opplysninger. Hvorfor svarer du? Unngå å si "nei" eller "ingen kommentar" ved henvendelse fra pressen. Det er lov å få be om å ringe opp igjen slik at du får forberedt deg og planlagt uttalelsene. Dette må skje så fort som mulig, og må uansett ikke utsettes til i morgen. Hva svarte du egentlig? Du kan kreve å få lest opp det du blir sitert på. Bør ikke overdrives, men vurderes i forhold til sakens størrelse og betydning. Saker unntatt fra offentlighet Offentlighetsloven regulerer hva slags saker vi som offentlig organ kan unndra fra offentligheten. Alle unntak fra offentlighet må kunne begrunnes i lovparagrafen. Sett deg inn i loven.

33 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 212 Saksmappe: 2007/572 Saksbehandler: Knut Arne Johansen Dato: Saksframlegg Økonomirapport 2. tertial -07. Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 86/ Vedlegg 1 Budsjett Regulering drift pr. 2. tertial Innledning. Nå foreligger rapportering etter 8 måneders drift. Målet med denne gjennomgangen er å vise status dvs. forholdet mellom forbruk og budsjett. Budsjettregulering er utarbeidet på grunnlag av rapporter og nærmere gjennomgang sammen med noen av enhetslederne. Det vil nok være behov for ytterligere detaljert regulering i løpet av året. Det er lagt spesiell vekt på overvåking av lønnsutgiftene og det framkommer ingen store overraskelser på enhetsnivå, mens vi tror at det kommer en svikt i budsjettert reguleringspremie. Lønnsoppgjøret ble imidlertid dyrere enn forventet/budsjettert se kommentarer under rammeområde 1. For øvrig settes søkelyset på noen hovedstørrelser på utgifts-/inntektssiden i tillegg til enhetenes rapporter. DRIFTSBUDSJETTET. Rammeområde 1 Sentraladministrasjonen og fellesdrift. Ansvar 104 Overformynderiet: I en spesiell sak var det nødvendig å søke juridisk bistand. Ansvar 112 Økonomiavdelingen: Innkjøp av nytt pengeskap delvis grunnet i behov for nok plass til sikker oppbevaring i forbindelse valg og lignende. I tillegg et beløp for nødvendig supplering av inventar (låsbare reoler). Ansvar 122 Fellesutgifter: Art Premieavvik KLP. Dette er et komplisert område selv for eksperter, etter som rammebetingelsene skifter. Etter prognose fra KLP ble opprinnelig budsjettert med en inntekt på kr Etter nyere beregninger fra KLP finner vi å måtte foreslå en reduksjon av denne inntekten på kr

34 Ansvar 123 EDB-utgifter: Det beregnet engangs- og øking i driftsutgiftene på ca. kr De største postene tilskrives utarbeiding av ny heimeside for kommunen, og ikke minst tjenestekatalog som skal bedre innhold og tjenester vesentlig. Dessuten vil det fortløpende legges til rette for elektroniske søknadsskjemaer etter hvert organisasjonen kan nyttiggjøre seg disse. Ansvar 132 Næringsarbeid: Her posteres mye av utgifter til formålet som ikke skal vedtas dekket over utviklingsfondet. Vanskelig å budsjettere i utgangspunktet, og dekning av økte utgifter foreslås dekket ved bruk av disposisjonsfond. Ansvar 179 Lønnsregulering alle ansvar: Her var det opprinnelig budsjettert med kr , men som nevnt ble lønnsoppgjøret i år dyrere enn forventet. Enhetene er tilført lønnsutgifter i samsvar med gjennomførte lønnsoppgjør, med unntak av regulering av lederlønninger (enhetsledere/toppledergruppa). Opprinnelig budsjett må dobles som antydet i økonomirapporten pr. mai, og det vil da stå til disposisjon kr til dekning av lederlønnsoppgjøret. Ansvar 211 Dyrøy Barnehage. Enhetsleders rapport: Funksjon: 201 Regnskap Budsjett Restbudsj. Forbruk pr. i dag hele året i % Utgift % Inntekt % Netto utg./innt % Kommentarer. Vi ligger godt an i forhold til budsjettet. Vi klarte ferieavviklingen uten å måtte ta inn vikarer, og det har mye å si for vårt budsjett. Samarbeidet med SFO i sommerferien var til stor hjelp. Vi har i løpet av den siste tiden fått inn flere søkere som ønsker plass i barnehagen. Det er både nye søkere, og barn som ønsker større plass. Vi har derfor måtte øke bemanningen for å kunne imøtekomme disse søknadene. Det betyr at vi har fått en økt drift i barnehagen, som vil gi en økning på fastlønn med ca ,- ut året. Dette dekkes opp ved økte foreldrebetaling og økt statstilskudd, slik at det ikke fører til økte netto utgifter for oss. Når det gjelder de andre utgiftspostene ligger vi også godt an. Vi har valgt å være forsiktige med pengebruken det førstehalvåret, da det gir oss en større handlefrihet utover året. Vi planlegger nå en del innkjøp deriblant bokhyller og nye leker til avdelingene. Tiltak. Jeg ser ingen grunn til å iverksette tiltak. Men det krever fortsatt god kontroll hele veien. Konklusjon. Vi har god kontroll, men vi følger nøye med utover høsten. Tenker da spesielt i forhold til økningen i antall barn og økningen i stillingene ved Dyrøy barnehage.

35 Rådmannens kommentar: Etter en nærmere gjennomgang sammen med rådmann/økonomileder er det utarbeidet reguleringsforslag ut fra forutsetning av økning i antall barn i forhold til prognoser i opprinnelig budsjett. Dette gir seg utslag i både økte utgifter og inntekter, og ansvaret er regulert i balanse. Ansvar 231 Elvetun skole. Regnskap Budsjett 2007 Restbudsj. Forbruk pr. i dag i % Utgift , Inntekt Netto utg./innt Kommentarer. Lønn assistenter vil gi overskudd i høsthalvåret på ca.kr høsthalåret på ca kr Lønn lærere vil gi kr i underskudd ut året. Tiltak. Underskuddet dekkes opp ved: Overskudd lønn assistenter skolen - kr Overskudd lønn SFO kr Ekstrabevilgning Kunnskapsløftet på kr brukes til lønn lærere. Ekstrabevilgning kr til å dekke dobbel rektorlønn. Konklusjon Under forutsetning av ekstrabevilgning på kr har skolen kontroll på budsjettet. Ansvar 232 Skolefritidsordningen SFO. Regnskap Regulert Budsjett Restbudsj. Forbruk pr. i dag hele året i % Utgift , Inntekt Netto utg./innt Kommentarer. Forventer et overskudd på lønn kr ut året. Forventer øket inntekter på ca kr Tiltak. Ingen Overskuddet på kr overføres lønn skolen. Konklusjon. Budsjettet er under kontroll.

36 Rådmannens kommentar. Med utgangspunkt i rapporten er det utarbeidet reguleringsforslag. Netto tilleggsbevilgning kr inkl. sosiale utg. Ansvar Forbruk pr september Forbruk Neste 4 mnd budsjett kommentar diff Ikke gjort regulering støttekontakt Økonomirapport for PLO september overforbruk! + undeforbruk Ansvar 371 Sykehjem. 100-Fastlønn: Var i utgangspunktet et overforbruk på ca , i tilegg er det kommet pga av to stykker var ført opp på samme stilling i 14 dager.+ at det er feilkontering på en person som skulle ha vært inne med 25% men som er lagt inn med 70%.dette vil tisvarer ca /210 - Vikarer: Igjen ca /410 Overtid/bakvakter: Igjen Inventar og utstyr : Innkjøp av to heiser gjennom KLP- ikke regulert over til KLP posten. Ansvar 372 Hjemmetjenesten : Fastlønn. Underforbruk på en 25% merkantil stilling er belastet sykehjemmet i stedet for hjemmetjenesten.

37 200/210 - Vikarer: igjen på budsjettet vikarer m/refusjon: Fått inn mer enn det som er brukt driftsutgifter egne biler - er et overforbruk på , det er brukt mye på reparasjon. Blir å bli et overforbruk totalt sett på på bilene leieinntekter obs denne posten har stått en leilighet tom i 1 år, og er ikke kommet i i bruk ennå. Ansvar 374 Psykiatri. 100 fastlønn: Ikke regulert opp etter lønnstigning. Ansvar 375 Kjøkken. 100 fastlønn: Et lite overforbruk ca Salg av mat og inntektene der må sees nærmere på. Ansvar 376 Møteplassen. 100 fastlønn : Overforbruk på Ansvar 377 Støttekontakt. 100 fastlønn: Underforbruk på Dette er fordi det er ukomfortable stillinger og vanskelig å få tak i folk. Ansvar 391 Psykiatriprosjekt. 100 fastlønn. Underforbruk på pga billigere fagfolk i stillingene enn det som er beregnet i utgangspunktet. Rådmannens kommentar. På grunnlag av rapport og gjennomgang sammen med enhetsleder og økonomileder er det framkommet reguleringsforslag som vist i vedlegget. Rammeområde 3 samlet sett gir en netto driftsinntekt på kr etter at lønnsmidler med kr er hentet fra sosialtjenesteadministrasjon, som følge av at PLO tidligere er tilført 40% stillingsressurser til styrking av administrasjonen. Inkl. også økt statsbevilgning til psykiatritjenesten sammenlignet med budsjett på kr

38 Rammeområde 9 Fellesfinansiering m.v. Ansvar 911 Skatt. Skatteinngangen så langt i året ligger i overkant av budsjettet. Men mye kan skje i gjenværende måned, og svaret får vi i januar -08. Ansvar 921 Statlig rammetilskott Staten har økt bevilgningene til kommunene i inneværende år bl.a. ved at økte skatteinntekter ble omfordelt gjennom inntektssystemet. Denne reguleringen er saldert ved en økning i overføringene som ligger innenfor de beregninger som foreligger med kr Ansvar 931 Renteutgifter. Regnskapet så langt ligger betryggende innenfor budsjettert beløp. Låneopptak for inneværende år er utsatt i det lengste for å minimalisere renteutgiftene. INVESTERING. Rådmannen viser til vedlagte forslag til budsjettregulering, som innebærer økt låneopptak med Kr Konklusjon. Gjennomgangen sett under ett viser meget god budsjettstyring og budsjettdisiplin på enhetsnivå. Denne gangen har det sviktet på 2 punkt: Prognosene for premieavviket og størrelsen på lønnsoppgjøret. Til tross for dette er utsiktene til å oppnå et forventet regnskapsresultat der også alt av refundert investeringsmoms kan tilbakeføres til investeringsregnskapet så avgjort være innen rekkevidde. Utfordringen for årene framover vil vi komme tilbake til i forbindelse med budsjettarbeidet, men vi vil ikke legge skjul på vår bekymringer med tanke på inntektsutviklingen som følge av befolkningsnedgang, sammen med renteutviklingen. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Økonomirapporten tas til etterretning. 2. Framlagte forslag til budsjettregulering både drift og investering vedtas. 3. Rådmannen gis fullmakt til å regulere budsjettet innenfor eksisterende rammer for resten av 2007, med påfølgende orientering til kommunestyret.

39 Ordførers/utvalgsleders innstilling: Som rådmannens forslag. ordfører/utvalgsleder Hogne Eidissen rådmann

40

41

42

43