Studieavdelingen, Side 1 av 14

Transkript

1 Studieavdelingen, Side 1 av 14

2 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1 Registrere person Finn person Legg inn ny person Duplikater Endre navn Registrering og endring av adresse Adressetyper Finne registrert adresse for en person Registrering av norsk adresse Registrering av utenlandsk adresse Endring av adresse Midlertidig endring av adresse Registrering og endring av telefonnummer Registrere telefonnummer Endre telefonnummer Registrering av fødsels- og personnummer Registrering av nasjonalitet Registrering av dødsfall Registrering og endring av adresser Endre/fjerne adresse Alternate identification Emergency Contact Studieavdelingen, Side 2 av 14

3 INNLEDNING SPAIDEN er det skjermbildet i Banner hvor du registrerer personopplysninger. Personopplysningene legges inn i sine respektive fliker som Current Identification, Adress, Telephone, Biograpical, , Alternate Identification og Emergency Contact. Studenter skal i utgangspunktet selv gjøre endringer på adresse og telefonnummer via Banner Studentweb. Der kan studenten også velge å videresende e-posten til en annen adresse enn BI e-postadressen. Personopplysningsloven setter strenge krav til utlevering av persondata om enkeltpersoner. Utlevering til tredjepart kan kun skje i følgende tilfeller : 1. Der det finnes hjemmel i lov 2. Der hvor personen har gitt sitt samtykke til utlevering 3. Der det er i personens interesse Se instruks for utlevering av persondata på studieavdelingens sider på BIkuben. Studieavdelingen, Side 3 av 14

4 1 Registrere person 1.1 Finn person 1) Åpne skjermbildet SPAIDEN 2) Legg inn ID-nummer og trykk <Ctrl+PageDown>, eller trykk <F9> for å søke frem en person: a) Skriv personens navn i feltene. Det holder å fylle ut ett av feltene, alt. bruke %. Ols% betyr at BANNER finner alle navn som begynner med Ols og slutter med hva som helst. %sen betyr at BANNER finner alle navn som slutter på -sen. Du kan legge inn søkekriterier i alle feltene. Eksempel: Når noen sier navnet Kristoffer Bråten, kan stavemåten være Kristofer, Kristoffer, Christopher, Christoffer og Braathen, Bråthen, Bråten, Braaten. Hvis du er usikker kan du enten bruke jokertegn: skrive Br%t%en og %risto%er% og søke. (%-tegnet på slutten av fornavnet gjør at vi får med evt. mellomnavn som er hektet på fornavnet med bindestrek). Studieavdelingen, Side 4 av 14

5 b) Trykk F8 for å utføre søket. Hvis du finner riktig person Hvis det er flere personer med samme navn Sett markøren på riktig person. Velg riktig person - enten med <shift+f3> eller med å dobbelklikke. Velg en av dem. Gå i Optionsmenyen og velg Search and display more details. Her må du utføre nytt søk før du blar nedover til du evt. finner den personen du leter etter. (BANNER viser adresser og siste student-record.) Velg riktig peron - enten med <shift+f3> eller med å dobbelklikke. Hvis personen ikke fins Exit og legg inn ny person (se kapittel 1.2). 3) Du kommer nå tilbake til utgangsskjermbildet (SPAIDEN). Du kan se hva som er fylt ut for personen og eventuelt gjøre endringer. 1.2 Legg inn ny person 1. Gå til skjermbildet SPAIDEN Før du legger til en ny person i Banner må du alltid sjekke at personen ikke fins fra før. Se tidligere på rutinen for personsøk/navnesøk (Finn person kapittel 1.1). 2. Trykk på knappen 'Generate ID'. 3. Gå til neste blokk (<ctrl+page down>. a. Skriv inn personens navn i Person-delen av bildet ( Current Identification ). Skriv inn navnet riktig med store og små bokstaver. Skriv etternavn i feltet Last Name, fornavn i feltet First Name og ev. mellomnavn i feltet Middle Name. b. Dersom personen har to fornavn med bindestrek, så skriver du begge disse i feltet First Name : Studieavdelingen, Side 5 av 14

6 c. Skriv personens stilling/yrke i 'Prefix' dersom det er aktuelt å registrere dette. d. Trykk <F10> for å lagre. --- Når du lagrer får du personen et ID nummer i Banner. Ekstra lange navn Hvis personen har ekstra lange navn, men bare bruker noe (for eksempel mer enn 3 navn og bruker to), har du mulighet for å registrere det navnet personen ønsker å bruke. Dette gjør du i feltet Full legal name. Du skal bare fylle ut Full Legal Name hvis det er helt nødvendig. Dette skyldes at dette feltet ikke oppdateres automatisk hvis personen senere skifter navn. Dermed er det lett å glemme at feltet skal oppdateres, og studenten vil for eksempel få feil navn på vitnemål. Studieavdelingen, Side 6 av 14

7 1.3 Duplikater Når du mener at du har oppdaget et duplikat, sjekk en gang til at dette faktisk et duplikat, og at det ikke to personer med samme navn. For å få bort den overflødige personen må du sende en e-post til Banner Helpdesk. Her oppgir du begge ID-numrene, navn og gjerne bekrefte hvilket IDnr. du ønsker at personen skal beholde. 1.4 Endre navn Alle navneendringer skal dokumenteres skriftlig fra Folkeregisteret (eller annen offentlig instans) før du kan gjøre navneendring i Banner. Denne dokumentasjonen skal arkiveres i Nolij. Navneendringer gjøres ved å korrigere feltene i SPAIDEN under fliken Current Identification. Dersom navneendringer fører til at e-post (SNBI) skal endres (betinger at den allerede er generert), må du sende en e-post til Banner Helpdesk om dette (Husk å alltid oppgi IDnr og navn ved henvendelse til Banner Helpdesk). 2 Registrering og endring av adresse 2.1 Adressetyper I BANNER kan en person ha mange adresser. Hver adresse har en adressetype. En person kan godt ha flere adresser med samme adressetype, men ikke med overlappende aktive datoer. Aktive eller inaktive adresser: Aktiv adresse: Inaktiv adresse: Er en gyldig adresse som ikke har noen hake i feltet INACTIVE og at en eventuell dato i TO-feltet ikke er overskredet (alternativt er TOfeltet tomt). En adresse som ikke skal benyttes lenger og det er satt hake i feltet INACTIVE og/eller dato i TO-feltet er overskredet Studieavdelingen, Side 7 av 14

8 Dersom en adresse er inaktiv, vil den ikke brukes av rapportgeneratoren når du skriver ut adresser/adresse-etiketter. Standardrapportene på studenter i rapportgeneratoren vil lete etter adresser i denne rekkefølgen: ST, PA, BU og BI. Dette betyr at dersom er person har en studieadresse (som er aktiv og gyldig for denne datoen), sendes posten dit. Hvis studenten ikke har en studieadresse, blir posten sendt til privatadressen (hvis den er aktiv og gyldig for denne datoen), osv. Studenter som alltid ønsker sin post til arbeidsgiver, bør derfor kun ha èn adresse med adressetype BU som aktiv ellers vil posten bli sendt til privat- eller studieadressen. Unntak er fakturaprogrammet som vil se etter en mulig aktiv fakturaadresse før det ser etter ST, PA. Ikke slett adresser: Det er viktig at adresser ikke slettes, men at man haker i feltet inactive når man for eksempel registrerer en adresseendring. Historikk på adresser kan være viktig dersom BI kommer i konflikt med studenten (for eksempel inkassosaker i forsliksråd). 2.2 Finne registrert adresse for en person Den enkleste måten å finne en aktiv adresse på er å gå i skjermbildet SWAQHUB. Under flikene Person og Adress. Her vil kun aktive adresser vises. 2.3 Registrering av norsk adresse 1. Gå til skjermbildet SPAIDEN 2. Trykk på Type for å velge Adress type. Bruk adressetype PA (privatadresse) dersom personen ikke eksplisitt angir at dette er en studieadresse (ST) eller arbeidsgiveradresse(bu). a. Dersom en student som har en privatadresse, senere sender inn adresseforandring til noe som opplagt er en studieadresse, skal studieadressen lagres som adressetype ST i tillegg til privatadressen. b. Dersom en student endrer adresse er det viktig å sette den gamle som inactiv og opprette ny adresse for endringen. 3. Skriv gate/vei og nummer i feltet Street Line Skriv postnummerkoden i feltet ZIP or Postal Code og trykk <Enter>. Riktig poststed osv. blir automatisk fylt ut. Studieavdelingen, Side 8 av 14

9 2.4 Registrering av utenlandsk adresse I tillegg til registrering i henhold til punktet overfor må du: 1. Skriv postnummer i feltet ZIP or Postal Code. 2. Legg inn poststed i feltet City 3. Finn og velg landkode ved å trykke på Nation. 2.5 Endring av adresse Når du skal registrere en adresseendring, skal du registrere en ny adresse og beholde den gamle som inaktiv. 1. Åpne SPAIDEN 2. Hent adressen som ikke lenger er gyldig 3. Sett hake i feltet for Inactiv 4. Velg insert record og legg inn den nye adressen 5. Lagre 2.6 Midlertidig endring av adresse Noen studenter ønsker en annen foretrukket adresse i enkelte perioder, f.eks. fordi de er på utveksling i utlandet, eller fordi de ønsker posten sendt til hytta om sommeren. Alt. 1: legge inn ny adresse for en periode Anta at studentens privatadresse (adressetype PA) til vanlig er Nils Bays vei 17, 0880 Oslo, men at hun ønsker posten sendt til 3144 Veierland i ferien (som er 7/7-30/7). Da må du gjøre følgende: 1. Gå til skjermbildet SPAIDEN 2. Hent privatadressen 3. Sett til-dato lik 6/7 4. Lagre adressen. 5. Kopier adressen (F6, F4) og sett til-dato lik blank. Sett deretter fra-dato lik 31/7. (Viktig at du setter til-dato blank først for å unngå å låse deg fast i skjermbildet). 6. Legg inn en ny adresse med adressetype PA (3144 Veierland) 7. Sett fra dato lik 7/7 og til-dato lik 30/7. NB: Du får ikke lagret en adresse hvis du har en annen adresse av samme type som overlapper i tid. Studieavdelingen, Side 9 av 14

10 Fordelen med denne fremgangsmåten er at 1) studenten kan melde adresseendringen god tid i forveien, og 2) hun behøver ikke å melde adresseforandring når hun kommer tilbake. Alt. 2: Endre aktiv adresse for en periode Denne varianten kan brukes hvis studenten ønsker posten sendt hjem til sine foreldre i sommer ferien istedenfor til studieadressen, men ikke helt vet hvilke datoer endringen skal gjelde fra og til: 1. Hent studieadressen. 2. Gjør den inaktiv ved å sette kryss i Inactive. 3. Sjekk at privatadressen er aktiv (alternativt: gjøre den aktiv ved å fjerne krysset i Inactive). Denne fremgangsmåten forutsetter at studenten sier i fra selv den dagen en annen adresse skal være foretrukket. Studenten må altså si ifra når studieadressen skal bli foretrukket igjen. Adresse ukjent Hvis vi får all post til en person i retur: 1. Sett adressene til Inactive ved å sette kryss i feltet Inactive. Dersom studenten er aktiv må du finne ut hva som er gyldig adresse. Det studiestedet hvor studenten har tilhørighet har ansvar for dette. Fjerne adresse Husk at du aldri skal fjerne en adresse med mindre det er en feilregistrering. Alle tidligere adresser skal ligge på studenten i SPAIDEN. Hvis du skal fjerne en adresse: 1. Åpne SPAIDEN 2. Finn adressen som skal fjernes. 3. Fjern adressen (I menylinja kan du velge Record og så Remove, alternativt kan du trykk shift+f6 eller bruk knapp i knapperaden). 4. Lagre (F10) 3 Registrering og endring av telefonnummer 3.1 Registrere telefonnummer 1. Åpne SPAIDEN. 2. Gå til fliken Telephone 3. Skriv inn riktig telefontype eller trykk F9 for å søke. Studieavdelingen, Side 10 av 14

11 4. Registrer telefonnummeret i Telephone-feltet Utenlandske telefonnummer registrerer du ved å skrive hele nummeret i feltet International Access. Du kan godt legge inn flere telefonnumre av samme type. Hvis en person f.eks. har flere telefonnumre til sin hjemmeadresse, legger du inn disse telefonnumrene som type PA. 3.2 Endre telefonnummer Hvis du bare skal endre eller legge til telefonnummer går du i SPAIDEN og Telephone og fjern evt. gammelt telefonnummer før du legger inn nytt jf. beskrivelsen over. 4 Registrering av fødsels- og personnummer Gå til fliken Biographical i SPAIDEN: 1. Legg inn fødselsdato i feltet Birth Date 2. Legg inn personnummer i feltet SSN/SIN/TIN Dersom du har en utenlandsk søker som ikke har fått norsk personnummer, kan du sende en e- post til Banner Helpdesk som genererer et fiktivt personnummer. Dette skal endres når/dersom personen senere kan dokumentere norsk personnummer. Send også da mail om dette til Banner Helpdesk som legger inn det nye. (Alle personnummer som starter med tallet 9 (slik som her 91319) er fiktive). Studieavdelingen, Side 11 av 14

12 5 Registrering av nasjonalitet For utenlandske studenter skal du registrere nasjonalitet. Dette gjøres i fliken Biographical i SPAIDEN: Legg inn nasjonalitet i feltet Citizenship. Søk opp landskode ved å trykke på pilen ved å trykke <F9>. eller 6 Registrering av dødsfall Dersom du få melding om dødsfall på personer i Banner må du: 1. Sett hake i feltet Deceased. 2. Send e-post til Banner helpdesk. I denne e-posten må du ta med navn, id, avdød-dato og hvordan du har fått vite det. 3. Arkiver dokumentasjon i Nolij. Studieavdelingen, Side 12 av 14

13 Banner Helpdesk vil da sørge for at dødsfallet registeres i Banner og de tar ansvar for oppfølging rundt økonomi, blackboard og mailserver. Dette gjør personen inaktiv. Personen vil ikke kunne få tilsendt brev, vil ikke komme med statistikker m.v når det kjøres rapporter og lignende via rapportgeneratoren. Du vil ikke få lagt inn nye student records, karakterer etc. Det blir heller ikke lagt inn nye ting på reskontroen. 7 Registrering og endring av adresser Dersom en student ønsker at du skal registrere en ny e-post adresse, legger du inn en ny record (F6) og registrerer e-post-type EMAL. Her legger du inn ny adresse og huker av i feltet Forward Adress for at studenten skal få e-post videresendt til denne adressen. 7.1 Endre/fjerne adresse Alle studenter (og ansatte) får tildelt en e-post-adresse automatisk. E-post-adresser av typen SNBI, STBI og ANBI kan og skal ikke endres (unntak: se navneendring). Vi skal ikke lagre gamle eller uaktuelle adresser. Hvis adressen er uaktuell for en kortere periode, kryss av Inactive. Gjør evt. endringer i adressen som skal endres. eller Fjern evt den adressen som skal fjernes (Shift + F6). 8 Alternate identification Under fliken alternate identification i SPAIDEN kan du se om det har vært gjort endringer i navnet på personen. Denne vil bli brukt i ved navnesøk, slik at du kan finne personen senere uansett om du søker på det nye eller det gamle navnet. Du kan se på datofeltet når navneendringen ble gjort. Dersom navne-endringen skyldes at det forrige navnet var skrevet feil, kan du slette recorden i previous. Dersom navne-endringen var en ekte navneendring, skal du ikke slette recorden i previous. Studieavdelingen, Side 13 av 14

14 Her ser du for eksempel at min testperson har fått lagt til mellomnavnet Testesen. 9 Emergency Contact Emergency Contact er mest aktuell å bruke for inn- og utveksling. Dersom studenten ønsker det kan du her registrere nødnummer og kontaktpersoner på studenten om noe skulle skje. Lykke til. Studieavdelingen, Side 14 av 14