Sakliste/møteinnkalling

Transkript

1 Side 1 av 22 Sakliste/møteinnkalling Vår dato Vår referanse /873-2 Vår saksbehandler: Deres dato Deres referanse Leder Serviceenheten Ragnhild Volden, tlf Til: Sakliste til orientering: Ingebrigtsavoll Morten* posthylle AP Rognes, Gudbrand *p Coop H Megård, Olav Halvor * Knudsen, Dag * p) Helsesenter v/elin Greni, Heidi * p)posthylle FL Gundersen, Ole Roger * Biblioteket p Moan, Ingrid * posthylle AP Refsethås, Jan Håvard* posthylle Engesvold, Elise Hammer * Coop, Haltdalen Hegseth, Marit * p)hov skole Heksem, Per-Erik * Coop H Folde, Kjetil * Revisor *p Stenmo, Marte *posthylle Bente Morken Brørs, John Martin * p)coop H Bremnes, Irene * Råd for eldre og funksj.hemmede - Skranken Stuedal, Hjørdis * p) Coop Haltdalen Mylius, Reidar *posthylle FL Mølmann, Håvard * Fagforbundet* Wolden, Torbjørn *p) Hjemmetj. v/sølvi Engan, Brit Kjøsen * p)coop H Kokkvoll, Laila Grønli * Rådmann*p Løvdal, Torild * p) posthylle AP Aasen, John Arne *post Grønli, Elin * Ass. rådmann*p Bendos, Kristin *p) Coop Haltdalen Meer, Sander van der * Kontrollutvalget: Jensås, Geir * Skranken Morken, Gunnhild * Dag Knudsen* Kulbotten, Sissel * p) Sendes Forodden, Brit J Moen* Liv Grete Heksem Døhl, Hanne *p) Hov skole Paul Ådne Svendsen* Bakken, Per * Ole Anders Holden* Gruppeledere: FL: Reidar Mylius AP: Ingrid Moan H: Stein Harry Angen SV: Kristin Bendos Ole Roger Gundersen Organ: Kommunestyret Møtedato: Klokka: 19:00 Sted: Messa i Hovet SAK NR. INNHOLD 31/13 TERTIALRAPPORT 1. TERTIAL 2013 HOLTÅLEN KOMMUNE 32/13 ENDRING I INVESTERINGSBUDSJETT /13 ADMINISTRATIV ORGANISERING - EVALUERING 34/13 REDUKSJON AV 6 ÅRSVERK - FORSLAG TIL GJENNOMFØRING 35/13 RAPPORT FRA VAR- GRUPPA 36/13 SALG AV AKSJER I TRØNDERENERGI Adresse E-postadresse: Telefon Telefax Bankgiro Foretaksregisteret Bakkavegen 1 epost@holtalen.kommune.no NO MVA 7380 ÅLEN

2 2 Innkallinga gjelder bare medlemmene. Saksdokumentene med vedlegg legges kun ut på hjemmesida, men papirutgave kan fåes ved henvendelse til serviceenheten. Eventuelle forfall bes meldt til sentralbordet, tlf snarest! Med hilsen HOLTÅLEN KOMMUNE Ragnhild Volden Leder Serviceenheten

3 Sak 31/13 TERTIALRAPPORT 1. TERTIAL 2013 HOLTÅLEN KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksnr.: 13/744 Saksbehandler: Marius Jermstad Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 71/13 Formannskapet /13 Kommunestyret DOKUMENTER: Reg. dato S Dokumenter inngående/utgående Vedlegg S TERTIALRAPPORT 1. TERTIAL 2013 HOLTÅLEN KOMMUNE Tertialrapport 1. tertial 2013 rammeområde 2 (DRU ) 1 Tertialrapport 1. tertial 2013 rammeområde 3 (DRU ) 2 Rapport Vedtaksoppfølging 3. tertial Rapport Vedtaksoppfølging 1. tertial Økonomirapport pr SAKSOPPLYSNINGER Med dette legges tertialrapport for 1. tertial 2013 frem til behandling. Rapporten vil på mange måter følge tidligere spor, men ha følgende pkt/forutsetninger: Økonomirapportering baseres på egen rapport om dette. Avvik kommenteres ut i fra denne. Det legges ikke opp til budsjettendringer i tertialrapporten, bortsett fra evt. endringer mellom rammeområdene Det rapporteres på likviditet(status) Sykefravær Rentesikring lån Det vedlegges oversikt over vedtaksoppfølging Status nedskjæringstiltak De månedlige økonomirapportene vil komme som et tillegg til denne rapporteringen. Når det gjelder økonomirapportering, bygges dette slik opp at en først rapporter på de områdene formannskapet selv har ansvaret for, og så lages det et samlet fremstilling som også inkludere driftsutvalgets områder. VURDERING På rammeområde 1 er et et underforbruk på ca etter 4 måneder. Det er ulike avvik mellom områdene, og på IKT-kapitlet er det overforbruk som skyldes ubudsjetterte utgifter. Dette vil bli gjennomgått, og lagt frem for formannskapet for behandling innen budsjettrammen for rammeområde 1. Rammeområde 4: Næring/kultur: : Kultur: Kapitelet har et overforbruk per 30. april. Forklaringen er som følger: Holtålen kommune Kommunestyret Side: 3 av 22

4 Sak 31/ : Regionalt motorsportssenter. Overforbruket dekkes inn av interne og eksterne midler. Går i : Ungdomsleder skyldes stor og planlagt aktivitet første tertial. Regnskap kommer til å være i samsvar med budsjett. 2522: Petran museum skyldes innleie av maskiner pga. den kalde vinteren (frost og tæle). 2550: Hovet drift. Inntekter for april ikke regnskapsført. 2550: Overforbruket dekkes av interne og eksterne midler. Går i : Landbrukskontoret Landbrukskontoret har et underforbruk på kr. Det skyldes refusjoner fra tidligere år (som var vanskelig å regnskapsføre i 2012) og refusjon permisjon første halvår i Dette vil bli brukt til å sikre at de økonomiske sparetiltakene for 2013 kommer i mål. Evt. milder ut over dette vil ikke bli brukt til drift : Næring: Kapitlet er i rute, men det bør skje noen interne budsjettjusteringer : Holtålen utleiebygg Kapitlet har et overforbruk på kr. Det skyldes helt nødvendige påkostninger på bygg for å tilrettelegge for næringsutvikling bl.a for at Kjellmark og Aune trevare kunne etablere seg i de respektive byggene. Kostnader under dette området vurderes også som investeringer, og bør ses på i forhold til endring av investeringsbudsjettet : Ålen skisenter: Driften av årets sesong går i 0. Da er også utgifter på ca kr, som kommunen har hatt tidligere år inkludert. Dette er et beløp som har blitt belastet driftsbudsjettet til Holtålen kommune fram til og med 2012 tiltross for eksterne drivere. Bygningsdrift: Området har et overforbruk på kr etter 4 måneder. Dette er en indikasjon på at området er i ubalanse. Imidlertid er det usikkerhetsfaktorer knyttet til tallene. Disse er grovt sett følgende: Det er budsjettert bygningsdriftsutgifter for på Hovet, der utgiftene føres på Hov skole. Dette utgjør for et tertial Vi har fortsatt ingen god forbruksprofil på strømforbruket. Isolert sett har vi et overforbruk, men vi har også gjort unna de kaldeste månedene Budsjettert nedbemanning på renhold er ikke gjennomført og hensyntatt. Dette har en effekt på ca i 1. tertial Energiforbruket knytet både til Hovet og oppvekstsentret i Haltdalen er usikker, både pga. nytt areal og nye oppvarmingsmåter Det må derfor jobbes videre med dette området. En vil foreslå at i denne sammenhengen at formannskapet, det vi praksis si rådmannen, pålegges å legge frem en egen oversikt over bygningsdrift på første møte i Formskapet etter feriene. VAR-områdene Det ligger an til et lite periodisert overforbruk på disse områdene. Dette skyldes vann, og kan i sin helhet tilskrives tining. Avviket er ikke stort, og en vil følge dette frem mot neste rapportering, samt løpende månedsrapporter. Anleggsavdelignen inkl. brannvesen Samlet har dette området et periodisert overforbruk på kr Hoveddelen av denne skyldes vei, som igjen har med store utgifter knyttet til tining mm. i vinter og vår. Det vises for øvrig til sak om rapport fra VAR-gruppe, der underfinansieringen av kommunale veger Side 4 av 22

5 fremgår. En tar sikte på å legge frem en egen sak om vegbudsjett for 2013 på første formannskapsmøte etter ferien. Sak 31/13 Samlet sett har rammeområde 4 fortsatt overforbruk, men en mener dette er rimelig under kontroll. En analyse av dette legges frem for formannskapet for områdene bygningsdrift og veg, der evt. tiltak for å dekke potensiell overskridelse vil bli vurdert. Rammeområde 5 Her er det et mindre underforbruk Rammeområde 2 og 3 Når det gjelder driftsutvalgets områder vises til egne saksfremlegg og vedtak om dette. Regnskapsrapporten viser et samlet periodisert underforbruk på disse områdene på ca Selv om det er enkelte utfordringsområder også her, føler en seg trygg på at økonomien på disse områdene er under full kontroll. Driftsbudsjettet samlet Samlet har kommunen et periodisert underforbruk på ca etter 1. tertial på drift. Selv om noe av dette vil utvikles negativt i løpet av året (f.eks. Ålen skisenter med et overskudd på ), et totalbilde på drift positivt. Hovedutfordringen er knyttet til bygningsdrift og kommunale veger. Dette behandles som egne saker. Som en ytterligere indikasjon på at budsjettet er under kontroll, er at kommunen pr hadde bruk netto ca mindre til lønn enn budsjettert. Da er det ikke hensyntatt at lønnsforbruket i 2. halvår pga. nedbemanning vil bli lavere enn i 1. halvår. Renter og avdrag Når det gjelder renter og avdrag, er dette i rute. Kommunen har rentsikret ca 2/3 av låneporteføljen på ulik løpetid. Dette er det samme som ble rapport i årsmeldingen. Rentene på rentesikring er høyer enn flytende rente, men forutsigbart. Rentenivået på flytende lån ligger på ca 2 %, i tråd med budsjettet, og det er ingen signaler på at den flytende renten skal økes. Kostnaden med sikring ligger mellom 0,3 % pa.på 3 år og 1,3 % på 10 år. En vil ikke foreslå å endre dette i år, men en kan vurdere å sikre deler av flytende porteføljen med oppstart frem i tid, da dagen rentenivå i et historisk perspektiv er gunstig. Skatt og rammetilskudd Når det gjelder skatt og rammetilskudd, er dette i rute. Den nasjonale skatteinngangen er høyere enn budsjettert, men det er for tidlig å si om dette vil påvirke oss positivt. Likviditet Kommunens likviditet var pr på kr (Likviditet i denne sammenheng regnes som tilgjengelig bankinnskudd) Kommunen har trekkrettigheter på 10 mill, som da er ubenyttet med 9 mill pr Dette er en svekkelse i forhold til årsskifte, noe som i hovedsak skyldes at kommunen ikke har tatt opp lån for årets investeringer, som delvis gjaldt fjoråret prosjekter, f.eks. flerbrukshall. Kommune hadde pr fortsatt 10,7 mill utestående på «flomlån». I tillegg har oppgjøret salget av kommuneskogene av ulike årsaker blitt forsinket, om kom ikke inn på konto før etter Når kommunen nå foretar låneopptak på ca 15 mill, vil likviditeten i alle i resten av 2013 være under god kontroll. Beskrivelse Kostnad Ansvarlig Merknader (helårsvirkning) Generell reduksjon skole 610 LA Gjennomført Skolebibliotek - nedleggelse 150 LA Gjennomført Sentralisering åpen omsorg 515 TVE Gjennomført Side 5 av 22

6 Sak 31/13 Sykehjemmet - reduksjon 515 TVE Gjennomført Nedlegging av dagsenter 200 TVE Gjennomført Legesekretær - reduksjon 100 TVE Gjennomført NAV reduksjon stilling 250 TVE Gjennomført Basseng - stenging 350 JG Ikke gjennomført. Vurderes i løpet av sommeren Reduksjon renhold oppvekstsenter 340 KFJ Gjennomføres 2. halvår Plan, reduksjon 1 stilling 650 MJ Gjennomført Landbruk, reduksjon 1 stilling 600 KFJ Gjennomført økonomisk. Se kommentar i tertialrapport Veg outsourcing inntil 50 % stilling 250 IE Ikke gjennomført og gjennomførbart. Se VAR-rapport. Alternativ innsparing må vurderes Vaktmesteravtale - oppsigelse 170 TES (JG) Gjennomført Eiendomsskattefunksjon med Røros Generell reduksjon, 1 % 125 MJ Ikke gjennomført formelt, men økonomisk Ledere m budsjettansvar Gjennomført 6 stillinger Se egen sak Som det fremgår, er det aller meste gjennomført, eller vil bli gjennomført. Kun et tiltak vil ikke bli gjennomført, og den økonomiske virkningen vil ikke slå inn, nemlig nedbemanning på veg. Tiltakene på denne listen, samt 1 % reduksjon og andre nedskjæringer er gjennomført i hovedsak med naturlig avgang. Det er sendt ut 4 oppsigelsbrev, på til sammen ca 100 % stilling. Det jobbes kontinuerlig med nedbemanning, og en må påregne ytterligere oppsigelser Side 6 av 22

7 Sak 31/13 Sykefravær Egenmeldinger/ legemeldt fravær 2013, 1. tertial, rammeområdene Rammeområde 1 Område 1. tertial 2012 Totalt tertial 2013 Rådmannens kontor 0,7 0,9 0,0 Økonomiavdelingen 0,3 0,1 0,7 Serviceenheten 0,7 4,5 5,1 Rammeområde 2 Område 1. tertial 2012 Totalt tertial 2013 Hov skole 2,1 2,5 3,5 Haltdalen oppvekstsenter, 8,8 15,4 13,1 skole SFO 4,8 3,6 19,0 Kulturskole 0,3 0,4 4,1 Ålen barnehage 4,6 3,0 4,4 Haltdalen oppvekstsenter, 7,5 4,2 4,7 barnehage Elvland barnehage 14,6 15,5 7,4 Rammeområde 3 Område 1. tertial 2012 Totalt tertial 2013 NAV kommune 0,0 0,5 0,0 Legekontor 0,8 0,7 1,5 Holtålen sykehjem 9,2 6,2 8,3 Hjemmetjenesten Holtålen 8,9 8,2 12,2 Kjøkken 7,0 11,1 7,7 Rammeområde 4 Område 1. tertial Totalt tertial Kultur 0,8 1,1 1,1 Fellesutgifter teknisk 0,0 0,0 0,0 Brannvesen 0,0 0,0 0,0 Fellesutgifter drift 1,3 0,6 0,4 Administrasjonsbygninger 20,6 23,0 5,2 Hov skole 17,2 10,7 1,9 Grøt skole 27,2 15,6 0,0 Ålen barnehage 0,0 4,1 3,5 Elvland barnehage 0,0 2,6 3,5 Holtålen Helsesenter 8,6 4,0 1,4 Ålen omsorgsboliger 0,0 7,3 3,5 Fellesutgifter anlegg 23,9 11,9 2,0 Totalt for hele kommunen 7,0 6,0 5,9 Sykefraværet for 1. tertial 2013, dvs det egenmeldte og det legemeldte sykefraværet, viser noen endringer fra samme tertial i 2012 og totalt for Der det er store endringer, skyldes dette forklarbare forhold og er ikke uttrykk for store endringer på sykefraværet i Holtålen kommune. Som det framgår av tabellen er tallene innen enkelte områder svært høye, men dette gjelder i hovedsak områdene med få ansatte, og prosenten blir derfor tilsvarende høy. Side 7 av 22

8 Sak 31/13 Det gjøres oppmerksom på at mindre avdelinger ikke er med i oversikten pga hensynet til personvernet. RÅDMANNENS INNSTILLING 1. Den fremlagte tertialrapporten med vedlegg tas til etterretning 2. Formannskapet pålegges å gå igjennom bygningsdrift og veg og inne gjennomføre nødvendige tiltak for å dekke evt. overskridelser. 3. Formannskapet bes vurdere om kommune skal ytterligere rentesikre kommunens lån Behandling i Formannskapet : Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling : 1. Den fremlagte tertialrapporten med vedlegg tas til etterretning 2. Formannskapet pålegges å gå igjennom bygningsdrift og veg, og innen gjennomføre nødvendige tiltak for å dekke evt. overskridelser. 3. Formannskapet bes vurdere om kommunen ytterligere skal rentesikre kommunens lån. Side 8 av 22

9 Sak 32/13 ENDRING I INVESTERINGSBUDSJETT 2013 Arkiv: Arkivsaksnr.: 13/781 Saksbehandler: Marius Jermstad Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 72/13 Formannskapet /13 Kommunestyret DOKUMENTER: Reg. dato S Dokumenter inngående/utgående Vedlegg Investeringsbudsjett 2013 (K.sak 83/12) Fylkesmannens godkjenning av låneopptak 1 2 SAKSOPPLYSNINGER Kommunestyret vedtok i sak 83/12 kommunens investeringsbudsjett for Samlet investeringsbudsjett inkl. kr 3 mill til VAR-områdene var på Hele beløpet var forutsatt lånefinansiert. I forbindelse med at kommunen er ROBEK-kommune, har fylkesmannen hatt kommunens investeringsbudsjett til godkjenning. I brev av 2/5 har Fylkesmannen godkjent kommunens investeringsbudsjett med et låneopptak på 15 mill, dvs høyere enn kommunestyrets vedtak. VURDERING Rådmannen har gått igjennom budsjettet, og avdekket to feil i det opprinnelige budsjettvedtaket. Det er budsjettert med kr i EK-innskudd i KLP. Denne type investeringer kan ikke lånefinansieres og må derfor dekkes av kapitalfond. Kommunens ubundne kapitalfond var pr på kr Videre er det slik at 80 % av momskompensasjonen skal tilbakeføres investeringsbudsjettet. Dette er ikke gjort i vårt budsjett. Dette utgjør kr Dette skal være en del av finansieringsgrunnlaget. Dette innebærer at riktig investeringsbudsjett skal være slik: Investering Bruk av kapitalfond Momskompensasjon Bruk av lån Sum fiannsiering Dette innebærer at kommunens reelle lånebehov er kr lavere enn det beløpet Fylkesmannen har godkjent. Dette innebærer at investeringsbudsjettet ikke trenger endres annet enn på finansieringssiden. Holtålen kommune Kommunestyret Side: 9 av 22

10 Sak 32/13 RÅDMANNENS INNSTILLING Finansieringen av kommunens investeringsbudsjett endres slik: Låneopptak Momskompensasjon Bruk av kapitalfond Sum Behandling i Formannskapet : Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling : Finansieringen av kommunens investeringsbudsjett endres slik: Låneopptak Momskompensasjon Bruk av kapitalfond Sum Side 10 av 22

11 Sak 33/13 ADMINISTRATIV ORGANISERING - EVALUERING Arkiv: Arkivsaksnr.: 13/720 Saksbehandler: Marius Jermstad Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 73/13 Formannskapet /13 Kommunestyret DOKUMENTER: Reg. dato S Dokumenter inngående/utgående Vedlegg U ADMINISTRATIV ORGANISERING - RAPPORT TIL UTTALELSE 1 Uttalelse fra Fagforbundet og Delta Uttalelse fra rektor ved Hov skole Uttalelse fra avd.leder sykehjem Uttalelse fra 2 styrere i barnehagen SAKSOPPLYSNINGER Kommunestyret vedtok i sak 2/13 å evaluere adm.organisering. Vedtaket fremgår av vedlegg 1. I tillegg fremgår også hvem som var med i gruppen av dette. Gruppen har hatt 3 møter, og er ikke samstemt. Det fremlagte forslaget er ført i pennen av Rådmannen, og delvis korrigert i møtet. Forslaget er sendt alle ansattes organisasjoner, hovedverneombud og avd.leder/kommunalledere til uttalelse. Mottatte uttalelsene følger vedlagt. Høringsuttalelsene spriker betydelig i oppfatning av 2-nivå kontra 3-nivåmodell. Fagforbundet og Delta er veldig klare på at 3-nivåmodellen må avvikles så snart som mulig. De er enige i at stillingen som ass rådmann ikke besettes. De mener vi bør ha en egen personalsjef. De mener at oppvekstsektoren er overadministrert og har et potensiale for effektivisering. Når det gjelder det siste, synes det ikke som om disse ha kunnskap om det relativt rigide regelverket knyttet til adm.ressurer i skole og barnehage. Avd.leder sykehjem tar ikke stilling til 2 eller 3-nivå, men er opptatt av at en innen pleie- og omsorgsektoren har behov for ledelsesressurser. Rektor ved Hov skole er sterk tilhenger av 3-nivåmodellen. Det samme er styrerne i barnehagen VURDERING Evalueringsrapporten prøver å drøfte forholdet mellom en linjeledelse som har kapasitet og kompetanse til utvikling og overordnet ledelse, mellom et behovet som det operative leddet har for støtte og veiledning spesielt på områdene økonomi og personal. 3-nivåmodeleln ble innført for å bedre kommunens utviklingsledelse bla. på fagområdene. I den forbindelse skjedde ingen endring på stabsfunksjoner knyttet til økonomi og personal Holtålen kommune Kommunestyret Side: 11 av 22

12 Sak 33/13 Ass. Rådmann ivaretok både før og etter omorganiseringen den overordnede personalfunksjonen på en utmerket måte, uavhengig av 2/3-nivå. Det er i den forbindelse viktig å påpeke at dette har vært en stabsfunksjon, ikke en linjefunksjon. Når enkelte høringsuttalelser spør hva en 100 % stilling som personalrådgiver skal gjøre uten myndighet, synes dette å være en misforståelse hvordan en operativ organisasjon skal fungere. Det er og må alltid være linjen, enten 2- eller 3 nivå som har personalansvaret, for så vidt også økonomiansvaret. Stabsfunksjonen personal skal, enten det kalles ass.rådmann, personalrådgiver eller personalsjef alltid kun ha en rådgiverfunksjon, selvsagt på vegen av rådmannen. Det at denne funksjonen har vært lagt til en stiling som ass.rådmann, har tydeliggjort dette. Det er derfor viktig at evt. annen stilling ikke får tittel sjef, men konsulent/rådgiver, nettopp for å signalisere at dette er en stabsfunksjon. En ren personalrådgiver vil innebære en styrking av dette området i forhold til ordningen med ass.rådmann som også har hatt en rekke andre funksjoner. Når det gjelder økonomirådgiverfunksjonen, ble denne ikke endret i forbindelse med 3- nivåmodellen, noe som i praksis innebar lite kapasitet. Uavhengig av dette er denne funksjonen styrket, og en foreslår at denne styrkes ytterligere som stab/støttefunksjon. Dette er uhyre viktig å ha på plass Ideelt sett kunne en selvsagt tenke seg både å styrke stab/støttefunksjonene og bevare utviklingsledelsen i en 3-nivåmodell. Slik rådmannen ser det, må vi også skjele til prioritering og ressursbruk. I dette ligger det selvsagt ikke at en ikke mener at det er stort behov for ledelsesressurser. For det er det. Fagforbundet/Deltas uttalelse kan oppfattes motsatt. I den situasjonen vi er i, der aktiviteten skal reduseres, er behovet for ledelse og adm. ressurser større enn noen gang. Dette gjelder både linjeledelse (initiering og gjennomføring) og støttefunksjoner (økonomi og personal) Forslaget som det ligger, er et forsøk på å kompromisse. 3-nivåmodeleln beholdes i en overgangsperiode, samtidig som ressursene til støttefunksjoner styrkes. Dette vil kunne innebære økt ressursbruk i denne perioden til administrasjon og ledelse. Det er mulig at det kan frigjøres ressurser til dekke dette helt eller delvis, men det kan også i høyeste grad være aktuelt å søke Fylkesmannen om skjønnsmidler til å dekke denne merkostnaden. En vil derfor foreslå følgende RÅDMANNENS INNSTILLING 1. 3-nivåmodellen bevares på de to områdene som fortsatt har den tom Dette begrunnes med behovet for administrativ kraft for å gjennomføre omstillingene vi står overfor. Stillingen som ass. Rådmann besettes ikke, og funksjonen som ass.rådmann tilleggs Kommunalleder for oppvekst. Den overordnede personalfunksjonen tillegges rådmannen. Men kapasiteten på personalområdet styrkes med inntil 100 % stilling. Det arbeides med interkommunale løsninger på personalområdet Stillingen som økonomirådgiver utvides til 100 % fra Side 12 av 22

13 Sak 33/ nivåmodelleavikIes fra Institusjonsomsorgen og åpen omsorg slåes sammen under en leder. Områdene helse og sosial (inkl. barnevern) dekkes av en felles leder. Det forutsettes at dette er en interkommunal løsning. Hvorvidt fase 2 innebærer muligheter for stillingsreduksjoner, må vurderes på et senere tidspunkt. 3. Det søkes Fylkesmannen om skjønnsmidler til dekning av de merkostnader kommunen får i perioden før 3-nivåmodellen avvikles. Behandling i Formannskapet : Rådmannen endret sin innstilling i pkt. 1 slik, første setning i andre avsnitt strykes:» Den overordnede personalfunksjonen tillegges rådmannen.» Rådmannen endret sin innstilling i pkt. 2 slik,.forutsettes at sistnevnte er.. Tilleggsforslag fra Gudbrand Rognes (FL) i pkt 1. Tilføyelse etter oppstart. Funksjonene skolefaglig ansvar og fellesoppgaver i barnehagene og skoler forutsettes dekket før en går over til 2-nivå i oppvekst. Forslag fra formannskapet til endring i pkt 1,. tom Forslag fra formannskapet til endring i pkt 2,. avvikles fra Avstemming: Pkt. 1 Rådmannens endrede innstilling med formannskapets endring og Rognes tilleggsforslag enstemmig vedtatt Pkt. 2 Rådmannens endrede innstilling med formannskapets endring enstemmig vedtatt Pkt 3 Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling : 1. 3-nivåmodellen bevares på de to områdene som fortsatt har den tom Dette begrunnes med behovet for administrativ kraft for å gjennomføre omstillingene vi står overfor. Stillingen som ass. rådmann besettes ikke, og funksjonen som ass. rådmann tillegges Kommunalleder for oppvekst. Funksjonene skolefaglig ansvar og fellesoppgaver i barnehagene og skoler forutsettes dekket før en går over til 2-nivå i oppvekst. Kapasiteten på personalområdet styrkes med inntil 100 % stilling. Det arbeides med interkommunale løsninger på personalområdet Stillingen som økonomirådgiver utvides til 100 % fra Side 13 av 22

14 Sak 33/ nivåmodellen avvikies fra Institusjonsomsorgen og åpen omsorg slåes sammen under en leder. Områdene helse og sosial (inkl. barnevern) dekkes av en felles leder. Det forutsettes at sistnevnte er en interkommunal løsning. Hvorvidt fase 2 innebærer muligheter for stillingsreduksjoner, må vurderes på et senere tidspunkt. 3. Det søkes Fylkesmannen om skjønnsmidler til dekning av de merkostnader kommunen får i perioden før 3-nivåmodellen avvikles. Side 14 av 22

15 Sak 34/13 REDUKSJON AV 6 ÅRSVERK - FORSLAG TIL GJENNOMFØRING Arkiv: Arkivsaksnr.: 13/722 Saksbehandler: Marius Jermstad Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 74/13 Formannskapet /13 Kommunestyret DOKUMENTER: Reg. dato S Dokumenter inngående/utgående Vedlegg U REDUKSJON AV 6 ÅRSVERK - FORSLAG TIL GJENNOMFØRING K.sak 2/13 1 SAKSOPPLYSNINGER K.styret vedtok i sak 2/13, pkt 1, følgende: Rådmannen pålegges å utrede hvilke årsverk som kan tas bort og konsekvenser for tjenestetilbudet fordelt på de ulike rammeområdene slik: RO 1 0,5 årsverk RO 2 2,0 årsverk RO 3 2,5 årsverk RO 4 1,0 årsverk Med dette utgangspunkt har rådmannen og kommunallederne arbeidet med dette. Forslaget ligger som vedlegg, og innebærer i realiteten 6,03 årsverk, da mulighetene for å redusere 0,5 årsverk i Ålen barnehage ikke kan gjennomføres på vedtektenes bestemmelser om «løpende» opptak. Forslaget er sendt de ansattes organisasjoner på høring me frist Det har ikke kommet tilbakemeldinger på dette VURDERING Budsjettet for 2013 innebærer som kjent i utgangspunktet reduksjon av et betydelig antall årsverk (ca 10). I tillegg har enkelte rammeområder, spesielt rammeområde 3 måtte foreta ytterligere reduksjoner for å kunne komme inn under den rammen kommunestyret vedtak knyttet til en 1 % reduksjon. Dette utgjør 1,4 årsverk. Som det fremgår av oversikten, ligger rammeområde 1 og 4 over tildelt mål, mens 2 og 3 ligger under. Dette må ses i lys av både de sparekrav 2 og 3 har ellers, og litt «hell» knyttet til de to andre områdene. Ingen av forslagene innebærer oppsigelser, og driftskonsekvensen for kommunens innbyggere er også begrenset. Imidlertid innebærer delvis fravær på sentrale funksjoner innen IKT, bygningsdrift, økonomi og VAR driftsproblemer for organisasjonen, og presset på disse funksjonene blir høyt. Dette er imidlertid fravær/sparing som en ikke kommer utenom pga. lovpålagte permisjonen, og manglende muligheter for vikarer i delstillinger/korte perioder. Spørsmål omkring stillingen som ass.rådmann forutsettes avklart i egen sak om adm.org, men kommunens overordnede personalfunksjon antas å bli sårbar i denne perioden, og det må finnes langsiktige løsninger. Holtålen kommune Kommunestyret Side: 15 av 22

16 Sak 34/13 Som en ser, er en del av stillingsreduksjonen løst med midlertidig fravær. Sett i lys av det korte tidsløpet som var lagt for nedskjæringene, og de mer langsiktige utredningene som forgår på mange områder, og som vil bli lagt frem etter sommerferiene, finner en dette imidlertid å være en akseptabel løsning som i alle fall oppfyller de kortsiktige kravene. Dersom kommunestyret vedtar disse reduksjonene, vil en legge frem ene egen sak om budsjettmessige endringer, med utgangspunkt i at disse innsparingene kan gjennomføres fra Som en ser på merknad 1) i vedlegget, har en kunnet spare ytterligere 0,5 årsverk dersom vedtektene i barnehagene hadde vært slik at kommunen hadde hatt kun et opptak i året. En slik endring vil selvsagt ha brukerkonsekvenser, men rådmannen vil, for å oppfylle kommunestyrets økonomiske mål, foreslå at det startes et arbeid med å revidere vedtektene i barnehagene. RÅDMANNENS INNSTILLING 1. Det fremlagte forslaget til reduksjoner av 6,03 årsverk vedtas De budsjettmessige konsekvensene legges frem som egen sak. 3. Driftsutvalget pålegges å starte et arbeid med å endre barnehagenes vedtektene slik at vi kun oppfyller lovens krav om opptak i barnehage. Behandling i Formannskapet : Pkt. 1 og pkt. 2 Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Pkt. 3 Rådmannens innstilling fikk 4 stemmer mot 3 stemmer. Rådmannens innstilling vedtatt. Formannskapets innstilling : 1. Det fremlagte forslaget til reduksjoner av 6,03 årsverk vedtas. 2. De budsjettmessige konsekvensene legges frem som egen sak. 3. Driftsutvalget pålegges å starte et arbeid med å endre barnehagenes vedtekter slik at vi kun oppfyller lovens krav om opptak i barnehage. Side 16 av 22

17 Sak 35/13 RAPPORT FRA VAR- GRUPPA Arkiv: Arkivsaksnr.: 13/782 Saksbehandler: Marius Jermstad Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 75/13 Formannskapet /13 Kommunestyret DOKUMENTER: Reg. dato S Dokumenter inngående/utgående Vedlegg S RAPPORT FRA VAR- GRUPPA 1 SAKSOPPLYSNINGER Kommunestyret vedtok i sak 2/13, pkt 2, 5. kulepunkt følgende: Kommunens uteseksjon gjennomgås med tanke på avdekking av og prioritering av nåværende og fremtidige vedlikeholdsbehov, driftsbehov og investeringsbehov. Behovet for bemanning og kompetanse er en del av denne vurderingen. Det ble nedsatt en gruppe bestående av: Marius Jermstad Anders Bakås Per Olav Lian Ingar Engan Rådmann Formann VAR Plasstillitsavalgt fagforbundet Avd. Ing. VAR I tillegg har Dag Brevik fra Driftsassistansen i Sør-Tr.lag bistått gruppa. Det er utarbeidet en rapport. Det vises til vedlegg. Rapporten har vært sendt tillitsvalgte på høring. Ingen høringsuttalelser er innkommet. VURDERING Rapporten består av en innledende del, som beskriver hvilke oppgaver kommunen har, del 1, som beskriver arbeidsoppgaver/krav til bemanning/drift av eksisterende installasjoner, Del 2 som beskriver Investeringer; arbeidsoppgaver, krav, utvikling og bemanning og Del 3, Oppsummering, arbeidsgruppens konklusjoner. Rapporten gir et godt bilde over kommunens virksomhet innen VAR-området. Gruppen konkluderer med at dagens bemanning mm. er godt tilpasset den drift kommunen har i dag, men at fremtiden, spesielt innen avløp vil stille store og nye krav. Gruppen har pekt på 2 områder som kan bety besparelser for kommunen/innbyggeren. Dette er privatisering av kommunale veger og overføring av ansvaret for vedlikehold på stikkledninger vann og avløp til abonnentene. Sistnevnte er anslått til ca minst 1 mill kroner. Når det gjelder kommunal veg, er dagens budsjett på ca 1,5 mill disponert slik: Brøyting utført av entreprenører (20250 m) Egen Brøyting (5760 m) ) Strøing kr 10 pr m ) Holtålen kommune Kommunestyret Side: 17 av 22

18 Sak 35/13 Tining, vegstikking mm kr 10 pr m ) Sum vintervedlikehold ) Samme meterpris som private. Kommunen har i utgangspunktet «dyrere» brøyting (boligfelt mm) 2) Anslag Dette innebærer at kommunen ikke har til sommervedlikehold (grusing, skraping, grøftrensk mm) Selv om kommune kan spare penger på nedklassifisering, må disse frigjorte midlene brukes på gjenværende vegstrekninger. Når det gjelder stikkledninger vann/avløp, er dette et spørsmål som ikke bare er økonomisk. Hensynet til distrikter kontra sentral områder, muligheter for å kople på mest mulige spesielt på avløp ut i fra miljøhensyn, og andre ikke-økonomiske hensyn må også vurderes. Som oppfølging av rapporten vil en foreslå at det nedsettes to utvalg. Utvalg 1 skal: Vurdere hvilke veger som kan nedklassifiseres til private veger. Utvalget bør i sin helhet være politisk. Utvalg 2: Vurdere konsekvenser med å overføre vedlikeholdsansvaret for stikkledninger innen vann og avløp til abonnentene. Miljømessige og «distriktshensyn» skal vurderes opp i mot økonomi. Endring av abb.vilkår med krav til abonnentene om forebygging kan også være en del av mandatet. Gruppen bør ha politiske representanter i tillegg til administrasjon RÅDMANNENS INNSTILLING 1. Den fremlagte rapporten fra «VAR-gruppa» tas til ettretning 2. Det nedsettes et utvalg som skal komme med forslag til nedklassifisering av kommunale veger 3. Det nedsettes et utvalg som skal vurdere konsekvenser med å overføre vedlikeholdsansvaret for stikkledninger innen vann og avløp til abonnentene. Miljømessige og «distriktshensyn» skal vurderes opp i mot økonomi. Endring av abb.vilkår med krav til abonnentene om forebygging kan også være en del av mandatet. Gruppen bør ha politiske representanter i tillegg til administrasjon Behandling i Formannskapet : Endringsforslag fra formannskapet til pkt. 2: som skal vurdere en eventuell nedklassifisering av deler av det kommunale vegnettet. Formannskapets forslag til nytt pkt. 4: Formannskapet gis fullmakt til å oppnevne medlemmer av utvalgene. Avstemming: Pkt. 1 Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt Pkt. 2 Formannskapets endrede forslag enstemmig vedtatt. Pkt 3 Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt Side 18 av 22

19 Sak 35/13 Pkt 4 Formannskapets forslag til nytt pkt. enstemmig vedtatt Formannskapets innstilling : 1. Den fremlagte rapporten fra «VAR-gruppa» tas til etterretning 2. Det nedsettes et utvalg som skal vurdere en eventuell nedklassifisering av deler av det kommunale vegnettet. 3. Det nedsettes et utvalg som skal vurdere konsekvenser med å overføre vedlikeholdsansvaret for stikkledninger innen vann og avløp til abonnentene. Miljømessige og «distriktshensyn» skal vurderes opp i mot økonomi. Endring av abb.vilkår med krav til abonnentene om forebygging kan også være en del av mandatet. Gruppen bør ha politiske representanter i tillegg til administrasjon 4. Formannskapet gis fullmakt til å oppnevne medlemmer av utvalgene. Side 19 av 22

20 Sak 36/13 SALG AV AKSJER I TRØNDERENERGI Arkiv: U70 Arkivsaksnr.: 12/1839 Saksbehandler: Marius Jermstad Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 77/13 Formannskapet /13 Kommunestyret DOKUMENTER: Reg. dato S Dokumenter inngående/utgående Vedlegg Vedlegg: (Tidligere relevant politisk behandling) SAKSOPPLYSNINGER Holtålen kommune eier aksjer Trønderenergi AS. Salg av aksjene har vært vurdert ved felre aneldninger, sist i K.styresak 64/12. Da ble følgende vedtak fattet: 1. For økonomiplanperioden legges det til grunn at det ikke blir salg av aksjer i Gauldal Energi og Trønderenergi 2. Det skal fortsatt jobbes med vedtektsendringer i Trønderenergi I etterkant av dette er det fortutsatt i kommunens økonomiplan for , at det er realisert aksjesalg innen Trønderenergi endret på ekstraordinær generalforsamling i vår sine vedtekter slik at alle aksjer er like, og at de fritt kan omsettes til offentlige eiere, og offentlig eide selskaper Verdien av kommunens aksjer basert på siste omsetningskurs, korrigert for nedkapitalisering av selskapet til obligasjonslån til eierne, ca 72,8 mill Det har aldri vært meningen at kommune skulle selge alle aksjene, men beløp i størrelsesorden mill har vært nevnt. Dette innebærer at kommunen bør selge ca aksjer. Agdenes kommune har overfor Malvik, Holtålen, Snillfjord og Rissa kommuner tatt opp spørsmål om salg av aksjer, og at dette kunne skje som et samordnet salg. Ordførere og rådmenn i de 5 kommunene møttes og ble enige om at det er store fordeler med å samordne aksjesalget. Interessen for kjøp vil da bli større enn om de enkelte kommunene hver for seg legger opp til salg av egne aksjer. Når aksjesalget samordnes, vil også Trønderenergi AS bidra i salgsprosessen ved bl.a. å presentere selskapet for potensielle kjøpere. De 5 kommunene vil til sammen selge i overkant av 1,1 mill aksjer. Holtålen kommune Kommunestyret Side: 20 av 22

21 Sak 36/13 Ordførere og rådmenn i de aktuelle kommunene ønsker å gå sammen om å innhente tilbud, vurdere, forhandle og velge rådgivnings-/konsulenttjenester for å gjennomføre salgsprosessen for et samordnet salg. Det innhentes tilbud fra 3 tilbydere. Det er ikke nødvendig å legge denne anskaffelsen ut på Doffin. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 1-3 (2) bokstav e, tilsier at denne type kjøp av tjenester ikke er underlagt formskriftens krav. Begrunnelsen for fritaket for bl.a. utlysning er at forhold rundt bruk av disse tjenestene kan ha særlig politisk betydning, og at full åpenhet kan vanskeliggjøre gjennomføringen av den finansielle transaksjonen. Unntaket omfatter både rådgivning og selve avtalen om overdragelsen, derunder meglertjenester og juridisk bistand i denne sammenhengen. Unntaket gjelder finansielle tjenester og altså ikke ordinære banktjenester som låneopptak osv. Samordning av salget krever at ordførerne får fullmakt fra sine respektive kommunestyrer for å kunne delta sammen med de andre kommunene om å innhente tilbud, vurdere, forhandle og velge rådgivnings-/konsulenttjenester for gjennomføring av salgsprosessen. Når pris på aksjene og endelig avtale om salg foreligger, og før salget realiseres, legges saken fram for behandling av kommunestyret. Holtålen kommune har en aksjeeieravtale som har ett års oppsigelsestid. Eksisterende avtale må sies opp, og det må inngås en ny aksjeeieravtale. VURDERING Det er store fordeler med at de 5 kommunene går i lag om et samordnet salg. For Holtålen kommune er det viktig at prosessen med aksjesalget kvalitetssikres gjennom gode rådgivnings-/konsulenttjenester, og går raskt, slik at resultatet kan legges inn i budsjett En realisering av salg av aksjer til f.eks 400 kr pr aksje vil innebære en gevinst i kommuneregnskapet på 32 mill. Denne gevinsten skal fordeles mellom drifts og kapitalregnskapet anslagsvis slik: Kapitalregnskapet Driftsregnskapet 22,7 mill 9,3 mill Dette forutsetter at Trønderenergi ikke er kjøpet av egne aksjer. Da blir tallet på driftsregnskapet betydelig lavere. En legger opp til at et endelig salg skal vedtas i kommunestyret. Det er imidlertid viktig at kommunestyret nå tar den reelle stilling til et salg, gitt at de økonomiske forutsetningene som ligger i saken blir noenlunde oppfylt. Å starte et arbeid med salg, med kostnader dette vil ha, uten å være sikker på at vil gjennomføre slaget, vil være uheldig både for Holtålen kommune, og ikke misnt for de kommune vi samarbeider med Side 21 av 22

22 Sak 36/13 RÅDMANNENS INNSTILLING 1. Holtålen kommune selger inntil av aksjene i TrønderEnergi AS. 2. Salget samordnes med salget av aksjer som skal gjennomføres i Agdenes, Malvik, Rissa og Snillfjord kommuner. 3. Holtålen kommune sier opp eksisterende aksjeeieravtale. 4. Ordfører får fullmakt til å delta sammen med de andre ordførerne for å innhente tilbud, vurdere, forhandle og velge rådgivnings-/konsulenttjenester for gjennomføring av salgsprosessen. 5. Når pris på aksjene og endelig avtale om salg foreligger, og før salget realiseres, legges saken fram for behandling av kommunestyret. Behandling i Formannskapet : Rådmannens endret sin innstilling i pkt 2: Tillegg etter Snillfjord,.og Midtre Gauldal kommuner. Tilleggsforslag fra Gudbrand Rognes (FL) i pkt. 1 aksjene i TrønderEnergi AS, gitt at de økonomiske forutsetningene som ligger i saken blir oppfylt. Rådmannens endrede innstilling med tilleggsforslag fra Gudbrand Rognes enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling : 1. Holtålen kommune selger inntil av aksjene i TrønderEnergi AS, gitt at de økonomiske forutsetningene som ligger i saken blir oppfylt. 2. Salget samordnes med salget av aksjer som skal gjennomføres i Agdenes, Malvik, Rissa, Snillfjord og Midtre Gauldal kommuner. 3. Holtålen kommune sier opp eksisterende aksjeeieravtale. 4. Ordfører får fullmakt til å delta sammen med de andre ordførerne for å innhente tilbud, vurdere, forhandle og velge rådgivnings-/konsulenttjenester for gjennomføring av salgsprosessen. 5. Når pris på aksjene og endelig avtale om salg foreligger, og før salget realiseres, legges saken fram for behandling i kommunestyret. Side 22 av 22