STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen

Transkript

1 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen Møteinnkalling DATO: TORSDAG 21. FEBRUAR 2013 TID: KL. 09:00 STED: STJØRDAL RÅDHUS - FORMANNSKAPSSALEN Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste 002/13 Referatsaker 003/13 Orientering fra rådmannen - kompetanse og rekruteringsstrategi 004/13 Orientering fra rådmannen om rådmannens risikovurderinger mht. misligheter og korrupsjon, samt rådmannens arbeid for å motvirke disse 005/13 Brukerbetalte ferieturer i Stjørdal kommune 006/13 Orientering fra revisor - Status for revisjonsarbeidet 007/13 Selskapskontroll vedrørende Stjørdal Kulturutvikling AS 008/13 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår /13 Kontrollkomiteens årsrapport for /13 Kontrollkomiteens budsjett for /13 Besøket ved Ungdommens hus Vedrørende sak 6/13. Orienteringer fra revisor gis i lukket møte, jf. off.l. 13 og forv.l. 13. Stjørdal/Steinkjer, Alf Kaspersen leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen SAK 002/13 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 002/ Referat 1 KomRev Trøndelag IKS Regnskapsavslutningen for 2012 Vedlagt 2 Stjørdal kommune Svar på revisjonsnotatet 2011 Vedlagt Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 003/13 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN - KOMPETANSE OG REKRUTERINGSSTRATEGI Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 003/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollkomiteens sak 44/12 Saksopplysninger I kontrollkomiteens møteplan for 2013 er det satt av tid til orienteringer fra rådmannen. Til det første møte i 2013 er rådmannen anmodet om å gi en orientering om sine vurderinger mht. en kompetanse og rekrutteringsstrategi, jf. kontrollkomiteens sak 44/12. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollkomiteen gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

13 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 004/13 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN OM RÅDMANNENS RISIKOVURDERINGER MHT. MISLIGHETER OG KORRUPSJON, SAMT RÅDMANNENS ARBEID FOR Å MOTVIRKE DISSE Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 004/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Etisk reglement Kommuneloven Straffeloven Saksopplysninger Korrupsjon i norske kommuner har vært satt på dagsorden i media etter en større nyhetsreportasje i Dagsrevyen NRK tidlig i januar Her kommer det frem at det er få anmeldte korrupsjonssaker til Økokrim. Videre opplyses det at det siden 2002 har vært 24 saker i offentlig sektor hvor det er tatt ut tiltale og saken er pådømt. Samlet har disse hatt et omfang på ca. 205 millioner kr. Korrupsjon er straffbart, jf. straffelovens 276a. hvor det heter: «For korrupsjon straffes den som a) for seg eller andre krever, mottar eller aksepterer et tilbud om en utilbørlig fordel i anledning av stilling, verv eller oppdrag, eller b) gir eller tilbyr noen en utilbørlig fordel i anledning av stilling, verv eller oppdrag» Se også 276c som omhandler utilbørlig fordel egnet til å påvirke utførelsen av stilling og verv mv. Økonomiske misligheter omfatter imidlertid noe langt mer enn bare korrupsjon. Som eksempel vil bevisst feilrapportering kunne bli oppfattet som en økonomisk mislighet. Å avdekke og å forebygge økonomiske misligheter er en viktig oppgave for den kommunale egenkontroll. Den kommunale egenkontroll består imidlertid av 2 ledd. På den ene side har en den kontroll som utøves av rådmannen gjennom rådmannens internkontroll og holdningsskapende arbeid. Kontrollkomiteen og revisors oppgave er å påse at rådmannens internkontroll fungerer tilfredsstillende. I et overordnet perspektiv er dette kontrollkomiteen og revisors viktigste oppgave.

14 Rådmannen er anmodet om å gi en orientering om sine vurderinger mht. risiko for misligheter og korrupsjon, samt om arbeidet for å avdekke og å forebygge korrupsjon og økonomiske misligheter. Rådmannen vil gi orienteringen i møte. Vurdering Media har hatt et betydelig fokus rettet mot korrupsjon og økonomiske misligheter i kommunal forvaltning. Dette har satt den kommunale egenkontroll og dens betydning på dagsorden i samfunnsdebatten. Det er derfor av interesse for kontrollkomiteen å få en nærmere orientering om rådmannens risikovurderinger, samt status vedrørende arbeidet med å avdekke og å forebygge korrupsjon og økonomiske misligheter i kommunen. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

15 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 005/13 BRUKERBETALTE FERIETURER I STJØRDAL KOMMUNE Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 005/ Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Brev fra Stjørdal kommune (legges fram i møte) Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollkomiteens sak 40/12 2. Kommuneloven m/forskrifter 3. Forvaltningsloven Saksopplysninger Kontrollkomiteen behandlet etter en henvendelse fra KomRev Trøndelag IKS, sak 40/12, vedrørende brukerbetalte ferieturer i Stjørdal kommune. Kontrollkomiteen gjorde slikt vedtak i saken: 1. «Kontrollkomiteen tar saken til foreløpig orientering. 2. Kontrollkomiteen ber administrasjonen foreta en ny gjennomgang som legges frem for kontrollkomiteen i neste møte.» Administrasjonen vil som anmodet fremlegge sin nye gjennomgang i møte. Vurdering En forventer at det vil kunne fremkomme opplysninger underlagt taushetsplikt i orienteringen. Kontrollkomiteen må derfor ta stilling til en eventuell lukking av møte før saken tas opp til behandling.

16 Da en ikke kjenner innholdet i den informasjon som vil bli gitt, er det ikke mulig å legge frem saken med forslag til vedtak. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

17 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen SAK 006/13 ORIENTERING FRA REVISOR - STATUS FOR REVISJONSARBEIDET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 006/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollkomiteen skal påse at det føres betryggende revisjon med kommunens regnskaper. Kontrollkomiteen skal også påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Revisor vil gi en statusrapport for revisjonsarbeidet i møte. Vurdering Kontrollkomiteen vil bli gitt innblikk i revisors foreløpige vurderinger og arbeidsmetoder. Møtet må derfor lukkes under revisors orientering, jf. off.l. 13 og forv.l. 13. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

18 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen SAK 007/13 SELSKAPSKONTROLL VEDRØRENDE STJØRDAL KULTURUTVIKLING AS Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 007/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollkomiteen slutter seg til rapporten «Stjørdal kulturutvikling AS selskapskontroll» 2. Rapporten oversendes kommunestyret for videre behandling. Saksbehandlers forslag til innstiling til kommunestyret 1. Kommunestyret tar rapporten «Stjørdal kulturutvikling AS selskapskontroll» til etterretning. 2. Kommunestyret ser viktigheten av at prinsippene for eierstyring og selskapsstyring er godt kjent for samtlige av de folkevalgte. Dette bør derfor inngå som et naturlig ledd i den rutinemessige folkevalgtopplæringen. I tillegg bør det gjennomføres et kurs i løpet av inneværende år. Vedlegg Rapport etter gjennomført selskapskontroll «Stjørdal kulturutvikling AS selskapskontroll», KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak, KS 2. Kommunestyrets sak 6/13 «Eierskapsmelding 2013 Stjørdal kommune» 3. Formannskapets sak 7/13 «Høringsutkast - Selskapskontroll av Stjørdal Kulturutvikling AS» 4. Kontrollkomiteens sak 007/12 «Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon vedrørende Stjørdal kulturutvikling AS» 5. Kontrollkomiteens sak 39/11 Plan for selskapskontroll oppstart 6. Kontrollkomiteens sak 17/11 Selskapskontroll bestilling 7. Kommunestyrets sak 9/11 Stjørdal kulturutvikling revisors innsynsrett 8. Kommunestyrets sak 98/10 Stjørdal Regionale Kulturhus - Skisseprosjekt, Kostnadsramme og Finansiering 9. Kommunestyrets sak 67/ Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) med forskrifter

19 Saksopplysninger Kontrollkomiteen ba revisor om å gjennomføre selskapskontroll med forvaltningsrevisjon vedrørende Stjørdal kulturutvikling AS den , sak 7/12. Revisor har gjennomført prosjektet og har avlevert sin prosjektrapport, se vedlegg. Revisor har gjennom prosjektet belyst følgende problemstillinger: 1. «Eierstyring: Utøver kommunen eierskapet i SKU i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger og etablerte normer for god eierstyring? 2. Anbudsprosessen Var anbudsgrunnlaget knyttet til de bygningsmessige arbeidene tilstrekkelig spesifisert?» Revisor gir i sammendraget bl.a. uttrykk for at: «KomRev Trøndelags gjennomgang viser at kommunen ikke utøver eierskapet i Stjørdal Kulturutvikling AS helt i samsvar med etablerte normer for god eierstyring. Kommunen har til tider fremstått som en utydelig eier av SKU. Det kan blant annet skyldes politisk uenighet og skjørt flertall, og manglende folkevalgtopplæring og eierskapsmelding.» (side 4) og, «KomRev har ikke oppdaget noe som tilsier at SKU bør klandres for at det ble nødvendig å avbryte kontrakten med Reinertsen. Det ble utarbeidet et konkurransegrunnlag der anskaffelsen ble beskrevet med funksjonskrav, jfr. lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Konkurransegrunnlaget (og Strukturplanen) er et omfattende dokument som tilsynelatende beskriver anskaffelsen på en utfyllende måte. Prosjekteringen ble utført av profesjonelle aktører. Så langt revisor er i stand til å bedømme, så var anbudsgrunnlaget knyttet til de bygningsmessige arbeidene tilstrekkelig spesifisert. Årsaken til at samarbeidet med Reinertsen måtte avbrytes ligger etter KomRevs mening ikke i at grunnlagsdokumentene ikke var gode nok.» (side 5) Rapporten har vært til høring hos formannskapet som kommunens representant i selskapets generalforsamling. Formannskapet behandlet høringsutkastet den , sak 7/13 «Høringsutkast - Selskapskontroll av Stjørdal Kulturutvikling AS» Formannskapet fattet slikt vedtak i saken: 1. «Saken tas til orientering. 2. Kommunen gjennomfører opplæring i eierskap og selskapsledelse til folkevalgte som en del av folkevalgtopplæringen. 3. Rådmannen utarbeider en oppdatert eierskapsmelding i løpet av 1. halvår 2013.» Tilleggsopplysninger Kommunestyret behandlet og vedtok eierskapsmelding i møte den , sak 6/13

20 Vurdering Revisor har enkelte merknader knyttet til kommunens eierskapsforvaltning. Kunnskap om eier- og selskapsstyring vurderes som vesentlig for å kunne forstå ansvars og rolledelingen mellom eier, generalforsamlingen og styret for det enkelte selskap. Disse temaene bør derfor inngå som et naturlig ledd i den rutinemessige folkevalgtopplæringen. Kommunestyret har allerede behandlet og vedtatt eierskapsmelding. Saken legges med dette frem for kontrollkomiteen. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

21 Stjørdal Kulturutvikling AS Selskapskontroll Stjørdal kommune 2013

22 KomRev Trøndelag IKS Forord KomRev Trøndelag IKS har i perioden mars 2012 til februar 2013 gjennomført selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Stjørdal Kulturutvikling AS. Selskapskontrollen er bestilt som et tillegg til en forvaltningsrevisjon som følger kulturhusprosjektet, og prosjektplanen ble behandlet i kontrollutvalget 17. februar Vår kontaktperson i Stjørdal Kulturutvikling AS har vært Arne Fridthjof Venæs. Vi takker for et positivt samarbeid. Levanger, Sissel Mikalsen /s/ Oppdragsansvarlig revisor Vegard Wist Prosjektleder Stjørdal Kulturutvikling AS 2

23 KomRev Trøndelag IKS Innholdsfortegnelse Sammendrag Innledning Hjemmel for selskapskontroll Kontrollutvalgets bestilling Problemstillinger Gjennomføring og metode Om selskapet Eierforhold Styret Økonomi Juridiske og avtalemessige forhold Eierskap Problemstilling Revisjonskriterier Data Eierskapsmodell Eierstrategi Eierstyring Vurdering Konklusjon og anbefalinger Anbudsprosessen Problemstilling Revisjonskriterier Data Vurdering Konklusjon Høring Referanseliste Vedlegg 1. Vedtekter for Stjørdal Kulturutvikling AS 2. Styreinstruks for Stjørdal Kulturutvikling AS 3. Høringssvar fra styreledere og daglig leder i Stjørdal Kulturutvikling AS Stjørdal Kulturutvikling AS 3

24 KomRev Trøndelag IKS Sammendrag KomRev Trøndelag IKS har gjennomført selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Stjørdal Kulturutvikling AS (SKU). Selskapskontrollen omhandler eierstyring og forvaltningsrevisjonen omhandler anbudsprosessen. Følgende problemstillinger er undersøkt: 1. Eierstyring: Utøver kommunen eierskapet i SKU i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger og etablerte normer for god eierstyring? 2. Anbudsprosessen: Var anbudsgrunnlaget knyttet til de bygningsmessige arbeidene tilstrekkelig spesifisert? Eierstyring Vurdering KomRevs gjennomgang viser at kommunen ikke har gjennomført opplæring i eierskap og selskapsledelse som del av folkevalgtopplæringen. Ordfører har riktignok en god del erfaring, men hele kommunestyret deltar aktivt i debatten omkring SKU og burde som eier av selskapet fått tilført mer kunnskap om eierstyring. Stjørdal kommune utarbeidet en eierskapsmelding som ble behandlet i kommunestyret i 2008 og rullert i Den burde blitt rullert årlig, men KomRev kan ikke se at det har blitt gjort. Eierne har formulert klare mål og strategier for SKUs virksomhet i vedtektene. Prinsippene for selskapets utbyttepolitikk er også klargjort i vedtektene, der heter det at SKU er ikke kommersielt, og at det er uaktuelt å betale utbytte. De kanskje viktigste årsakene til at SKU ble etablert som et AS var at kommunen ønsket effekt av samspillet med private aktører, og full refusjon av merverdiavgift. Samtidig er det politisk uenighet om dette prosjektet, og det er KomRevs inntrykk at politikerne (eierne) ønsker tett styring av selskapet. Det sistnevnte er ikke alltid forenlig med organisasjonsformen AS, der det er styret som fører det løpende tilsynet med virksomheten. Etter KomRevs mening har Stjørdal kommune vært en aktiv, men utydelig eier av SKU. Det begrunner vi i start- og stoppvedtakene i kommunestyret, som igjen førte til at selskapets ledelse ble handlingslammet i perioder, og dessuten uenighet/uklarhet om hvordan nåværende styreleder skal løse sin rolle som både styreleder og kommunestyremedlem. Kommunestyret har fulgt KS anbefaling om at politisk ledelse bør oppnevnes som kommunens representanter til generalforsamling, og eierutøvelsen speiler kommunestyrets samlede flertallsbeslutning. Konklusjon KomRev Trøndelags gjennomgang viser at kommunen ikke utøver eierskapet i Stjørdal Kulturutvikling AS helt i samsvar med etablerte normer for god eierstyring. Kommunen har til tider fremstått som en utydelig eier av SKU. Det kan blant annet skyldes politisk uenighet og skjørt flertall, og manglende folkevalgtopplæring og eierskapsmelding. Stjørdal Kulturutvikling AS 4

25 KomRev Trøndelag IKS Anbefalinger På bakgrunn av funnene i denne eierskapskontrollen, anbefaler KomRev at kommunen: gjennomfører opplæring i eierskap og selskapsledelse til folkevalgte som del av folkevalgtopplæringen utarbeider en oppdatert eierskapsmelding Anbudsprosessen KomRev har ikke oppdaget noe som tilsier at SKU bør klandres for at det ble nødvendig å avbryte kontrakten med Reinertsen. Det ble utarbeidet et konkurransegrunnlag der anskaffelsen ble beskrevet med funksjonskrav, jfr. lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Konkurransegrunnlaget (og Strukturplanen) er et omfattende dokument som tilsynelatende beskriver anskaffelsen på en utfyllende måte. Prosjekteringen ble utført av profesjonelle aktører. Så langt revisor er i stand til å bedømme, så var anbudsgrunnlaget knyttet til de bygningsmessige arbeidene tilstrekkelig spesifisert. Årsaken til at samarbeidet med Reinertsen måtte avbrytes ligger etter KomRevs mening ikke i at grunnlagsdokumentene ikke var gode nok. Stjørdal Kulturutvikling AS 5

26 KomRev Trøndelag IKS 1 Innledning 1.1 Hjemmel for selskapskontroll I henhold til kommuneloven 77 nr. 5 skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. 1 Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll. 2 Den omfatter kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser, herunder å kontrollere om den som utøver eierinteressene gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Det kan også gjennomføres forvaltningsrevisjon i selskaper. Forvaltningsrevisjonen kan omfatte systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger Kontrollutvalgets bestilling I utgangspunktet skulle KomRev Trøndelag gjennomføre en forvaltningsrevisjon som skulle følge byggingen av kulturhuset på Stjørdal. Av ulike grunner ble byggestarten utsatt, og kontrollutvalget bestilte da en eierskapskontroll med forvaltningsrevisjon av den opprinnelige anbudsprosessen. Bestilling/prosjektplan ble behandlet i kontrollutvalget 17. februar 2012 i sak 007/12. Bakgrunnen for å se på anbudsprosessen var at Stjørdal Kulturutvikling AS (SKU) ikke kom til enighet med entreprenøren som hadde blitt tildelt kontrakten for det byggtekniske arbeidet, og den avtalen ble annullert. Kontrollutvalget ønsket å få belyst om årsaken til at det ble nødvendig å avslutte samarbeidet med entreprenøren skyldtes for dårlig spesifisering av prosjektet. 1.3 Problemstillinger 1. Eierstyring: Utøver kommunen eierskapet i SKU i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger og etablerte normer for god eierstyring? 2. Anbudsprosessen Var anbudsgrunnlaget knyttet til de bygningsmessige arbeidene tilstrekkelig spesifisert? 1 Selskapskontroll er nærmere omtalt i forskrift om kontrollutvalg kapittel 6 ( 13-15). 2 Jf. forskrift om kontrollutvalg 14 første ledd. 3 Jf. forskrift om revisjon 7 første ledd. Stjørdal Kulturutvikling AS 6

27 KomRev Trøndelag IKS 1.4 Gjennomføring og metode Selskapskontrollen er gjennomført i samsvar med kommunelovens regler om selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Undersøkelsen er utført i henhold til Norges kommunerevisorforbunds (NKRF) Standard for forvaltningsrevisjon RSK 001, som sier at revisor må utføre forvaltningsrevisjonen systematisk, og at vurderinger og konklusjoner må bygge på pålitelige og gyldige data som gir et reelt bilde av situasjonen. Rapporten bygger på data innhentet gjennom dokumentanalyse og intervju. Intervju med styreleder (og daglig leder) ble gjennomført , styret har blitt skiftet ut etter den tid. Vi har ikke intervjuet dagens styreleder, da denne rapporten stort sett omhandler hendelser under den forrige styreleders periode. Når vi presenterer styreleders mening er det, med mindre noe annet er presisert, snakk om styreleder per juni 2012, Inge Grøntvedt. Referatene fra intervjuene er verifisert av informantene i etterkant for å rette opp eventuelle faktafeil og misforståelser. De innsamlede data vurderes opp mot revisjonskriterier, som er krav og forventninger til virksomheten. I dette prosjektet vurderes data opp mot kriterier hentet fra lovverk og normer for god eierstyring og selskapsledelse. Revisjonskriteriene er nærmere beskrevet under de enkelte problemstillingene. Vår samlede vurdering er at metodebruk og kildetilfang i denne selskapskontrollen har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å svare på de problemstillinger kontrollutvalget har vedtatt. Som bakgrunn for drøftingene, vil vi innledningsvis kort redegjøre for virksomheten i Stjørdal Kulturutvikling AS. 2 Om selskapet 2.1 Eierforhold Stjørdal Kulturutvikling AS ble stiftet 9. januar Stjørdal kommune er den suverent største eieren med 95,95 % av aksjene. De resterende eierne er Forr-Bo Eiendom AS, Hernes AS, Vennatrø Gruppen AS, Aasen & Five AS og Gjensidige Stjørdal Brannkasse, alle med 0,71 % av aksjene, og Sparebank 1 SMN med 0,5 % av aksjene. 4 Selskapets virksomhet er beskrevet i 3 i vedtektene. Se mer om dette i kapittel Styret Styring og drift innenfor SKU reguleres av aksjelovgivningen. I aksjelovgivningen tillegges styret de fleste driftsmessige beslutningene. Det øverste selskapsorganet (generalforsamlingen) utøver mer overordnede eierfunksjoner. Styret i SKU har 7 medlemmer. Kommunestyret vedtok 21. juni 2012 å be generalforsamlingen i SKU om å utvide antall kommunalt oppnevnte styremedlemmer fra 4 til 5, og i tillegg skal styrelederen nå velges blant de medlemmene som er foreslått av 4 Kilde: Stjørdal Kulturutvikling AS 7

28 KomRev Trøndelag IKS kommunestyret. De private aksjonærene fordeler de 2 gjenværende styreplassene. Styret ble delvis skiftet ut i august 2012, kun de to private representantene fortsatte. Styrets myndighet og oppgaver er, i tillegg til i aksjelovgivningen, definert i selskapets vedtekter og styreinstruksen. Styreinstruksen fastsetter retningslinjer for styrets arbeid. Den ble vedtatt første gang av styret , og skal deretter vedtas hvert år. Styret skal hvert år utarbeide en årsplan, og tar sikte på å avholde om lag ett styremøte per måned. I saker hvor daglig leders deltakelse ikke er ønskelig, skal styreleder avklare dette med daglig leder. Styret evaluerte seg selv, styreleder og daglig leder i sak 83/10. Momentene som kom frem under diskusjonen er vedlagt protokollen fra dette styremøte. Daglig leder har en god del kontakt mot styret. Styreleder oppfattes av daglig leder å være tilgjengelig og involvert i kulturhusprosjektet. Daglig leder har lite kontakt mot rådmannen, men mer mot teknisk etat i saker som reguleringsplanarbeider, planlegging av bypark og p- kjeller og infrastruktur generelt. Daglig leder har imidlertid savnet en mer aktiv deltagelse fra etat teknisk drift når det gjelder både kulturhusets tekniske innhold, og de kommunale prosjektene. 2.3 Økonomi Selskapet har ikke erverv som formål, dvs. at det er ikke kommersielt og at det ikke kan betales utbytte. Eventuelt overskudd skal gå til å styrke egenkapitalen og å sikre selskapets drift i samsvar med formålet. Dette er nedfelt i selskapets vedtekter. Oversikt over økonomiske nøkkeltall: Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Balansesum Egenkapital Egenkapitalprosent 13,9 % 68,0 % 93,3 % Resultatregnskapet består av lønnskostnader til administrasjon og løpende driftskostnader til opprettholdelse av kontor i Torgkvartalet. Eiendelene i balansen består i all hovedsak av bankinnskudd og påløpte kostnader i forbindelse med planlegging av nytt kulturhus. Kostnadene er balanseført med kr ,-, hvorav tomtekostnad utgjør kr ,-, planleggingskostnader (det vesentligste til arkitekt konsulenter) kr ,- inkl mva, og regnskapsposten er redusert med kr ,- som er refundert merverdiavgift. 6 Finansiering av kulturhuset er basert på både egenkapital, lån, tilskudd, gaver og bidrag. I finansieringsplanen er det forutsatt følgende: 5 Kilde: Årsberetning Kilde: Nummerert brev , revisjonsfirmaet Arne Klæth AS. Stjørdal Kulturutvikling AS 8

29 KomRev Trøndelag IKS Egenkapital på kr. 70,35 mill., hvorav aksjeinnskudd på kr. 6,35 mill. og samlet tomteverdi kulturhus og hotell på kr. 64 mill. Offentlige tilskudd på ca. kr 48,0 mill., hvorav ca. kr. 8,0 mill. er bekreftet. Samarbeidspartnere på ca. kr 32,7 mill., hvorav ca. kr 4,8 mill. er bekreftet. Salg av kommunal eiendom på ca. kr 49,0 mill., salget er ikke gjennomført. Kirkens andel er beregnet til kr 44,4 mill., denne delen er nå besluttet gjennomført som et særskilt prosjekt, i økonomiplan er det avsatt kr. 65 mill. (inkl. mva.) til kirkeprosjektet.. Refusjon av merverdiavgift på ca. kr 125,0 mill., ekstern konsulent Ernst & Young har anslått at det er muligheter for refusjon av 100 % av merverdiavgiften knyttet til kulturhuset som skal leies av Stjørdal kommune. Lånefinansiering av resterende kapitalbehov. Det fremgår av denne oversikten at deler av finansieringen ennå ikke er på plass (nummerert brev fra selskapets revisor datert 10. mai 2012). SKUs revisor skriver i nummerert brev : Vi vil i den anledning be styret rette oppmerksomheten på sitt ansvar, herunder ansvar for gjennomføringen av byggeprosjektet og finansieringen. Vi er kjent med at det politiske flertall som er grunnlaget for byggingen av kulturhuset er skjørt, med en politisk overvekt med 1 stemme i kommunestyret for bygging av kulturhuset. Etter vår mening kan dette være en utfordring for styret i Stjørdal Kulturutvikling AS, med hensyn til gjennomføring og finansiering av byggeprosjektet. Vi har sett på grunnlagene for kostnadsoverslaget og de beregninger som er forelagt oss. Vi har ikke tilstrekkelig kompetanse eller god nok bakgrunn til å vurdere kvaliteten i det materialet som er forelagt oss, men ser at dette er gjenstand for grundig intern gjennomgang og ekstern kvalitetssikring av FAVEO. I forbindelse med at finansieringen av kulturhuset fortsatt har mangler, ber vi ledelsen og styret sørge for at grunnlaget eller planen for finansiering er kvalitetssikret på en slik måte at kulturhuset blir fullfinansiert. 2.4 Juridiske og avtalemessige forhold SKU må følge reglene i offentlighetsloven, jfr. offl. 2. Styreleder sier også at det praktiseres meroffentlighet i saker som ikke er til skade for selskapet. Selskapets formål er planlegging og bygging av kulturhus som i hovedsak blir finansiert av offentlige midler. SKU må derfor forholde seg til lov om offentlige anskaffelser, siden 2 sier at loven gjelder for bygge- og anleggskontrakter dersom det offentlige yter tilskudd på mer enn 50 % av kontraktens verdi. Revisor velges i generalforsamling, SKU revideres av revisjonsfirmaet Arne Klæth AS. Stjørdal Kulturutvikling AS 9

30 KomRev Trøndelag IKS 3 Eierskap 3.1 Problemstilling Utøver kommunen eierskapet i Stjørdal Kulturutvikling AS i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger og etablerte normer for god eierstyring? 3.2 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er hentet fra KS anbefalinger om god eierstyring og selskapsledelse av kommunalt eide selskaper. 1. Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte Kommuner bør som en del av folkevalgtopplæringen gjennomføre obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspektene knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet. 2. Utarbeidelse av eierskapsmeldinger Kommuner skal foreta en politisk gjennomgang av virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter gjennom utarbeidelsen av en eierskapsmelding. Eierskapsmeldingen bør gjennomgås og eventuelt revideres hvert år i kommunestyret. 3. Utarbeidelse og revidering av selskapsstrategi og vedtekter Selskapets virksomhet skal tydeliggjøres i vedtektene. Innenfor rammen av vedtektene bør selskapet ha klare mål og strategier for sin virksomhet. For selskaper som opererer innenfor et marked skal prinsippene for en eventuell utbyttepolitikk klargjøres og deretter fremmes for eierorganet gjennom vedtektene. Formålsangivelsen i vedtekter bør vurderes med jevne mellomrom for å se om det er behov for endringer. 4. Vurderinger og valg av selskapsform Det er eiers ansvar å sikre en selskapsform som er tilpasset virksomhetens formål, eierstyringsbehov, markedsmessige forhold og konkurranseregelverket. Selskapsformen er viktig i forhold til mulighet og ønske om politisk styring og kontroll. 5. Sammensetning og funksjon til eierorgan For aksjeselskap anbefales det at kommunestyret oppnevner politisk ledelse som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierutøvelsen skal speile kommunestyrets samlede flertallsbeslutning. I tillegg til disse anbefalingene er naturligvis de rammene som ligger fast i aksjelovgivningen en del av forutsetningene for god eierstyring. Dette henger spesielt sammen med punkt 4, valg av selskapsform. Kommunen må rette seg inn etter den særlovgivningen som finnes for den valgte selskapsformen. Stjørdal Kulturutvikling AS 10

31 KomRev Trøndelag IKS 3.3 Data Eierskapsmodell Ordføreren trekker fram flere grunner til at aksjeselskap ble valgt som selskapsform. Denne selskapsformen skulle gi; god styring og kostnadseffektiv gjennomføring full effekt av samspillet mellom kommunen og private aktører med relevant kompetanse full refusjon av merverdiavgift for byggeprosjektet offentlige tilskudd og spillemidler gunstig finansiering gjennom en lav rente på grunn av kommunal garanti for låneopptaket I aksjeselskap er det generalforsamlingen som utøver den øverste myndighet i selskapet. Tidligere representerte ordføreren kommunen i generalforsamling i deleide selskaper, herunder SKU. I selskaper der kommunen er eneeier representerte formannskapet kommunen. Fra og med skal formannskapet være kommunens eierrepresentanter i selskaper der kommunen eier over 90 %. Dermed er det formannskapet som nå møter på vegne av kommunen i generalforsamlingen i SKU (se sak 53/12 i kommunestyret). I generalforsamlingen handler formannskapet på bakgrunn av vedtak fattet i kommunestyret, formannskapet har dermed et bundet mandat. Valget av aksjeselskap som selskapsform har noen følger for den politiske styringen og kontrollen av selskapet. Styringen av SKU er underlagt aksjelovgivningen, og må følge selskapsorganene. Den logiske prosedyren for avklaring og iverksetting av kommunens syn i vesentlige SKUsaker vil i henhold til dagens modell være følgende: 1. Rådmannen utreder saker (eventuelt på grunnlag av innspill/informasjon fra SKU), og avgir innstilling til kommunestyret. 2. Kommunestyret drøfter saker og fatter vedtak på vegne av Stjørdal kommune (med alminnelig/simpelt flertall av avgitte stemmer). 3. Eierrepresentantene (formannskapet fom , ordfører før dette) representerer kommunestyrets flertallssyn i generalforsamlingen for SKU. 4. Generalforsamlingen i SKU har myndighet til å vedta vedtekter samt til å velge styremedlemmer og føre tilsyn med styret. Generalforsamlingen utøver den øverste myndighet i selskapet, og har en generell instruksjonsmyndighet overfor styret. 5. Styret i SKU har ansvaret for forvaltningen av selskapet, og fører tilsyn med den daglige ledelsen. 6. Daglig leder står for den daglige ledelse av selskapets virksomhet og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt Se figur under. I utgangspunktet følger informasjonsflyten som går den motsatte veien også de samme linjene og selskapsorganene. Det er imidlertid ikke noe i veien for at selskapet, dvs. styreleder eller daglig leder, kan komme og informere kommunestyret direkte. Stjørdal Kulturutvikling AS 11