Visma Scenario. Nyheter og forbedringer

Transkript

1 Visma Scenario Nyheter og forbedringer

2

3 Oslo, august opplag All informasjon i denne dokumentasjonen vil kunne forandres uten varsel og representerer ikke en forpliktelse fra produsenten. Alt materiale i denne dokumentasjonen og de program som den omhandler er beskyttet av lov om opphavsrett og den særskilt inngåtte Avtale om bruksrett og vedlikehold. Alle rettigheter til dette materiell innehas av Visma Software AS. Enhver kopiering eller gjengivelse av materiell i denne boken, inkludert uten begrensninger, tekst, skjermbilde utseende, ikoner eller metoder, er forbudt. Som en del av den kontinuerlige utviklingen av systemet vil Visma Software AS kunne endre sammensetningen av pakkeløsninger, moduler og funksjoner. Visma Software AS fraskriver seg ethvert ansvar for eventuelle feil eller mangler i systemet, utover hva som uttrykkelig beskrives i den til enhver tid gjeldende Avtale om bruksrett og vedlikehold. Bruk av systemet på andre maskiner enn den systemet er lisensiert for, er ulovlig og medfører anmeldelse og krav om erstatning.

4 INNHOLD VISMA Scenario Versjon OPPGRADERING... 2 Viktig informasjon...2 Server-installasjon - endring i forhold til tidligere...2 Micro Focus Runtime...2 Pervasive...2 Generelt...2 Veiledning for installasjon...2 Egendefinerte rapporter...4 Nyheter og forbedringer... 5 Generelt...5 Menyendring...5 Bankgironummer i reskontrosøk...5 Søk på dimensjoner valg av status...5 Mulighet for å sende utskrifter på e-post direkte fra Visma Scenario...5 Budsjettering...5 Fortsette søk Ctrl + F9...6 Plassering av Visma Scenario på skjerm ved oppstart...6 Eksport av data til Excel...6 Bestilling...6 Historikk utvidede søkemuligheter...6 Totalsum vises på behovsliste...6 Utvidet semikolonseparert fil ved import behovsliste...6 Hurtigregistrering av varer (Shift + F9) - lagt inn søk på leverandørnavn...7 Annet mulighet for å registrere mva.kode...7 Dagbok...7 Huske forrige søk ved bruk av F5...7 Kasse...7 Standard betaling med kort...7 Baxi chip...7 PosPay chip...7 Ordre/faktura...7 Endre ordretype...7 Tvungen registrering av leveringsdato...8 Vise ekstra kunde-/kontaktinformasjon i ordrehodet og på tilbud...8 Klargjøring ordre vise egendefinert søkebegrep...8 Hurtigregistrering av varer (Shift + F9) - lagt inn søk på leverandørnavn...8 Historikk utvidede søkemuligheter...8 Nytt format ved utleggelse av merkelappsfil...8 Ordreinnlesing (XML)...9 Opprette kunder automatisk...9 Kontonummer for kortbetalinger...9 XML-format utvidet...9 Overføringer...9 Innlesing varer NOBB...9 Utskrifter...10

5 Organisasjonsnummer på journaler...10 Bokføringshistorikk vise dimensjoner...10 Historikk på revisjonsjournaler...10 Faktura-, kasse- og bestillingsjournaler viser dimensjoner...10 Utskrifts-DDF utvidet...10 Varer...10 Varesøk...10 Varejustering lagt inn mulighet for å sette passive varer til aktive...10 Prisendring utvalg på merke...10 Varetelling utvalg på leverandør...11 Prisdato ved innlesing varefil EFO/NELFO...11 Serienummer slette bevegelser knyttet til et serienummer...11 Handyman...11 Utlegg av lokasjon i grossistliste...11 Diversevare uten pris...11 Scenario Dokumentsenter (versjon 2.4)...11 Periode settes ut fra bilagsdato i Scenario Dokumentsenter...11 Visma Bizweb...11 Automatisk oppdatert kundeinformasjon...11 Prøv integrasjonen med Visma Bizweb helt gratis...11

6 VISMA SCENARIO VERSJON 4.9. Dokumentet inneholder nyheter og forbedringer som er gjort i Visma Scenario versjon , samt veiledning i forbindelse med oppgradering. Vi anbefaler deg å lese dokumentet slik at du kjenner til de endringene som er gjort i denne versjonen. Du kommer sikkert til å finne en del nytt som din bedrift har nytte og glede av. Vi håper du blir fornøyd med den nye versjonen. Nyheter og forbedringer presenteres per modul. I tillegg vil filen readme.txt kopieres ned på programområdet ved installasjon. Den inneholder alle nyheter, endringer og rettelser i stikkordsform. Du finner også en beskrivelse av hvordan oppgraderingen skal gjøres i dette dokumentet. Vær oppmerksom på at oppgradering til denne versjonen er noe annerledes enn tidligere. Hvis du er usikker ta kontakt med din forhandler før du oppgraderer til ny versjon. Visma Scenario Nyheter og forbedringer: Visma Scenario versjon 4.9 1

7 OPPGRADERING Viktig informasjon Server-installasjon - endring i forhold til tidligere Installasjon må nå gjøres fra server på fysisk disk. Tidligere har det også vært mulig å installere fra arbeidsstasjon. I tillegg må hver arbeidsstasjon kjøre følgende fil fra programkatalogen: _ClientInstall.bat. Restart PC. Det samme gjelder alle brukere som logger seg på via terminalserver - _ClintInstall.bat må kjøres og bruker må logge seg av og på terminalserveren Micro Focus Runtime Pervasive Generelt Denne versjonen inneholder runtime til versjon 5.0. Ved installasjon kopieres runtimefilene inn på programkatalogen til Visma Scenario, registrering foretas og service startes. CD-en inneholder ikke Pervasive. Avinstallasjon av Visma Scenario må derfor ikke foretas. Installasjon på server må foretas mot fysisk disk. Alle arbeidsstasjon må kjøre filen _ClientInstall.bat fra programkatalogen og arbeidsstasjonene må restartes. Ta en sikkerhetskopi før du starter oppgraderingen. Sett inn CD-en og installasjonsrutinen starter automatisk. Besvar de spørsmål som kommer. Hvis du er usikker på hva du svarte sist, kan du gå på programmenyen i windows og lese Installasjonsinfo under Visma\Visma Scenario. Veiledning for installasjon Stopp alle servicer som ev. går i forbindelse med Scenario FØR installasjon. Dette gjelder de som kjører Scenario Hovedkontor, integrasjon med Visma CRM og integrasjon med Sycron. 1. Trykk Neste 2. Kontroller informasjonen trykk Neste 2 Visma Scenario Nyheter og forbedringer: Oppgradering

8 3. Trykk Neste 4. Marker aktuelle tilleggsprogram. 5. Sjekk / korriger om det er riktig 6. Sjekk / korriger om det er riktig område målmappe.rutinen foreslår siste kjente for datafiler. Rutinen foreslår siste kjente informasjon dataområde 7. Bekreft om hjelpeklienten skal kopieres inn Visma Scenario Nyheter og forbedringer: Oppgradering 3

9 8. Bekreft med enter /neste gjennom de neste 2 bildene 9. Oppgraderingen starter vent til den er fullført 10. Trykk fullfør Merk: Dersom du huker av for HK eller AltInn, blir.net Framwork installert dersom du ikke har det på maskinen fra før. Egendefinerte rapporter Eventuelle egendefinerte rapporter skrives ikke over ved oppgraderingen. Det er ikke gjort endringer i utskrifts-ddfene fra versjon 4.8 som krever verifisering, men tabellen VARER er endret. Det betyr at utskrifter som er koblet direkte mot denne tabellen må verifiseres. Dersom oppgradering foretas fra eldre versjoner, er det mulig at verifisering må gjøres på egne rapporter. 4 Visma Scenario Nyheter og forbedringer: Oppgradering

10 NYHETER OG FORBEDRINGER Generelt Menyendring Det er gjort noen endringer på menylinjen. Det gjelder de bakerste valgene Vindu, Annet og Hjelp. Bankgironummer i reskontrosøk Bankgironummer er lagt inn som søkemulighet i forbindelse med søk på reskontro. Søk på dimensjoner valg av status Ved søk på dimensjoner er det lagt inn mulighet for å velge status (aktiv/passiv). Standard velges søk i aktive. Mulighet for å sende utskrifter på e-post direkte fra Visma Scenario Det er lagt inn mulighet for å sende utskrift på mail direkte fra systemet. Det gjelder følgende utskrifter Anbud Faktura / fakturahistorikk /fakturakopi (fra reskontro) Ordrebekreftelse Tilbud Bestillinger Fakturajournal til regnskapsfører Factoringfil til factoringselskap Oppsett gjøres på følgende steder: Systeminformasjon, mappen Oppsett E-post generelt oppsett for mail fra Scenario Firmaopplysninger, mappen Navn e-postadresse må angis Firmaopplysninger, mappen E-post oppsett for den enkelte klient Kunder/leverandører, egne felter for å registrere e-postadresser for faktura, ordrebekreftelse og bestilling Oppsett ordre/faktura, mappen regnskap for automatisk utsendelse av filer til regnskapsfører og/eller factoringselskap. Utskift / sending av e-post gjøres direkte i registreringsbildene med unntak av anbud. Anbud sendes fra utskriftsbildet. Fakturaer kan sendes fra utskrifts- og klargjøringsbildet i tillegg til direkte i registreringsbildet. Masseutsendelse kan foretas av faktura. De andre utskriftene må sendes en og en. Se hjelpefil for mer beskrivelse Budsjettering I alle budsjetteringsbildene er det lagt inn to nye kolonner for sammenligning av tall. Sammenligning kan foretas mot saldo eller budsjett for inneværende budsjettår, samt de to foregående år. Det er også mulig å vise endringer i beløp og %. Visma Scenario Nyheter og forbedringer: Nyheter og forbedringer 5

11 Fortsette søk Ctrl + F9 I flere av hovedsøkene er det lagt inn mulighet for å fortsette søk. Det betyr at det er mulig å hente opp en post fra søk og deretter gå tilbake til søk og fortsette søk fra der du sist var. Ctrl + F9 brukes for å fortsette søket. F9 starter nytt søk. Plassering av Visma Scenario på skjerm ved oppstart Visma Scenario starter standard i full skjerm. Det er nå mulig selv å velge hvor stort bildet skal være og hvor på skjermen det skal plasseres. Start Visma Scenario på vanlig måte og foreta endring av størrelse og plassering. Velg deretter Vindu og Lagre vindusposisjon. Velg Lagre i bildet som vises. Velg Sett standardverdier hvis du angrer endringene som ble foretatt. Eksport av data til Excel Bestilling Alle spørringer som viser resultatet i en grid kan enkelt eksporteres til excel. Plasser markøren et eller annet sted i griden, og trykk F12. Vær oppmerksom på at det kun er data som er hentet inn i griden som eksporteres. Dersom det finnes flere poster enn det som vises, må resten av postene hentes inn i visningen (griden) for at de skal bli eksportert til Excel. Ved utlegg av hovedboks- og reskontroposter kommer det opp spørsmål om poster som ikke er med i visningen skal lastes inn før eksport foretas (begrenset oppad til 3000 linjer). Historikk utvidede søkemuligheter Flere søkebegrep er lagt inn i historikk. For å få tilgang til de nye begrepene må rutinen Utvide antall nøkler i innkjøpshistorikk som ligger under Systeminformasjon, Diverse, Spesialrutiner kjøres. Følgende begrep blir da tilgjengelig ved søk i historikk i tillegg til de som er der fra før: Objekt Aktivitet Anbudsnr Levert nr Levert navn Levert adresse 1 Deres referanse Vår referanse Bestillers referanse 1 Bestillers referanse 2 Totalsum vises på behovsliste Oversiktsbildet som viser hvilke leverandører det er lagt inn varer på, viser nå totalsum per leverandør. Utvidet semikolonseparert fil ved import behovsliste Formatet er utvidet med enhet. (Formatet er nå slik: lagernr;varenr;antall;leverandørnr;kommentar;enhet) 6 Visma Scenario Nyheter og forbedringer: Nyheter og forbedringer

12 Hurtigregistrering av varer (Shift + F9) - lagt inn søk på leverandørnavn I funksjonen Shift + F9 er søkemulighetene utvidet med leverandørnavn. Velg først Levr nr og deretter F9 for å søke på navn. Annet mulighet for å registrere mva.kode Dagbok I forbindelse med klargjøring ved bruk av 2-delt oppdatering er det et felt for Annet. I tidligere versjoner har feltet for MVA ikke vært tilgjengelig. Dette er endret. I den forbindelse er det lagt inn et nytt felt under Firmaopplysninger, Konto hvor kontonummer for Annet/Avrunding fritt kan angis. Ved bruk av mvakode 4 er det den kontoen som vil bli brukt. Huske forrige søk ved bruk av F5 Kasse Det er nå mulig å velge at systemet skal foreslå samme sortering ved F5 som sist uansett hvilket felt markøren står i når F5 trykkes. Når dagboka lukkes nullstilles verdien og den må settes på nytt neste gang. Dersom F5 skal huske forrige søk, settes det opp per bruker under Oppsett dagbok, Faste opplysninger (bruker). Marker feltet Lagre siste søkeverdier i søk poster. Standard betaling med kort Baxi chip For hver enkelt kasse kan det nå defineres om betalingsmåte som foreslås ved avslutning av kassesalg skal være Kontant eller Kort. Standard oppsett er kontant. Dersom kort skal foreslås automatisk, legges dette inn i Kasseoppsett under mappen Kasse. Standard oppgjørsmåte settes til Kort. Tilpasning til ny versjon fra BBS er foretatt slik at betaling med chip kan brukes. Funksjonen ble gjort tilgjengelig i versjon PosPay chip Tilpasning til ny versjon fra PosPay er i pilot. Ta kontakt med din forhandler for mer informasjon. Ordre/faktura Endre ordretype Det er lagt inn mulighet for å endre ordretype. Hent ordren som skal endre type og velg Rutiner, Endre ordretype. Angi ordretype det skal endres til. Dersom det velges endring til servicordre eller internordre spesial, vil bildet for registrering av tilleggsinformasjon i forbindelse med de ordretypene åpnes automatisk. Vær oppmerksom på at dersom en bestillingsordre endres til en annen ordretype, vil ikke innkjøpsordren(e) bli fjernet. Dersom en ordre endres til bestillingsordre, må bestillingsordren avsluttes via summer-mappen for at innkjøpsordre skal genereres. Visma Scenario Nyheter og forbedringer: Nyheter og forbedringer 7

13 Tvungen registrering av leveringsdato Det er lagt inn mulighet for å tvinge bruker til å registrere leveringsdato i ordrehodet. I Oppsett ordre/faktura under mappen Registrering markeres feltet Leveringsdato. Dersom merket settes vil leveringsdato alltid foreslås lik med mindre det er angitt noe i feltet Antall dager til levering i mappen Ordre/faktura. Vise ekstra kunde-/kontaktinformasjon i ordrehodet og på tilbud Etter kundenummer i ordrehodet er ikonet lagt inn. Her ligger det mer kontaktinformasjon om kunden og kundens referanse som er registrert på ordren (telefonnr og e-post adresse). Funksjonen er også lagt inn på tilbud. Klargjøring ordre vise egendefinert søkebegrep Under Oppsett Ordre/faktura er det mulig å definere Egendefinert søkebegrep. Dersom det er definert noe her vil dette vises i egen kolonne under klargjøring av ordre og ordrene kan sorteres etter dette begrepet. Hurtigregistrering av varer (Shift + F9) - lagt inn søk på leverandørnavn I funksjonen Shift + F9 er søkemulighetene utvidet med leverandørnavn. Velg først Levr nr og deretter F9 for å søke på navn Historikk utvidede søkemuligheter Flere søkebegrep er lagt inn i historikk. For å få tilgang til de nye begrepene må rutinen Utvide antall nøkler i fakturahistorikk som ligger under Systeminformasjon, Diverse, Spesialrutiner kjøres. Følgende begrep blir da tilgjengelig ved søk i historikk i tillegg til de som er der fra før: Objekt Aktivitet Bestillingsnr Anbudsnr Fraktbrevnr Levert nr Levert navn Levert adresse 1 Deres referanse Vår referanse Bestillers referanse 1 Bestillers referanse 2 Nytt format ved utleggelse av merkelappsfil I forbindelse med diverse utskrifter i OLFI ligger det mulighet for utskrift av merkelappsfil. Formatet som har ligget i systemet tidligere er tilpasset Winedi. Det er nå lagt inn et filformat i tillegg (Consignor). Dersom det nye formatet skal benyttes angis det under Oppsett, Ordre/faktura. Beskrivelse av formatet finnes i hjelpefilen. 8 Visma Scenario Nyheter og forbedringer: Nyheter og forbedringer

14 Ordreinnlesing (XML) Opprette kunder automatisk Det er lagt inn mulighet for automatisk opprettelse av kunder ved ordreinnlesing. Dersom dette skal brukes, må merket Opprette nye kunder automatisk settes under oppsett. Dersom kundenummeret i ordrefilen er 0, tildeles neste ledige nummer. Kontonummer for kortbetalinger Dersom ordrene som leses inn er betalt med kort, angis hovedbokskonto for kort under oppsett. Ordrene må være merket med betalingsmåte=4. Betalingsmåte angis i xml-filen i feltet PaymentMethod. XML-format utvidet Formatet er utvidet med følgende nye felter: Under merket BuyerInfo : BuyerVatNo - kundens organisasjonsnr Under merket Head : PaymentMethod - betalingsmåte (gyldige verdier 0-4) Comment - ordremerknad DeliveryZipCode - postnr leveringsadresse Se hjelpefil for mer informasjon. Overføringer Innlesing varer NOBB Det er gjort en liten endring i forbindelse med standard salgsenhet. Ved innlesing av varer settes standard salgsenhet lik recordtype 001 i fila fra NOBB. (Tidligere ble recordtype 000 brukt som standard salgsenhet.) Det er også lagt inn en ny avhakning for Trelast ved innlesing av varefil fra NOBB. Dersom merket settes vil EAN-nummer bli lest inn etter følgende regler: 1. EAN fra recordtype 2 (enhetsrecord) leses inn hvis den finnes 2. EAN fra recordtype 1 (varerecord) leses inn og knyttes til lagerenheten dersom rercordtype 2 mangler EAN 3. EAN fra recordtype 3 (prisrecord) leses inn og knyttes til lagerenheten dersom recordtype 2 eller 1 mangler EAN Visma Scenario Nyheter og forbedringer: Nyheter og forbedringer 9

15 Utskrifter Organisasjonsnummer på journaler Organisasjonsnummer legges ut nederst på kasse-, faktura- og bestillingsjournaler. Bokføringshistorikk vise dimensjoner Ved utskrift av bokføringshistorikk er det lagt inn et valg for Alle opplysninger. Dersom dette merket settes kommer alle dimensjoner, mengde og valuta med i tillegg. Utskriften blir liggende. Historikk på revisjonsjournaler Det er nå mulig å skrive ut gamle revisjonsjournaler på nytt. Det er laget en ny utskrift som må gjøres tilgjengelig dersom dette skal brukes. Det gjøres under Utskrifter, Ajourhold. Velg aktuell brukergruppe og velg Type, Hovedbok. Under Tilgjengelig vises Revisjonsjournal - historikk. Marker denne og trykk. Utskriften finnes nå under Valgt. Faktura-, kasse- og bestillingsjournaler viser dimensjoner I forbindelse med utskrift av journaler er det lagt inn mulighet for spesifisering av dimensjoner. Det er mulig å velge en bestemt dimensjon, eller alle. Dersom alle velges, blir utskriften liggende. Husk å lagre ønsket oppsett som settes i utskriftsbildet dersom utskriften som automatisk skrives ut ved oppdatering skal vise dimensjoner. Utskrifts-DDF utvidet Varer Varesøk Utskrifts-DDFene er utvidet med noen nye felter bl.a e-post og hjemmeside fra firmaopplysninger. Disse ligger i tabellen Opl90. Kobles inn i OLFI-rapportene på følgende måte: Add databasen Opl90 til rapporten Link Opl90Nr til FakturaUtskrift.BildeInnlevAntall (trykk ok på advarsel) Passivmerket er lagt inn i nøkkelen på varer. Det betyr at dersom det finnes mange passive varer i vareregisteret, vil søk på varenavn gå vesentlig raskere. Varejustering lagt inn mulighet for å sette passive varer til aktive Dersom det under Oppsett varer under mappen Hovedkontor er markert for Sette nye varer fra HK passive, er det i Visma Scenario en funksjon som enkelt kan sette disse varene til aktive. Funksjonen er utvidet til også å gjelde Varejustering. Prisendring utvalg på merke Under rutinen Prisendringer er det lagt inn mulighet for å gjøre utvalg på fra/til merke. 10 Visma Scenario Nyheter og forbedringer: Nyheter og forbedringer

16 Varetelling utvalg på leverandør Under mappen diverse er det lagt inn utvalg på leverandør. Prisdato ved innlesing varefil EFO/NELFO Varefiler etter denne standarden inneholder informasjon om prisdato fra grossist. Denne informasjonen leses nå inn i Visma Scenario. Feltet vises i varer under mappen Leverandør. Nederst til høyre er det lagt inn et felt for Prisdato. Tilsvarende informasjon finnes på underleverandørene, samt i rutinen Sammenligne priser Serienummer slette bevegelser knyttet til et serienummer Det er lagt inn mulighet for å slette en bevegelse som er registrert på et serienummer. Marker ønsket linjenummer og velg høyre musetast. Bekreft deretter at bevegelsen skal slettes. Handyman Utlegg av lokasjon i grossistliste Under Oppsett Handyman er det lagt inn et nytt valg Legg ut lokasjon. Marker dette feltet dersom du vil eksportere informasjon om lokasjon ved utlegg av grossisliste fra Scenario. Informasjonen legger seg i feltet Varenummer 2 i Handyman Diversevare uten pris Dersom en ordre fra Handyman inneholder en diversevare med salgspris eller kostpris = 0, vil den nå bli stoppet i brannmuren med mulighet for å legge på priser. Scenario Dokumentsenter (versjon 2.4) Periode settes ut fra bilagsdato i Scenario Dokumentsenter Dersom en ønsker at bilagsdatoen som registreres i Scenario Dokumentsenter skal bestemme regnskapsperiode ved innlesing av bilag til Visma Scenario, angis det under Oppsett dagbok, Faste opplysninger felles. Marker Lage Periode ut fra fakturadato. Visma Bizweb Automatisk oppdatert kundeinformasjon Visma Bizweb er Vismas verktøy for næringslivsinformasjon og nyheter. Visma Scenario er nå integrert med Bizweb slik at du kan hente inn informasjon om dine kunder og leverandører fra Visma Bizweb rett inn i Visma Scenario. Dette gjør at du sparer tid ved registrering av nye kunder og det gir deg mulighet for å oppdatere informasjonen på eksisterende. Du sikrer deg også en kundebase av bedre kvalitet ettersom antall feil eller mangelfulle registreringer blir minimert. Ta kontakt med din forhandler for mer informasjon. Prøv integrasjonen med Visma Bizweb helt gratis Visma Scenario versjon inneholder en testtilgang på integrasjonen med Visma Bizweb. Det betyr at kunde-/leverandørsøk inneholder to nye søkebegrep Bizweb Firma og Bizweb Privat. Når dette velges, søkes det direkte i Bizweb sine baser i henholdsvis bedriftsinformasjon Visma Scenario Nyheter og forbedringer: Nyheter og forbedringer 11

17 og personinformasjon. Testtilgangen er begrenset til ca 100 oppdateringer. Dersom du ønsker å forsette med denne tjenesten, ta kontakt med din forhandler for pristilbud. 12 Visma Scenario Nyheter og forbedringer: Nyheter og forbedringer

18 Visma Software AS Karenslyst allé 56 Pb. 733, Skøyen 0214 Oslo, Norge Visma Software AB Geijersgatan 2B Malmö Sverige Tel: Fax: Tel: Fax: