Brukerveiledning. Sist oppdatert: August 2013

Transkript

1 Brukerveiledning Sist oppdatert: August 2013

2 Innhold Om VOKAL Oppdatert august Roller og rettigheter i systemet 3 Hvordan endre passord 5 Support 7 Lærer registrering og visning Kartlegging 9 Hvordan legge inn resultater for gjeldene gjennomføring Hvordan legge inn resultater for tidligere gjennomføring Visning av resultater på elevnivå Visning av resultater på gruppenivå Visning av resultater pr. elev, gruppevis Visning av resultater for tidligere gjennomføring Lærer registrering og visning Finn elev 23 Elevens side Elevopplysninger Kartleggingsprøver Kartleggingsverktøy Nasjonale prøver Kartleggingsprøver på annet trinn og utenfor rapportering Vis alle gjennomføringer Se resultater Visningsformer Lærer Gyldendal - Smart Vurdering 33 Multi - Til læreren Multi og Maximum - Klargjøring av prøven Multi og Maximum - Gjennomføring av prøven Utdeling av lenke og kode til elever som kan logge på selv Klargjør PC en for elever som ikke klarer å logge på selv Salto - Registrering av resultater Se elevenes resultater i VOKAL Administrasjon Skoleeier 47 Oppstartsprosessen Steg for steg Hvordan angi trinn Hvordan opprette en skoleadministrator... 49

3 Hvordan sende påloggingsinformasjon til skoleadministrator Hvordan slette en skoleadministrator Hvordan opprette bruker på skoleeiernivå Administrasjon Skoleeier Nytt skoleår 55 Steg for steg uten integrasjon Steg for steg med integrasjon Hvilke data følger elever som bytter skole Jeg ser ikke det jeg forventer under Rapporter og Status Administrasjon Skoleeier Nasjonale prøver 59 Bestille data fra PAS Status for bestilling Nasjonale prøver Rapporter Status Skoleeier 63 Rapporter - Skoleeier 65 Velg delprøver Visningstype Utvalg Eksport Status - Skole 69 Rapporter - Skole 71 Velg delprøver Visningstype Utvalg Eksport Administrasjon Skole 77 Oppstartsprosessen Steg for steg Hvordan opprette en ansatt som bruker Hvordan importere ansatte som brukere Hvordan slette en ansatt Hvordan sende påloggingsinformasjon til en ansatt Hvordan opprette grupper Hvordan opprette elever Hvordan importere elever Hvordan slette en elev Hvordan flytte en elev til en annen skole Hvordan laste ned PDF-filer Administrasjon Skole Nytt skoleår 93 Steg for steg uten integrasjon Steg for steg med integrasjon Klargjøring av nytt skoleår Scenario 1: Ingen endring i gruppesammensetning eller gruppenavn Scenario 2: Fire grupper skal bli til tre Scenario 3: Tre grupper skal bli til fire

4 Scenario 4: Hvordan endre navn på en gruppe Scenario 5: En elev skal unntas fra regelen om at resultater skal følge elever som bytter skole Scenario 6: Du har opprettet en ny gruppe, men angitt feil trinn Behandle avgangselever - barneskole Behandle avgangselever ungdomsskole Behandle nye elever Returnerte avgangselever Hvordan reservere elever fra resultatoverføring PDF-arkiv for tidligere elever Jeg ser ikke det jeg forventer under Rapporter og Status Administrasjon Skole Nasjonale prøver 111 Godkjenne riktig knytning mellom resultat og elev Administrasjon Skole Fagbokforlagets Kartleggeren 115 Hente resultater inn til VOKAL Knytte resultater til riktige elever Innhold i VOKAL 121 Kartleggingsprøver Leseferdighet Tallforståelse og regneferdighet Engelsk Carlsten Kartleggeren(Fagbokforlaget) Multi Smart Vurdering(Gyldendal) Ordkjedetesten S Språk STAS M-testen Alle teller Kartleggingsverktøy SOL Kartlegging av språkkompetanse i grunnleggende norsk LUS Index 131

5 Om VOKAL Oppdatert august 2013 Klikk her for utskriftsvennlig versjon av brukerveiledningen. VOKAL er et verktøy for den enkelte lærer hvor intensjonen er å lette lærerens arbeid knyttet til oppfølgingen av den enkelte elev. VOKAL benyttes til å registrere resultater fra både nasjonale kartleggingsprøver og forskjellige lokale prøver, samt mulighet for lærer til å vurdere enkeltelever i forhold til fag/ferdigheter. VOKAL inneholder gode rapporteringsmuligheter for skoleleder og skoleeier. Ved behov for ytterligere hjelp med VOKAL, se Support. Versjoner Nyheter og endringer i VOKAL 13. august 2013 Veiledning til hvordan forberede VOKAL for nytt skoleår Bestilling av Nasjonale prøver for skoleåret 2012/2013 er nå stengt. Vi vil åpne opp for resultater for skoleåret 2013/2014 når det nærmer seg at de er på plass i PAS. 15. mai 2013 Informasjon om nytt skoleår er endret Informasjon om Multi Smart Vurdering er endret 21. november 2012 Multi digitale kartleggingsprøver er nå klare til bruk med VOKAL Resultater fra Nasjonal prøver 2012 kan nå overføres til VOKAL. 15. oktober 2012 Hvis din skole bruker Kartleggeren vil VOKAL Om VOKAL

6 det være mulig å importere resultater fra Kartleggeren inn til VOKAL. Frysing av navnekolonnen i elevlisten (Når Se resultater er påslått) 19.juni 2012 Oppdatert beskrivelse på hvordan man gjennomfører nytt skoleår. 2. mai 2012 Mer informasjon om Bestilling av Nasjonale prøver for skoleåret 2011/2012 er nå stengt. Vi vil åpne opp for resultater for skoleåret 2012/2013 når det nærmer seg at de er på plass i PAS. kartleggingsprøvene 11. januar 2012 Resultater fra Nasjonale prøver i VOKAL Kartleggingsprøver på annet trinn og utenfor rapportering 2 Om VOKAL

7 Roller og rettigheter i systemet For å kunne benytte deg av løsningen må du ha et brukernavn med tilhørende passord, eventuelt kan du bruke ditt Feide-brukernavn. Som bruker er du enten tilknyttet en skoleeier eller en skole. VOKAL er modulbasert. En bruker må gis tilgang til en eller flere moduler, avhengig av behov. Her ser du hvilke moduler de to brukertypene kan gis tilgang til. Bruker Resultatregistrering Rapporter og status Administrasjon * - tilknyttet skoleeier X X -tilknyttet en skole X X X Vi anbefaler følgende oppsett: Bruker Resultatregistrering Rapporter og status Administrasjon * -tilknyttet skoleeier - Skoleeieradministrator X X - Øvrige skoleeierbrukere X -tilknyttet en skole - Skoleadministrator X X X - Skoleledelsen (X) X (X) - Lærere X * Administrasjon gir tilgang til å opprette, endre og slette brukere. Det innebærer et stort ansvar. Det anbefales at det kun er dedikerte personer som har tilgang til denne modulen. VOKAL Roller og rettigheter i systemet 3

8

9 Hvordan endre passord De som bruker Feide-pålogging kan ikke endre passord i VOKAL. Etter innlogging vises forsiden til VOKAL. Den varierer ut i fra hvilke tilganger du har blitt tildelt. Bildet under viser hvordan den ser ut for en lærer. Endre passord 1. Klikk deg inn på Innstillinger, øverst i bildet: Dette bildet dukker opp: VOKAL Hvordan endre passord 5

10 2. Fyll inn gammelt passord, og ønsket nytt passord. 3. Klikk på 6 Hvordan endre passord VOKAL

11 Support Er du lærer, kontakt ansvarlig administrator ved skolen. Er du skoleadministrator, kontakt skoleeier. Er du skoleeier eller har tekniske problemer, kontakt Conexus AS på VOKAL Support 7

12

13 Lærer registrering og visning Kartlegging Logg deg inn på med ditt personlige brukernavn og passord. Etter innlogging vises forsiden på VOKAL: Endre passord Hvis du ikke bruker Feide-pålogging anbefaler vi at du endrer passordet ditt ved første gang pålogging. VOKAL Lærer registrering og visning Kartlegging 9

14 Hvordan legge inn resultater for gjeldene gjennomføring Forklaring av ordet gjennomføring brukt i VOKAL: Vi legger opp til at alle kartleggingsprøver kan gjennomføres to ganger i året. Vi sier vi har to gjennomføringer: høst og vår. Høst er fra 01.august til 31.desember. Vår er fra 01.januar til 31.juli. Hvordan du registrer resultater avhenger av om resultatene du skal registrere tilhører en tidligere gjennomføring, eller nåværende gjennomføring. Med nåværende gjennomføring mener vi den gjennomføringen dagens dato går under. Beskrivelsen under gjelder resultater som tilhører nåværende gjennomføring. Også kalt aktiv gjennomføring. Bildet under viser skolens trinn til venstre. 1. Klikk på ditt trinn Tilgjengelige prøver og verktøy vises: 10 Lærer registrering og visning Kartlegging VOKAL

15 Sammen med muligheten for å registrere resultater kan du klikke på for å se grafvisning for allerede registrerte resultater for den gjeldende prøven. Du har også mulighet til å registrere tidligere gjennomførte prøver, eller se historiske data ved å klikke 1. For å registrere resultater klikker du deg inn på den gjeldende prøven. Når prøven er valgt, får du opp en oversikt over de ulike gruppene og hver enkelt elev. 2. Velg gruppe og klikk så på den eleven du ønsker å registrere resultater for. Er det en elev som mangler klikker du på (Ikke mulig ved integrasjon med skoleadministrativt system.) VOKAL Lærer registrering og visning Kartlegging 11

16 Bildet over er kun et eksempel. Grensesnittet vil variere ut i fra hvilken prøve/verktøy du har valgt. 3. Fyll inn resultatene 4. Når du her helt ferdig, klikker du på Hvis du vil mellomlagre, klikker du på NB! Det er viktig å ferdigstille resultatet. (Gjelder kun prøver, ikke verktøy). Kun ferdigstilte resultater blir med i samlerapporter (Rapporter under menyvalget Rapporter. Som lærer han du kanskje ikke tilgang til dette menyvalget.). Les mer om Visning av resultater på elevnivå, Visning av resultater på gruppenivå og Visning av resultater pr. elev, gruppevis Hvordan legge inn resultater for tidligere gjennomføring 12 Lærer registrering og visning Kartlegging VOKAL

17 Forklaring av ordet gjennomføring brukt i VOKAL: Vi legger opp til at alle kartleggingsprøver kan gjennomføres to ganger i året. Vi sier vi har to gjennomføringer: høst og vår. Høst er fra 01.august til 31.desember. Vår er fra 01.januar til 31.juli. Hvordan du registrer resultater, avhenger av om resultatene du skal registrere tilhører en tidligere gjennomføring, eller nåværende gjennomføring. Med nåværende gjennomføring mener vi den gjennomføringen dagens dato går under. Beskrivelsen under gjelder resultater som tilhører en tidligere gjennomføring. Bildet under viser skolens trinn til venstre. 1. Klikk på ditt trinn Tilgjengelige prøver og verktøy vises: VOKAL Lærer registrering og visning Kartlegging 13

18 2. Klikk på for å se resultater fra tidligere år 3. I neste skjermbilde må du velge gjennomføring. En tidligere gjennomføring kan f.eks. være Vår Lærer registrering og visning Kartlegging VOKAL

19 Når du har valgt gjennomføring er neste visning avhengig av om dere brukte VOKAL i perioden tilsvarende den gjennomføringen du har valgt. Under ser du to skjermbilder. I det første har jeg valgt en gjennomføring hvor skolen brukte VOKAL. Her ser du gruppene slik da var da: Bildet under viser hvordan det ser ut hvis dere ikke brukte VOKAL i valgt gjennomføringsperiode. Siden dere ikke brukte VOKAL på dette tidspunktet har vi ingen informasjon om hvordan gruppene var den gagen eller hva de het. Derfor må du her velge det trinnet elevene går på akkurat nå, for å finne igjen elevene. VOKAL Lærer registrering og visning Kartlegging 15

20 4. Velg gruppe eller trinn som vist i bildene over og følg instruksjonene beskrevet her. Visning av resultater på elevnivå Når du har valgt en elev har du mulighet til å se resultatet i flere visningsformer. Hvilke visningsformer som er tilgjengelig er forskjellig fra prøve til prøve. Spindelgraf, søylegraf, solgraf eller tabell. For å skrive ut elevens resultater klikker du på. Her kan du velge ulike eksport-/utskriftsalternativer: 16 Lærer registrering og visning Kartlegging VOKAL

21 Visning av resultater på gruppenivå 1. Klikk på for å se grafvisning på gruppenivå Det er kun ferdigstilte besvarelser som blir med som grunnlag for grafvisning på gruppenivå. Visning av resultater pr. elev, gruppevis Når du ser bildet med oversikt over alle elever i en gruppe, klikk på. VOKAL Lærer registrering og visning Kartlegging 17

22 Bildet endrer seg ved at det dukker opp flere kolonner med resultater. For prøver med bekymringsgrenser, vil elever med resultat under bekymringsgrensen markeres med rød celle. Visning av resultater for tidligere gjennomføring 1. Klikk på for å se resultater fra tidligere år 18 Lærer registrering og visning Kartlegging VOKAL

23 2. I neste skjermbilde må du velge gjennomføring. En tidligere gjennomføring kan f.eks. være Vår Når du har valgt gjennomføring, er neste visning avhengig av om dere brukte VOKAL i perioden tilsvarende den gjennomføringen du har valgt. Under ser du to skjermbilder. I det første har jeg valgt en gjennomføring hvor skolen brukte VOKAL. Her ser du gruppene: VOKAL Lærer registrering og visning Kartlegging 19

24 Bildet under viser hvordan det ser ut hvis dere ikke brukte VOKAL i valgt gjennomføringsperiode. Her må du velge det trinnet elevene går på akkurat nå. 3. Nå kan du enten gå inn på en og en elev, eller klikke av for Vis resultater. 20 Lærer registrering og visning Kartlegging VOKAL

25 VOKAL Lærer registrering og visning Kartlegging 21

26

27 Lærer registrering og visning Finn elev Logg deg inn på med ditt personlige brukernavn og passord. Under Finn elev kan du finne en elev og se Elevens side med elevens resultater på kartleggingsprøver og kartleggingsverktøy. Dersom kommunen har integrasjon mot PAS vil i tillegg resultater fra Nasjonale prøver vises. NB! Finn elev er kun tilgjengelig i VOKAL utvidet versjon. For å finne en elev klikker du på i menylinjen øverst på siden. Du kan finn en elev på to måter: 1. Klikk på et trinn i menyen til venstre i skjermbildet. VOKAL Lærer registrering og visning Finn elev 23

28 Elevlisten for valgt trinn vises. Tips: Kolonnetitlene i elevlisten er klikkbare og elevlisten kan sorteres i stigende eller synkende rekkefølge for valgt kolonne. Klikk på ønsket elev i listen for å vise Elevens side. 24 Lærer registrering og visning Finn elev VOKAL

29 2. Søk etter elev: Skriv navnet på eleven du ønsker å finne i søkefeltet. Klikk på Resultatlisten vises. Utfør et nytt søk dersom søkeresultatet ikke er som forventet. Klikk på ønsket elev i resultatlisten for å vise elevens side. I tillegg til å søke på elevens navn kan du søke på klassenavn. Resultatet vil da være alle elevene i klassen du søke på. Elevens side VOKAL Lærer registrering og visning Finn elev 25

30 På Elevens side kan du se elevens resultater på kartleggingsprøver og kartleggingsverktøy for inneværende- og tidligere perioder. Et skoleår er delt i to perioder, høst og vår. På Elevens side kan du se: 26 Lærer registrering og visning Finn elev VOKAL

31 Elevopplysninger Her vises elevens navn, fødselsdato, kjønn, gruppe og SNO. SNO = Særskilt norsk opplæring Klikk på Klikk Se resultater for mer informasjon for å se en samlerapport med elevens resultater for merkede kartlegginger. Klikk på for å se eller redigere elevopplysninger. Kartleggingsprøver VOKAL Lærer registrering og visning Finn elev 27

32 Her vises alle kartleggingsprøvene eleven skal gjennomføre i nåværende periode. Klikk på en rad for å se besvarelsens tilhørende registreringsskjema og tilgjengelige resultatvisningsformer. Kartleggingsverktøy Her vises alle kartleggingsverktøyene eleven skal vurderes i for nåværende periode. Klikk på en rad for valgt kartleggingsverktøy for å se besvarelsens tilhørende registreringsskjema og tilgjengelige resultatvisningsformer. Nasjonale prøver Dersom kommunen har integrasjon mot PAS vil i resultater fra Nasjonale prøver vises. Nasjonale prøver består av lesing, engelsk og regning. Kartleggingsprøver på annet trinn og utenfor rapportering Med "prøve utenfor rapportering" menes prøver som tilhører et annet trinn enn det eleven går på, eller prøver på samme trinn som eleven, men utenfor skolens årshjul. De "vanlige" prøvene som hele gruppen gjennomfører finner du under "Kartleggingsprøver" lengre opp i skjermbildet. Resultatene av "Kartleggingsprøver på annet trinn og utenfor rapportering" vil ikke inkluderes i aggregerte samlerapporter (Rapporter under menyvalget Rapporter. Som lærer han du kanskje ikke tilgang til dette menyvalget.). For å registrere resultater på kartleggingsprøver på annet trinn og utenfor rapportering skal du: 1. Klikk på 28 Lærer registrering og visning Finn elev VOKAL

33 2. I dialogvinduer som vises velger du kartleggingsprøve og deretter et av de tilgjengelige trinnene. 3. Klikk OK 4. Du kan nå starte registreringen av resultatene for kartleggingsprøver på samme måte som det gjøres for de "vanlige" kartleggingsprøvene. Vis alle gjennomføringer Merk for å kunne se status for tidligere besvarelser på en kartleggingsprøve eller tidligere vurderinger i et kartleggingsverktøy. Klikk på en rad (merket grønn eller blå) for å se besvarelsens registreringsskjema og andre tilgjengelige visningsformer. Se resultater På "Elevens side" kan du klikke på knappen for å generere en samlerapport over elevens resultater. VOKAL Lærer registrering og visning Finn elev 29

34 Rapportene er enkle å lage og er et godt hjelpemiddel blant annet i foreldresamtaler. I høyre kolonne krysser du av for hvilke kartleggingsprøver og kartleggingsverktøy rapporten skal inneholde. Kartlegginger med gul bakgrunnsfarge er "Kartleggingsprøver på annet trinn og utenfor rapportering". Med dette menes prøver som tilhører et annet trinn enn det eleven går på, eller prøver på samme trinn som eleven, men utenfor skolens årshjul. De "vanlige" prøvene som hele gruppen gjennomfører har hvit bakgrunnsfarge i oversikten. 30 Lærer registrering og visning Finn elev VOKAL

35 Ved å merke oppdateres listen og du kan se oversikt over tidligere besvarelser på en kartleggingsprøve eller tidligere vurderinger i et kartleggingsverktøy. Elevens resultater kan sammenlignes med skolen snittresultat pr. elev pr. kartlegging. For kartleggingsprøver på annet trinn og utenfor rapportering vil det ikke være mulig å sammenligne med skolens snittresultat. Visningsformer Registreringsskjema, Spindelgraf, søylegraf, solgraf, tabell, dynamiske tekster eller kapittelhenvisning/ tips til tiltak. Hvilke visningsformer som er tilgjengelig er forskjellig fra prøve til prøve. Bekymringsgrensene kan vises på de prøvene der bekymringsgrense er tilgjengelig. VOKAL Lærer registrering og visning Finn elev 31

36 For å eksportere/skrive ut rapporten du ser i skjermbildet klikker du på Følgende dialogvindu vises Her kan du velge ulike eksport- /utskriftsalternativer: *Vi støtter også Open Office 32 Lærer registrering og visning Finn elev VOKAL

37 Lærer Gyldendal - Smart Vurdering Gyldendals læreverk i matematikk for grunnskolen, Multi og Maximum, har tilhørende digitale prøver som kan tas hvert halvår. Disse digitale prøvene er direkte integrert med VOKAL. Det betyr at lærere og elever kun er registrert i VOKAL, og at resultatene blir lagret i VOKAL. Læreren bruker sitt VOKAL-brukernavn for å logge på de digitale prøvene. Gyldendals læreverk i norsk for grunnskolen, Salto, har tilhørende oppstartsprøve for 1. trinn. Denne er ikke digital, men må føres manuelt inni VOKAL. NB! Hvis dere er nye på VOKAL og ikke har opprettet ansatte, grupper og elever kan du lese mer om det under Administrasjon Skole. Les Multi - Til læreren før du introduserer Multi digitale kartleggingsprøver for elevene. Teknisk veiledning for bruk av digitale kartleggingsprøver: 1. Klargjør prøven for en eller flere elever Gjøres her: 2. Elevene gjennomfører prøven - Gjøres her: 3. Se elevenes resultater i VOKAL Multi - Til læreren Vi anbefaler at halvårsprøven tas etter at elevene er ferdig med Grunnbok A, og helårsprøven etter at elevene er ferdig med Grunnbok B. Klargjøring av klasserommet: Elevene skal gjennomføre prøvene individuelt med en PC tilkoblet internett. Det er best om elevene kan sitte slik at de i liten grad kan se andres skjermer. Det kan være en fordel, spesielt for de yngste elevene, å gjennomføre prøven i grupper på maksimum 15 elever. VOKAL Lærer Gyldendal - Smart Vurdering 33

38 Informasjon til elevene før prøven begynner: Snakk med elevene på forhånd om hensikten med prøven. Prøven skal gi læreren informasjon om hva hver elev kan, slik at lærer kan legge opp til den undervisningen som passer elevene best. Det går an å jukse på slike prøver, men den eneste konsekvensen av det, er at undervisningen blir dårligere. Si til elevene at dersom de blir stående fast ved en oppgave, kan det være lurt å gå videre til neste oppgave. Når de har vært gjennom hele prøven, kan de gå tilbake og se en gang til på de oppgavene de ikke har gjort. Tid: Elevene kan bruke den tiden de trenger på å bli ferdig. Det kan være lurt for lærer å notere seg hvor lang tid hver enkelt elev bruker på prøven. Dette sier mye om hvor automatiserte de ulike ferdighetene er. Elevenes svar lagres automatisk. En elev kan derfor logge seg ut av prøven og fortsette etter et friminutt eller neste dag. Hjelpemidler: Oppgave 1 er en hoderegningsoppgave der elevene får se hver oppgave i 15 sekunder før de må svare. De skal ikke ha mulighet til å skrive ned disse oppgavene eller regne ut oppgavene på papir. Vent derfor med å dele ut kladdeark og blyant til eleven er ferdig med denne oppgaven. Elevene skal få utdelt papir og blyant når de er ferdige med oppgave 1. Elevene må gjerne oppfordres til å kladde underveis. Elever som trenger hjelp til lesing av oppgavetekst kan få det, men lærer skal ikke lese tallene i oppgaveteksten. Lærer bør lese den skrevne oppgaveteksten, ikke forklare oppgavene med egne ord. Navigering i prøven: Elevene får fram ny oppgave på skjermen ved enten å trykke "neste" nederst på skjermen, eller ved å klikke på sirklene med tall i (oppgavenumrene). Elevene kan gå fram og tilbake som de ønsker i prøven, og både fullføre og rette opp igjen oppgaver de allerede har svart på. Sirklene med oppgavenumrene nederst på skjermen, forandrer farge etter hvert som eleven besvarer oppgavene. Når elevene kommer til siste oppgave, får de fram en knapp med teksten "Send". Ved å trykke på denne, leverer eleven prøven og har ingen mulighet til å endre på noen av svarene sine. Nivå og konkrete forslag til oppfølging: Resultatene til elevene kommer opp i Vokal noen sekunder etter at eleven har levert prøven. Her kan lærer hente ut en rapport over hele gruppa og/eller en rapport med hjelp til videre undervisning for hver enkelt elev. Elevene plasseres i tre ulike nivåer ut i fra hvordan de skårer på prøven. På nivå 1 (rødt nivå, bekymringsgrense) finner du elevene som skårer blant de 20 % dårligste på prøven. Disse elevene bør følges opp litt ekstra. Nivå 2 (gult nivå) er de påfølgende % av elevene, mens nivå 3 (grønt nivå) er elevene som skårer over middelverdien, de 50 % av elevene som skårer best. Multi og Maximum - Klargjøring av prøven Før elevene kan gjennomføre prøven må du som lærer generere en kode(brukenavn) til hver elev. Det gjøres her: 34 Lærer Gyldendal - Smart Vurdering VOKAL

39 1. Klikk på 2. Logg deg inn med brukernavn og passord fra VOKAL eller Feide. For å logge inn med Feide klikker du på Følgende skjermbilde dukker opp: VOKAL Lærer Gyldendal - Smart Vurdering 35

40 1. Klikk på ønsket prøve En av følgende skjermbilder dukker opp: 36 Lærer Gyldendal - Smart Vurdering VOKAL

41 2. Klikk på ønsket prøve Følgende skjermbilde dukker opp: VOKAL Lærer Gyldendal - Smart Vurdering 37

42 3. Marker elevene som skal gjennomføre prøven 4. Klikk på Når du klikker NESTE blir kodene generert og skjermbildet ser slik ut: Les om hvordan eleven gjennomfører prøven under Gjennomføring av prøven. Multi og Maximum - Gjennomføring av prøven Når elevene skal gjennomføre prøven vil elevenes IKT-ferdigheter avgjøre hvordan de starter opp. For elever som er trygge på bruk av PC og internett kan du dele ut lenken og passordet til eleven slik at eleven selv finner frem og logger seg inn. For elever som ikke klarer innlogging selv må du klargjøre PC en i forkant. 38 Lærer Gyldendal - Smart Vurdering VOKAL

43 Utdeling av lenke og kode til elever som kan logge på selv Når du klikket NESTE etter å ha valgt elever kom skjermbildet nedenfor frem. 1. Klikk på Da genereres det en PDF-fil som inneholder en side pr. elev. 2. Når elevene sitter klare og skal gjennomføre prøven deler du ut rett ark til rett elev. Eksempel på en elevside: VOKAL Lærer Gyldendal - Smart Vurdering 39

44 Klargjør PC en for elever som ikke klarer å logge på selv For elever som ikke kan finne frem og logge inn til prøven selv, må du klargjøre prøven i forkant. Nedenfor er det beskrevet hvordan du logger inn som en elev. Et alternativ er at du bare går inn på riktig nettside, og at eleven selv skriver inn sin personlige kode som du har delt ut. Se avsnitt om Utdeling av lenke og kode. 1. Logg inn på 2. Klikk på 40 Lærer Gyldendal - Smart Vurdering VOKAL

45 3. Logg deg inn med brukernavn og passord fra VOKAL eller Feide. For å logge inn med Feide klikker du på Følgende skjermbilde dukker opp: 4. Klikk på ønsket prøve Følgende skjermbilde dukker opp: VOKAL Lærer Gyldendal - Smart Vurdering 41

46 5. Klikk på koden tilhørende eleven som skal gjennomføre prøven på den PC en du nå bruker Følgende skjermbilde dukker opp og det er klart for eleven til å starte prøven. La eleven selv svare JA på spørsmålet om han/hun er rett elev. Når eleven klikker på starter prøven. 42 Lærer Gyldendal - Smart Vurdering VOKAL

47 Salto - Registrering av resultater Logg deg inn på med ditt personlige brukernavn og passord. Les her om registrering av resultater i VOKAL. Når du har logget inn og valgt hvilken elev du skal registrere resultater for i Salto oppstartprøve, kan du begynne å registrere resultater. For å registrere resultater, tast inn antall rett, feil og ikke gjort til de ulike oppgavene. Du trenger ikke fylle inn 0 som verdi i tomme felt. Når du trykker "Lagre" eller "Ferdigstill", vil elevens lesenivå beregnes automatisk. Bilde 1: Øverste del av skjemaet viser summerte resultater for prøven under "Fagområder", og registreringsskjema for gruppedelen av prøven. VOKAL Lærer Gyldendal - Smart Vurdering 43

48 Bilde 2: Nederste del av registreringsskjemaet. Her registrerer du resultatene for den individuelle delen av oppstartprøven. 44 Lærer Gyldendal - Smart Vurdering VOKAL

49 Bilde 3: Etter registreringen får du ut en rapport med elevens resultat i prøvens hovedområder og veiledning til videre arbeid. Forslaget til lesenivå i elevboka er basert på hva elevene har fått til i de ulike delområdene i kartleggingen. Til syvende og sist er det du som lærer som må foreta en helhetlig vurdering av hvilket lesenivå du tror vil passe eleven, basert på kartleggingen og det du ellers vet om elevenes ferdigheter. VOKAL Lærer Gyldendal - Smart Vurdering 45

50 Se elevenes resultater i VOKAL Når eleven har gjennomført prøven vil resultatene lagres i VOKAL. Det kan ta noen få minutter etter at eleven har levert prøven til du kan re resultatet i VOKAL. Resultatet finner du på samme måte du ser andre resultater i VOKAL. Les mer under Lærer registrering og visning Kartlegging eller Lærer registrering og visning Finn elev. 46 Lærer Gyldendal - Smart Vurdering VOKAL

51 Administrasjon Skoleeier Når en kommune er ny på VOKAL må både skoleeier og skoleadministrator utføre noen oppgaver før lærerne kan logge inn og starte registreringen. Se mer i avsnittene under. Informasjonene under gjelder selvfølgelig selv om dere ikke er nye på VOKAL, men har behov for å utføre vedlikehold. Oppstartsprosessen Steg for steg Oppstartsprosessen vil variere noe basert på om dere skal bruke VOKAL med eller uten integrasjon med skoleadministrativt system. Les mer om integrasjon her. * Hvis VOKAL er satt opp med integrasjon mot skoleadministrativt system, vil noen punkter nedenfor utgå. Punkt 1, 2, 4 og 8 må utføres. Logg deg inn på med ditt personlige brukernavn og passord. Før skolene kan starte registrering må * : 1. du angi trinn for hver enkelte skole 2. Conexus setter opp angitte prøver for hver skole 3. du opprette skoleadministrator for hver skole 4. du sende påloggingsinformasjon til skoleadministratorene 5. skoleadministratorene opprette brukere for de ansatte på skolen 6. skoleadministratorene opprette skolens grupper pr. trinn 7. elevene legges inn 8. skoleadministratorene sende påloggingsinformasjon til de ansatte Det er viktig å lage en plan for hvordan VOKAL skal innføres. Planen burde inneholde et informasjonsmøte om hva VOKAL er. Dette møtet kan i utgangpunktet holdes for skolelederne, som deretter arrangerer informasjonsmøte for lærerne. Det anbefales at disse møtene holdes før punkt 4 og 7 utføres. Etter oppstart VOKAL Administrasjon Skoleeier 47

52 Når lærerne er i gang med resultatregistrering kan: skoleeier se status ved å klikke på symbolet skoleeier ta ut rapporter ved å klikke på Hvordan angi trinn 1. Klikk på i hovedmenyen 2. Klikk på i menyen til venstre Oversikt over alle skolene vises: 3. Klikk på en skole Følgende bilde vises: 48 Administrasjon Skoleeier VOKAL

53 4. Marker trinn for denne skolen og klikk på Hvordan opprette en skoleadministrator * Hvis VOKAL er satt opp med integrasjon med skoleadministrativt system vil du ikke kunne opprette, slette eller endre brukere. 1. Klikk på 2. Klikk på i menyen til venstre Følgende bilde dukker opp (Listen er tom når du ikke har opprettet noen administratorer): VOKAL Administrasjon Skoleeier 49

54 3. Klikk 4. Velg skole og fyll inn personens informasjon i feltene i vinduet som dukker opp. Feltene i dette vinduet vil variere basert på om dere skal logge inn med Feide, eller ikke. Uten Feide-pålogging: Med Feide-pålogging: 4. Klikk * Ekstern Id kan brukes hvis dere ønsker integrasjon ved et senere tidspunkt. Les mer om dette i eget dokument ang. integrasjon. 50 Administrasjon Skoleeier VOKAL

55 ** Feide-brukernavnet må bestå av hele identen som ofte er på følgende format: Her holder det ikke å skrive kari.wang, hele identen må skrives inn slik: Hvordan sende påloggingsinformasjon til skoleadministrator Du kan sende påloggingsinformasjon til en eller flere skoleadministratorer samtidig. 1. Stå i bildet med oversikt over alle skoleadministratorene. 2. Marker den eller de skoleadministratorene du ønsker å sende brukernavn og passord til ved å klikke i 3. Klikk på, og skoleadministratorene vil motta sitt brukernavn og passord per e-post. Det anbefales at påloggingsinformasjon ikke sendes ut før skolene er informert om igangsetting av VOKAL og hva VOKAL er. E-posten skoleadministratoren mottar ser slik ut hvis dere ikke bruker Feide: E-posten skoleadministratoren mottar ser slik ut hvis dere bruker Feide: VOKAL Administrasjon Skoleeier 51

56 Hvordan slette en skoleadministrator * Hvis VOKAL er satt opp med integrasjon mot skoleadministrativt system vil du ikke kunne opprette, slette eller endre brukere. 1. Klikk deg inn på den aktuelle skoleadministratoren. Dette bildet dukker opp: 2. Klikk og bekreft slettingen 52 Administrasjon Skoleeier VOKAL

57 Hvordan opprette bruker på skoleeiernivå Du har mulighet til å opprette flere brukere på skoleeiernivå. Dette kan være personer som skal ha administrasjonsrettigheter, eller personer som ikke har behov for administrasjonsrettigheter, men som ønsker å se status og rapporter i VOKAL. 1. Klikk på 2. Klikk på i menyen til venstre Følgende bilde dukker opp: 3. Klikk 4. Fyll inn informasjon og angi tilgang i vinduet som dukker opp Uten Feide: VOKAL Administrasjon Skoleeier 53

58 Med Feide: 5. Klikk *Hvis dere skal bruker Feide som pålogging, men brukere på skoleeiernivå ikke har Feide-brukernavn, ta kontakt med Conexus på tlf.: Administrasjon Skoleeier VOKAL

59 Administrasjon Skoleeier Nytt skoleår Det er åpnet opp for klargjøring av nytt skoleår for skoler uten integrasjon med skoleadministrativt system. For skoler med integrasjon vil Conexus utføre klargjøringen fortløpende. Les mer i avsnittene under. Steg for steg uten integrasjon Dette avsnittet gjelder for skoler uten integrasjon. Det er viktig at skoleeieradministrator setter seg inn i prosessen for nytt skoleår. Nedenfor finner du en liste over oppgaver som må utføres ved klargjøring for nytt skoleår når skolene ikke har integrasjon med skoleadministrativt system. Du som skoleeier har kun en oppgave i denne listen. Den er markert med rødt. Denne oppgaven utgår hvis du utførte den i fjor. De nummererte punktene er oppgaver skoleadministrator må utføre, de grå punktene er informasjon om oppgaver som skjer i bakgrunn. Skoleeier må ta stilling til hvilke data som skal følge elever som flyttes fra en skole til en annen. Les mer om dette under Hvilke data følger elever som bytter skole. Hvis dere tok stilling til dette i fjor og de samme innstillingene gjelder, trenger dere ikke gjøre det på nytt i år. 1. Klargjør nytt skoleår: Skoleadministrator setter i gang prosessen for klargjøring av nytt skoleår. VOKAL flytter automatisk alle elever ett trinn opp. VOKAL vil automatisk forsøke å gi gruppene nye navn i forhold til nye trinn. 2. Klargjør nytt skoleår: Skoleadministrator må kontrollere og bekrefte at de nye gruppene er korrekte. Ved behov må skoleadministrator gjøre nødvendige endringer på gruppenavn og gruppesammensetning. For avgangselever(elever på skolen siste trinn) vil VOKAL generere PDF-filer med alle data knyttet til elevene. P.g.a. stor pågang vil generering av disse PDF-filer IKKE bli utført umiddelbart. Du vil motta en e- post når filene er klare til nedlasting. Dette kan ta opp til to uker. 3. Behandle avgangselever: På barneskoler med 1-7 trinn må skoleadministrator angi hvilken ungdomsskole elevene i 7.trinn skal flyttes til. Dette gjelder også skoler som for eksempel har 4. trinn som høyeste trinn. VOKAL Administrasjon Skoleeier Nytt skoleår 55

60 Disse elevene skal overføres til skoler med 5. trinn. Dette punktet utgår for skoler som har 10. trinn som høyeste trinn. VOKAL låses opp for alle brukere. 4. Enkeltelever som har sluttet på skolen må flyttes til ny skole. Dette gjelder ikke avgangselever, men elever knyttet til andre trinn, for eksempel trinn. 5. Grupper: Nye grupper på skolens laveste trinn må opprettes. 6. Behandle nye elever: Elever som har blitt flyttet fra andre skoler til din skole må knyttes til riktig gruppe. 7. Nye elever som ikke kommer fra andre skoler må opprettes og knyttes til riktig gruppe. For eksempel alle nye førsteklassinger på barneskoler. NB! Elever på 8. trinn må ikke opprettes hvis de finnes i VOKAL fra før. Elever blir overført fra barneskole til ungdomsskole. 8. Når skoleadministrator mottar e-post om at PFD-filene er klar til nedlasting må disse lagres og kontrolleres. Disse PDF-filene vil bli eneste historikk for elever som har sluttet på skolen. Det er derfor viktig at disse filene blir tatt godt vare på. Steg for steg med integrasjon Dette avsnittet gjelder for skoleeiere med integrasjon. Det er viktig at skoleeieradministrator setter seg inn i prosessen for nytt skoleår. VOKAL må klargjøres for skoleåret 2013/2014. For kommuner med integrasjon mellom VOKAL og skoleadministrativt system vil Conexus stå for denne klargjøring. Ref. informasjon sendt til skoleeier på e-post 16. mai Tilgang til data for skoleåret 2013/2014 For at vi skal klargjøre for nytt skoleår forutsettes det at informasjon om opprykkede elever for det nye skoleåret er tilgjengeliggjort som vanlig: - På det sikrede FTP-området (overskrives med samme filnavn som vanlig hver natt). - Eller ferdigstilles i SATS/EXTENS og nye data gjøres tilgjengelig, der hvor Conexus henter data direkte vha. ISIClient. Meld i fra til oss via cxtintsupport@conexus.no hvis dere ikke har data for skoleåret 2013/2014 klart til uke 31. Da avtaler vi annet tidspunkt for klargjøring av nytt skoleår. Nedenfor finner du en liste over oppgaver som må utføres ved klargjøring for nytt skoleår når skolene har integrasjon med skoleadministrativt system. Skoleeier har kun to oppgaver i denne listen. De er markert med rødt. Skoleadministrator har bare én enkelt oppgave. Den er markert med blått. De grå punktene er informasjon om oppgaver som skjer i bakgrunnen og som utføres av Conexus. SKOLEEIER: Skoleeier må ta stilling til hvilke data som skal følge elever som flyttes fra en skole til en annen. Les mer om dette under Hvilke data følger elever som bytter skole.hvis dere tok stilling til dette i fjor og de samme innstillingene gjelder, trenger dere ikke gjøre det på nytt i år. Import fra skoleadministrativt system og inn i VOKAL stoppes i siste ledd av Conexus. Tidspunkt for stopp i importen er avklart i forkant med den enkelte kommune. Importen startes opp igjen når det nye skoleåret er klargjort for skoleeieren og alle dennes skoler i VOKAL. Resultatregistrering i VOKAL stenges i perioden mellom 1. august og inntil VOKAL er ferdig klargjort for det nye skoleåret. Klargjøring for nytt skoleår: Conexus setter i gang en automatisk prosess for klargjøring av nytt skoleår. Dette gjøres etter 1. august og når importfiler med informasjon for det nye skoleåret er tilgjengeliggjort for Conexus. 56 Administrasjon Skoleeier Nytt skoleår VOKAL

61 SKOLEEIERS IT-AVDELING: Importfiler for det nye skoleåret må gjøres tilgjengelig som vanlig (med samme filnavn som tidligere) på det sikrede FTP-området; SATS/EXTENS kunder som benytter ISIClient (WebService) må huske å gjøre data for nytt skoleår tilgjengelig for uttrekk via ISIClient. Conexus bekrefter mottak av datagrunnlag for det nye skoleåret via e-post eller telefon til teknisk kontaktperson hos skoleeier. VOKAL låses av Conexus (inntil prosessen med nytt skoleår er ferdigstilt). Ingen av skoleeierens brukere vil kunne benytte VOKAL i perioden mens VOKAL er låst. Det anslås at låsingen vil vare noen dager, dette avhenger av elevantallet til skoleeier. Informasjon om hvilke grupper som finnes på de forskjellige trinnene for det "gamle" skoleåret arkiveres automatisk i VOKAL (informasjonen benyttes ved registrering av "historiske data"). For avgangselever (elever på skolens siste trinn) vil VOKAL generere PDF-filer med alle data knyttet til elevene. Conexus importerer informasjon om elever, lærere og grupper for det nye skoleåret. VOKAL låses opp for alle brukere. Systemet er klargjort for det nye skoleåret og kan benyttes som vanlig, forhåpentligvis innen skolestart. Perioden da VOKAL er låst for skoleeieren og dennes skoler vil gjøres så kort som mulig, men Conexus kan ikke garantere en sluttdato for dette ettersom det vil avhenge av at skoleeier har fått overført nye importdata til Conexus og at de er av god kvalitet og på samme tekniske format som tidligere. 1. SKOLEADMINISTRATOR: Behandle avgangselever: Skoleadministrator må lagre og kontrollere PDFfilene, samt bekrefte i VOKAL at dette er gjort. Disse PDF-filene vil bli eneste historikk for elever som har sluttet på skolen. Det er derfor viktig at disse filene blir tatt godt vare på. Dette gjøres i menypunktet "2. Behandle avgangselever" under hovedmenyvalget for Administrasjon. Hvilke data følger elever som bytter skole Skoleeier bestemmer hvilke resultater som skal følge elever ved bytting av skole innad i kommunen. Det er viktig at skoleeier bekrefter disse innstillingene da skoleadministrator ikke vil kunne flytte elever før bekreftelsen er gjort. NB! Hvis dere bekreftet disse innstillingene i fjor, trenger dere ikke gjøre det på nytt i år hvis de samme innstillingene gjelder. Hvis dere velger at resultater skal følge elever som bytter skole betyr det at alle resultater fra alle trinn følger eleven og at lærere på mottakerskolen vil kunne se disse resultatene. Det er mulig å reservere enkeltelever fra denne regelen. Dette kan kun gjøres av skoleadministrator. Det er viktig at skoleadministratorene informeres om denne muligheten. Les mer om dette under Hvordan reservere elever fra resultatoverføring. Slik bekrefter du innstillingene på resultatoverføring.: 1. Klikk på under 2. Marker hvilke data som skal følge elvene ved å markere eller fjerne markeringen på de to valgene: 3. Bekreft deretter at innstillingene er korrekte og klikke på Lagre. Innstillingene gjelder for alle kommunens skoler. VOKAL Administrasjon Skoleeier Nytt skoleår 57

62 Jeg ser ikke det jeg forventer under Rapporter og Status Når skolene har gjennomført nytt skoleår og du henter opp en rapport under menyvalget Rapporter eller ser på informasjonen under menyvalget Status, kan det hende du ikke ser de tallene du forventer. Forklaringen på dette kan være at rapportdatabasen oppdateres en gang i døgnet, normalt på natten. Hvis skolen(e) har fullført nytt skoleår i dag, eller flyttet på elever må du logge inn på nytt i morgen for å kunne se korrekte data under Rapporter og Status. 58 Administrasjon Skoleeier Nytt skoleår VOKAL

63 Administrasjon Skoleeier Nasjonale prøver For å kunne vise resultatene fra Nasjonale prøver i VOKAL må både skoleeier og skoleadministrator utføre noen oppgaver før resultatene blir tilgjengelige. Skoleeier må bestille data fra PAS og skoleadministrator må knytte elever fra PAS mot riktige elever i VOKAL. For mest korrekt overføring av resultater fra PAS er det hensiktmessig at fødselsnummer er lagret på elevene i VOKAL. Som skoleeier ønsker vi at du bekrefter at VOKAL kan hente og lagre fødselsnummeret på elever som mangler dette i VOKAL. Bestille data fra PAS For at VOKAL skal kunne hente data fra PAS må det angis et PAS-brukernavn pr. skole. Dette brukernavnet kan enten tilhøre skoleadministrator, eller det kan tilhøre skoleeier som har rolle skoleadministrator. Det betyr at du kan angi det samme brukernavnet på alle skolene hvis denne brukeren er satt opp med riktig rolle i PAS. Klikk på menypunktet i hovedmenylinjen 1. Klikk på menypunktet i menyen til venstre På siden som vises må du besvare spørsmålet om lagring av fødselsnummer i VOKAL. Klikk OK. 2. Klikk på menypunktet i menyen til venstre Siden "Bestill data fra PAS" vises. VOKAL Administrasjon Skoleeier Nasjonale prøver 59

64 3. Merk skolene du skal angi PAS brukernavn for og klikk på 4. I dialogvinduet som vises skriver du inn PAS-brukernavnet for de markert(e) skolen (e). Klikk OK 5. Listen oppdateres med PAS brukernavn for de markerte skolene 6. Når PAS-brukernavn er angitt må data bestilles ved å klikke på 7. Dersom du ikke har utført pkt. 2 og lagret innstillingen for fødselsnummer fra PAS i VOKAL vil følgende dialogvindu vises: 60 Administrasjon Skoleeier Nasjonale prøver VOKAL

65 Klikk OK og utfør punkt Følgende dialogvindu vises når du har klikket på og innstillingen om "Lagre fødselsnummer fra PAS inn i VOKAL" er lagret. Klikk OK 9. Listen oppdateres med tidspunkt for bestilling av data fra PAS Status for bestilling På siden "Status for bestilling" ser du status på bestilling av resultater fra PAS. Mulige statusnivåer for bestillingene er: Statusnivå Bestilling opprettes Beskrivelse Bestilling er under oppretting. VOKAL Administrasjon Skoleeier Nasjonale prøver 61

66 Bestillingen er opprettet Bestilling utført og resultatene vil bli tilgjengelig <dato> Resultater overføres... Resultater er overført. Knytning av resultat-elev må utføres av skoleadm. Overføring av resultater feilet Bestilling ble ikke gjennomført for %schoolname%. Overføring er enten allerede påbegynt eller du har ikke satt brukernavn på denne skolen. Bestilling er opprettet, men dataoverføring ikke påbegynt. Vises mens import av PAS data pågår. PAS data er ferdig overført. Beskjed må gis til skoleadministratorene om at de må utføre knytning av resultat- elev. Noe feilet ved overføring av PAS resultatene. NB! Det er viktig å formidle til skoleadministratorene at de må utføre sine oppgaver når resultatene er overført til skolen. Nasjonale prøver Rapporter Nasjonale prøver vil ikke være tilgjengelig under menyvalget Rapporter før Conexus har kvalitetsikret aggregerte tall i VOKAL mot aggregerte tall fra PAS. here. 62 Administrasjon Skoleeier Nasjonale prøver VOKAL

67 Status Skoleeier Du kan følge med på status for innregistrerte resultater i VOKAL. Klikk på i menylinjen øverst på siden. Bildet som vises vil inneholde alle prøvene som er startet. For eksempel slik: Klikk på den prøven du ønsker å se statusen til. Eksempelvis Leseferdighet 2.trinn. Bildet under viser antall elever som skal kartlegges eller vurderes, hvor mange som er påbegynt, ikke påbegynt og hvor mange som er ferdigregistrert. VOKAL Status Skoleeier 63

68 64 Status Skoleeier VOKAL

69 Rapporter - Skoleeier For å ta ut rapporter for de ulike kartleggingene og vurderingene klikk på Bildet under lister de ulike kartleggingene/vurderingene som du kan få opp rapporter på. i menylinjen øverst på siden. NB! Resultater som registreres i VOKAL vil ikke bli tilgjengelig under menyvalget Rapporter før dagen etter at registreringen er utført. Dette gjelder også resultater for Nasjonale prøver. De blir tilgjengelige dagen etter at skoleadministrator har ferdigstilt knytningen mellom resultater fra PAS og elever i VOKAL. Klikk på kartleggingen du ønsker å se rapport for. Deretter klikker du videre på trinnet det gjelder. Ved for eksempel å klikke på Leseferdighet 2.trinn får du opp dette bildet: VOKAL Rapporter - Skoleeier 65

70 Rapporten du kommer direkte til viser hele prøven i frekvens. For å endre rapportvisningen bruker du de ulike menyene i fanen; Velg delprøver Under menyene rapporten. Når dette er valgt klikk på knappen kan du velge hvilke deler/spørsmål av kartleggingen/vurderingen du ønsker å se i 66 Rapporter - Skoleeier VOKAL

71 Visningstype Under menyen på knappen kan du velge hvilken visningsform du ønsker å se i rapporten. Når dette er valgt klikk Utvalg For å se den ønskede skolen og/eller gruppen må du endre utvalg. 1. Klikk inn på menyen utvalg, og velg. Dette bildet vises: VOKAL Rapporter - Skoleeier 67

72 2. Huk av på ønsket gjennomføring, avdeling (skole/gruppe) og eventuelt filtrering. 3. Klikk så. 4. Utvalgsbildet med det nye utvalget dukker opp, og du må bekrefte ved å klikke Eksport For å skrive ut rapporten, eller lagre den i et format kan du gjøre det ved å klikke på den aktuelle eksporterings- /utskriftsfunksjonen. *Vi støtter også Open Office 68 Rapporter - Skoleeier VOKAL

73 Status - Skole For å sjekke statusen til de ulike gruppene, og for å se hvem som har registrert resultater eller ikke, klikk på i menylinjen øverst på siden. Bildet som vises vil inneholde alle prøvene som er startet. For eksempel slik: Klikk på den prøven du ønsker å se statusen til. Eksempelvis Leseferdighet 2.trinn. Bildet under viser antall elever som skal kartlegges eller vurderes, hvor mange som er påbegynt, ikke påbegynt og hvor mange som er ferdigregistrert. VOKAL Status - Skole 69

74 70 Status - Skole VOKAL

75 Rapporter - Skole For å ta ut rapporter for de ulike kartleggingene og vurderingene klikk på Bildet under lister de ulike kartleggingene/vurderingene som du kan få opp rapporter på. i menylinjen øverst på siden. NB! Resultater som registreres i VOKAL vil ikke bli tilgjengelig under menyvalget Rapporter før dagen etter at registreringen er utført. Dette gjelder også resultater for Nasjonale prøver. De blir tilgjengelige dagen etter at skoleadministrator har ferdigstilt knytningen mellom resultater fra PAS og elever i VOKAL Klikk på kartleggingen du ønsker å se rapport for. Deretter klikker du videre på trinnet det gjelder. Ved for eksempel å klikke på Leseferdighet 2.trinn får du opp dette bildet: VOKAL Rapporter - Skole 71

76 Rapporten du kommer direkte til viser hele prøven i frekvens. For å endre rapportvisningen bruker du de ulike menyene i fanen; Velg delprøver Under menyene rapporten. Når dette er valgt klikk på knappen kan du velge hvilke deler/spørsmål av kartleggingen/vurderingen du ønsker å se i 72 Rapporter - Skole VOKAL

77 Visningstype Under menyen på knappen kan du velge hvilken visningsform du ønsker å se i rapporten. Når dette er valgt klikk Utvalg For å se den ønskede gruppen må du endre utvalg. 1. Klikk inn på menyen utvalg, og velg. Dette bildet vises: VOKAL Rapporter - Skole 73

78 2. Huk av på ønsket gjennomføring, avdeling (gruppe) og eventuelt filtrering. 3. Klikk så. 4. Utvalgsbildet med det nye utvalget dukker opp, og du må bekrefte ved å klikke Eksport For å skrive ut rapporten, eller lagre den i et format kan du gjøre det ved å klikke på den aktuelle eksporterings- /utskriftsfunksjonen. *Vi støtter også Open Office 74 Rapporter - Skole VOKAL

79 VOKAL 75

80

81 Administrasjon Skole Når en kommune er ny på VOKAL må både skoleeier og skoleadministrator utføre noen oppgaver før lærerne kan logge inn og starte registreringen. Se mer i avsnittene under. Informasjonene under gjelder selvfølgelig selv om dere ikke er nye på VOKAL, men har behov for å utføre vedlikehold. Oppstartsprosessen Steg for steg Logg deg inn på med ditt personlige brukernavn og passord. Hvis du har blitt tildelt administrasjonsrettigheter til VOKAL, men ønsker å delegere dette til noen andre på skolen kan du opprette ny bruker med tilgang til Administrasjon. Se Hvordan opprette en ansatt som bruker. Før lærerne kan starte registrering må * : 1. du opprette brukere for de ansatte på skolen 2. du opprette skolens grupper pr. trinn 3. elevene legges inn 4. du sende påloggingsinformasjon til de ansatte Det er viktig å lage en plan for hvordan VOKAL skal innføres. Planen burde inneholde et informasjonsmøte for lærerne om hva VOKAL er. Det anbefales at dette møtet holdes før punkt 3 utføres. * Hvis VOKAL er satt opp med integrasjon mot skoleadministrativt system, vil punktene 1 og 2 utgå. Etter oppstart Når lærerne er i gang med resultatregistrering kan: du se status ved å klikke på symbolet du ta ut rapporter ved å klikke på VOKAL Administrasjon Skole 77

82 78 Administrasjon Skole VOKAL

83 Hvordan opprette en ansatt som bruker Både lærere og ansatte i skoleledelsen må opprettes som brukere i VOKAL. Hvis du skal opprette mange ansatte kan det være tidsbesparende å importere disse via en semikolonseparert liste i stedet for å legge inn en og en manuelt. Les mer under Hvordan importere ansatte som brukere. Du må ta stilling til hva en bruker skal ha tilgang til. Vi anbefaler følgende oppsett: Bruker Resultatregistrering Rapporter og status Administrasjon * Skoleadministrator X X X Skoleledelsen (X) X (X) Lærere X * Administrasjon gir tilgang til å opprette, endre og slette brukere. Det innebærer et stort ansvar. Det anbefales at det kun er dedikerte personer som har tilgang til denne modulen. 1. Klikk på Dette bildet dukker opp: 2. Klikk på 3. Fyll inn opplysninger om den ansatte i boksen som dukker opp. VOKAL Administrasjon Skole 79

84 4. Klikk på Tips: Som brukernavn kan du bruke e-postadressen til den ansatte. Hvordan importere ansatte som brukere Hvis du har tilgang til et administrativt system hvor du kan ta ut en liste over ansatte kan det være et godt utgangspunkt for importen. 1. Klikk på 2. Klikk på Følgende bilde dukker opp: 80 Administrasjon Skole VOKAL

85 3. Skriv eller lim inn en semikolonseparert liste. Se eksempel nedenfor. 4. Klikk på Rekkefølgen på feltene i listen er viktig. Den må være som følger: Fornavn;Etternavn;Brukernavn;Passord;E -post Eksempel på en semikolonseparert liste: Jan;Knutsen;jan@skolen.no;KjyHtgtr;jan@skolen.no Helle;Arntsen;helle@skolen.no;LOHt8gtr;helle@skolen.no Trine;Torvaldsen;trine@skolen.no;O86YTgre;trine@skolen.no Anne;Brun;anne@skolen.no;IU75GTrd;anne@skolen.no Tips: Som brukernavn kan du benytte e-postadressen til den ansatte slik vi har gjort i eksempelet over. Når du har klikket på og listen ikke inneholder feil, vises følgende bilde: VOKAL Administrasjon Skole 81

86 5. Hvis listen er feilfri, klikk på Hva gjør du hvis listen inneholder feil? Hvis listen inneholder feil, blir feltet med feil markert med en rød ramme. Du har 2 muligheter til å rette feilen: 1. Klikk på og rett opp feilen i den opprinnelige listen du skrev/limte inn eller 2. Klikk på og rediger feilen direkte i skjermbildet som vist under. Klikk på 82 Administrasjon Skole VOKAL

87 Hvordan slette en ansatt 1. Marker den eller de du vil slette ved å klikke i 2. Klikk på Hvordan sende påloggingsinformasjon til en ansatt Det anbefales at påloggingsinformasjon ikke sendes ut før lærerne er informert om igangsetting av VOKAL og hva VOKAL er. Du kan sende påloggingsinformasjon til en eller flere ansatte samtidig. 1. Stå i bildet med oversikt over alle ansatte. VOKAL Administrasjon Skole 83

88 2. Marker den eller de ansatte du ønsker å sende brukernavn og passord til ved å klikke i 3. Klikk på, og skoleadministratorene vil motta sitt brukernavn og passord per e-post. E-posten de ansatte mottar ser slik ut: Hvordan opprette grupper 1. Klikk på 2. Klikk på i menyen til venstre Dette bildet dukker opp: 3. Klikk på 4. Fyll inn gruppenavn og trinn * i boksen som dukker opp 84 Administrasjon Skole VOKAL

89 *En gruppe kan knyttes til flere trinn 5. Klikk på Hvordan opprette elever Hvis du ikke har opprettet skolens grupper må du gjøre det før du oppretter elever. Se Hvordan opprette grupper Det er tre muligheter til å opprette elever: 1. Legge inn en og en elev manuelt. Beskrevet under. 2. Importere via en semikolonseparert liste. 3. Delegere oppgaven til lærerne. De legger inn elevene i sin gruppe. Dette gjøres i samme bilde som resultatregistrering Det kan være tidsbesparende å importere elevene via en semikolonseparert liste i stedet for å legge inn en og en manuelt. Hvis du har tilgang på et skoleadministrativt system er det sikkert mulig å ta ut en liste som kan være utgangspunktet for importen. Les mer om Hvordan importere elever. Hvis du vil legge inn elever manuelt, gjør følgende: 1. Klikk på 2. Klikk på for eksempel i menyen til venstre Dette bildet dukker opp: VOKAL Administrasjon Skole 85

90 3. For å legge til en ny elev klikk 4. Fyll inn opplysninger om eleven i boksen som dukker opp 5. Klikk på. Det kan virke unødvendig at en elev må knyttes til både gruppe og trinn siden gruppen allerede er knyttet til trinn, men det må gjøres fordi VOKAL støtter grupper som inneholder elever fra forskjellige trinn. Hvordan importere elever Hvis du ikke har opprettet skolens grupper må du gjøre det før du importerer elever. Se Hvordan opprette grupper 86 Administrasjon Skole VOKAL

91 Hvis du har tilgang til et administrativt system hvor du kan ta ut en liste over elever kan det være et godt utgangspunkt for importen. 1. Klikk på 2. Velg trinn i menyen til venstre 3. Klikk på Følgende bilde dukker opp: 4. Velg gruppe 5. Skriv eller lim inn en semikolonseparert liste. Se eksempel nedenfor. 6. Klikk på VOKAL Administrasjon Skole 87

92 Rekkefølgen på feltene i listen er viktig. Den må være som følger: Fornavn*;Etternavn;Kjønn*;SNO;Fødslesdato;EksternID** ;fødselsnummer *Fornavn og kjønn er obligatoriske felter. **EksternID kan brukes hvis dere ved et senere tidspunkt ønsker at VOKAL integreres med skolens elevadministrative system. Eksempel på en semikolonseparert liste: Pia;Jensen;jente;nei; ;; Anders;Holt;gutt;nei; ;; Ali;Kumar;gutt;ja; ;; Eksemp elet over inneholder ikke ekstern id. En linje med ekstern id kan for eksempel se slik ut:pia;jensen;jente;nei; ; ; Når du har klikket på og listen ikke inneholder feil, vises følgende bilde: 7. Hvis listen er feilfri, klikk på Hva gjør du hvis listen inneholder feil? 88 Administrasjon Skole VOKAL

93 Hvis listen inneholder feil, blir feltet med feil markert med en rød ramme. Du har 2 muligheter til å rette feilen: 3. Klikk på og rett opp feilen i den opprinnelige listen du skrev/limte inn eller 4. Klikk på og rediger feilen direkte i skjermbildet som vist under. Klikk på Hvordan slette en elev Merk! Hvis du sletter en elev vil all data registrert på denne eleven forsvinne for godt. 1. Marker den eller de du vil slette ved å klikke i 2. Klikk på Du skal helst ikke slette en elev som har resultater tilknyttet seg. Hvis eleven skal bytte skole, se Hvordan flytte en elev til en annen skole. Hvordan flytte en elev til en annen skole VOKAL støtter flytting av elever mellom skoler innenfor kommunen. VOKAL Administrasjon Skole 89

94 For en elev som slutter blir det generert PDF-filer med elevens resultater. Det er viktig å laste ned disse filene og lagre de på skolens filsystem. 1. Klikk på 2. Klikk på for eksempel i menyen til venstre Følgende bilde dukker opp: 3. Velg eleven som skal flyttes ved å markere ved siden av elevens navn. Det er mulig å markere flere elever. 4. Klikk på Følgende bilde dukker opp: 5. Velg skole i nedtrekkslisten 6. Klikk på 90 Administrasjon Skole VOKAL

95 Nå er det viktig å laste ned PDF-filene og lagre disse på et sikkert område. Les mer om det under Hvordan laste ned PDF-filer. Om resultater skal følge en elev som bytter skole bestemmes av skoleeier. Les mer om det under Hvilke data følger elever som bytter skole. NB! Hvis eleven skal bytte til skole ut av kommunen, velg Ut av kommunen i nedtrekkslisten. Ingen resultater følger eleven hvis han/hun flytter ut av kommunen. Da anbefales det at de genererte PDF-filene sendes til den nye skolen. Hvordan laste ned PDF-filer 1. Klikk på 2. Klikk på Følgende bilde dukker opp: 3. Klikk på for å laste ned arkiverte PDF-filer. 4. Lagre zip-filen på et sikkert område. Kontakt IKT-ansvarlig hvis du er usikker på hvor filen kan lagres sikkert. VOKAL Administrasjon Skole 91

96

97 Administrasjon Skole Nytt skoleår Det er åpnet opp for klargjøring av nytt skoleår for skoler uten integrasjon med skoleadministrativt system. For skoler med integrasjon vil Conexus utføre klargjøringen fortløpende. Les mer i avsnittene under. Steg for steg uten integrasjon Dette avsnittet gjelder for skoler uten integrasjon. Det er viktig at skoleadministrator setter seg inn i prosessen for nytt skoleår. VOKAL låses For å unngå feilregistreringer i forbindelse med nytt skoleår vil VOKAL låses i begynnelsen av august og frem til din skole har fullført klargjøring av nytt skoleår. Da vil ingen kunne registrere eller se resultater. Nedenfor finner du en sjekkliste for skoleadministratorene til bruk ved klargjøring av nytt skoleår når skolen ikke har integrasjon med skoleadministrativt system. (Det kan se ut som en lang oppgaveliste, men det er ikke så ille som det ser ut som. Hold deg til brukerveiledningen og det vil gå bra). De nummererte punktene er oppgaver skoleadministrator må utføre, de grå punktene er informasjon om oppgaver som skjer i bakgrunn eller utføres av skoleeier. Skoleeier må ta stilling til hvilke data som skal følge elever som flyttes fra en skole til en annen, hvis dette ikke har blitt gjort tidligere. 1. Klargjør nytt skoleår: Skoleadministrator må sette i gang prosessen for klargjøring av nytt skoleår. VOKAL flytter automatisk alle elever ett trinn opp. VOKAL vil automatisk forsøke å gi gruppene nye navn i forhold til nye trinn. 2. Klargjør nytt skoleår: Skoleadministrator må kontrollere og bekrefte at de nye gruppene er korrekte. Ved behov må skoleadministrator gjøre nødvendige endringer på gruppenavn og gruppesammensetning. For avgangselever (elever på skolens siste trinn) vil VOKAL generere PDF-filer med alle data knyttet til elevene. VOKAL Administrasjon Skole Nytt skoleår 93

98 3. Behandle avgangselever, for barneskoler: På barneskoler med trinn må skoleadministrator angi hvilken ungdomsskole elevene i 7.trinn skal flyttes til. Dette gjelder også skoler som for eksempel har 4. trinn som høyeste trinn. Disse elevene skal overføres til skoler med 5. trinn. Dette punktet utgår for skoler som har 10. trinn som høyeste trinn. VOKAL låses opp for alle brukere på din skole. 4. Enkeltelever som har sluttet på skolen må flyttes til ny skole. Dette gjelder ikke avgangselever, men elever knyttet til andre trinn, for eksempel trinn. 5. Opprette nye grupper: Nye grupper på skolens laveste trinn må opprettes. 6. Behandle nye elever: Elever som har blitt flyttet fra andre skoler til din skole må knyttes til riktig gruppe. 7. Opprette ny elever: Nye elever, som ikke kommer fra andre skoler, må opprettes og knyttes til riktig gruppe. For eksempel alle nye førsteklassinger på barneskoler. 8. Last ned arkivfiler for avgangselever når du mottar e-post om at disse er klare til nedlasting. Filene må lagres og kontrolleres. Disse PDF-filene vil bli eneste historikk for elever som har sluttet på skolen. Det er derfor viktig at disse filene blir tatt godt vare på. Se PDF-arkiv tidligere elever. Steg for steg med integrasjon Dette avsnittet gjelder for skoleadministratorer på skoler med integrasjon. Nedenfor finner du en liste over oppgaver som må utføres ved klargjøring for nytt skoleår når skolene har integrasjon med skoleadministrativt system. Skoleeier har kun to oppgaver i denne listen. De er markert med rødt. Du som er skoleadministrator har bare én enkelt oppgave. Den er markert med blått. De grå punktene er informasjon om oppgaver som skjer i bakgrunnen og som utføres av Conexus. SKOLEEIER: Skoleeier må ta stilling til hvilke data som skal følge elever som flyttes fra en skole til en annen hvis dette ikke har blitt gjort tidligere. Les mer om dette under Hvilke data følger elever som bytter skole. Import fra skoleadministrativt system og inn i VOKAL stoppes i siste ledd av Conexus i perioden mellom 1. juli og frem til det nye skoleåret er klargjort for skoleeieren og alle dennes skoler i VOKAL. Resultatregistrering i VOKAL stenges i perioden mellom 1. august og inntil VOKAL er ferdig klargjort for det nye skoleåret. Klargjøring for nytt skoleår: Conexus setter i gang en automatisk prosess for klargjøring av nytt skoleår. Dette gjøres etter 1. august og når importfiler med informasjon for det nye skoleåret er tilgjengeliggjort for Conexus. SKOLEEIERS IT-AVDELING: Importfiler for det nye skoleåret må gjøres tilgjengelig som vanlig (med samme filnavn som tidligere) på det sikrede FTP-området; SATS/EXTENS kunder som benytter ISIClient (WebService) må huske å gjøre data for nytt skoleår tilgjengelig for uttrekk via ISIClient. Conexus bekrefter mottak av datagrunnlag for det nye skoleåret via e-post eller telefon til teknisk kontaktperson hos skoleeier. VOKAL låses av Conexus (inntil prosessen med nytt skoleår er ferdigstilt). Ingen av skoleeierens brukere vil kunne benytte VOKAL i perioden mens VOKAL er låst. Det anslås at låsingen vil vare noen dager, dette avhenger av elevantallet til skoleeier. 94 Administrasjon Skole Nytt skoleår VOKAL

99 Informasjon om hvilke grupper som finnes på de forskjellige trinnene for det "gamle" skoleåret arkiveres automatisk i VOKAL (informasjonen benyttes ved registrering av "historiske data"). Conexus importerer informasjon om elever, lærere og grupper for det nye skoleåret. For avgangselever (elever på skolen siste trinn) vil VOKAL generere PDF-filer med alle data knyttet til elevene. VOKAL låses opp for alle brukere. Systemet er klargjort for det nye skoleåret og kan benyttes som vanlig, forhåpentligvis innen skolestart. Perioden da VOKAL er låst for skoleeieren og dennes skoler vil gjøres så kort som mulig, men Conexus kan ikke garantere en sluttdato for dette ettersom det vil avhenge av at skoleeier har fått overført nye importdata til Conexus og at de er av god kvalitet og på samme tekniske format som tidligere. 1. SKOLEADMINISTRATOR: Behandle avgangselever: Skoleadministrator må lagre og kontrollere PDFfilene, samt bekrefte i VOKAL at dette er gjort. Disse PDF-filene vil bli eneste historikk for elever som har sluttet på skolen. Det er derfor viktig at disse filene blir tatt godt vare på. Dette gjøres i menypunktet "2. Behandle avgangselever" under hovedmenyvalget for Administrasjon. Klargjøring av nytt skoleår I dette avsnittet forklares punkt 1 og 2 fra sjekklisten i oversikten. Her skal elever flyttes ett trinn opp og grupper omorganiseres ved behov. 1. Klikk på menyvalget under hvis du ikke kommer dit automatisk når du logger inn. Følgende skjermbilde dukker opp: VOKAL Administrasjon Skole Nytt skoleår 95

100 2. Klikk på hvis gruppene og elevene som ligger i VOKAL er organisert i forhold til skoleåret som har vært, eller klikke på hvis de er organisert i forhold til skoleåret som kommer. Det dukker opp en dialogboks hvor du må bekrefte at du vil gå videre med klargjøring av nytt skoleår. Når du bekrefter at du vil fortsette dukker følgende bilde opp: Dette bildet er delt i to. Den venstre delen viser gruppene slik de har vært. Den høyre delen viser gruppene slik de blir i det nye skoleåret. Det er viktig å kontrollere at gruppene har fått korrekte navn. Se avsnittene under for mer hjelp til dette skjermbildet 96 Administrasjon Skole Nytt skoleår VOKAL

101 Når du har fullført denne delen av klargjøringen, klikk på til Behandle avgangselever. for å gå videre Scenario 1: Ingen endring i gruppesammensetning eller gruppenavn Klikk på for å fullføre Scenario 2: Fire grupper skal bli til tre. 1. Klikk på gruppen som skal slettes. Elevene i denne gruppen må flyttes til de andre gruppene. Følgende bilde dukker opp: 2. Velg de elevene som skal flyttes ved å markere ved siden av elevens navn. Det er mulig å markere alle elevene ved å krysse av i øverste rad 3. Klikk på Følgende bilde dukker opp: VOKAL Administrasjon Skole Nytt skoleår 97

102 4. Velg den gruppen elevene skal flyttes til 5. Gjenta punkt 2-4 til alle elever er plassert i riktig grupper 6. Klikk på for å gå tilbake til gruppelisten 7. Marker den tomme gruppen som skal slettes ved å klikke på 8. Klikke på for å slette gruppen 9. Bekreft sletting i dialogboksen som dukker opp Hvis det ikke skal gjøres andre endringer på andre trinn, klikk på fullføre. for å Scenario 3: Tre grupper skal bli til fire. 1. Klikk på for å legge til en ny gruppe Følgende bilde dukker opp: 2. Skriv inn gruppenavn, angi trinn og klikk på 3. Klikk på en gruppe hvor det er elever som skal flyttes Følgende bilde dukker opp: 98 Administrasjon Skole Nytt skoleår VOKAL

103 4. Velg de elevene som skal flyttes ved å markere ved siden av elevens navn. 5. Klikk på Følgende bilde dukker opp: 6. Velg den gruppen elevene skal flyttes til 7. Klikk på for å gå tilbake til gruppelisten 8. Gjenta punkt 3-7 til alle elever er plassert i riktige grupper Hvis det ikke skal gjøres andre endringer på andre trinn, klikk på for å fullføre Scenario 4: Hvordan endre navn på en gruppe 1. Skriv inn nytt navn i gruppens tekstboks VOKAL Administrasjon Skole Nytt skoleår 99

104 2. Gå ut av tekstboksen ved for eksempel å trykke på Tab-tasten på tastaturet. Når du går ut av tekstboksen blir endringen lagret Her finner du Tab-tasten på tastaturet: Hvis det ikke skal gjøres andre endringer på andre trinn, klikk på for å fullføre. Scenario 5: En elev skal unntas fra regelen om at resultater skal følge elever som bytter skole 1. Klikk på gruppen som eleven tilhører 100 Administrasjon Skole Nytt skoleår VOKAL

105 2. Klikk på den eleven som skal unntas fra regelen Følgende bilde dukker opp: 3. Velg Nei i nedtrekkslisten Overfør resultater ved skolebytte Scenario 6: Du har opprettet en ny gruppe, men angitt feil trinn 1. Klikk på gruppen Følgende bilde dukker opp: VOKAL Administrasjon Skole Nytt skoleår 101

106 2. Klikk på Følgende bilde dukker opp: 3. Marker riktig trinn og klikk på Hva låses under klargjøring av nytt skoleår Når skoleadministrator har satt i gang klargjøring av nytt skoleår vil VOKAL låses. Det vil ikke være mulig å gjøre noe annet enn å fullføre klargjøring av nytt skoleår. Lærere vil ikke kunne logge på. 102 Administrasjon Skole Nytt skoleår VOKAL

107 Behandle avgangselever - barneskole Hvis din skole har 10. trinn som høyeste trinn kan du se bort i fra dette punktet. Se heller Behandle avgangselever - ungdomsskole. Nedenfor forklares det hvordan du angir hvilken skole avgangselever skal overføres til. (Gjelder også skoler som har trinn som må overføre elever til skoler med 5. trinn) Skjermbildet for å behandle avgangselever kan se slik ut: 1. Marker elever som skal til samme skole ved å klikke på. Det er mulig å markere alle elevene ved å krysse av i øverste rad 2. Klikk på Følgende bilde dukker opp: 3. Velg skole* i nedtrekkslisten 4. Klikk på 5. Gjenta punkt 7-10 helt til alle elever er behandlet VOKAL Administrasjon Skole Nytt skoleår 103

108 *Hvis det er elever som skal flyttes til skoler utenfor kommunen støtter VOKAL dessverre ikke dette. Velg da Ut av kommunen i nedtrekkslisten hvor du skal velge skole. 6. Klikk på for å flytte elevene til mottakerskole Hvis knappen Flytt elever ikke er klikkbar, d.v.s. at den ser slik ut, ta kontakt med skoleeier. Skoleeier bestemmer hvilke resultater som skal følge elever ved bytting av skole innad i kommunen. Du vil ikke kunne flytte elever før bekreftelsen er gjort. NB! Når klargjøring av nytt skoleår er fullført vil VOKAL generere PDF-filer for avgangselever som hadde et eller flere resultater tilknyttet seg. Denne genereringen kan ta opp til to uker, avhengig av pågangen i VOKAL. Du vil motta en e-post når filene er klare til nedlasting. Når du mottar nevnte e-post må du laste ned arkivfiler for avgangselever. Les mer om dette under PDF-arkiv tidligere elever. Behandle avgangselever ungdomsskole NB! Når klargjøring av nytt skoleår er fullført vil VOKAL generere PDF-filer for avgangselever som hadde et eller flere resultater tilknyttet seg. Denne genereringen kan ta opp til to uker, avhengig av pågangen i VOKAL. Du vil motta en e-post når filene er klare til nedlasting. En ungdomsskole skal ikke gjøre mer enn å laste ned arkivfiler for avgangselever. Ler mer om dette under PDF-arkiv tidligere elever. Behandle nye elever Nye elever er elever som har blitt overflyttet fra andre skoler i kommunen. Disse elevene må flyttes til riktig gruppe. Før du får flyttet nye elever til riktig gruppe må du ha klargjort VOKAL for nytt skoleår og opprettet nye grupper. Se Hvordan opprette grupper. Elever som kommer fra skoler utenfor kommunen vil du ikke finne under Behandle nye elever. De må opprettes manuelt slik som beskrevet under Hvordan opprette elever. Hvis du vet at du skal motta elever fra andre skoler, men de mangler i listen, har ikke avgiverskolen fullført prosessen med å behandle avgangselever. Du kan se status for de andre skolene ved å klikke på lenkene for hver status: 104 Administrasjon Skole Nytt skoleår VOKAL

109 1. Klikk på menyvalget Følgende bilde dukker opp: 2. Marker elever ved å klikke på. Det er mulig å markere alle elevene ved å krysse av i øverste rad. 3. Klikk på Følgende bilde dukker opp: VOKAL Administrasjon Skole Nytt skoleår 105

110 4. Velg gruppe og klikk på Hvis det finnes elever i listen over nye elever som har blitt feilsendt, d.v.s. at de ikke skal gå på din skole, kan du returnere de til avgiverskolen ved å markere elevene og klikke på. Returnerte avgangselever Dette menyvalget gjlder kun barneskoler, d.v.s. skoler som ikke har 10. trinn som øverste trinn. Hvis du har sendt en eller flere avgangselever til feil mottakerskole har mottakerskolen mulighet til å returnere disse elevene tilbake til deg. Returnerte elever vil dukke opp under menyvalget i menyen til venstre under Her kan du markere elevene, angi ny mottakerskole og flytte dem. Hvordan reservere elever fra resultatoverføring Fremgangsmåten som er beskrevet nedenfor er ikke gjeldene når du er under prosessen Klargjør nytt skoleår. Hvis dette er tilfelle klikk her. Skoleeier bestemmer hvilke resultater som skal følge elever som bytter skole innad i kommunen. Innstillingene gjelder for alle kommunens skoler. Hvis overføring av resultater er valgt, men det av en eller annen grunn finnes elever som skal unntas fra denne regelen, kan skoleadministrator overstyre dette på elevnivå. Slik gjøres det: 1. Klikk på 2. Klikk på for eksempel i menyen til venstre 3. Klikk på en elev for å åpne dialogboks med elevinfo. 106 Administrasjon Skole Nytt skoleår VOKAL

111 4. Velg Nei i nedtrekkslisten Overfør resultater ved skolebytte i dialogboksen som dukker opp PDF-arkiv for tidligere elever Når en elev slutter på en skole, enten det er midt i skoleåret, ved overgang fra barneskole til ungdomsskole eller ved utgangen av 10. trinn, blir det generert flere PDF-filer pr elev. Disse filene inneholder alle data som har blitt registrert på eleven i VOKAL. Alle data på en avgangselev anonymiseres i selve VOKAL-databasen. Det er derfor VIKTIG at disse PDF-filene lagres på et sikkert sted, i henhold til skolens/kommunens retningslinjer, hvis dere ønsker at disse dataene skal være tilgjengelig etter at en elev har sluttet. Historiske data på gruppenivå vil fortsatt være synlig i VOKAL. VOKAL Administrasjon Skole Nytt skoleår 107

112 Filen du laster ned er en komprimert fil som må pakkes ut. Ta kontakt med IKT-ansvarlig på skolen hvis du har problemer med å pakke ut filene. Conexus kan dessverre ikke hjelpe med dette da vi ikke vet hva slags programmer dere bruker i deres kommune. Det finnes flere typer programmer for å pakke ut zip-filer. Merk! Filene vil være tilgjengelig for nedlasting i VOKAL frem til neste gang dere klargjør for nytt skoleår, d.v.s. ca et år. Etter dette slettes filene og det vil ikke være mulig å laste de ned. 1. Klikk på menyvalget Følgende bilde dukker opp: Bildet er todelt. Den øverste delen viser filer som er generert etter at du har fullført Klargjøring av nytt skoleår. Dette er en komprimert fil(.zip-fil) som inneholder PDF-filer for alle avgangselever. Den nederste delen viser filer generert for enkeltelever som har sluttet før de har fullført siste trinn. Dette er også en komprimert fil. 2. Klikk på for den filen du vil laste ned 3. Lagre zip-filen på et sikkert område*. Kontakt IKT-ansvarlig hvis du er usikker på hvor filen kan lagres sikkert. *Husk å velge et sikkert område som kun utvalgte personer har tilgang til. Disse filene trenger ikke være tilgjengelig for alle lærerne da dette er data som dere sannsynligvis sjelden trenger tilgang til. 108 Administrasjon Skole Nytt skoleår VOKAL

113 Jeg ser ikke det jeg forventer under Rapporter og Status Når du har gjennomført nytt skoleår og henter opp en rapport under menyvalget Rapporter eller ser på informasjonen under menyvalget Status, kan det hende du ikke ser de tallene du forventer. Forklaringen på dette kan være at rapportdatabasen oppdateres en gang i døgnet, normalt på natten. Hvis du har fullført nytt skoleår i dag, eller flyttet på elever må du logge inn på nytt i morgen for å kunne se korrekte data under Rapporter og Status. VOKAL Administrasjon Skole Nytt skoleår 109

114

115 Administrasjon Skole Nasjonale prøver Conexus setter opp en automatisk import av resultater for Nasjonale prøver fra PAS inn i VOKAL, slik at poengsum og mestringsnivå fra alle prøver vil vises på individnivå. Skoleeiere som ønsker dette må foreta en bestilling, og det forutsettes at kommunen har VOKAL Utvidet versjon. Fødselsnummer forenkler arbeidet I PAS knyttes hvert enkelt resultat til elevens fødselsnummer(11 siffer). Vi har opprettet et nytt felt for fødselsnummer i VOKAL og vi anbefaler at dere registrerer dette på alle elever som har gjennomført nasjonale prøver høsten Med fødselsnummer registrert i VOKAL vil knytning mellom resultat fra PAS og elev i VOKAL bli sikrere. Det vil også bli enklere og mindre tidkrevende for skoleadministrator. Hva må skoleeier og skoleadministrator gjøre for at VOKAL kan vise resultater fra Nasjonale prøver? For å tilgjengeliggjøre resultater fra Nasjonale prøver i VOKAL er vi avhengig av at både skoleeier og skoleadministrator utfører noen oppgaver i VOKAL. Merk! Resultatene er tilgjengelig i PAS kun i en begrenset periode. Det er derfor viktig at disse oppgavene utføres før resultatene fjernes fra PAS. For å ferdigstille overføring av data fra PAS til VOKAL må skoleeieradministrator gjøre følgende: 1. Besvare spørsmål om fødselsnummer under menyvalget Administrasjon -> Alternativer 2. Registrere PAS-brukernavn for hver skole under menyvalget Administrasjon -> Hent Eksterne data -> Nasjonale prøver -> Bestill data fra PAS 3. Bestille data fra PAS. Gjøres på samme sted som punkt Formidle til alle skolene at de må utføre oppgaver som beskrevet nedenfor Godkjenne riktig knytning mellom resultat og elev 1. Klikk på 2. Velg Nasjonale prøver under menyvalget Hent eksterne data I skjermbildet under skal du som skoleadministrator 1. godkjenne riktig knytning mellom resultat og elev 2. og fullføre overføringen. VOKAL Administrasjon Skole Nasjonale prøver 111

116 Fargen indikerer at det ikke er match på fødselsnummer, men nesten eller helt match på navn. VOKAL foreslår en knytning, og du må klikke hvis forslaget er korrekt. Med denne lenken kan du velge riktig elev hvis knytningen mangler eller er feil. Med denne lenken kan du utelate besvarelser. For eksempel hvis det er en elev som har sluttet. Dette ikonet kommer til syne når du har fullført overføringen. Nå er resultatet synlig på eleven i VOKAL. Det er viktig at du scroller deg gjennom hele listen, og behandler alle elevradene. 112 Administrasjon Skole Nasjonale prøver VOKAL

117 Klikk på Følgende dialogvindu vises: nederst i skjermbildet. fullført. Klikk OK i dialogvinduet for å starte knytningen mellom elevenes resultater fra PAS til elevene i VOKAL. Ikonet kommer til syne på elevradene hvor overføring av resultatene fra PAS er Resultatene for de nasjonale kartleggingsprøvene er nå synlige på elevene i VOKAL hvor overføringen er fullført. VOKAL Administrasjon Skole Nasjonale prøver 113

118

119 Administrasjon Skole Fagbokforlagets Kartleggeren Dersom din skole bruker Fagbokforlagets Kartleggeren er det mulig å overføre resultater fra Kartleggeren til VOKAL. Det gjøres i tre steg: 1. Eksportere resultater fra Kartleggeren. Les mer om dette i Kartleggerens brukerveiledning. 2. Hente resultater inn til VOKAL 3. Knytte resultater til riktige elever For mer informasjon hvordan du kan bestille tilgang til Kartleggeren i VOKAL, kontakt Conexus via e-post: vokal@conexus.no Hente resultater inn til VOKAL For å hente resultater fra Kartleggeren inn til VOKAL, må du først eksportere resultatene fra Når det er gjort, gjør du følgende: 1. Klikk på 2. Velg Kartleggeren under menyvalget Hent eksterne data Følgende skjermbilde dukker opp. VOKAL Administrasjon Skole Fagbokforlagets Kartleggeren 115

120 3. Klikk på Henting av resultater kan ta litt tid. Venneligst vent så lenge bildet ser slik ut: Når resultatene er hentet ser det slik ut: 116 Administrasjon Skole Fagbokforlagets Kartleggeren VOKAL

121 4. Klikk på for å knytte resultater til riktige elever (Tallet i knappen indikerer hvor mange resultater som ikke er knyttet til en elev) Knytte resultater til riktige elever I skjermbildet nedenfor skal du som skoleadministrator 1. godkjenne riktig knytning mellom resultat og elev 2. og fullføre overføringen. Fargen indikerer at det er nesten eller helt match på navn. VOKAL foreslår en knytning, og du må klikke hvis forslaget er korrekt. Med denne lenken kan du velge riktig elev hvis knytningen mangler eller er feil. Med denne lenken kan du utelate besvarelser. For eksempel hvis det er en elev som har sluttet. Dette ikonet kommer til syne når du har fullført overføringen. Nå er resultatet synlig på eleven i VOKAL. VOKAL Administrasjon Skole Fagbokforlagets Kartleggeren 117

122 Det er viktig at du scroller deg gjennom hele listen, og behandler alle elevradene. Klikk på nederst i skjermbildet. Følgende dialogvindu vises: 118 Administrasjon Skole Fagbokforlagets Kartleggeren VOKAL

123 Klikk OK i dialogvinduet for å starte knytningen mellom elevenes resultater fra Kartleggeren til elevene i VOKAL. Ikonet kommer til syne på elevradene hvor overføring av resultatene fra Kartleggeren er fullført. Resultatene fra Kartleggeren er nå synlige på elevene i VOKAL, hvor overføringen er fullført. VOKAL Administrasjon Skole Fagbokforlagets Kartleggeren 119

124

125 Innhold i VOKAL VOKAL inneholder kartleggingsprøver og kartleggingsverktøy. Når vi snakker om kartleggingsprøver eksisterer det en prøve som eleven gjennomfører i forkant. Når vi snakker om kartleggingsverktøy gjennomfører eleven ikke en prøve i forkant, læreren vurderer eleven opp mot gitte kjennetegn innenfor et område. VOKAL støtter følgende kartleggingsprøver: Udir sine kartleggingsprøver: o Leseferdighet o Tallforståelse og regneferdighet o Engelsk Alle teller Carlsten Kartleggeren M-testen Multi Smart Vurdering Ordkjedetesten S40 Språk 6-16 STAS VOKAL støtter følgende kartleggingsverktøy: SOL Kartlegging av språkkompetanse i grunnleggende norsk LUS Kartleggingsprøver Leseferdighet VOKAL Innhold i VOKAL 121

126 Viser til Utdanningsdirektoratets nettsider: Tallforståelse og regneferdighet Viser til Utdanningsdirektoratets nettsider: Engelsk Viser til Utdanningsdirektoratets nettsider: Carlsten Observasjons- og kartleggingsprøver i lesing og skriving som hjelp til å avdekke og forebygge lese- og skrivevansker. Alle testene inneholder leseprøve og diktat. I tillegg er det en egenvurdering fra 5. trinn. Testen er tenkt som en klassetest, men kan også tas på enkeltelever ved behov. Finnes på bokmål og nynorsk og utgis av Cappelen Damm AS Kartleggeren(Fagbokforlaget) Kartleggeren er et digitalt kartleggings- og rådgivningsverktøy for testing av elevenes faglige nivå i norsk, engelsk og matematikk. Utgiver: Fagbokforlaget Ved avtale kan resultater fra Kartleggeren overføres til VOKAL. For mer informasjon ta kontakt via e-post: vokalsupport@conexus.no. Multi Smart Vurdering(Gyldendal) Multi Smart Vurdering er hel- og halvårsprøver i matematikk som er direkte integrert med VOKAL. Elevene gjennomfører prøven på en PC med internett, som ved nasjonal prøve i regning. Resultatene foreligger i VOKAL umiddelbart etter at elevene er ferdige. Lærer, skoleleder og skoleeier får dermed enkelt overblikk over elevenes og klassenes resultater. I tillegg får lærer en detaljert beskrivelse av hver enkelt elevs kompetanse, med konkrete tips til oppfølging. Prøvene tas hvert halvår. Ønsker du mer informasjon, ta kontakt med Gyldendal via e-post: digital@gyldendal.no 122 Innhold i VOKAL VOKAL

127 Ordkjedetesten Ordkjedetesten er en gruppeprøve som kartlegger elevens ferdighet til å avkode ord. Testen er standardisert for elever på trinn 3-10, samt videregående skole og voksne. Testen er en screeningsprøve, men den fanger opp de elever som har vansker med ordavkodingen. Viser til Logometrica sin nettsider: S40 Setningsleseprøven (S-40) er standardisert på et representativt utvalg elever på trinn Dette gir mulighet til å benytte prøven ved kartlegging av elevens leseferdighet over tid. Prøven ble standardisert våren Setningsleseprøven (S-40) er en gruppeprøve. Prøven kan også benyttes individuelt på eldre elever med lesevansker. Elevene får bruke 5 minutter til å besvare oppgavene. Totalt sett vil det ta ca. 10 minutter å gjennomføre prøven dersom en også regner med tiden som går med til instruksjonen. Viser til Logometrica sin nettsider: Språk 6-16 Språk 6-16 er en screeningtest for språkvansker hos barn og ungdom i aldersgruppen 6 til 16 år. Utgiver: Bredtvedt kompetansesenter, Statped VOKAL støtter versjon 3 av Språk STAS (standardisert test i avkoding og staving) STAS-prøven er et hjelpemiddel for: Tidlig oppdagelse av lesevansker Kartlegging av leseprosessen Tilpasset hjelp Oppfølging av utviklingen : Vi har nå lagt inn alle prøvene tilhørende STAS i VOKAL. Tidligere hadde vi kun gruppeprøvene. Viser til PP-tjenestens materiellservice. M-testen Prøvene skal først og fremst være et hjelpemiddel for å kunne fange opp elever som har vansker med matematikken, og gi hjelp ved planleggingen og tilpasningen av individuell undervisning for disse elevene. Prøvene kan også generelt være til hjelp i forbindelse med planleggingen av undervisningen i matematikk, både når det gjelder enkeltelever og klassen som sådan. Prøvene bygger på omfattende utprøvinger. Den endelige utprøvingen, som normtabellene for prøvene bygger på, omfattet et stort antall skoler og elever. Ved hjelp av disse normene, kan man sammenlikne VOKAL Innhold i VOKAL 123

128 resultater i egen klasse med et stort utvalg elever på samme klassetrinn. Prøvene kan dermed også mer generelt være et godt hjelpemiddel i forbindelse med evalueringen. Prøvene er med hensikt «bygd over samme lest», og resultatene fra et år til et annet er i høy grad sammenlignbare. Viser til PP-tjenestens materiellservice. Alle teller Alle teller er et veilednings- og kartleggingsmateriale om misoppfatninger og misforståelser på området tall og tallforståelse. Materialet er utarbeidet av australske Alister McIntosh, og er basert på hans forskning og erfaringer rundt didaktiske tilnærminger innenfor matematikkfaget. Alle teller er tilgjengelig i VOKAL kun for de skolene som bruker papirversjonen av Alle teller. De som bruker den digitale Alle teller vil ikke kunne overføre resultatene til VOKAL. Kartleggingsverktøy SOL Gjesdal kommune har gjennom 2 år utviklet et forskningsbasert verktøy som har til mål at elevene skal bli gode lesere. SOL er: Et system/verktøy for å fastslå hvor elevene er i sin leseutvikling. Et program for kompetanseheving for lærere. Et verktøy der hver elev skal følges i sin leseutvikling gjennom alle 10 årene. Et verktøy for tilbakemelding til elever og foresatte. På forespørsel kommer Gjesdal kommune og informerer om SOL. Dersom du har spørsmål knyttet til dette verktøyet kan du henvende deg til skolesjef Jone Haarr, tlf eller jone.haarr@gjesdal.kommune.no. Lesingen og kartleggingen er strukturert i 10 trinn, alt etter hvor barnet er i sin leseutvikling. Lærerne som arbeider etter SOL-metoden kartlegger elevens lesekjennetegn på de ulike trinnene slik at eleven får best mulig hjelp i sin videre leseutvikling. Hvordan bruke SOL i VOKAL Din kommune må ha avtale med Gjesdal kommune for at du skal få tilgang til SOL i VOKAL. SOL finner du under menyvalget 124 Innhold i VOKAL VOKAL

129 Kartlegging av språkkompetanse i grunnleggende norsk Kartlegging av norskferdigheter F.o.m ble det innført et tillegg til opplæringsloven 2-8 og 3-12 og privatskoleloven 3-5 om kommuners og fylkeskommuners plikt til å gjennomføre reelle kartlegginger av norskferdigheter. Tillegget i 2-8 sier: Kommunen skal kartleggje kva dugleik elevane har i norsk før det blir gjort vedtak om særskild språkopplæring. Slik kartlegging skal også utførast undervegs i opplæringa for elevar som får særskild språkopplæring etter føresegna, som grunnlag for å vurdere om elevane har tilstrekkeleg dugleik i norsk til å følgje den vanlege opplæringa i skolen. For elever som omfattes av opplæringslovens 2-8 eller 3-12 er det utarbeidet læreplaner i grunnleggende norsk og i morsmål. Til disse læreplanene er det utarbeidet veiledninger og kartleggingsmateriell. Læreplan i grunnleggende norsk for språklige minoriteter Læreplanen er en overgangsplan for elever fra språklige minoriteter som får sin begynneropplæring i norsk når de begynner på skole i Norge. Elevene følger planen inntil de har ferdigheter gode nok til å følge opplæringen etter læreplan i norsk. Opplæringen etter denne læreplanen skal fremme tilpasset opplæring i henhold til gjeldende bestemmelser i opplæringsloven og ivareta språklige minoriteters behov for særskilt norskopplæring. Planen kan brukes både i grunnskolen, i videregående opplæring og i grunnskoleopplæring for voksne. Skoleeier/skolen velger om den særskilte norskopplæringen skal gis etter læreplanen i grunnleggende norsk for språklige minoriteter eller i form av særskilt tilpasning innenfor den ordinære læreplanen i norsk. Hvordan kartlegge språklige minoriteter i VOKAL Din kommune må ha kjøpt tilgang til kartlegging av språklige minoriteter av Conexus AS for at du skal se det i VOKAL. VOKAL inneholder Del 2 fra Utdanningsdirektoratets kartleggingsmateriell. For detaljert beskrivelse av innholdet viser vi til Utdanninsdiraktoratets sider nettsider: lokalt-lareplanarbeid/kartleggingsverktoy-og-veileder-til-lareplaner-for-minoritetsspraklige/ VOKAL Innhold i VOKAL 125

130 Kartlegging av språklige minoriteter finner du under menyvalget Når du har klikket deg inn på kartleggingen og inn på en elev ser du dette bildet: Klikk på Hele skjemaet for å vurdere alle ferdighetene. Klikk på en bestemt ferdighet hvis du kun vil vurdere den valgte ferdigheten på et bestemt nivå Når en elev er kartlagt kan du se resultatet som en profilbeskrivelse, eller i en graf. Visningsform velger du i denne menyen: 126 Innhold i VOKAL VOKAL

131 Merk! Visningsformen Profilbeskrivelse som har dette ikonet,, er laget spesielt for VOKAL og har ikke tilknytning til det publiserte verktøyet som beskrives på Utdanningsdirektoratets sine sider. En profilbeskrivelse kan se slik ut: Eleven i eksempelet over kan alle utsagnene på Lytte Nivå 1, men ikke alle på Lytte Nivå 2. Eleven er ikke vurdert på Lytte Nivå 3 Det er knyttet tre farger og til hver ferdighet/nivå i profilbeskrivelsen. Fargen settes ut i fra en utregnet snittscore på hver ferdighet/nivå, hvor 100 % betyr at eleven er vurdert til Uten hjelp på alle utsagnene. Slik: Verdier for de tre fargene er som følger: VOKAL Innhold i VOKAL 127