SAKSLISTE SIGDAL KOMMUNE

Transkript

1 SAKSLISTE SIGDAL KOMMUNE Styre/råd/utvalg: Eldrerådet Møtested: Kommunehuset Møtedato: Tid: Amdinistrasjonen/ledelsen ved Sigdalsheimen vil delta på møte og informere Eldrerådet om situasjonen på Sigdalsheimen og hjemmetjenesten. Det innkalles med dette til møte i Eldrerådet Saker til behandling: Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 12/4 12/422 OMSORGSBOLIGER I PRESTFOSS 12/5 12/67 MELDINGER ELDRERÅDET 2012 Sakene er utlagt på Herredshuset fram til møtedagen. Eventuelle forfall meldes til sekretæren, tlf Vararepresentanter møter bare etter nærmere innkalling. Prestfoss, Oddvar Varsla (sign.) leder 1

2 SIGDAL KOMMUNE Eldrerådet MØTEBOK Arkivsaknr.: 12/422-9 Løpenr.: 2008/12 Arkivnr.: 040 H40 Saksbeh.: Anne Marie Lobben Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Eldrerådet EL-12/4 Sigdal Kommunale råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne RFF-12/7 Hovedutvalg for helse og sosial HS-12/7 OMSORGSBOLIGER I PRESTFOSS Rådmannens forslag til vedtak: Saken tas til orientering Saken avgjøres av: Hovedutvalget for helse og sosial Vedlegg: Saksutredning Skisser Framdriftsplan Bakgrunn: Omsorgsboligene i Prestfoss har vært tatt opp som sak flere ganger (HS sak nr 01/10, 07/10, 34/10, 41/10) i tillegg til meldinger og muntlige orienteringer. På bakgrunn av en spørreundersøkelse i 2009 ble behovet for flere omsorgsboliger bekreftet, og i tillegg at det var omsorgsboligkompleks i nærhet til sykehjem og betjening som var ønsket. Skisser ble utarbeidet og på bakgrunn av dette ble det satt opp en grovkalkyle. Over budsjett 2011 ble det bevilget midler til omsorgsboligene. Lånebeløp på kr ,- og forutsatt investeringstilskudd fra Husbanken på kr ,- (inkl mva). Tilsagn om investeringstilskudd ble gitt Vi fikk da tilsagn om opptil maksimalt investeringstilskudd på kr (inkl mva). Grunnen til økt tilsagn var at tilsagnsstørrelsene økte tilsvarende fra Investeringstilskudd til omsorgsboliger er fra prosent av anleggskostnader inkl mva, eller maksimalt per bolig. Vi har 8 boliger i omsorgsboligkomplekset. Rådgiver/byggeleder Den ble det sendt ut forespørsel til 4 rådgivere/arkitekter om å delta i en begrenset anbudskonkurranse i forhold til prosjektering av omsorgsboligene i forkant av en totalentreprise. Dette var rådgivere vi enten kjente godt selv eller som hadde fått gode skussmål. I tillegg til å forespørre om rådgiverrollen i prosjekteringsfasen, forespurte vi de SIDE: 2

3 samme 4 om tilbud om å være byggeleder for Sigdal kommune under totalentreprisens gang, ettersom administrasjonen på teknisk er presset i forhold til sine pågående oppgaver og prosjekter. Raddum Prosjekt AS vant konkurransen. Firmaet eies og drives av Olav Raddum og har kontor i Hokksund. Raddum Prosjekt AS har lang erfaring med prosjektering og totalentrepriser og har i tillegg svært gode referanser å skilte med. Arbeidsgruppe Det er opprettet ei arbeidsgruppe for planleggingen av omsorgsboligene. Denne er bredt sammensatt, med virksomhetsleder Sigdalsheimen og hjemmetjenestene, ergoterapeut, demenskoordinator, leder hjemmetjenestene, vaktmester, hovedtillitsvalgt sykepleierforbundet, leder arbeidsgruppe sansehage, representant fra rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne, avdelingsleder fra teknisk etat og saksbehandler. For øvrig har representanter fra yrkesgrupper blitt kalt inn ved behov. Hovedformålet til arbeidsgruppa er å få ivaretatt behovene slik at vi får et funksjonelt bygg. Politisk byggekomité I 2011 Kommunestyret den ble det i sak 11/96 vedtatt at det skulle opprettes en politisk byggekomité.. Den politiske byggekomitéen består av Hellik Kolbjørnsrud (H), Torstein Aasen (Sp) og Jan Midtskogen (Ap). Gruppen ble introdusert for prosjektet i møte den Byggekomitéen består av formannskapsmedlemmer. De har som hovedmål at prosjektet skal drives igjennom med god kontroll og at det skal avsluttes innenfor de økonomiske rammene som bevilges. De vil bli oppdatert med informasjon underveis i prosjektet (hovedsakelig referater) og vil delta på møter ved milepæler (som for eksempel ved evaluering av tilbud fra, og valg av totalentreprenør m.m.) og i byggemøter ved behov. Byggekomiteen kan også selv kalle inn til møter. Bevilgning/budsjett Bevilgningen i budsjett 2011var basert på en grovkalkyle basert på lignende prosjekter (Holtemodellen). Nå har vi fått tilsagn om investeringstilskudd og den klokka 1200 åpne tilbudene fra leverandørene. Da først vil vi kunne sette opp et realistisk budsjett. Dersom dette budsjettet avviker med grovkalkylen og den bevilgningen vi har fått tidligere, vil vi legge dette fram som sak for politisk behandling i Formannskapet den , for å eventuelt søke om ekstrabevilgning i forhold til forslag til budsjett. Det er sannsynlig at denne må revideres, gitt tiden som har gått siden bevilgningen ble gitt. Evalueringsfristen til tilbyderne går da ut den 27.04, og vi har da som mål å kunne gi tilsagn til den tilbyderen som er vurdert som den beste i henhold til oppsatte tilsagnskriterier. Framdriftsplan Det er laget en framdriftsplan som blir fulgt. Den sist oppdaterte ligger vedlagt. I perioden fra oppstart med Raddum ( ) til prosjekteringsunderlaget var klart har arbeidsgruppa og Raddum hatt jevnlige møter. Raddum har trukket inn rådgivere som arkitekt, VVS konsulent, brannteknisk konsulent, tele og data konsulent, el-konsulent etter behov. I tillegg er landskapsarkitekt trukket inn i forhold til utearealene. Dette for å arbeide fram tilbudsunderlaget til totalentreprenøren. Den ble totalentreprisen lagt ut til prekvalifisering på Doffin (Den nasjonale portalen for offentlige anskaffelser i Norge). I prekvalifiseringen skulle 5 firmaer velges ut til å kunne gi tilbud på totalentreprisen. Det meldte seg 8 deltagere. En ble forkastet fordi den kom inn for seint i forhold til fristen (20.01). Deretter var det ett firma som ikke ble kvalifisert til videre SIDE: 3

4 deltagelse. Dette fordi de fikk lavest poengsum. De øvrige 6 skåret såpass likt, at det ble vurdert dit hen at alle skulle få gi tilbud. I etterkant er det ett firma som har meldt seg av i forhold til arbeidsmengden. Vi har nå 5 tilbydere som vi forventer å få tilbud fra innen fristens utløp. Dette er Senterbygg AS, Hobbelstad og Rønning AS, Veidekke AS, RVS AS og BN bygg AS. Den ble komplett tilbudsgrunnlag sendt ut til tilbyderne. Disse har frist på å levere komplette tilbud innen klokka 12:00. Deretter skal tilbudene evalueres. På grunn av påsken og møteplanen for kommunen (FS) er fristen satt til Den vil bestilling på totalentreprise bli iverksatt. Deretter har vi laget en forventet framdriftsplan med innflytting den , men denne planen vil bli revidert i henhold til tilbud fra totalentreprenør. Skissegrunnlaget. Det har blitt jobbet mer med skissene enn først forutsatt. Vi så et potensiale i forhold til redusert anleggskostnad og reduserte drifts- og vedlikeholdskostnader. Dette har medført et høyere timesforbruk enn tilbudskalkylen tilsa, men dette vurderes som en god investering i forhold til framtidige byggekostnader og ikke minst drift og vedlikehold. Rådgivere. Prosjekteringsprosjektet har i tillegg til Raddum Prosjekt AS bestått av følgende rådgivere: Rådgivende arkitekt (ARK): Arkitektfirmaet K16 har vært engasjert som arkitekt. Bjørn Pettersen i dette firmaet har vært til svært god støtte og har bidratt med mange gode innspill i forhold til å få et praktisk og økonomisk bygg. I kalkylen var det ikke satt av møtetid med arkitekten, men etter at det ble besluttet å endre tegningsunderlaget, så har vi hatt svært god nytte av dette samarbeidet og de møtene arbeidsgruppa og Raddum har hatt sammen med arkitekt. Rådgivende landskapsarkitekt (LARK): Hindhamar AS, landskapsarkitektfirma, har vært engasjert som rådgiver for planleggingen av uteområdene, dette siden tilpassede uteområder er svært viktig for det helhetlige tilbudet på Sigdalsheimen og for satsing på forebygging og trivsel for beboerne i omsorgsboligene rundt Sigdalsheimen. Ved å få et skjermet uteområde vil vi kunne tilby en helt annen hverdag for de beboerne som har mulighet til å være ute. Det vil bli som et fellesrom der flere beboere kan tilbringe kvalitetstid i hagen, samtid som det krever minimalt av pleieressurser. Med strammere rammer i forhold til trivselsassistenter og liten kapasitet for pleiebetjeningen, vurderer vi denne planleggingen som svært viktig. Øvrige rådgivere: Rådgiver VVS: Bright AS Rådgiver Brann: Steg AS Rådgiver EL: ECT AS Rådgiverne har blitt engasjert av Raddum Prosjekt AS. SIDE: 4

5 Økonomi (status). Forprosjektet (forprosjekteringen) er timesbasert og blir fakturert etter medgått tid og i henhold til utlegg. Utgangspunktet for prosjekteringsprosjektet var å ta de skissene som forelå (utarbeidet av Arch Uno) og mer eller mindre kun lage utfyllende beskrivelser i forhold til dette. Tidlig i prosjekteringsfasen så imidlertid vår rådgiver og vår arbeidsgruppe et vesentlig forbedringspotensiale ved å gjøre endringer i grunnlaget slik at bygget kunne bli mer funksjonelt og drifts- og vedlikeholdsvennlig. Vi gjorde dermed en vurdering om å legge mer tid og ressurser inn i prosjekteringen for å få et best mulig utgangspunkt for totalentreprisen. I tillegg har vi lagt inn arkitektressurser for planlegging av uteområdene. Dette var ikke lagt inn i tilbudsgrunnlaget opprinnelig, men vi så økonomisk rom for det ved å ta ned byggekostnader fra de opprinnelige skissene. Vi har gjort forbedringer i planløsningen for beboerrom, i vandrearealene, i betjeningsbasen, i fellesarealene, avklart teknisk rom m.fl. Gjort vurderinger i forhold til fasade. Selve bygget er endret i forhold til at det har fått kaldt loft, mindre vinkler og enklere bærestruktur. I det hele tatt var det for lite som var avklart i forhold til kun å kunne lage detaljer på de skissene som forelå ved forprosjektets start. Dette har resultert i at vi har lagt inn betydelig mer timer enn det Raddum la inn i sin tilbudskalkyle. I kalkylen i tilbudet fra Raddum var det lagt inn 325 timer for Raddum Prosjekt og 85 timer for eksterne konsulenter (Rådgivende VVS, EL, Brann, Arkitekt), mens det per nå er påløpt 311 for Raddum prosjekt og 329 timer for eksterne konsulenter. En del av dette skyldes de endringene vi besluttet å iverksette underveis. I tillegg kommer timer i forbindelse med landskapsarkitekten som vi valgte å engasjere for å få et godt underlag for det videre arbeidet med uteområdene. Vi ser at den kalkylen som lå til grunn for tilbudet var svært lavt beregnet, spesielt hva angår arkitekt-tjenester. Herunder var tid til møter for lavt beregnet. Tilbudene fra de andre leverandørene var også svært lavt beregnet. Her har vi bidratt minimalt til økte kostnader i forhold til tilbud: EL rådgiver litt merarbeid i forbindelse med tilpasning til nødvendig smarthusteknologi. VVS rådgiver litt merarbeid i forbindelse med fjernvarmeanlegget. Ved å velge å gå for en timesbasert prosjekt så betaler vi kun for medgått tid og påløpte kostnader, og vi betaler ikke for innlagt risiko i en fastpris. Vi mottar spesifiserte fakturaer per måned, og disse viser at vi får verdiskapning for hver time vi blir fakturert. Så langt er det påløpt kroner, mot estimert i tilbudsunderlaget. Dette var ikke å anse som noe øvre tak på prosjektet. Gjenstående timer; mars måned fram til at tilbudene blir åpnet , er ca 40 timer, dvs ca ,-. Totalt blir dette ,-. Sammenlignet med de øvrige tilbudene vi fikk inn i forprosjektet, så ligger vi allikevel på linje med disse (ca ), til tross for de ganske store endringsgrepene vi har gjort. Vi er fornøyd med det tilbudsunderlaget som nå er sendt ut til de som skal regne på totalentreprisen. Samarbeidet med Raddum er svært godt. Han har under prosjektets gang gitt oss gode råd i forhold til tiltak som vil gi økonomisk gevinst. Vi opplever at han har svært god oversikt og kontroll på prosjektet. Dette lover godt for det arbeidet han skal bistå oss med som byggeleder i byggeperioden. SIDE: 5

6 Sak 5/12 SIGDAL KOMMUNE Eldrerådet MØTEBOK Arkivsaknr.: 12/67-4 Løpenr.: 2058/12 Arkivnr.: 060 Saksbeh.: Tone Eidal Frøvoll Styre/råd/utvalg Møtedato Saksnr. Eldrerådet EL-12/5 MELDINGER ELDRERÅDET 2012 Rådmannens forslag til vedtak: Meldingene tas til orientering. Saken avgjøres av: Eldrerådet Vedlegg: Møteprotokoll Buskerud fylkeseldreråd, Møteprotokoll Buskerud fylkeseldreråd, SIDE: 6