Åpent referat styrmøte kl 18:00 på styrerommet

Transkript

1 Åpent referat styrmøte kl 18:00 på styrerommet Møtt: Knut Erik, Øystein, Fritz (vara), Aase, Stian, Terje Orienteringssaker Godkjenning av referat for styremøte Godkjent Åpent styremøreferat for april er lagt ut. Har refundert 1080 kr for utbytte av ødelagt sensor i tilknytning til vindusutbytting. Øystein henter inn pris på glass til sidevinduer fra Høybråten glass. Vaktmester er aktivt sykemeldt for senehinnebetennelse i arm. Han får noe hjelp fra de som maler for noe av de tyngre løftene. Ukjent faktura fra NBBL er en hjemmeside som vi har tegnet fra dem i Knut Erik skal ordne slik at vi får se hva vi har der for så å avvikle dette. Da vi tok kontakt sa de at vi måtte betale denne fakturaen som forfalt nå, men vi skal kunne få sagt opp avtalen slik at den ikke løper til neste år. S Bygg melder at de skal bli ferdige med vinduene i blokkene før ferien starter (3. juli). Vi tror ikke på denne datoen. Nytt byggemøte 3. juni. Nestleder oppdaterer nettsidene våre med ny paragraf om rekkehusgarasjene. Dette blir paragraf 20 hvor nåværende paragraf 20 blir 21. Dato for sosial samling mellom gammelt og nytt styre forslag er hverdag i slutten av juni. Tirsdag 24 juni blir datoen. Klokken 18:00. Elektronisk kommunikasjon med forretningsfører Det foreslås at styret aksepterer at kommunikasjon mellom OBOS og styret kan skje elektronisk i form av e post, og at skapets e postadresse selskapetsnavn@styrerommet.net benyttes som selskapets e postadresse. Elektronisk post innkommet til denne e postkasse anses å ha kommet frem til selskapet. Postkassen på Styrerommet.net er å anse som den offisielle elektroniske postadressen, og styret må derfor sjekke den jevnlig. Post i papirformat innkommet til OBOS fra andre blir videresendt til styret i ordinær post. Det samme gjelder post fra OBOS der OBOS finner det riktig å sende dokumentet/dokumentene i ordinær post.

2 Styret aksepterer elektronisk kommunikasjon. Styret ønsker at kopi sendes også til Vi undersøker også om vi kan få videresendt alt av epost til Fullmakt for elektronisk oppgaveinnlevering Lutvannkollen Borettslag gir herved OBOS fullmakt til å benytte utfyller og innsendingsrettigheter i Altinn som er relevante med hensyn til utførelsen av oppgavene angitt i kontrakt eller bestilte tilleggstjenester. Fullmakten er gjeldende så lenge OBOS er forretningsfører og/eller regnskapsfører for Lutvannkollen Borettslag. Til orientering er Altinn en internettportal som forenkler innsending av dokumenter til det offentlige. Borettslaget gir OBOS fullmakt som beskrevet over. Godkjenning av ny andelseier Når bolig omsettes mottar styret et skjema fra eiendomsmegler Søknad om godkjenning av ny andelseier. Skjemaet skal undertegnes av styrets leder eller den styret utpeker. Skjemaet returneres eiendomsmegler. Fullstendig økonomisk oppgjør mellom selger og kjøper av boligen, finner ikke sted før godkjenningen foreligger. Det er derfor ønskelig med en så rask tilbakemelding som mulig. Forslag til vedtak Det foreslås å gi OBOS v/ forvaltningskonsulenten fullmakt til å undertegne Søknad om godkjenning av ny andelseier. Styret gir OBOS fullmakt til å undertegne Søknad om godkjenning av ny andelseier. Styret ønsker kopi av godkjennelsen per epost. Reservasjon mot reklame Adressert reklame til selskapets forretningsadresse blir videresendt styreleder, og porto for dette blir belastet selskapet. Dersom selskapet ikke ønsker videresendt reklame bes det om at styret fatter et vedtak om dette. Styret ønsker ikke at reklame videresendes.

3 Retningslinjer for styrearbeid Som et hjelpemiddel i utøvelsen av tillitsvervet har forretningsfører utarbeidet retningslinjer for styrearbeid. Retningslinjene behandler blant annet habilitetskrav, forvalteransvar, bruk av anbud, taushetsplikt, attestasjons og anvisningsrett. Forretningsfører foreslår at styret i første ordinære styremøte går gjennom retningslinjene og gjør beslutning om å følge de anvisninger som her er gitt, eventuelt med endringer der dette er hensiktsmessig, uten å bryte med øvrig regelverk for styreansvar. Vedtak Styret har gjennomgått retningslinjer for styrearbeid. HMS Internkontroll Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid (internkontrollforskriften av ) trådte i kraft 1. januar Forskriften stiller krav om at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Under virksomheter regnes alle typer selskap uavhengig av størrelse. For å leve opp til dette ansvaret, kreves det at alle selskap minst har internkontrollsystemer innen: o Brannvern o Byggherreforskriften ved bygge og anleggsarbeid o Lekeplassutstyr o Egenkontroll av det elektriske anlegget i selskapet og i leilighetene o Jevnlige aktiviteter, som vernerunder og inspeksjoner for å ivareta dette kravet. Styret har et særskilt ansvar for at det innføres/utøves internkontroll og at dette gjøres i samarbeid med eventuelle ansatte. OBOS Kompetanse kan tilby en elektronisk HMS modul for å ivareta selskapets behov for å starte opp en HMS prosess. Det tilbys også kurs som gir en enkel innføring i et internkontrollsystem basert på HMS modulen. I tillegg kan også OBOS Prosjekt AS bistå styret i å utvikle en plan og et system for ivaretakelse av internkontrollforskriften. (Informasjon om HMS og forskrifter finnes også på Styrerommet.net). Styrets leder vil være HMS ansvarlig.

4 Den særlige oppgaven å påse at borettslaget har de nødvendige aktiviteter og systemer for å ivareta kravene i henhold til HMS lovgivningen kan delegeres til en annen i styret. Styret går inn for at Øystein Lindboe fungerer som HMS kontakt i borettslaget. Forsikring for rekkehusgarasjer Knut Erik har innhentet tilbud fra Gjensidige på å forsikre garasjene. Tilbudet har en årspremie på , som er billigere og har en bedre dekning enn tilbudet fra Tryg. Etter epostkommunikasjon ble det bestemt at kontrakten ble inngått 30. mai 2014 da betalingsfristen på eksisterende faktura er 01.06, altså samme dag som styremøtet. Rapport fra Norsk Brannvern Arbeidsmøte er gjennomført og brev som skal ut til beboere er formulert og ble gjennomgått på styremøtet. Det ble presisert at inspeksjonen av Norsk Brannvern skal gjennomføres. Vi sender ut brev til beboere og følger opp. Vi planlegger befaring av Norsk Brannvern i august/september Knut Erik følger opp saken. Tidspunkt for styremøter Fritz foreslår: Jeg hadde gjerne sett at styremøtene ble lagt til ANDRE mandag i måneden, slik man hadde det i tidligere tider, siden man da har en oppgjort status for forrige måned idet man avholder styremøtet. Det forhindre ikke at innkallingen sendes ut denne uka. Det gir bare styremedlemmene noen ekstra dager til å forberede seg og finne ut av ting, slik at møtene blir mer effektive. Det er ihvertfall et forslag :). Det ble diskutert om vi skal ha styremøter hver 2. uke, men vi vedtok å heller stoppe styremøter som går for lenge og ta opp saker som flyter over uken etter. Vi starter fra og med august med møter andre mandag i måneden. Budsjett for 2014 og låneramme Vi tar en gjennomgang av hvordan budsjettet for 2014 er skrudd sammen, som kan munne ut i en diskusjon av volum på og prioriteringer av vedlikeholdsprosjekter, hvor mye av lånerammen

5 på 25 Mkr som skal tas ut, og om styret vil benytte avdragsfriheten eller starte nedbetaling av gjeld. I tilknytning til dette skal Per Kristian Løken komme med tall rundt følgende: Er det mulig å få en oversikt fra Løken over registrerte teglsteinsdragere av ulike lengder som nå blir skiftet, og et overslag over kostnadene, inklusive stillas kostnader? Det samme gjelder omfang og kostnader ved bolting/sikring av teglsteins fasadene, for dette bør vel gjøres nå mens stillasene er oppe, som vi har vært inne på tidligere? Denne saken ble ikke diskutert på styremøtet da vi vil tro at den tar for lang tid og styremøtet hadde dratt ut i tid allerede. Det ble vedtatt at den tas som første sak på neste styremøte i juni. Omgjøring av barnehage og fellesvaskeri i Lindebergåsen 47 Stikkord: Omregulering? Selge som fullstendig oppussningsobjekt? Hente anbud fra entreprenør? Hente prisanslag fra megler på hvor mye vi får om det er et fullstendig oppusningsobjekt. Øystein sjekker om vi må omreguleres via Plan og bygg. Fritz sjekker hvilke rettslige problemer vi støter på når vi får 2 nye leiligheter inn. Knut Erik og Stian ser etter tilbud fra meglere. Salg av vaktmesterleilighet Leiligheten er svært slitt og må pussess opp når beboer som bor der nå flytter ut. Skal borettslaget pusse opp og fortsette utleie eller legge den ut for salg? Vi tar stilling til dette når beboer flytter ut. Bytte av panel i blokkene Skal vi gå videre å vurdere HardiPlank: aspx?GroupID=GROUP47&ProductID=PROD79 Videre behandling: Knut Erik bestiller opp en prøve på lys grå og hvit. Varmepumpe i blokkene Fra X Er det tillatt å installere varmepumpe i blokkene? Noen av disse opererer jo ved bruk av luft/vann/varmtvann. Jeg vet at slikt skal godkjennes og inspiseres fra styret.

6 Er det gitt slik tillatelse til noen i min oppgang? Kommentar fra Knut Erik: I generalforsamlingsdokumentene la jeg merke til at det står i dem at det er anledning til å montere varmepumper. Gjelder dette kanskje generelt? Utsettes til vi har funnet hva som er vedtatt rundt dette. Fritz leter i gamle dokumenter. Maling av levegger i 1. etasje i blokkene Disse må males i år. Øystein henter inn tilbud fra et malefirma. Tilbud fra Norsk brannvern Har vært i kommunikasjon med Norsk Brannvern rundt brannsikring. Her følger epost fra han: Henviser til hyggelig samtale med deg i dag, og oversender tilbud som avtalt. 12 optiske ps1201 med monteringsbrikett * 198: 2376, 112 optiske trådløse røykvarslere for seriekobling * 594: , Montering av trådløse, kjøring, rigg og drift: , Sum ferdig montert: , eks mva + 14 skumapparater (inngangsparti) inkludert lovpålagt etterlysende skilt 867: , Montering: 2170, Sum ferdig montert: , eks mva Sum total brannslukning og varsling ferdig montert: , eks mva Nødlys, etterlysende skilt er kr 249, eks mva pr stk. Alle priser er eks mva, og tilbudet er gyldig i 30 dager. Håper dere ser fordelen med dette, og på rask og positivt svar! Etter pruting får vi trådløse varslere i seriekobling for kr 449 inklusive moms. Han melder da: Da kan vi montere på timer 620,- eks mva, men dere får ingen fastpris på montering / supportering av de trådløse detektorene. Merk også at trådløs teknologi alltid vil kunne være en utfordring med tanke på feilalarmer etc. Normalt sett går dette meget greit med disse detektorene, men det må kunne påberegnes at det skjer feil med brannvarslingsanlegg / Trådløse systemer. Supportering utover den årlige kontrollen vi har vil tilleggs faktureres ihht. enhver tid gjeldende satser. Eventuell telefonsupport er dog kostnadsfritt og dere kan også sende inn detektorer det er mistanke

7 om eventuelle feil på. Dvs vi kommer ikke ut på objektet og supporterer kostnadsfritt detektoren må sendes inn / (eget feilsøk må gjøres ihht. bruksanvsiningen). Vi bør ha 60 brannvarslere med 4 varslere per oppgang. Dette blir inklusive moms. Vi bestiller: 60 brannvarslere og montering av 4 per oppgang. 12 optiske ps1201 med monteringsbrikett * 198: 2376, + 14 skumapparater (inngangsparti) inkludert lovpålagt etterlysende skilt 867: , Montering: 2170, Sum ferdig montert: , eks mva Det antall som mangler av: Nødlys, etterlysende skilt er kr 249, eks mva pr stk. Brannslukningsapparater bestiller vi opp de vi mangler. Knut Erik setter i gang dette med Norsk Brannvern.