BIBSYS Lisa. Administrasjon av nettdokumenter

Transkript

1 BIBSYS Lisa Administrasjon av nettdokumenter

2 Historikk eadmin Lisa 2006 laget spesielt for ABM utvikling 2007: ABM ikke lenger aktør i Lisa

3 Lisa direkte bruk Bibliotekene administrerer sine avtaler tar ut status om sine avtaler BIBSYS administrerer sin import fra leverandørene administrerer sin eksport til Tyr (Nettportalens lenkeserver TDNet)

4 Lisa indirekte bruk Data fra Lisa benyttes ved registrering av nettdokumenter i Telnet: pakkeid og avtaleid på abonnement (dokid) pakkeid og maskeid på nettlenke Maske-ID, pakke-id og avtale-id kan hentes fram ved hjelp av PF1 Hjelp-tasten i registreringsskjermene

5 Hvem har adgang til Lisa? Alle med brukernummer i BIBSYS har søketilgang Alle som er registrert som lisensbruker har skrivetilgang ABM-ansatte har skrivetilgang (fremdeles...) BIBSYS-ansatte har skrivetilgang

6 Hvem oppdaterer Lisa? Masker BIBSYS Pakker BIBSYS Avtaler Bibliotekene BIBSYS Holder ved like konsortieavtaler som brukes ved importer

7 Leverandører Felles leverandørregister i biblioteksystemet brukes i Lisa

8 Leverandør brukes alle steder Dokument Nettlenke Leverandør Maske Pakke Avtale

9 Flere koblinger Dokument Nettlenke Maske Pakke Avtale

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19 BIBSYS registrerer masker Maske = skjelett for URI (URL eller URN) BIBSYS registrerer maske hvis mange titler har samme skjelett, eks en institusjons egne nett-publikasjoner når pakker skal importeres Maske-post: ow.do?maskeid=000104

20 BIBSYS kobler masker til pakker Det registreres default maske på pakker Feltet Default maske-id på pakke-posten w.do?pakkeid=000322&page=1 Noen masker er ikke koblet til pakker Men brukes ved manuell registrering av nettlenke Bruk maske ved registrering av nettlenke!!

21 BIBSYS registrerer pakker BIBSYS registrerer pakke-post i Lisa i forbindelse med import av titler Merk: Pakker kan registreres og importeres uten at noen abonnerer, dvs. uten at det opprettes dokid (brukt for e-bøker) Pakker knyttes til avtaler: =1 BIBSYS kan også registrere pakke for titler som bibliotekene selv registrerer manuelt

22 Pakke - begrepet Pakke er noe som leverandøren vanligvis definerer og tilbyr Fullpakke Eks: JSTOR Art & Sciences I Noen pakker har biblioteket selv satt sammen Utvalgte titler Eks: SwetsWise (HIA)

23 Liste over titler i en pakke BIBSYS lister og statistikk Bestill lister og statistikk Logg på BIBSYS biblioteksystem Lister og statistikk Modul Nettdokumenter Velg liste: dokumenter knyttet til leverandør/pakke

24 Kjøp av pakke = avtale Avtaler opprettes for å registrere informasjon om kjøp: Status kontrakt Hvilket eller hvilke bibliotek Hvilken eller hvilke pakker Tidsperiode Pris Kontaktpersoner Osv.

25 Avtale

26 Avtaler på vei Avtaler kan registreres før de er kommet til kontrakt Behov for å ha data om kontaktpersoner, mulighet for å skrive kommentarer, osv Avtaler kan ha status Til testing, Forhandles osv på dette stadiet

27 Eksempel 1 - Avtale HIA kjøper en pakke på 20 titler fra Taylor & Francis Sjekk om denne pakken er registrert i pakkeregisteret Hvis ikke, gi beskjed til brukerstøtten i BIBSYS Registrer avtalen i avtaleregisteret

28 Navn på avtaler Navnet på avtale kan ofte være det samme som navnet på pakke Lokale avtaler bør ha referanse til bibliotek i navnet: Taylor & Francis (HBO - ud) Ta med både kortform og bibkode, med bindestrek mellom

29 Status på avtaler Avtale har status kontrakt på løpende avtaler Avtale kan ellers ha mange statuser: Husk å endre status til Avsluttet når avtalen ikke lenger gjelder!

30 Deltaker VIKTIG: Husk å klikke på deltakerfanen for å knytte din institusjon til avtalen!

31 Priser og periodisering Mulig å legge inn fakturabeløp Periode kan variere Håndtere overgang til nytt år Satsvis oppdatering i BIBSYS? Etter hvilke kriterier Eller manuelt i bibliotekene Mulighet for å ta ut regnskapstall via Lars Burde vært mulig å ta ut totalsummer på periode

32 Overordnet/underordnet avtale Hierarki brukes oftest ved konsortieavtaler der deltakerne kan ha forskjellige utvalg av pakker Eksempler: ABMs JSTOR-avtale ABMs Emerald-avtale

33 Avtale-hierarki Ved å legge inn ID til annen avtale, bygges hierarki OVERORDNET AVTALE Avtale Avtale Avtale AvtaleID for kobling legges inn nedenfra (ID for overordnet avtale legges inn der)

34 Hvordan organisere? Viktig å organisere logisk, slik avtaler faktisk inngås Viktig å ha kobling mellom bibliotek og pakke via samme avtalepost Avtale Pakke Bibliotek

35 Denne er ikke ok (1) OVERORDNET AVTALE Bibliotek Avtale Pakke Man bør ikke basere seg på arv nedover i hierarkiet for å finne hvem som har hvilke pakker

36 Denne er ikke ok (2) OVERORDNET AVTALE Pakke Avtale Bibliotek Man bør ikke basere seg på arv nedover i hierarkiet for å finne hvem som har hvilke pakker

37 Denne er ok litt duplisering OVERORDNET AVTALE Bibliotek* Avtale Pakke Bibliotek * Duplisering av info om bibliotek, kan være nyttig for oversiktens skyld

38 Denne er ok - pakker på flere nivå OVERORDNET AVTALE Bibliotek a, xd Fellespakke Avtale Bibliotek xd Backfiles pakke

39 Lars Velg fanen Lister i Lisensadministrasjon Oversikt over en institusjons avtaler Kan velges ut fra status på avtalene

40 TDNet-eksport Lisa er utgangspunkt for TDNet-eksport (TDNet er basen for Tyr) Bibliotek som benytter Tyr må passe på at de er registrert som deltakere i alle avtaler som er aktuelle Eksport av fullpakker til TDNet er kun basert på Lisa, ikke registrering av titler i basen

41 Avtale- og pakkeoversikter

42 Importer Alle ønsker om import skal meldes i meldingssystemet Alle brukere har tilgang til å registrere importbestilling Dette må du ha klart på forhånd: Leverandør av pakken Om pakken er registrert i pakkeregisteret Ha registrert avtalen i avtaleregisteret

43 Registrere importønsker Økonomisk enhetskode og fagkode er ikke obligatorisk Ønske om oppdatering registreres også her Likeledes ønsker om avslutning av pakker (sette status avbrutt på dokumentpostene)

44 Importoversikt Oversikt over ønskede og utførte importer finnes i meldingssystemet For e-bøker For tidsskrifter Når vi har oppdatert en pakke, blir beholdningen oppdatert for alle bibliotek som er registrert med denne pakken i Lisa