Fagutvalg for administrasjon, ledelse og kontorstøtte. Møte 2, videokonferanse

Transkript

1 Fagutvalg for administrasjon, ledelse og kontorstøtte Møte 2, videokonferanse

2 Informasjon om oppkobling mot videobro/videoløsning Et godt råd ved bruk av PC: Bruk headset (hodetelefon/mikrofon) eller god bordmikrofon, og om nødvendig, skru gjerne av mikrofonen når du ikke snakker. Med Skype for business: I feltet "finn en person", skriv inn adresse: basic@uninett.no. Bruk av webleser: I Chrome eller Opera, IKKE Internet Explorer, bruk lenke: Skal du ikke bruke egen pc, men videokonferanse-rom, finn info her: Kontaktperson i Unit er Tor Holmen, tlf

3 Agenda 1. Valg av leder: orientering v/tor Holmen 2. Status arbeid med Handlingsplanen, orientering: Prosessen, oppdatert gjennomføringsplan Parallelle prosesser: BOTT/Øvrige 3. Porteføljeoversikt, orientering: Oversikt over tjenesteportefølje Avgrensninger 4. Målbilder, drøfting 5. Forslag til initiativ, drøfting 6. Veien videre, orientering Samhandling / deling av dokumenter Neste møte 7. Eventuelt

4 1. Valg av leder Muntlig orientering

5 2.1 Gjennomføringsplan for Handlingsplan: Administrasjon, ledelse og kontorstøtte okt nov des jan feb mar apr Aktivitet Arbeid med initiativ Videomøte Fagutvalg Møte i Digitaliseringsstyret Fagutvalgsmøtet: Drøfting av initiativ Initiativ kartlagt, beskrevet på overordnet nivå, koblet til målbildene Prioritering av initiativ : Utarbeidelse av strategiske valg Fagutvalgsmøtet: Innspill til prioritering av initiativ Long list med initiativ er prioritert, strategiske valg er utformet Utarbeidelse av Handlingsplanen v0.95: Detaljert beskrivelse av initiativ, spissing av strategiske valg, sammenstilling av handlingsplanen Teaseren til HP vises til i DS-møte Videomøter i fagutvalgene: drøfting av HP Handlingsplan v0.95 ferdigstilt Kvalitetssikring og endelig ferdigstilling av Handlingsplanen Felles samling alle fagutvalgene: Drøfting av HP v0.95 Handlingsplanen ferdigstilt og levert til sekretariatet Behandling av Handlingsplanen i DS-møte Møter med fagutvalgene Felles samling alle fagutvalg Juleferie Vinterferie

6 2.2 Parallelle prosesser: Økonomi og lønn Innen økonomi/lønn er BOTT godt i gang med etablering av felles tjeneste- og systemplattform Ambisjonen er at øvrige institusjoner skal over på samme tjeneste- og systemplattform etter at BOTT har tatt dem i bruk i Øvrige institusjoner må videreforvalte dagens løsninger i denne perioden UNIT tar initiativ til koordinering og samkjøring mellom BOTT og øvrige

7 3.1 Totaloversikt over antall administrative tjenester og prosjekter ref. kartleggingen i UNITs Prosjekt 100 Antall Kontorstøtte 26 Økonomi og regnskap 4 4 Lønn 14 5 Virksomhetsstyring Prosjektstyring HR Arkiv Prosjekter Tjenester 7

8 3.2 Revidert oversikt over tjenester administrasjon og ledelse fra Prosjekt 100 Administrasjon Ledelse Kontorstøtte Økonomi og regnskap Lønn UBW økonomi, regnskap og lønn Oracle øk. og regnskap Paga lønnsystem Oracle Discoverer Microsoft Dynamics 365 Microsoft PowerBI AdraMatch Amesto Autromaster Avantra KGV Basware Complete Control E-pay Hotjar Filemaker Steamserve SAP lønnssystem HR DSB-CIM Beredskap og HMS Jobbnorge rekrutteringssystem MyNetworks rekrutteringssystem Sidegjøremål Easycruit/ JobbNorge Stoffkartotek og eksponeringsregister ARK/UiO Spk Alumnussystem Arkiv ephorte sak/arkivsystem Public 360 sak/arkivsystem EDD Kunst- og fotosamling Bildearkivet Virksomhetsstyring Tableau virksomhetsstyring Cognos virksomhetsstyring SaS Kuben Corporator Hypergene Prosjektstyring Maconomy prosjektstyringsverktøy Oracle PA for BOA prosjekter UBW Prosjekt Atlassian Jira Projectplace prosjektadministrasjon Puzzlepart Prosjektportalen i Sharepoint MS Project Office 365 Stanley Administration Creston Fusion RV Camunda RT SiteImprove Traka Nøkkeladmin XPAND ServiceManager Agenda X ClickDimensions Digipost Edialog24 DUO Adwords Skype for Business Google Analytics Episerver Gaia Kontorstøtte BergHansen Egencia Online Instagram LinkedIn Twitter Snapchat Smugmug Facebook EventBrite Google Search Console Google Tag Manager Evalg Metafocus Digiforms Questback, Qualtrics Modulex Mazemap Issuu Alreg Styreportal: AdminControl 8

9 Hvordan vil vi jobbe med handlingsplan? Handlingsplan for digitalisering av høyere utdanning og forskning Målbilder A B C D E F G Strategi Prioritering =Strategiske valg? Initiativ Realisering

10 4. Målbilder Administrasjon, ledelse og kontorstøtte M1 M2 M3 Det er etablert en felles systemportefølje som løser tverrgående administrative behov M1.1 M1.2 M Administrative arbeidsprosesser og brukergrensesnitt er forbedret og effektivisert gjennom standardisering og digitalisering Mulighetene for automatisering og selvbetjening er godt utnyttet slik at tjenestene framstår som enkle, effektive og brukervennlige Alle tjenester, informasjon og kommunikasjon er så langt det er mulig digitalt tilgjengelige Ledelsen har god tilgang på informasjon og beslutningsstøtte Utkast Administrative ansatte har nødvendig digital kompetanse til å utføre sine oppgaver effektivt Sektoren vil samordne sin innsats i utvikling og forvaltning av løsninger for administrative behov, inkludert kontorstøtte Felles forvaltning for sektoren må etableres etter at man har fått på plass felles systemportefølje, dette er et viktig tiltak for gevinstrealiseringen Standardisering av arbeidsprosesser er et viktig ledd i gjennomføring av en felles systemportefølje for sektoren Brukerfokus og brukervennlige tjenester er viktig for sikre gevinstrealisering, og dette må ha tilstrekkelig fokus i alle tiltak som gjennomføres Ny teknologi gir store muligheter for å automatisere prosesser som i dag er manuelle Fremtidige tjenester skal legge til rette for digital samhandling, og være tilgjengelige på både PC, smarttelefon og nettbrett uavhengig av om brukerne er på kontoret, på reise eller andre steder Ledelsen trenger å se helheten på tvers av alle fagområdene: studie-, forsknings-, ledelses- og generisk administrasjon Det er et behov for fremtidsrettede virksomhetsstyringsverktøy Fokus på gjennomføring av tilstrekkelig god opplæring for ansatte i forbindelse med innføring av nye systemer 10

11 5. Forslag til initiativ: Administrasjon, ledelse og kontorstøtte # Initiativ Formål* Målbildet Ansvar A1 A2 Nasjonal tjeneste økonomi, lønn og regnskap gjennom DFØ Nasjonal tjeneste for felles sak/arkiv Utvikling Utvikling Innføring UiX og UiY Konsept 2022: Innføring UiZ og UiÆ : Innføring øvrige Effektivisering Kvalitet Effektivisering Kvalitet M1 M1 BOTT Unit (innføring øvrig UH) Ikke avklart A3 Nasjonal tjeneste for strategisk HR Konsept Effektivisering Kvalitet M1 A4 Nasjonalt program for heving av digital kompetanse hos administrative ansatte Konsept M3 A5 Virksomhetsstyringssystem se ting på tvers Konsept M Utkast 11

12 6. Veien videre Samhandling / deling av dokumenter Neste møte

13 7. Eventuelt