ASKER SKOLEKORPS Årsrapport 2013

Transkript

1 ASKER SKOLEKORPS Årsrapport 2013 INNHOLD: 1. ASKER SKOLEKORPS STYRET 5 3. MUSIKKUTVALGET 8 4. ARRANGEMENTSUTVALGET DUGNADSUTVALGET MATERIELLUTVALGET REGNSKAP BUDSJETT OG AKTIVITETSPLAN Vedlegg: TERMINLISTE Vedlegg: STRATEGI Asker skolekorps strategiske målbildet

2 1. ASKER SKOLEKORPS i 2013 Formål Asker Skolekorps har som formål å fremme interesse for utøvelse av musikk blant medlemmene, samt medvirke til utvikling av sunne interesser og godt vennskap. Medlemmer Asker skolekorps har i dag 88 medlemmer fordelt på 3 korps. Det gjør oss til Askers største skolekorps. Vi er nå flere musikanter enn i fjor, og dette skyldes to forhold. Vi hadde et meget stort antall nye aspiranter fra høsten 2013 og vi har hatt et forholdvis lite frafall av musikanter innenfor aldersgruppen vi betjener. For endel år siden hadde vi nærmere 100 musikanter, og selv om vi har økt medlemsmassen relativt mye siden i fjor er rekruttering fortsatt en viktig oppgave for korpset. Vi ser nå at vi har gode muligheter for igjen passere 100 musikanter. Vi har lykkes bra med rekrutteringsaktivitetene. Korps har blitt en popluær fritidsaktivitet på flere av skolene og vi tror også at økningen skyldes at våre målrettede aktiviteter både mot musikanter og mot foreldregruppen har gitt effekt. Vi rekrutterer hovedsakelig fra 4 skolekretser i Asker, og våre nåværende musikanter fordeler seg på disse på følgende måte etter hvilke skolekrets de tilhørte da de begynte : Jansløkka 42, Hofstad 23 Drengsrud 12, Solberg 3 og resten fra andre skolekretser/ungdomsskoler i Asker. Tabell 1: Medlemmer fordelt på de ulike korpsene Korps Senior Junior Aspirant Totalt Vi har i år hatt en stabil dirigentsituasjon, hvor våre tre faste dirigenter (Mari, Silje og Inger) har vært på plass hele året. I tillegg har vi engasjert egen trommeinstruktør, Håkon Tollefsen Skjæret, i høstsemesteret 2013, som har veldig vellykket for våre trommemusikanter. Denne ordningen ønsker vi å fortsette med. Aktivitetsnivå Asker skolekorps har et generelt høyt aktivitetsnivå for musikantene. I 2013 har vi gjennomført 37 ordinære øvelser, 5 seminarer, 11 konserter inkludert betalte spilleoppdrag, fire turer med overnatting pluss diverse andre offentlige opptredener (17-mai, oppmarsj etc.). De ulike aktivitetene er omtalt i mer detalj i kap. 3 og 4. Styret har gjennom den siste 2 års perioden jobbet for å få en god balanse mellom dugnadsplikter og inntektsbehov, og vi har derfor gjennomført noe færre dugnader for å finansiere vår aktivitet, men med bedre inntekter enn tidligere. Ny rekord for Loppemarkedet, god inntjening med støtte fra Asker kommune på St.Hans arrangementet på Hvalstrand. Disse to dugnadene er nå de eneste inntekstbringende dugnadsaktivitetene for Asker skolekorps. Asker skolekorps har fortsatt godt økonomi. ASKER SKOLEKORPS Årsrapport 2013

3 Økonomiske nøkkeltall Asker skolekorps har i 2013 hatt en omsetning på 1.19 mill kr. Våre inntekter er delt mellom kontingenter og andre egenbetalinger (34%), dugnadsinntekter (54%) og gaver og tilskudd (9%). De største utgiftene våre har vært dirigenter og instruktører (22%), seminarer og andre spillekostnader (vervekonserter, noter etc) (22%) og sommerturer (18%). Regnskapet for 2013 viser et driftsoverskudd på Dette realiseres som avsetning for jubileumsfeiring i Selv om det ble investert for over i nye instrumenter, uniformer og annet utstyr styrker likevel korpset sin likviditet. Vi har ved utgangen av 2013, i bankinnskudd og kontanter. Korpset har pr en total balanse på 1.35 mil. Detaljert regnskap er presentert i kap 7. Organisering Asker skolekorps har hatt en stabil organisasjonsstruktur over lengre tid. Styret slo sammen Loppekomiteen og Økonomiutvalget i et nytt Dugnadsutvalg i 2013, som har hatt ansvar for planlegging og gjennomføring av våre dugnadsaktiviteter. Dette har vært vellykket. Figur 1: Organisasjonskart for Asker skolekorps Medlemmer av styret er uthevet i fet skrift. Hvem som for tiden innehar hvilke verv fremkommer av det enkelte utvalgs rapport (kap. 2-6) Den overordnede økonomistyringen har vært under god kontroll av styret og spesielt Leder og Nestleder i samarbeid med Kasserer. Hvert utvalgs leder har gjennom året også hatt bedre og tydeligere budsjettrammer som har vært jevnlig avstemt i styremøtene. ASKER SKOLEKORPS Årsrapport 2013

4 Administrative forhold Det virker for tiden til å være en veldig positiv atmosfære blant foreldregruppen ift. å ta ansvar for ulike aktiviteter, eller oppgaver. Dette er en viktig forutsetning for å drive et korps på en god måte. Styret håper og tror at denne innstillingen vedvarer også de neste årene, og oppfordrer til en fortsatt positive bidrag fra nye foreldre i korpset. Korps er gøy også for foreldrene! Nestleder Jon Even Sørlie ASKER SKOLEKORPS Årsrapport 2013

5 2. STYRET Styret skal utarbeide aktivitetssplan og budsjett samt lede korpset daglige virksomhet innenfor de rammer som er gitt av Årsmøtet. Styret har i år 2013 avholdt 10 ordinære styremøter, samt 2 styreseminar i forbindelse med utarbeidelse av en helhetlig strategi for korpset (Vedlegg). Styret har i 2013 bestått av følgende personer: Leder Petter Kvadsheim Nestleder Jon Even Sørlie Leder Arr. Utvalget Reidun Hansen Leder Musikkutvalget Katrine Wøien Musikalsk leder Mari Skogly Leder Materiellutvalget Unni Rye Leder Dugnadsutvalget Solveig Irgens Kasserer Karina Seim Tillitsvalgt Ingrid Rye / Inger Helene Engebretsen Tillitsvalgt Lorang Strand / Kristin Leistad / Hanne Rødseth Korpset har god økonomi, et fantastisk sosialt miljø i alle tre korpsene og korpset vokser stadig. På det meste var vi 93 musikanter i 2013 og selv om vi nå «bare teller» 88 så er vi Askers klart største skolekorps. Korpset går altså så du suser. De utfordringene vi jobber med i styre er stort sett lukusproblemer. Styret har jobbet med følgene hovedsaker i 2013: Strategiprosessen Det har vært stor grad av kontinuitet i styret i år. Dette har gitt styret litt overskudd til å jobbe med mer overordnede problemstillinger. Vi har hatt en grundig gjennomgang av korpsets virksomhet og definert en helhetlig strategi for korpset i kommende periode. Asker skolekorps har lange tradisjoner og har vært et godt drevet skolekorps gjennom mange år. Strategiprosessen ble initiert av styret, men ikke ut fra et ønske om en dramatisk endring i måten man drev skolekorps på. Motivasjonen var heller å bevistgjøre både styret og resten av organisasjonen på hvem vi er og hva vi ønsker å oppnå. I strategiprosesser er veien ofte viktigere enn målet. Prosessen frem mot en strategi for korpsets drift fremover har ført til mange gode diskusjoner som har involvert både Årsmøtet (2013), styret, dirigenter, korpsledere og ikke minst musikantene selv. Strategien legges frem på Årsmøtet i 2014 og hovedlinjene i strategien bør ligge fast i kommende syreperiode. Selve strategidokumentet beskriver korpsets verdier, visjon, målsetninger og tiltak for å nå disse. Strategidokumentet er vedlagt Årsrapporten. Instrumentparken Korpset har en stor instrumentpark, men mange instrumenter er gamle og vi bruker mye penger på vedlikehold og reparasjoner. Dette samt det faktum at korpset vokser gjør at vi må fornye instrumentparken. I 2013 har vi satset spesielt på grovmessing og har kjøpt flere nye tromboner og barytoner. I tilleg har vi pusset opp en gammel fin tuba og paukene våre. Vi legger opp til å fortsette å investere i nye instrumener og flere uniformer også i ASKER SKOLEKORPS Årsrapport 2013

6 Rekruttering Vi rekrutterte 34 aspiranter i år, og selv om endel falt fra i løpet av de første ukene så er dette likevel uvanlig bra. Vi gjennomførte stort det samme rekrutteringsopplegget som før, og det er derfor ikke helt åpenbart hva som gjorde at vi lykkes så godt i år. Vi har forsøkt å systematisere våre rekrutteringstiltak og vi gjennomførte en spørrundersøkelse blant de nye aspirantenes foreldre for å forestå dette bedre. Der fremkommer det at mange voksne har et veldig positivt syn på hvilke verdier korps representerer for barna deres. Det er selvsagt viktig at vi også vekker en interesse hos ungene selv. Tett samarbeid med skolen virker som en viktig rekrutteringsmekanisme, men er ikke alltid like lett å få til. Paradetrommer og drilltropp Etter forslag fra en sentral tillitsvalgt i korpset diskuterte vi om vi skal utvide virksomheten med drilltropp. Bakgrunnen er at Hofstad skole har et SFO-opplegg med drillundervisning. De av ungene som ønsker å fortsette med drilling, går nå til Arnestad skolekorps, som er det eneste korpset i Asker med drilltropp. Styret gikk enstemmig inn for at vi ønsker å fokusere på musikk og musikalsk utvikling, og ønsker derfor ikke å utvide aktiviteten vår med drilltropp. Styret diskuterte også om vi burde ha paradetrommer i marsjsesongen. Det er en god idè, men vi må kanskje vente til de nye aspiranttrommissene har fått litt mer erfaring. Økonomisk «handlingsregel» Korpset har god god økonomi, og solid likviditet. Vi har de siste årene lagt frem resultater som innebærer at vi også stadig styrker vår likviditet. Dette er selvsagt veldig positivt, men av to grunner bør ikke korpsets kontantreserve øke særlig mye mer. For det første betyr det at dagens korpsforeldre finansierer fremtidens korps, og det er greit bare innenfor rimelige grenser. For det andre får korpset gaver og tilskudd av både kommunen, FAU på skolene, NMF og andre foreninger, fond og legat. Det er det ikke sikkert vi får dersom vi fortsetter å tjene penger. Fordelen med en solid likviditet er at om vi skulle oppleve inntektsvikt så kan vi likevel i noen år opprettholde det musikalske aktivitetsnivå i korpset, og dermed unngå en negativ spiral som vi ser at flere andre korps har havnet i. Målet er at derfor at korpsets kontantreserve bør ligge på minst en halv årskostnad. Vi ligger godt over dette i dag. Styret mener at korpset tåler en rimelig risiko for et negativt økonomisk resultat. Styre mener derfor at det finnes rom for en offensiv satsing i korpset. Først og fremst skal det satses på musikalsk utvikling, men vi skal også benytte anledningen til å oppjustere instrumentpark og gjøre gode investeringer slik at vi også i fremtiden har tilstrekkelig ekstern inntjening. Selv om korpset har ambisiøse mål skal styre likevel i utgangspunktet holde årlige kostnader på et nivå som balanserer forventede inntekter. Bare unntaksvis, og da etter diskusjon og vedtak på Årsmøte, skal man legge opp til negativt resultat. Disse prinsippene for en økonomisk «Handlingsregel» blir lagt fram for Årsmøtet for godkjenning. Ny nettside Korpset har investert i utvikling av ny nettside i 2013 hos en profesjonell webdesigner. Den nye nettsiden blir bedre, penere og lettere å vedlikeholde enn den gamle nettløsningen fra Korpsweb (NMF). Styret har fulgt opp denne prosessen med å spesifisere design og funksjon samt kvalitetsjekke innhold underveis. Ny nettside publiseres i mars. En testversjon kan korpsets medlemmer se her Dugnader Årsmøte vedtok i fjor at man skulle legge ned St.Hans-arrangementet dersom ikke kommunen ga oss en direkte støtte som gjorde at vi ble sikret en rimelig inntjening på dette ASKER SKOLEKORPS Årsrapport 2013

7 arrangementet. Som erstatning for St.Hans skulle vi istedenfor arrangere et mindre loppemarked på høsten. Styret søkte kommunen om støtte og fikk ,- i støtte med den begrunnelse at kommunen ønsker et familiearrangement på Hvalstrand St.Hans aften. Årets St.Hans-arrangement fikk dermed rekordomsetnig, og dette sammen med en rekordomsetning også på loppemarkedet gjorde at styret besluttet å ikke gjennomføre noe høstloppemarked. Universitetet på Ås har solgt Sem Gjestegård til Asker kommune og i salgsprosessen har vi fått skriftlig oppsigelse på bruk av låven som loppelager. Vi har underøkt en rekke alternative lager, men det er vanskelig å finne noe som er stort nok, nært nok og billig nok. Vi har foreløpig en muntlig avtale med driftssjefen på Sem om at vi kan fortsette å bruke låven inntil videre. På sikt må vi nok derimot desverre finne en annen løsning. Kompetanseutvikling for dirigentene Vi er veldig fornøyd med alle våre dirigenter, og ønsker å beholde dem. Ingen av våre dirigenter har formell dirigentutdaning, og vi ønsker å bidra til å utvikle dem som dirigenter. Vi har også et ansvar for dette som arbeidsgiver. Styret ønsker å sett av midler til dette. I tråd med korpsets strategi om å utvikle oss musikalsk må vi kunne sette krav til at våre dirigenter også tar ansvar for egenutvikling. Styret ønsker å sette av en pott til dirigentutvikling, og ønsker initiativ fra dirigentene selv på hvordan denne potten kan brukes. Er for eksempel innleie av eksterne dirigenter en god ide som utvikler våre egne dirigenter? Facebook politikk Det er 13-års aldergrense på bruk av Facebook og det er viktig at korpset ikke er pådrivere for å øke behovet for at de yngste trenger Facebook. Selv i seniorkorpset er det mange musikanter som er yngre enn aldersgrensen. Korpset har en offisiell Facebook side som administreres av Solveig Irgens og som brukes primært som ekstern informasjonskanal for korpset. I tillegg har de eldste seniormusikantene opprettet en Facebook-gruppe som administreres av en seniormusikant. Styret og korpsledere i senior skal kunne ha tillgang til å se hva som skjer på Facebook-gruppen, men andre voksne trenger ikke gis tilgang. Denne gruppen var ment som en diskusjonskanal mellom musikantene og ordinær korpsaktivitet, inkludert offisiell meningsutveksling mellom ledere og musikanter, skal ikke foregå der. Uformelle diskusjoner mellom ledere og de eldste musikantene kan foregå på Facebook-gruppen, men ledere må være veldig beviste på at dette ikke foregår på en måte som gjør at noen føler seg ekskludert og at det dermed øker presset på foreldre om å akseptere at barna trenger Facebook tilgang. Dersom man ønsker en tilbakemelding fra hele korpset på noe skal denne forespørselen rettes til musikantene på øvelsen, eller sendes på e-post til foreldre. Facebook er ingen offisiell informajonskanal i korpset. Informasjon som er sendt ut på e-post kan derimot dupliseres på Facebook-gruppen. Styreleder Petter Kvadsheim ASKER SKOLEKORPS Årsrapport 2013

8 3. MUSIKKUTVALGET Musikkutvalget i Asker skolekorps består av dirigentene, korpsledere, noteforvalter og musikkutvalgsleder. Musikkutvalget er derfor et viktig bindeledd mellom musikalsk utøvelse og korpsets administrasjon. Musikkutvalget er ansvarlig for planlegging og gjennomføring av korpsets musikalske aktiviteter. Herunder regnes all instruksjon enkeltvis og på samspilløvelser, samt planlegging og gjennomføring av konserter og musikalske oppdrag. Musikkutvalget er videre kontaktledd mellom Asker Kommunale Kulturskole og Asker Skolekorps. Musikkutvalget er også kontakt overfor Norges Musikkorps Forbund (NMF) og følger opp aktiviteter som kommer fra NMF. Sist, men ikke minst, så er Musikkutvalget også ansvarlig for tilrettelegging av repertoar, innkjøp og forvaltning av noter. Musikkutvalget har i 2013 bestått av: Katrine Wøien - Leder av musikkutvalget Mari Skogly - Musikalsk leder og dirigent for Seniorkorpset Silje Solvang - Dirigent for Juniorkorpset Inger Farstad - Dirigent for Aspirantkorpset Kristin Engebretsen - Korpsleder Senior vår 2013 Hanna R.Broch - Korpsleder Senior høst 2013 Jarle Hersvik - Ass. korpsleder / Slagverkansvarlig Senior vår 2013 Monica Gunnerød - Ass. korpsleder Senior høst 2013 Cecilia Andersson - Korpsleder Junior Nils Mehus Ass. korpsleder Junior høst 2013 og Korpsleder Aspirant vår 2013 Birte Hersvik Korpsleder Aspirant høst 2013 Jan Erik Leistad Noteforvalter Musikalske aktiviteter i 2013 Sesongen startet med vinterseminar på Haraldvangen for Junior og Senior. For Senior ble lørdagen i stor grad brukt til gruppeinstruksjon med innleide instruktører. Dette var suksess, og ga godt musikalsk utbytte. Seminaret ble brukt til å jobbe med låter som skulle brukes til Akershusmesterskapet (AM). For både Junior og Senior var vårens hovedmål AM, som ble arrangert i Lørenskog 9. mars. I forkant av AM hadde seniorkorpset et AM-seminar der vi hadde leid inn Maria Molund som dirigent februar var det Stjernekonsert i Vardåsen kirke. Aspirant og junior spilte som vanlig på loppemarkedet i midten av april. Even Kruse Skaterud var med oss på vervekonsertene, til stor begeistring rundt på skolene. Marsj-sesongen ble våren 2013 innledet med et marsjseminar ledet av Bendik Syverud, tidligere musikant i korpset som nylig har vært i Garden. Første anledning til å vise oss fram var oppmarsj i forbindelse med Kulturuken 1. mai. ASKER SKOLEKORPS Årsrapport 2013

9 Junior spilte på 16. maifeiring for to forskjellige barnehager. 17. mai foregikk på tradisjonelt vis. Seniorkorpset spilte også på Museumsdagen på Asker Museum, en hyggelig tradisjon. Junior spilte som vanlig på Hofstafetten. Aspirantene avsluttet sesongen med tur til Hunderfossen. Juniorkorpset var på korpsfestival på Lillehammer og Seniorkorpset var på Bornholm i Danmark. Som i fjor startet høsten med seminar på Årholttunet i Vestfold for både Senior og Junior. Senior dro ned på fredagen, mens junior kom etter på lørdag. Det ble et godt seminar, både musikalsk og sosialt. Seniormusikantene brukte tid på bevisstgjøring av hvorfor de spiller i korpset, og hva de ønsker at korpset skal stå for fremover. Dette ble brukt som innspill til styret i strategiprosessen. Høstens prosjekt var et Funky Butt seminar sammen med to andre skolekorps i Asker: Bondi og Vettre SK, samt Borgen SK. Vi fylte Heggedalshallen med musikanter under kyndig veiledning fra medlemmene i Funky Butt. Det ble en helg uten noter, med mye improvisasjon og musikkglede. Samarbeidet med de andre skolekorpsene fungerte også veldig bra! Vi fikk også plass i programmet til en ønskekonsert i Vardåsen kirke. Her stod musikantene for regien. Det ble gjensyn med et godt gammelt radiokonsept. Aspirantene danset mens junior spilte «the Fox». Det vi kanskje likevel husker aller best er Klaras fanastiske stemme da hun sang Skyfall akkompagnert av seniorkorpset. Julekonserten fant sted i Østenstad Kirke og ble en stemningsfull avslutning før jul. Seniorkorpset spilte som vanlig på Julegudstjeneste i Asker Kirke på julaften. Rekruttering I juni hadde vi 35 påmeldte nye aspiranter. Det er langt over det vi har hatt de siste årene, og det er ikke helt lett å si hva det skyldes. Noen viktige faktorer er nok en stor musikkinteresse på Jansløkka skole, med en engasjert foreldregruppe, gode vervekonserter, fin brosjyre, og utdeling av instrument før sommeren. Noen av aspirantene trakk seg i løpet av sommeren, men vi hadde igjen 28, noe som fortsatt er et stort tall. De siste årene har vi hatt svært lite rekruttering fra Drengsrud, i år var det litt bedre, men Jansløkka er klart flest. Vervekonsertene i år var med Even Kruse Skaterud. Stor stemning som vanlig på disse vervekonsertene. Åpen Dag gikk også fint, god deltagelse fra seniormusikantene. De som kommer på Åpen Dag begynner stort sett i korpset. De nye aspirantene fikk utdelt instrumenter like etter Åpen Dag og fikk instruksjon av seniormusikanter tre ganger før sommeren. Litt om korpsene Aspirantkorpset fungerte svært godt i vårsesongen, dette har vært en ivrig gjeng hele veien. Etter sommeren startet vi med 28 nye aspiranter som hadde fått en start på musikkopplæringen før sommeren. Korpset har et godt miljø og er i god utvikling. Trommegruppa som består av fire slagverkere har hatt egen instruktør (Håkon Skjæret), og det har vært veldig bra for deres utvikling. Siden det har vært så mange aspiranter i ASKER SKOLEKORPS Årsrapport 2013

10 høstsesongen har vi brukt seniormusikanter som gruppeinstruktører. Stort sett har en gruppe hatt gruppeøvelse hver gang. Juniorkorpset har 23 musikanter. Korpset har fin fordeling på instrumenter og det er imponerende å høre hvor langt de er kommet på kort tid. Slagverkerne i juniorkorpset har hatt egen instruktør en times tid annenhver øvelse. Seniorkorpset har 37 musikanter. Vi har et stabilt og godt korps med musikalske ambisjoner. Også her har slagverkinstruktøren gjort god nytte for seg. Miljøet i korpset er veldig godt. Det ser ut til å være et godt kameratskap mellom musikantene, også mellom ulike aldersgrupper. Flere av de eldste musikantene er aktive pådrivere i å skape et godt miljø, og påtar seg ansvar for å arrangere ulike aktiviteter. Dirigenter Vi har tre faste, stabile dirigenter i korpset. Alle dirigentene gjør en utmerket jobb både med det musikalske og med miljøet, og arbeidet gir gode resultater. Nytt i år er at vi har knyttet til oss en slagverkinstruktør. Han jobber fast to timer hver onsdag og er med på seminarer og ellers når vi måtte trenge ham. Dette kommer til å være viktig i årene fremover for å utvikle og beholde slagverkere i korpset. Noter Noteforvalter har sørget for at musikanter og instruktører har hatt tilgjengelig nødvendig noteimateriell. Det er i 2013 foretatt innkjøp av noter og noterekvisita for totalt kroner. Vi har en plan om at notearkivet skal digitaliseres. Dette er en stor jobb som så vidt er påbegynt. Alle nye noter blir scannet og arkivert elektronisk, som en del av registreringen. Videre, dersom gamle noter tas i bruk scannes disse i forbindelse med kopiering av stemmer. Noter som brukes regelmessig, som for eksempel marsjer og julemusikk, er også scannet. Utover dette scannes det litt ad hoc, med prioritet på noter som er aktuelle for å tas i bruk igjen. Mulig at vi kan sette arbeidet ut som en dugnad etter hvert. For Musikkutvalget Katrine Wøien ASKER SKOLEKORPS Årsrapport 2013

11 4. ARRANGEMENTSUTVALGET Arrangementsutvalget er, med unntak av de inntektsbringende aktivitetene, ansvarlig for alle praktiske forberedelser i forbindelse med arrangementer i korpsets regi, som alle nødvendige leie-/låneavtaler, transport, informasjon, nødvendig bevertning, diverse innkjøp, rigging og rydding. Arrangementsutvalget bidrar også til å gjennomføre sosiale aktiviteter. Følgende arrangementer har vært avholdt i 2013: Vinterseminar i Hurdal Stjernekonsert 17. mai arrangementet Sommertur Senior (Bornholm) Sommertur Junior (Lillehammer) Sommertur Aspirant (Hunderfossen) Oppstartsseminar på Årholttunet leirskole Funky Butt seminar og konsert Høstkonsert i Vardåsen kirke Juleavslutning i Østenstad Kirke, Julegrøt på Solvang skole. Funky Butt seminaret ble arrangert i samarbeid med andre korps og arrangementsutvalget var lite involvert i dette. Petter og Kathrine gjorde en god jobb som ansvarlige for økonomi og det musikalske! Arrangementsutvalget har bestått av 5(4) medlemmer, medregnet leder som sitter i styret. I 2013 besto arrangementsutvalget av: Monica Gunnerød Bjørn Bergersen Helen Smedal Olsen Reidun Hansen Torstein Haugland ( frem til sommerferien) Leder Arrangementsutvalget Reidun Hansen ASKER SKOLEKORPS Årsrapport 2013

12 5. DUGNADSUTVALGET Dugnadsutvalget har hatt ansvaret for å organisere dugnader i forbindelse med Epleplukking på Sem gjestegård, St.Hans-arrangementet på Hvalstrand og loppemarkedet i Askerhallen. Dugnadsånden i Asker skolekorps er virkelig god, noe som gjør det til en veldig hyggelig jobb å arrangere dugnadene. God organisering er viktig både for inntektene og humøret. Vi legger derfor vekt på: - å ha rett mann eller kvinne på rett plass slik at folk føler at de kan gjøre en god jobb - å ha eller låne utstyr som gjør jobben enklere og slik at det blir færre tunge løft - god kommunikasjon slik at ingen skal lure på hva de skal gjøre eller hvorfor - evaluering slik at vi kan forbedre oss til neste år - og at dugnadene skal være sosiale og hyggelige for både musikanter og foreldre Loppemarkedet 2013 Årets loppemarked hadde i omsetning, en økning på 33% fra Dugnadsutvalget har de siste årene hatt fokus på å forbedre logistikken ved innsamling, henting og sortering av loppene ved å ha alt på pall på låven mm. Nøkkelen til høyere omsetning ligger IKKE i mengden lopper, men kvaliteten på loppene og at vi har nok tid til å sortere og presentere loppene ordentlig. Ved å forbedre rutinene knyttet til henting av lopper frigjør vi tid til å sortere loppene, presentere dem bedre og rydde i hallen. ASKER SKOLEKORPS Årsrapport 2013

13 Vi har ingen problemer med å trekke nok folk til hallen. Utfordringen er å få dem til å bruke mer penger når de først er der. Det er også en utfordring at det blir for fullt i hallen og at det er sannsynlig at folk av den grunn blir hindret fra å kjøpe mer fordi det blir trangt, vanskelig å få tak i en selger osv. Nesten ¾ av omsetningen skjer på lørdag og det ligger et stort potensiale i å øke salget på søndag. Dugnadsutvalget gjennomførte følgende forbedringstiltak i 2013: - Markedsføring av loppemarkedet i sosiale medier (Facebook og Pinterest) - Kommunikasjon til dem som vil ha hentet lopper om å sette loppene ut foran huset kvelden før eller samme dag. Det sparer oss mye tid å slippe å gå inn i hvert enkelt hus for å hente lopper. - Henteoppdrag i samme geografiske område. Tirsdag hentet vi bare på Nesøya, onsdag bare på Vakås/Høn osv. - For å øke salget på søndag prøvde vi å markedsføre nye lopper søndag og en time lengre åpningstid. Vi økte salget med kroner i forhold til 2012, men det er fortsatt et potensiale for forbedring. - Redesign. Vi har stort volum av noen varer, som f.eks glass og kopper. Vi opprettet en egen profil på Pinterest med oppskrifter på hvordan man lage nye ting av gamle (f.eks hvordan du kan lage et nattbord av et gammelt leksikon osv.). Vi la også ut inpirasjonsoppskrifter på Facebook-siden og hang opp plakater i hallen. - Avtaler med bistandsorganisasjoner. Fem organisasjoner hentet lopper søndag. Dette sparte oss for mye avfallshåndtering. Det bidro også til at vi klarte å holde prisene nogenlunde høye på søndag fordi vi ikke var så desperate til bli kvitt ting. Epleplukking på Sem Aspirantene og deres foreldre plukker hvert år eplene på Sem som betaling for at vi får låne låven til oppbevaring av lopper og riggutstyr. I år var det noe usikkert om vi skulle plukke eplene på Sem gjestegård eller ikke, ettersom vi hadde fått oppsigelse på leieavtalen vår på låven. Vi bestemte oss likevel for å gjennomføre dugnaden. for å gjennomføre dugnaden, om ikke annet for å takke for lånet. St. Hans Det var mye diskusjon omkring St.Hansarrangementet i Entusiasmen for arrangementet har vært laber de siste årene, vi har hatt uflaks med været og inntektene har ikke stått i forhold til innsatsen. Det er likevel et tradisjonsrikt arrangement som mange setter pris på. På årsmøtet stemte medlemmene i korpset for at arrangementet skulle gjennomføres dersom vi kunne få støtte eller betalingsgaranti fra Asker kommune. Og det fikk vi! Asker kommune ønsker at det skal være et arrangement på Hvalstrand denne kvelden for å unngå ungdomsfyll på stranden, forsøpling osv. Park og idrettsetaten besluttet derfor å gi oss kroner i støtte til arrangementet. I år gikk vi også til innkjøp av en sukkerspinnmaskin. Den betalte seg nesten inn igjen denne kvelden. Det må ha vært den rosa badehetten til sukkerspinnsjef Trond som gjorde at vi solgte sukkerspinn for tusenvis av kroner... ASKER SKOLEKORPS Årsrapport 2013

14 For at St. Hansarrangementet skal være et arrangement som ikke bare bidrar til inntekter, men som også blir en kulturarena hvor korpset får vist seg fram, samarbeidet dugnadsutvalget med musikkutvalget om å arrangere en større konsert på Hvalstrand denne kvelden. Det ble en suksess og skapte god stemning blant publikum. Leder Dugnadsutvalget Solveig Irgens ASKER SKOLEKORPS Årsrapport 2013

15 6. MATERIALUTVALGET Materialutvalget har i 2013 bestått av: 1. Unni Rye Leder Materialutvalget 2. Olav Andenæs - Medlem 3. Dag Thorvaldsen- Medlem 4. Tor Henning Kilvær Medlem 5. Bjørg Flagstad Uniformsansvarlig Instrumenter I 2013 ble det kjøpt inn to nye barytoner og tre tromboner med kvartventil til seniormusikanter samt endel trommeutstyr. Totalt er der investert i nye instrumenter for ,-. Det er brukt mer penger på vedlikehold enn budsjettert, blant annet pga; vedlikehold på alle paukene omfattende vedlikehold på en tuba vedlikehold av en del fløyter og klarinetter på lageret. innkjøp av mer utstyr pga flere aspiranter enn budsjettert Totalt har vi brukt ,- på vedlikehold av instrumenter, leie og kjøp av instrumentrekvisita. Utvalget har fortsatt med instrumentregistreringen. Det er fortsatt noen instrumenter på lageret som har behov for service. Tilstanden til de øvrige instrumentene er tilfredsstillende. Uniformer Det er kjøpt inn noen nye uniformer, slips, skjorter og hylser for ca ,-. Leder Materialutvalget Unni Rye ASKER SKOLEKORPS Årsrapport 2013

16 7. REGNSKAP 2013 Tabell 2: Driftsregnskap 2012, 2013, Budsjett 2013, avvik mellom regnskap og budsjett i 2013 og Budsjett for Inntekter Rea-2012 Rea-2013 Budsjett 2013 Avvik Budsjett 2014 Medlemskontingent musikere Egendandel sommerkurs Spilleinntekter og egne billettinntekter Sommertur senior, egenandel Sommertur junior, egenandel Sommertur 1-års, egenandel Høstseminar egenandel Vinterseminar egenandel Loppemarked Høst/Vinter marked (ny aktivitet) St. Hans Andre dugnader og frikjøp Gaver og tilskudd Sum inntekter Kostnader Rea-2012 Rea-2013 Budsjett 2013 Avvik Budsjett 2014 Dirigentkostnader fast Annen musikkundervisning Spillekurs Noter Instrument rekvisita, leie, vedlikehold, Uniformer vedlikehold, medaljer, fane Vervekostnader Spillekostnader Sommertur Senior Sommertur Junior Sommertur 1-års Høstseminar Vinterseminar Loppemarked Høst/Vinter marked (ny aktivitet) St. Hans Dugnad Avskrivninger Korpsweb Drift Kontingenter og forsikringer Renteinntekter og kostnader Tap på fordringer Sum kostnader Resultat ASKER SKOLEKORPS Årsrapport 2013

17 Følgende enkeltposter kommenteres spesielt på bakgrunn av avvik mellom regnskap og budsjett for 2013: Investeringer: Det har vært investert i både instrumenter, uniformer og endel riggutstyr til loppemarkedet. Overskridelsene på investeringer på ,- skyldes at det ble investert i endel ekstra trommeutstyr ifm ansettelse av trommeinstruktør og at vi kjøpte sukkerspinnmaskin. Disse ekstra investeringene foretok styre fordi inntektene våre også så ut til å bli høyere enn vi hadde budsjettert med. Innvesteringer avskrives over 5-år. Fra og med 2014 økes avskrivingstiden fra 5 til 10 år for instrumenter og uniformer. Tabell 3: Investeringer 2012, 2013, Budsjett 2013, avvik mellom regnskap og budsjett i 2013 og Budsjett for Investeringer Rea-2012 Rea-2013 Budsjett 2013 Avvik Budsjett 2014 Instrument kjøp Uniform kjøp Annet utstyr Sum investeringer Inntekter: Vi har hatt inntekter på ,- noe som er ,- mer enn budsjett. Dette skyldes først og fremst et veldig godt loppemarkedsresultat. Vi fikk ,- i støtte fra kommunen for å gjenomføre St.Hans fest på Hvalstrand. Dette arrangementet fikk derfor også rekordinntekter. Det ble derfor besluttet at det planlagte Høstloppemarkedet ikke skulle gjennomføres. P.g.a den store aspirantgruppa fra høsten fikk vi også høyere kontingentinntekter enn vi hadde budsjettert med. Kostnader: Våre totale driftskostnader har vært på ,-, dette er ,- mindre enn budsjettert. Vi bruker stadig mer penger på instruktører ifm seminarer, men har likvel underforbuk på denne posten. Korpset har en gammel instrumentpark og bruker mye penger på vedlikehold. I 2013 har vi måttet ta noen spesielt kostbare reparasjoner på blant annet tuba og pauker. Den uvanlig store aspirantgruppa i 2013 medførte også at en større andel av vår instrumentpark nå er i bruk og derfor måtte også mange gamle instrumenter settes i stand. Det ble budsjettert med i utgifter til et høstloppemarked som aldri ble gjennomført, og selv om vi gjennomførte St.Hans feiring istedenfor så hadde vi ikke mer en ca ,- i utgifter der. Korpset har investert ca ,- i utvikling av ny nettside, som blir bedre, penere og lettere å vedlikeholde enn den gamle nettløsningen fra Korpsweb (NMF). Funky Butt konserten i høst som ble arrangert sammen med Bondi og Vetre skolekorps og Borgen skolekorps kostet ,-. Konserten ble finansiert ved billettinntekter (24 600,-) og tilskudd fra kommunen (40.000,-). Resten av underskuddet ble delt mellom de tre korpsene ut fra korpsets størrelse. Vår netto kostnad for dette fantastiske flotte arrangementet ble derfor bare ,-. Resultat: Driftsregnskapet for 2013 viser et overskudd på ,-. Styret innstiller på at overskuddet realiseres som avsetning til jubileumsfeiringen i Likviditet og egenkapital Til tross for store investeringer i 2013 har korpset styrket sin likviditet med ,-. Kontantreserven utgjør nå ,-. Korpsets totale egenkapital er på ,-. ASKER SKOLEKORPS Årsrapport 2013

18 Tabell 4. Balanseregnskap Eiendeler Varige driftsmidler Inventar Loppemarked Uniformer Instrumenter Sum varige driftsmidler Omløpsmidler Kundefordringer Andre fordringer Forskuddsbetalte kostnader Kasse (veksel) Høyrente Brukskonto Skattetrekkskonto Sum omløpsmidler Sum eiendeler Gjeld og egenkapital Egenkapital Annen egenkapital Gjeld Leverandørgjeld Avsetninger Sum gjeld og egenkapital ASKER SKOLEKORPS Årsrapport 2013

19 8. BUDSJETT OG AKTIVITETSPLAN 2014 Strategiske grep og tiltak i 2014 Strategien for korpset for klargjør både mål og tiltak (vedlegg). De viktigste strategiske grepene er en sterkere satsing på musikalsk utvikling og økte musikalske ambisjoner. Dette er basert på tilbakemedlinger fra musikantene selv. Vi er også opptatt av at korpset skal ha en kultur for at det vi gjør gjør vi ordentlig, enten det er musisering eller dugnader. Vi skal altså ha god kvalitet på organisering og driften av korpset. De viktigste tiltakene med budsjettmessige konsekvenser i 2014 er: Fortsette oppgradering av instrumentparken og uniformsparken Fast trommeinstruktør på alle øvelser/seminarer. Satsing på kompetanseheving, først og fremst for dirigentene Økt bruk av eksterne instruktører Øke korpsets synlighet, blant annet ved å anskaffe profilklær, øke markedsføring av egne arrangementer og innføring av eget styreverv med ansvar for kommunikasjon/markedsføring. Satsing på marsjering Temakonsert i kulturhuset til høsten Kontingentsatsene og egenandeler økes ikke Samme dugnader som i fjor (Loppemarked og St.Hans). Aktivitetsplan er vedlagt Årsrapporten. Budsjett Budsjettet fremkommer av Tabell 2 og 3. Hovedpunktene i budsjettet kommenteres under med vekt på de punktene hvor man foretar større budsjettmessige grep: Resultat: Styret legger frem et budsjett for 2014 med et knapt overskudd på 7 823,-. Inntekter: Vi har budsjettert med en inntektsøkning på ,- sammenlignet med inntektene i fjor. Budsjettet er altså optimistisk ift inntektsforutsetningene. Det er forutsatt at korpsets medlemsmasse vil fortsette å øke noe og at kontingentinntektene derfor øker tilsvarende. Det er budsjettert med inntekter fra dugnadene (loppemarked og St.Hans) på nivå med det som ble realisert i fjor. Tabell 5: Egenandeler og kontingentsatser i 2013 og 2014 Kostnad Antall musikanter 1.halvår/2halvår Haraldvangen jr/sr Årholttunet jr Årholdtunet sr Sommertur aspirant Sommertur jr Sommertur sr Årskontingent aspirant / Årskontingent jr / Årskontingent sr / SUM Sum ASKER SKOLEKORPS Årsrapport 2013

20 Det er en viss risiko for budsjettoverskridelser med såpass optimistiske inntektsforutsetninger, men korpsets likviditet og gode resultater de siste årene innebærer at korpset tåler denne risikoen. Med bakgrunn i korpsets generelt gode økonomi velger styre også å innstille på at man også holder satsene for kontingent og egenandeler på samme nivå som i 2013 (Tabell 5). Kostnader: Vi har budsjettert med en økning i kostnadene på ,- sammenlignet med fjorårets kostnader. Korpset forventes å være nærmere 100 musikanter fra høsten og alle hodekostnader øker dermed. Kostnadsøkningen skyldes likevel først og fremst økt bruk av profesjonelle instruktører. Noe av denne økningen er faste dirigentkostnader som følg av at vi har ansatt fast trommeinstruktør hele året, mens noe av økningen er også økt bruk av innleide instruktører ifm seminarer. Vi har budsjettert med ,- til kjøp av profilklær til musikantene (f.eks T-skjorter, gensere). Vi planlegger også en liten satsing på marsjering i år, og har økt kostnadene til marsjseminaret med ca 9000,-. Det er også satt av ,- til kompetanseheving først og fremst for dirigentene våre, men også til kurs for tillitsvalgte og tamburmajor. Fra og med 2014 økes avskrivingstiden fra 5 til 10 år for instrumenter og uniformer, og dermed reduseres avskrivingskostnadene noe. Vi forventer også at vi fra neste år vil bruke mindre på vedlikehold og reparasjoner av instrumenter. Investeringer Korpset rekrutterte mange nye aspiranter i fjor og har vokst de siste årene. Dette gjør at vi må fortsette å investere i nye instrumenter og nye uniformer (Tabell 3). Vi ønsker å kunne tilby instrumenter som passer den enkelte musikants nivå, slik at instrumentene i hvert fall ikke hemmer musikantens utvikling. Vi deler instrumentene inn i følgende kategorier: A. Instrumenter som passer for nybegynnere (lette å blåse på, lav vekt etc) B. Instrumenter som passer for viderekommende i junior og senior. C. Instrumenter som passer for de eldste og mest ambisiøse musikantene som ønsker utfordringer som solister og/eller er motivert for ytterligere musikalsk utvikling. Kategori B er typiske "korpsstandardinstrumenter". Kategori C er spesielt kostbare instrumenter som vi bare trenger noen få av i hver instrumentgruppe. Kategori A er relativt billige nybegynnerinstrumenter som musikanten typisk bare spiller på i 1-2 år. Innenfor mange instrumentgrupper er det en stor fordel å begynne med instrumenter som er lette og lettere å spille på. I 2014 planlegger vi å kjøpe 2 waldhorn og 5 fløyter for nybegynnere (kategori A) pluss 3 klarinetter i kategori B og en fløyte i kategori C. ASKER SKOLEKORPS Årsrapport 2013