1.varamedlem møter fast, øvrige møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

Transkript

1 RØYRVIK KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 13. september Møtetid: Kl Møtested: Røyrvik kommune, kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1.varamedlem møter fast, øvrige møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Kontrollutvalget i Røyrvik kommune har vedtatt at utvalgets møter er åpne, jfr. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 19, 1. ledd. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 023/11 Referatsaker 024/11 Oppfølging av kontrollutvalgets saker 025/11 Evaluering av kontrollutvalgets virksomhet i perioden /11 Budsjett for kontroll og tilsyn /11 Rapport etter saker behandlet i formannskap og kommunestyret 1. halvår 028/11 Revisjonsstrategi 029/11 Revisors uavhengighetserklæring 030/11 Oppfølging av sak 88/10 i kommunestyret. Rapport etter selskapskontroll i Joma Næringspark AS. Eventuelt Grong 6. september Inge Staldvik (sign.) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: Mob: e-post: gunnhild.berg@komsek.no

2 SAK 023/11 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Gunnhild Berg. 023/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Refera t Mottatt / sendt 1. Røyrvik kommune Melding om politisk vedtak Skatteoppkreverfunksjon 2. Røyrvik kommune Melding om politisk vedtak Årsberetning Røyrvik kommune 3. Røyrvik kommune Melding om politisk vedtak Kommuneregnskapet KomRev Trøndelag IKS Oppstartsbrev forvaltningsrevisjon Næringsstøtte 5. KomSek Trøndelag IKS e-post til Røyrvik kommune v/rådmann Oppfølging av kommunestyresak 88/10 6. KomSek Trøndelag IKS e-post til Røyrvik kommune v/rådmann Purring - Oppfølging av kommunestyresak 88/10 7. KomSek Trøndelag IKS Møteprotokoll fra representantskapsmøtet KomRev Trøndelag IKS Møteprotokoll fra representantskapsmøtet, KomRev Trøndelag IKS 9. KomSek Trøndelag IKS Tilbakeføring av mindreforbruk Røyrvik kommune Svar revisjonsnotat (deles ut i møtet) 11. KomRev Trøndelag IKS Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Røyrvik kommune SAK 024/11 OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALGETS SAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Gunnhild Berg. 024/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg Oversikt over kontrollutvalgets saker i.

3 Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Saksopplysninger: For å tydeliggjøre kontrollutvalgets ansvar for oppfølging av egne vedtak framlegges det her en oversikt over status for saker behandlet i kontrollutvalget frem til dags dato. Vurdering Med bakgrunn i framlagte oversikt gis kontrollutvalget mulighet til å sjekke ut at disse sakene enten er avsluttet eller er sendt videre til behandling, og hvordan dette er fulgt opp.

4 OPPFØLGING AV SAKER BEHANDLET AV RØYRVIK KONTROLLUTVALG 1. HALVÅR Dato Sak nr og tittel Vedtak Oppfølging Merknader /11 Anbud vedrørende vintervedlikehold i Røyrvik sentrum /11 Oppfølging av tidligere kommunestyrevedtak 1. Kontrollutvalget tar informasjonen og redegjørelsen til orientering. 2. Kontrollutvalget anmoder administrasjonen om å gå igjennom anbudsdokument for mer spesifisering ved neste anbudsrunde. 3. Kontrollutvalget ber om - dokumentasjon på sertifisering av maskiner - dokumentasjon angående snørydding på offentlig vei størrelsen på maskiner/akseltrykk (leddstyrt hjullaster) og kravspesifisering på dette 1. Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. 2. Kontrollutvalget vil oppfordre administrasjonen til å legge fram en årlig rapport om status for oppfølging av kommunestyrevedtak /11 Referatsaker Kontrollutvalget tar referatene til orientering og ber om at melding om vedtak i saker oversendt av kontrollutvalget sendes til KomSek Trøndelag IKS. Saksprotokoll sendt til Røyrvik kommune Saken behandlet som sak 18/11 i komm.styret den Vedtak: Komm.styret ser ikke behovet for en mer detaljert rapportering enn hva som ligger i dagens system. Fokus må ligge på kvartalsvis rapportering på økonomi. Møteprotokoll sendt Røyrvik kommune Saken fulgt opp videre i kontrollutvalget Melding om vedtak mottatt

5 /11 Kontrollutvalgets årsrapport for /11 Oppfølging av kontrollutvalgets saker i Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2010 til orientering. 1. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om at kommunestyret fatter slikt vedtak. 1. Saker oversendt fra kontrollutvalgets blir referert, - tatt til orientering eller fattet vedtak om i kommunestyret 3. Melding om vedtak sendes til kontrollutvalget. Saken behandlet som sak 20/11 i komm.styret den Vedtak: Røyrvik kommune tar KU`s årsrapport for 2010 til orientering Saken behandlet som sak 19/11 i komm.styret den Vedtak: Som KU`s innstilling Melding om vedtak mottatt Melding om vedtak mottatt /11 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Næringsstøtte - igangsettelse Kontrollutvalget slutter seg til utkastet for prosjektplan Næringsstøtte og ber revisor innarbeide de signaler som er gitt i møtet. Saksprotokoll oversendt Røyrvik kommune for orientering i komm.styret /10 Antallet medlemmer i kontrollutvalget neste valgperiode 1. Kontrollutvalget tilrår en økning fra 3 til 5 medlemmer i utvalget fra neste valgperiode. 2. Kontrollutvalget oversender saken til ordføreren. Saken behandlet som sak 29/11 i komm.styret den Vedtak: Antall medlemmer i KU opprettholdes som i dag. Melding om vedtak mottatt

6 /11 Bestilling av redegjørelser Kontrollutvalget bestiller to redegjørelser i neste møte: 1. Kontrollutvalget bestiller en redegjørelse fra administrasjonen i møte den 22. mars, angående punkt 1 og 2 i henvendelsen vedrørende kommunens praksis vedrørende næringsfondet, mottatt av kontrollutvalget Kontrollutvalget bestiller en redegjørelse fra administrasjonen i møte den 22. mars, angående punkt 3 i henvendelsen vedrørende kommunens praksis vedrørende næringsfondet, mottatt av kontrollutvalget Saksprotokoll oversendt Røyrvik kommune for orientering i komm.styret. Bestilling til redgjørelser i møtet den sendt /11 Redegjørelse Anbud vedrørende vintervedlikehold i Røyrvik sentrum, oppfølging sak 001/11 1. Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen og redegjørelsen til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om sertifisering på maskiner som brukes til snøbrøyting sesongen 2010/ dokumenteres innen tre uker. 3. Kontrollutvalget ber administrasjonen innarbeide rutiner hvor sertifisering på maskiner fremlegges i forkant av anbudsrunder og igangsettelse av arbeid / oppdrag. Redegjørelse gitt i møtet. Saksprotokoll oversendt /11 Redegjørelse Røyrvik kommunes praksis vedrørende næringsfondet -kompetanseheving og bedriftsutvikling/investeringer 1. Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen og redegjørelsen til orientering. 2. Kontrollutvalget påpeker viktigheten av dokumentasjon og protokollering fra Redegjørelse gitt i møtet. Saksprotokoll oversendt Svar ang. KU`vedtak sendt berørt part

7 møter. 3. Røyrvik kommune og Næringsparken må påse at saksbehandlingstiden overholdes jf. forvaltningsloven. 4. Administrasjon må påse at forskjellsbehandling ikke forekommer /11 Redegjørelse - Røyrvik kommunes praksis vedrørende næringsfondet og tildeling av kommunalt tilskudd 1. Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen og redegjørelsen til orientering. 2. Kontrollutvalget stiller spørsmål om at kommunen skal gi støtte til drift fra Næringsutviklingsfondet 3. Videre stiller kontrollutvalget spørsmål ved Rutiner rundt postjournalføring og dokument unntatt offentlighet. Habilitet ved tildeling av midler fra Næringsfondet til Børgefjellsenteret AS Attestering / anvisning ved tildeling av midler fra næringsfondet til Børgefjellsenteret AS Redegjørelse gitt i møtet. Saksprotokoll oversendt Svar ang. KU`vedtak sendt berørt part /11 Redegjørelse Saksbehandlingsprosess vedrørende nedleggelse av kommunal fotpleie 1. Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen og redegjørelsen til orientering. 2. Kontrollutvalget påpeker viktigheten av dokumentasjon og protokollering fra møter. 3. Tillitsvalgte burde ha blitt orientert om endringer som ble foretatt av Formannskapet den Arbeidsgiver skulle tatt initiativ til, - og avholdt t drøftningsmøter jf. Redegjørelse gitt i møtet. Saksprotokoll oversendt Svar ang. KU`vedtak sendt berørt part

8 Hovedtariffavtalen og 15.1 i Arbeidsmiljøloven så snart som mulig etter Formannskapets møte den /11 Referatsaker Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Møteprotokoll oversendt Røyrvik kommune /11 Vedr. videre saksbehandling av sak 002/11 i kontrollutvalget 1. Kontrollutvalgets saksfremlegg og innstilling skal gå uendret til kommunestyret. 2. Kontrollutvalgets saksfremlegg og innstilling skal fremgå tydelig i kommunestyrets saksfremlegg. Saksprotokoll oversendt /11 Status for revisjonsarbeidet / orientering fra revisor /11 Rapport etter gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 2. halvår 2010 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. 1. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering 2. Rapporten oversendes kommunestyret for orientering og kontrollutvalget henstiller om at revisors anbefalinger imøtekommes /11 Skatteoppkreverfunksjon Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2010 til orientering. 2.Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2010 vedrørende skatteoppkrever funksjonen i Røyrvik kommune til orientering. 3.Kontrollutvalget ber kommunestyret vurdere om marginprosenten bør økes. 4.Saken oversendes kommunestyret. Saken behandlet som sak 34/11 i komm.styret den Vedtak: Røyrvik kommune tar rapporten til orientering Saken behandlet som sak 40/11 i komm.styret den Vedtak: Som KU`s innstilling Melding om vedtak mottatt Melding om vedtak mottatt

9 5. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1) Kommunestyret tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2010 til orientering. 2) Kommunestyret tar Skatteetatens kontrollrapport 2010 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Røyrvik kommune til orientering. 3) Kommunestyret bør vurdere om marginprosenten bør økes /11 Rapport etter ekstern kvalitetskontroll Kontrollutvalget tar rapport etter ekstern kvalitetskontroll til orientering /11 Røyrvik kommunes årsberetning for /11 Røyrvik kommunes årsregnskap for Kontrollutvalget finner Røyrvik kommunes årsberetning for 2010 oversiktlig og informativ og den gir et godt bilde av kommunens virksomhet. 2. Kontrollutvalget tar Røyrvik kommunes årsberetning for 2010 til orientering 1. Det fremlagte forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Røyrvik kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med Saken behandlet som sak 55/11 i komm.styret den Vedtak: komm.styret tar årsberetningen for 2010, med KU`s uttalelse til etterretning slik den er fremlagt Saken behandlet som sak 56/11 i komm.styret den Vedtak: Røyrvik komm.styre fastsetter Melding om vedtak mottatt Melding om vedtak mottatt

10 /11 Status Anbud vedrørende vintervedlikehold i Røyrvik sentrum, oppfølging sak 001/11 og sak 009/11 behandlingen av årsregnskapet Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. komm.regnskapet for 2010 i balanse med netto driftsresultat på ,-, slik det er behandlet av KU sak 20/. Status for dokumentasjon på anleggsmaskiner ble gitt i møtet /11 Referatsaker Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Møteprotokoll oversendt

11 SAK 025/11 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I PERIODEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Gunnhild Berg. 025/ Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Ved slutten av kontrollutvalgets funksjonsperiode er det nå naturlig at kontrollutvalget foretar en evaluering av sitt arbeid. En slik gjennomgang kan bl.a. inneholde disse hovedpunktene: Utvalgets primære oppgaver Har utvalget bidratt til å skape tillit hos innbyggerne til at den kommunale forvaltning foregår korrekt og i samsvar med politiske vedtak? Har kontrollutvalget vært et synlig organ som har våget å stille spørsmål ved hvordan den kommunale virksomheten drives? Forholdet til kommunestyret Hvordan har kommunikasjonen og informasjonsflyten mellom kontrollutvalget og kommunestyret fungert? Samarbeidet med sekretariatet og revisjonen Har samarbeidet med sekretariatet fungert slik kontrollutvalget ønsker? Har sekretariatet klart å stimulere kontrollutvalget til økt aktivitet? Har samarbeidet med revisjonen fungert slik kontrollutvalget ønsker? Er revisjonens oppdrag utført og rapportert i samsvar med kontrollutvalgets forventninger? Vurdering: Med tanke på læringseffekten bør kontrollutvalget ta en bredest mulig drøfting av virksomheten, inkludert faktorer som intern arbeidsform, praktiske rammer mm.

12 SAK 026/11 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN I 2012 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Gunnhild Berg. 026/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2012 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Røyrvik kommune, med en total ramme på kr ,-. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg Forslag til detaljbudsjett 2012 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Røyrvik kommune. Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kontrollutvalgets egne aktiviteter, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå.

13 Budsjett og økonomiplan Forslag Forslag Anslag * Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av revisjonstjenester Total ramme kontrollutvalget * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,0 % i er alle tall i 2012-kr. De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser mv. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2012 som for tidligere år (5 møter). For de øvrige utgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittelig kostnadsøkning på 3,0 %. Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek vedtok den 23. mai budsjett 2012 og økonomiplan KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jfr. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til). Representantskapet i KomRev vedtok den 23. mai budsjett 2012 og økonomiplan Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme (jfr. forslag til detaljbudsjett 2012) - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt vedtatt av kommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene.

14 Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingene til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Ut fra en generell betraktning, basert på erfaringer fra andre kommuner, kan det være ønskelig med et noe sterkere fokus på kommunens internkontroll/kvalitetssikringssystem. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at denne oppfølgingen fra kontrollutvalget enten løses ved regelmessige orienteringer fra administrasjonen eller ved en omprioritering innenfor vedtatt plan for forvaltningsrevisjon. Dersom kontrollutvalget ønsker å foreta en tilleggsbestilling hos revisor utover det gjeldende oppdrag, må utvalget anmode kommunestyret om en høyere ramme. Saken legges frem for kontrollutvalget til diskusjon knyttet til utvalgets prioriteringer for kommende år, samt en anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontrollog tilsynsarbeidet. SAK 027/11 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV SAKER BEHANDLET I FORMANNSKAPET OG KOMMUNESTYRET 1.HALVÅR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Gunnhild Berg. 027/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. 2. Rapporten oversendes kommunestyret for orientering. Vedlegg Rapport Gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 1. halvår. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Ingen. Saksfremstilling Rapporten omfatter en gjennomgang av saker fra avholdte møter 1. halvår for formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. Vurderinger Revisjonen har tatt stikkprøver på angivelse av hjemmel for behandling i formannskapet, og rapporten viser at i flere saker vises det ikke til hjemmel. Revisjonen anbefaker at det alltid bør brukes hjemmel i saker som behandles av formannskapet. I tillegg til lovhjemler er det

15 nødvendig å angi hvor i delegasjonsreglementet det er angitt at formannskapet kan behandle saken, d.v.s. eksakt angivelse av kapittel / punkt i reglementet. Revisjonen har ingen kommentarer til saker behandlet i kommunestyret. Rapporten sendes til kommunestyret til orientering SAK 028/11 REVISJONSSTRATEGI Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Gunnhild Berg. 028/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon 4. Internasjonal revisjonsstandard ISA Internasjonal revisjonsstandard ISA 315 Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet i møtet. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og tilsyn med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne vurderinger, samt opplysninger om hvordan revisjonsoppdraget er tenkt løst, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13.

16 SAK 029/11 REVISORS UAVHENGIGHETSERKLÆRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Gunnhild Berg. 029/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til revisors vurdering av uavhengighet. Vedlegg 1. KomRev Trøndelag IKS ved oppdragsansvarlig revisor, Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Røyrvik kommune 2. Vandelsattest legges frem i møte Ikke trykte vedlegg 6. Kommuneloven kap Forskrift om kontrollutvalg 8. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15. Oppdragsansvarlig revisor sin årlige egenvurdering vil bli delt ut i møte. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Oppdragsansvarlig revisor er registrert revisor og får sin vandel kontrollert av finanstilsynet. Da det nå er en del år siden kontrollutvalget sist fikk seg forelagt vandelsattest ønsker oppdragsansvarlig revisor også å legge denne frem for kontrollutvalget. SAK 030/11 OPPFØLGING AV SAK 88/10 I KOMMUNESTYRET. Rapport etter selskapskontroll i Joma Næringspark AS Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Gunnhild Berg. 030/

17 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget ber rådmannen følge opp kommunestyrets vedtak i sak 88/ Kommunestyret ber rådmannen innen oktober rapportere tilbake til kommunestyret og kontrollutvalget hvordan vedtak og tilrådinger er fulgt opp. Opprinnelig frist for rapportering, vedtatt av kommunestyret, var juni. Vedlegg 1. Kommunestyrets vedtak sak 88/10 2. Kontrollutvalgets vedtak sak 021/11 Ikke trykte vedlegg E-post, datert , Oppfølging av kommunestyresak 88/10. Sendt rådmann Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet i møte den Rapport Selskapskontroll Joma Næringspark AS og fattet følgene vedtak i sak 021/10: 1. Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning, og gir følgende tilrådinger: Kommunen må utarbeide eierstrategi og eierskapsmeldinger Selskapet må bli å omfatte av offentleglova Selskapet må klarlegge sin status i forhold til lov om offentlig anskaffelser 2, og forskriftens 1-2. Selskapet må oppdatere og ajourføre sentrale styringsdokument Kommunestyret må behandle og stadfeste sentrale eierskapsdokument som strategiplan, styreinstruks m.v Det må klargjøres nærmere rollen og kontaktpunktene mellom eierskapsfunksjon og utøvende funksjon/styret Kommunen må vurdere å ta inn næringsvirksomheten i delegasjonsreglementet og eventuelt avklare klageorgan Kommunen må vurdere kjønnssammensettingen i styret etter vanlig kommunal praksis og allmennaksjeloven Kommunestyret må få seg forelagt årsberetning og årsregnskap for Joma Næringspark AS Kommunen bør evaluere ordninga og vurdere hensiktsmessigheten ved å ha eget næringsselskap kontra behandling i politiske organ 2. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak 1. Kommunestyret tar rapporten og kontrollutvalgets vedtak til etterretning, og ber rådmannen følge opp de tilrådinger som er gitt 2. Kommunestyret ber rådmannen innen juni rapportere tilbake til kommunestyret og kontrollutvalget hvordan vedtak og tilrådinger er fulgt opp Saken ble behandlet av kommunestyret den som sak 88/10 og følgende vedtak ble fattet. 1. Kommunestyret tar rapporten og kontrollutvalgets vedtak til etterretning, og ber rådmannen følge opp de tilrådinger som er gitt 2. Kommunestyret ber rådmannen innen juni rapportere tilbake til kommunestyret og kontrollutvalget hvordan vedtak og tilrådinger er fulgt opp

18 Kontrollutvalget sendte pr. 22. juli en forespørsel til rådmannen angående rapportering, da en av kommunestyrets protokoller ikke kunne se at slik rapportering jf. vedtak forelå. Kontrollutvalget har pr. dato ikke fått tilbakemelding fra rådmannen angående rapportering og oppfølging av vedtak i sak 88/10 i kommunestyret og den henvendelsen kontrollutvalget gjorde pr. 22.juli. Ny forespørsel angående oppfølging og status i sakene sendt 7.september. Grong Gunnhild Berg Kontrollsekretær