Læringsnettverk for utvikling av heltidskultur. Samling nr. 1 Kongsberg 16. og 17. november 2015

Transkript

1 Læringsnettverk for utvikling av heltidskultur Samling nr. 1 Kongsberg 16. og 17. november 2015

2 Velkommen ved styringsgruppen

3 Det store heltidsvalget 2015

4 Handlingsplan heltidskultur ) Det er utviklet en veileder «Det store heltidsvalget» til hjelp for å komme i gang med lokalt arbeid med heltidskultur. 2) Partene skal formidle budskapet i Heltidserklæringen på konferanser og seminarer. 3) KS skal sette heltidskultur på dagsordenen i Folkevalgtopplæring for nye folkevalgte 2015/ ) KS skal sette heltidskultur på dagsordenen for kommunale ledere. 5) Fagforbundet, Delta og Norsk Sykepleierforbund skal sette heltidskultur på dagsordenen i tillitsvalgtopplæringen.

5 Handlingsplan heltidskultur ) Partene skal vurdere behov for og tilby kurs, seminarer, læringsnettverk ol. 7) Partene skal gjennomføre halvårlig monitorering av utlysningspraksis i kommunene. 8) Partene skal følge opp og tilby støtte til kommuner som fortsatt har og lyser ut mange deltidsstillinger. 9) Hovedtariffoppgjøret 2016 skal bidra til at HTA understøtter målet om heltidskultur. 10) Partene møtes og gjør opp status i september ) Det store heltidsvalget skal evalueres i 2017.

6 Gjennomgang av programmet

7 Målgruppe: Overordnet administrativ ledelse, HTV, VO, Linjeledere Tema: Hvorfor er det viktig å skape heltidskultur? Kick-off 1. samling Målgruppe: Styringsog prosjektgruppen Tema: Hvordan lykkes med å skape heltidskultur? Gevinstrealisering. Hvilket handlingsrom har vi? Nytenkning, rammer, involvering, ledelse og verktøy. Målgruppe: Prosjektgruppe og pilot(er) Tema: Hvordan gå fram i praksis med å skape heltidskultur? Gevinstrealisering i pilotavdelingene.. 2. samling 3. Samling Målgruppe: overordnet administrativ ledelse, styrings-, prosjekt- og Målgruppe dag 1: prosjektgruppe og pilot(er) Dag 2: også med styringsgruppen Tema: Erfaringsdeling hvilke muligheter, utfordringer og effekter ser vi så langt behov for justeringer? Når vi de målene vi satte? pilotgruppe Tema: Har vi nådd de målene vi satte oss? Vi deler erfaringene vi har gjort oss med å jobbe med heltidskultur er vi på vei? Hva har vi gjort, hva var lurt, Hva har vi lært? 4. samling Periodeoppgave 1: Rigge organisasjonen for å ta tak i heltidskultur. Forankring, involvering, samarbeid m.m. Periodeoppgave 2: Operasjonalisere mandatet for arbeidet i pilotene. Hensikt, mål, effekter m.m. Velge ut pilot(er) som skal prøve ut nye arbeidstids-ordninger som fremmer heltidskultur. Starte forankringsarbeidet i pilotene. Kartlegge nåværende arbeidstidsordning i heltidsmodellen. Periodeoppgave 3: Nytenkning og involvering Utvikle den nye arbeidstidsordningen med utgangspunkt i brukerbehov med hensyn til faglig forsvarlighet, pasientsikkerhet og HMS innenfor rammene som er satt. Starte ordningen. Evaluering av prosessen med å utvikle ny arbeidstidsordning. Periodeoppgave 4: Evaluering av pilotene og arbeidstidsordningen som piloteres. Vurdere oppstart flere piloter. Delta i evalueringen av læringsnettverket. Vurdere veien videre hva nå hva trenger vi å gjøre internt? Hvilken støtte trenger vi? Innføring i «Modell for bemanningsstyring Tilbud om lokal oppfølging mellom samlingene Der den enkelte kommune kan søke OU- midler for dekning av utgifter til ekstern konsulent.

8 Målgruppe: Overordnet administrativ ledelse, HTV, VO, Linjeledere Tema: Hvorfor er det viktig å skape heltidskultur? Kick-off 1. samling Målgruppe: Styringsog prosjektgruppen Tema: Hvordan lykkes med å skape heltidskultur? Gevinstrealisering. Hvilket handlingsrom har vi? Nytenkning, rammer, involvering, ledelse og verktøy. Målgruppe: Prosjektgruppe og pilot(er) Tema: Hvordan gå fram i praksis med å skape heltidskultur? Gevinstrealisering i pilotavdelingene.. 2. samling 3. Samling Målgruppe: overordnet administrativ ledelse, styrings-, prosjekt- og Målgruppe dag 1: prosjektgruppe og pilot(er) Dag 2: også med styringsgruppen Tema: Erfaringsdeling hvilke muligheter, utfordringer og effekter ser vi så langt behov for justeringer? Når vi de målene vi satte? pilotgruppe Tema: Har vi nådd de målene vi satte oss? Vi deler erfaringene vi har gjort oss med å jobbe med heltidskultur er vi på vei? Hva har vi gjort, hva var lurt, Hva har vi lært? 4. samling Periodeoppgave 1: Rigge organisasjonen for å ta tak i heltidskultur. Forankring, involvering, samarbeid m.m. Periodeoppgave 2: Operasjonalisere mandatet for arbeidet i pilotene. Hensikt, mål, effekter m.m. Velge ut pilot(er) som skal prøve ut nye arbeidstids-ordninger som fremmer heltidskultur. Starte forankringsarbeidet i pilotene. Kartlegge nåværende arbeidstidsordning i heltidsmodellen. Periodeoppgave 3: Nytenkning og involvering Utvikle den nye arbeidstidsordningen med utgangspunkt i brukerbehov med hensyn til faglig forsvarlighet, pasientsikkerhet og HMS innenfor rammene som er satt. Starte ordningen. Evaluering av prosessen med å utvikle ny arbeidstidsordning. Periodeoppgave 4: Evaluering av pilotene og arbeidstidsordningen som piloteres. Vurdere oppstart flere piloter. Delta i evalueringen av læringsnettverket. Vurdere veien videre hva nå hva trenger vi å gjøre internt? Hvilken støtte trenger vi? Innføring i «Modell for bemanningsstyring Tilbud om lokal oppfølging mellom samlingene Der den enkelte kommune kan søke OU- midler for dekning av utgifter til ekstern konsulent.

9 Program 16. november 2015 KL KL Kl KL KL KL KL Kl Kl Velkommen v/styringsgruppen for NYTTBLIKK Gjennomgang av programmet for samlingen Presentasjon fra kommunene. Hver enkelt kommune presenterer seg og prosjektet sitt samt motivasjon for å delta. 5 7 min pr kommune. Lunsj Vi snurrer film: Erfaringer med «det store heltidsvalget» fra Oppegård kommune. Refleksjon Pause Tema: Hvordan lykkes med å skape heltidskultur? Hvilket handlingsrom har vi? Innovasjonsspørsmålet: Kan en ny tilnærming gi nye løsninger? Gruppearbeid Innføring i heltidsmodellen v/hildegunn Andreassen Kommune eksempel om bruk av Heltidsmodellen v/ Ingerd Saasen Skjold Backe, Re kommune Refleksjon KL Avslutning Felles middag for de som overnatter kl 19.00

10 Program 17. november 2015 KL KL Kl Kl Kl Kl God morgen refleksjon over gårsdagen ved Geir Johan og Hildegunn Tema: Hvordan lykkes med å skape heltidskultur? Hvilket handlingsrom har vi? Innovasjonsspørsmålet: Kan en ny tilnærming gi nye løsninger? Gruppearbeid Pause Tema: Gevinstrealisering. Hvordan gå fra overordnet mandat til konkret handling? v/ Hildegunn Hva nå? Kommunevis arbeid Pause Erfaringsdeling på tvers av kommunene hvilke grep ser vi at vi må ta? Vi besøker hverandre, Hva kan vi samarbeide om v/ Geir Johan KL KL Kl Kl Kl Lunsj Fortsettelse kommunevis- vi jobber på eget prosjekt Gjennomgang av periodeoppgave ved Hildegunn Andreassen Info om bistand i mellomperioden Gjennomgang av tema og målgruppe for neste samling i NyttBlikk Refleksjon over egen læring og evaluering Vel hjem

11 Presentasjoner fra deltaker kommunene

12 hjemmelekse Arbeidsbok del 1 Beskriv hvordan dere tenker dette gjennomført sendes inn til styringsgruppen innen..

13

14

15 Vi lytter til hverandre? Hva hørte vi? Hva var lurt? Hva kunne vi lære her?

16 Kommunevis presentasjon ( 5-7 min ) Ål Nøtterøy Tokke Tønsberg Re Larvik Modum Holmestrand Notodden

17 Vi lytter til hverandre? Hva hørte vi? Hva var lurt? Hva kunne vi lære her?

18 Oppegård kommune Vi snurrer film.. Det store heltidsvalget link til KS sine nettsider

19 Gruppearbeid Hva kan dere lære av Oppegård kommune? Hva kan dere ta med dere videre i eget arbeid med å skape heltidskultur i egen kommune? 1. Velg en gruppeleder. For eksempel den som først har bursdag. 2. Individuell refleksjon i tre minutt. 3. Rekkefremlegg med ett minutts innlegg fra hvert gruppemedlem 4. Refleksjon på gruppen ledet av gruppeleder. 5. Velg to - tre momenter fra gruppen som dere ønsker skal løftes frem i plenum. 6. Rekkefremlegg fra gruppene i plenum. Ett kjennetegn fra hver i første runde

20 Innføring i heltidsmodellen Hildegunn Andreassen

21 Trykk her for å komme til nettsiden med regneark og veileder

22 Det store heltidsvalget «Vi retter oppmerksomhet mot heltid fordi det gir gode gevinster for flere. Det betyr trygghet og kontinuitet for brukerne, arbeidsgiveren får utnytte arbeidskraften bedre og det gir bedre arbeidsmiljø», sier administrerende direktør Lasse Hansen.

23

24 Arbeidsgivermonitoren 2015 Kommunesektoren, særlig helse- og omsorgssektoren, bærer preg av en deltidskultur. Mye deltid er uheldig for kvaliteten på tjenestene og gjør det vanskeligere å rekruttere tilstrekkelig og kompetent arbeidskraft i sektoren. Rekrutteringsbehovet for ulike yrkesgrupper vil reduseres vesentlig om stillingsstørrelsene økes.

25 For å skape noe nytt så må vi ført ha en felles forståelse av det vi skal endre fra

26 Min erfaring er at det kan være stor grad av frikopling mellom den daglige driften på tjenestenivå og de strategiske prosessene på rådmannsnivå. Det å skape en felles forståelse for kompleksiteten i bemanningsplanlegging og styring er en forutsetning for å lykkes.

27 Planlagt drift Budsjetterte midler Faktisk drift Kompetanse- og bemanningsplan Regnskap Brukerbehov

28 Planlagt drift Budsjetterte midler Faktisk drift Kompetanse- og bemanningsplan Regnskap Brukerbehov

29 Hva trenger vi for å løse disse utfordringene? Tilstrekkelig innsikt både i de oppgavene som skal utføres og ressursene en har tilgjengelig Deretter systemer som matcher tilgjengelige ressurser (kapasitet og kompetanse) med de oppgavene som skal løses mest mulig optimalt.

30 Flere aktører ulike behov for innsikt Folkevalgte Etterspørre, prioritere, politiske valg og vedtak Ledelse Tydelig, endringsorientert, få med seg de ansatte Tillitsvalgte Ha kunnskap og vilje til utvikling og endring Ansatte Få informasjon og kunnskap og se muligheter for seg selv og virksomheten

31 Det handler om å komme ut av boksen..

32 Hvordan få tilstrekkelig innsikt slik at vi kan ta kloke valg?

33 Kostnader og konsekvenser med redusert deltid Organisering av turnus Plan for bemanning og arbeidstid på hverdager og helg Fast ansatte utover bemanningsplan Omfanget av overtid og vikarer Vakter i helgene Andelen faglærte Direkte økonomiske konsekvenser Indirekte økonomiske konsekvenser = tid til innleie og personledelse fordelt på ledere, sekretærer og medarbeidere Konsekvenser medarbeidere Omdømme, rekruttering, myndiggjøring av medarbeidere, sykefravær og trivsel Konsekvenser brukere Medisinbruk, tvangsvedtak, muligheten til medvirkning, ro og forutsigbarhet

34 Målgruppene for modellen Primærbruker: økonomer for at de skal forstår mer av turnus ledere ansatte på operativt nivå forstår mer om hvilke valg og prioriteringer som utløser kostnader. Sekundærbruker: grunnlag for en dialog med kommunens politiske organer ledere på strategisk nivå som rådmann og kommunalsjefer. tillitsvalgte og ansatte

35 Regnearket er delt inn i tre faner: 1. Hvordan jobbet vi i fjor - «i fjor» 2. Hvordan planlegger vi i år - «plan i år» 3. Alternative arbeidstidsordninger «alt» 4. Resterende faner oppsummerer ark 1 3.

36 Gode råd på veien. Bruk av modellen krever generell kompetanse om turnusarbeid og økonomistyring, og normale ferdigheter i bruk av regneark. Bør brukes av flere personer som samlet ivaretar den nødvendige kompetansen og rollene som sørger for mest mulig treffsikre analyser.

37 Elementene en legger inn i modellen Lønnsutgifter fratrukket refusjon fra folketrygden Gjennomsnittlig grunnlønn per årsverk Antall til stede per vakt og gjennomsnittlig vakttid Ansatte med ulike helgeordninger Langtids- og korttidsfraværet Bruk av overtid Totalt antall innleide vakter Andel faglærte Satser: arbeidsgiveravgift, pensjonskostnad m.m.

38 Eksempel fra min tidligere arbeidsplass Liten sykehjemsavdeling med 16,28 årsverk fordelt på 28 ansatte i 2014 Det hadde i 2014 vært en del ansatte som hadde økt opp sin stilling mot at de gikk en større andel helg. Økningen av andel helg ble knyttet til kontrakten deres. Hvordan den ble fordelt var avhengig av den arbeidstidsordningen en til enhver tid hadde. Vi brukte simuleringsmodellen til å vurdere muligheten for å øke opp stillingene enda mer i denne simuleringen er det lagt inn en overbooking på dag og kveld hele uken inkludert lørdag og søndag. Simuleringen viser følgende resultat..

39 Antall årsverk 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 Hvordan gjorde vi det i fjor Hvordan planlegger vi i år Alternativ løsning i år Overtid 0,3 0,2 0,0 Innleie av vikarer Annen bruk av vikarer 2,3 2,8 0,6 Innleie av vikarer Ferie-avvikling 1,8 1,7 1,1 Fast ansatte utover bemanningsplan (overbooking) 0,5 0,0 0,0 Bemanningsplan 16,3 16,4 18,6

40 Antall ansatte som fyller faglige kvalifikasjonskrav til stillingen/funksjonen de utfører (AUTORISERTE ) 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% Hvordan gjorde vi det i fjor Hvordan planlegger vi i år Alternativ løsning i år Fast ansatte Under 30 % 100% 100% 0% Fast ansatte 30 til 50% 100% 50% 100% Fast ansatte 50 til 80 % 100% 100% 100% Fast ansatte Over 80 % 113% 110% 100% Vikarer etc 38% 50% 100% Alle 82% 78% 100%

41 Gjennomsnittlig stilllingsstørrelse 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 89% 30% 62% 61% 20% 10% 0% Hvordan gjorde vi det i fjor Hvordan planlegger vi i år Alternativ løsning i år

42 Antall personer som beboere/ brukere møter jevnlig 50,0 45,0 40,0 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 Antall vikarer etc utover fast ansatte Hull i turnus/ ikke besatte stillinger Hvordan gjorde vi det i fjor Hvordan planlegger vi i år Alternativ løsning i år 13,0 20,0 4,0 0,0 0,0 0,0 Fast ansatte Over 80 % 8,0 10,0 20,0 Fast ansatte 50 til 80 % 9,0 8,0 7,0 Fast ansatte 30 til 50% 1,0 2,0 1,0 Fast ansatte Under 30 % 7,0 6,0 0,0

43 Pensjonspremie og arbeidsgiveravgift Lønnsutgifter fratrukket refusjon folketrygden (medregnet dagstillinger)+ utgifter til vikarbyrå Hvordan gjorde vi det i fjor Hvordan planlegger vi i år Alternativ løsning i år Tillegg Overtid Innleie av vikarer til ferie-avvik-ling Innleie av vikarer (utover ref folketrygd og eks ferieavvikling ) Grunn-lønn faste stillinger

44 Hvor mye brukes til å ringe etter vikarer, personalarbeid etc. Lønnsutgifter inkl arb avgift og pensjon Personal- og ledelsesarbeid nytilsettinger Hvordan gjorde vi det i fjor Hvordan planlegger vi i år Alternativ løsning i år Personal- og ledelsesarbeid ansatte Tidsbruk ansatte har avsatt i turnusplanen til turnusoppsett etc Fylle bemanningsplan (ringe, sende SMS etc)

45 Andel fravær 10,0 % 9,0 % 8,0 % 7,0 % 6,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % Hvordan gjorde vi det i fjor Hvordan planlegger vi i år Alternativ løsning i år Korttidsfravær 4,5 % 3,5 % 2,0 % Langtidsfravær 4,2 % 5,4 % 4,0 %

46 Hvilke muligheter gir modellen oss? Se sammenhengene og gi en felles forståelse på tvers av roller og fra topp til bunn i organisasjonen Med de tre første fanene kan sammenligne driften i fjor med planen i år og vurdere hvilket handlingsrom en har. Har en planlagt driften innenfor budsjetterte rammer? Eller motsatt er budsjettet realistisk i forhold til den driften en må ha for å møte kunne møte brukerbehov og tildelte vedtak? Vurdere hvilke handlingsrom en har for å en flere fulle stillinger og hvordan kan vi oppnå det? Grunnlag for dialog og vet verktøy for simulering - Modellen kan også bidra til å synliggjøre kostnader og gevinster med nye måter å organisere en turnus på vil gi for de tilsette, brukerne og økonomien. Eks. å analysere hvilke kostnader og gevinster en får ved å gå fra tradisjonell turnus hver 3. helg til langevakter hver 4. helg.

47 Kommune eksempel på bruk av Heltidsmodellen Ingerd Saasen Skjold Backe, Re kommune

48 Spørsmål

49 Takk for i dag.