SE unødvendige kostnader i tide til å unngå dem

Transkript

1 ANNONSEBILAG SE unødvendige kostnader i tide til å unngå dem Fullstendig oversikt over avtaler og eiendeler med Complete Control 4.0 1

2 Jon har ny telefon og nytt abonnement fra annen leverandør enn Grete har inngått avtale om vaktmestertjester Grete har inngått avtale om kantinetjenester Grete har bil fra samme leverandør som Leif Leif har inngått avtaler om reiseforsikringer Jon har nettopp inngått avtale om it-lagring i en sky Jon har inngått avtale om løpende tjenester til søkemotoroptimalisering av bedriftens nettsid Gry er i ferd med å inngå avtale om husleie for nytt kontor i Stavanger Gry har inngått en avtale om service på kontormaskiner Tor har inngått avtale om regnskapstjenester Karin har inngått avtale abonnement på onlinekurs Tor har inngått avtale om husleie for disse lokalene, mens Petter har gjort det for lagerlokalet på Ryen Karin har inngått avtale om renhold og blomstervanning Karin har leasingbil fra en annen leverandør enn Bente Randi sluttet i fjor. Telefonabonnementet kommer det fortsatt regning på - og hun hadde inngått avtale med en vannleverandør - som automatisk fornyes for ett år hvis den ikke sies opp denne måneden. Avtaler på vegne av en virksomhet inngås på mange nivåer av forskjellige personer. Det skal ikke mange ansatte til før 2

3 Leif har abonnsmenet på to aviser og 4 tidsskrifter Leif har byttet telefon og abonnement Bente har inngått tilsammen 27 avtaler om lisenser og oppdateringer av forskjellige programvarer 11 avtaler om leasing av kopimaskiner og skrivere og projektorer abonnement på 3 fagblader Leasingbil fra annen leverandør enn Thomas Eva har inngått avtale om leasing og vedlikehold av kaffemaskin Telefonabonnement hos annen leverandør enn Bente Eva inngikk avtalen om den forrige kopimaskinen Eva lurer på hvor lang bindingstid som er igjen på Ulfs telefon. Ulf sluttet i forrige måned. det blirsvært krevende å holde oversikt - særlig om personen som inngikk avtalen er sykmeldt, har skiftet stilling eller sluttet... telefon

4 Med control over avtaler kan bedriften spare mye tid og mye penger 4 telefon

5 Complete Control 4.0 er en IT-løsning som gir deg stålkontroll over avtaler og eiendeler. Detaljerte verdirapporter viser reelle og bokførte eiendelsverdier. Du kan til enhver se tid se hvem som disponerer utstyr og eiendeler - og systemet gir automatiske avtalevarslinger for oppsigelser, fornyelser, betalingsfrister, mm 5

6 Control på mer enn 150 milliarder i over 60 land House of Control har løsningen for kontroll og oversikt over avtalene. Basert på gründerens egen dyrekjøpte erfaring, ble det for åtte år siden laget et verktøy som ikke bare holder oversikt, men varsler i god tid før avtaler utgår. Det begynte med et innbrudd i den forrige bedriften til House of Controls gründer, Lasse Sten. Forsikringsoppgjøret ble et mareritt fordi det ikke fantes oversikt over virk somhetens eiendeler, og dermed ikke hva som var borte. - Løsningen ble en programvare som systematiserer alt bedriften eier og leier med pris, egenskaper, kjøpstidspunkt, hvem som har inngått avtalen, hvem som disponerer utstyret blant annet. Kunden får oversikt over sine samlede forpliktelser.. Kostnadsoversikten manglet De fleste bedrifter har fokus på inntektene, mens kostnadene får lite oppmerksomhet. - Leasingavtaler som løper for produkter som er kassert, vedlikeholdsavtale på printer som er erstattet av ny og telefonregninger for medarbeidere som har sluttet,er noen eksempler på slike forhold, som forekommer hyppigere enn man skulle tro, sier Sten. Endelig kontroll House of Control har i 2015 eksistert i ni år og er også etablert i Sverige og Danmark. Selskapet er kåret til Gasellebedrift i 2012, 2013 og Vi forvalter avtaler og forpliktelser for både små og store virksomheter innen privat, offentlig og statlig sektor. Vi gir kundene kontroll på verdier for over 150 milliarder kroner i mer enn 60 land. Få oversikt før nedbemanning Avtaler inngås på ulike nivåer i en bedrift, og over tid mister man lett oversikten. Det skjer spesielt når en ansatt slutter. Det fører ofte til at avtaler går uønsket til fornyelse og dermed gir bedriften kostnader. Dette kan enkelt forebygges. - Ved nedbemanning er det viktig å få oversikt over absolutt alle avtaler. Når en ansatt slutter, ser man altfor ofte at informasjonen følger med vedkommende ut døra. Virksomheten må eie informasjonen selv, slik at den ikke bare lagres i hodet på de ansatte. Tilpasses bedriftens unike behov Løsningen gir god effekt for bedrifter med alt fra 20 til ansatte, og har en standardløsning som passer for 85 prosent av kundene. De resterende 15 prosentene har fått tilpasset moduler som løser den enkelte bedriftens helt spesielle utfordringer. House of Control er både effektive og kostnadseffektive, og leverer gjerne mer enn kunden ber om fordi vi nå besitter en unik erfaring, sier Sten. Gasellebedriftene i Norge kåres av DN i samarbeid med DNB 6 telefon

7 - Vi gleder oss til å bli med på å utvikle selskapet til et stort nordisk programvareselskap med moderne skybaserte løsninger sier Managing Partner i Viking Venture, Erik Hagen. Viking Venture investerer i House of Control AS Viking Venture, et av Nordens ledende venturefond, har kjøpt 55% av aksjene i House of Control Group AS. Viking Venture investerer i House of Control for å forsterke selskapets ekspansjon i det nordiske markedet samt forsterke verdiskapingen gjennom tilførsel av kompetanse. Viking Venture har lang erfaring med å utvikle abonnementsbaserte programvareselskaper rettet mot bedriftsmarkedet. Videre ekspansjon etter rask og lønnsom vekst - Det er sjelden vi som investorer kommer over et så rasktvoksende og samtidig lønnsomt it-case som House of Control. De har funnet en lovende nisje og utviklet robuste teknologiske løsninger. Innovasjonsevnen er omsatt i vekst og lønnsomhet gjennom det vi våger å kalle et unikt salgsmiljø, sier partner i Viking Venture, Jostein Vik. God timing Administrerende direktør i House of Control, Lasse Sten er stolt og forventningsfull over å ha fått inn Viking Venture på eiersiden: - Tilliten fra Viking Venture viser for meg at vi har gjort mye riktig og at vi fortsatt har et stort potensial. Av interesserte investorer var det ingen som kunne tilby det samme som Viking Venture i form av styringskompetanse, teknologioverføring og kapital til videre internasjonal ekspansjon, sier Sten. - Viking Venture kommer inn på en veldig spennende tid. Vi har løsninger som bedriftene etterspør minst like mye i nedgangstider som i oppgangstider. Når lønnsomheten settes under press merker vi en økende interesse for å få kontroll over kostnadene, sier Sten. Viking Venture Viking Venture er et av Nordens ledende venturefond. Viking Venture investerer i vekstselskaper innen IT og olje og gass med internasjonalt potensial. Miljøet forvalter syv fond med samlet forvaltningskapital på 1,4 milliarder kroner og er lokalisert i Trondheim og Houston. -House of Control har på kort tid bygd en betydelig kundemasse i Norge og er meget godt posisjonert for videre vekst i Sverige, Danmark og Finland, sier Partner i Viking Venture, Jostein Vik. 7

8 House of Control er ledende på aktiv forvaltning av avtaler og forpliktelser for både små og store virksomheter innen privat, offentlig og statlig sektor. IT-løsning som gir stålkontroll over avtaler og eiendeler Detaljerte verdirapporter viser reelle og bokførte eiendelsverdier Du kan til enhver se tid se hvem som disponerer utstyr og eiendeler Automatiske avtalevarslinger for oppsigelser, fornyelser, betalingsfrister, mm Budsjetteringsprosessen forenkles med full oversikt over alle avtalerelaterte kontantstrømmer Fullstendig webbasert løsning uten krav til investering i infrastruktur Kryptert, sikker kommunikasjon Import- og eksport-funksjonalitet via regneark/excel Kraftig løsning med svært enkel administrasjon: Hver medarbeider registrerer sentrale data om avtaler de har inngått og utstyr de disponerer Systemet minner automatisk alle ansatte på å oppdatere og bekrefte informasjonen Sikkerhetsmerking av eiendelene med sporing kun til House of Controls 24-timers vakttelefon: Preventivt både i forhold til tyveri og internt svinn. Sjansen til å få tilbake mistet, gjenglemt eller stjålet utstyr økes radikalt. 8

9 Control kan ikke kjøpes! telefon

10 «Det aller beste er at jeg er helt sikker på at vi ikke har noen skjelett i skapet» André Schulte, Økonomisjef i Storcash Norge AS Storcash sparte en halv million på ett år Økonomisjef, André Schulte i Storcash Norge AS, sparte kroner det første året etter at løsningen fra House of Control ble tatt i bruk. - Storcash har brukt løsningen i snart to år nå, og begynte å bruke den for å få oversikt over alle forpliktelsene i selskapet. Det gikk ikke lang tid før vi så at det var mye penger å spare, sier Schulte. I løsningen legger Storcash inn alle husleiekontrakter, leverandørkontrakter og kundeavtaler. - Vi har kuttet alle unødvendige kostnader. Nå har vi fått totaloversikt og en trygghet som vi manglet tidligere. Før var det gjerne slik at noen inngikk en avtale som ble satt i en perm og glemt, og avtalen løp videre år etter år uten at behovet ble vurdert. Vi sparte nærmere en halv million kroner det første året. Og sannsynligvis samme sum året etter hvis vi bare hadde fortsatt som før, sier Schulte. Ingen skjelett i skapet Nå er alt samlet på ett sted og Schulte har fått oversikten han savnet tidligere. - Bare det å få totaloversikten føles veldig bra. Når en selger nå tar kontakt og sier at de har en avtale med oss, så logger jeg inn og finner avtalen med en gang, og da også betingelsene og annen nødvendig informasjon. Enklere blir det ikke. Det aller beste er at jeg er helt sikker på at vi ikke har noen skjelett i skapet. Unødvendige kostnader? Nei, det har vi sluttet med Complete Control 4.0 gir virksomheten full oversikt over alle avtaler og forpliktelser. Det er lettere å redusere kostnader når du kan se dem i forkant. Go for it! Go Control! Ring i dag! HoC_Kapitstrip_150107_5utfsid+bun.indd :50 10

11 «Questback har sluppet å betale for avtaler vi ikke ville hatt nytte av» Waqas Azeem, Group Controller i Questback. Control forenkler arbeidet i Questback Group Controller, konsern, Waqas Azeem, i Questback Group, har vært kunde av House of Control i snart tre år, og har stor glede av løsningen. - Vi bruker løsningen primært til alle leverandørkontraktene vi har, samt en del konsulentoppdrag og ikke minst informasjon om alle ansatte, med utstyr de bruker som pc og mobiltelefon, kortnøkler og systemtilganger. Det gjør det veldig enkelt når en ansatt slutter og vi ser hva som må stenges av tilganger og hva som må leveres tilbake av utstyr samlet på ett sted. Da glipper det ikke, sier Azeem. Alt på ett sted Nylig ønsket Questback å si opp alle avtaler de hadde med en leverandør. De var litt usikre på hvor mange avtaler de egentlig hadde knyttet til seg, men ved et enkelt søk i løsningen var svaret klart. - Det var utrolig greit for oss å vite at vi fikk sagt opp alle avtalene vi ønsket, og ikke måtte lure på om noe var glemt. Det å få oversikt og at alt er samlet lett tilgjengelig gir en god trygghet for oss som firma. Knyttet til mine egne konkrete arbeidsoppgaver, bruker jeg løsningen i forbindelse med årsoppgjør og rapportering hvor jeg gjør rede for fremtidige forpliktelser og da hente det rett ut av programmet. Alt av leieavtaler, kommende oppsigelser og lignende ramses opp, og jeg vet at alt er der, sier Azeem. Arbeidet forenkles Det er helt klart penger å tjene ved at ansatte slipper å huske på ting - at det varsles ved tid for fornyelse eller oppsigelse, og Questback har sagt opp flere avtaler innen fristen for automatisk fornyelse og dermed sluppet å betale for avtaler de ikke ville ha nytte av. - Nå bruker også selskapene våre i Finland og Tyskland løsningen fra House of Control, og det står på agendaen i Sverige. Vi har lagt inn en konsernstruktur i løsningen, og nå får jeg all nødvendig informasjon på landsbasis for de enkelte lokasjoner eller for hele gruppen. Det forenkler arbeidet mitt - uten tvil, sier Azeem fornøyd. telefon

12 6 kjappe spørsmål 12 telefon

13 om internkontroll Hvor mange avtaler er din virksomhet egentlig part i? Hva er restforpliktelsene ved disse avtalene? Hvor lenge løper avtalene? Når må de eventuelt sies opp for å unngå uønsket fornyelse? Hvilke avtaler var Hanne som sluttet sist måned part i? Kan du lett oppgi verdi og serienummer på IT-utstyr som er mistet, stjålet eller tapt? 9 av 10 norske bedrifter kan ikke svare på disse spørsmålene. Avtaler på vegne av bedriften inngås av forskjellige medarbeidere uten at virksomheten har sentral oversikt over avtalene som ligger til grunn for det totale kostnadsbildet. Med Complete Control har du svaret på slike spørsmål på fingerspissene! (Men flere enn fem fingre får du likevel ikke, bildet er juks;-) Ringe oss på ! 13

14 Ansattes mobilbetaling er uoversiktlig, dyr og kanskje ULOVLIG Mobiltelefonen er på vei til å bli den nye lommeboka. Vi avgir stemmer på tv-programmer, donerer til innsamlinger, kjøper kinobilletter og betaler parkering. Det er lettvint og det er effektivt bortsett fra for regnskapsavdelingen. Alle kan få oversikt over mobilbetalingen, sier Trond Strengelsrud. Om arbeidsgiver er betaler av mobilregningen din, oppstår det noen utfordringer når telefonen benyttes til private kjøp. - Desto flere betalingstyper som gjøres med telefonen, desto større og mer komplekse blir bedriftens telefonregninger, og risikoen øker for at telefonbruken blir et pengesluk. Fakturaen blir en sammenblanding av bedriftens reelle utgifter og ansattes private kjøp, sier Trond Strengelsrud, prosjektleder i House of Control. Dagens bruk av mobiltelefonen krever en rekke manuelle posteringer for regnskapsavdelingen. Korrekt kostnadsføring per avdeling, i tillegg til korrekt og nøyaktig skattlegging av hver enkelt ansatt, er tid- krevende. Det er også lovstridig og straffbart å føre merverdiavgiftsfradrag for ansattes private kjøp. Løsningen er TeleControl - Nå er det en gang slik at kjøp via mobiltelefonen er et teknologisk framskritt, og vi har derfor lagt til rette for at utfordringene skal bli minimale. Ved hjelp av vår løsning i House of Control, TeleControl, får man full oversikt og riktig plassering av kostnader, merverdiavgift og skatt, sier Strengelsrud. Her er fordelene kort fortalt: Faktura overføres i E2B-format direkte fra din leverandør til TeleControl, det vil si at vi har automatiske prosesser for alt som skal overføres fra ett sted til ett annet 14

15 Hvis bedriften betaler ansattes privatkjøp med mobil, er det lovstridig og straffbart å føre merverdiavgiftsfradrag for dette Faktura behandles etter forhåndsspesifiserte individuelle profiler TeleControl gir enkle og oversiktlige rapporter TeleControl gir automatisk input fra privat bruk til skatte- og mva-regnskapet Programmet forebygger unødvendige kostnader som ellers må fanges opp manuelt TeleControl gjør at de ansatte kan benytte telefonen som de ønsker uten at det går ut over bedriftens regnskap TeleControl gir et godt analysegrunnlag for optimalisering av for eksempel abonnementsvalg Programvaren er teleoperatøruavhengig Kundedrevet innovasjon Løsningen er et eksempel på kundedrevet innovasjon hos House of Control. Det var en kunde som ba om hjelp fordi de hadde fått kraftig økning i sine mobilkostnader og kunne ikke skjønne at det skyldes økt ringetid. - Overraskelsen var stor da det viste seg at flere av de ansatte faktisk hadde større forbruk på betalingstjenester enn telefoni. Det viser hvor vanskelig det er å få oversikt over dagens mobilbruk og hvor nyttig løsningen vår er, sier Strengelsrud. Hva står i avtalen? Svært få bedrifter har tatt høyde for denne typen mobilbruk i ansettelsesavtaler. House of Control bistår gjerne med råd i den sammenheng. - Vi ser at mange har behov for noen tips til hva som bør med i en ansettelsesavtale. Her bør det stå beskrevet hva abonnementet dekker, hva arbeidsgiver dekker av bruk og hva som ikke dekkes, det vil si hva brukeren selv må dekke, sier Strengelsrud. Skatteetaten følger med Det er viktig å løse de skattemessige problemstillingene knyttet til at medarbeidere betaler sitt private forbruk over mobilregningen. Enda viktigere er det at bedriftene ikke pådrar seg større kostnader enn det som kan knyttes til inntekts vinning. Skatteetaten er klar over utfordringen, og en telefon til en konsulent i etaten gir svar på at regelen er klar. Prinsippet er at all privat bruk skal beskattes og nå har alle mulighet til å få oversikt, avslutter Strengelsrud. telefon

16 «Vi har et samlet digitalt arkiv som gjør det lett tilgjengelig for alle som har behov for informasjon» Nina Tjeldflaat, Financial Controller i Synoptik Norge Det er mange ulike måter å bruke løsningen til House of Control på, og Synoptik er nok en bedrift som skiller seg litt ut. Synoptik Norge AS er eier av de to optiske kjedene Brilleland og Interoptik, og drifter til sammen ca 140 butikker i Norge. 57 Interoptikbutikker er franchisedrevne, de øvrige er egeneide. - Vi har i hovedsak brukt House of Control for å holde styr på butikkenes husleiekontrakter. Vi hadde et stort behov for å få oversikt over alle løpetider og varslingsfrister tilknyttet våre kontrakter, noe som ikke var så lett da alt var basert på excel-ark. Til daglig er vi 3-4 personer som bruker systemet. I tillegg er det flere i bedriften som har nytte av systemet som oppslagsverk, sier Financial Controller i Synoptik Norge, Nina Tjeldflaat. God oversikt gir trygghet Den største fordelen Synoptik har hatt siden løsningen ble tatt i bruk for litt over et år siden, er en redusert risiko for at frister oversittes. Når det nærmer seg tidspunkt for utløp av en kontrakt sendes det automatisk e-post til kontraktsansvarlig. Vi får da god tid til å legge en videre plan for bruk av lokalene, eventuelt reforhandle betingelser. - Vi bruker også løsningen til å samle avtaler med franchisetagere og til diverse leverandører av for eksempel strøm og kontormaskiner, samt til en omfattende portefølje av bedriftskundeavtaler, sier Tjeldflaat. Ellers brukes løsningen som et oppslagsverk. Brukervennligheten gjør at det er svært enkelt å slå opp den avtalen man ønsker. Alle kontrakter er scannet inn som vedlegg, i tillegg har Synoptik en spesialtilpasset forside som viser de viktigste elementene i kontrakten. - Selv bruker jeg blant annet informasjonen fra løsningen til å produsere årlige rapporter til huseierne vedrørende arealutnyttelse, investeringer og omsetning, sier Tjeldflaat. Automatisk ajourførte tall Det er viktig at informasjon i løsningen oppdateres løpende. Den økte oversikten og kontrollen som oppnås ved å bruke løsningen, mer enn oppveier for det arbeidet som legges ned i vedlikehold. - Når all informasjon er på plass er løsningen helt fantastisk. Vi har et samlet digitalt arkiv som gjør det lett tilgjengelig for alle som har behov for informasjon herfra, sier Tjeldflaat telefon

17 17

18 ...hvor lang tid det tar å lage kostnadsbusjett for 2016? 18 telefon

19 Superrask budsjettprosess La budsjettarbeidet handle om hvordan bedriften skal forbedre seg i stedet for at tiden brukes på å få oversikt over neste års forpliktelser. Med Complete Control 4.0 henter du ut neste års utgående kontantstrøm, oppdelt på måneder, med et par tastetrykk. Det minste man kan forvente av et budsjett, er at kostnader som helt sikkert kommer i løpet av året er på plass. Realiteten er imidlertid at både private og offentlige virksomheter har utallige forpliktelser som de ikke har oversikt over. Budsjettprosessen blir dermed både ressurskrevende og unøyaktig, sier CFO Inger Engelsen. Gjøre budsjettprosessen superrask og riktig Complete Control 4.0 gir en samlet oversikt over kontantstrømmene som følger med de mange avtalene en bedrift har. - Verktøyet er i utgangspunktet optimalisert for aktiv forvaltning av avtaler. Det er en nyttig bonus at det også fungerer utmerket som grunnlag for store deler av kostnadsbudsjettet, sier Engelsen. Tiden som spares på å etterspørre kostnader i bedriftens ulike avdelinger, kan i stedet brukes til å gjøre en kvalitativ vurdering av om de ulike postene bør være med i neste års budsjett. Har bedriften behov for hver enkelt avtale? Kan noen kuttes? Bør andre poster økes for å tilpasse seg forventet eller ønsket aktivitetsøkning? Tilbakemeldingene vi får fra våre kunder, er at økonomisjefer opplever at de har blitt en viktigere medarbeider, sier Engelsen. Med full kostnadsoversikt får de utnyttet sin kompetanse mer effektivt. Støttehjul i krisetider Under finanskrisen var det flere av House of Controls kunder som brukte løsningen for å kalkulere kostnader knyttet til det å stenge ned avdelinger. Når fremtidige forpliktelser kan spesifiseres på geografisk lokasjon, er det gjort i en håndvending å beregne alternativkostnader knyttet til husleieavtaler og andre faste avtaler. - Ønsker styret eller ledelsen å vite hva det vil koste å stenge en avdeling, kan vårt system gi svar i løpet av et øyeblikk. Den raske responstiden ved slik ad hoc-budsjettering har gitt mange klapp på skulderen fra styreledere og direktører, avslutter Engelsen. Det minste man kan forvente er at kostnader som helt sikkert kommer, er på plass, sier Inger Engelsen 19

20 Full oversikt over kommunale boliger Eide og leide kommunale boliger er krevende forvaltning, og det handler om mye penger. House of Controls web-baserte løsning samler trådene knyttet til leieavtaler, prisreguleringer, boligtilstand, innbetalinger og utbetalinger. Og den minner om alle tidsfrister, slik at kommunen får full kontroll. Vi tilbyr en løsning som samler alle trådene i den kommunale boligforvaltningen, og gjør oversikten overlegen i forhold til det kommunene kjenner fra før, sier Jens Brustad, kundeansvarlig for kommunal sektor i House of Control. To ting går igjen i kommuner over hele landet. Forvaltning av boligtilbudet er for det første veldig komplekst og for det andre altfor personavhengig. I beste fall er husleieavtalene registrert i et regneark, men ofte er det kun permer hvor systematikken ligger i hodet til hardtarbeidende medarbeidere. Ifølge siste KOSTRA-tall presentert av Statistisk Sentralbyrå er det over kommunalt disponerte boliger i Norge. 85 prosent er eid av kommunene, mens resten leies i det private markedet. Selv når man fordeler boligene ut på mer enn 430 kommuner får vi et antall som skaper betydelig kompleksitetfor forvaltningen. Til eksempel har vi avtaler med brukere og huseiere, hvilke brukergrupper boligene er egnet for, tilstand på bad og kjøkken, vedlikeholdsintervaller og ikke minst prisreguleringer, sier Brustad. Alle trådene samles House of Control, som spesialiserer seg på IT-løsninger for kontroll med avtaler, forpliktelser og eiendeler, har sett på kommunenes behov og tilpasset sin løsning deretter. Vi tilbyr en løsning som samler alle trådene i den kommunale boligforvaltningen, og gjør oversikten overlegen i forhold til det kommunene kjenner fra før. Her ligger det til rette for en mer økonomisk og effektiv boligforvaltning, og jeg tror de fleste vil spare inn et betydelig beløp allerede første året, sier Brustad. Alt ett tastetrykk unna Den mest følbare effekten vil imidlertid være at kommunene blir mindre personavhengige. Den fulle oversikten er bare noen tastetrykk unna, også når nøkkelpersoner er fraværende. En viktig egenskap ved løsningen er at tidsfrister, prisjusteringer, periodisk vedlikehold og avtalelengde følges opp og varsles den ansvarlige ved avtalt tid. Mange kommuner har bedt om demonstrasjon av løsningen, og nærmere 40 kommuner har allerede tatt det i bruk, sier Brustad. Mer effektiv ressursbruk Når vi lar teknologien ta seg av overvåking, kan menneskene fokusere på mer kvalitative og strategiske sider av den kommunale boligforvaltningen. Dette er noe de aller fleste kommuner har fortalt at de savner, i en hverdag hvor den daglige forvaltningen sluker alle ressurser. 20

21 «Vi har fått en helt ny hverdag! Løsningen fra House of Control har gitt oss mye mer enn hva behovet vårt var opprinnelig» Kjartan Nilsen, kontraktskoordinator i UDI Utlendingsdirektoratet (UDI) hadde behov for å få oversikt over utstyr som pc-er, mobiltelefoner og annet kapital-utstyr som de 1100 ansatte i direktoratet disponerte. I tillegg etterspurte Riksrevisjonen et inventarregister som de da ikke hadde. Et slikt inventarregister vil om kort tid være et krav som må etterfølges. Ny hverdag i UDI Vi har fått en helt ny hverdag! Løsningen fra House of Control har gitt oss mye mer enn hva behovet vårt var opprinnelig, og gir en praktisk anvendelse også i andre avdelinger. Ledere kan se hva slags utstyr hver enkelt ansatt besitter, vi kan kjøre en halvårlig revisjon til alle ansatte på det utstyret de disponerer, eller finne ut om de har utstyr som snart trenger utskifting, sier Kjartan Nilsen, kontraktskoordinator i UDI Forenkler budsjettarbeidet For budsjettarbeidet har vi fått et verktøy som effektiviserer arbeidet betraktelig med full oversikt over garantitid, hva som må avskrives eller investeres i kommende periode. En annen positiv effekt er at vi har tyverimerket UDIs eiendeler. Siden merkingen startet har vi ikke mistet noen av våre 1100 mobiltelefoner. Jeg tror det gir en psykologisk effekt når merkingen forteller at produktet kan spores opp igjen med referanser til House of Control, sier Nilsen. Enestående brukervennlighet UDI gjorde grundige markedsundersøkelser av ulike løsninger før utarbeidelse av konkurransen som House of Control vant blant flere tilbydere. Systemet har vært i drift siden april Brukervennligheten er enestående. Vi har sett tilbud på mange systemer, men dette er i en klasse for seg. Opplæring er ikke nødvendig i det hele tatt fordi løsningen er så intuitiv, og det til tross for at det er mye data som skal registreres og holdes ved like. I dag har vi brukere av systemet, og det fungerer optimalt for UDI, sier Nilsen. Nå har vi kontroll! Også import- og eksportmulighetene av data er enkelt og effektivt. Leverandørene sender leveranseinformasjonen i et excel-ark til UDI, og UDI laster dette direkte inn i løsningen til House of Control. Dette gjør at systemet er lett å holde a jour til enhver tid. - Vi får en meget god oversikt over alt utstyr som benyttes av de ansatte, i tillegg til økonomisk oversikt og en internkontroll som vi er trygge på, avslutter Nilsen. telefon

22 22

23 «Nå glemmer vi ikke å si opp eller reforhandle avtaler når muligheten er der» Trine Bell, leder økonomi i Stabæk Fotball Stabæk Fotball er tilbake i Tippeligaen, og med det følger reforhandling av sponsoravtaler, inngåelse av nye og ikke minst et stort antall ulike pakkeløsninger å holde orden på. - Vi bruker avtalemodulen til House of Control først og fremst for å ha kontroll på alle våre sponsoravtaler. Avtalene har som oftest varighet på 1, 3 eller 5 år og kan bestå av både kontanter og/eller leveranser. I tillegg har de svært varierende innhold med hensyn til hva vi skal levere i motytelse, sier Trine Bell, leder økonomi i Stabæk Fotball. Folk går avtalene blir Med alt av innhold lagt inn i modulen og varslinger for både reforhandlinger, oppsigelsesfrister og fakturering, har fotballklubben fått full oversikt over sponsorinntektene, når de kommer og på hvilken måte. - Vi har også leverandøravtaler i dette systemet som gir oversikt over våre forpliktelser. Nå glemmer vi ikke å si opp eller reforhandle når den muligheten er der, og det er utrolig viktig for oss som har stramme budsjetter. I administrasjonen av en fotballklubb er det mye gjennomtrekk, og desto viktigere er det med et system for arkiv og styring som gir oss orden i papirene, sier Bell. Får tilpasset løsninger Fotballklubben har en del særskilte behov som krever spesialtilpasninger. - Vi har fått en rekke muligheter i løsningen tilpasset vårt spesifikke behov. Enhver av- tale er unik og beskriver verdier, men også elementer som hvor mange meter reklameplass sponsoren har kjøpt, hvor på drakten reklame plasseres, hvor mange billetter de skal ha og hvilke aktiviteter de skal delta på med hvor mange representanter. Her gjelder det å ha tungen rett i munnen, og det føler vi at vi har nå, sier Bell. Likviditetsbudsjett uten ekstraomganger Etter å brukt House of Control i to år har det blitt mer oversiktlig å budsjettere likviditet. - Nå er det enklere å lage prognose for likviditeten enn det var tidligere, og jeg ser med et par tastetrykk de ulike pengestrømmene knyttet til hovedtyngden av våre avtaler både for kunde og leverandørsiden, avslutter Bell fornøyd. telefon

24 Det er litt å holde orden på i Ahlsells forretninger... Control over 65 lokasjoner på ett sted Ahlsell tok i bruk løsningen fra House of Control for snart to år siden. Med kontorer på 65 ulike lokasjoner meldte det seg et stort behov for å samle alle avtaler ett sted i ett system. Med et hovedkontor som har flyttet tre ganger og 65 ulike lokasjoner, ble det etter hvert svært uoversiktlig for oss og vi visste ikke hvor de ulike papirene ble lagret. Nå legges alt inn i en felles løsning, og det passer oss perfekt, sier viseadministrerende direktør og CFO i Ahlsell Norge AS, Bjørn Munthe. Ahlsell har valgt ut noen dedikerte superbrukere, men svært mange av de ansatte har mulighet til å gå inn å innhente informasjon på ulike nivåer og behov. Avtalemodulen er mest i bruk i dag. Her har vi arkivert husleiekontrakter, styrepapirer og andre viktige driftsavtaler. Lønnsom oversikt - Det viste seg fort at vi hadde betalt dobbelt på mye forskjellig som eksempelvis printere, og vi betalte for leasingavtaler på utgåtte trucker og fikk virkelig ryddet opp, sier Munthe. Intuitivt og lett Selskapet vurderer utvidet bruk ganske snart fordi løsningen fungerer godt og tilfredsstiller kravene de ønsket å få oppfylt. At alt er samlet på ett sted, brukervennligheten og det intuitive hva gjelder bruken, gjør terskelen for å komme i gang svært lav. Fem minutters opplæring på telefon og du er i gang. Det er enkelt, sier Munthe fornøyd. «Vi hadde betalt dobbelt på mye forskjellig, som eksempelvis printere og vi betalte for leasingavtaler på utgåtte trucker» Bjørn Munthe, CFO i Ahlsell Norge AS telefon