NM-uka Arrangørseminar 19. oktober Leder hovedkomité: Kristian Kalager Løpsleder Håkon Løvli

Transkript

1 NM-uka 2014 Arrangørseminar 19. oktober 2014 Leder hovedkomité: Kristian Kalager Løpsleder Håkon Løvli

2 Agenda Motivasjon og organisering Gjennomføring Arrangement uten deltagerkonvolutter Lokalnett på Arena Stipulerte vinnertider vi traff godt flaks? Hva fungerte godt og ikke fullt så godt? Spørsmål

3 Hvorfor arrangerte vi NM? Flott markering av klubbens 125-års-jubileum En vital klubb med en viss størrelse må arrangere NM av og til. Vitale klubber må ha arrangørkompetanse Beste type dugnad for o-løpere! Medlemmene blir bedre kjent, samler klubben Oppdatert kartbase (moro når man ser resultatet )

4 Rammer for oss selv for å arrangere Opprettholde full sportslig satsing Ha nok relevant terreng å trene i Skjerme trenere og potensielle ledere Vi skulle ikke slite oss ut på å arrangere De fleste med store verv i NM har vært med lenge Vi ønsket å redusere store møter til et minimum Viktig at vi ikke skulle slite oss ut på å arrangere NM

5 Organisering Delte arrangementet i to: Løp Håkon Alt annet Kristian

6 Funksjoner / grupper Løp Grunneierkontakt Løyper 4 grupper Arena Start Mål Tidtaging Resultatservice Løperdrikke Parkering Alt annet Informasjon / pr Avtaler Salg Løpskontor Arenaproduksjon Sanitet Sponsor Premier Mannskap PreO med Lierbygda O-lag

7 Gjennomføring

8 Hva arrangerte vi?

9 Kart og løyper Kart Hele området kartlagt tidligere ca 15 m 2 oppdatert til NM laserkurver Kristen Treekrem har gjort kartarbeidet Løyper 2-3 løypeleggere på hver distanse En med koordineringsansvar Bra samarbeid løypeleggere TD er => godt resultat

10 Arena - rigg Flott arena vanskelig transport tørr sommer, 2 dager med mye regn rett før Ting tar tid onsdag før løpet kritisk

11 Arena sett fra siste post

12 Arena - rigg Vi hadde en tømrer gull verdt Bord og stoler må ha nok Telt er bra vi har nå en stor park

13 Strøm Fordel med aggregat Strømmen forsvant i deler av Buskerud og Akershus under langdistansen Salg og strøm Mange elektriske apparater som trekker mye når de slås på. Slo ut sikringer rett som det var.

14 Arrangement uten deltagerkonvolutter - individuell start Mye papir lite lesing (erfaring Kongsberg, NM-juniorstafett 2011) Vi hadde ikke programhefte med reklame Vi hadde PM og startlister i løpskontoret, På langdistansen gikk det ca 30 PM (felles + langdistanse) Mellomdistansen PM Vi hadde kopimaskin i løpskontoret

15 Individuell start Valgte forstart langdistanse Vanskelig tilgjengelig start på langdistansen Grunneier som gav minimumstillatelser Karanteneområde med minimum rigg (gjaldt få løpere) Idé: bruke samme konsept på mellomdistansen

16 Start torsdag og lørdag

17 Start fredag

18 Individuell start - gjennomføring Utdeling av GPS krever folk - lokalisert på "eget område 3 personer Klassevise lister - gir muligheter for raskt tilbakemelding til EQtiming ved avvik Viktig å ha folk som kan lese lister og takler stress noen sier navnet sitt, starttida, startnummeret.. Kontakt med hovedstart 2 ganger: 1) Glemt GPS 2) Mulig feil emitag

19 Start stafett Innsjekk av emitag - kjempeløsning bare to som ikke kom gjennom registrering Bemannet med 2 personer Sjekk av brikker - kjempejobb - utrolig mange avvik/endringer - vi hadde 2 personer til dette - det var i minste laget...

20 Mål Alt gikk bra EQtiming er proff ikke noe slinger i valsen Vår bemanning Bra bemanning hver dag måtte finne noe ekstra til stafetten Dagfinn og Jan Arild var tilgjenglige Vi hadde kopimaskin Hadde hjelp av en gjeng ungdom til sortering av kart Måldommer på stafetten må man huske på.

21 Premier / diplomer Skrive diplomer der har vi erfaring Testskriving i forkant Fant skriver med pen håndskrift Diplomer var ferdigskrevet så langt det lot seg gjøre i forkant, kun navn på riktig plass gjenstod Premier - fikk rabatt fra Tilbords Vi ville ha skikkelige premier har fått bra tilbakemelding har ikke hørt noen klage. Inkludert god rabatt har vi kjøpt premier/medaljer for over ,-

22 Salg 5 personer ekstra i helgen Vanskelig å beregne mengder For mye varmmat igjen (basert på Kongsbergs estimat) Gikk mye kaffe, ca 15 kg ~ 225 liter (gratis til arrangøren) liter vaffelrøre totalt, kunne solgt mer. Litt problemer med strøm. Antar ,- i overskudd Trillebår nyttig med vår lokalisering

23 Blåfjell vernesone - besøk fra Fylkesmannen 2 representanter fra miljøvernavdelingen Vi ønsket å vise O-idretten Besøkte meldeposten på langdistansen God dialog, men hjelper det?

24 Arenaproduksjon Storskjerm skrinlagt i senhøstes Sponsorarbeidet måtte legges om Hva skulle vi så gjøre? Ønske om å vise tracking Ønske om å vise live resultater Syslet med tanker om langsom TV bilder fra en post Presentasjon av resultater, tracking og bilde?

25 Arenaproduksjon Mobilnett og nettilgang til arena? Kapasitet til tracking?? Unngå at publikum blokkerer trackingen?? Mobilvogn fra Telenor?? Presentasjon for publikum? Testing av meldeposter Trådløst nett på Arena TV-skjermer i telt Fiber

26 Rigging av lokalnett

27 Arenaproduksjon Trådløst nett på arena 7 rundtsendende antenner - styrken justert for å unngå interferens Lånte utstyr av Henning Spjelkavik + kjøpte til noe nettverksskisse Fungerte veldig bra, men noen falt ut der det var tett med enheter Målte 350 samtidige enheter på nettet under stafetten. Viktig at det koplingspunktet man har mot internett er bra nok 5 Mbit var nok for å kun sende resultatservice og gps tracking i snitt Lyd 6 høyttalere NB må kunne justere lyden individuelt Tracking Fungerte bra Olav Lundanes laget spennende TV under stafetten. LangsomTV fikk ikke tid til å teste ut konseptet skikkelig TVstream

28 Bilder Arenaproduksjon

29 Stipulerte vinnertider Basert på kilometertider Fra tidligere NM Likevel ulik metode for hver av dagene

30 Langdistanse Antok likhet med de siste NM arrangert på Østlandet Raumar, Nydalen, Kongsberg Beregnet km-tider for hver klasse for alle år; både vinnertid og gjennomsnitt av medaljeløp. Beregnet et gjennomsnitt av «gjennomsnittene» for hver klasse Sammenholdt gjennomsnittene med km-tider for vinnere i O- festivalen 1989 Og de viste rimelig samsvar bare brukt som kontroll. Deretter beregnet vi teoretiske løypelengder. Eksempel: H21 skal ha vinnertid på 90 minutter og med stipulert km-tid ga dette en gitt distanse. Løypene ble utformet slik at de ga gode traséer. Avslutningsvis ble vinnertider stipulert ut fra endelige løypelengder og antatte km-tider.

31 Langdistanse Antok likhet med de siste NM arrangert på Østlandet Raumar, Nydalen, Kongsberg Beregnet km-tider for hver klasse for alle år; både vinnertid og gjennomsnitt av medaljeløp. Beregnet et gjennomsnitt av «gjennomsnittene» for hver klasse Klasse Sammenholdt Løypelengde gjennomsnittene Stigning Antall med km-tider Stipulertfor Vinnertid vinnere i O- festivalen 1989 poster Og de viste rimelig samsvar bare brukt som kontroll. D ,8 km 225m min Deretter beregnet vi teoretiske løypelengder. D ,3 km 250m 9 57 min Eksempel: H21 skal ha vinnertid på 90 minutter og med stipulert km-tid D21 ga dette en 8,5 gitt kmdistanse. 305mLøypene 13ble utformet 70 minslik at de ga gode traséer. H17-18 Avslutningsvis 8,1 ble kmvinnertider 285m stipulert 10 ut 59 fra min endelige løypelengder og antatte km-tider. H ,8 km 320m min H21 13,5 km 655m min 89.02

32 Mellom kvalifisering Vurderte kilometertider/terreng fra tidligere NM og NC på Østlandet NM 2012 forkastet fordi den avvek en del fra øvrige Brukte snitt av kilometertider direkte Prøveløp løypene kalibrerte med løpers antatte styrke. La om løypene pga for tung løype og mye bush =>lange tider Alle løyper var kalibrert til 22minutter

33 Mellom kvalifisering Vurderte kilometertider/terreng fra tidligere NM og NC på Østlandet Raumar forkastet fordi den avvek Stipulert en del. Klasse Løypelengde Stigning Antall poster Brukte snitt av kilometertider direkte D m 80 m min Prøveløp løypene kalibrerte med løpers antatte styrke. D m 80 m min La om pga for mye bush og for lange vinnertider D m 75 m min Alle løyper var kalibrert til 22minutter vinnertid Beste tid H m 140 m min 21,10 H m 130 m min H m 150 m min H m 145 m min H m 140 m min 22.43

34 Mellom finaler Brukte kilometertider fra Kongsberg 2013/WC 2014 som utgangspunkt Mente Nydalen 2012 var i lettere terreng 2 danske landslagsløpere testet løypene Resulterte i kutt i løypelengden Styrkeforholdet mellom klassene er vanskelig Borger M hadde i 2013 bedre km-tid enn H21. Mål at H21 kommer ned på 35 min. Kutte løypelengder tidlig i prosessen

35 Mellom finaler Brukte kilometertider fra Kongsberg 2013/WC 2014 som utgangspunkt Mente Nydalen 2012 var i lettere terreng 2 danske landslagsløpere testet løypene Resulterte i kutt i løypelengden Klasse Løypelengde Stigning Antall Stipulert Vinnertid poster vinnertid D ,1 km 100 m 14,00 25 min 23,02 Styrkeforholdet mellom klassene er vanskelig Borger M hadde i 2013 bedre km-tid enn H21. D ,2 km 110 m 13,00 25 min Mål at H21 kommer ned på 35 min. Kutte løypelengder tidlig i prosessen D21 4,7 km 185 m 16,00 35 min H ,9 km 150 m 15,00 25 min H ,1 km 185 m 15,00 25 min H21 5,4 km 265 m 18,00 35 min 32.31

36 Stafett Nivå: kilometertid fra NM i Nydalen og NM på Kongsberg Damestafett: Løypeleggerne: vi løper likt med damene på en god dag Prøveløp, justerte kilometertid for dagsformen thats it! Vinnerlaget var 43 sekunder fra stipulert tid. Herrestafett: Kilometertid fra tidligere NM. Vurderte at herrene kunne løpe ned på 6.30, men satte det litt mer konservativt til Vinnerne hadde kilometertid Regneark stafett

37 Pressedekning De vi kjenner Erik Borg, Harald Andresen Budstikka Drammens tidende Ett innslag Dagsrevyen, 11. september Et annet innslag på Dagsrevyen 21, 11 september

38 PreO Oppdatering av sprintkart til PreO Løyper etc til PreO la Lierbygda O-lag En del koordinering med PreO-arrangør Adkomst til Arena

39 Uhell og katastrofer Løpslederen fikk prolaps i august Kom dårlig i gang med rigging Hibas blokkerte eneste adkomsten til arena onsdag morgen Arenasjefens tilhenger knelte ved henting av aggregat men derfra gikk det bra Det ble hogd mye nær starten for mellomdistansekvalifiseringen mens vi arrangerte langdistansen. Vi mistet én emitag tilhørende EQ-timing

40 Tips - hva vi kunne gjort bedre Grunneierkontakt Få kjørtillatelse der det er vei tenk samordning: Frakt av løperdrikke til langdistansen Frakt av utstyr til start ATV for saniteten Vi hadde tenkt på hogst, men med mange grunneiere ikke alle svarte. Nok folk til rigging onsdag det ble en lang kveld for noen. Skulle gått i større detalj på mannskapslista tidligere. (Vert/vakt i karanteneområdet, tøy fra start (grensesnitt), nattevakter (krevende å få til) vakt hele fredag.

41 Tips hva kunne vi gjort bedre Hjemmesiden vår ikke blant de mest fancy Ikke blant de best oppdaterte heller krevende. Sette krav til løypeleggerne vedr. drikkestasjoner på landistansen Vi hadde 4 drikkestasjoner langt til skogs uten vei! Kart Det tar tid å skrive PM Sponsorarbeid hvordan gjør man egentlig det?

42 Tips Lenge leve Eventor! kilde til uendelig mye nyttig informasjon fra tidligere arrangører. Regneark for detaljert tidsplan for hver av dagene. Nyttig med Regneark stafett for planlegging starttider for stafetten. Én arena minimal omrigging Vi har ikke skrevet timer Ikke start oppussingsprosjekter hjemme året før

43 Økonomi Oppdaterte kart basert på laserkurver Mange nye telt Mye nytt Emit-utstyr Kompetanse Underskudd om vi tar med kartkostnaden. men de pengene skulle vi benyttet uansett. Ikke klær til arrangøren - har forsøkt å spare

44 Spørsmål?

45 Takk for oppmerksomheten

46