Tilskudd til lag og organisasjoner

Transkript

1 Bystyret sak 25/10 vedlegg Forvaltningsrevisjon Rapport Tilskudd til lag og organisasjoner Desember 2009 Sandnes kommune

2 Innhold Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, formelt ansvarlige i administrasjonen og utførende fagfolk i administrasjon. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: Gå gjennom innholdsfortegnelsen, sammendraget og rådmannens kommentarer. Les også vurderingene i kapittel 4. Les dertil bakgrunnsstoffet i kapittel 2, faktafremstillingen i kapittel 3 og vedleggene. 1 Sammendrag Innledning Bakgrunn, formål og problemstillinger Revisjonskriterier og metode Faktabeskrivelse Tilskudd til kulturtiltak Retningslinjer og rutiner for utbetaling og oppfølging av tilskudd Regnskapsrevisjon av tilskudd til lag og foreninger Andre direkte og indirekte tilskuddsordninger Revisjonens vurderinger og anbefalinger Former for tilskuddsordninger til lag og organisasjoner Kommunens retningslinjer og rutiner for utbetaling og oppfølging av tilskudd Bokføring av tilskuddene Våre anbefalinger Rådmannens kommentarer Vedlegg Tilskudd til lag og organisasjoner Sandnes kommune

3 1 Sammendrag Kontrollutvalget har bedt om en utredning av om kommunens tilskudd til lag og organisasjoner utbetales i henhold til kommunens retningslinjer, og om dette samsvarer med god kommunal praksis. Prosjektet bygger på gjennomgang av kommunens regnskaper og rutiner, annen dokumentasjon og samtaler med sentrale personer i kommunen. Sandnes kommune utbetaler årlig tilskudd til forskjellige lag og organisasjoner. En del av utbetalingene gjelder driftstilskudd til barn og ungdom, musikkformål og idrettslag. For 2009 er driftstilskuddspotten totalt kr I tillegg ytes støtte som kommunal egeninnsats, rabatter, subsidier mv som i en viss utstrekning også er kartlagt i denne rapporten. Her gjengis uthevet de problemstillingene som Sandnes kommunes kontrollutvalg stilte ved initiering av prosjektet, sammen med Rogaland Revisjons oppsummering: Er det etablert tilfredsstillende rutiner for kommunens vurdering, godkjenning og utbetaling av det enkelte tilskudd, for eksempel om tilskuddets grunnlag? Hvordan er rutinene for kommunens oppfølging av det enkelte tilskudd, for eksempel om tilskuddet brukes i henhold til sin hensikt? Hoveddelen av kommunens tilskuddsordninger til kulturtiltak utbetales på bakgrunn av aktivitetsrapport og revidert regnskap. De resterende tilskuddsformene utbetales på bakgrunn av søknad og budsjett. Dersom endelig regnskap viser seg å være lavere enn godkjent budsjett, blir utbetalt tilskudd redusert i forhold til hva som er tildelt i tilsagnsbrevet. Den ordinære regnskapsrevisjonen som ble utført i 2008 og 2009 viste at det foreligger flere tilfeller hvor tilskuddet på bakgrunn av søknad om forskuddsutbetaling er delvis utbetalt før kommunen har mottatt endelig regnskap og aktivitetsrapport. Kommunens retningslinjer til kulturtiltak sier ingenting om slik praksis. På søknaden om driftstilskudd til lag og organisasjoner må organisasjonens revisor bekrefte organisasjonenes medlemstall. Kommunen krever ikke medlemslister vedlagt søknaden, saksbehandlerne i Kultur og Park og idrett kontrollerer kun opplysninger i søknadsskjemaet dersom de får signal om at det er nødvendig. Føres tilskuddene på en tilfredsstillende måte i budsjett og regnskap? Herunder om det finnes kjøp av tjenester fra stiftelser eller lag og organisasjoner som burde vært ført som tilskudd? Det er opprettet faste ansvar, tjenester og artskonti for budsjettering/regnskapsføring av driftstilskudd. Kommunen foretar løpende kontroll av regnskap mot budsjett. Den ordinære regnskapsrevisjonen av tilskudd til lag og organisasjoner i 2008 og 2009 avdekket ingen avvik med hensyn til korrekt bokføring. I stikkprøveutvalget for regnskapsrevisjon i 2008 var tilskuddet i 6 tilfeller (ca. 15 %) ikke spesifisert på mottaker i regnskapet. Det fremgår ikke av kommunens regnskap hvilke lag og organisasjoner som mottar tilskudd i form av redusert leie av Sandnes kulturhus og andre kommunale utleieobjekter. Kommunal egeninnsats bl.a. i forbindelse med arrangementer som Classic Rock og lønn til tilsynsvakter på skolene, kan betraktes som indirekte tilskudd som bør fremgå av kommunens regnskap. Rogaland Revisjon har på bakgrunn av gjennomgangen følgende anbefalinger: Alle tilskuddsordningene i kommunen bør være synlige for kommunens innbyggere. På den måten kan en sikre en rettferdig fordeling av kommunens tilskuddsmidler. Tilskudd til lag og organisasjoner Sandnes kommune

4 Kommunen bør kreve at det ved søknadene vedlegges medlemslister med navn og fødselsdato. Dette forholdet bør fremkomme av søknadsskjemaet. o Medlemslistene bør signeres av leder for laget/foreningen som dermed går god for at det gjelder personlige og aktive medlemmer. o Kommunen bør ta forbehold om egenkontroll av vedlagte medlemslister og oppgitt aktivitetsnivå. Dette forbeholdet kan fremkomme av søknadsskjema. o Krav om medlemslister bør også innarbeides i retningslinjene. Det bør fremgå av kommunens retningslinjer at tilskudd til kunstneriske prosjekter og produksjoner utbetales på bakgrunn av revidert regnskap og prosjektrapport. Det bør fremgå av kommunens retningslinjer hvilken praksis som gjelder i forhold til forskuddsutbetaling av tilskudd. Kommunen bør ved bokføringen spesifisere alle tilskudd på mottaker, slik at det fremgår av regnskapet hvem som har mottatt tilskudd fra kommunen. Kommunen bør bruttoføre alle utgifter og utbetalinger slik at alle former for tilskudd fremgår av regnskapet. Tilskudd til lag og organisasjoner Sandnes kommune

5 2 Innledning 2.1 Bakgrunn, formål og problemstillinger Sandnes kommune utbetaler årlig både faste og variable tilskudd til lag og organisasjoner. Tilskuddspostene samlet dreier seg om ganske store beløp som kommer mange til gode. Kontrollutvalget ønsket at revisor så nærmere på om disse tilskuddene utbetales i henhold til kommunens retningslinjer, og om dette samsvarer med god kommunal praksis. Formålet med prosjektet er å kartlegge hvilke tilskuddordninger som finnes i kommunen og å gjennomgå og vurdere de rutiner som gjelder. I tillegg til formålet, framgår det av kontrollutvalgets bestilling at følgende problemstillinger skal besvares: Er det etablert tilfredsstillende rutiner for kommunens vurdering, godkjenning og utbetaling av det enkelte tilskudd, for eksempel om tilskuddets grunnlag? o Hvilken dokumentasjon kreves og hvordan blir den kontrollert? o Forskjellsbehandling? Hvordan er rutinene for kommunens oppfølging av det enkelte tilskudd, for eksempel om tilskuddet brukes i henhold til sin hensikt? (Kreves det aktivitetsrapport eller lignende?) Føres tilskuddene på en tilfredsstillende måte i budsjett og regnskap? o Finnes det kjøp av tjenester fra stiftelser eller lag og organisasjoner som burde vært ført som tilskudd? 2.2 Revisjonskriterier og metode Revisjonskriteriene er krav eller forventninger som brukes for å vurdere funnene i undersøkelsene. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, for eksempel lovverk og politiske vedtak. I dette prosjektet er følgende kriterier anvendt: Kommunens politiske vedtak, mål og føringer Administrative retningslinjer, mål, føringer og lignende De kommunale forskrifter om årsbudsjett og om årsregnskap/årsberetning Metodisk er det benyttet samtaler og e-post med sentrale personer i Sandnes kommune, gjennomgang av kommunens regnskap, kommunale saker og vedtak, vurdering av kommunens rutiner samt stikkprøvekontroll av en rekke tilskuddsutbetalinger. I den grad det finnes statistiske data som kan bidra til å belyse problemstillingene, er også disse tatt med i vurderingsgrunnlaget. Vi har også bygget videre på erfaringene fra vår regnskapsrevisjon. En nærmere omtale av kriterier, metode og kildehenvisninger ligger i rapportens vedlegg. Tilskudd til lag og organisasjoner Sandnes kommune

6 3 Faktabeskrivelse Sandnes kommune yter direkte og indirekte tilskudd til lag og foreninger gjennom en lang rekke ordninger. Noen er regulert i kommunens retningslinjer for tilskudd til kulturtiltak. Disse gjennomgås på de første sidene nedenfor. Andre ordninger er mer frittstående, og mindre regulert. Disse omtales til slutt i dette kapittel. 3.1 Tilskudd til kulturtiltak Tilskuddordningen i kommunen skal bidra til å oppnå kommunens visjon for kultur- og idrettsområdet om et rikere liv gjennom bevegelse, opplevelse og deltakelse. Tilskudd skal tildeles etter de retningslinjer som er gitt i kommunens tilskuddsreglement og innenfor vedtatt budsjett. Sandnes kommune utbetaler årlig tilskudd til forskjellige lag og organisasjoner. En del av utbetalingene gjelder driftstilskudd til barn og ungdom, musikkformål og idrettslag. For 2009 er driftstilskuddpotten på henholdsvis kr , kr , kr , og totalt kr Tabellene i vedlegg 1 viser hvilke tilskudd til lag og organisasjoner Sandnes kommune mottar. Følgende tilskuddsordninger blir regulert i kommunens retningslinjer til kulturtiltak: Driftstilskudd til frivillige lag og foreninger Tilskudd til åpne kulturarrangement Tilskudd til kunstneriske prosjekter og produksjoner Tilskudd til nasjonale og internasjonale idrettsarrangement Redusert leie ved bruk av Sandnes kulturhus Tilskudd til prosjekter i den kulturelle skolesekken Tilskudd fra ungdomspotten Tilskudd til rusfrie helgearrangement for ungdom Tilskudd til idrettsbygg og anlegg Kulturstipend Innsatspokal, kulturvernpris og kulturpris Kommunens retningslinjer til kulturtiltak finnes i vedlegg 2. Følgende punkter må være oppfulgt for at barne- og ungdomsorganisasjoner, musikkorganisasjoner og idrettslag skal være berettiget driftstilskudd: Ha demokratisk oppbygging med eget styre. Ha minst 10 aktive medlemmer/brukere under 25 år. Ha hovedtilholdssted i Sandnes. Ha eksistert i minst ett år. Ha minimum 10 samlinger i året. Ha en minimumskontingent på kr 100 i året Driftstilskudd totale oversikter Vi har nedenfor satt opp en oversikt som viser omfanget av driftstilskudd til lag og foreninger i 2008, både beløps- og prosentmessig samt hvordan de fordeler seg på henholdsvis medlems- Tilskudd til lag og organisasjoner Sandnes kommune

7 og aktivitetstilskudd og skjønnstilskudd. Omfanget vil være nokså likt fra år til år da det ikke er store endringer i antall lag og foreninger samt dets medlemstall. De regnskapsmessige utbetalingene til de enkelte tilskuddsmottakere skal i all hovedsak samsvare med budsjett/bevilgning for året. Rådmannen gjør oppmerksom på at det i budsjett og regnskap ikke lenger skilles mellom barn og ungdom og sang og musikkorganisasjoner med unntak av tilskuddet til Sandnes musikkråd. Årsaken til dette er en avklaring i ASSS-nettverket hvor tilskudd til barne og ungdomsorganisasjoner skal føres på KOSTRA-funksjon 231 uavhengig av aktivitetens innhold. Driftstilskudd til frivillige lag og foreninger fordeles ut i fra aktivitet og antall medlemmer under 25 år. Aldersgruppen år prioriteres. Korps og orkester med store utgifter til instrument vurderes særskilt. Tabell 3-1 under viser oversikt over driftstilskudd til lag og foreninger i Tabell 3-1 Oversikt over driftstilskudd til lag og foreninger i 2009 Driftstilskudd til lag og foreninger Kroner Prosent Barn og ungdom % Musikkformål % Idrettslag % Totalt budsjett/bevilgning % Inntil 20 % av tilskuddsmidlene kan fordeles etter skjønn. Driftstilskudd fra Sandnes kommune skal ikke overstige 50 % av driftsutgiftene for organisasjonen. Tabell 3-2 til 3-4 viser en oversikt over driftstilskuddene fordelt på medlems- og aktivitetstilskudd og skjønnstilskudd. Tabell 3-2 Oversikt over driftstilskudd til idrettslag i 2009 Driftstilskudd til idrettslag Kroner Prosent Medlems- og aktivitetstilskudd % Skjønnstilskudd % Totalt budsjett/bevilgning % Tabell 3-3 Oversikt over driftstilskudd til barne- og ungdomsforeninger i 2009 Driftstilskudd til barne- og ungdomsforeninger Kroner Prosent Medlems- og aktivitetstilskudd % Skjønnstilskudd % Totalt budsjett/bevilgning % Tabell 3-4 Oversikt over driftstilskudd til musikkformål i 2009 Driftstilskudd til musikkformål Kroner Prosent Medlems- og aktivitetstilskudd % Skjønnstilskudd % Totalt budsjett/bevilgning % Tilskudd til lag og organisasjoner Sandnes kommune

8 Tilskuddsfordelingen skal i utgangspunktet være tilnærmet 100 % av det som er bevilget. Kultur og Park og idrett benytter egne regneark for idrett, musikk og barn og unge. Skjønnstilskudd mottas på bakgrunn av spesielle situasjoner. Eksempelvis mottok Austrått Idrettslag skjønnstilskudd i 2009 på grunn av at de har mange idrettsgrener. Idrettslaget er ikke delt opp i Austrått håndball, fotball osv. Medlemmer som deltar i to eller flere grener betaler kun én kontingent, og blir dermed talt som en person når en skal beregne antall medlemmer. Tilskuddets størrelse avhenger som nevnt av antall medlemmer og dens alderssammensetning. Andre eksempler på årsaker til skjønnstilskudd for idrettslag/ -foreninger i 2009: Idrettsskole Alle tilskudd skal være på minst kr Vanskelige treningsforhold Høyt nivå Klage Frist for å klage over forvaltningsvedtak er tre uker. Klagen skal være begrunnet og undertegnet. I svar på søknad om driftstilskudd som sendes alle søkere blir det i vedlegg opplyst om retten til å klage på forvaltningsvedtak. Dersom kultursjefen i kommunen ikke imøtekommer klagen, må det legges frem en sak for Utvalg for kultur og oppvekst. Hvis utvalget opprettholder vedtaket, skal søknaden sendes til kommunens klagenemnd med et følgebrev. Klagenemnda gjør endelig vedtak i saken og sender brev til søkeren med kopi til kultursjefen. I 2008 og 2009 fikk til sammen seks barne- og ungdomsforeninger avslag på søknad om driftstilskudd. Årsaken til avslagene var begrunnet med at laget/ foreningen: var en interesseorganisasjon, sendte inn en ufullstendig søknad, kun hadde søndagsskoletilbud (to tilfeller), og hadde for få medlemmer (to tilfeller). I 2008 mottok Kultur to klager på avslag om tilskudd. Det samme gjelder per Retningslinjer og rutiner for utbetaling og oppfølging av tilskudd Kommunens retningslinjer for tilskudd til kulturtiltak ble vedtatt av Utvalg for kultur og oppvekst Tilskuddene skal tildeles etter de retningslinjer som er gitt i reglementet, og innenfor vedtatt budsjett. Det er problematisk å kontrollere om det faktisk foregår juks av noe betydning, da dette krever en ganske inngående granskning av om de enkelte lag og foreninger rapporterer korrekte medlemstall for personlige og aktive medlemstall. Dersom noen betaler sin medlemsavgift anses det som vanskelig å dokumentere klart at vedkommende bare er et fiktivt medlem. Vi har av den grunn konsentrert oss om de retningslinjer og rutiner som kommunen selv har på området, for å undersøke om det finnes noen svakheter som kan rettes opp Ansvar for tilskuddsordningene Søknader om tilskudd behandles administrativt av kultursjefen og park- og idrettsjefen, og politisk av Utvalg for kultur og oppvekst eller Utvalg for tekniske saker. Kultursjefen og Tilskudd til lag og organisasjoner Sandnes kommune

9 park- og idrettsjefen er delegert myndighet til å innvilge tilskudd inntil kr , samt å kunne gi avslag 1. Tilskudd over kr skal behandles av Utvalg for kultur og oppvekst. Det legges årlig fram sak for ansvarlig utvalg som fastsetter fordelingen av tilskuddsmidlene. Utvalg for kultur og oppvekst har fullmakt til å avgjøre saker som omhandler: Tilskudd til kulturinstitusjoner, Tilskudd til idrettslag, Tilskudd til frivillige organisasjoner, Tilskudd til frivillige tiltak innen voksenopplæring og andre kulturtiltak. Utvalg for kultur og oppvekst har myndighet til å vedta endringer i gjeldende tilskuddsreglement Retningslinjer og rutiner Tilskuddsordningen i kommunen gjøres kjent ved hjelp av oppslag på kommunens hjemmeside og annonse i Sandnesposten og Stavanger Aftenblad. I tillegg sendes søknadsskjema med informasjon på e-post og/eller i posten til alle potensielle søkere. Søknadsskjema er også tilgjengelig på kommunens hjemmeside. Alle organisasjoner som kommunen vet er potensielle søkere, er registrert i et organisasjonsregister som er tilgjengelig på kommunens intranett. Når søknadsfristen nærmer seg, sender kommunen også ut en påminnelse på e-post til organisasjonene i organisasjonsregisteret som ikke har levert søknad. Informasjon om tilskudd til nasjonale og internasjonale idrettsarrangementer blir sendt til alle idrettslagene i kommunen. Ordningen blir også annonsert i Stavanger Aftenblad og Sandnesposten. Alle lag og foreninger må søke om tilskudd hvert år. Søknader om tilskudd med vedlegg, som for eksempel årsberetning og regnskap, blir lagret i kommunens saksregister, DL Web. Rutiner for vurdering og godkjenning av det enkelte tilskudd Kommunens rutiner følger retningslinjene for tilskudd til kulturtiltak. Det brukes et fast søknadsskjema tilpasset de ulike tilskuddsformene. Tabell 3-5 under viser hvilke grunnlag de ulike tilskuddsordningene i kommunen utbetales på bakgrunn av: Tabell 3-5: Grunnlag for utbetaling av tilskudd Type tilskudd: Driftstilskudd til frivillige lag og foreninger Tilskudd til åpne kulturarrangement Tilskudd til kunstneriske prosjekter og produksjoner Tilskudd til nasjonale og internajonale idrettsarrangement Redusert leie ved bruk av Sandnes kulturhus Tilskudd til prosjekter i den kulturelle skolesekken Tilskudd fra ungdomspotten Tilskudd til rusfrie helgearrangement for ungdom Tilskudd utbetales på grunnlag av: Medlemssammensetning, aktivitetshyppighet, kontingent, totale driftsutgifter siste driftsår, årsmelding og revidert regnskap. Arrangementsbeskrivelse, kostnadsoverslag, finansieringsplan og endelig regnskap aktivitetsrapport. Prosjektbeskrivelse, kostnadsoverslag og finaniseringsplan og endelig revidert regnskap og prosjektrapport og lignende. Arrangementsbeskrivelse, budsjett og endelig aktivitetsrapport med revidert regnskap. Tilsagn om reduksjon i pris gis av Sandnes kulturhus KF. Foretaket søker Sandnes kommune - kultur - om refusjon. Beskrivelse av prosjektets innhold, budsjett og finansiering. Beskrivelse av tiltaket og budsjett Beskrivelse av arrangement, budsjett/finansieringsplan og endelig aktivitetsrapport. 1 Kilde: Rutinebeskrivelse for behandling av tilskudd til kulturtiltak i Sandnes kommune Tilskudd til lag og organisasjoner Sandnes kommune

10 Tilskudd til idrettsbygg og anlegg Kulturstipend og priser Siste års reviderte regnskap, beskrivelse av behov, planer, kopi av skjøte/leieavtale, kostnadsoverslag fra fagkyndig instans, finansieringsplan og plan for drift. Søknad m/beskrivelse av hva stipendet skal brukes til, kostnadsoverslag og tidligere mottatte stipend. Forslag til priser skal inneholde beskrivelse av den innsatsen kandidatene har vist. Som en ser av tabell 3-5 over, utbetales tilskudd til åpne kulturarrangement, tilskudd til kunstneriske prosjekter og produksjoner, tilskudd til nasjonale og internasjonale idrettsarrangementer, redusert leie ved bruk av Sandnes kulturhus og tilskudd til rusfrie helgearrangement for ungdom på bakgrunn av endelig aktivitetsrapport og revidert regnskap. Hvis endelig regnskap viser seg å være lavere enn godkjent budsjett, blir utbetalt tilskudd redusert i forhold til hva som er tildelt i tilsagnsbrevet, men aldri omvendt. De resterende tilskuddsformene utbetales på bakgrunn av prognoser og fjorårets regnskapstall. Når det gjelder tilskudd til kunstneriske prosjekter og produksjoner er det ikke opplyst i kommunens retningslinjer at det må sendes inn revidert regnskap og rapport om prosjektet for at tilskuddet skal utbetales. Det eksisterer heller ingen standard søknad for tilskudd til kunstneriske prosjekter og produksjoner. I beregningen av tilskudd til barne- og ungdomsorganisasjoner og musikkorganisasjoner legges følgende tallfaktorer til grunn: Tabell 3-6: Tallfaktorer ved beregning av tilskudd 2 Aktivitetshyppighet Vekt Mer enn 1 tilbud hver uke 2 1 hver uke 1,5 Færre enn 1 tilbud hver uke 1 Alder Vekt Under 13 1, , Ifølge Sandnes kommunes retningslinjer for tilskudd til kulturtiltak kan kommunen kreve utdrag fra regnskap som viser hvordan midlene er benyttet, og den har rett til å utføre kontroll. Retningslinjene sier videre at regnskap skal underskrives av minst to personer og at kommunen kan kreve at prosjekter som mottar tilskudd skal levere regnskap revidert av registrert / autorisert revisor. Kontroll av grunnlagsopplysninger På søknaden om driftstilskudd til lag og foreninger må organisasjonens revisor bekrefte organisasjonens medlemstall. Det er ingen krav om medlemsliste. Det er stort sett de samme lagene og organisasjonene som mottar tilskudd år etter år. Alle mottakere må søke om tilskudd for hvert år. Saksbehandlerne i Kultur kontrollerer kun opplysninger hvis de får signal om at det er nødvendig. Park og idrett rapporterer til idrettsforbundet. Saksbehandler og idrettsrådet i kommunen er ansvarlig for at riktig dokumentasjon blir sendt inn til Idrettsforbundet. De har ikke kapasitet til å kontrollere at alle opplysningene er korrekt. Idrettsrådet i kommunen er valgt av idrettslagene og består av syv personer fra ulike klubber. Rådet skal være et samordningsorgan for lagene, ta opp saker av felles interesse og ivareta idrettslagenes interesser. Park og idrett kontrollerer også kun at innrapporterte medlemmer er faktiske medlemmer hvis spesielle forhold tilsier det. 3.3 Regnskapsrevisjon av tilskudd til lag og foreninger I forbindelse med den løpende regnskapsrevisjonen av tilskudd til lag og organisasjoner for 2008 og 2009 kontrollerte vi: 2 Kilde: Melding til Utvalg for kultur og oppvekst fra kultursjefen. Saksnr Tilskudd til lag og organisasjoner Sandnes kommune

11 at det ikke ytes tilskudd som mottakeren ikke har krav på, at det er samsvar med vedtak og budsjett, at det foreligger søknad og tilstrekkelig dokumentasjon, og at det er foretatt riktig registrering i regnskapet Ut i fra regnskapet for 2008 og 2009 ble det tilfeldig valgt ut henholdsvis 43 og 38 mottakere av driftstilskudd til kontroll. Det vil si henholdsvis ca. 30 % og 25 % av alle som mottok driftstilskudd i 2008 og I tillegg ble det tilfeldig valgt ut 20 og 10 vedtak om tildeling av tilskudd for kontroll i henholdsvis 2008 og Tabell 3-7 under viser resultatet av regnskapsrevisjonen utført i 2008 og 2009: Tabell 3-7: Resultat av regnskapsrevisjon Avvik Avvik tilskudd valgt ut i fra vedtak Søknad mangler 4 0 Ingen budsjett/finansieringsplan 1 0 Regnskap mangler 2 0 Mest sannsynlig bokført på diverse leverandører 6 0 Ikke samsvar med vedtak 0 1 Avvik driftstilskudd Kontingent er ikke kr aktive medlemmer under 25 år 0 1 Ingen opplysninger om størrelsen på driftsutgiftene på søknaden 0 1 Søknad mangler 1 0 Regnskap mangler 1 1 Årsmelding mangler 3 1 Regnskap ikke signert av revisor 1 3 Søknad mangler, ingen budsjett/finansieringsplan, regnskap mangler og årsmelding mangler innebærer at revisjonen ikke kunne finne opplysningene i DL-Web. Mest sannsynlig bokført på diverse leverandører betyr at tilskuddet ikke er spesifisert på mottaker i regnskapet og at tilskuddsbeløpet er funnet igjen i regnskapet under diverse leverandører merket tilskudd Avviket ikke samsvar med vedtak i 2009 gjelder sak 10/09 i Utvalg for kultur og oppvekst. Ifølge vedtaket er Jesus Zone Klippen tildelt kr 370 per planlagt arrangement for Antall planlagte arrangement for 2009 er ifølge søknaden 42, dvs. at J-Zone totalt er innvilget kr Beløpet skal ifølge vedtaket utbetales i juni og desember etter at arrangementene er avholdt og kommunen har mottatt rapporteringsskjema. I juni 2009 mottok J-Zone tilskudd pålydende kr Kommunen har kun mottatt rapporteringsskjema for 20 arrangement. Det foreligger flere tilfeller hvor tilskuddet på bakgrunn av søknad om forskuddsbetaling er delvis utbetalt før kommunen har mottatt endelig regnskap og aktivitetsrapport. Retningslinjene sier ingenting om slik praksis. Ifølge kommunens retningslinjer for tilskudd til kulturtiltak skal medlemmene i organisasjonene som søker om driftstilskudd, ha en minimumskontingent på kr 100 i året. I ett av tilfellene i stikkprøveutvalget i 2009 hadde barn en kontingent på kr 50, ungdom kr 125 og voksne kr 225. Retningslinjene sier ingenting om dette forholdet. Kommunens retningslinjer for tilskudd til kulturtiltak krever også at søker minst skal ha 10 aktive medlemmer/brukere under 25 år. I ett av tilfellene i stikkprøveutvalget i 2009 hadde mottakeren av driftstilskudd ifølge søknaden kun 7 aktive medlemmer under 25 år. Tilskudd til lag og organisasjoner Sandnes kommune

12 Bokføring Den ordinære regnskapsrevisjonen av tilskudd til lag og organisasjoner i 2008 og 2009 avdekte ingen avvik i forhold til korrekt bokføring. Ifølge forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner 7 skal alle utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger regnskapsføres brutto. Det skal ikke gjøres fradrag for tilhørende inntekter til utgiftene, og inntektene skal heller ikke fremstå med fradrag for eventuelle tilhørende utgifter. Det framgår ikke av regnskapet til Sandnes kommune hvilke lag og organisasjoner som har mottatt tilskudd i form av redusert leie av Sandnes kulturhus og diverse andre kommunale utleieobjekter. Andre mer eller mindre indirekte tilskudd som gratis utlån av kommunens bygninger til kveldsaktiviteter for ulike lag og organisasjoner og kommunal egeninnsats på kulturskolen og i forbindelse med store arrangementer, framgår heller ikke av kommunens regnskap. 3.4 Andre direkte og indirekte tilskuddsordninger Kommunen har en rekke ordninger som ikke er regulert i tilskuddsreglementet. De gjenngås på de neste sider. Tilskudd til tros- og livssynssamfunn (Lov om trudomssamfunn og ymist anna og lov om livssynssamfunn) Tilskudd til bydelsutvalg (Reglement for bydelsutvalgene) Formannskapets reserverte tilleggsbevilgning (Økonomireglementet og reglement for tilleggsbevilgningene) BUBS og Barnas fond Kulturminnetilskudd til private Skoleutleie og tilsynsvakter Kommunal egeninnsats Subsidiert husleie til lag og foreninger Det første punkt under, leiereduksjon i kulturhuset, er imidlertid inntatt i reglementet Redusert leie ved bruk av Sandnes kulturhus Redusert leie kan ifølge kommunens retningslinjer til kulturtiltak gis til konserter, teater- eller danseforestillinger, litteraturarrangement og andre sceniske produksjoner. Tilsagn om reduksjon i pris for leie av Sandnes kulturhus gis av Sandnes kulturhus KF. Foretaket søker Sandnes kommune om refusjon tilsvarende redusert beløp. Sandnes kulturhus benytter ingen standard søknad når de søker om refusjon av husleiestøtte. Det er innarbeidet en fast rutine hvor foretaket sender kommunen kvartalsvis faktura som også inneholder oversikt over arrangør, kontaktperson, type arrangement, arrangementsdato, antall forestillinger, totale kostnader, godkjente kostnader, husleieprosentsats, foreslått tilskudd og utbetalt tilskudd, samt besøkstall. Arrangementene blir lagt inn i kommunens database slik at de kommer med i den årlige oversikten over arrangementer som det gis tilskudd til. For en oversikt over hvilke lag og foreninger som har fått innvilget redusert leie ved bruk av Sandnes kulturhus t.o.m , se vedlegg 3. Av total bevilgning på kr er kr utbetalt per % av utbetalt husleiestøtte per er gitt Sandnes kulturskole. Tilskudd til lag og organisasjoner Sandnes kommune

13 Det framgår ikke av regnskapet til Sandnes kommune hvem som har mottatt tilskudd til leie av Sandnes kulturhus. Sandnes kulturhus fakturerer Sandnes kommune for den reduserte husleien/ tilskuddsbeløpet. I tillegg til nevnte tilskuddordninger har kommunen også følgende former for tilskuddordninger Tilskudd til tros- og livssynssamfunn Tros- og livssynssamfunn sender felles krav om statlig og kommunalt tilskudd. Kravet skal inneholde en oversikt over fødselsnummer for alle tilskuddberettigede medlemmer. Oversiktene gjennomgås av Brønnøysund-registrene som kontrollerer at disse er gyldige og at det ikke foreligger dobbeltmedlemskap internt i det enkelte samfunn. Det kommunale tilskuddet beregnes av den enkelte kommune på grunnlag av budsjetterte kommunale utgifter til Den norske kirke, dividert på antall statskirkemedlemmer i kommunen Tilskudd til bydelsutvalg Det er 13 bydelsutvalg i Sandnes kommune - eksempelvis Riska, Høle og Sviland. Bydelsutvalgene får tildelt midler som skal brukes etter egen prioritering til de tiltak som bydelsutvalgene mener bydelene er best tjent med, men ikke som ordinære driftstilskudd til lag og foreninger eller lignende 3. I 2009 fikk de 13 bydelsutvalgene kr til disposisjon. Antall mennesker i de ulike bydelene blir bruk som fordelingsnøkkel når kommunen skal fordele de tildelte midlene mellom de 13 utvalgene Formannskapets reserverte tilleggsbevilgning 4 Ifølge Sandnes kommunes økonomireglement disponerer formannskapet en reserve for tilleggsbevilgning. I saker om bruk av reserven skal det alltid orienteres om saldo på budsjettposten etter bevilgning. For 2009 var det totalt avsatt kr til formannskapets reserverte tilleggsbevilgning. I formannskapssak 54/09 om perioderapport og budsjettjusteringer etter første tertial er det foreslått å øke reservert tilleggsbevilgning med kr inneværende år. Formålet med ordningen er å sette formannskapet i stand til å prioritere arrangement, konkrete prosjekter eller allment formål som bidrar til å styrke kommunens kollektive identitet og å profilere kommunen. Det forekommer ingen form for annonsering av formannskapets reserverte tilleggsbevilgning. Bevilgningen tildeles kun etter søknad. Ifølge reglement for formannskapets reserverte tilleggsbevilgninger, skal søknaden bl.a. inneholde prosjektbeskrivelse med budsjett. Regnskapsrapporter skal oversendes kommunen etter endt arrangement. To av punktene i reglementet som omhandler saksbehandling er ikke endelig avklart. Ifølge kommunen skal reglementet legges fram for politisk behandling i løpet av høsten. Full versjon av reglementet og en oversikt over formannskapets reserverte tilleggsbevilgninger per finnes i vedlegg 4. 3 Kilde: Reglement for bydelsutvalgene. 4 Revisjonsarbeidet ble avsluttet i tidlig i november Beskrivelsen i dette avsnittet gjaldt forholdene på det tidspunkt. I løpet av høringsbehandlingen er retningslinjene endret. I sak 115/09 den behandlet og vedtok formannskapet retningslinjer for formannskapets reserverte tilleggsbevilgning. Retningslinjene avklarer formålet med tilskuddsposten, krav til søknadene og kriterier for saksbehandlingen av innkomne søknader. Retningslinjen trer i kraft med umiddelbar virkning. 5 Vedtatt av Sandnes bystyre , Bsak 196/07 og tillegg i Bsak 233/07. Tilskudd til lag og organisasjoner Sandnes kommune

14 3.4.5 Barn og unges bystyre (BUBS) Barn og unges bystyre arrangeres av Sandnes kommune og Ungdomsrådet i Sandnes. De unges bystyre bevilger til sammen kr til lokale tiltak. Kr skal bevilges til mindre strakstiltak og kr til ett større og mer langsiktig tiltak. Problemstillingene diskuteres i hver enkelt klasse som videre foreslår tiltak overfor elevrådet sitt. Deretter velger elevrådet ut noen forslag på vegne av skolen som oversendes BUBS. For en oversikt over større tiltak som har mottatt BUBS midler, se vedlegg 4. I 2006 markerte Sandnes kommune innbygger nr ved å opprette Barnas fond. Fondet forvaltes av barn og unges bystyre (BUBS). Fra 2006 har BUBS tildelt et pengebeløp tilsvarende kommunens befolkning til et godt humanitært formål. Tre humanitære organisasjoner velges ut til å forslå aktuelle formål som kan dra nytte av midlene. Gaven skal brukes til humanitært arbeid i aktuelle områder i verden (utenfor Norge), og med barn og unge som hovedmålgruppe. Midlene tildeles det prosjektet som får flest stemmer i BUBS. To skoler gis av BUBS ansvar for oppfølging og presentasjon. De tre siste årene er det henholdsvis Plan Norge, Røde Kors og SOS Barnebyer som har mottatt midler. i 2009 er fondet som skal deles ut ca. kr Kulturminnetilskudd til private Bystyret vedtok i sak 118/06 å etablere en tilskuddsordning på kr per år til kulturvernminne. Formålet med tilskuddsordningen er å motivere til bevaring av kulturminner og kulturmiljøer i privat eie i samsvar med intensjonene for kommunens kulturminneforvaltning. Tildeling skjer etter søknad som vurderes av fagansvarlig for kulturminnevern i kommunen etter gjeldende antikvariske retningslinjer. Retningslinjer for tilskuddsordning til kulturminnevern ble vedtatt i bystyresak 25/07. Retningslinjene har klare krav til hva søknaden skal inneholde. Se vedlegg 5 for oversikt. Stønadsbeløpet vurderes ut fra hver søknad. Når tiltaket er gjennomført må søker legge fram en rapport som beskriver og dokumenterer resultatet, samt forvise kopi av kvitteringer for utført arbeid. Bevilget tilskudd utbetales i etterkant under forutsetning av at tiltaket er gjennomført i samsvar med antikvariske retningslinjer Skoleutleie og tilsynsvakter Utlån og leie av kommunale bygg gjelder i hovedsak lag/foreninger og idrettslag som benytter idretts- og svømmehaller, samt skolenes gymnastikksaler og skolebasseng til trening, mosjon, turneringer og kamper. Gjeldende reglement for utlån og utleie av lokaler i kommunens skolebygg 6 regulerer prioriteringen av brukergruppen når fordelingen av ledig tid foretas. For denne aktiviteten er det oppsatt faste ukeplaner pr. bygg for utlånsaktiviteten. I samarbeid med idrettsrådet, eiendomsdrift og skolene utarbeider parksjefen et komplett forslag til tildeling av tider som deretter oversendes skolen for behandling og endelig godkjenning 7. Bystyret vedtok i økonomplan for at kommunen skulle gå over fra å bruke tilsynsvakter ved utleie av enkelte kommunale bygg til å etablere et nøkkelutlånssystem fra og med 6 Vedtatt i bystyresak 112/05. Reviderte regler for utleie av lokaler i skolebygg ble iverksatt fra 1. januar Kilde: Økonomiplan Tilskudd til lag og organisasjoner Sandnes kommune

15 høsten I sak 24/08 (behandlet av formannskapet og av bystyret ) ba rådmannen om en grundigere utredning av ordningen og at nyordningen ikke ble iverksatt fra høsten Frivillige lag og organisasjoner låner i dag bygninger gratis av kommunen til kveldsaktiviteter. Kommunen har kostnader knyttet til tilsynsvakter, mens det er en inntektskilde for korps og idrettslag m.v. Tilsynsvaktordningen har dermed i noen grad også et element av tilskudd til lag og foreninger. Park og idrett setter opp et forslag til fordeling av treningsøkter i de skoler hvor det er gymnastikksal/basseng. Dette gjøres på bakgrunn av søknad fra lag, foreninger og mosjonsgrupper med frist 1. april hvert år. Det er den enkelte rektor som formelt tildeler tid på sin skole. Det er fastsatt på forhånd hvilke skoler det må være tilsynsvakter på for å leie ut. Volumet på utleien styres av midler avsatt til formålet i kommunens økonomiplan. Park og idrett har ikke noe med ansettelse av tilsynsvaktene å gjøre. Det er kommunens driftsavdeling Byggdrift som ansetter tilsynsvakter. Her er det et vedtak på at lag og foreninger skal ha fortrinnsrett dersom ny jobb lyses ut. Lag og foreninger kan ikke ha tilsyn i basseng grunnet strenge krav til kompetanse. Byggdrift har frem til 30. september brukt i overkant av kr 1.1 mill. i lønn til tilsynsvakter og flagging. Årsbudsjettet for 2009 er på i overkant av kr 1.7 mill. Midlene får Byggdrift over budsjett fra rådmannen. Tilsynsvaktordningen genererer ingen inntekter til Byggdrift Kommunal egeninnsats I forbindelse med arrangementer som for eksempel Classic Rock, Blink og 17. mai utfører Kommunalteknikk arbeid som vanligvis ikke blir målt. Opprydning, vann- og strømforsyning er eksempler på slik egeninnsats. Oppgavene er innenfor deres arbeidsområde, og kommunen prioriterer slike arrangementer. Det er kommunen som bestemmer om Ruten skal benyttes/ stenges av i forbindelse med store arrangementer. Sandnes Parkering KF leier gategrunn av kommunen for å drive parkeringsdrift, men får ingen kompensasjon av kommunen i form av erstatning for tapt parkeringsinntekt eller reduksjon i det årlige leiebeløpet i forbindelse med slike arrangementer. Totalt sett merker ikke Sandnes Parkering inntektstapet i forbindelse med arrangementer med stor publikumstilstrømning ettersom kundene da tar i bruk mer perifere p-plasser. Dette til tross for at Ruten er en av parkeringsplassene med høyest omsetning. I 2009 har deler av Ruten vært benyttet til bussoppstillingsplasser i forbindelse med buss for tog. Denne ordningen har derimot ikke generert parkeringskunder til resten av sentrum, og har dermed medført tapte parkeringsinntekter for foretaket. Kommunen ved Kommunalteknikk har ingen oversikt over hvor store kostnader kommunen har i forbindelse med egeninnsats på slike arrangementer, men anslår verdien til å være ca. kr i året. Arrangementene fører til nye inntektskilder for kommunen, slik at ikke alle kostnadene som oppstår i forbindelse med slik egeninnsats, kan betraktes som reelle kostnader. I forbindelse med at kommunen har mottatt søknad fra Sandnes Rock Fest hvor de søker om kostnadsfrie kommunale tjenester, gratis bruk av Ruten, vann, teknisk tilrettelegging og renovasjon til Sandnes Rock Festival har kommunen satt opp følgende kostnadsoverslag: Tilskudd til lag og organisasjoner Sandnes kommune

16 Tabell 3-7 Kostnadsoverslag over Kommunalteknikks egeninnsats på Sandnes Rock Festival Kilde: Kommunalteknikk. Aktivitet Flytting av Taxiplass, leie av alternativ Taxiplass og opplastning, transport og tilbakeføring av 20 betongelementer med kranbil. Kostnadsoverslag Utarbeidelse av skiltplan, iverksetting av skilting og nedrigging Vannforsyning Strømforsyning Ekstraordinært renhold, maskinfeiing og søppelplukking i nærområdet Administrasjon og diverse kostnader Tapte parkeringsinntekter Sum Det er ikke vanlig praksis at kommunen setter opp slike kostnadsoverslag. Ifølge Kommunalteknikk er årsaken til at kostnadsoverslaget ble utarbeidet at det har vært mye fokus på akkurat dette arrangementet og at Sandnes Rock Fest har søkt om mye mer enn det som er vanlig med henvisning til Blink. Hensikten med kostnadsoverslaget var å vise at det er snakk om store verdier, selv om det ikke er direkte penger Subsidiert husleie til lag og foreninger Per var det ifølge Sandnes Eiendom 18 forskjellige lag og foreninger som leide lokaler av kommune. For en oversikt over hvilke lag og organisasjoner som leier lokaler av Sandnes Eiendom per , se vedlegg 7. Det er kun 3 av de 18 lagene/foreningene som betaler husleie. Utleienivået til de 18 lagene og foreningene varierer fra kr 0 til kr i året. For noen av lagene/organisasjonene som leier lokaler av Sandnes Eiendom, er det i vedtak besluttet at de skal motta subsidiert husleie fra kommunen. Det framgår da av vedtaket om laget/foreningen skal betale vedlikeholdskostnader og lignende. Løpende driftskostnader som oppstår i leieforholdet, eksempelvis strøm og avgifter, er det lagene/foreningene selv som står for. Forsikringen for de kommunale byggene som leies ut, er det kommunen selv som dekker. I noen av leiekontraktene som har en utleiepris på kr 0 er det kontraktsfestet at utleier er ansvarlig for vedlikehold av utleieobjektet. Ifølge kommunen blir ikke alltid dette praktisert. Dette begrunnes med at små lag og foreninger ikke har økonomi til å dekke nevnte utgifter. Betalingsregler for leie av kommunale idretts- og svømmehaller regulerer alle kommunale svømme- og idrettshallanlegg i Sandnes kommune. Ifølge reglementet skal all inntektsbringende virksomhet betale leie. Hvorvidt utleienivået til de 18 lagene og foreningene kan karakteriseres som subsidiert husleie eller ikke, krever kunnskap om utleieobjektene og full informasjon om hvilke utgifter leietakerne faktisk har i forbindelse med vedlikehold av bygninger osv. En slik undersøkelse er ikke gjennomført i forbindelse med denne rapporten. Tilskudd til lag og organisasjoner Sandnes kommune

17 4 Revisjonens vurderinger og anbefalinger Vårt overordnede inntrykk er at kommunens rutiner for tildeling og oppfølging av tilskudd til lag og organisasjoner hovedsakelig kan anses tilfredsstillende. 4.1 Former for tilskuddsordninger til lag og organisasjoner Sandnes kommune har mange ulike former for tilskuddsordninger til lag og organisasjoner. De fleste av tilskuddsordningene kan beskrives som direkte tilskudd regulert av vedtatte retningslinjer. Kommunen har imidlertid også en del ordninger som i større eller mindre grad kan betraktes som indirekte/ skjulte tilskudd. Sistnevnte former for tilskudd er ikke styrt av konkrete retningslinjer og fremgår heller ikke av kommunens regnskap som tilskudd. Tabell 4-1 under gir en oversikt over hvilke tilskuddsordninger for lag og organisasjoner som eksisterer i Sandnes kommune: Tabell 4-1: Former for tilskuddsordninger til lag og organisasjoner Regulert i kommunens retningslinjer til kulturtiltak Driftstilskudd til lag og foreninger Tilskudd til åpne kulturaktiviteter Tilskudd til kunstneriske prosjekter og produksjoner Tilskudd til nasjonale og internasjonale idrettsarrangement Redusert leie ved bruk av Sandnes kulturhus Tilskudd til prosjekter i den kulturelle skolesekken Tilskudd fra ungdomspotten Tilskudd til rusfrie helgearrangement for ungdom Tilskudd til idrettsbygg og anlegg Kulturstipend Innsatspokal, kulturvernpris og kulturpris Andre direkte tilskuddsordninger Tilskudd til tros- og livssynssamfunn Tilskudd til bydelsutvalg Formannskapets reserverte tilleggsbevilgning Barn og unges bystyre (BUBS) midler Kulturminnetilskudd til private Mer eller mindre indirekte/ skjulte tilskudd Tilskudd i forbindelse med skoleutleie og tilsynsvakter Tilskudd i form av kommunal egeninnsats Subsidiert husleie Alle tilskuddsordningene i kommunen bør være synlige for kommunens innbyggere og i kommunens regnskap. På den måten kan en sikre en rettferdig fordeling av kommunens tilskuddsmidler. 4.2 Kommunens retningslinjer og rutiner for utbetaling og oppfølging av tilskudd Vi spurte: Er det etablert tilfredsstillende rutiner for kommunens vurdering, godkjenning og utbetaling av det enkelte tilskudd, for eksempel om tilskuddets grunnlag? Hvilken dokumentasjon kreves og hvordan blir den kontrollert? Hvordan er rutinene for kommunens oppfølging av det enkelte tilskudd, for eksempel om tilskuddet brukes til sin hensikt? Tilskudd til lag og organisasjoner Sandnes kommune

18 Tilskuddsordningene som reguleres i kommunens retningslinjer til kulturtiltak, gjøres kjent gjennom oppslag på kommunens hjemmeside og annonse i Sandnesposten og Stavanger Aftenblad. Alle lag og foreninger må søke om tilskudd hvert år. Det er stort sett de samme lagene og organisasjonene som mottar tilskudd år etter år. Med unntak av tilskudd til kunstneriske prosjekter og produksjoner, redusert leie ved bruk av Sandnes kulturhus, tilskudd til prosjekter i den kulturelle skolesekken og kulturstipend/priser brukes det standard søknadsskjema tilpasset de ulike tilskuddsformene. Formannskapets reserverte tilleggsbevilgning tildeles også etter søknad, men det forekommer ingen form for annonsering av ordningen. Tabell 4-2 under viser hvilke grunnlag de ulike direkte tilskuddsordningene som er behandlet i denne rapporten utbetales på bakgrunn av: Tabell 4-2: Grunnlag for utbetaling av tilskudd Type tilskudd: Driftstilskudd til frivillige lag og foreninger Tilskudd til åpne kulturarrangement Tilskudd til kunstneriske prosjekter og produksjoner Tilskudd til nasjonale og internajonale idrettsarrangement Tilskudd utbetales på grunnlag av: Medlemssammensetning, aktivitetshyppighet, kontingent, totale driftsutgifter siste driftsår, årsmelding og revidert regnskap. Arrangementsbeskrivelse, kostnadsoverslag, finansieringsplan og endelig regnskap aktivitetsrapport. Prosjektbeskrivelse, kostnadsoverslag og finansieringsplan og endelig revidert regnskap og prosjektrapport og lignende. Arrangementsbeskrivelse, budsjett og endelig aktivitetsrapport med revidert regnskap. Redusert leie ved bruk av Tilsagn om reduksjon i pris gis av Sandnes kulturhus KF. Foretaket søker Sandnes kulturhus Sandnes kommune - kultur - om refusjon. Tilskudd til prosjekter i den Beskrivelse av prosjektets innhold, budsjett og finansiering. kulturelle skolesekken Tilskudd fra ungdomspotten Beskrivelse av tiltaket og budsjett Tilskudd til rusfrie helgearrangement for ungdom Tilskudd til idrettsbygg og anlegg Kulturstipend og priser Tilskudd til tros- og livssynssamfunn Tilskudd til bydelsutvalg Formannskapets reserverte tilleggsbevilgning BUBS midler Kulturminnetilskudd til private Beskrivelse av arrangement, budsjett/finansieringsplan og endelig aktivitetsrapport. Siste års reviderte regnskap, beskrivelse av behov, planer, kopi av skjøte/leieavtale, kostnadsoverslag fra fagkyndig instans, finansieringsplan og plan for drift. Søknad m/beskrivelse av hva stipendet skal brukes til, kostnadsoverslag og tidligere mottatte stipend. Forslag til priser skal inneholde beskrivelse av den innsatsen kandidatene har vist. Beregnes på grunnlag av budsjetterte kommunale utgifter til Den norske kirke, dividert på antall statskirkemedlemmer i kommunen. Antall mennesker i de ulike bydelene brukes som fordelingsnøkkel. Søknad, prosjektbeskrivelse, budsjett og endelig regnskapsrapport. Midlene tildeles de prosjektene som får flest stemmer i BUBS. Søknad, rapport som beskriver og dokumenterer resultatet og kopi av kvitteringer for utført arbeid. Når det gjelder tilskudd til kunstneriske prosjekter og produksjoner, er det ikke opplyst i kommunens retningslinjer at det må sendes inn revidert regnskap og rapport om prosjektet for at tilskuddet skal utbetales. Dette bør framkomme av kommunens retningslinjer. Dersom endelig regnskap viser seg å være lavere enn godkjent budsjett, blir utbetalt tilskudd redusert i forhold til hva som er tildelt i tilsagnsbrevet. Regnskapsrevisjonen utført i 2008 og 2009 viste at det foreligger flere tilfeller hvor tilskuddet på bakgrunn av søknad om forskuddsutbetaling er delvis utbetalt før kommunen har mottatt endelig regnskap og aktivitetsrapport. Retningslinjene sier ingenting om slik praksis. Akseptert praksis med hensyn til dette bør innarbeides i retningslinjene slik at det ikke foreligger forskjellsbehandling. Tilskudd til lag og organisasjoner Sandnes kommune

19 På søknaden om driftstilskudd til lag og foreninger må organisasjonens revisor bekrefte organisasjonens medlemstall. Kommunen krever ikke medlemslister med navn/fødselsdato vedlagt søknadene. Dette bør kommunen kreve, og kravet kan fremkomme av søknaden. Saksbehandlerne i Kultur og Park og idrett kontrollerer kun opplysninger i søknadsskjemaet dersom de får signal om at det er nødvendig. I forbindelse med den løpende regnskapsrevisjonen av tilskudd til lag og organisasjoner for 2008 og 2009, kontrollerte vi blant annet at det ikke ytes tilskudd som mottakeren ikke har krav på og at det foreligger søknad og tilstrekkelig dokumentasjon. Kontrollen avdekket to tilfeller hvor kravene til søker i kommunens retningslinjer for tilskudd til kulturtiltak ikke er oppfylt. Når det gjelder kontrollhandlingen søknad og tilstrekkelig dokumentasjon ble følgende avvik avdekket i DL Web(totalt for 2008 og 2009): I fem tilfeller manglet det søknad, i 1 tilfelle manglet det budsjett/finansieringsplan, i 4 tilfeller manglet det regnskap, i 4 tilfeller manglet det årsmelding, og i 4 tilfeller var ikke regnskapet signert av revisor Bokføring av tilskuddene Vi spurte: Føres tilskuddene på en tilfredsstillende måte i budsjett og regnskap? Finnes det kjøp av tjenester fra stiftelser eller lag og organisasjoner som burde vært ført som tilskudd? Det er opprettet faste ansvar, tjenester og artskonto for budsjettering/regnskapsføring av driftstilskudd. Kommunen ved Kultur og Park og idrett foretar løpende kontroll av regnskap mot budsjett. Årets endelige regnskap skal stort sett være det samme som budsjettet viser. Den ordinære regnskapsrevisjonen av tilskudd til lag og organisasjoner i 2008 og 2009 avdekte ingen avvik i forhold til korrekt bokføring. I ett tilfelle i stikkprøveutvalget i 2009 var det derimot ikke samsvar mellom vedtak og budsjett. Beløpets størrelse, tidspunkt for utbetaling og nødvendig dokumentasjon var i strid med vedtaket. I stikkprøveutvalget for 2008 var tilskuddet i 6 tilfeller (ca.15 %) ikke bokført på egen reskontro. Tilskuddene er mest sannsynlig bokført under diverse leverandører og merket tilskudd Kommunen bør spesifisere alle tilskudd på mottaker, slik at det framgår av regnskapet hvem som har mottatt tilskudd fra kommunen. Reskontro er entall. Mener du egne kontoer i reskontroen? Reskontro er et regnskapsteknisk uttrykk som neppe alle politikere kjenner til. Alternativ formulering: er ikke spesifisert på mottaker i regnskapet. Det framgår ikke av kommunens regnskap hvilke lag og organisasjoner som har mottatt tilskudd i form av redusert leie av Sandnes kulturhus og diverse andre kommunale utleieobjekter. Gratis utlån av kommunens bygninger til kveldsaktiviteter for ulike lag og organisasjoner medfører blant annet kostnader til tilsynsvakter for kommunen. Dette kan betraktes som et indirekte tilskudd og bør framgå av regnskapet. Det samme gjelder kommunal egeninnsats utført i forbindelse med store arrangementer som Classic Rock og Blink. 8 Tilfellene hvor det manglet regnskap er ikke inkludert. Tilskudd til lag og organisasjoner Sandnes kommune

20 Kommunen bør i framtiden bruttoføre alle utgifter og utbetalinger slik at alle former for tilskudd fremgår av regnskapet. Ifølge forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner 7 skal alle utgifter, inntekter og innbetalinger regnskapsføres brutto. Bruttoføring av alle former for tilskudd vil føre til at en får bedre oversikt over hva det enkelte lag og forening totalt sett mottar av tilskuddsmidler av kommunen. En får dermed også bedre mulighet til å sikre en rettferdig fordeling av kommunens tilskuddsmidler. 4.4 Våre anbefalinger Rogaland Revisjon har følgende anbefalinger: Alle tilskuddsordningene i kommunen bør være synlige for kommunens innbyggere. På den måten kan en sikre en rettferdig fordeling av kommunens tilskuddsmidler. Kommunen bør kreve at det ved søknadene vedlegges medlemslister med navn og fødselsdato. Dette forholdet bør fremkomme av søknadsskjemaet. o Medlemslistene bør signeres av leder for laget/foreningen som dermed går god for at det gjelder personlige og aktive medlemmer. o Kommunen bør ta forbehold om egenkontroll av vedlagte medlemslister og oppgitt aktivitetsnivå. Dette forbeholdet kan fremkomme av søknadsskjema. o Krav om medlemslister bør også innarbeides i retningslinjene. Det bør fremgå av kommunens retningslinjer at tilskudd til kunstneriske prosjekter og produksjoner utbetales på bakgrunn av revidert regnskap og prosjektrapport. Det bør fremgå av kommunens retningslinjer hvilken praksis som gjelder i forhold til forskuddsutbetaling av tilskudd. Kommunen bør ved bokføringen spesifisere alle tilskudd på mottaker, slik at det fremgår av regnskapet hvem som har mottatt tilskudd fra kommunen. Kommunen bør bruttoføre alle utgifter og utbetalinger slik at alle former for tilskudd fremgår av regnskapet. Tilskudd til lag og organisasjoner Sandnes kommune