Formannskapet gjorde i møte den , sak 203/11 følgende vedtak:

Transkript

1 PROSJEKTPLAN FOR INNFØRING AV PAPIRLØSE MØTER Bakgrunn: Formannskapet gjorde i møte den , sak 203/11 følgende vedtak: Formannskapet vedtar at det innføres papirløse møter i saksbehandlingen i første omgang i formannskapet med siktemål at dette også skal gjelde for kommunestyret. Det fremlegges en prosjektplan for innføring av papirløse møter i løpet av 1. halvår Organisering: Rådmannen har utpekt kommunalsjef Pål Rønningen som ansvarlig for utarbeidelse av prosjektplanen for innføring av papirløse møter. Kommunalsjef Pål Rønningen har oppnevnt følgende prosjektgruppe som har fått i oppdrag å utarbeide selve prosjektplanen: Knut Viset prosjektleder Kjeld Dag Svendsen Line Bøe Tom Bøhn Trond Østli Kari Røhne Prosjektplanskisse I henhold til saksutredningen i f-sak 203/11, er det lagt til grunn at prosjektplanen skal avklare følgende problemstillinger: Valg av brukerenhet bærbar PC eller ipad Valg av programvare og versjon av saksbehandlings- og møtesekretærfunksjon Teknisk løsning, kapasitet og dekningsgrad for trådløst nett Administrative bestemmelser og rutiner (herunder ivaretakelse av sikkerhet) Utarbeidelse av opplæringsplan og gjennomføring av opplæringen I tillegg er prosjektgruppen enig i at prosjektplanen skal beskrive følgende: Målsetting og krav til løsning/funksjonalitet Implementering funksjonell totalløsning Plan for gjennomføring Målsetting og krav til løsning/funksjonalitet I henhold til saksutredningen i f-sak 203/11 er målsettingen for innføringen av papirløse møter å kunne gi følgende gevinster: Redusert papirbruk betydelig miljøgevinst 1

2 Mindre kopiering Reduserte kostnader til porto og konvolutter Bedre og raskere tilgjengelighet til politiske saker Bedre møteplanlegging og mindre tidsbruk for møtesekretær Det å investere i et trådløst nettverk på Rådhuset vil også kunne effektivisere de administrative rutinene for øvrig. Målsettingen vil altså være å erstatte kopiering og utsending av politiske saksdokumenter i papirversjon med elektronisk bærbare enheter. En ser for seg følgende unntak knyttet til produksjon av følgende dokumenter som fortsatt må/bør produseres i papirversjon: Økonomiplaner/budsjettdokumenter Årsmeldinger Tertialrapporter Andre plan- og styringsdokumenter Reglementer/retningslinjer Dokumenter som inneholder sensitive opplysninger Siktemålet vil likevel være at med unntak av dokumenter som inneholder sensitive opplysninger, vil budsjettdokumenter, plandokumenter m.v, samt reglement og retningslinjer også kan lastes ned til de bærbare enhetene. Dette vil kunne sikre en elektronisk tilgang til de mest relevante styringsdokumentene, men må da organiseres slik at en ivaretar hensynet til oversiktlighet. Krav til løsning/funksjonalitet. Innføring av papirløse møter krever at alle aktuelle møteinnkallinger med tilhørende saksdokumenter kan lastes ned til bærbare elektroniske enheter. De bærbare enhetene må utstyres med programvare som muliggjør bruk av saksdokumentene på samme måte som for papirversjoner, nemlig gjøre anmerkninger, understrekinger, notater osv. Videre må enhetene kunne kommunisere med hverandre slik at politikerne kan utveksle notater og kommentarer til hverandre for eksempel på partigruppemøter blant kommunestyrerepresentantene. Dessuten må enhetene kunne kobles til prosjektor slik at dokumentene kan presenteres i partienes organer (styremøter, medlemsmøter osv.). En ser for seg at kommunestyrerepresentantene må utstyres med hver sin enhet, og at nedlasting av dokumenter kan skje via den enkeltes representant sin tilgang på internett (enten hjemme eller på jobb). Spørsmålet vil være om også varamedlemmene skal utstyres med hver sin enhet (og i så fall hvor mange varamedlemmer), eller om varamedlemmene må møte i servicetorget for å få hentet en enhet. Pga av økonomi legges det foreløpig til grunn at varamedlemmene ikke utstyres med enheter i denne omgang, men mottar møteinnkalling og saksdokumenter i papirversjon. For de som ikke har tilgang på internett, vil det være tilgang på trådløst nettverk i vestibylen utenfor servicetorget som politikerne selv kan logge seg på for å få dokumentene lastet ned på sin enhet. Det planlegges dessuten etablering av en PC-stasjon i vestibylen som også brukes av øvrige besøkende (selvbetjening). 2

3 Løsningsforslag: Valg av brukerenhet bærbar PC eller ipad: I saksutredningen til f-sak 203/11 fremgår det følgende: o Kommunens saler og møterom egner seg ikke godt for bruk av bærbar PC. Dette grunner i den batterikapasitet en bærbar PC har, og hvordan saler og møterom er utstyrt med strømkontakter. Bruk av en eller annen form av ipad løsning bør derfor vurderes nøye. Videre legges det følgende forutsetninger til grunn for valg av enhet: Enheter må ha tilstrekkelig batterikapasitet for å kunne vare i 12 timer Alle brukere må sørge for at enhetene er ladet før bruk i møter og lignende Med bakgrunn i målsetting og krav til løsning foreslås det følgende valg av type enhet: Ut i fra de forutsetninger og bruksmessige forhold har valget falt på ipad som brukerenhet. Hovedsaker der ipad skiller seg ut er som følger: Overlegen brukstid ved batteridrift Minimalt med administrasjon Liten eller ingen risiko for virusangrep Uhyre stabilt system med lite problemer Enkel og intuitiv i bruk Tabellene viser en sikkerhetsanalyse som Symantec har utført på mobile systemer. Det viser at Apple ios har en høyere grad av innebygget sikkerhet enn Android baserte systemer. Dette var også med på å avgjøre valget på ipad som enhet. Det må allikevel understrekes at riktig bruk av enheten er en forutsetning for at sikkerheten skal kunne ivaretas. 3

4 Web-based and network-based attacks: Dette er angrep fra såkalte Dirty Websites, det vil si sider på internett som enten er laget for å angripe PC er, eller legale sider infisert med ondsinnet kode. Malware attacks: Malware kan deles opp i tre hovedkategorier: Tradisjonelle data virus, computer worms, og Trojan horse programmer. Social engineering attacks: Disse angrepene, som for eksempel phishing, er en metode for å lure datamaskinbrukere til å avsløre personlig eller finansiell informasjon gjennom en e-postmelding eller et webområde. Resource and service availability abuse: Målet for denne typen angrep er å misbruke enten brukerens nettverk, datamaskin eller identitet for å begå ulovligheter. Malicious and unintentional data loss: Data-tap ved at enten brukeren selv, eller en hacker flytter sensitive data fra en beskyttet enhet eller nettverk. Data Integrity attacks: Angrep der formålet er å ødelegge eller modifisere data uten eierens tillatelse. Det er utarbeidet en egen bruksanvisning for bruk av ipad. Valg av programvare og versjon av saksbehandlings- og møtesekretærfunksjon. Basert på innhentede opplysninger fra leverandøren til kommunens elektroniske sak- og arkivsystem (ESA), vil en måtte foreta en oppgradering til nyere versjoner for å kunne ta i bruk en automatisk dokumentlasting/håndtering i forbindelse med produsering av politiske saksdokumenter. Prosjektgruppen legger til grunn at det å vurdere en oppgradering av det elektroniske sak- og arkivsystemet er så vidt kostbart at dette må ses i en større og bredere sammenheng vedr. utnyttelse av nyere versjoner på andre områder. Prosjektgruppen foreslår derfor å bruke de rutinene som allerede er innført med bakgrunn i gjeldende versjon, dvs. at møteinnkalling og saksdokumentene som produseres i sak- og arkivsystemet av møtesekretæren lagres på felleskatalog og konverteres til PDF-format på samme måten som dokumentene legges ut på kommunens hjemmeside. Rutiner for dokumentlasting og håndtering. Det er laget ny katalogstruktur på felleskatalogen G:/1-Til Dropbox. Alle dokumenter som skal til Dropbox legges her. Hvert møte har sin egen katalog under henholdsvis Formannskapet eller Kommunestyret. Denne katalogstrukturen er speilet på kommunens plass på Dropbox. De som får tilgang til Dropbox kan kopier filer fra G: til Dropbox. Dropbox er en nettjeneste som gir oss 2GB gratis lagringsplass på nett (mer hvis vi betaler), og der den tilhørende programvaren i tillegg gjør denne plassen til en virtuell harddisk på maskinen din slik at du enkelt kan kopiere filer frem og tilbake - akkurat som om det var en ekstra harddisk. Programvaren vil bli installert på flere PC-er for administrasjonen, og på den måten vil administrasjonen kunne sørge for at innholdet i Dropboxen til en hver tid være oppdatert på tvers av maskinene. 4

5 Politikere bruker ipad appen Goodreader til å lese dokumentene med. Se egen bruksanvisning for dette. Teknisk løsning, kapasitet og dekningsgrad for trådløst nett. I saksutredningen til f-sak 203/11 fremgår det følgende: o Det er viktig med en detaljert gjennomgang hvor det er behov for og kapasitetsbehovet for trådløst nettilgang. Hvilke saler og møterom skal dekkes, og hvor skal eventuelle tappe/nedlastingsstasjoner for data være (Servicetorget eller lignende) for de politikere som ikke har tilgang til Internett hjemme. Grunnen til dette fokus er den kjensgjerning at Rådhuset, med sin spesielle betongkonstruksjon, kan være vanskelig å sette opp med trådløst nett sett ut fra en generell vurdering. Innføring av papirløse møter krever at det blir etablert et trådløst nett på Rådhuset. Ved etablering av trådløst nett er det naturlig å se dette i sammenheng med kommunens øvrige behov for trådløse nett i framtiden. Vi ser for oss et tredelt behov: 1. Trådløst gjestenett for politikere og alle andre gjester som har behov for internetttilgang i Rådhuset. Trådløst gjestenett skal være tilgjengelig for fortrinnsvis møtevirksomhet i Kommunestyresalen og Formannskapssalen. For å tilby tankemuligheter for politikere uten trådløst nett hjemme, bør det være trådløst gjestenett i Servicetorget/Vestibyle og i Biblioteket. For trådløse politikere skal ipader tilkobles automatisk til gjestenettet uten pålogging. For gjester for øvrig skal gjestenettet skal være sikret med pålogging med daglig passordskifte. Tilgangshåndteringen for gjester skal kunne besørges av Servicetorget. 2. For at administrasjonen skal kunne ha muligheter for å teste og drifte ipad-løsningen må det være trådløs tilgang til kommunens administrasjonsnett. Dette bør være tilgjengelig i samtlige etasjer på Rådhuset. Et slikt nett vil også dekke opp for behovet for trådløst admin-nett for de i administrasjonen som har bærbar pc, slik at disse kan ta med seg sine pc-er i møter etc. Nettet skal være kryptert og sikret slik at innmelding av elektronisk enhet i nettet er nødvendig. 3. Det finnes en rekke trådløse nett ute på skolene i kommunen, både for elever og lærere (admin-nett). Disse nettene er uten overvåkningsmuligheter og av ulik kvalitet. For å sikre en bedre og enklere drift bør disse med tiden skiftes ut og legges i samme løsning som kommunens øvrige trådløse nett-løsning. Elev-nettet skal være kryptert og sikret slik at innmelding av elektronisk enhet i nettet er nødvendig. Den trådløse løsningen skal i første omgang kunne tilby følgende nett: gjestenett og adminnett. Nettene skal være krypterte og skal tilby en enkel administrasjon av gjestebrukere med påkrevet passord. I hvilken stor dekningsgrad og kapasitet det skal være på nevnte plasser må nødvendigvis testes og utprøves. Rådhuset har en spesiell betongkonstruksjon som er dårlig egnet for trådløst nett. Hvor mange aksesspunkter som må til for å få en god nok dekning er derfor usikkert. Utstyret til den trådløse løsningen må imidlertid være skalert for ytterligere 5

6 utvidelser og nye behov. Spesielt viktig er det at utstyret også kan håndtere det kommende behovet for et trådløst elev-nett i samme løsning. Nettet skal kunne administreres sentralt fra IKT-seksjonen på Rådhuset og om nødvendig utvides til å administreres ute på den enkelte skole. De trådløse aksesspunktene skal kunne organiseres i grupper, slik at ulike administratorer kun skal kunne se sine aksesspunkter. I leveransen av trådløst nett forutsettes det at blir gjennomført opplæring i drift av løsningen, samt dokumentasjon over teknisk løsning. Administrative bestemmelser knyttet til bærbart IKT utstyr i Søndre Land kommune. Av saksutredningen til f-sak 203/11 fremgår det følgende: o Det må i samarbeid avkares og settes opp bestemmelser og rutiner knyttet til bruk av de bærbare enheter, systemet, servicegrad og vedlikehold fra IKT sin side. Generelle bestemmelser. o Alt IKT utstyr som skal benyttes i forbindelse med administrativt/politisk arbeid i Søndre Land kommune skal anskaffes i regi av Søndre Land kommunes IKT avdeling. o Alt tildelt kommunalt IKT utstyr er å betrakte som kommunal eiendom og skal behandles og benyttes deretter. o Alt tildelt kommunalt IKT utstyr skal innleveres ved opphør av arbeidsforhold eller annet kommunalt engasjement. Innlevering skjer direkte til IKT avdelingen eller via Servicetorget. Ansvar. o Alt kommunalt tildelt IKT utstyr er å betrakte som den enkelte tildeltes ansvar innenfor den tidsperiode tildelingen gjelder for. Enhet på avveie, meld snarest fra til IKT eller Servicetorget. OBS! Før møter, husk opplading av enheten. Bruk. o Kun kommunalt eide enheter skal benyttes i administrativt/politisk arbeid i kommunen. o Alt kommunal tildelt IKT utstyr skal i prinsippet kun benyttes av den person som tildeles enheten. Dette betyr at kommunalt tildelte enheter prinsipielt ikke skal overdras eller benyttelse av andre. o Tildelt utstyr skal i prinsippet benyttes ut fra de tjenester som er tilgjengelig ved mottak eller endringer foretatt, initialisert eller klarert av Søndre Land kommunes IKT avdeling. o Tildelte enheter skal i prinsippet benyttes til tjenester knyttet til det kommunale engasjement og det behov for generell bruk og tilgang til informasjon og oppkobling dette innebærer. o Nedlasting og installasjon av ikke autorisert informasjon og programvare skal i prinsippet ikke forkomme. Ved tvil skal IKT avdelingen kontaktes. 6

7 Oppsett, drift og vedlikehold av enheter. o Alt oppsett, drift og vedlikehold av enheter skal i prinsippet fortas av eller avklares med Søndre Land kommunes IKT avdelingen. OBS! Dette gjelder dog ikke assistanse ved oppsett av privat nettoppkobling. o IKT avdelingen har ikke ansvar knyttet til nettoppkobling ut over tilgang til det kommunale nett. Altså, intet ansvar knyttet til oppkobling av private nettverk og lignende. o All assistanse knyttet til reparasjoner, oppsett, problemer og bruk av enheter kan ikke påregnes ut over normal arbeidstid (klokken 08:00 15:30 på arbeidsdager). OBS! Ved behov Innleveres enheter direkte til IKT avdelingen eller via Servicetorget. HUSK! Merk enheten med navn og kontaktpunkt og en kort beskrivelse av hva som er problemet. Reparasjoner og vedlikehold vil utføres fortløpende ut fra de prioriteringer som til enhver tid gjør seg gjeldende. OBS! Det gjøres spesielt oppmerksom på at ved enhetshavari, vil lokalt lagrede brukerdata kunne gå tapt. Derfor anbefales ikke lagring av informasjon lokalt på den enkelte enhet. Lagring av informasjon lokalt på enhet/nettet er den enkelte brukers ansvar. IKT har intet ansvar for informasjon lagret lokalt på brukerenheter. De administrative bestemmelsene er ment å skrives ut som en forpliktende avtale med de som får tildelt de bærbare enhetene. Administrative bestemmelser knytte til bruk av trådløst nettverk Kommunens trådløse gjestenett: Skal i all hovedsak besørges av Servicetorget evt skoleresepsjonene hvis det dreier seg om besøkende ute på skolene. Gjester må henvende seg til Servicetorget/Resepsjonen hvor de får tildelt et brukernavn og passord som er gyldig i 24 timer. Unntaksvis kan dette utstedes for lengre tid. Tilgang for kommunalt eid utstyr som for eksempel politikernes ipad-er skal besørges av IKT-seksjonen. Disse vil få en fast tilgang til kommunens trådløse gjestenett. Denne tilgangen skal være tildelt før utstyr blir levert ut til den enkelte politiker. Kommunens trådløse administrative nett: Tilganger besørges av IKT-seksjonen. I all hovedsak vil dette dreie seg om faste tilganger. Ansatte som besitter utstyr som ønsker å få tilgang til dette nettet, må ta kontakt med IKTseksjonen. Reglene for bruk av dette nettet verket faller innenfor kommunens øvrige retningslinjer. 7

8 Oppsummering av den valgte løsningen Løsningen baserer seg på bruk av lesebrettet ipad, programvarene GoodReader og Dropbox, samt trådløs tilgang til internett. Administrasjonen benytter Dropbox til opplasting av dokumenter til internett. Når dokumentene er klare på internett, sender administrasjonen en epost til politikerne med beskjed om at møtedokumentene er klargjort for nedlastning. Administrasjonen vil kunne legge ut dokumenter helt frem til møtet starter, det er derfor nødvendig at alle politikere også synkroniserer sine ipader i forbindelse med møtestart. GoodReader er en App (dataprogram) som laster ned dokumentene fra nettet til ipaden og lagrer de i et arkiv der. GoodReader er også en allsidig pdf-leser og et godt arbeidsverktøy i forarbeidet til møtene og under møtene. Den har innebygget filbehandler og gir deg verktøyene du trenger for å gjøre notater, uthevinger, bokmerker og understrekinger i dine sakspapirer og dokumenter. Det etableres et trådløst nett på Rådhuset som politikere og gjester benytter ved behov for tilgang til internett. Dette vil være tilgjengelig i kommunestyresalen, formannskapssalen, biblioteket og i foajeen i 1.etasje. Økonomi I investeringsbudsjettet for 2012, er det innarbeidet en bevilgning på kr for anskaffelse av bærbare enheter og trådløst nettverkt for å gjennomføre prosjektet papirløse møter. Det er anskaffet 36 bærbare enheter (ipader) til en total kostnad på kr (inkl. omslag) Det er forutsatt fordelt med 25 enheter til kommunestyremedlemmene, 5 enheter til rådmannsgruppa, og 6 enheter til politisk sekretariat/info-medarbeidere/ikt. Anskaffelsen og innstalleringen av trådløst nettverk er foretatt til en total kostnad på foreløpig kr Videre vil det påløpe en kostnad for nedlasting av GoodReader til kr 35 per enhet, dvs. kr Totalt er det da medgått kr Implementering funksjonell totalløsning Av saksutredningen i sak 203/11 fremgår det følgende: Som ledd i utarbeidelsen av prosjektplan, ser en for seg å kunne sette opp et pilotprosjekt med en til to bærbare enheter slik at systemet kan testes, vurderes og eventuelt tilpasses. I løpet av prosjektplanperioden har det vært gjennomført to pilottester relatert til praktisk bruk av ipad, nedlasting av dokumenter, bruk redigeringsprogrammet GoodReader til dokumenthåndtering, organisering av dokumentene på ipaden, samt testing av det trådløse nettverket. Resultatet av testingen har vært vellykket. I tillegg til redigeringsprogrammet 8

9 GoodReader, er det også et program for meldingsfunksjon og dokumenthåndtering (ibooks). Det vil bli utarbeidet særskilte bruksanvisninger for disse programmene. I tillegg til de ordinære saksdokumentene som utarbeides for formannskapsmøtene og kommunestyremøtene, vil det også bli lagt ut aktuelle styringsdokumenter og plandokumenter som blir gjort tilgjengelig på Dropboxen. Ipadene er også utstyrt med Outlook og Kalender som gjør det mulig å bruke ipadene til å sende/motta ordinær epost til hverandre og til administrasjonen. I forbindelse med den videre gjennomføringen, legges det opp til å gjennomføre en pilotperiode over fire formannskapsmøter, før kommunestyret tar i bruk sine ipader. I en overgangsfase, på de to første møtene i formannskapet, vil politikerne få møtedokumenter både på papir og elektronisk. Utarbeidelse av opplæringsplan og gjennomføring av opplæringen Prosjektgruppen vil stå for opplæring og support i oppstartsfasen, mens IKTavdelingen/servicetorget vil tilby support etter dette. Alle som får utdelt ipad skal først gjennom et obligatorisk grunnkurs i bruk av ipad. Stikkord til dette kurset blir: Koble til trådløst nett, lese og konfigurere e-post, bruke Safari Apple id, App store. Når bruker har hatt sin ipad i 3-4 uker følges det opp med tilbud om kurs i effektiv bruk av ipad og lesing av møtedokumenter med GoodReader. Opplæring av formannskapet Administrasjonen vil stille med ekstra personell for å bistå med hjelp til bruk av ipadene under de tre første møtene. Opplæring av kommunestyre Gjennomføring av opplæringen (grunnkurset) av kommunestyrets medlemmer (ekskl. formannskapets medlemmer) foreslås gjennomført utenom ordinære møter fordelt på tre grupper. Deretter vil det bli gjennomført fellesopplæring på en time i tilknytning til et ordinært kommunestyremøte. Så lenge det er behov vil det før kommunestyremøtene holdes det inntil en halv times brukerforum for papirløse møter. I dette forumet gis politikere som ønsker det anledning til å få råd og veiledning i bruk av ipad, samt at de har mulighet til å spørre om ting de lurer på. Plan for gjennomføring Opplæring av formannskapets medlemmer: Grunnopplæringen gjennomføres i tilknytning til det ordinære formannskapsmøtet 22. august Videre opplæring gjennomføres (ca 1 times tid) i tilknytning de to påfølgende ordinære møtene 12. september og 3. oktober (hvorav det siste møte kjøres papirløst) Opplæring av kommunestyrets medlemmer: Grunnopplæringen av tre grupper gjennomføres i løpet av september-oktober. 9

10 Videre opplæring gjennomføres (ca 1 times tid) gjennomføres i tilknytning til de ordinære kommunestyremøtene 15. oktober og 19. november (hvorav møtet 19. november kjøres papirløst) 10