IA-avtalen i Trondheim kommune - enhetenes oppfølging

Transkript

1 Rapport 07/2009 F IA-avtalen i Trondheim kommune - enhetenes oppfølging Delrapport 2 September 2009

2 Publikasjoner fra Trondheim kommunerevisjon: F = Forvaltningsrevisjon R=Regnskapsrevisjon 01/ F Offentlige anskaffelser i Trondheim kommune 02/ R Sosiale tjenester 03/ R Sosiale lån 04/ R Bruk av GAT-turnus i Trondheim kommune - kartleggingsprosjekt 05/ F Håndtering av de etiske retningslinjene i Trondheim kommune hvordan blir disse fulgt opp og brukt? 06/ R Kartlegging av innkjøpsrutiner 07/ F Innføring av miljøledelse i Trondheim kommune 08/ R Revisjonsrapport Trondheim kommunes årsregnskap / F Enhetslederes kompetanse på de generelle ansvarsområdene 10/ F Forvaltningsrevisjon av Olavshallen AS 11/ F Forvaltningsrevisjon av Trondheim Kino AS 12/ F Trondheim eiendom og offentlige anskaffelser vedlikehold 01/ R Rapport reiseutgifter 02/ R Utfordringer knyttet til innføring av nytt elektronisk barnevernssystem i Trondheim kommune 03/ R Omsorgslønn 04/ F Klagesaksbehandling ved byggesakskontoret 05/2008 R Offentlige anskaffelser vedlikehold og konsulenttjenester 06/2008 R Revisjonsrapport Trondheim kommunes årsregnskap /2008 F Miljøledelse i Trondheim kommune implementering på enhetsnivå 08/2008 N Salg av kommunal grunn på Heimdal henvendelse fra Heimdal Eiendomsutvikling AS 09/2008 F Mål- og resultatstyring i Trondheim kommune 10/2008 F 11/2008 G Ny organisering av eiendomsforvaltningen i Trondheim kommune fra 2006 er målene innfridd? Gjennomgang av Kontrollkomiteens sekretariat Unntatt offentlighet i hht. Ofl 5a, jf flv 13 første ledd pkt 1 12/2008 F Olavsfestdagene 2008 årsaker til underskuddet 13/2008 R Husleiesystemet BOEI 01/2009 F Næringsareal i Trondheim kommune tilrettelegging, kjøp og salg 02/2009 F Skoledagens lengde skolemåltid og fysisk aktivitet 03/2009 F Miljøledelse i Trondheim kommune kontroll av miljøstyringen for /2009 R Revisjonsrapport Trondheim kommunes årsregnskap /2009 F Eierskapskontroll av Trondheimsfjorden Interkommunale Havn IKS 06/2009 F IA-avtalen i Trondheim kommune rådmannens oppfølging. Delrapport 1 For mer informasjon om Trondheim kommunerevisjon og våre rapporter, se: 1

3 Innholdsfortegnelse Sammendrag... 3 Forord Innledning Problemstilling Metode Revisjonskriterier Delmål 1: Forebygge og redusere sykefravær Delmål 2: Beholde og rekruttere personer med redusert funksjonsevne Delmål 3: Øke den gjennomsnittlige avgangsalder Forebygge og redusere sykefravær Sykefraværet skal reduseres Mål og tiltak Sykefraværsoppfølging Tilrettelegging Godt arbeidsmiljø Jobbnærvær Sykefraværsarbeidet er en del av HMS-arbeidet Dialog mellom ansatte og enhetsleder Arbeidsmiljøgruppa Oppfølging gjennom lederavtalen Beholde og rekruttere personer med funksjonsnedsettelse Beholde ansatte med redusert funksjonsevne Tiltak og tilrettelegging Rekruttere personer med redusert funksjonsevne Rekruttering og innkalling til intervju IA-plasser Øke den gjennomsnittlige avgangsalder Tiltak Livsfaseperspektiv Konklusjon Rådmannens høringsuttalelse Litteratur Vedlegg

4 Sammendrag Trondheim kommune inngikk i 2002 samarbeidsavtalen om inkluderende arbeidsliv (IA) som er en avtale mellom arbeidsgiver, arbeidstakerorganisasjonene og NAV. Overordnede målsetninger for IA-samarbeidet er å forebygge sykefravær, øke fokuset på jobbnærvær, hindre utstøting fra arbeidslivet og øke rekrutteringen til arbeidslivet av personer som ikke har et arbeidsforhold. Denne rapporten er den andre av to forvaltningsrevisjonsrapporter om IA-avtalen i Trondheim kommune. I den første rapporten behandlet vi hvordan rådmannen følger opp IA-avtalen, mens vi i denne andre rapporten undersøker hvordan enhetene følger opp IA-avtalen, og hvordan enhetene benytter seg av kommunens og NAVs tiltak i IA-avtalen. I del rapport 2 har vi følgende problemstillinger: 1. I hvilken grad har enhetene iverksatt tiltak for å følge opp delmål 1 om å forebygge og redusere sykefraværet? 2. I hvilken grad har enhetene iverksatt tiltak for å følge opp delmål 2 om å beholde og rekruttere arbeidstakere med redusert funksjonsevne? 3. I hvilken grad har enhetene iverksatt tiltak for å følge opp delmål 3 om å øke den gjennomsnittlige avgangsalderen? Rapporten er basert på dokumentanalyse, statistikk, intervju av fem hjemmetjenester og spørreskjemaundersøkelse til enhetene i helse- og velferdssenter, hjemmetjenester, skoler og barnehager. Forebygge og redusere sykefraværet Undersøkelsen viser at kommunen ikke har klart å redusere sykefraværet i tråd med målsetningen for IA-avtalen. Kommunens mål i handlingsplanen for IA-arbeidet om et samlet sykefravær på 7,9 prosent andre kvartal 2009 er ikke oppnådd. Avstand mellom faktisk sykefravær og kommunens målsetning er stor. Hjemmetjenestene har det høyeste sykefraværet i kommunen, og derfor har vi sett nærmere på et utvalg av disse enhetene. Hjemmetjenestene som vi har intervjuet, begrunner det høye sykefraværet med hyppige omorganiseringer, fysisk belastende arbeid, tidspress og stress og at forflytning og kjøring ikke er tatt med i beregningen av tidsbruk per bruker. Undersøkelsen viser videre at de fleste enhetene er involvert i ett eller flere tiltak og prosjekter som har til hensikt å redusere sykefraværet. IA-avtalens krav om å ha etterprøvbare tiltak er derfor ivaretatt. Mens helse- og velferdsområdet har iverksatt flest tiltak, benytter skolene færrest tiltak fra kommunen. Tjenesteområdene med høyest sykefravær deltar i flest tiltak, men sykefraværet har likevel ikke gått ned. Lederavtalen og handlingsplanen for HMS-arbeidet krever at alle enheter skal diskutere normer for fravær. Undersøkelsen viser at kun 60 prosent av enhetene har diskutert normer for fravær. Oppfølgingsplaner, dialogmøter og sykefraværsgarantien er sentrale virkemidler i sykefraværsoppfølgingen. Undersøkelsen viser at enhetene skriver oppfølgingsplaner, men mange dialogmøter avholdes uten at Personaltjenesten/ bedriftshelsetjenesten informeres. Ifølge IA-avtalen skal enhetslederne gjennomføre alle nødvendige dialogmøter og involvere 3

5 Personaltjenesten/ bedriftshelsetjenesten. Videre svarer kun 20 prosent og 36 prosent at de i stor grad og i noen grad bidrar til etter- og videreutdanning eller omskolering av sykmeldte arbeidstakere (sykefraværsgarantien). Personaltjenesten har en særskilt oppgave her, men revisjonen understreker at det er enhetslederne som må formidle behov til Personaltjenesten. 43 prosent av enhetslederne svarer i spørreskjemaundersøkelsen at de legger godt til rette arbeidet for å forhindre sykmelding, mens over halvparten sier at de gjør dette i noen grad. Mange enhetsledere opplyser at det er vanskelig for enhetene å tilrettelegge for sykmeldte og ansatte med redusert arbeidsevne, uten at det medfører ekstra belastning for andre ansatte. Tilretteleggingstilskudd og andre virkemidler fra NAV er sentrale redskap i tilretteleggingsarbeidet, men undersøkelsen viser at enhetsledere ikke har benyttet fullt ut mulighetene som disse virkemidlene gir. Selv om majoriteten av enhetslederne i spørreskjemaundersøkelsen har hørt om de ulike NAV-virkemidlene, avdekker intervjuene at enhetsledere mangler detaljkunnskap om virkemidlene. Alle enhetslederne bør jobbe med nærværsarbeidet og identifisere og styrke nærværsfaktorene. Kun 65 prosent av enhetslederne har, ifølge spørreskjemaundersøkelsen, identifisert nærværsfaktorer. Undersøkelsen viser at kun halvparten av enhetslederne har gått gjennom alle sykefraværstiltakene under halvårssamtalene med kontaktpersonen. Mens helse- og velferdssentrene har mest oppfølging av sykefraværstiltakene, skiller skolene seg ut med minst oppfølging av tiltakene. Beholde og rekruttere personer med funksjonsnedsettelse De aller fleste enhetene opplyser at de har ansatte med funksjonsnedsettelse, og flertallet av disse har iverksatt tiltak for å beholde de ansatte i arbeid. Rapporten viser at enhetene arbeider med å tilrettelegge for ansatte med redusert arbeidsevne. Samtidig er det mange enheter som mener det er utfordrende å få til god tilrettelegging for de som har behov for det. Litt over halvparten av enhetene benytter seg av tilretteleggingstilskudd og arbeidsplassvurdering. De fleste enhetene har ikke rekruttert personer med funksjonsnedsettelse. Rådmannen har uttalt til revisjonen at kommunen har fokusert på å beholde egne ansatte fremfor å rekruttere nye ansatte. Enhetene kan vanskelig oppnå IA-avtalens mål om å rekruttere personer med funksjonsnedsettelse. Et flertall av enhetene, 77 prosent, oppgir at de i løpet av de tre siste årene har stilt IA-plasser til disposisjon for personer som trenger arbeidsutprøving. Flesteparten av enhetene oppfyller dermed kravet i IA-avtalen om å stille IA-plass(er) til disposisjon. Øke gjennomsnittlig avgangsalder Undersøkelsen viser at et flertall av enhetene har iverksatt de ulike seniortiltakene som rådmannen tilbyr slik som milepælsamtaler, seniorsamlinger og seniortilskudd. Imidlertid benytter helse- og velferdssentrene milepælssamtaler i mindre grad enn andre tjenesteområder. Et flertall av enhetene har ikke en livsfaseorientert personalpolitikk. 4

6 Revisjonens konklusjon Tiltak for å forebygge og redusere sykefraværet Enhetene har iverksatt flere tiltak for å forebygge og redusere sykefraværet i samsvar med IAavtalen. Dette begrunner vi med at: samtlige undersøkte enheter kan vise til at de har benyttet ett eller flere tiltak de aller fleste enhetene utarbeider skriftlige sykefraværsrutiner enhetslederne arbeider for å legge til rette for å hindre sykefravær de fleste enhetene utarbeider oppfølgingsplaner sykefraværsarbeidet er stort sett kommet frem gjennom god dialog mellom ansatte og enhetsleder Imidlertid viser undersøkelsen at enhetene ikke har klart å redusere sykefraværet i tråd med målsetningen for IA-avtalen. Kommunens mål fra handlingsplanen for IA-arbeidet om et samlet sykefravær på 7,9 prosent andre kvartal 2009, er ikke innfridd. Det er betydelig avstand mellom faktisk sykefravær og kommunens målsetning, og tiltakene har ikke medført redusert sykefravær. Undersøkelsen viser følgende forbedringspotensialer: normer for fravær må i større grad diskuteres i alle enheter ved gjennomføring av dialogmøtene må enhetene involvere Personaltjenesten/ bedriftshelsetjenesten i større grad det må i større grad søkes løsninger for å finne alternative arbeidsoppgaver til ansatte som trenger tilrettelegging, og uten at det medfører ekstra belastning for andre ansatte på den enkelte enhet. NAV og Personaltjenesten bør involveres i større grad nærværsfaktorene må i større grad identifiseres og styrkes i alle enheter alle mål som er beskrevet i lederavtalen om sykefraværsarbeidet, må gjennomgås i halvårssamtalen Tiltak for å beholde og rekruttere personer med funksjonsnedsettelse IA-avtalens målsetninger om å beholde og rekruttere personer med funksjonsnedsettelse er delvis ivaretatt. Dette begrunner vi med at: flere av enhetene har ansatte med funksjonsnedsettelse og har iverksatt tiltak for å beholde de ansatte i arbeid de fleste enheter har i løpet av de tre siste årene stilt IA-plass(er) til disposisjon for personer som trenger arbeidsutprøving Undersøkelsen viser følgende forbedringspotensialer: tilretteleggingstilskudd og arbeidsplassvurdering bør i større grad benyttes hvis målet i IA-avtalen skal oppnås, må personer med funksjonsnedsettelse i større grad prioriteres ved nyansettelser Tiltak for å øke gjennomsnittlig avgangsalder Enhetene har iverksatt flere tiltak for å øke den gjennomsnittlige avgangsalder. Imidlertid må alle enheter sørge for et helhetlig livsfaseperspektiv som inngår i enhetenes personalpolitikk og HMS-arbeid. 5

7 Forord I denne rapporten oppsummerer Trondheim kommunerevisjon forvaltningsrevisjonsprosjektet IA-avtalen i Trondheim kommune enhetenes oppfølging. Delrapport 2. Denne delrapporten omhandler hvordan utvalgte enheter i kommunen følger opp IA-avtalen, og vi har valgt å se nærmere på hvordan helse- og velferdssentrer, hjemmetjenester, skoler og barnehager jobber med målene i IA- avtalen. I Delrapport 1 redegjorde vi for hvilke system og tiltak kommunen har på rådmannsnivå i arbeidet med et inkluderende arbeidsliv. Rådmannen har hatt rapporten til verifisering og høring i perioden til Arbeidet er utført av forvaltningsrevisorene Roald Elvegård og Kari Wuttudal (prosjektleder). Trondheim, Per Olav Nilsen revisjonsdirektør Kari Wuttudal forvaltningsrevisor 6

8 1. Innledning Utviklingen av sykefravær har hatt stor oppmerksomhet i det politiske miljøet og i arbeidslivet. Med intensjon om å skape et arbeidsliv med plass til alle som kan og vil arbeide, ble den første sentrale IA-avtalen inngått i 2001 mellom myndighetene og partene i arbeidslivet. Bakgrunnen var at stadig flere gikk ut av arbeidslivet og over på langvarige trygdeordninger. Avtalen har vært evaluert og besluttet videreført ved at partene og myndighetene har undertegnet avtalen på nytt med nye eller endrede målsettinger. Den opprinnelige avtalen utløp den og ble videreført i en ny avtale for perioden januar 2006 til desember Trondheim kommune har vært en inkluderende arbeidslivsvirksomhet siden Inkluderende arbeidsliv innebærer en overføring av overordnet ansvar og forpliktelser fra myndigheter og arbeidstaker, over til arbeidsgiveren. Det betyr at arbeidsplassen er hovedarena for både forebyggende og rehabiliterende sykefraværsarbeid, og at arbeidsgiver og arbeidstaker er hovedaktører i sykefraværsarbeidet. Samarbeidsavtalen om inkluderende arbeidsliv (IA) er en avtale mellom arbeidsgiver, arbeidstakerorganisasjonene og NAV. Overordnede målsetninger for IA-samarbeidet er å forebygge sykefravær, øke fokuset på jobbnærvær, hindre utstøting fra arbeidslivet og øke rekrutteringen til arbeidslivet av personer som ikke har et arbeidsforhold. Avtalen mellom partene har tre delmål: 1) Redusere sykefraværet 2) Beholde og rekruttere personer med redusert funksjonsevne 3) Øke gjennomsnittlig pensjonsalder Den nye IA-avtalen som ble inngått i 2006, har i tillegg satt fokus på å øke rekrutteringen av personer som ikke har et ansettelsesforhold og står utenfor arbeidslivet. Avtalen skal bidra til at flere kommer i arbeid gjennom hensiktsmessige virkemidler og økt bruk av det ordinære arbeidsliv for å gi personer trening, praksis og kvalifisering tilpasset arbeidslivets behov. 1 Det er tre hovedaktører i IA-samarbeidet i Trondheim kommune: arbeidsgiver ved rådmannen, tillitsvalgte og ansatte, og enhetsledere på den enkelte arbeidsplass. Denne rapporten er den andre av to forvaltningsrevisjonsrapporter om IA-avtalen i Trondheim kommune. I den første rapporten behandlet vi hvordan rådmannen følger opp IA-avtalen, og hvilke system og tiltak kommunen har i IA-arbeidet på et overordnet nivå. Denne andre rapporten omhandler hvordan enhetene i kommunen følger opp IA-avtalen, og hvordan enhetene benytter seg av kommunens og NAVs tiltak og system innen IA-avtalen. Vi har sett nærmere på hjemmetjenestene og helse- og velferdssentrene som er det området i kommunen som har høyeste sykefravær, i tillegg til skoler og barnehager. IA-avtalen er inngått for hele Trondheim kommune som én IA-virksomhet og ikke de enkelte enhetene. Likevel må også enhetene forholde seg til delmålene i avtalen. Den enkelte arbeidsplass er den viktigste arenaen i arbeidet med å hindre utstøting, forebygge sykefravær, styrke rekrutteringen og få flere med funksjonsnedsettelse i arbeid (Personaltjenesten 2006:43). Delrapport 1 viste at Trondheim kommune i det alt vesentligste har etablert tiltak og systemer som har til hensikt å oppfylle de overordnede målene i IA-avtalen. Samtidig viste delrapport 1 at sykefraværet for 1 Prosjekt inkluderende arbeidsliv i Trondheim kommune, sak 06/7095 7

9 kommunen samlet sett har økt. Denne delrapport 2 har til hensikt å undersøke om noe av forklaringen på det høye sykefraværet kan være at enhetene ikke i tilstrekkelig grad er kjent med eller ikke benytter seg av de tiltakene kommunen har etablert på rådmannsnivået. 8

10 2. Problemstilling IA-avtalen har forpliktelser både for rådmannsnivået og for ledelsen og ansatte på den enkelte enhet i kommunen. I denne delrapporten skal vi se på hvordan enhetene arbeider for å nå målene i IA-avtalen, og vi skal besvare følgende problemstillinger: 1. I hvilken grad har enhetene iverksatt tiltak for å følge opp delmål 1 om å forebygge og redusere sykefraværet? 2. I hvilken grad har enhetene iverksatt tiltak for å følge opp delmål 2 om å beholde og rekruttere arbeidstakere med redusert funksjonsevne? 3. I hvilken grad har enhetene iverksatt tiltak for å følge opp delmål 3 om å øke den gjennomsnittlige avgangsalderen? Da IA-avtalen ble fornyet i 2006, ble det dessuten satt fokus på å øke rekrutteringen av personer som ikke har et ansettelsesforhold og står utenfor arbeidslivet. Kommunen skal gjennomføre hensiktsmessige virkemidler og øke bruken av det ordinære arbeidslivet for å gi personer trening, praksis og kvalifisering tilpasset arbeidslivets behov. 2 Når det gjelder rekruttering av personer med funksjonsnedsettelse og eldre arbeidstakere vil dette bli behandlet i kapittel 6 og 7. Ellers viser vi til at det i delrapport 1 framkommer at kommunen har Plan for mangfoldig arbeidsliv som gjelder som styringsdokument for rekruttering, men at kommunen har mange ansatte i DIA (Det interne arbeidsmarked) som skal over i nye jobber i kommunen. DIA har over 300 ansatte og er en av kommunens største enheter. Rådmannen peker på at DIA og økningen i antall arbeidstakere i DIA gjør at det blir vanskeligere for personer uten et arbeidsforhold å få seg jobb i kommunen. Kommunens egne arbeidstakere i DIA prioriteres. Enhetene i kommunen har ikke spesifikke føringer fra rådmannen om å ivareta IA-avtalens mål om å øke rekrutteringen av personer som ikke har et ansettelsesforhold og står utenfor arbeidslivet. Dette målet i IA-avtalen er derfor ikke behandlet i denne rapporten. 2 Prosjekt inkluderende arbeidsliv i Trondheim kommune, sak 06/7095 9

11 3. Metode Denne delrapporten om enhetenes oppfølging av IA-avtalen er basert på intervju, spørreskjemaundersøkelse, dokumentanalyse og statistikk. Det ble sendt ut spørreskjema til alle enhetsledere for skole, barnehage, hjemmetjeneste og helse- og velferdstjeneste. Spørreskjemaundersøkelsen ble gjennomført i september Av 140 utsendte skjema fikk vi svar fra 118 enhetsledere, en svarprosent på 84. I tabell 1 ser vi svarprosenten på de ulike typer enhetene. Tabell 1: Andel enhetsledere som har svart på spørreskjemaundersøkelsen Antall besvarte Skjemaer Antall utsendte skjemaer Svarprosent Helse- og velferdssenter Hjemmetjeneste Skole Barnehage Totalt Svarprosenten er høy på både skoler, hjemmetjenester og helse- og velferdssenter, ca 91 prosent. Barnehagene har lavest svarprosent på henholdsvis, 75 prosent. Frafall skyldes i noen tilfeller tekniske problemer med bruk av et elektronisk spørreskjema. Det er gjennomført ti intervju fordelt på fem hjemmetjenester. Utvalget er gjort på grunnlag av variasjoner i sykefraværsstatistikken og størrelsen på enhetene. På hver enhet har vi intervjuet enhetsleder og et gruppeintervju av to ansatte fra arbeidsmiljøgruppa. De to ansatte har ofte vært tillitsvalgte og/ eller verneombud. Videre har vi intervjuet en kontaktperson fra rådmannens fagstab. Vi gjennomførte strukturerte intervju med bruk av intervjuguide. Intervjuguidene ble blant annet utarbeidet med utgangspunkt i den nasjonale IA-avtalen og Handlingsplan for IAarbeidet i Trondheim kommune. Alle referatene med enhetslederne er verifisert, samt to av referatene fra arbeidsmiljøgruppene. Flere dokumenter er benyttet for å belyse rapportens problemstillinger. Kommunen har et eget nettsted der relevant litteratur og informasjon om IA-avtalen er lagt ut. Vi viser ellers til litteraturliste. Vi har også benyttet tilgjengelig statistikk over sykefraværet i undersøkelsen. Der det er relevant viser vi til data og funn i delrapport 1 om rådmannens oppfølging av IAavtalen. 10

12 4. Revisjonskriterier Med intensjon om å skape et arbeidsliv med plass til alle som kan og vil arbeide, ble den første IA-avtalen inngått i 2001 mellom myndighetene og partene i arbeidslivet. Bakgrunnen var at stadig flere gikk ut av arbeidslivet og over på langvarige trygdeordninger. IA-avtalen skal bidra til at flere kommer i arbeid gjennom hensiktsmessige virkemidler og økt bruk av det ordinære arbeidsliv for å gi personer trening, praksis og kvalifisering tilpasset arbeidslivets behov. 3 Avtalen har vært evaluert og besluttet videreført ved at partene og myndighetene har undertegnet avtalen på nytt med nye eller endrede målsettinger. Gjeldende avtale ble undertegnet i desember 2005 og gjelder ut for perioden IA-avtalen har to overordnede mål: Å forebygge sykefravær, øke fokuset på jobbnærvær og hindre utstøting fra arbeidslivet Å øke rekrutteringen til arbeidslivet av personer som ikke har et arbeidsforhold IA-avtalen har tre delmål: 1) Forebygge og redusere sykefraværet, 2) Beholde og rekruttere personer med funksjonsnedsettelse og 3) Øke den gjennomsnittlige avgangsalder. Revisjonskriteriene 4 er hentet fra den nasjonale IA-avtalen/ samarbeidsavtalen, Arbeidsmiljøloven og den lokale Handlingsplan for IA-arbeidet i Trondheim kommune. Andre sentrale kommunale dokumenter er Handlingsplan for et mangfoldig arbeidsliv, lederavtalen 2009 og Handlingsplanen HMS Disse dokumentene viser tiltak og mål som enhetene må jobbe med for å oppfylle delmålene i IA-avtalen. For nærmere redegjørelse for disse dokumentene og kriteriene, se vedlegg 1. Basert på dette har vi utarbeidet kriterier under hvert delmål Delmål 1: Forebygge og redusere sykefravær Forebygge sykefravær Øke fokuset på jobbnærvær og identifisere, styrke og utvikle nærværsfaktorer Utarbeide mål for sykefraværsarbeidet og sykefraværsutviklingen Etablere etterprøvbare aktivitetsmål Målene skal være integrert del av et godt og målrettet arbeidsmiljøarbeid/ HMS-arbeid Tilrettelegge og følge opp sykmeldte på arbeidsplassen og dokumentere at tilretteleggingstiltak er vurdert og gjennomført eller forsøkt gjennomført Utarbeide gode oppfølgingsplaner senest innen seks uker etter at arbeidstaker har vært helt eller delvis sykmeldt Gjennomføre dialogmøter innen tolv uker for arbeidstakere som har vært helt borte fra arbeidet Arbeidsgiver skal bidra til etter- og videreutdanning eller omskolering av sykmeldte (sykefraværsgarantien) Arbeidsgiver skal sørge for systematisk samarbeid og dialog med de ansatte om IAarbeidet for å bidra til godt arbeidsmiljø. Arbeidsgiver skal sørge for et godt og inkluderende arbeidsmiljø i virksomheten 3 Prosjekt inkluderende arbeidsliv i Trondheim kommune, sak 06/ Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de kravene og forventningene som brukes i den enkelte forvaltningsrevisjon. Våre revisjonskriterier er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere måloppnåelse eller eventuelle svakheter på det området som undersøkes. Kriteriene, holdt sammen med faktagrunnlaget, danner basis for de analyser og vurderinger som vi vil foreta i prosjektet og de konklusjoner som trekkes. 11

13 Arbeidsgiver skal utarbeide skriftlige fraværsrutiner og rutiner for oppfølging av sykmeldte. Normer for fravær skal være diskutert og implementert Virksomheter med minst 50 arbeidstakere plikter å opprette arbeidsmiljøutvalg (AMU) hvor arbeidsgiveren, arbeidstakerne og bedriftshelsetjenesten skal være representert. Arbeidsmiljøutvalget kan opprette underutvalg. Arbeidsmiljøgruppa skal sammen med enhetsleder forankre og prioritere arbeidsmiljøutvikling og sykefraværsarbeid Enheten skal utarbeide plan for HMS-arbeidet og utarbeide årshjul for HMS arbeidet på enhet med særlig fokus på forebyggende sykefraværstiltak Enhetens egen sykefraværsstatistikk skal være et aktivt verktøy i arbeidsmiljøgruppa 4.2. Delmål 2: Beholde og rekruttere personer med redusert funksjonsevne Virksomheter skal legge til rette for at personer med redusert funksjonsevne kan bli værende i sin jobb Virksomhetene skal sette seg aktivitetsmål for sitt oppfølgings- og tilretteleggingsarbeid for egne arbeidstakere med redusert arbeidsevne Arbeidsgiver skal, så langt som mulig, iverksette nødvendige tiltak for arbeidstakere med redusert arbeidsevne slik at de kan beholde eller få et passende arbeid Virksomheter skal legge til rette for at flere personer med redusert funksjonsevne kan komme inn i arbeidslivet Virksomhetene skal stille kompetanse, arbeids- og tiltaksplasser (IA-plasser) til disposisjon Kvalifiserte søkere med funksjonsnedsettelser skal innkalles til intervju Yrkeshemmede skal foretrekkes ved ansettelse når de er kvalifisert på lik linje med andre søkere 4.3. Delmål 3: Øke den gjennomsnittlige avgangsalder Virksomhetene skal ha et livsfaseperspektiv som skal inngå i det daglige helse-, miljøog sikkerhetsarbeidet og i personalpolitikken Arbeidsgiver skal legge til rette for eldre arbeidstakere og legge til rette for å forlenge yrkeskarrieren Seniormedarbeidere skal få brukt sine kunnskaper, kompetanse og erfaring, og sikres kompetanseutvikling på lik linje med andre arbeidstakere Enhetsleder skal gjennomføre milepælsamtale med arbeidstakere 55+ Kvalifiserte arbeidssøkere over 50 år skal innkalles til intervju der dette ikke står i motstrid til ønsket alderssammensetning på enheten 12

14 5. Forebygge og redusere sykefravær 5.1 Sykefraværet skal reduseres Målsettingen for IA-avtalen nasjonalt og for Trondheim kommune er at sykefraværet skal reduseres med 20 prosent i avtaleperioden. Delrapport 1 om IA-avtalen i Trondheim kommune 5 viste at kommunens målsetting om reduksjon i sykefraværet ikke er oppnådd. I stedet for en reduksjon, øker fraværet på enhetene. Spesielt har hjemmetjenestene og sykehjemmene 6 høyt fravær. Figur 1 viser at skolene har hatt stabil sykefraværsutvikling de siste årene, mens barnehagene hadde en sterk økning fra 2006 til 2007, men med en liten nedgang fra 2007 til Sykehjemmene har hatt en liten økning siste år, mens hjemmetjenestene har hatt en stor økning i sykefraværet fra 2007 til Figuren viser at både hjemmetjenesten, sykehjemmene og barnehagene har et høyere fravær enn resten av kommunen. Sykefraværsstatistikken fra andre kvartal 2009 var 10,2 prosent, mens kommunens målsetning fra handlingsplanen for IA-arbeidet var 7,9 prosent. 7 Figur 1: Sykefraværet per tjenesteområde og hele kommunen Prosent 8 Kilde: Trondheim kommunes Intranett og Årsrapport HMS og arbeid med et mer inkluderende arbeidsliv 5 IA-avtalen i Trondheim kommune rådmannens oppfølging, Trondheim kommunerevisjon (2009). 6 Helse- og velferdssentrene. 7 I lederavtalen for 2009 er kommunes mål et samlet sykefravær på 9,7 for hele De fire tjenesteområdene (skoler, barnehager, sykehjem/ helse- og velferdssentrer og hjemmetjenester) som vi har sett på i denne rapporten, er plassert i de fire første kolonnene. 13

15 I spørreskjemaundersøkelsen spurte vi enhetslederne om fraværet har økt, vært stabilt eller gått ned de siste tre årene. 18 prosent sier at fraværet har økt, 43 prosent at fraværet har vært stabilt, 2 prosent vet ikke, mens 37 prosent mener fraværet har sunket. Ser vi på fordelingen på type enheter, svarer 60 prosent av enhetslederne på hjemmetjenestene at de har hatt en nedgang siste årene, mens to prosent har hatt en økning, se tabell 2. Figur 1 som er hentet fra årsrapport for 2008 fra HMS-arbeid og arbeid med et mer inkluderende arbeidsliv, viser at sykefraværet har hatt en sterk økning siste året, men en nedgang fra 2006 til I vår spørreskjemaundersøkelse oppgir nesten halvparten av helse- og velferdssentrene at de har hatt en nedgang i sykefraværet (47 prosent), mens figur 1 viser en økning siste år. 9 De fleste enhetslederne på skolene svarer at de har hatt en stabil utvikling i sykefraværet eller en nedgang, noe som i større grad samsvarer med kommunens sykefraværsstatistikk enn det gjør på helse- og velferdsområdet. Et flertall av lederne i barnehagene oppgir at de har hatt en nedgang eller stabilt sykefravær siste årene. Sykefraværsstatistikken i figur 1 viser at barnehagene har hatt en liten nedgang siste år, men en sterk økning forrige år. Tabell 2: Enhetsledernes oppfatning av sykefraværsutviklingen på enheten de siste tre årene, prosentvis fordeling. Økt Vært Stabilt Gått ned Vet ikke Sum Helse- og velferdssenter (n=19) Hjemmetjeneste (n=10) Skole (n=48) Barnehage (n=41) Totalt (n=118) Forklaringer på sykefraværet Tidspress I intervjuene ba vi enhetslederne i hjemmetjenestene om å kommentere sykefraværet på sine enheter. Flere pekte på at en del av sykefraværet skyldes uheldig stress og tidspress i hjemmetjenestene. Flere ansatte i arbeidsmiljøgruppene pekte på at jobben preges av hardt tidspress for å klare å komme seg igjennom arbeidslistene, det vil si å kunne hjelpe brukerne til rett tid og i løpet av dagen. En arbeidsmiljøgruppe sier det slik: De ansatte stresser med å komme seg fra den ene brukeren til den andre, og det er mye kjøring og ut og inn av bilen. Når de kommer til brukerne, er det tidspress og stress på å bli ferdig. Arbeidslagene diskuterer ofte tidsjustering for de enkelte brukerne og går gjennom tidsestimatene. En annen arbeidsmiljøgruppe pekte på at bemanningen er alt for lav, og mente flere ansatte ville ført til mindre sykefravær. Mange ansatte ønsker seg større stillinger, og det er mye usikkerhet forbundet med små stillingsandeler. Flere pekte også på at kjøring og forflytning tar tid, og at kjøretiden ikke er lagt til i arbeidslistene. En arbeidsmiljøgruppe mener det kunne redusert stress og sykefravær om estimering av kjøretid hadde vært lagt til arbeidslistene. Arbeidslistene er basert på ADLregistreringer 10 og estimert tid for den enkelte bruker ved hjelp av rapportene som de ansatte 9 Helse- og velferdssentrene består blant annet av sykehjem, boliger og heldøgns omsorg slik at sykehjem og helse- og velferdssentrer ikke er identiske enheter. 10 ADL-registrering er et datasystem der brukernes behov for hjelp registreres og hjelpebehov utregnes. 14

16 skriver. Forflytning er ikke iberegnet. En ansatt sier det slik: Brukerne får vedtak for eksempel om ti minutter med hjemmetjeneste, men forflytning og kjøring er ikke tatt med i den økonomiske utregningen/ estimeringen. Resultatet er at brukerne i realiteten får mindre tid enn vedtaket tilsier. I stedet for ti minutter blir det fem minutter, og hvis det har skjedd uforutsette ting hos forrige bruker, får kanskje brukeren bare tre minutter. Meningen er ikke bare å være tre minutter til en bruker. En enhetsleder peker på tilsvarende utfordring: Det har vært en enorm utvikling av hjemmetjenestene de siste årene. For mange ansatte er jobben de gjør nå helt annerledes enn det de startet med. For eksempel når det gjelder sykepleiere, har de en tøffere hverdag nå enn tidligere. Folk bor hjemme lengst mulig med store utfordringer i hverdagen, eller det kan være kreftpasienter som bor hjemme. Dette betyr stort ansvar. Det er også vanskelig for enkelte at hverdagen er så travel og at det er utarbeidet standarder på hva den enkelte skal få hjelp til. Det er ikke slik at det er tid til å sitte ned og prate. Noen mener dette er uetisk. For enkelte kan det bli slik at de bruker mer tid enn avsatt slik at de ikke kommer inn til kontorer til rett tid eller tar seg tid til å komme inn for å spise lunsj med kollegaer. Dette kan bli slitsomt i lengden. Omorganiseringer Andre pekte på at omorganiseringer er belastende for de ansatte. En enhetsleder stiller spørsmål om en av årsakene til at Trondheim kommune har høyere sykefravær enn andre storbykommuner kan være at Trondheim kommune omorganiserer mer. En annen enhetsleder pekte på at enheten ble omstrukturert for tre års tid siden, og da var sykefraværet på nesten 40 prosent. Sykefraværet er nå lavere og enhetsleder tror det skyldes at de ansatte er mer tryggere på hverandre nå enn under omorganiseringen. En annen arbeidsmiljøgruppe er også inne på det samme: Enheten har hatt store omorganiseringer, og kommunen vurderer også om hjemmetjenesten skal omorganiseres ytterligere fordelt etter de fire bydelene. Vi tror omorganiseringer medfører høyere sykefravær. Omorganiseringer skaper utrygghet og oppleves som vanskelig og ubehagelig for de ansatte. En arbeidsmiljøgruppe poengterer ulempen med sammenslåinger til større enheter: I en liten enhet blir man også mer synlig, og at man merker fortere hvis en av de ansatte er borte. I en større enhet med stordriftsfordeler er det mer uproblematisk om man er borte, og enheten blir ikke like skadelidende, og det betyr ikke like mye om man er borte. Fysisk tungt Noen brukere i hjemmetjenesten medfører tyngre løft enn andre, men flere understreker at hjemmetjenesten er blitt flinke til å bruke tekniske hjelpemidler og at enhetene har en regel om at de alltid skal være to ansatte som jobber sammen dersom arbeidet kan innebære tunge løft eller være fysisk tungt. Enhetene har forflytningsveiledere som hjelper og veileder ansatte i arbeidsteknikker, og som fungerer godt på enhetene. Noen mente at sykefraværet skyldes slitasje og belastningsskader, mens andre mente at det var i hovedsak andre årsaker til fravær. Vurdering: Undersøkelsen viser at kommunen ikke har klart å redusere sykefraværet i tråd med målsetningen for IA-avtalen. Revisjonen merker seg at kommunens mål fra handlingsplanen for IA-arbeidet om et samlet sykefravær på 7,9 prosent andre kvartal 2009 ikke er innfridd. Revisjonen registrerer at det er betydelig avstand mellom faktisk sykefravær og kommunens målsetning. Hjemmetjenestene har det høyeste sykefraværet i kommunen. De enhetene vi har intervjuet begrunner det høye sykefraværet med tidspress og stress, hyppige omorganiseringer, økt 15

17 ansvar og fysisk belastende arbeid som årsaker til det høye sykefraværet. Revisjonen mener rådmannen bør intensivere fokuset på årsaksforholdene til det høye sykefraværet. 5.2 Mål og tiltak IA-virksomhetene plikter å etablere etterprøvbare aktivitetsmål og jobbe med å forebygge sykefravær. Kommunens handlingsplan for IA-arbeidet presiserer at i tillegg til sentrale mål og tiltak, bør det på enhetsnivå beskrives egne mål og tiltak for IA arbeidet. I dette kapittelet skal vi se på tiltak som enhetene iverksetter for å forebygge sykefravær. I tillegg benytter enhetene seg av virkemidler/ tiltak fra NAV i arbeidet med å tilrettelegge for arbeidstakere med redusert arbeidsevne og for å beholde folk i jobb. Dette kommer vi nærmere tilbake i kapittel 5.4 om tilrettelegging, men vi registrerer i første omgang at alle enhetene har brukt ett eller flere av NAV-virkemidlene. Som vist i delrapport 1 har kommunen utarbeidet flere konkrete aktivitetsmål og tiltak for å forebygge sykefravær: Kvalitetskommuneprogrammet, 11 Storbyprosjekt, Sykefraværsinnsatsen, Gravideprosjektet, STYRK 12, ryggrehabiliteringstilbud/ ryggskolen, HMS-midler til enheten, bistand fra Personaltjenesten til enhetsledere i oppfølging av sykmeldte i enkeltsaker, Forflytningsprosjektet/ forflytningsveiledere, treningstilbud på treningsstudioer og Utfordringen. 13 Tabell 3 oppgir hvilke prosjekt og tiltak som enhetene har benyttet seg av. Tabell 3: Andel enheter som har benyttet eller utført følgende tiltak de siste 3 årene Prosent Gitt ryggrehabiliteringstilbud til ansatte 34 Benyttet seg av STYRK-metoden 21 Deltagelse i Kvalitetskommuneprogrammet 19 Tilrettelagt arbeidsforhold for gravide arbeidstakere 69 Opplæring i arbeidsteknikker (for eksempel bruk av forflytningsveiledere) 41 Annet 20 Ingen tiltak er benyttet 0 Alle enhetene har benyttet seg av ett eller flere tiltak for å forebygge sykefravær. Tiltaket som de fleste enhetene har benyttet seg av er tilrettelegging for gravide arbeidstakere, 69 prosent oppgir at de har benyttet seg av dette tiltaket. Enkelte av tiltakene er mer rettet mot ulike tjenesteområder, se tabell Kvalitetskommuneprogrammet er et nasjonalt program som er tuftet på 3-partsamarbeidet mellom politikere, arbeidsgiver og arbeidstakere. Hovedmålet med dette prosjektet er å bidra til økt nærvær blant ansatte i Trondheim kommune og bedre kvalitet på tjenestene til brukerne. Prosjektet tilbyr metodeopplæring for nærværsarbeid og kvalitetsutvikling for arbeidsmiljøgrupper (AMG) på enheter innenfor Helse og velferd og Oppvekst og utdanning. I opplæringen legges det vekt på å kartlegge nærværsfaktorer, gjennomføre arbeidsmiljøanalyser og prosjektutvikling. Til hjelp i dette arbeidet tilbyr rådmannen utviklingsveiledere. 12 For å bedre forholdene for de ansatte, redusere sykefraværet og heve kvaliteten på tjenesten, ble det i desember 2003 vedtatt å sette i verk en tiltakspakke for hjemmetjenesten i Trondheim kommune. Et av satsningsområdene var et kompetansehevings- og utviklingsprogram og alle ansatte i hjemmetjenesten fikk to planleggings- og temadager per år. Styrk er nå avsluttet som prosjekt, men fortsetter etter samme malen. Dialogen på samlingene har i praksis blitt en kontinuerlig medarbeidersamtale som bidrar til at man hele tiden lærer av hverandre og motiverer hverandre. 13 Delrapport 1 om IA-avtalen, Handlingsplan for IA og Personaltjenesten og Arbeidsmiljøenheten (2009). 16

18 Tabell 4: Andel enheter som har benyttet eller utført følgende tiltak de siste 3 årene, etter tjenesteområde, prosentvis fordeling. Helse- og velferdssenter Hjemmetjenesten Skoler Barnehager Gitt ryggrehabiliteringstilbud til ansatte Benyttet seg av STYRK-metoden Deltagelse i Kvalitetskommuneprogrammet Tilrettelagt arbeidsforhold for gravide arbeidstakere Opplæring i arbeidsteknikker (for eksempel bruk av forflytningsveiledere) Tabellen viser at det er enhetene på helse- og velferdssentrene og hjemmetjenestene som i størst grad benytter seg av de ulike forebyggende tiltakene. De aller fleste helse- og velferdssentrene og hjemmetjenestene gir opplæring i arbeidsteknikker og bruker forflytningsveiledere, henholdsvis 95 og 80 prosent. Forholdsvis mange barnehager gir også opplæring i arbeidsteknikker, 42 prosent. Et flertall av helse- og velferdssentrene (68 prosent) og 90 prosent av hjemmetjenestene benytter seg av STYRK-metoden. Ryggrehabiliteringstilbud gis av forholdsvis mange enheter (mellom prosent) på alle tjenesteområdene, og det er dette tilbudet som gis mest i skolene. AMG-meldingen for 2008 viser at flere enheter har deltatt i prosjektet Sykefraværsinnsatsen. Ellers ser vi at det er skolene som i minst grad benytter seg av forebyggende tiltak. Andre forebyggende tiltak som hjemmetjenesten viste til i intervjuene, er sosiale aktiviteter, medarbeidersamtalene, bruk av HMS-midler til sosial tiltak, deltagelse på Utfordringen og tilbud om trening på 3T. En av hjemmetjenestene er med i prosjektet Hverdagsmestring i hjemmet. Dette er ikke et prosjekt som direkte går på sykefravær, men på kvalitet og kompetanseheving i tjenesten. Imidlertid ser enhetsleder en sammenheng her. Enhetsleder mener at det er bedre å bruke tida på å bedre kompetansen, enn å snakke om sykefraværet og arbeidsmiljøet. Hvis en ansatt føler faglig trygghet, vil terskelen for å sykmelde seg bli høyere enn hvis man er uttrygg og usikker i jobben. Ifølge enhetsleder trenger hjemmetjenestene flere kurs og kompetansedager, og enhetsleder ønsker seg bedre rammebetingelser. Ifølge IA-avtalen for kommunen skal enhetene beskrive mål og tiltak for IA-arbeidet. Ingen av de fem hjemmetjenestene revisjonen intervjuet har beskrevet egne mål og tiltak for IAarbeidet. Mange har imidlertid handlingsplaner for arbeidsmiljøgruppene der forebygging av sykefravær fremgår. AMG-melding for 2008 for Trondheim kommune viser også at de aller fleste enhetene i kommunen har slike handlingsplaner. Vurdering: Undersøkelsen viser at de fleste enhetene er involvert i ett eller flere tiltak og prosjekter, og etter revisjonens mening ivaretas dermed kravet i IA-avtalen om å ha etterprøvbare tiltak. Skolene benytter færrest tiltak fra kommunen, mens helse- og velferdsområdet har iverksatt flest tiltak. Revisjonen mener det er positivt at enhetene og tjenesteområdene med høyest sykefravær deltar i flest tiltak, men stiller spørsmål ved effekten av tiltakene siden sykefraværet ikke har gått ned. 17

19 Ingen av de fem intervjuede hjemmetjenestene har beskrevet egne mål og tiltak for delmål 1 i IA-avtalen om å redusere og forebygge sykefraværet slik kommunens handlingsplan for IAarbeidet tilsier. Revisjonen registrerer imidlertid at de fleste enhetene i kommunen utarbeider handlingsplaner for arbeidsmiljøgruppene. 5.3 Sykefraværsoppfølging Rutiner og normer for sykefraværsoppfølging og fravær Veileder til IA-avtalen krever at arbeidsgiver skal utarbeide skriftlige rutiner for å følge opp sykmeldte. Kommunen følger opp med egne bestemmelser om at enhetsledere skal etablere og praktisere fraværsrutiner. 14 Hver enkelt enhet skal utarbeide rutiner og prosedyrer for oppfølging av sykmeldte fra dag én og for (gradvis) tilbakeføring av langtidssykmeldte til ordinært arbeid. 15 I tillegg skal normer for fravær være diskutert og implementert på kommunens enheter innen utgangen av 2009, i forhold til redelighet, ærlighet og åpenhet, jamfør etiske retningslinjer. 16 I delrapport 1 viste vi at rådmannen har systemer og rutiner for sykefraværsoppfølging. Kommunen og Personaltjenesten har utarbeidet skriftlige rutiner, deriblant en brosjyre på sykefraværsoppfølging i Trondheim kommune. I AMG-meldingene plikter enhetene å oppgi om de har utarbeidet handlingsplan med interne melderutiner for fravær Tabell 5: Andel av enhetene som har utarbeidet fraværsrutiner og diskutert etiske normer de siste tre årene. Prosent Utarbeidet egne fraværsrutiner ved enheten 83 Diskutert etiske normer for fravær ved enheten 60 Ifølge spørreskjemaet har 83 prosent av enhetene utarbeidet egne fraværsrutiner (tabell 5), og disse omfatter også rutiner for sykefraværsoppfølging. Derimot har færre, 60 prosent, diskutert etiske normer for fravær på enheten. De intervjuede hjemmetjenestene forholder seg til de skriftlige rutinene på sykefraværsoppfølgingen som kommunen har utarbeidet. I tillegg har hjemmetjenestene utarbeidet egne fraværsrutiner, men de skriftlige fraværsrutinene beskriver i liten grad rutiner for (gradvis) tilbakeføring av langtidssykemeldte til ordinært arbeid. De fleste intervjuede på hjemmetjenestene har diskutert normer for fravær på enheten. Flere enheter diskuterer holdninger til fravær i plenum på personalmøter. Det diskuteres for eksempel at det er ønskelig at ansatte kommer på jobb om man er litt syk og heller ber om å få en lettere arbeidsliste eller andre tilpasninger for dagen. Men flere påpekte at det også er viktig å signalisere at det er lov å være syk. På en enhet hadde de diskutert at det var viktig at man følte ansvar for hverandre, og at det derfor var viktig å bli kjent med hverandre etter omorganisering og sammenslåing. Arbeidsmiljøgruppa på den hjemmetjenesten som hadde lavest sykefravær, forklarte det lave sykefraværet med blant annet: Årsaken til det lave 14 Handlingsplan for IA-arbeidet, Lederavtalen for 2009, Handlingsplan for HMS og Personalhåndboka. 15 Handlingsplan for IA-arbeidet. 16 Lederavtalen 2009 og Handlingsplan HMS

20 sykefraværet kan være at enheten er liten hvor de ansatte kjenner hverandre godt. De ansatte vet at hvis en er borte, blir det mer arbeid på kollegaene. De føler dermed større ansvar for å komme på jobb. Samtidig er det aksept for å være borte fra jobben hvis man virkelig er syk. Flere nevner at normer for fravær blir diskutert i Kvalitetskommuneprogrammet: Enheten fikk et case hvor man skulle skrive tre grunner til enten å være hjemme eller på jobb hvis man våknet opp med hodepine. I den forbindelse diskuterte enheten normer for når det er akseptabelt å være hjemme fra jobb og når det ikke er det. En av enhetslederne mener at det er holdningene til fravær som er utfordrende og skriver i spørreskjemaet: Det er vel ikke noe feil med IA-avtalen. Folks holdning til sykdom og fravær har endret seg, spesielt kvinners holdning. De vil i større grad være hjemme med egne barn når de er syk, de vil ikke slite seg ut i arbeidslivet, og er hjemme om de tror de er syk. Sykemeldinger og egenmeldinger benyttes når man har behov for å være borte fra jobb, og man ikke har andre legitime grunner for å være borte fra jobb. En annen enhetsleder uttaler: IA-avtalen er egnet til å "utnyttes" både av personer som ikke er så opptatt av å gjøre en god jobb, men få mest mulig for minst mulig. Samtidig er den heldigvis en flott avtale for personer som ser sitt ansvar og som nytter den når de trenger den. En tredje enhetsleder melder at det er for mange egenmeldingdager og at ansatte utnytter seg av dette til tross for tett oppfølging. En enhetsleder som også er bekymret for holdningene til det å være borte fra jobb, begrunner dette med: Sykefraværet er minst for de eldste, yngre har mer fravær. Jeg har ikke statistikk på dette, men inntrykket basert ut i fra hvem som er syk, er slik. Jeg er bekymret for generasjonen 20 år pluss. Ansvarsfølelsen deres overfor arbeidsgiver og kollegaer synes å være mindre. Lista for å sykemelde seg er foruroligende lav. I enkelte tilfeller har en ung ansatt sykmeldt seg i helga, men på Facebook har det fremgått at vedkommende har vært på fest. Gjennomgående for både enhetsledere og arbeidsmiljøgruppene er at det er viktig å diskutere normer for fravær, men at det ikke må bli slik at ansatte opplever det som om det ikke er lov å være syk. Flere setter derfor pris på at det nå fokuseres mer på nærværsfaktorer enn på fravær. Enhetsleders oppfølging av sykmeldte Arbeidsmiljøloven 3-2 krever at arbeidsgiver skal sørge for oppfølging av sykefravær. Ifølge IA-avtalen skal enhetsleder følge opp sykmeldte, 17 og virksomhetene skal sette seg aktivitetsmål for sitt oppfølgings- og tilretteleggingsarbeid for egne arbeidstakere med redusert arbeidsevne. 18 Dette angår også arbeidstakere med midlertidig redusert arbeidsevne. Trondheim kommune sine sentrale rutiner sier at enhetsleder skal ha jevnlig kontakt med den som er sykmeldt Sentralt i denne sykefraværsoppfølgingen er oppfølgingsplaner og dialogmøter, og dette kommer vi nærmere tilbake til i de to neste avsnittene. Sykefraværsoppfølgingen starter imidlertid lenge før oppfølgingsplaner og dialogmøter gjennomføres, og skal foregå gjennom hele sykdomsperioden. 18 Dette gjelder både arbeidstakere med midlertidig og varig redusert arbeidsevne. Arbeidstakere med varig redusert arbeidsevne (personer med funksjonsnedsettelse) behandler vi i kapittel 6 om funksjonsnedsettelse. 19 Trondheim kommune (2009e), Personalhåndboka, kapittel 10.3 om Sykefravær - oppfølgingsrutiner. 19

21 Enhetslederne kan benytte bistand fra Personaltjenesten i oppfølgingen av sykemeldte i enkeltsaker. Det kan være bistand i oppfølgingssamtaler, vurdere arbeidsplassen for tilrettelegging eller bistand i dialogmøtene. De aller fleste enhetene (94 prosent) har benyttet seg av bistand fra personaltjenesten i enkeltsaker. En av de intervjuede enhetslederne opplyser at hun trekker inn Personaltjenesten i alle oppfølgingssamtalene i utviklingen av oppfølgingsplanene. Hun opplever at Personaltjenesten er en støttefunksjon og det er stor nytte i at de har oversikt over hvilke tiltak og muligheter som fins for å få sykemeldte raskere tilbake i jobb. Flere av enhetene revisjonen intervjuet mente at de hadde nytte av at Personaltjenesten hadde oversikt over både kommunale tiltak og tiltak som tilbys fra NAV. En annen fordel som ble fremhevet ved at Personaltjenesten deltok på møter med sykemeldte, var at Personaltjenesten kan stille andre spørsmål enn hva enhetslederne gjør, for eksempel om det er ting som er konfliktfylt i arbeidssituasjonen. En annen enhetsleder mente at Personaltjenesten kunne oftere stilt litt skarpere spørsmål til ansatte under møter og samtaler, også dersom det oppstår en konflikt mellom sykemeldte og enhetsleder. De fleste arbeidsmiljøgruppene vi har intervjuet på hjemmetjenestene er fornøyd med sykefraværsoppfølgingen fra enhetsleder. Hovedansvaret for sykefraværsoppfølgingen er klart definert til enhetsleder, selv om en av enhetene har en sykefraværsgruppe på tre personer. Noen av enhetene bruker for eksempel å sende blomster til langtidssykemeldte. Flere av enhetslederne synes sykefraværsoppfølgingen tar mye og for mye tid, og det går på bekostning av de som er på jobb. 20 Jeg har behov for å bruke tiden min på de som faktisk er på jobb. 21 En annen enhetsleder synes det er feil bruk av vedkommendes tid: Spesielt er det frustrerende hvis man bruker mye tid på ansatte med små stillinger og som er mye syke. Oppfølgingsplaner Alle arbeidstakere som har vært sykemeldt i over seks uker, skal ha en oppfølgingsplan. Hvis det er åpenbart unødvendig, trenger ikke planen å bli utarbeidet. 22 Tabell 6: Andel enheter som gjennomfører oppfølgingsplan og dialogmøte. Prosentvis fordeling. Skrives oppfølgingsplan etter 6 uker (n=118) Har dialogmøte 1 etter 12 uker (n=118) Ja, i alle tilfellene De fleste tilfellene I noen tilfeller Nei i ingen tilfeller Sum I delrapport 1 om IA-avtalen kom det frem at rådmannen har utarbeidet en veiledning og et skjema til hjelp for enhetsleder og ansatte i utformingen av oppfølgingsplanene. NAV opplyser at de i forbindelse med søknad på tilretteleggingstilskudd har mottatt en del oppfølgingsplaner fra Trondheim kommune av variabel kvalitet. I 2008 mottok Personaltjenesten 1225 oppfølgingsplaner, som er noe færre planer enn i Personaltjenesten synes likevel utarbeidelsen av oppfølgingsplaner er godt etablert på enhetene. Spørreskjemaundersøkelsen bekrefter dette. 20 En enhetsleder fra hjemmetjenesten sier dette under intervjuene, og flere enhetsledere nevner dette under det åpne spørsmålet i spørreskjemaundersøkelsen. 21 Enhetsleder i barnehage, fra spørreskjemaundersøkelsen. 22 Sentrale IA-avtalen, Handlingsplan for IA-arbeidet, NAV (2007) og Arbeidsmiljøloven