Digitalisering av prosesser og tjenester i Skedsmo kommune. Innlegg på kommunal geomatikkonferanse 1. desember 2015 Terje Linløkken

Transkript

1 Digitalisering av prosesser og tjenester i Skedsmo kommune Innlegg på kommunal geomatikkonferanse 1. desember 2015 Terje Linløkken Skedsmo Kommune, Teknisk sektor Kommunal geomatikkonferanse 1

2 Skedsmo kommune Lillestrøm er bysenter i en vekstkommune innbyggere (2015) Areal ca. 77 km 2 Ca arbeidsplasser. Kunnskapsbyen Lillestrøm Norges største kongress- og messekommune Skedsmo Kommune, Teknisk sektor 2

3 1) «Vi skal digitalisere offentlige tjenester. Norge skal være i front internasjonalt på å levere digitale offentlige tjenester til innbyggere og næringsliv». 2) «En samordnet kommunal sektor leverer digitale tjenester som gir innbyggere og næringsliv et reelt digitalt førstevalg» Teknologiske rammebetingelser i Skedsmo kommune Kommunal geomatikkonferanse 3

4 Politisk forankring Skedsmo kommunes digitaliseringsstrategi Viktig verktøy for digitalisering av prosesser og tjenester Teknisk sektor «Digitalisering gir bedre tjenester» - Rådmann Torstein Leiro, Skedsmo kommune Skedsmo Kommune, Teknisk sektor Kommunal geomatikkonferanse 4

5 Styringsverktøy Brukerforum Skedsmo Kommune, Teknisk sektor Kommunal geomatikkonferanse 5

6 Verktøykassen Hvordan kan verktøykassen fra KS KommIT bidra i kommunens omstillingsarbeid: Standardisere på spesifikasjoner, dokumentasjon, IT plattform, avtaler, Bedre tjenester og økt nytteverdi Sikrer gjenbruk Økt volum vil forskyve makt fra leverandør til kommune Bedre kvalitet og raskere saksbehandling Kompetanseheving Effektivisere prosesser og bedre samhandling Synliggjøre gevinster (gevinstplan) Større likebehandling og transparens Reduserte kostnader på lenger sikt Nasjonale Felleskomponenter og kommunale komponenter 6

7 Nasjonale felleskomponenter ID-porten (benyttes for innlogging og autentisering) Altinn Digital postkasse til innbyggere (for eksempel Digipost, eboks, AltInn) Digitalt kontaktregister - Register over digital kontaktinformasjon og reservasjon Felles offentlige registre (folkeregisteret, enhetsregisteret og matrikkelen) Teknologiske rammebetingelser i Skedsmo kommune 7

8 Bruk av ALTINN som tjenesteplattform erfaringer Altinn har et REST API, men tungt å bruke. Til dels mangelfullt dokumentert. Terskel for å komme i gang. Mye faguttrykk, kan oppfattes som litt prematurt. Får ikke ut personnummer, kun navn. Ikke digital ved henvendelser! Aktuelle tjenester: innsyn, melding, pålogging, autentisering, etc. Mulighet for å dele tjenester i Altinn plattformen, men forutsetter like domeneobjekter (standardisering må til) på tvers av tjenesteeiere Kommunene som tjenesteeier i Altinn er ferd med å løsne, ønske om at KS blir tjenesterier på vegne av alle kommuner Skedsmo Kommune, Teknisk sektor 8

9 Digitaliseringsstrategien i Skedsmo Bygger opp om regjeringens målsetting om at nettbaserte tjenester skal være hovedregelen for forvaltningens kommunikasjon med innbygger og næringsliv Metodiske prinsipper i strategien Brukerorientering Gjenbruk av data/komponenter Måle effekt Effekter Selvbetjente innbyggere og næringsliv Økt tilgjengelighet Raskere og enklere behandling av saker Oppnå bedre kvalitet Totalt sett mer kostnadseffektivt De metodiske prinsippene skal sikre at de relevante aktørene blir involvert slik at våre digitale løsninger fremstår helhetlige og gjennomtenkte. 9

10 Tilnærming til digitaliseringsstrategien Mål: Felles IKT plattform med ferdig funksjonalitet og støtte for åpne IT standarder gjenbruk på tvers av fagområder Egne tilpasninger for å dekke brukerbehov Verktøy fra leverandørene må kunne integreres i øvrige systemportefølje til Skedsmo kommune Prosessorientering der brukerbehov og akseptansekrav er sentrale Gjenbruk av data og komponenter - muliggjør raskere endringer og rimeligere løsninger på sikt Bygge kompetanse på tvers samhandling er avgjørende 10

11 Nåsituasjon i mange kommuner: manuelt drevet prosess Inngående post / sak post - status Utgående post / vedtak Basert på subjektive erfaringer 11

12 Ønske: I større grad en digitalt drevet prosess Situasjonskart Meglerpakker Prosess Prosess Plandialog Byggesøknad Delesøknad Inngående post / sak Prosess Prosess Utgående post / vedtak Prosess Tjenester basert på felles og lokale komponenter. 12

13 Modellering av arbeidsprosesser 13

14 Meldingsutveksling og arkivering 14

15 Noen forutsetninger for automatisering Avhengig av å øke fokuset på datakvalitet gjennom hele verdikjeden for å kunne stole på resultatet Definere hvor masterdata hører hjemme og sikre gjenbruk av data Gjennom prosessene modellere dataflyt for å kunne automatisere og dermed kunne sette opp tjenestene Standardisering og felles komponenter må ligge til grunn Kompetansebygging og forankring i ledelsen viktig 15

16 Hvordan digitaliserer vi tjenestene våre? Gjennomføres som prosjekter Egen IKT-handlingsplan der lederne styrer prosjektporteføljen til Teknisk sektor Prosjektmetodikk Vedtatt Prosjektveiviseren som prosjektmetodikk i Skedsmo kommune «Prosjektveiviseren er Difis anbefalte prosjektmodell for gjennomføring av digitaliseringsprosjekter i offentlige virksomheter.» Tilpasning/forenkling av PRINCE2 Hovedfokus på den overordnede prosjektstyringen Skalerbar og kan tilpasses alle typer prosjekter Profesjonalisert prosjektlederrollen Maler som støtter prosjektdokumentasjon/oppfølging Brukerhistorier og akseptansekrav helt sentralt i metodikken SCRUM i leveranseprosessen 16

17 Hvordan håndterer vi brukerbehov og endringer? SCRUM som metodikk for å levere forbedringer til produkteiere på sektoren Produkteiere håndterer og forvalter endringsønsker prioritert etter forretningsverdien Sikrer høyere involvering og deling av kompetanse Samles i sektorens brukerforum Deltar i brukerforum 17

18 Erfaringer med brukerhistorier Utfordring: Bestillinger som endrer seg underveis («scope creep», dvs. «omfangsutglidning») Gjør det vanskelig å levere til rett tid og avtalt pris Det er ikke sikkert det viktigste blir levert først Løsning: Akseptansekrav er helt avgjørende Løpende prioritering Veilysprosjektet: Brukt tid på akseptansekrav for å unngå scope creep Brukt tid på å prioritere hva som er viktigst og definere minimumsløsning for å innfri tidskrav 18

19 Forvaltning av prosjekt- og produktportefølje Kvartalsvis brukerforum på teknisk sektor Produkteiere deltar Presenterer og drøfter hensikten bak endringsønsket Brukerforum samler produkteiere for å revidere sektorens produktkø Endringsønsker prioriteres og endringer som gir mest verdi skal inngå i leveranser til neste brukermøte Produkteier har ansvar for å spesifisere endringsønsker Sikre at leveransen tilfredsstiller kravene Brukerforum 19

20 Integrasjons- og applikasjonsserver IKT arkitektur basert på åpne standarder EIS SQL Client Bruker DB ASP.NET WCF/SOAP/REST IAS WCF/SOAP/REST FILER SQL Client GEO Databaser SQL Databaser NVDB Skedsmo kommune 20

21 Effekter av å ta i bruk smidig utvikling på en åpen, skalerbar og konfigurerbar GIS plattform Kan drive kontinuerlig prosessforbedring Oppnår raskere forbedringer med høyere kvalitet, da en får det viktigste som etterspørres hurtig Krever mer tid i tidlig fase da man ofte ser på prosessforbedringer samtidig Muliggjør god kontroll på egne data Muliggjør deling og gjenbruk på en enkel måte Gjør oss i stand til å oppfylle kommunens digitaliseringsstrategi Krever systemkompetanse og bestillerkompetanse Krever IT-kompetanse i eget hus Krever god samhandling 21

22 Kart og prosesseringstjenester som benyttes i mange løsninger og produkter Gjenbruk av data og tjenester Meglerhenvendelser Situasjonskartproduksjon Saksbehandler kartløsninger Fagklienter (eg Gisline landmåling) Kartportal publikum Bestilling vannmålere Servicevarsling. Arcgis server tilbyr tjenester (ISO / OGC WMS, WFS etc) REST basert Vann- og avløpsledninger Grunnkart Plandata 22

23 Kvaliteten på plandatagrunnlaget Er denne god nok i dag? 23

24 Kvaliteten på plandatagrunnlaget Det digitale plandatagrunnlaget er av varierende kvalitet Mange gamle reguleringsplaner vedtatt etter ulikt lovverk Mange mindre endringer til planene er kompliserende Mye data som skal etableres og forvaltes Ikke godt nok for regelstyring Mangel på standarder som ivaretar integrasjoner mellom fagsystemer og sak/arkiv løsninger 24

25 3D arealplan og digitalisering av planleggingsprosesser Mangel på standarder for å modellere alle plandata tilstrekkelig for regelstyrt byggesaksbehandling Skedsmo: etablert en enkel datamodell for «tillatte byggevolumer» / «mulighetsrom» digitalisert reguleringsbestemmelsene i tilknytning til hver plan basert på byggegrenser, senterlinje vei, gesims-/mønehøyder, u- grad, bebygd areal, byggegrenser, formål, krav til uteareal, ant. p- plasser, ulike temakart, etc. etableres som flater/volumer kvalitetsangivelse støtte for dispensasjoner, klager og innsigelser 25

26 Digital endringskompetanse Strategisk IKT lederkompetanse Prioritering og valg Planlegging Innovasjonsstyring IT-styring Verdiskapning gevinstrealisering Strategisk gjennomføring Prosjektledelse Porteføljestyring Endringsledelse ta i bruk ITIL? Risikostyring Generell IKT kompetanse blant ansatte Opplæringsplaner Kan du ikke gjøre noe rett? 26

27 Utfordringer ved digitalisering Manglende digitaliseringsstrategi, ikke tydelig nok strategi eller for omfattende strategi Utydelig forankring og eierskap til strategien fra toppledelse, fagenheter og ansatte Manglende brukerinvolvering, planlegging og prioritering Fare for silotenkning og lite samhandling Mange berørte fagområder (IT, byggesak, plan, web/portal, geodata, sak/arkiv, etc), kan være krevende med samhandling Endringsvilje ny måte å jobbe på krever omstilling Et lederansvar 27

28 Digitale tjenester i et litt lengre perspektiv Teknologi er selve tjenesten Prosesser og tjenester digitaliseres og baseres på åpen, standardisert teknologi Verktøy, infrastruktur og støttefunksjoner er til for, og må tilpasses til, resten av org 28

29 IKT omorganisering 2015 IKT omorganisering i kommunen prosess forankret hos rådmannen er igangsatt Noen utsagn fra ledere: «Viljen er ofte større enn kompetansen» «Som leder har man alltid en tilbøyelighet til å overvurdere forankringen» «Mangler tøffe prosjektledere som tør å iverksette, og ikke bare utrede» «Det blir verktøyet som styrer meg, og ikke omvendt» «Det er høy aksept for å digitalisere, men å ta konsekvensene av digitalisering er verre» «Utfordrende at digitalisering skal gjøres på toppen av alt annet» 29

30 «Loven» om digitalisering NT+OO=EOO New Technology + Old Organization = Expensive Old Organization 30

31 Takk for oppmerksomheten! Skedsmo Kommune, Teknisk sektor Kommunal geomatikkonferanse 31