Årsplan Plankontor. Årsplanen inneholder noen faktaopplysninger om enheten.

Transkript

1 Årsplan 2019 Plankontor Årsplanen inneholder noen faktaopplysninger om enheten. Årsplanen beskriver hvilke utfordringer og overordnede målsettinger som er særlig viktige for enheten i kommende år. Årsplanen viser hvilke resultater som det arbeides for å oppnå og hvordan enheten skal få til ønskede resultater.

2 Om enheten: Plankontoret utfører saksbehandling av saker som behandles etter Plan- og bygningsloven, Matrikkelloven, Jordloven, Skogloven, Viltloven og Konsesjonsloven. Plankontoret har også egne planprosjekter. Primæroppgavene er: Behandling av private søknader innenfor våre ansvarsfelt. Oppgaver knyttet til kart og oppmåling Egne planprosjekter i hht. Plan- og bygningsloven Kommuneplaner / -delplaner Områdereguleringsplaner og detaljreguleringsplaner Mulighetsstudier mv. som forprosjekter til videre planlegging etter Plan- og bygningsloven og som oppfølging av tidligere planvedtak. Forvaltning av tilskuddsordninger i landbruket Fakta om enheten Heltid/deltid Alle Mann Kvinne Andel ansatte 0-49% 0% 0% 0% Andel ansatte 50-74% 14% 0% 14% Andel ansatte 75-99% 0% 0% 0% Andel ansatte 100% 86% 29% 57% Antall lærlinger Antall Antall lærlinger - Antall årsverk Antall Antall årsverk 7,10

3 Økonomi Budsjettet for 2019 er et driftsbudsjett lagt på grunnlag av erfaringstall fra 2017/2018, samt mengden planoppdrag som er bestilt av Kommunestyret. Selvkostprinsippet er viktig for enheten siden største delen av enhetens økonomi drives på selvkost. Et eventuelt overskudd i gebyrinntekter fra selvkosttjenestene er bundne i fond, hvor midler må brukes innen 5 år innenfor tjenesten. For tjenester utenfor selvkost, som omfatter eget planarbeid (3011) og kartprosjekter (3031) har plankontoret fått tildelt til sammen kr ,- i budsjettet for Dette var i utgangspunktet mye mindre enn behovet jf. innspill til budsjett, hvor pålagte oppgaver fra Kommunestyret / rådmannen til sammen da beløp seg til kr ,- Behovet har endret seg noe siden stipulerte kostnader i 2019 for kartkonstruksjon utført i 2018 (ca ,-) nå er ført på 2018 regnskapet. Det gjør at behovet er redusert til ca. kr ,-. Plankontorets budsjett er slik sett ca. kr ,- under beregnet behov. Det vil være mulig å søke om ekstrabevilgning i revidert budsjett tallene er totalt sett bra, men det har vært noe utfordrende å finne balanse i selvkostregnskapet på byggesak (medregnet indirekte kostnader), dette til tross for at vi har hatt refusjoner fra NAV på i overkant av kr ,-. Det er derfor gjort en del justeringer i gebyr-regulativet for Hele gebyrregulativet ble omarbeidet for 2018, og vi forventet at det sannsynligvis måtte foretas justeringer. Noen gebyrområder som utgjorde store beløp ble satt betydelig ned i 2018, noe som førte til at man måtte legge på gebyret for andre områder. I gebyrregulativet for 2019 har en lagt ytterliger på de fleste av byggesaksgebyrene for å se om en kan komme i balanse i Dersom det blir overskudd, blir midlene satt på fond, og prisene blir "frosset" til fondet er brukt opp. I flere år har byggesak hatt bemannings-utfordringer er intet unntak. Vi har hatt to pappapermisjoner samt oppsigelser i løpet av året. Vi har derfor vært tidvis underbemannet var vi fulltallige, og vi forventer å være underbemannet med en 100 % stilling i perioden feb. - mai. Lønnsutgiftene antas i 2019 å ligge noe under normalen. På selvkostområdet for private reguleringsplaner har det normalt blitt et årlig underskudd. Selvkost gjelder i utgangspunktet frem til offentlig ettersyn. Det er nå gjort en justering i selvkostregnskapet slik at kun 60 % av lønnskostnadene går på selvkost. Det ble skrevet i forrige årsmelding at vi tok sikte på å innføre e-byggesak i Etter flere møter med leverandører og oppdatert tilbud fra valgt leverandør, har vi landet ned på at det kan være lurt å sitte stille i Det er åpenbart selgers marked om dagen, og en investering i e-byggesak tilsvarer ca. kr ,- i årlige lisenskostnader samt ca. 5000,- pr. mnd for tilknytning til Kommunekart. Dette er ca. en dobling av pris i forhold til tilbud fra Dette betyr i praksis at vi måtte ha dekket disse driftskostnadene inn i form av betydelig økte gebyrer i en lengre periode (gjennomsnittlig ca. kr. 1200,- pr. sak), og tanken med en slik investering var tvert imot en mulighet for stor kvalitetshevning på tjenestene uten økning av gebyrer. Derfor fjernes e-byggesak beklagelig vis fra tiltakslisten for 2019.

4 Budsjettkontroll Styringsindikator Totalt revidert Mål 2019 budsjett 2019 Budsjettavvik Årsprognose ,0% Månedlig kontroll av budsjettavvik Medarbeidere Det ble utført en medarbeiderundersøkelse i 2017, Ti-faktor. Her fremkom varierende resultater i forhold til motivasjon, mestring, opplevd selvstendighet mm. Plankontoret var ikke samstemt i sine vurderinger. Det var oppgavemotivasjonen som gav det dårligste og mest sprikende resultatet. Det ble jobbet med resultatet i etterkant, noe som resulterte i en rekke nye tiltak, og noe skifte av arbeidsoppgaver. Det er i hovedsak disse tiltakene som er lagt inn i årsplanen for 2019, samt tiltak for å få en smidig overgang til ny kommune. I forhold til sykefravær ligger plankontoret under målsetning og er akseptabelt. Det har likevel vært betydelig mer korttidsfravær gjennom 2018 sammenlignet med Vi har hatt stort arbeidspress pga. periodevis underbemanning, og utskiftning av personale. Det kan ha en sammenheng med dette, men vi vet også at en del skyldes barns sykdom, noe man vanskelig kan få gjort noe med. Det har vært stor nedgang i langtidsfravær i 2018 sammenlignet med Dette er positivt, og en trend vi håper vil fortsette inn i I 2019 vil vi fokusere på tiltak for å opprettholde et godt mestringsklima, også sett i forhold til sammenslåingsprosessen. Dette inkluderer nødvendig fokus på, og opplæring av, nyansatte. I løpet av 3. tertial 2018 har vi fått to nye medarbeidere på byggesak, og det vil bli ansatt en ny medarbeider i 1. tertial Dette gir en utskiftning på 3 av 8 ansatte i løpet av få måneder. Sykefravær er veldig personavhengig, så hva resultatet blir i 2019 gjenstår å se. I 2018 har vi slitt med langt etterslep på byggesak. Vi har ved årsskiftet klart å komme tilnærmet ajour. Dette vil ha betydning for oppgavemotivasjon og generelt stressnivå og trivsel. Vi tror på en positiv virkning av dette. I 2018 har vi hatt god virkning av bedre skjerming for byggesaksbehandlerne, både i forhold til resultater og trivsel. Rundt sommeren når det var på det mest kritiske i forhold til kapasitet, ble "skrankedagen" innskrenket til kun fredager i tillegg til telefontid etter kl. 14 hver dag. Dette har vært helt nødvendig for å klare å komme ajour. Saksbehandlerne får mye mer tid til å få unna saker og gir gode tilbakemeldinger på dette. I pågående saker er tilgjengeligheten til å treffe saksbehandler mye større. Med utskiftning av personale kan ordningen tilpasses, og denne prosessen fortsetter i Brukerne later til å tilpasse seg den ordningen vi har, og vi opplever ikke mye negativitet rundt dette. Tilbakemelding fra servicekontoret er god. I forhold til planarbeid og landbruk er det normalt ikke like stort trøkk i forhold til antall saker, og det blir dermed mye enklere å håndtere henvendelser fortløpende. Det har vært en ekstraordinær situasjon

5 på landbruk pga. tørken sommer 2018 og tilskudd i forbindelse med dette. Det ble derfor satt inn ekstra ressurser, og vi er nå ajour med disse sakene. På skog/ vilt har vi fast besøksdag på fredag, noe som fungerer bra for alle og som vi fortsetter med i Tilbakemeldingen fra både ansatt og brukere er svært god. Trivselen på plan og landbruk oppleves å være god, og det antas ikke behov for spesielle tiltak i 2019 her. Høyt nærvær Sykefravær 3,0% 4,0% Tett oppfølging av sykemeldte Medarbeiderundersøkelsen - 10-Faktor Oppgavemotivasjon - - Skjerming - byggesak Kompetanseheving Mestringsklima - 4,3 Sosiale sammenkomster Revidere kommuneplanens bestemmelser Optimalisere rutiner for samarbeid med Tekniske Tjenester Overgang til nye Lyngdal

6 Tjenestekvalitet Tjenestekvalitet er for plankontorets del i hovedsak effektiv og god saksbehandling samt at vi er serviceinnstilt og på tilbudssiden for våre brukere, noe som resulterer i brukertilfredshet. Generelt kan sies at når bemanningen er tilfredsstillende opplever vi få klager i forhold til saksbehandlingstid og vi får gode tilbakemeldinger. I perioder med lav bemanning blir vårt lille miljø sårbart og vi rekker ikke over så mye som vi skulle ønske i forhold til saksbehandlingstid. Det siste er tilfelle i 2018 som i 2017, på byggesak. Som det fremgår av statistikken har vi på grunn av kapasitetsproblemer hatt utfordringer med å klare frister i Som beskrevet under "Medarbeidertilfredshet" vil kapasiteten på byggesak være redusert med en stilling ca. feb - mai. På de øvrige fagfeltene vil vi ha full kapasitet. De to nyansatte på byggesak har gått på arbeidet med en veldig flott innstilling i forhold til service og effektivitet. De uttrykker også god trivsel, og kommer med gode innspill til forbedring av rutiner. Dette har styrket tjenestekvaliteten i siste tertial 2018, og sammen har "byggesaksteamet" tatt unna nye og eldre saker. Vi er ved oppstart av 2019 så og si ajour, et godt tegn på god tjenestekvalitet. Vi forventer med dette utgangspunktet etter hvert en god forbedring i forhold til indikatorene som måles for tjenestekvalitet, da spesielt å overholde saksbehandlingsfrister. Dette vil med stor sannsynlighet bedres i løpet av I første tertial kan vi imidlertid oppleve utfordringer pga. redusert bemanning, og også et mulig etterslep deretter. For enkle byggesøknader uten ansvarsbelegning, vil det i løpet av 2019 komme på plass et digitalt søknadssystem på hjemmesiden, Bygglett levert av Norkart. Her vil søker bli veiledet på en god måte gjennom søknadsprosessen, og vi har tro på at dette vil gi en gevinst av mye bedre søknader som kan behandles raskere. Indikatoren for andel komplette byggesaker vil kunne gå opp på grunn av dette, men virkningene vil sannsynligvis først vise i I løpet av første halvår 2019 vil tjenesten "min eiendom" komme på plass på nettsiden. Her vil det bli samlet eiendomsopplysninger, kartutsnitt fra Kommunekart, kommunale avgifter og saksdokumenter knyttet til den enkelte eiendom. Dette vil være en innloggingstjeneste for registrert eier av eiendommen, men det vil også bli en versjon for intern bruk i kommunen. Vi antar at dette vil gjøre veiledningsbehovet mindre og i veiledningssituasjon vil det være mye mer effektivt å finne frem til opplysninger man trenger. Den kan også bidra til å gjøre saksbehandling på plankontoret mer effektiv. Vi anser nå at tjenestekvalitet innen landbruk er god og kvaliteten har økt i i forhold til skogbruk og vilt. Dette på grunn av en ny medarbeider som har tatt med seg sin erfaring og interesse for fagfeltet, samt laget nye rutiner. For planbehandling anses tjenestekvaliteten som god. Vi har praksis for gode oppstartsmøter hvor det skrives relativt omfattende referat og hvor andre relevante fagansvarsområder i kommunen kalles inn. I 2018 er det gjort noen endringer som en følge av endringer i lovverket rundt planbehandling. Noe arbeid er forskjøvet til tidligere i planprosessen, noe som gjør at en har større mulighet for å sitte med et godt produkt til slutt og samtidig innskrenke tidsbruken i planprosessen. Samarbeidet mellom Plankontoret og Tekniske tjenester er styrket i 2018, og styrkes ytterligere i 2019 slik at informasjonsflyten skal gå mer smidig og skriftlig i forhold til planer under arbeid. På denne måten vil en unngå senere problemer og uenigheter i forhold til utbyggingsavtaler og overtagelse av kommunale veier /anlegg. Generelt vil vi tilstrebe å være i forkant og gi konsekvente råd under vegs i vår saksbehandling.

7 Vi opplever i hovedsak et godt klima mellom politisk nivå og plankontoret og vi fortsetter å jobbe for dette i Det er viktig for trivselen og tjenesteproduksjonen på plankontoret at dialogen i forhold til politisk system er konstruktiv og at vi har forståelse for de ulike roller. Effektiv og god byggesaksbehandling Andel komplette byggesøknader 57 % 90 % Forhåndskonferanser Saksbehandlingstid, byggesak i samsvar med PBL (3 ukers sak). IG, ferdigattest og midl. brukstillatelse er unntatt Tidlig mottakskontroll Min eiendom Saksbehandlingstid, byggesak som krever dispensasjon eller hvor det foreligger nabomerknader (12 ukers sak) Tidlig mottakskontroll Tidlig avklaring av vanskelige saker Min eiendom Andel saker der saksbehandlingsfristen er overholdt jf. kategorier 63 % 100 % over Tidlig mottakskontroll Min Eiendom Tidlig avklaring av vanskelige saker