BYGGSØK -informasjon 30 KOMMUNALTEKNIKK NR Hva er ByggSøkinformasjon? Utgangspunktet er at søker og forslagsstiller

Transkript

1 ByggSøk består av tre moduler, et system for informasjon, et for byggsøknader og et for planforslag. Disse tre systemene skal bidra til mer effektive prosesser, både hos private og hos kommunene. Av: Marte-Eline Stryken, rådgiver, Statens bygningstekniske etat ByggSøk prosjektet ble satt i gang i november 2000 på oppdrag av Kommunal- og regionaldepartementet og Miljøverndepartementet. Statens bygningstekniske etat har koordinert prosjektet. Prosjektledere er innleid fra kommunene Kristiansand og Trondheim BYGGSØK -informasjon ByggSøk utvikler et felles system for alle norske kommuner hvor søker og forslagsstiller skal finne informasjon om bygge- og plansak. Målet er å bygge opp en felles database med informasjon som alle kommuner skal ha tilgang til slik at det blir lettere å publisere og holde informasjon oppdatert. Systemet er under utvikling og vil driftes av Statens bygningstekniske etat som i disse dager er de første til å ta det i bruk. Hva er ByggSøkinformasjon? ByggSøk-informasjon er en av de tre modulene i ByggSøk. Målet med denne modulen er å legge til rette for at informasjon og hjelpemidler som er nødvendig ved utarbeidelse av en komplett søknad/plan er tilgjengelig på Internett. Systemet som utvikles skal brukes til å publiserer informasjon fra mange aktører, på en felles Internettportal. Utgangspunktet er at søker og forslagsstiller har behov for informasjon fra kommunen for å kunne gjennomføre en bygge- eller plansak. Denne informasjonen bør være så lik som mulig på tvers av kommunegrensene og den bør være enkel å finne frem til. ByggSøk informasjon blir en felles inngang til informasjon fra mange kommuner. En av de største oppgavene når systemet tas i bruk er å fylle det med informasjon. Dette vil ta noe tid da mange kommuner skal på banen. Fra Byggesak.com til Fordelen for ByggSøk-informasjon kommunen er at all Byggesak.com er forløperen informasjon som gis til ByggSøk-informasjon. på ByggSøk-informasjon ligger i en med tanke på å få mest mulig Dette nettstedet ble utviklet felles database. lik behandling av alle byggesaker på tvers av kommunegren- sene. Systemet ble etablert av Oslo kommune og informasjo- 30 KOMMUNALTEKNIKK NR nen tok utgangspunkt i kvalitetshåndboka fra Plan- og bygningsetaten i Oslo. Denne ble laget i forbindelse med lovendringen i 1997, og inneholder rutiner, retningslinjer, veiledninger og eksempler på byggesaksbehandling. Håndboka ble omarbeidet slik at den skulle fremstå i en kommunenøytral versjon. Alle norske kommuner fikk tilbud om å ha sin egen side og det ble nedsatt en felleskommunal redaksjonsgruppe. Deres oppgave var å utarbeide generelle veiledere som alle kommuner kunne legge ut på sine sider. Mange kommuner knyttet seg til denne og publiserte veiledere. Men man så etterhvert at det ble vanskelig å holde inforamsjonen oppdatert og det vokste frem et behov for et system hvor oppdatering og administrering av informasjonen var enklere. Utgangspunktet er at søker og forslagsstiller har behov for informasjon fra kommunen for å kunne gjennomføre en bygge- eller plansak. Felleskommunale redaksjonsgrupper Den felleskommunale redaksjonsgruppa for byggesaksinformasjon fortsetter sitt arbeid med å lage kommunenøytral informasjon som kan brukes av alle. Det har i tillegg blitt etablert en redaksjonsgruppe som skal utarbeide informasjon knyttet til utarbeidelse av planer. Disse gruppene er veldig viktige i arbeidet med å fylle systemet med veiledere og annen informasjon

2 En av de største oppgavene når systemet tas i bruk er å fylle det med informasjon. som alle kommuner legge ut på sine sider. Hvilke fordeler ligger i det nye systemet? Fordelen for kommunen er at all informasjon som gis på ByggSøk-informasjon ligger i en felles database. Den store fordelen er at dette systemet er bygd opp slik at all informasjon ligger i en database på et dataspråk som gjør at informasjonen kan brukes av alle. Det er stor fleksibilitet i hvordan man kan sette sammen ny informasjon ved hjelp av informasjon som allerede eksisterer i databasen. Konkret betyr dette at en kommune kan bruke noe andre allerede har skrevet og enkelt og raskt publiserer informasjon på sine sider. Bruk av ny teknologi gir utfordringer Bak nettsidene på ByggSøkinformasjon ligger det teknologi som er ganske ny og dermed ikke 100% uttestet. Systemene bak er ikke hyllevare som vi har kjøpt, men derimot systemer som har blitt utviklet spesielt for oss. Dette gir oss som skal ta i bruk det nye systemet utfordringer og uforutsette opplevelser. Det har blandt annet vært vanskelig å forutsi når systemet skulle være ferdig og klart for bruk. Overgang til informasjonstjeneren hva skjer? For at systemet skal være nyttig for søker/forlsagsstiller må det fylles med informasjon, og denne jobben er i gang hos Statens bygningstekniske etat. Vi er snart ferdig med å overføre hjemmesidene til alle de kommunene som hadde en side på byggesak.com. I tillegg jobber redaksjonsgruppene med å utarbeide felleskommunal inforamsjon som legges inn i databasen. Vi kommer til å ta kontakt med alle kommuner som har fått sine sider overført slik at vi kan samarbeide om å fylle sidene. Det er utviklet tre programmer som ligger bak og brukes til å legge ut informasjon. Disse har dessverre ikke blitt så enkle å bruke som vi hadde ønsket oss. I utgangspunktet var planen at alle kommuner selv skulle kunne gjøre hele jobben med å legge ut informasjon, men vi ser at dette vil være en for stor utfordring for mange. Det er derfor bestemt at BE gjør jobben for alle kommuner som ønsker det. KOMMUNALTEKNIKK NR

3 ByggSøk består av tre moduler, et system for informasjon, et for byggsøknader og et for planforslag. Disse tre systemene skal bidra til mer effektive prosesser, både hos private og hos kommunene. Av: Birgitte Hille ByggSøk prosjektet ble satt i gang i november 2000 på oppdrag av Kommunal- og regionaldepartementet og Miljøverndepartementet. Statens bygningstekniske etat har koordinert prosjektet. Prosjektledere er innleid fra kommunene Kristiansand og Trondheim BYGGSØK bygning elektronisk utarbeidelse og mottak av byggesøknader Byggsøk bygning er et verktøy til bruk for utfylling av elektroniske byggesøknader. Informasjonen som fylles ut, er den samme som man kjenner igjen fra søknadsskjemaene. Forskjellen ligger i at man får hjelp underveis til valg av type søknad og veiledning gjennom hele utfyllingen av søknaden uavhengig av tid og sted. Målet med byggsøk er en hel-elektronisk dataflyt mellom kommune søker og byggeplass. Lovendringen i 1997 medførte store endringer i byggesaksprosessen. Store papirmengder, uklare ansvarsforhold, lang saksbehandlingstid og varierende krav fra kommune til kommune medførte behov for en standardisering og effektivisering av byggesaksprosessen. Standardiseringen startet med Blankettutvalget (i regi av NBR) som gjorde en formidabel innsats i forenklingen av prosessen. Likevel var ikke dette nok. Økende bruk av edb-verktøy og internett åpnet nye muligheter for tilgjengeliggjøring av nødvendig informasjon, gjenbruk av data og ytterligere standardisering av søknaden. Byggsøk bygning har koblinger til eksisterende dataregistre, som blant annet det sentrale godkjenningsregisteret hos BE. Data kan hentes direkte fra disse registrene, slik at man slipper å skrive ned samme informasjon flere ganger i forskjellige skjemaer og programmer man gjenbruker eksisterende data direkte og sparer mye tid. Når søknaden er ferdig utfylt, signeres den elektronisk av ansvarlige foretak med pinkoder som sendes foretakene fra Statens bygningstekniske etat (BE). Alle foretak kan få elektronisk signatur, uavhengig om de har sentral godkjenning eller ikke. Prosessen med å hente inn signaturer fra partene blir dermed raskere og enklere for ansvarlig søker. Istedet for å sende rundt papirer, kan han nå sende en mail 32 KOMMUNALTEKNIKK NR til alle partene med beskjed om signering av søknad. Prosessen kan da være unnagjort på 5 minutter istedet for minimum tre dager med postgang. Både saksbehandler i kommunen og ansvarlig søker sliter i dag med mangelfulle søknader. Kommunen bruker mye tid på å gå igjennom søknadene og purre på mangler. Ansvarlig søker får problemer i sin prosess når tilbakemeldingene fra kommunen kommer sent. I Byggsøk bygning blir søknaden validert før den Prosessen kan da være unnagjort på 5 minutter istedet for minimum tre dager med postgang.

4 Tilbakemeldingene er avgjørende for at vi skal få til et så optimalt produkt som mulig. sendes til kommunen. Dette medfører at ansvarlig søker ikke får sendt avgårde mangelfulle søknader, men får tilbakemelding om manglene umiddelbart. Kommunen får gevinst i form av større andel komplette søknader og kan benytte mer tid på ren saksbehandling. Ved sending av søknaden til kommunen, har man to valg. Dersom kommunen tar imot elektroniske søknader bør man sende søknaden elektronisk. Hvis ikke, kan man ta utskrift av søknaden og sende den til kommunen pr post. Ved utskrift har man to mulige visningsformer. Man kan enten få de vanlige blankettene ferdig utfylt, eller man kan få en komprimert utskrift av søknaden som kun inneholder relevant informasjon. Dette er en bedre presentasjonsform både for søker og saksbehandler. Hvordan kommer kommunen igang med mottak? For å kunne ta imot elektroniske søknader, må kommunen ha et saksbehandlingssystem med fagstøttesystem som støtter mottak av elektroniske søknader. Pr i dag er det fire slike systemer: Doculive, Kontor 2000, Websak og Ephorte. Alle disse systemene har tatt imot søknader fra Byggsøk og er i drift i kommuner i dag. Ta kontakt med kommunens leverandør for pristilbud. Man vil da også kunne få tilbakemeldinger på om man trenger oppgradering av øvrig utstyr for mottak- og behandling av søknader elektronisk. Skjermerstørrelsen har vist seg å ha betydning for saksbehandlere som har jobbet med elektroniske søknader. Anbefalingene fra kommuner som tar imot søknader og jobber på skjerm, er at 19 skjermer fungerer best dersom man skal kunne se på flere dokumenter samtidig. Når saksbehandlingssystemet er klart, bør man teste mottaket før man går ut og tilbyr tjenesten i full skala. Dette kan enten gjøres med fiktive søknader eller man kan be lokale foretak bistå i en testfase der de sender inn avtalte reelle søknader. Etter testperioden kan tjenesten lanseres. Erfaringer så langt tilsier at markedsføring fra kommunens side er veldig avgjørende for at man skal lykkes i å få inn flest mulige søknader på denne måten. Kursing av bransjen er en måte å spre informasjonen på som har vært veldig godt mottatt. Man får da også mulighet til å møte bransjen og diskutere problemstillinger både knyttet til søknaden og saksprosessen i seg selv. Jevnlige nyhetsbulletiner pr mail er en annen måte å spre informasjon der man treffer mange med enkle grep. Mulighetene Målet med byggsøk er en helelektronisk dataflyt mellom kommune søker og byggeplass. For å få dette til, må man standardisere dataflyten slik at verdiene kan gå imellom forskjellige programmer uten å endre utseende. Det pågår i dag et slikt standardiseringsarbeid i regi av IAI. For nærmere informasjon om dette kan man gå inn på IAI s nettside i norge: På sikt vil man kunne hente data direkte fra kommunens systemer for å få tilgang til blant annet reguleringsinformasjon og nabolister direkte inn i søknadsutfyllingen. I dag testes dette ut i Trondheim og Stjørdal. I prosjektet DDT (Det Digitale Trøndelag) er det utviklet en kartinnsynsløsning som kan benyttes i tilknytning til elektronisk byggesaksbehandling. Gjennom karttjenesten integrert med "BYGGSØK bygning" vil søkeren få en sterkt forbedret støtte i utarbeidelsen av sin byggesøknad. Det er laget en integrasjonsløsning mellom systemene. I DDT-prosjektet inngår utprøving av elektronisk ID og signatur (PKI) og i kartinnsyns-løsningen benyttes PKI-løsningen for autentisering. Status pr i dag Byggsøk bygning har nå vært i drift i godt og vel ett år nå. Vi er nå i drift med versjon 2 av søknadsmodulen, der brukergrensesnittet er forbedret fra versjon 1 etter kommentarer og tips fra våre brukere. Tilbakemeldingene er avgjørende for at vi skal få til et så optimalt produkt som mulig. Det er i dag flere kommuner som samarbeider for å få til en løsning. Det er derfor viktig at vi fortsatt mottar synspunkter og tips, og ikke minst rapportering om ting som ikke fungerer. Det er pr i dag ni kommuner som tar imot søknader fra Byggsøk. Først ute var Alta kommune. Oslo, Bergen og Kristiansand fulgte deretter. I dag tar også Time, Stavanger, Sandnes, Sola og Randaberg imot elektroniske søknader. Over nyttår har flere kommuner signalisert at de vil være operative. Det er i dag flere kommuner som samarbeider for å få til en løsning. Dette er spennende i forhold til tanken om en mer felles forståelse av regelverket på tvers av kommunegrensene. Mengden av innkomne elektroniske søknader har til nå variert fra kommune til kommune. De erfaringer man har gjort til nå, er at informasjon, markedsføring og opplæring til bransjen er viktige stikkord for å lykkes med å komme igang med mottak av elektroniske søknader. Dersom kommunen trenger bistand til å komme igang, kan man kontakte BE. Det jobbes med utarbeidelse av veiledere som sier noe om hvordan man skal komme igang med prosessen. Brukergruppen for e- mottak svarer gjerne på spørsmål i forbindelse med oppstart. Gruppen består av deltakere som representerer alle de fire forskjellige saksbehandlingsverktøyene. For mer informasjon, se Byggsøks internettsider: Lykke til! KOMMUNALTEKNIKK NR

5 ByggSøk består av tre moduler, et system for informasjon, et for byggsøknader og et for planforslag. Disse tre systemene skal bidra til mer effektive prosesser, både hos private og hos kommunene. Av: Wenche Stinessen, sjefarkitekt, Trondheim kommune ByggSøk prosjektet ble satt i gang i november 2000 på oppdrag av Kommunal- og regionaldepartementet og Miljøverndepartementet. Statens bygningstekniske etat har koordinert prosjektet. Prosjektledere er innleid fra kommunene Kristiansand og Trondheim BYGGSØK-plan ByggSøk er en ny elektronisk tjeneste på internett og på nyåret settes plan-modulen i drift. Målet med plan-modulen er at brukere som ønsker å fremme forslag til privat reguleringsplan, skal kunne finne gratis tjenester på nettet til støtte i sitt arbeide. Via Byggsøk-plan får brukeren hjelp til å finne relevant informasjon og får støtte underveis i utarbeidelse av plansaken. Brukeren sender til slutt forespørselen sin elektronisk via Byggsøk. Dersom kommunen har lagt til rette for det, vil forespørselen kunne mottas og registreres automatisk i kommunens saks-system/journalsystem. Tanken er at dette vil bidra til bedre innhold i forespørslene og gi raskere saksbehandling, og at vi på sikt vil få til hel-elektroniske måter å jobbe på. Planlovutvalget satte fokus på at tidlig kontakt i planarbeidet var en viktig forutsetning for å lage gode planer. Oppstartmøtet er en formalisering av dette og for ByggSøkplan er dette en av grunnpilarene. Private kan spare penger på unødig planarbeid ved tidlig å få beskjed om det kan bli problem å få tilslutning for planidéene enten fordi kommuneplanen sier noe annet eller at politiske rammevedtak peker en annen veg. ByggSøk-plan legger til rette for at forslagsstiller kommer i dialog med kommunen tidlig i planprosessen. Forslagsstiller ledes gjennom en prosess hvor informasjon registreres. ByggSøk-plan bidrar til å standardisere prosessen. Forslagsstiller starter prosessen i en idé/initiativ-fase. Henvendelsen til kommunen gjøres i form av et planinitiativ som forteller hva som ønskes og hvilket område det gjelder. Planinitiativet leder opp til et oppstartmøte mellom forslagsstiller og kommune, hvor videre planprosess avtales og detaljer/forhold vedrørende plansaken avklares så langt det er mulig på dette stadiet. Oppstart-/vurderingsfasen leder opp til innsending av planskisse for avklaring av ulike plankonsepter/alternativer for planområdet. 30 i Plan- og bygningsloven (PBL) gir planutvalget muligheter for å gi føringer for planarbeidet. Planskisse i ByggSøk-plan formaliserer dette og setter fokus på utarbeiding av ulike alternativ. PBL 30 andre ledd gir politikerne muligheter til å drøfte politikken i forslaget mens alternativene ennå er reelle og før for mye penger er benyttet i planarbeidet. I komplekse saker kan det være aktuelt å holde et oppstartmøte2/avklaringsmøte. Etter at avklaringer og føringer er gitt og plankonsept (alternativ) er valgt, gjenstår utformingen av selve forslaget til plan i en utarbeidelsesfase (forslagsfase). Planforslaget utformes slik at det tilfredsstiller lovens krav og er i henhold til Miljøverndepartementets veiledere og retningslinjer. Ved milepelen planforslag oversendes planforslaget til kommunen for behandling. Når saken er klar for innsending og man trykker Send til kommune blir det sjekket om et visst minimum er fylt ut og at bestemte vedlegg er lagt med. Når dette er ok, genereres en elektronisk oversendelse fra Byggsøk til kommunen. Den elektroniske oversendelsen består av et oversendelsesdokument som forteller at det er en plansak fra Byggsøk og 34 KOMMUNALTEKNIKK NR

6 BYGG, nom ByggSøk-plan vil kommunen kunne gjenbruke alle informasjonselementene i sin saksforberedelse. På denne måten kan ByggSøkplan bidra til å sikre bedre planer og raskere saksbehandling. Driftssystemet på plan er nå under utvikling og følger tidsplanen med oppstart i januar inneholder en liste med vedleggene som sendes med. Beskrivelsesdokumentet er sammen med forslag til kart og bestemmelser et av hoveddokumentene i saken. Beskrivelsesdokumentet genereres ut fra registrert informasjon i Byggsøk-plan. Dersom EIENDOMMER OG BYGGESAK Inntil driftsversjonen foreligger, vil det være mulig å se testutgaven på adressen Bli gjerne kjent med Byggsøkplan nå for å være godt rustet til oppstart når driftsversjonen kommer på nyåret! Mer informasjon finner du på (byggsøk.no) forslagsstiller har gjort en god jobb og fylt ut med fakta og vurderinger som forutsatt, kan beskrivelsesdokumentet benyttes videre i saksutredningen, kanskje er det nok for kommunen å supplere med sine egne vurderinger. Når forslagsstiller utarbeider og sender planforslaget gjen- KOMMUNALTEKNIKK NR