Innkalling. Møte i Doktorgradsgruppen Tid: Torsdag 28. oktober 2010, kl 10:00 15:00. Møterom 5. etg., USIT, Forskningsveien 3b, Oslo

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Innkalling Møte i Doktorgradsgruppen Til: Terje Valentinsen, NTNU Merethe Andersen Bremer, UiO Kjersti Gjedrem, UiS Wenche Flaten, UiA Karianne Omdahl, UiB Gølin Irene Larsen, UiT Kari Elise Moxnes, UMB Anne Marie Øveraas, AHO Geir Vangen, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Tina Lingjærde, USIT Kathy Foss Haugen, USIT Knut Løvold, USIT Tid: Torsdag 28. oktober 2010, kl 10:00 15:00 Møtested: Møterom 5. etg., USIT, Forskningsveien 3b, Oslo Kart med veibeskrivelse 1

2 Saksdokumenter Sak 1 FS Referat fra møte 16. februar 2010 Sak 2 FS Mail fra NTNU vedr. rapportering av PhD-studenter med cotutelle-avtale Sak 3 FS Notat fra NTNU vedr. ønske om ny rapport over kandidatenes gjennomstrømming Sak 4 FS Mail fra NTNU med diverse ønsker Sak 5 FS Mail fra UMB vedr. redigering av avhandlingstittel Dagsorden 1. Referat fra møte Rapportering av PhD-studenter med cotutelle-avtale, mail fra NTNU 3. Notat fra NTNU, ønske om ny rapport over kandidatenes gjennomstrømming 4. Mail fra NTNU med følgende saker: a. Registrering av permisjoner i tidskonto (pkt 3) b. Registrering av tidsbruk etter finansieringsperioden (pkt 4) c. Ønske om forenklet funksjonalitet for tidskonto (pkt 5) d. Mulighet for å redigere tekst i FS (pkt 6) e. Nivåkoder på eksternt avlagte emner i Godkjenningsmodulen (pkt 7) 5. Mail fra UMB ang. mulighet for å redigere avhandlingstittel 6. Neste seminar 7. Neste møte 8. Eventuelt FS Innkalling til møte i Doktorgradsgruppen Side 2

3 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i FS-doktorgradsgruppen Tilstede: Terje Valentinsen, NTNU Merethe Andersen Bremer, UiO Kjersti Gjedrem, UiS Sølvi Andersen, UiT Kari Elise Moxnes, UMB Geir Vangen, USIT Tina Lingjærde, USIT Knut Løvold, USIT Julie M. Barkenæs, USIT Kathy Foss Haugen, USIT Forfall: Karianne Omdahl, UiB Elna Svege, UiA Møteleder: Tina Lingjærde Dato: 17. februar 2010 Sist endret: 1

4 Dagsorden 1. Referat fra møte i Doktorgradsgruppen 23. mars Fremdriftsrapportering - Status for bruk 3. Årets doktorgradsseminar mai 2010 arrangør UiT Forslag til program 4. Innlevering av avhandling Status og diskusjon rundt elektronisk publisering 5. Oversikt over veiledningsforhold, mail fra NTNU 6. Registrering av Cotutelle-avtaler i FS, mail fra NTNU 7. Visning av nettotid, mail fra NTNU 8. Eventuelt 1. Referat fra møte i Doktorgradsgruppen 23. mars 2009 Referatet ble godkjent. 2. Fremdriftsrapportering Gruppen gikk igjennom status for bruk av framdriftsrapportering via StudentWeb. UiT: De hadde en pilot våren 2009, men etter dette har det ikke skjedd så mye på grunn av ny organisasjonsstruktur etter sammenslåing med Høgskolen i Tromsø. UiS: De har vurdert om det er andre måter å gjøre dette enn via StudentWeb, men ikke funnet andre måter. En skal nå prøve å motivere for å ta løsningen i bruk. UMB: De vil prøve å ta det i bruk senere. NTNU: De har tatt bruk StudentWeb, men ikke framdriftsrapportering. De ønsker å ta det i bruk snart, men har ingen konkret tidsplan. UiO: De har satt i gang et prosjekt i samarbeid med Studieavdelingen og i den forbindelse testet en del i det siste. De ønsker å sette i gang en pilot i noen miljøer. FS Referat fra møte i FS-doktorgradsgruppen 16.februar 2010 Side 2

5 3. Årets doktorgradsseminar mai arrangør UiT UiT gikk igjennom forslag til program. Programmet ser veldig bra og spennende ut. Program og påmeldingsskjema vil bli lagt ut på web om kort tid. UiT vil gjerne ha innspill til aktuelle innledere til punktet om administrasjon av doktorgradsstudier. Det er satt av en time til nytt fra FS, en kan da ta opp temaer som for eksempel ny standard for utveksling av informasjon om studenter mellom institusjoner i Europa (se elektronisk innlevering av avhandlinger og omskriving av StudentWeb. Innspill om seminaret sendes til Frode Nilsen, UiT. 4. Innlevering av avhandling Dette ble også diskutert på forrige møte. Ikke alle institusjoner har åpne arkiver, men flere arbeider med å lage løsninger. Integrasjon med åpne arkiv -systemer: Det er utviklet en avleveringstjeneste til de åpne arkivene fra Frida. Vitenskapelige fulltekstdokumenter kan leveres til Frida: Metadata (tittel, forfatter, osv) blir registrert i Frida. Deretter blir fulltekstdokumentet med metadata overført til det respektive universitets fulltekstdatabase. I dag kan man fra Frida levere fulltekst dokumenter til følgende arkiver: DIVA (NTNU), BORA (Universitetet i Bergen), DUO (Universitetet i Oslo, Høyskolen i Oslo) og Munin (Universitetet i Tromsø). NORA er en nasjonal medlemsorganisasjon for arkiver. De lager en løsning for å kunne søke i de institusjonelle arkivene. Det kunne tenkes å lage en løsning fra FS slik at for eksempel metadata om avhandlingen blir avlevert til Frida. Da slipper man å registrere samme informasjon i flere systemer. Videre er det viktig å tilgjengeliggjøre forskningen i de åpne arkivene. Dette vil spare institusjonene for mye arbeid, nå er det mange som lager egne løsninger for innlevering av masteroppgaver og avhandlinger. UiT har i dag laget en løsning for elektronisk innlevering av masteroppgaver, og den skal utvides til også å gjelde doktorgradsavhandlinger. UMB har hatt dette som prosjekt i flere år, men foreløpig har de ingen løsning på plass. UIS har et prosjekt som ligger hos Strategi og kommunikasjonsavdelingen. Prosjektet har ikke kommet frem til mulige løsninger ennå. Dette kan også være et aktuelt punkt på året doktorgradsseminar, for å få frem felles løsning for innlevering av avhandlinger. 5. Oversikt over veiledningsforhold til en gitt veileder, mail fra NTNU FS Referat fra møte i FS-doktorgradsgruppen 16.februar 2010 Side 3

6 NTNU ønsker at det i rapporten FS skal være mulig å få frem alle studenter som er knyttet til en veileder. I dag vises disse frem pr. studieprogram, men det kunne være nyttig å få en oversikt uavhengig av studieprogram. De andre er enige om at det er behov for dette. UMB ønsker at det i enkelte rapporter skal være mulig å søke frem studenter knyttet til ett sted. De har et studieprogram, mens studentene er knyttet til ulike steder. UMB spesifiserer hvilke rapporter de ønsker dette i. 6. Registrering av Cotutelle-avtaler i FS, mail fra NTNU NTNU har laget en oversikt over hvordan en registrerer Cotutelle-avtaler. På side 1 i vitnemålet er det mulig med flere logoer. NTNU har opprettet en lokal kode i studierettstatus Cotutelle. Studierettstatus benyttes for angi opptaksgrunnlaget. UiO ønsker ikke å bruke denne koden generelt for alle studenter på Cotutelle-avtaler, kun innreisende som ikke har annet opptak til institusjonen. De ønsker at andre studenter skal ha ORDOPPTAK. UiO ønsker noen endringer i Student samlebilde undervindu Samarb for å kunne få nok opplysninger om studenter på slike avtaler. UiO lager forslag til endringer. Godkjenningsmodulen i FS skal omarbeides, og det vil da bli lettere å registrere felles avtaler. UHR har laget en håndbok for hvordan institusjoner skal håndtere fellesgrader. Den finnes på nettsidene til UHR. Hvis det er den andre institusjonen som tildeler graden, så skal en ikke registrere innlevering ved egen institusjon. Det er mye arbeid for institusjonen med studenter på Cotutelle-avtaler, og institusjonen får ikke utteling når de ikke tildeler graden selv. Institusjonene har kontakt med departementet om dette. 7. Visning av nettotid, mail fra NTNU NTNU ønsker at nettotiden regnes fra opptaksdato og ikke fra startdato. Det har vært mange diskusjoner rundt dette tidligere, slik at nettotid er vedtatt beregnet fra startdato. Gruppen ønsker ikke at dette endres. UHR anbefaler at studentene tas opp til PhD-studiet før de starter, og nå har de fleste institusjonene i reglementene at kandidatene må tas opp innen 3 mnd etter finansieringsstart. FS Referat fra møte i FS-doktorgradsgruppen 16.februar 2010 Side 4

7 8. Eventuelt 1) UMB har forslag til endringer i vitnemålet FS variant 5 for PhD-kandidater: Study option: Alle institusjoner unntatt UiO har nå Study option, mens UiO har Study programme. Forslag om at det endres til Study programme for alle. Area of specialization. Forslag om at dette endres til Area of specialisation. Supervisor/Co-supervisor: i. Forslag om at disse ledetekstene utheves ii. Visning av institusjon og land for veiledere iii. Supervisor endres til Main supervisor iv. Medrettleiar endres til Medrettleiar(ar) Ledetekstene Title of trial lecture, Title of the Thesis, Evaluation commitee: Forslag om at disse utheves og at en fjerner kolon. Ledeteksten Title of the Thesis: Forslag om å endre til Title of Thesis. Ledeteksten Bedømmelseskomité for avhandling og forelesning endres til i. Bokmål: Bedømmelseskomité for avhandling, prøveforelesning og disputas ii. Engelsk: Evaluation committee for the doctoral thesis, the trial lecture and the disputation Titlene på prøveforelesning og avhandling. Forslag om at disse presenteres i kursiv. Liste over bedømmelseskomité. Forslag om at disse sorteres etter medlemsnr (i dag er det ingen sortering) og at institusjon og land vises for alle medlemmer. Forskerskoletilknytning inn på vitnemålet plassert under veilederne, før tittel på prøveforelesning. 2) UiO ønsker to egne tekstkoder for PhD-studenter: U1_forklaring og SI_forklaring, slik at de kan legge inn tekst som passer bedre for phd-studenter. 3) Det kom forslag om å legge til et felt for NUS-kode i Student samlebilde undervindu Grunnutd. UiT har tidligere vært i kontakt med NIFU-STEP om dette. USIT vil ta ny kontakt med dem for å høre om fag og grad kan erstattes av NUS-koden. Institusjonen opplever ofte at NIFU-STEP ikke ser på hva de legger i feltet Fag. 4) Ønske om at det i forkant av neste møte sendes ut en påminnelse om å sende inn saker til møtet, med svarfrist 14 dager før. Neste møte holdes tirsdag 19. oktober 2010 i Forskningsveien 3b FS Referat fra møte i FS-doktorgradsgruppen 16.februar 2010 Side 5

8 <sideskift>

9 "Anne Marie Snekvik" CC: Subject: Rapportering av ph.d.-studenter med cotutelle-avtale Date: Tue, 11 May :11: To: From: "Terje Valentinsen" Hei! Sender denne eposten på oppfordring etter tlf.samtale med Yngve Bersvendsen, der jeg forsto det slik at DBH ikke har gått inn i problemstillingen cotutelle, men ønsker å få den på dagsordenen. Saken gjelder altså hva som eventuelt skal rapporteres m.h.t. ph.d.-studenter som har cotutelleavtale. Det finnes ingen entydig omfatning av hva cotutelle er på tvers av norske institusjoner og land, og dette gjør problemstillingen komplisert. En avklaring fra KD ville muligens være på sin plass her. Se retningslinjer for cotutelle-avtale ved NTNU her: NTNUs cotutelle-avtaler innebærer at studenten vil oppnå graden ved begge institusjonene. NTNU har altså valgt en modell der NTNU tildeler graden selv om man disputerer ved den utenlandske institusjonen. UiO har derimot andre retningslinjer. I deres avtaler utstedes graden kun ved den ene institusjonen, d.v.s. hos institusjonen der disputas foregår. Kandidatene kan altså disputere her eller ved den utenlandske institusjonen. Fra KD vet vi at hvis kandidaten ikke disputerer ved den norske institusjonen (NTNU for vår del) skal graden heller ikke rapporteres slik at midler tildeles. Vi har i dag 4 ph.d.-rapporter i FS som går til DBH og det er uklart om ingen av disse skal ta med ph.d.-studenter som disputerer ved utenlandsk institusjon eller om dette kun gjelder rapporten for oppnådde grader. Når studenten disputerer på NTNU antar vi at all rapportering er som for vanlige ph.d.-studenter. Den praktiske registreringen i FS forsøker vi nå finne ut. Det ser ut til at UiO og NTNU er rimelig samstemte m.h.t. hvordan dette kan registreres, bortsett fra det med tildeling av grad ved utenlandsk disputas. Det finnes muligheter for å hindre rapportering selv om graden legges i grad-protokollen (NTNU vil i noen tilfeller tildele en grad, men skal ikke rapportere den). Vi vil ta opp disse tingene i arbeidsgruppa for doktorgrad. Hilsen Terje Valentinsen Førstekonsulent Studieavd., NTNU Tlf FS

10 <sideskift>

11 1 av 2 Rektor Dato Referanse 2010/6469/ESK Notat Til: Kopi til: Fra: Knut Veium Rektor Innspill til ny rapport i FS, brev til USIT I dagens gjennomstrømmingsrapportering til DBH blir bare kandidater med NTNU som arbeidsgiver rapportert. Ph.d-kandidater ved NTNU som er tilsatt ved samarbeidsinstitusjoner regnes ikke med i datagrunnlaget for DBHs statistikk. Det er altså ikke den faktiske gjennomstrømmingstiden til institusjonens kandidater som rapporteres til DBH, men gjennomstrømmingstiden for de kandidatene som er ansatt ved institusjonen. Dette er ikke nødvendigvis kjent for alle som bruker tallene, og de kan derfor både være misvisende og bli brukt feil i mange sammenhenger. For å kunne iverksette tiltak som skal forbedre gjennomstrømmingstida og fullføringsandelen, må relevant bakgrunnsinformasjon komme klart fram. Korrekt registrering av tidskonto- og finansieringsinformasjon, hentet ut i gode rapporter, vil danne et solid beslutningsgrunnlag med tanke på slike forbedringstiltak. For å kunne iverksette disse tiltakene, trenger institusjonenes ledelse (på alle nivå) en mer nyansert oversikt over kandidatenes gjennomstrømming, der alle kandidatene, uavhengig av arbeidsgiver og finansieringskilde, er med. Den rapporten vi ønsker oss, skal hente ut følgende informasjon: kandidatopplysninger (navn og personnummer) program gjennomstrømmingstid (nettotid fra startdato til innleveringsdato) arbeidsgiverinstitusjon, finansieringskilde og -type for hovedfinansieringskilde sted Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler E-post: Høgskoleringen 1, Else Berit Skagen 7491 Trondheim postmottak@adm.ntnu.no Hovedbygningen Telefaks Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

12 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 2010/6469/ESK 2 av 2 arbeidsplikt 1 De tre første punktene finnes allerede i rapport FS på individnivå. Det er ikke avgjørende for oss om dette gjøres i form av nye felt i en eksisterende rapport, eller om det lages en helt ny rapport, men vi tror forespørselen vår kan håndteres gjennom en videreutvikling av den nevnte rapporten, som da må gis følgende søkemuligheter: Datointervall med startdato og disputasdato som valgmuligheter Stedkode for studenten 2 Stedkode for arbeidsgiver for hovedfinansieringskilde 3 Studieprogram 4 1 Det er ønskelig å kunne sammenligne nettotiden til de som går i stipendiatstilling med arbeidsplikt og stipendiatene uten arbeidsplikt. Dette vil være mulig om det i rapporten kommer fram om det er registrert arbeidsplikt i tidskonto eller ikke, slik at man ved eksportering av data til Excel kan sortere ut de to gruppene. 2 Ved å skrive inn en * i andre boks i stedkoden vil man få med alle ved institusjonen, eller man kan skrive inn mer detaljerte stedkoder for å se på enkeltinstitusjoner. 3 Se fotnote 1. 4 Rullegardin med alle ph.d.-program.

13 CC: Subject: Saker til arbeidsgruppemøtet 28 oktober Date: Fri, 8 Oct :26: To: "fs-support@usit.uio.no" <fs-support@usit.uio.no> From: "Terje Valentinsen" <terje.valentinsen@ntnu.no> Hei! Her kommer noen saker til arbeidsgruppemøtet for dr.grad i slutten av oktober... Noen av sakene kan ha vært sendt inn tidligere. 1. Rapportering av ph.d.-studenter med cotutelle-avtale (skal være på sakslisten allerede). Se vedlegg. 2. Ønske om ny rapport for gjennomstrømming der alle phd-studentene er med, ikke bare de vi har arb.giveransvar for (sendt inn tidligere). Se vedlegg. 3. Ønske om funksjon for å kunne reorganisere innlagte PERM'er i tidskonto: Ofte oppdages det at man har glemt å legge inn en permisjon etter å ha lagt inn seinere permisjoner etter dette. Dermed skulle man gjerne ha puttet en permisjon inn i midten av en rekke av permisjoner. Løsningen på dette er gjerne å slette alt og starte på nytt, tungvint. Foreslår derfor en ny funksjon som foretar automatisk sletting av alle permisjoner i tidskonto og som deretter legger inne alle registrerte permisjoner fra perm-bildet på nytt i tidskonto. 4. Registrering av tidsbruk etter at finaniseringen er slutt. Etter finansieringens slutt er det ofte vanskelig å innhente informasjon om studentenes tidsbruk. Derfor er det også ymse hva som blir registrert i FS, med de følger dette får for gjennomstrømmingstiden og rapporteringen. I tillegg er det mye arbeid forbundet med å grave fram eksakt informasjon. På NTNU har vi nå kjørt prosjektet "Utvikling av ph.d.-utdanningen - bedre systemer for oppfølging". Prosjektet foreslår at alle forlengelser (etter finansieringsslutt) skal registreres med en fast prosentandel uavhengig av tiden studentene faktisk bruker til forskning. Dette vil forenkle saksbehandlernes hverdag samt fungere som en FELLES rutine for fakultetene angående registrering, med de positive følger dette kan få for sammenliknbar gjennomstrømmingstid. Bør en slik rutine bli felles for alle institusjonene? Hvis NTNU ensidig innfører en slik rutine, hvilke følger vil dette få for sammenliknbare tall på tvers av institusjonene? Utfordringer: - Hvilken prosentandel skal registreres? FS

14 - Hvordan håndtere lovpålagte permisjoner? - Institusjonene har ulik maksimaltid. NTNU har 6 år, de fleste andre har 8 år. Med en slik "pålagt" bruk av tid kan en tverr-institusjonal rutine kan føre til at NTNU's gjennomstrømmingstid går ned sammenliknet med de som har 8 år maksimaltid. 5. Prosjektet "Utvikling av ph.d.-utdanningen - bedre systemer for oppfølging" ved NTNU peker på at tidskonto oppleves som komplisert og tidkrevende. Forenkling av funksjonalitet ønskes. 6. Hvordan går utviklingen/framdriften m.h.t. å kunne legge inn redigert tekst (forsenkning, kursiv etc) i FS slik at dette kan komme direkte ut på vitnemål? 7. Nivåkoder på eksternt avlagte emner i godkjenningsmodulen. Modulen er jo under omarbeiding. Hvordan er status her? Blir det mulig å registrere nivå på emner og vil dette også vises i student samlebilde? Vennlig hilsen Terje Valentinsen Studieavd., NTNU FS

15 CC: FS UMB RE: Vitnemål (PhD og andre) Kursivert avhandlingstittel - kan latinske navn kodes Subject: til å bli rette? Date: Mon, 21 Jun :58: To: 'Geir Magne Vangen' <g.m.vangen@usit.uio.no> From: Kari Elise Moxnes <kari.moxnes@umb.no> Hei, Takk for superraskt svar i sommervarmen:) Da melder jeg på vegne av UMB - og som medlem av Doktorgradsgruppa - inn A. Behovet for å kunne endre rett tekst til kursiv (i felt som er kodet rett som standard) og B. Behovet for å kunne endre kursivert tekst til rett tekst i felt som er kodet kursiv som standard. 1. Slik at latinske navn kan kursiveres dersom standard tekst i feltet er rett 2. Slik at latinske navn kan stå i rett dersom standard tekst i feltet er kursiv Da er det i hvert fall en mulighet for å vurdere plassen ønsket skal ha på prioriteringslista! Vennlig hilsen Kari Moxnes Rådgiver Studieavdelingen Universitetet for miljø og biovitenskap (UMB) Postboks Ås Telefon: / Besøksadresse: Cirkus, Universitetstunet 3, rom 113 >From: Geir Magne Vangen [mailto:g.m.vangen@usit.uio.no] >Sent: Monday, June 21, :48 PM >To: Kari Elise Moxnes >Subject: Re: Vitnemål (PhD og andre) Kursivert avhandlingstittel - kan >latinske navn kodes til å bli rette? > >Hei! > >Det omvendte er like problematisk, ja. Det er teknisk mulig å få til, >men det forutsetter en del arbeide med disse feltene i databasen, noe >som må inn på en prioriteringliste. > FS

16 >Geir > >On :43, Kari Elise Moxnes wrote: >> Hei Geir, >> >> En ting vi ikke drøftet da vi gjennomgikk (og endret) vitnemålsoppsettet >> (for PhD) var innspill som har kommet tidligere om muligheten for å >> kursivere latinske navn i en oppgave/avhandlingstittel. >> Da avhandlingstittelen stod oppført i rett/normal skrift var det jo >> ønsket fra vår side (og helt sikkert andre læresteder også) at det >> skulle kunne gå an å kursivere latinske navn (på planter, dyr, bakterier >> osv.). Til dette svarte USIT at "det er ikke mulig". >> Nå har vi jo kursivert hele tittelen - og får straks tilbakemelding slik >> som denne fra Heidi Vebø (student nr 392(!)): >> /An explorative study of/ Enterococcus faecalis /transcriptional >> responses to infection-relevant growth environments/ >> Siden tittelen skal stå i kursiv på vitnemålet, så må navnet på >> bakterien Enterococcus faecalis ikke stå i kursiv. >> Jeg regner med at det er like vanskelig (for MEG) å gjøre en endring fra >> kursiv til rett inne i tittelen, som å gjøre motsatt? >> Skjønner du?? - litt kronglete forklart kanskje. >> Vennlig hilsen >> Kari Moxnes FS