Håndbok for. Sauda I.L. Hovedstyret

Transkript

1 Håndbok for Sauda I.L. Hovedstyret 2012 Fotball Håndball Atlet Alpint Langrenn Hopp Trim Slettedalsanlegget Friidrett Rev. 1_5 Side 1 av 23

2 1. GENERELT FORMÅLET MED HÅNDBOKEN REVISJONER OG GODKJENNINGER KONTAKTINFORMASJON Hovedstyret LOV FOR SAUDA I.L VERDIGRUNNLAG FOR SAUDA IDRETTSLAG MÅLSETNINGER FOR SAUDA I.L Lagets hovedmålsetning Forbedringsmål (BEST 2010) ORGANISASJON ORGANISASJONSPLAN STYRETS ANSVAR OG HOVEDOPPGAVER Leder Nestleder Kasserer Sekretær Styremedlemmer (gruppeledere og valgt styremedlem) ÅRSMØTET GJENNOMFØRING AV ÅRSMØTET MAL FOR ÅRSMELDING HEDRING AV JUBILANTER TILDELING AV UTMERKELSER I SIL ØKONOMI REGNSKAP BUDSJETT FULLMAKTER KJØREGODTGJØRELSE REFUSJON AV TELEFONUTGIFTER TIL LEDER OG KASSERER I HOVEDSTYRET REFUSJON AV TELEFONUTGIFTER GRUPPENE FORDELINGSNØKLER FOR INTERN FORDELING AV MIDLER I SAUDA IL UTØVERFONDET MEDLEMSKONTINGENT OG MEDLEMSREGISTRERING MEDLEMSKONTINGENT MEDLEMSREGISTERET MEDLEMSREGISTRERING TIL NIF OG SÆRFORBUND KOMMUNIKASJON OG REPRESENTASJON KONTAKT MED MEDIA SØKNAD OM EKSTERNE MIDLER RAPPORTERING TIL BRØNNØYSUND HJEMMESIDER REPRESENTASJON ARKIV OG POST Arkivering Post POLITIATTESTER DRIFT AV IDRETTSBRAKKA RENHOLD UTLEIE NØKLER REVISJONSLOGG VEDLEGG MAL FOR REISEREGNING Rev. 1_5 Side 2 av 23

3 1. Generelt. 1.1 Formålet med håndboken. Denne håndboken er en del av Sauda Idrettslag sine styringssystemer. Hensikten med denne er blant annet å sikre enhetlig/like håndtering av administrative oppgaver i lagets tillitsmannsapparat. Gjeldende lover, regler og prosedyrer er også sentraler deler av håndboken. Håndboken har også som formål å sørge for: enhetlig og riktig informasjon til alle grupper. kontrollert gjennomføring av det arbeidet som utføres i Sauda I.L. at arbeidet som utføres i klubben tilfredsstiller relevante og gjeldende krav. tillitsvalgte kjenner sine oppgaver. 1.2 Revisjoner og godkjenninger. Alle medlemmer kan sende forslag til endringer i lagets håndbok. Dette gjøres ved å ta kontakt med tillitsvalgte i den gruppen som medlemmet tilhører. Gruppestyret vurderer forsalg før det blir presentert for hovedstyret. Alle endringer og oppdateringer av denne håndboken skal godkjennes og gjennomføres av hovedstyret. Endringer i SIL s lov (kap. 1.4), lagets organisasjonsplan (kap. 2.1) samt endringer i kriterier for utmerkelser (kap. 3.4) må i tillegg godkjennes av årsmøtet. 1.3 Kontaktinformasjon Hovedstyret Postadresse: E-post: Web-side: Postboks 152, 4201 Sauda vibecke.haheim@sauda.kommune.no Funksjon Navn e-post Tlf. nr Leder Vibecke Håheim vibecke.haheim@sauda.kommune.no Nestleder Andreas Fløgstad andreas.flogstad@sauda.kommune.no Kasserer Inger Johanne ingerjohanne.herheim@sauda.kommune.no Herheim Sekretær Odd Kåre Håvik odd.kare.havik@rogfk.no Styremedlem Ann Kristin Gauthun anngauth@start.no Gruppeleder fotball Gruppeleder Silje Kristin Kirkhus gro.ringhagen@gmail.com håndball Gruppeleder Aslaug Tangeraas aslaug.tangeraas@sauda.kommune.no alpint Gruppeleder Atle Løland bakkenga@online.no langrenn Gruppeleder Tor Andreas tormichalsen@hotmail.com hopp Michalsen Gruppeleder Irene J. Hugdal irenehugdal@hotmail.com atlet Kontaktperson trim Gruppeleder Ingvar Austerheim Slettedal Gruppeleder friidrett Erik Espevik erik.espevik@gmail.com Rev. 1_5 Side 3 av 23

4 1.4 Lov for Sauda I.L. Lov for Sauda Idrettslag, stiftet Vedtatt den med senere endringer senest Godkjent av Idrettsstyret den (Fotnote 1, se bakerst) 1 Formål Idrettslagets formål er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF).(2) Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. 2 Organisasjon Idrettslaget er medlem av NIF gjennom Rogaland idrettskrets. Idrettslaget er medlem av de(t) særforbund som lagets årsmøte bestemmer. Idrettslaget hører hjemme i Sauda kommune, og er medlem av Sauda idrettsråd.(3) Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer.(4) Reglene i NIFs lov kapittel 1, 2, 10 11, 12, 13 og 14 gjelder idrettslaget uavhengig av hva som måtte stå i idrettslagets egen lov. 3 Medlemmer Alle som aksepterer idrettslagets og overordnede idrettsmyndigheters lover og bestemmelser kan bli tatt opp som medlem.(5) Forøvrig plikter ethvert medlem å overholde NIFs, dets organisasjonsledds, samt idrettslagets lover og bestemmelser. En søker kan ikke tas opp som medlem uten at økonomiske forpliktelser til andre organisasjonsledd i NIF er gjort opp. Medlemskap i laget er først gyldig og regnes fra den dag første kontingent er betalt. Alle idrettslag plikter å føre elektroniske medlemslister i idrettens nasjonale medlemsregister i tråd med retningslinjer gitt av Idrettsstyret.(6) 4 Medlemskontingent og avgifter Medlemskontingenten fastsettes av årsmøtet og betales forskuddsvis. Andre avgifter/egenandeler kan kreves for deltakelse i lagets aktivitetstilbud. 5 Stemmerett og valgbarhet For å ha stemmerett må man være fylt 15 år, og hatt gyldig medlemskap i minst 1 måned og ha oppfylt medlemsforpliktelsene, jfr. NIFs lov 2-5. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt, jfr. NIFs lov 2-9. Alle medlemmer som har stemmerett er valgbare til tillitsverv i laget, og som representant til ting eller møte i overordnede organisasjonsledd. Tillitsvalgt kan imidlertid ikke samtidig være arbeidstaker i laget. Spiller/utøver med kontrakt og medlemskap i Rev. 1_5 Side 4 av 23

5 laget kan derimot velges som representant til ting eller møte i overordnede organisasjonsledd. Medlemmer som skylder kontingent har ikke stemmerett, er ikke valgbar og kan ikke være representant til ting eller møte i overordnet organisasjonsledd. Medlem som skylder kontingent for mer enn ett år, kan av styret strykes som medlem i idrettslaget.(7) Hvis medlemmet, ved forfall skylder 2 års kontingent, skal medlemskapet bringes til opphør ved strykning fra idrettslagets side. Strykes et medlem, kan det ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. 6 Tillitsvalgtes godtgjørelse For refusjon av utgifter og godtgjørelse til idrettslagets tillitsvalgte gjelder: Tillitsvalgt kan motta refusjon for nødvendige, faktiske utgifter, inkludert tapt arbeidsfortjeneste, som påføres vedkommende i utførelsen av vervet. Tillitsvalgt kan motta en rimelig godtgjøring for sitt arbeid. Utgifter til tapt arbeidsfortjeneste og til godtgjøring skal fremgå av budsjett og regnskap. 7 Kjønnsfordeling Ved valg/oppnevning av representanter til årsmøte/ting, samt medlemmer til styre, råd og utvalg m.v. i NIF og NIFs organisasjonsledd skal det velges kandidater/representanter fra begge kjønn. Sammensetningen skal være forholdsmessig i forhold til kjønnsfordelingen i medlemsmassen, dog slik at det skal være minst to representanter fra hvert kjønn i styre, råd og utvalg m.v. med mer enn 3 medlemmer. I styre, råd og utvalg m.v. som består av 2 eller 3 medlemmer skal begge kjønn være representert. Varamedlemmer teller ikke med ved beregningen av kjønnsfordelingen. Idrettsstyret kan når det foreligger særlige forhold gjøre unntak fra denne bestemmelsen. 8 Inhabilitet (8) Tillitsvalgte, oppnevnte representanter og ansatte er inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse: a) når vedkommende selv er part i saken b) når vedkommende er i slekt eller svogerskap med en part i oppstigende eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken c) når vedkommende er gift med eller er forlovet eller samboer med en part d) når vedkommende er leder for eller har ledende stilling i eller er medlem av styret i et selskap som er part i saken Likeså er tillitsvalgte, oppnevnte representanter og ansatte inhabil når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet, blant annet skal det legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for vedkommende selv eller noen som vedkommende har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om inhabilitetsinnsigelse er reist av noen part. Inhabilitetsspørsmålet avgjøres av det aktuelle organ.(9) Inhabilitetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at den tillitsvalgte eller ansattes tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke vedkommendes standpunkt og at idrettslige interesser ikke tilsier at vedkommende bør vike sete. Rev. 1_5 Side 5 av 23

6 Er en overordnet inhabil, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av direkte underordnet i samme organisasjonsledd. Med part menes i denne bestemmelsen tillitsvalgte, oppnevnte representanter og ansatte som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder. 9 Straffesaker For alle straffesaker gjelder NIFs lov kapittel 11 og 12 (NIFs straffebestemmelser). 10 Årsmøtet Idrettslagets øverste organ er årsmøtet som holdes hvert år i februar måned. Årsmøtet innkalles av styret med minst en måneds varsel,(10) direkte til medlemmene og/eller ved kunngjøring i pressen, eventuelt på idrettslagets internettside. Forslag som skal behandles på årsmøtet må være sendt til styret senest 2 uker før årsmøtet. Fullstendig sakliste og andre nødvendige saksdokumenter med forslag må være tilgjengelig for medlemmene senest en uke før årsmøtet. Alle idrettslagets medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer og/eller media til å være tilstede, eventuelt vedta at årsmøtet kun er åpent for medlemmer. Lovlig innkalt årsmøte er vedtaksført dersom det møter et antall medlemmer som minst tilsvarer antallet styremedlemmer. Dersom årsmøtet ikke er vedtaksført kan det innkalles til årsmøte på nytt uten krav om minimumsdeltakelse. På årsmøtet kan ikke behandles forslag om lovendring som ikke er oppført på utsendt/kunngjort sakliste. Andre saker kan behandles når 2/3 av de stemmeberettigede på årsmøtet vedtar det, ved godkjenning av saklisten. 11 Ledelse av årsmøtet Årsmøtet ledes av valgt(e) dirigent(er). Dirigenten(e) behøver ikke å være medlem av idrettslaget. 12 Årsmøtets oppgaver Årsmøtet skal:(11) 1. Godkjenne de stemmeberettigede. 2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden. 3. Velge dirigent(er), sekretær(er)(12) samt 2 representanter til å underskrive protokollen. 4. Behandle idrettslagets årsmelding, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger. 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand.(13) 6. Behandle innkomne forslag og saker. 7. Fastsette medlemskontingent. 8. Vedta idrettslagets budsjett.(13) 9. Behandle idrettslagets organisasjonsplan. (14) 10. Foreta følgende valg: a) Leder og nestleder. Velges for 2 år om gangen, leder velges i partallsår, nestleder i oddetallsår b) 3 styremedlemmer (15). 2 av disse 3 skal dekke funksjonene kasserer og sekretær. Disse velges for to år om gangen, kasserer og styremedlem velges i partallsår, sekretær i oddetallsår. Styremedlem er varamedlem til styrets øvrige funksjoner. I tillegg inngår i styret gruppeledere i særidrettsgrupper der laget er medlem Rev. 1_5 Side 6 av 23

7 i særforbund, samt ledere av grupper i henhold til vedtatt organisasjonsplan. c) Øvrige valg i henhold til årsmøtevedtatt organisasjonsplan, jfr. 12 pkt. 9. d) 2 revisorer eller beslutte å engasjere statsautorisert revisor. Hvis revisor engasjeres skal kontrollkomite med 2 varamedlemmer velges. (16) e) Representanter til ting og møter i de organisasjoner idrettslaget er tilsluttet. f) Valgkomite med leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte. Leder og nestleder velges enkeltvis. De øvrige medlemmer til styret velges samlet. Deretter velges varamedlemmene samlet, og ved skriftlig valg avgjøres rekkefølgen i forhold til stemmetall. Valgene skjer etter bestemmelsene i NIFs lov Arbeidstaker innen et organisasjonsledd er ikke valgbar til verv i eget eller overordnede organisasjonsledd. En arbeidstaker i et allianseidrettslag eller lag organisert av allianseidrettslaget er ikke valgbar til verv i allianseidrettslag eller i lag organisert av samme allianseidrettslag. Tillitsvalgt som får relevant ansettelse i perioden plikter å fratre tillitsvervet. Idrettsstyret kan gi dispensasjon. Person som selv har samarbeidsavtale med organisasjonsledd, eller er styremedlem, ansatt i ledende stilling eller er aksjonær med vesentlig innflytelse i en juridisk person som organisasjonsleddet samarbeider med, er ikke valgbar til verv innen organisasjonsleddet. Begrensningen gjelder dog ikke for styremedlem oppnevnt av organisasjonsledd. Tillitsvalgt som får en slik samarbeidsavtale, styreverv, ansettelse eller eierandel i juridisk person, plikter å fratre tillitsvervet. Idrettsstyret kan gi dispensasjon. 13 Stemmegivning på årsmøtet Med mindre annet er lovfestet skal et vedtak for å være gyldig være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag eller det fremmes krav om det. Hvis det skal være skriftlige valg, kan bare foreslåtte kandidater føres opp på stemmeseddelen. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller ikke inneholder det antall det skal stemmes over, teller ikke, og stemmene anses som ikke avgitt. Når et valg foregår enkeltvis og en kandidat ikke oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmer, foretas omvalg mellom de to kandidater som har oppnådd flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. For å være gyldig må valg være gjennomført i henhold til NIFs lov 2-4 og 2-5. Når det ved valg skal velges flere ved en avstemming, må alle, for å anses valgt, ha mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Dette gjelder ikke ved valg av varamedlemmer. Hvis ikke tilstrekkelig mange kandidater har oppnådd dette i første omgang, anses de valgt som har fått mer enn halvparten av stemmene. Det foretas så bundet omvalg mellom de øvrige kandidater, og etter denne avstemmingen anses de valgt som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. 14 Ekstraordinært årsmøte i idrettslaget Ekstraordinært årsmøte i idrettslaget innkalles av idrettslagets styre med minst 14 dagers varsel etter: Rev. 1_5 Side 7 av 23

8 a) Vedtak på årsmøte i idrettslaget. b) Vedtak i styret i idrettslaget. c) Skriftlig krav fra 1/3 av idrettslagets medlemmer. d) Krav etter vedtak i overordna organisasjonsledd: NIF eller idrettskrets. Ekstraordinært årsmøte i idrettslaget skal bare behandle de saker som er angitt i vedtaket eller i kravet om innkalling av årsmøtet. Saksliste og nødvendige saksdokumenter skal følge innkallingen. 15 Idrettslagets styre (17) Idrettslaget ledes og forpliktes av styret, som er idrettslagets høyeste myndighet mellom årsmøtene. Styret skal (18) 1. Iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser. 2. Påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøte/ting eller av overordnet organisasjonsledd. Styret skal videre på se at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen, og har en forsvarlig økonomistyring. (19) 3. Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for disse. 4. Representere idrettslaget utad. Styret skal holde møte når lederen bestemmer det eller et flertall av styremedlemmene forlanger det. Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. 16 Grupper/avdelinger/komiteer Idrettslaget skal ha valgkomite som velges på fritt grunnlag på årsmøtet i idrettslaget, etter innstilling fra styret, og har som oppdrag å legge frem innstilling på kandidater til alle øvrige tillitsverv som skal velges på årsmøtet. Laget kan organiseres med grupper og/eller avdelinger. Lagets årsmøte bestemmer opprettelse av grupper/avdelinger, og hvordan disse skal organiseres og ledes. Dette vedtas i forbindelse med årlig behandling av idrettslagets organisasjonsplan, jfr. 11 pkt. 9. For grupper/avdelingers økonomiske forpliktelser hefter hele laget, og grupper/avdelinger kan ikke inngå avtaler eller representere idrettslaget utad uten styrets godkjennelse.(20) 17 Lovendring (21) Lovendring kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte i idrettslaget etter å ha vært oppført på saklisten, og krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer. Lovendringer må godkjennes av Idrettsstyret, og trer ikke i kraft før de er godkjent. Idrettsstyret kan i forbindelse med godkjenning av underliggende organisasjonsledds lover, redigere disse slik at de ikke kommer i motstrid med bestemmelsene i NIFs lov. 18 kan ikke endres. Rev. 1_5 Side 8 av 23

9 Lovendringer gjort av Idrettstinget, som har konsekvenser for idrettslaget, trer i kraft umiddelbart. 18 Oppløsning (22) Oppløsning av idrettslaget kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsning vedtatt med minst 2/3 flertall, innkalles ekstraordinært årsmøte 3 måneder senere. For at oppløsning skal skje må vedtaket her gjentas med 2/3 flertall. Sammenslutning med andre lag anses ikke som oppløsning av laget.(23) Vedtak om sammenslutning og nødvendige lovendringer i tilknytning til dette treffes i samsvar med bestemmelsene om lovendring, jfr. 17. I tilfelle oppløsning eller annet opphør av laget tilfaller lagets eiendeler NIF eller formål godkjent av Idrettsstyret. Ved konkurs anses organisasjonsleddet som oppløst og mister således sitt medlemskap i NIF. Ved konkurs gjelder reglene i konkursloven og dekningsloven. Fotnoter: 1) Jfr. NIFs lov 2-2, 2-15 og ) Navnet trer i kraft fra ) Idrettslag kan bare være medlem av ett idrettsråd. Hvis et idrettslags naturlige område strekker seg over mer enn en kommune, avgjør lagets årsmøte ved lovvedtak hvilket idrettsråd det tilhører. 4) Personlige medlemmer betyr at idrettslaget ikke har anledning til å operere med andre typer medlemskap, som for eksempel familiemedlemskap og firmamedlemskap. Enten er man personlig medlem eller så er man ikke medlem. At det innføres familiekontingent er å anse som en rabattordning, og har ikke noe med selve medlemskapet å gjøre. 5) Når det står «kan bli tatt opp som medlem» innebærer dette at ingen har krav på å bli medlem. Lovutvalget har uttalt at på bakgrunn av bestemmelsens tilblivelse, har et idrettslag rett til å avslå en opptakssøknad i helt spesielle tilfeller. I tilfelle tvist avgjør idrettskretsen om søkeren kan tas opp. Kretsens avgjørelse kan påklages for Idrettsstyret innen 14 dager etter at rekommandert melding er sendt berørte parter. 6) Bestemmelsen trer først i kraft når Idrettsstyret bestemmer det. 7) Skyldig kontingent må forstås å være manglende innbetaling i forhold til den betalingsfrist som styret har satt ved utsending av kontingentkrav. Skyldig kontingent for mer enn ett år må forstås slik at det kan foretas strykning etter ordinært årsmøte og når det er vedtatt kontingent for nytt driftsår. Lagene oppfordres til å innarbeide gode rutiner i forhold til strykning. 8) Teksten i denne kan erstattes med: «For inhabilitet gjelder NIFs lov 2-7.» 9) Inhabilitetsreglene gjelder ikke på årsmøtet. 10) Minimumsfrist i forhold til NIFs lov ) Dersom saklisten ikke fullføres, kan det innkalles til fortsettende årsmøte. Slik innkalling skjer på tilsvarende måte som for ordinært årsmøte, men eventuelt med Rev. 1_5 Side 9 av 23

10 kortere frist godkjent av årsmøtet. Fortsettende årsmøte kan bare behandle saker som var med i godkjent sakliste for årsmøtet. 12) Sekretæren(e) behøver ikke å være medlem i idrettslaget. 13) Regnskap og budsjett for idrettslag som er organisert med grupper/avdelinger, skal omfatte henholdsvis regnskapene og budsjettene for disse, og skal følge oppsettet i Idrettens kontoplan. Dette følger av at grupper/avdelinger i et idrettslag aldri kan være egne juridiske og økonomiske selvstendige enheter, da laget ellers ikke lenger ville vært ett idrettslag. Henviser for øvrig til 16 i lagets lov. 14) Organisasjonsplanen skal regulere idrettslagets interne organisering. Minimumsinnholdet i en organisasjonsplan er oversikt over tillitsvalgte i tillegg til styret og de andre lovfestede tillitsverv. 15) Antall styremedlemmer og varamedlemmer fastsettes ved vedtakelse av loven, minimum 1 styremedlem og 1 varamedlem. Det er ikke noe i veien for at styremedlemmene kan velges til spesifikke oppgaver. 16) Idrettslag med årlig omsetning på mer enn kr ,- plikter å ha engasjert revisor, jfr. NIFs lov Idrettslag som kommer inn under denne bestemmelsen må ta inn nytt punkt 10 i 12: «Engasjere statsautorisert/registrert revisor til å revidere idrettslagets regnskap.» og med tilsvarende forskyvning av neste punkt. Videre må 12 (nytt) pkt 11 litra d) endres til: «Kontrollkomite på 2 medlemmer med 2 varamedlemmer.» 17) Denne høyeste myndighet kan ikke, verken helt eller delvis, delegeres til andre organer/personer innen laget (det kan således ikke lovfestes at et «representantskap» eller lignende skal kunne overprøve styrets vedtak) 18) Dette er et minimum av hvilke oppgaver som skal tillegges styret. Det er ikke noe i veien for at det kan bestemmes at styret skal ha andre oppgaver i tillegg. 19) Se NIFs lov ) Dette innebærer bl.a. at det bare er idrettslagets styre (hovedstyre der laget har grupper/avdelinger med egne styrer) som kan foreta ansettelser, inngå sponsoravtaler, evt. andre avtaler som binder idrettslaget rent juridisk/økonomisk. 21) Jfr. NIFs lov 2-15, 2. ledd. 22) Jfr. NIFs lov ) Ved sammenslåing skal eldste stiftelsesdato og klubbnummer for dette idrettslaget benyttes. Rev. 1_5 Side 10 av 23

11 1.5 Verdigrunnlag for Sauda Idrettslag. Klubben er åpen for alle aktiviteter på tvers av alder og idrettsgren. Klubben skal aktivt bidra til et godt miljø for ungdommene i Sauda Klubben skal bidra til gode holdninger og positivt samfunnsbidrag hos medlemmene Klubben skal være en viktig bidragsyter for et godt oppvekstmiljø i Sauda SIL har følgende slagord som understøtter laget sine verdier: Gøy. Idrett er først og fremst lek - det skal være gøy å være medlem i SIL Respekt. Vi viser respekt for hverandre både på trening, i konkurranse og ellers Entusiasme. Vi ønsker å bevare og dyrke entusiastene blant oss. Inkluderende. Idrett er for alle uansett alder, kjønn, rase eller ferdigheter. 1.6 Målsetninger for Sauda I.L Lagets hovedmålsetning Sauda IL skal gi et kvalitetsmessig godt idrettstilbud til lokalsamfunnet. Tilbudet skal være inkluderende og åpent for alle, og arbeidet i SIL skal være basert på frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. Idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet er som idrettens grunnverdier basisen for alle lagets aktiviteter Delmål Sikre rekrutteringen til SIL slik at min. 80% av barneårskullene blir medlemmer innen de fyller 10 år. (siste års fødselstall ligger på et snitt på 43) Alle grupper i SIL skal ha aktive utøvere over 18 år i aldersbestemte klasser For å bygge opp under disse hovedmålsettingene er følgende generelle delmålsetninger vedtatt: 1. Alle aktiviteter i SIL skal ha trener med formell trenerutdanning 2. Alle styremedlemmer og ledere i SIL skal ha basisopplæring for ledere 3. SIL skal etablere og vedlikeholde et styringssystem som er enkelt og tilstrekkelig for å sikre styring og kontroll på kort og lang sikt 4. SIL skal kjennetegnes av et sunt miljø og en spennende kultur som gjør laget attraktivt i lokalsamfunnet og som har stor oppmerksomhet i regionen 5. Anlegg som SIL disponerer til sine aktiviteter skal kjennetegnes av god funksjonalitet og standard Rev. 1_5 Side 11 av 23

12 2. Organisasjon. 2.1 Organisasjonsplan Grupper i SIL skal i utgangspunktet organiseres slik: Leder, nestleder, kasserer, sekretær og styremedlem. I 2011 vil det være avvik fra denne modellen. Lagets og gruppenes organisering dette året vises i figuren nedenfor: Leder SIL Kasserer Nestleder Styremedle m Sekretær Fotball Håndball Friidrett Alpin Langrenn Hopp Slettedal Anlegg Trim Atlet Nestleder Kasserer Sekretær Medlemmer Nestleder Kasserer Sekretær Medlemmer Nestleder Kasserer Sekretær Medlemmer Nestleder Kasserer Sekretær Medlemmer Nestleder Kasserer Sekretær Medlemmer Nestleder Kasserer Sekretær Medlemmer Nestleder Kasserer Sekretær Medlemmer Kas Sek Med For gruppene FOTBALL, HÅNDBALL, FRIIDRETT, ATLET og TRIM gjelder følgende: LEDER (kontaktperson for trimgruppa) og KASSERER velges for 2 år i PARTALLSÅR NESTLEDER og SEKRETÆR velges for 2 Øvrige styremedlemmer i gruppene velges slik gruppene selv finner dette hensiktsmessig. For gruppene ALPINT, HOPP, LANGRENN og SLETTEDALSANLEGGET gjelder følgende: LEDER og KASSERER velges ODDETALSSÅR NESTLEDER og SEKRETÆR velges for 2 år i PARTALLSÅR. Øvrige styremedlemmer i gruppene velges slik gr dette hensiktsmessig. 2.2 Styrets ansvar og hovedoppgaver Leder Lederens ansvar og oppgaver er: Leder er øverste ansvarlige i SIL Være lagets kontaktperson ovenfor media Innkalle til og leder styremøter en gang pr. mnd. Delegere oppgaver til de respektive ledere og tillitsvalgte. Lede arbeidet med at SIL sine målsetninger oppnås. I samarbeid med kasserer å utarbeide budsjett. Å være inspirator og organisator i styret, og påse at styret fungerer slik at alle arbeidsoppgaver blir ivaretatt. Sørge for at håndboka er fortløpende oppdatert Utarbeidelse av årsmelding Sørge for at det ved valg blir overlapp mellom eksisterende og ny leder Utarbeide årsplan for faste gjøremål Ansvarlig for søknader om støttemidler Ansvarlig for innhenting av sponsorer til kalenderen, samt for at denne er klar til salg i september Rev. 1_5 Side 12 av 23

13 2.2.2 Nestleder Nestlederens ansvar og oppgaver er: Stedfortreder for leder i dennes fravær. Ansvarlig for kontakt med SIL sine hovedsponsorer og for oppfølging av avtalene mellom SIL og sponsorene Ansvarlig for planlegging og tilrettelegging av årsmøtet Kontaktperson for SIL vedr. dugnader Kasserer Kasserers ansvar og hovedoppgaver er: Sørge for at SIL drives økonomisk tilfredsstillende etter de retningslinjer som budsjettet legger opp til. Holde kontroll med laget sin økonomiske situasjon og gjennomgå regnskap kvartalsvis i hovedstyret. Motta regninger for betaling. Kontrollere at de bilag som bokføres tilhører Sauda IL. Sørge for at gruppene leverer bilag som er konterte i samsvar med kontoplan fra Visma til de datoer som på forhånd er avtalt. Alle bilag skal være kontrollerte og krysset ut på kontoutdrag fra banken. Presentere regnskap og budsjett for hovedstyret og SIL i årsmøtet Hente post i postboks og fordele inngående post til ansvarlige ledere. Ansvar for gjennomføring av budsjettprosessen i hht. plan og for at budsjettet godkjennes av hovedstyret i møte i desember Følge årshjul for kasserer Sekretær Sekretærens ansvar er: Skrive referat fra styremøter og fordele disse til styret. Ansvar for rapportering til Brønnøysundregisteret av styresammensetning etter årsmøtet Sørge for at referat fra årsmøtet blir fordelt og arkivert Ansvar for arkivering i hovedstyret Holde oppdatert kontaktinfo for hovedstyret, navn, tlf. og e-post adresser Sørge for at SIL har nødvendig forbruksmateriell som konvolutter og annet kontorrekvisita tilgjengelig Utarbeide oversikt over 70, 75, 80, 90 og 100 årsjubilanter blant medlemmene til desembermøtet Holde SIL s register over tildelte heders- og ærestegn oppdatert Vedlikeholde oversikt over personer i Sauda IL med godkjent politiattest Styremedlemmer (gruppeledere og valgt styremedlem) Styremedlemmer i hovedstyret er gruppelederne fra alle gruppene i idrettslaget i tillegg til det valgte styremedlemmet som også dekker vara-funksjonen til leder, nestleder, sekretær og kasserer. Styremedlemmene møter på alle styremøter. Oppgaver tildeles etter behov. 3. Årsmøtet. 3.1 Gjennomføring av årsmøtet Oppgaver: o Bestemme dato på desembermøtet i hovedstyret (NL) Rev. 1_5 Side 13 av 23

14 o o o o o o o o o Reservere møterom med utstyr (prosjektor, overhead, flip-over, whiteboard, mikrofon, skrivesaker, pynting, kaffe/te, min.vann, bevertning). Kontrakt skrives med møtested i desember. (NL) Ansvarlig hos møtested kontaktes senest 1 uke før årsmøtet for å klarere at alt er OK (NL) Invitasjoner (skriftlig) skal sendes de som skal ha utmerkelser, ordfører, sponsorer og andre som SIL ønsker skal delta (NL) Annonsere i Ryfylke 6 uker før årsmøtet. Påminnelse uken før (NL) Kontakte Ryfylke om mulighet for reportasje fra årsmøtet (NL) Sørge for bilder av de som får utmerkelser (NL) Utarbeide pakke med papirer til årsmøtet (årsmeldinger(frist for innlevering 31. januar), budsjett, regnskap, valg (frist for innlevering 31. januar), agenda (endelig agenda bestemmes på februar-møtet). Min. 30 eks. legges ut på G-sport senest 1 uke før årsmøtet (Leder og kasserer) Kjøpe inn gaver og blomster Fremskaffe oppdaterte medlemslister til årsmøtet (pr. dato for møtet) Ansvar: o Nestleder (NL) i SIL har det overordnede ansvaret for at disse rutinene gjennomføres o For øvrig er ansvaret for de konkrete tiltakene identifisert under hvert av disse o Leder har ansvaret for utdeling av utmerkelser o Irene er ansvarlig for innkjøp av gaver og blomster o Leder og kasserer er ansvarlig for utarbeidelsen av sakspapirer Når gjennomføres årsmøtet? o Avholdes så nært stiftelsesdato som mulig (20 februar) 3.2 Mal for årsrapport Årsrapporten fra grupper og hovedstyret skal utarbeides i henhold til tidsplanen for forberedelsene til årsmøtet (pkt. 3.1) og skal følge malen som spesifisert nedenfor. Rapporten skal underskrives av styrerepresentantene i gruppestyrene/hovedstyret. Aktivitet o Kort beskrivelse av aktiviteten i gruppen/laget. For lagidretter kan denne beskrivelsen være for hvert enkelt lag o Beretningen bør også inneholde nye aktivitetstiltak og responsen på dette/disse samt eventuelle tilbud som er avviklet og om grunnen til dette. o Spesielle idrettslige prestasjoner bør tas med i årsberetningen. Gruppen selv vurderer selv hva som er spesielle, men utgangspunktet bør være at det er bedre å ta med for mye enn det motsatte. Anlegg o Anskaffelser av anleggsmidler, større vedlikeholdstiltak og eventuelle driftsoppgaver som laget/gruppen har utført. Kompetanseutvikling o Gjennomførte kompetanseutviklingstiltak som trenerkurs, lederkurs, IKT kurs etc Holdningsskapende arbeid o Arbeidet med holdningsskapende arbeid inngår i idrettslaget sitt utviklingsarbeid. Hvilke tiltak som er gjennomført i perioden og erfaringene med dette bør være del av gruppens beretning. Administrasjon/økonomi o Styremøter, prosjektmøter eventuelt andre møter ( SK&F prosjektet, nye stadion, Samarbeidsprosjektet med Turnforeningen etc) o Sum inntekter og kostnader samt pæng på bok. Kort kommentarer til forholdet mellom budsjett og regnskap inkl årsaken til spesielle avvik. Rev. 1_5 Side 14 av 23

15 o Status i arbeidet med styringssystemer (håndbok ++). o Årsberetningen underskrives av samtlige styremedlemmer. 3.3 Hedring av jubilanter SIL har etablert praksis for å hedre de medlemmer som fyller 70, 75, 80, 90, 100 osv. år. Oversikt over jubilanter som skal hedres for kommende år skal utarbeides på desembermøtet hvert år. Ansvaret for dette har lagets sekretær. Blomsterhilsen fra laget sendes jubilantene. Hovedstyret utpeker ansvarlig for utsendelsen av blomsterhilsen på desembermøtet. 3.4 Tildeling av utmerkelser i SIL Utmerkelser i laget inndeles i 3 klasser: 1. ÆRESMEDLEM 2. GULLMERKE (Lagets merke med gylt krans) 3. SØLVMERKE (Lagets merke med sølvkrans) Disse utmerkelser kan kun utdeles til fortjente medlemmer etter følgende normer: 1. ÆRESMEDLEM (Æresmedlem m/diplom). A. Denne heder tildeles det medlem av laget som har satt spesielle spor etter seg i et tidsrom av 20 år. Han/hun må ha innehatt administrative verv, har vist et bemerkelsesverdig arbeid som har ført til stor framgang for laget og har representert laget hjemme og ute på er verdig måte. Vedkommende må ha fulgt godt med i gruppearbeidet, og så langt som mulig vært til stede ved de større arrangementer, således at utøvere, medlemmer og ikke-medlemmer har sett og følt at laget har en representativ leder. Hvis vedkommende også har vært til glede for laget som aktiv utøver, vil dette selvsagt ha en viss betydning. B. Denne heder tildeles også den person som har vært aktiv medlem av laget i en rekke år og i løpet av en flerårig periode har utmerket seg fremragende som aktiv utøver i nasjonale og internasjonale konkurranser. C. Denne heder tildeles også den person som har vært aktiv medlem av laget i mange år og har utmerket seg som en fremragende trener som både er en flink til å motivere utøverne til full innsats, viser gode holdninger og bidrar til at utøverne oppnår gode sportslige resultater. 2. GULLMERKE (Lagets merke med gylt krans og diplom.) A. Denne heder tildeles det medlem av laget som har satt spesielle spor etter seg i et tidsrom av 15 år. Eller vedkommende må ha virket som gruppe- og hovedstyremedlem og som sådan har gjort en stor administrativ innsats gjennom flere år og ellers har vært en drivende kraft i lagets arbeid. B. Denne heder tildeles også den person som har vært aktiv medlem av laget i en rekke år og har utmerket seg fremragende i nasjonale eller internasjonale konkurranser. Dog må resultatet stå i særklasse. 3. SØLVMERKE (Lagets merke med sølv krans og diplom). A. Denne heder tildeles det medlem av laget som har satt spesielle spor etter seg i et tidsrom av 10 år. Eller vedkommende må ha nedlagt et energisk arbeide, for eksempel i komiteer, arrangementer, instruksjon og ellers alt forefallende arbeide for laget. En må være et eksempel for andre i positiv lagånd og representasjon av idrettens sak dog trenger en ikke innehatt administrative verv. B. Denne heder tildeles også den person som har vært aktiv medlem av laget i en rekke år, og har gjort seg særlig bemerket ved flere anledninger i nasjonale konkurranser. Styret i SIL innstiller kandidater til utmerkelse for årsmøtet, og utdeling skjer i henhold til saklisten. Rev. 1_5 Side 15 av 23

16 4. Økonomi. 4.1 Regnskap Regnskapsperioden er definert fra til I tillegg skal det foreligge kvartalsregnskaper som grunnlag for styrets administrasjon av laget i løpet av året. Kasserere i alle gruppene skal sørge for innlevering av alle regnskapsbilag til lagets regnskapsfører (Visma) i henhold til gjeldende frister. Kvartalsregnskaper skal gjennomgås i påfølgende styremøter for både grupper og hovedstyret. Årsregnskap framlegges for godkjenning på årsmøtet. 4.2 Budsjett Alle grupper samt hovedstyret skal utarbeide budsjett for kalenderåret i henhold til gjeldende arbeids- og tidsplan. Denne er som følger: Planlegging starter i september Utkast klart for gruppene i løpet av oktober Godkjenning i gruppene i november Frist for innlevering av budsjett fra gruppene er senest 30. november Godkjenning i hovedstyret i desember Normen for budsjetter i SIL er at disse skal gå i balanse. Styrte avvik fra dette skal godkjennes av hovedstyret etter avviksforklaring fra gruppene. Budsjettdokumentasjonen skal følge fastsatte maler. Koordinator for budsjettprosessen er kasserer i hovedstyret. 4.3 Fullmakter Hovedstyret ved leder er ansvarlig for alle forpliktelsene til Sauda IL. Gruppeledere har fullmakt til å disponere fritt de midler som ligger innenfor sine godkjente budsjetter. Alle andre behov skal avklares med hovedstyret. Disponering av bankkontoer reguleres av fullmaktsreglementet til SIL. Lån kan bare tas opp av hovedstyret ved leder. Rev. 1_5 Side 16 av 23

17 Hovedstyret Fullmaktsreglement ID OMRÅDE Leder Kasserer Gruppeleder Kasserer 1.0 Økonomi 1.1 Signatur x 1.2 Disponering av bankkonto x x x 1.3 Godkjenning av honorar x 1.4 Kontakt med revisor x x 1.5 Opptak av lån x 1.6 Regnskap x x x 1.7 Godkjenning av inngående faktura x x 1.8 Godkjenning av utgående faktura x x Grupper Andre tillitsvalgte Trenere og oppmenn Kommentar 2.0 Informasjon 2.1 Presse x x 2.2 Pressedekning - arrangementer x x x 2.3 Hjemmeside x x x Sekretær hovedstyre 3.0 Avtaler 3.1 Sponsoravtaler x 3.2 Treneravtaler x 3.3 Innkjøpsavtaler x 3.4 Samarbeidsavtaler x 3.5 Andre avtaler x 4.0 Innkjøp 4.1 Bestillinger - inngåtte avtaler kr kr kr kr Innkjøp kr kr Engangsinnkjøp (premier) kr Bestillinger i forbindelse med reiser kr Dato og signatur Dato og signatur 4.4 Kjøregodtgjørelse Sauda IL har vedtatt følgende prinsipper for kjøregodtgjørelse: Alle reiser til/fra konkurranser og treningssamlinger i SIL-regi er berettiget kjøregodtgjørelse for bruk av egen privatbil Gruppestyrene kan beslutte at kjøring i gruppens regi skal inngå som del av dugnadsinnsatsen. Da må imidlertid belastningen fordeles slik at dugnadsbidragene blir mest mulig likeverdige i foreldregruppen Kjøregodtgjørelsen skal være kr. 2,- pr. kjørte km. I tillegg godtgjøres bompenger, fergeutgifter etc. Reiseregninger (eget skjema) skal føres av alle som mottar kjøregodtgjørelse og skal snarest sendes kasserer i gruppestyret som utbetaler Skjema for reiseregning ligger vedlagt under pkt. 9 i denne håndboka. 4.5 Refusjon av telefonutgifter til leder og kasserer i hovedstyret Leder og kasserer mottar refusjon for utgifter til telefon i forbindelse med vervet. Beløpet, kr til hver, overføres den enkeltes bankkonto av kasserer hvert år i desember. Rev. 1_5 Side 17 av 23

18 4.6 Refusjon av telefonutgifter gruppene Gruppene mottar refusjon for utgifter til telefon i forbindelse med vervet. Beløpet, kr til hver gruppe, overføres den gruppenes bankkonto av kasserer hvert år i desember. 4.7 Fordelingsnøkler for intern fordeling av midler i Sauda IL Gruppene mottar internt fordelte midler etter nedenforstående oppsett: Antall medlemmer som deltar i gruppens aktivitet skal ha betydning for overføring av noen typer midler. Dette kan eksemplifiseres gjennom hvordan fordelingen av midler for 2010 er definert: 1. oktober hvert år skal oversikten ovenfor oppdateres. Gruppene må altså til enhver tid passe på at alle medlemmer som deltar i gruppene er korrekt registrert (hvert medlem kan være deltakende i flere grupper og dette skal være med i grunnlaget for fordeling av midler). Deltakende medlemmer vil altså kunne være større enn antall faktiske medlemmer. Æresmedlemmer er ikke betalende medlemmer og holdes utenfor denne oversikten. Rev. 1_5 Side 18 av 23

19 4.8 Utøverfondet Hensikt: Bidra økonomisk til at utøvere i idrettslaget som har store utgifter til representasjon kan søke om dekning av hele eller deler av utgiftene til reiser og opphold. Hensikten er å støtte idrettsutøvere som har nådd et høyt nivå innen sin idrett og som dermed representerer SIL på en særdeles positiv måte. Hvem kan tildeles midler fra fondet: Utøverne må være tatt ut til/kvalifisere til arrangementet av særkretsen eller av gruppestyret. Det er en forutsetning at idrettsutøveren representerer Sauda Idrettslag ved de aktuelle arrangementer. Søknadsprosedyre: Søknaden må inneholde navn, alder, idrett, gruppe, bankkontonummer og alle andre opplysninger på ordinær reiseregning. Søknad vedlegges ordinær reiseregning og alle utgifter må dokumenteres av den enkelte utøver. Utgiftsdekning kun etter billigste reisemåte. Det er kun utøvernes utgifter som dekkes, ikke evt. foreldre eller andre. Det er kun utgifter til reise og overnattinger etter billigste alternativ, samt deltakeravgift/heiskort som dekkes. Det kan søkes løpende gjennom hele året. Søknaden sendes hovedstyret til behandling. Behandling skal skje i de månedlige hovedstyremøtene. Finansiering: De midler som tidligere er satt av til oppbygging av et elitefond omdisponeres og går inn i det nye Utøverfondet. Fondets størrelse skal være kr Dette beløpet skal være disponibelt ved årets begynnelse, og hovedstyret skal avsette midler til fondet etter behov. Det tas forbehold om at fondets størrelse eller utbetalinger fra fondet kan endres/fryses hvis SIL s økonomi tilsier dette. Dette vurderes løpende av hovedstyret. 5. Medlemskontingent og medlemsregistrering 5.1 Medlemskontingent Medlemskontingentens størrelse besluttes ved lagets årsmøte. Kontingenten skal betales i henhold til idrettslagets lov. Visma fører register over lagets medlemmer. Frist for innbetaling av medlemskontingent er 1. januar og kontingenten betales for et helt år uansett når på året medlemmet meldes inn. Ingen kan delta i aktiviteter i Sauda IL s regi uten å ha betalt medlemskontingenten. Hvis kontingenten ikke betales etter gjentatte purringer, må vedkommende utestenges fra trening/konkurranse til kontingenten er betalt. 5.2 Medlemsregisteret Alle medlemmer skal være registrert i den gruppen de deltar i aktivitet i. Gruppene skal føre lister over hvilke medlemmer som deltar i gruppens aktiviteter (dette gjelder også foreldre til slike som er medlemmer i SIL samt støttemedlemmer som uttrykker at de vil registreres i gruppen). Disse listene skal fortløpende holdes oppdatert og meldes til Visma. Dette er viktig da antall deltakende medlemmer i gruppene er basis for hvor stor andel at midler som overføres internt til gruppen fra hovedstyret i SIL. Rev. 1_5 Side 19 av 23

20 1. oktober hvert år blir det utarbeidet ny fordelingsoversikt av hovedstyret (se for øvrig pkt. 4.7). I god tid før denne dato skal gruppelederne sørge for å gjennomgå de medlemmer, foreldre og støttemedlemmer som er registrert i gruppen, og melde eventuelle endringer til Visma. 5.3 Medlemsregistrering til NIF og særforbund Medlemsregistreringen til NIF gjennomføres i begynnelsen av året. Hver enkelt gruppeleder er ansvarlig for registreringen til respektivt særforbund for gruppen sin, og leder i SIL registrerer total medlemsmasse. Retningslinjer for denne rapporteringen er tilgjengelig på NIF sine nettsider. 6. Kommunikasjon og representasjon 6.1 Kontakt med media Hva er kontakt med presse/massemedia? o Intervjuer, reportasjer eller annen profilering i media Hvem gjelder dette? o Utøvere, trenere eller ledere o Alle medlemmer i SIL Hvordan skal dette utføres? o Kontakt med presse/massemedia som gjelder SIL generelt skal håndteres av leder i SIL eller den person som bemyndiges til dette o Kontakt med presse/massemedia som gjelder de enkelte gruppene i SIL skal håndteres av gruppelederne eller den person som bemyndiges til dette o Utøvere og trenere skal stille seg disponible ved behov til å bli intervjuet av presse/massemedia i forbindelse med utøver eller lag sine prestasjoner o Ved intervjuer og reportasjer skal det som hovedregel spørres om det som blir skrevet kan oversendes til gjennomlesning før publisering. Dette for å unngå faktiske feil etc. o Alle skal representere SIL på en positiv og god måte innenfor de aktuelle normer og regler som gjelder o SIL tar sterk avstand fra mobbing, rasisme og rusmisbruk og dette gjenspeiles også gjennom representasjon for laget o Alle ytringer på vegne av SIL skal være forankret i lagets styrende organer o Representanter for SIL skal oppfattes som gode eksempler og rollemodeller 6.2 Søknad om eksterne midler Hva søkes det på? o Talentfondet (november) o HSA-midler o Midler fra idrettsforbund/særforbund/krets o Tippemidler til utstyr etc. (oktober) Hvem er ansvarlig? o Midler til SIL søkes av hovedstyret o Midler til gruppene og til enkeltutøvere/-lag søkes av gruppestyrene men skal koordineres av hovedstyret Hvordan søkes det? o Følger standard skjematikk/søknadskrav hvis disse eksisterer o Kontakt opprettes med bevilgende instans i god tid før søknadsfrist 6.3 Rapportering til Brønnøysund Hva skal rapporteres? o Ny styresammensetning skal rapporteres etter hvert årsmøte. Hvem er ansvarlig? o Sekretær i hovedstyret gjennomfører dette når referatet er godkjent Hvordan gjøres det? Rev. 1_5 Side 20 av 23