KONTRAKT Utarbeidelse av Områdereguleringsplan For havnearealene i Grimstad sentrum, Østerbukt - Grømbukt

Transkript

1 KONTRAKT Utarbeidelse av Områdereguleringsplan For havnearealene i Grimstad sentrum, Østerbukt - Grømbukt Grimstad kommune

2 INNHOLDSFORTEGNELSE: KONTRAKTSFORSIDE... 4 SPESIELLE KONTRAKTSBETINGELSER... 5 ARTIKKEL 1 - ANSVAR... 5 ARTIKKEL 2 - LEVERING... 5 ARTIKKEL 3 - PRIS... 5 ARTIKKEL 4 - BETALING... 5 ARTIKKEL 5 - FORCE MAJEURE... 6 ARTIKKEL 6 - REKLAMASJON/GARANTI... 6 ARTIKKEL 7 - AVVIK-ENDRINGER... 6 ARTIKKEL 8 - OPPSIGELSE... 6 ARTIKKEL 9 - KONTRAKTSADMINISTRASJON... 6 ARTIKKEL 10 - OPSJON... 7 ARTIKKEL 11 TVISTELØSNINGSORGAN... 7 GENERELLE AVTALEVILKÅR FOR KJØP AV TJENESTER... 8 ALMINNELIGE BESTEMMELSER... 8 Generelt... 8 Avvik/endringer... 8 Parter i avtalen... 8 Overdragelse av avtalen... 8 LEVERANDØRENS PLIKTER - GENERELT... 8 FREMDRIFT... 9 Forsinkelse... 9 Tap 9 ENDRINGER, UTSETTELSE OG AVBESTILLING... 9 Endringer... 9 Utsettelse... 9 Avbestilling FAKTURERING OG BETALING Fakturering Betaling AVTALEBRUDD Forsinkelse Virkninger av forsinkelse Mangler Virkninger av mangler OPPSIGELSE AV AVTALEN FORCE MAJEURE FORSIKRING RETTIGHETER TIL RESULTATER. OFFENTLIGHET Rettigheter til resultater Offentlighet REKLAME RETTSVALG, TVISTER OG VERNETING VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON: INNLEDNING GENERELT OM OPPDRAGET RAMMEBETINGELSER OMFANG Side 2

3 2. BESKRIVELSE AV OPPGAVEN INNHOLD Delmål/faser Aktivitet og arbeidsmetode Ansvarlig aktør Tidsrom Resultat Produkt Politisk behandling Planområdet UTFØRELSE RAPPORTERING TIDS, - OG OPPGAVEPLAN Delfase 1 - Milepæl Delfase 2 - Milepæl Delfase 3 - Milepæl Delfase 4 - Milepæl VEDLEGG 2 PRIS/BETALINGSPLAN: PRIS 19 BETALINGSPLAN VEDLEGG 3 PLANPROGRAM MED PRINSIPPSKISSE VEDLEGG 4 DIVERSE BAKGRUNNSINFORMASJON VEDLEGG 5 PLANAVGRENSING VEDLEGG 6 KRAVSPESIFIKASJON DIGITALE KARTDATA VEDLEGG 7 TIDS, - OG OPPGAVEPLAN SKJEMATISK FREMSTILT Side 3

4 KONTRAKTSFORSIDE Kontrakt for utarbeidelse av områdereguleringsplan Havnearealene i Grimstad sentrum for Grimstad kommune Denne kontrakt er inngått mellom: Grimstad kommune (HERETTER KALT KJØPER) og., Foretaksnr... (HERETTER KALT LEVERANDØREN) Telefon:... E Kontaktperson:. KONTRAKTEN GJELDER: Kjøp av tjenster i forbindelse med utarbeidelse av områdereguleringsplan for Grimstad havneområde som beskrevet i VEDLEGG 1 - Kravspesifikasjon. Kontrakten inngås for perioden til KONTRAKTEN UNDERTEGNET Grimstad kommune for.., den, den Side 4

5 SPESIELLE KONTRAKTSBETINGELSER ARTIKKEL 1 - ANSVAR 1. LEVERANDØR er ansvarlig for at alle leveringer med referanse til denne kontrakt blir levert og utført i overensstemmelse med de bestemmelser som er beskrevet her. 2. LEVERANDØREN er ansvarlig for at produkter/tjenester levert under denne kontrakt ikke er tilvirket/utført ved hjelp av barnearbeid. ARTIKKEL 2 - LEVERING 1. LEVERANDØREN er ansvarlig for at kontraktfestede tjenester blir levert slik som beskrevet i denne kontrakt og spesielt i VEDLEGG 1 - KRAVSPESIFIKASJON 2. Levering til KJØPER er å anse og ha skjedd når kontraktfestede tjenester er levert og akseptert, og kjøper har mottatt godkjent faktura. ARTIKKEL 3 - PRIS 1. Priser på kontraktfestede tjenester, ref VEDLEGG 1 - KRAVSPESIFIKASJON er spesifisert i VEDLEGG 2 PRIS/BETALINGSPLAN. 2. Priser på tilleggstjenester, ref VEDLEGG 1 - KRAVSPESIFIKASJON er spesifisert i VEDLEGG 2 PRIS/BETALINGSPLAN. ARTIKKEL 4 - BETALING 1. Betaling i henhold til denne kontrakt skal være 30 dager etter mottatt og godkjent faktura/tjeneste. 2. LEVERANDØR skal ikke ha noen form for gebyr eller andre tillegg som kommer i tillegg til prisen i Artikkel 3 pkt LEVERANDØREN kan ikke overdra noen deler av sine rettigheter eller plikter under denne kontrakt til tredjemann uten KJØPERS skriftlige godkjenning. Det presiseres at dette også gjelder factoringavtaler. Side 5

6 ARTIKKEL 5 - FORCE MAJEURE 1. Ved forsinkelser i leveranser ut over de kontraktfestede leveringsfrister, som ikke skyldes force majeure eller andre forhold godkjent av KJØPER, vil det bli gjort krav om konvensjonalbot, jfr. Generelle avtalevilkår for kjøp av tjenester. 2. For forståelsen av force majeure legges norsk rettspraksis til grunn. ARTIKKEL 6 - REKLAMASJON/GARANTI 1. LEVERANDØREN er ansvarlig for at de varer og tjenester som leveres er i samsvar med bestillingen. Hvis en leveranse eller deler derav ikke tilfredsstiller de krav og betingelser bestillingen/kontrakten fastsetter, kan KJØPER tilbakevise den. ARTIKKEL 7 - AVVIK-ENDRINGER 1. Alle avvik/endringer fra denne kontrakten må for å være gyldig formet i skriftlig form undertegnet av partene. 2. Bekreftet E- post godkjennes som skriftlig avtalt avvik/endring. ARTIKKEL 8 - OPPSIGELSE 1. Ved mislighold av kontrakten kan den sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning. KJØPER kan si opp kontrakten med øyeblikkelig virkning, hvis LEVERANDØRENs tjenester ikke tilfredsstiller de krav som er forutsatt i denne kontrakten. ARTIKKEL 9 - KONTRAKTSADMINISTRASJON 1. All korrespondanse som berører denne kontrakt, inkludert fakturaer, ref. Artikkel 4 - BETALING, skal sendes til: Grimstad kommune Postboks Grimstad v / Egil-André Mortensen Faktura merkes Områdeplan for havnearealene i Grimstad sentrum 2. Kontaktperson i Grimstad kommune er Egil-André Mortensen som har: Telefon: / E-post: egil.andre.mortensen@grimstad.kommune.no Side 6

7 ARTIKKEL 10 - OPSJON 1. KJØPER har en ekslusiv rett til å innfri opsjoner ref vedlegg 1 punkt 4.3 og 4.4. ARTIKKEL 11 TVISTELØSNINGSORGAN 1. Dersom det oppstår tvist om tolkning eller rettsvirkninger av kontraktvilkårene, skal dette søkes løst ved forhandlinger. Dersom forhandlingene ikke fører frem, skal tvisten avgjøres ved vanlig rettergang. En tvist skal av begge parter anlegges for Aust-Agder tingrett som er KJØPERS sitt verneting. 2. Oppstår det tvist om hele eller deler av kontrakten, kan tvisten løses ved voldgift dersom begge parter samtykker. Ved voldgiftsbehandling gjelder tvistemålsloven kap. 32 så langt den passer. I voldgiftsrett med mer enn en dommer, oppnevnes rettens formann av Sorenskriveren i Aust-Agder. Voldgiftsavtalen skal inneholde fristbestemmelser, tvistespørsmålet og hva retten skal avgjøre med endelig og bindende virkning for partene. 3. Tvist om elementer eller deler av kontrakten, fritar forøvrig ikke partene fra å oppfylle de deler av kontrakten som ikke berøres eller har sammenheng med tvistespørsmålet. Side 7

8 GENERELLE AVTALEVILKÅR FOR KJØP AV TJENESTER Vilkårene skal være basis for inngåelse av endelig avtale. Eventuelle forbehold til generelle avtalevilkår for kjøp av tjenester må være tatt med skriftlig i avviksskjemaet som vedlegg til tilbudet. Med Kjøper menes Grimstad kommune som er oppdragsgiver ovenfor leverandøren. ALMINNELIGE BESTEMMELSER Dersom avtaledokumentene inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i følgende rekkefølge: 1. Avtaledokument med vedlegg 2. Generelle avtalevilkår Generelt Ved forhold som ikke dekkes av avtalen, gjelder Lov om kjøp av 13. mai 1988 Avvik/endringer Alle endringer/tilførsler til kontrakten må foreligge i skriftlig form undertegnet av begge parter for å være gyldig. Parter i avtalen Den juridiske kontraktpart vil være Grimstad kommune. Avtale vil inngås mellom hver enkelt kommune og leverandør. Partene skal til enhver tid holde hverandre underrettet om hvem som er deres representanter og om de fullmakter disse har. Overdragelse av avtalen Ingen av partene kan overdra sine kontraktsforpliktelser uten samtykke av den annen part. Dette gjelder også dersom leverandør i kontraktsperioden endrer eierskaps- og eller organisasjonsstruktur. LEVERANDØRENS PLIKTER - GENERELT Tjenesten skal utføres i samsvar med gjeldende lovregler og forskrifter. Leverandøren skal innhente og opprettholde alle nødvendige tillatelser i forbindelse med tjenesten, og skal på kjøperens anmodning fremlegge dokumentasjon på at nødvendige tillatelser foreligger. Leverandøren skal ikke overlate vesentlige deler av tjenesten til underleverandører uten kjøperens skriftlige samtykke. Slikt samtykke fritar ikke leverandøren for noen plikter etter kontrakten. Kjøperen skal ikke anses som arbeidsgiver for leverandørens personell, selv om slikt personell utfører tjenesten eller deler av denne i samarbeid med kjøperen. Dersom kontrakten utpeker nøkkelpersonell hos leverandøren, skal utskifting av slikt personell godkjennes av kjøperen. Godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn. Leverandøren skal på egen bekostning sørge for øyeblikkelig utskifting av personell som opptrer på en klanderverdig måte eller som er uegnet til å utføre tjenesten. Leverandøren skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som er tilpasset tjenesten. Kjøperen har rett til å foreta, og leverandøren skal være behjelpelig med å gjennomføre, kvalitetsrevisjoner hos leverandøren og eventuelle underleverandører. Side 8

9 Ved arbeid på kjøperens virksomhetssted skal leverandøren påse at tjenesten utføres innenfor rammen av de regler for sikkerhet og arbeidsforhold som gjelder på kjøperens virksomhetssted. Kjøperen skal gjøre leverandøren kjent med disse reglene. Når leverandøren anser tjenesten som utført, skal han varsle kjøperen skriftlig så snart som mulig. Innen rimelig tid etter slikt varsel er mottatt, skal kjøperen ved skriftlig melding enten akseptere utførelsen av tjenesten, eller erklære at tjenestens utførelse ikke er akseptert og årsaken til dette. FREMDRIFT Forsinkelse Dersom leverandøren har grunn til å tro at tjenesten ikke kan gjennomføres i samsvar med fremdriftsplanen, skal han straks skriftlig varsle kjøperen. Varselet skal oppgi årsak til forsinkelsen, antatt innvirkning på fremdriftsplanen samt forslag til tiltak for å begrense forsinkelsen. Leverandøren skal dekke egne kostnader som påløper for å begrense forsinkelsen, med mindre denne skyldes kjøperens forhold. Tap Leverandøren er ansvarlig for tap som kjøperen lider, og som kunne vært unngått dersom leverandøren hadde gitt kjøperen varsel i rett tid. ENDRINGER, UTSETTELSE OG AVBESTILLING Endringer Innenfor det partene med rimelighet kunne forvente da avtalen ble inngått, kan kjøperen kreve kvalitetsmessige og/eller kvantitetsmessige endringer i tjenesten samt endringer i fremdriftsplanen. Oppdager leverandøren behov for endringer, skal kjøperen varsles skriftlig om dette så snart som mulig. Endringer skal være godkjent av kjøperen ved skriftlig endringsordre før de iverksettes. Krever kjøperen endring, skal leverandøren uten ugrunnet opphold utarbeide en bekreftelse med beskrivelse av endringen samt opplysninger om eventuell innvirkning på pris og fremdriftsplan. Leverandøren skal ikke påbegynne endringer før kjøperen skriftlig har tatt stilling til leverandørens bekreftelse. Vederlag for endringer skal være i samsvar med kontraktens opprinnelige prisnivå. Dersom endringer medfører besparelser for leverandøren, skal kjøperen godskrives dette. Er partene uenige om det beløp som skal tillegges eller fratrekkes avtalesummen som følge av endringer, skal leverandøren likevel iverksette endringen uten å avvente endelig løsning av tvisten. Utsettelse Kjøperen kan ved skriftlig varsel utsette hele eller deler av tjenesten. Etter slikt varsel skal leverandøren uten ugrunnet opphold meddele kjøperen hvilke virkninger utsettelsen kan få på gjennomføringen av tjenesten. Leverandøren skal gjenoppta tjenesten straks kjøperen varsler om dette. Dersom utsettelsen varer utover 90 dager, har leverandøren rett til å si opp avtalen ved skriftlig varsel til kjøperen. I utsettelsesperioden skal kjøperen kun dekke dokumenterte og nødvendige utgifter i forbindelse med demobilisering og mobilisering av personell. Side 9

10 Avbestilling Kjøperen kan ved skriftlig varsel til leverandøren avbestille tjenesten helt eller delvis med umiddelbar virkning. Etter slik avbestilling skal kjøperen betale det beløp leverandøren har til gode for den del av tjenesten som er utført, samt dekke dokumenterte og nødvendige utgifter oppstått som en direkte følge av avbestillingen. FAKTURERING OG BETALING Fakturering Alle fakturaer skal være påført kontraktsummer, bestillende enhet, bestillers navn og andre referanser som måtte være avtalt og skal klart angi hva beløpet gjelder. Kjøper skanner i dag alle inngående fakturaer. Det skal sendes en faktura pr. ordre. Alle fakturaer skal være i A4 format og lesbar for skanning. Kjøperen har rett til å returnere fakturaer som ikke tilfredsstiller disse kravene. Gebyr og andre former for tillegg aksepteres ikke dersom det ikke er avtalt på forhånd. Kjøper skal ha innsynsrett i leverandørens kalkyler og regnskaper for å kontrollere at avtalte priser og betingelser overholdes. Eventuell kontroll vil bli gjennomført av intern eller ekstern revisor. Kjøperen kan gjøre fradrag i mottatt faktura for forskuddsbetalinger, omtvistet eller utilstrekkelig dokumentert beløp. Leverandøren skal innen 90 dager etter at kjøperen har akseptert utførelsen av tjenesten sende sluttfaktura. Sluttfaktura skal dekke alle leverandørens krav under kontrakten. Krav som ikke er tatt med i sluttfakturaen, kan ikke senere gjøres gjeldende. Betaling Betalingsbetingelser er lik fri leveringsmåned + 30 dager. Betalingstiden regnes fra fakturadato på korrekt faktura. Forskudd vil ikke bli utbetalt. Betaling innebærer ikke nødvendigvis godkjenning av leveransen. Dersom det er avtalt at leverandøren skal stille bankgaranti, plikter ikke kjøperen å foreta utbetalinger før han har mottatt slik garanti. Morarente ved forsinket betaling beregnes i henhold til morarenteloven - Lov om renter ved forsinket betaling m.m. og den til enhver tid gjeldende morarentesats fastsatt av Finansdepartementet. Renteberegning aksepteres ikke dersom for sen innbetaling fra kjøperen skyldes mangelfull leveranse eller uoverensstemmende dokumentasjon, pakkseddel. følgebrev, faktura ete. fra leverandøren; eller kvalitetssvikt i leveransen. Dersom leverandør benytter seg av factoringavtale, skal dette opplyses i tilbudet. Leverandøren er forpliktet til å informere factoringselskapet om at de inngåtte betingelser er gjeldende. AVTALEBRUDD Erstatning Med unntak av bestemmelsene om konvensjonalbot under pkt. Virkning av forsinkelse, er avtalens bestemmelser om erstatning begrenset til direkte tap med mindre leverandøren, eller noen han svarer for har vist grov uaktsomhet eller forsett. Dersom det er utvist slik grov uaktsomhet eller forsett, er leverandøren også ansvarlig for indirekte tap den juridiske kontraktpart påføres som følge av et slikt forhold. Side 10

11 Forsinkelse Leverandøren er ansvarlig for forsinkelse i henhold til neste avsnitt. Dersom leverandørens utførelse av tjenesten har slike mangler at kjøperens formål med tjenesten blir vesentlig forfeilet, likestilles dette med forsinkelse. Virkninger av forsinkelse Dersom ikke annet er avtalt, påløper i tilfelle forsinkelse konvensjonalbot med 0,5 % av det totale vederlag som skal betales i henhold til avtalen for hver kalenderdag leverandøren er forsinket. Samlet konvensjonalbot skal likevel ikke overstige 10 % av det totale vederlaget som skal betales i henhold til kontrakten. Skyldes forsinkelsen at leverandøren eller noen han svarer for, har utvist grov uaktsomhet eller forsett, kan kjøperen, i stedet for konvensjonalbot, kreve erstatning for tap han lider som følge av forsinkelsen. Kjøperen kan heve avtalen dersom maksimal konvensjonalbot er påløp, eller forsinkelsen medfører vesentlig avtalebrudd. Mangler Dersom det foreligger en mangel ved utførelsen av tjenesten, er leverandøren ansvarlig for mangelen i henhold avsnitt om virkning av mangler. Kjøperen skal reklamere skriftlig innen rimelig tid etter at mangel er oppdaget, men ikke senere enn 24 måneder etter at kjøperen skriftlig har akseptert utførelsen av tjenesten. For utbedringsarbeider løper en tilsvarende reklamasjonsfrist fra det tidspunkt utbedringsarbeidet ble fullført. Reklamasjonsfristene løper ikke så lenge det foretas utbedringer eller annen aktivitet, som er nødvendig for korrekt avtaleoppfyllelse. Virkninger av mangler Dersom kjøperen reklamerer, skal leverandøren utbedre mangelen omgående. Utbedring kan utsettes dersom kjøperen har saklig grunn for å kreve det. Utbedring skal gjennomføres uten kostnad for kjøperen. Dersom leverandøren ikke innen rimelig tid foretar nødvendig utbedring av mangelen, er kjøperen berettiget til selv eller ved andre å foreta utbedring for leverandørens regning og risiko. Det samme gjelder dersom det vil medføre vesentlig ulempe for kjøperen å avvente leverandørens utbedring. I slike tilfeller skal leverandøren underrettes før utbedring iverksettes. Dersom leverandøren ikke utbedrer mangelen innen rimelig tid, kan kjøperen kreve prisavslag. Kjøperen kan kreve erstatning for tap han lider som følge av mangel. Kjøperen kan heve kontrakten dersom mangelen medfører vesentlig avtalebrudd. I slike tilfeller kan kjøperen motsette seg leverandørens tilbud om utbedring. Leverandøren skal holde kjøperen skadesløs dersom utførelsen eller resultatet av tjenesten innebærer inngrep i tredjemanns patentrettigheter eller andre immaterielle rettigheter, unntatt når dette er en nødvendig følge av kjøperens spesifikasjoner og leverandøren ikke visste eller burde ha visst at slikt inngrep forelå. Med unntak av bestemmelsene om konvensjonalbot, er avtalens bestemmelser om erstatning begrenset til direkte tap med mindre leverandøren eller noen han svarer for har utvist grov uaktsomhet eller forsett. Dersom det er utvist slik grov uaktsomhet eller forsett, er leverandøren også ansvarlig for indirekte tap kjøperen påføres som følge av slikt forhold. Side 11

12 OPPSIGELSE AV AVTALEN Avtalen har en gjensidig skriftlig oppsigelsestid på 3 måneder. Eventuell oppsigelse skal være saklig begrunnet. FORCE MAJEURE Force majeure betyr en hendelse utenfor en parts kontroll som han ikke burde ha forutsett da avtalen ble inngått og som han heller ikke med rimelighet kan ventes å overvinne eller avverge virkningen av. Det foreligger ikke avtalebrudd i den utstrekning det godtgjøres at overholdelse av avtalen er blitt forhindret på grunn av force majeure. Hver av partene skal dekke sine omkostninger som skyldes force majeure. Den part som vil påberope seg force majeure, skal så snart som mulig gi den annen part varsel om force majeure situasjonen, dens årsak og antatte varighet. Hver av partene har rett til å si opp kontrakten dersom force majeure situasjonen varer, eller det er klart at den vil vare i mer enn 60 dager. FORSIKRING Leverandøren skal for egen regning tegne og opprettholde en ansvarsforsikring tilpasset leverandørens virksomhet og tjenestens art. Leverandøren skal sørge for at hans forsikringsselskap frafaller retten til å gjøre regresskrav gjeldende mot kjøper. Videre skal leverandøren sørge for at kjøperen varsles av forsikringsselskapet minimum 30 dager før forsikring blir endret, sagt opp eller faller bort. Leverandøren skal på kjøperens anmodning utlevere forsikringssertifikat som dokumenterer at plikten er oppfylt. RETTIGHETER TIL RESULTATER. OFFENTLIGHET Rettigheter til resultater Dersom ikke annet er avtalt, får kjøperen eksklusiv eiendomsrett til resultatene av tjenesten etter hvert som det utføres. Alle rapporter, tegninger, spesifikasjoner og lignende dokumenter samt dataprogrammer, som utarbeids i forbindelse med tjenesten, inngår som en del av tjenestens resultater. Leverandøren har rett til å bruke resultater av generell art i sin virksomhet. Offentlighet All informasjon som partene utveksler skal holdes unntatt offentlighet og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten skriftlig samtykke fra den annen part. En part kan likevel gjøre slik informasjon tilgjengelig for utenforstående, dersom den allerede var kjent for parten på det tidspunktet informasjonen ble mottatt, er eller blir alminnelig kjent på annen måte enn ved feil begått av en av partene, eller mottas fra andre på rettmessig måte uten pålegg om unntak fra offentlighet. Partene kan også overføre informasjon til utenforstående i den utstrekning dette er nødvendig for oppfyllelse av kontrakten, forutsatt at slik annen mottaker av informasjon pålegges en plikt til unntak fra offentlighet slik det framgår her. REKLAME Leverandør må innhente forhåndsgodkjenning fra kjøperen dersom leverandøren for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om kontrakten utover å oppgi leveransen som generell referanse. Kommunevåpenet kan ikke benyttes uten særskilt tillatelse. Side 12

13 RETTSVALG, TVISTER OG VERNETING Kontrakten er undergitt norsk rett. Dersom det oppstår uenighet mellom partene om tolkningen av avtalen skal tvisten først og fremst søkes løst gjennom forhandlinger. Dersom forhandlingene ikke fører fram, skal tvisten avgjøres ved ordinær rettergang ved Aust-Agder Tingrett, med mindre partene blir enige om og endelig avgjøre den ved voldgift etter tvistemålsloven kap. 32. Voldgiftsretten skal i slike tilfeller bestå av tre medlemmer hvorav hver av partene oppnevner ett medlem og disse i fellesskap det tredje. Blir ikke partene enige om valget, oppnevnes det tredje medlemmet av Sorenskriveren i Aust-Agder. Side 13

14 VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON: 1. Innledning 1.1 Generelt om oppdraget Denne kravspesifikasjonen inneholder de krav Grimstad kommune stiller til leveranse av utabeidelse av områdereguleringsplan for Grimstad havneområde. 1.2 Rammebetingelser Det ble for havnearealene i Grimstad sentrum meldt oppstart av arbeid med områdereguleringsplan jf. plan og bygninglovens 12-2 med tilhørende planprogram jf. plan og bygningslovens 4-1, den Oppstartsmelding og planprogram lå ute på høring fram til Planprogram ble stadfestet i Teknisk utvalg i møte og i kommunestyret Planprogrammet er grunnlaget for planarbeidet som skal gjennomføres. Kommuneplanutvalget i Grimstad kommune politisk styringsgruppe for utarbeidelse av områdereguleringsplanen. Kommuneplanutvalget består av plan og økonomiutvalget pluss leder for Teknisk utvalg og Barnas representant. Styringsgruppa sitt mandat er å vedta eller godkjenne strategiske beslutninger underveis i prosessen. 1.3 Omfang Det skal for området fra Biodden til Grømbukt, avgrenset av fylkesvei 420 og Vesøya (se punkt Planområdet), utarbeides en områdereguleringsplan jf. pbl Leveringen er fullført når områdereguleringsplanen er vedtatt av kommunestyret. 2. Beskrivelse av oppgaven 2.1 Innhold Innhold i oppgaven som skal løses fremgår av punkt Delmål/faser Oppgaven er bygd opp av fire delmål. Tids, og oppgaveplanen under punkt 3 gir oversikt over milepælene som fasene/delmålene består av. Gjennomføring av alle delmålene/fasene er avhengig av politiske behandlinger og kommunal saksbehandling. Når konsulent har overlevert leveransene i henhold til punkt 3 er Grimstad kommune ansvarlig for forberedelse og gjennomføring av politsike behandlinger. Med politiske behandlinger menes ikke møter i styringsgruppen Aktivitet og arbeidsmetode Aktivitet og arbeidsmetode angir oppgavene som må gjennomføres for å fullføre delfasene og de ulike milepælene Ansvarlig aktør Ansvarlig aktør er aktørene som er involvert i de ulike milepælene, punkt 3 spesifiserer hva Leverandør er ansvarlig for. Side 14

15 2.1.4 Tidsrom Hver aktivitet og arbeidsmetode er videre knyttet til et gitt tidsrom i planprosessen. Flere aktiviteter og arbeidsmetoder kan foregå i paralellt i delfasene. Tidsrommene som er angitt i tids og oppgaveplanen skal brukes for å lage fremdriftsplaner, møteplaner og forslag til prosessplan Resultat Produkt Med resultat produkt menes det resultatet de ulike milepælene skal ende opp med. Dette resultatet kan både være en konkret leveranse og en gjennomført aktivitet Politisk behandling Områdereguleringsplanen skal gjennom følgende politiske behandlinger: - 1. gangs behandling i teknisk utvalg og kommunestyret gangs behandling i teknisk utvalg og kommunestyret. - eventuell klagebehandling Planområdet Vedlagt kart i vedlegg 5 viser planområdet. 2.3 Utførelse Oppgaven skal utføres i henhold til tids, - og oppgaveplanen, punkt Rapportering Leverandør rapporterer til prosjektleder/kommunenes representant. Leverandør sammen med prosjektleder/kommunens representant rapporterer og legger fram saker for styringsgruppe. 3. Tids, - og oppgaveplan Hele tids, - og oppgaveplanen er vist skjematisk i vedlegg Delfase 1 - Milepæl 1 Delfase 1 er en informasjons, - og datainnsamlingsfase som består av milepæl 1.0 til 1.8. Hver avdelfasene i milepæl 1 er spesifisert under. Formålet med milepæl 1 er å innhente, sammenstille og bearbeide informasjon som skal ende i en rapport eller mulighetsstudie som viser muligheter og foreslår ulike konsepter for utvikling av havneområdet i Grimstad sentrum (jf. Planavgrensingen) MP 1.0 Oppstartsmøte I milepæl 1.0 skal det gjennomføres et oppstartsmøte med styringsgruppen i Grimstad kommune. Leverandøren presenterer i oppstartsmøtet en detaljert prosessplan (jf. Planprogrammet side 17) for hvordan hele leveransen (Milepæl ) skal leveres. Denne prosessplanen skal inneholde foreløpig møteplan for prosjektgruppe og styringsgruppe i Grimstad kommune, og alle andre relevante forutsetninger for medvirkning fra andre aktører. Styringsgruppen godkjenner prosessplanen MP 1.1 Informasjon på hjemmeside Leverandøren har ansvar for å levere materiell til publisering på hjemmsidene til Grimstad kommune. Med materiell menes all nødvendig materiell for å gjennomføre milepæl 1.2, 1.3, 1.4 og MP 1.2 Folkemøte Leverandøren skal gjennomføre ett folkemøte i milepæl 1. Folkemøtet gjennomføres på Grimstad Rådhus og kostnader knyttet til annonsering, bevertning og møtelokaler har Grimstad kommune ansvar for. Side 15

16 3.1.4 MP 1.3 Interessentanalyse Leverandøren skal kartlegge alle interessenter i området og gjøre en analyse av hvilke behov og ønsker de ulike interessentene har, samt hvilke trusler og begrensende faktorer for utvikling som finnes. Interessentanalysen baserer seg på prinsippskissen vedlagt planprogrammet, og dokumentasjon knyttet til denne MP 1.4 To dagers workshop Fremtidens havnearealer i Grimstad Leverandøren skal gjennomføre en workshop som går over to dager. Leverandøren skal forberede nødvendige presentasjoner som gir deltagere en forståelse av planprosessen, formålet med denne og om utviklingstrekk og dagens situasjon i Grimstad. Videre skal Leverandøren forberede, gjennomføre og oppsummere workshopen. Workshop gjennomføres på lokalitet bestemt av Grimstad kommune, og kostnader knyttet til bevertning og møtelokaler har Grimstad kommune ansvar for MP 1.5 Møte med prosjektleder/prosjektgruppe i Grimstad kommune m/referat Leverandøren skal etter behov møte prosjekleder/prosjektgruppe fra Grimstad kommune. Leverandøren har ansvar for møteinnkalling med agenda, nødvendig personell og materiell, og møtereferat MP 1.6 Møte i styringsgruppen Leverandøren skal etter behov møte styringsgruppen i Grimstad kommune. Leverandøren har ansvar for å gi innspill til agenda, stille med nødvendig personell og materiell MP 1.7 Innhenting av informasjon Leverandøren har ansvar for å innhente all dokumentasjon og informasjon som er nødvendig for å gjennomføre milepæl MP 1.8 Sammenstilling av informasjon og innspill Leverandøren skal levere en rapport eller et mulighetstudie som inneholder; - en interessentanalyse - de ulike ineterssentenes behov og ønsker - beskrivelse av muligheter for utvikling i havneområdet - minimum tre ulike forslag til konsepter for utvikling av området Rapporten skal leveres i hensiktsmessig digitalt format og i 20 trykte eksemplarer med farger. Rapporten skal leveres senest Styringsgruppen godkjenner leveringen. 3.2 Delfase 2 - Milepæl 2 I delfase 2 skal det utarbeides konkret forslag til områdereguleringsplan for havneområdet i tråd med planprogrammet. Fasen betsår av milepæl Hver avdelfasene i milepæl 2 er spesifisert under. Rapport eller mulighetsstudie jf. Milepæl 1.8 skal legges til grunn for utarbeidelse av forslaget til områdereguleringsplan MP 2.0 Møte med grunneiere og interessenter Leverandøren har ansvar for å forberede, gjennomføre og oppsummere maksimum 7 møter med grunneiere og interessenter i planområdet. Grimstad kommune deltar og har ansvar for lokalitet og bevertning til disse møtene MP 2.1 Møte i regionale myndigheter Leverandøren har ansvar for å forberede, gjennomføre og oppsummere maksimum 3 møter med regionale myndigheter. Grimstad kommune har ansvar for å kalle inn til møter med regionale myndigheter. Leverandøren skal gi innspill til agenda, stille med personell og materiell, og skrive referat MP 2.2 Utarbeidelse av forslag til områdereguleringsplan med tilhørende bestemmelser Leverandøren skal utarbeide forslag til områdereguleringsplan med tilhørende konsekvensutredninger og planbeskrivelse i henhold til planprogrammet. Side 16

17 3.2.4 MP 2.3 Utarbeidelse av konsekvensutredninger i hht tema i planprogram Leverandøren skal utarbeide forslag til områdereguleringsplan med tilhørende konsekvensutredninger og planbeskrivelse i henhold til planprogrammet MP 2.4 Møte med prosjektleder/prosjektgruppe i Grimstad kommune m/referat Leverandøren skal etter behov møte prosjekleder/prosjektgruppe fra Grimstad kommune. Leverandøren har ansvar for møteinnkalling med agenda, nødvendig personell og materiell, og møtereferat MP 2.5 Møte i styringsgruppen Leverandøren skal etter behov møte styringsgruppen i Grimstad kommune. Leverandøren har ansvar for å gi innspill til agenda, stille med nødvendig personell og materiell MP 2.6 Informasjon på hjemmeside Leverandøren har ansvar for å levere materiell til publisering på hjemmsidene til Grimstad kommune. Med materiell menes all nødvendig materiell for å gjennomføre milepæl 2.0 og MP 2.7 Overlevering av komplett planforslag for behandling Leverandøren skal levere komplett forslag til områdereguleringsplan for havneområdene i Grimstad sentrum i hht planprogram. Styringsgruppen godkjenner leveringen. Forslag til områdeplan sendes til teknisk utvalg for 1. Gangs behandling. Leveringen skal levers innen Leverandøren skal levere digitale kartdata i henhold til Grimstad kommune sin spesifikasjon (vedlegg 6). 3.3 Delfase 3 - Milepæl 3 I delfase 3 skal forslag til områdereguleringsplan legges ut på høring i tråd med vedtak gjort i Teknisk Utvalg. Leverandøren skal behandle alle innspill til planforslaget og skal utarbeide endret forslag til områdereguleringsplan. Fasen betsår av milepæl Hver av delfasene i milepæl 3 er spesifisert under. Områdeplan jf. Milepæl 2.7 skal legges til grunn for utarbeidelse av endret forslaget til områdereguleringsplan MP 3.0 Områdeplan endres i hht vedtak i Teknisk utvalg og legges ut på høring Leverandøren skal endre områdeplanen i henhold til de vedtak som fattes i Teknisk utvalg. Arbeidsmengden begrenses oppad til til 10 dagverk. Dersom arbeidsmengden overskrider denne timerammen skal Leverandøren varsle Grimstad kommune og det skal avklares nye økonomiske rammer for arbeidsmengden knyttet milepæl 3.0. Leverandøren skal levere nødvendig materiell (plankart i A3 format med planbeskrivelse og bestemmelser, med farger) i 300 eksemplarer og bistå med utsending til alle berørte parter, grunneiere og offentlige instanser MP 3.1 Behandle høringsinnspill Leverandøren skal sammenfatte og kommentere alle høringsinnspill MP 3.2 Informasjon på hjemmeside Leverandøren har ansvar for å levere materiell til publisering på hjemmsidene til Grimstad kommune. Med materiell menes all nødvendig materiell for å gjennomføre milepæl 3.0, 3.1 og MP 3.3 Møter med regionale myndigheter Leverandøren har ansvar for å forberede, gjennomføre og oppsummere maksimum 3 møter med regionale myndigheter. Grimstad kommune har ansvar for å kalle inn til møter med regionale myndigheter. Leverandøren skal gi innspill til agenda, stille med personell og materiell, og skrive referat MP 3.4 Møte med grunneiere og interessenter Leverandøren har ansvar for å forberede, gjennomføre og oppsummere maksimum 3 møter med grunneiere og interessenter i planområdet. Grimstad kommune deltar og har ansvar for lokalitet og bevertning til disse møtene. Side 17

18 3.3.6 MP 3.5 Møte i styringsgruppen Leverandøren skal etter behov møte styringsgruppen i Grimstad kommune. Leverandøren har ansvar for å gi innspill til agenda, stille med nødvendig personell og materiell MP 3.6 Utarbeidelse av endret forslag til områdeplan Leverandøren skal på basis av milepæl 3.1, 3.3, 3.4, 3.5 og 3.7 utarbeide endret forslag til områdeplan. Arbeidsmengden begrenses oppad til 20 dagsverk MP 3.7 Møte med prosjektleder/prosjektgruppe Grimstad kommune Leverandøren skal etter behov møte prosjekleder/prosjektgruppe fra Grimstad kommune. Leverandøren har ansvar for møteinnkalling med agenda, nødvendig personell og materiell, og møtereferat MP 3.8 Overlevering av endret planforslag for endelig behandling Leverandøren skal levere komplett forslag til endret områdereguleringsplan for havneområdene i Grimstad sentrum i hht milepæl 3.6. Styringsgruppen godkjenner leveringen. Forslag til endret områdeplan sendes til teknisk utvalg og kommunestyret for sluttbehandling. Leverandøren skal levere digitale kartdata i henhold til Grimstad kommune sin spesifikasjon (vedlegg 6). Leverandøren skal 3.4 Delfase 4 - Milepæl 4 I delfase 4 skal leverandør levere nødvendig materiell og bistå med kunngjøring av vedtatt områdeplan. Leverandøren skal sammenfatte og kommentere eventuelle klager til områdereguleringen. Delfase 4 består av milepæl 4.0 til 4.4. Hver av delfasene i milepæl 4 er spesifisert under MP 4.0 Områdeplan vedtatt av kommunestyret kunngjøres Leverandøren skal levere nødvendig materiell (plankart i A3 format med planbeskrivelse og bestemmelser, med farger) i 300 eksemplarer og bistå med utsending til alle berørte parter, grunneiere og offentlige instanser. Grimstad kommune vil etter klagefristens utløp vurdere om milepælene skal utløses. Omfanget av disse milepælene avklares i dialog med leverandør MP 4.1 Informasjon på hjemmside Leverandøren har ansvar for å levere materiell til publisering på hjemmsidene til Grimstad kommune. Med materiell menes all nødvendig materiell for å gjennomføre milepæl MP 4.2 Møte med styringsgruppen (opsjon) Leverandøren skal etter behov møte styringsgruppen i Grimstad kommune. Leverandøren har ansvar for å gi innspill til agenda, stille med nødvendig personell og materiell MP 4.3 Møte med prosjektleder/prosjektgruppe Grimstad kommune (opsjon) Leverandøren skal etter behov møte prosjekleder/prosjektgruppe fra Grimstad kommune. Leverandøren har ansvar for møteinnkalling med agenda, nødvendig personell og materiell, og møtereferat MP 4.4 Kommentere eventuelt å bearbeide klager (opsjon) Leverandøren skal sammenfatte og kommentere eventuelle klager. Side 18

19 VEDLEGG 2 PRIS/BETALINGSPLAN: PRIS Tjeneste Kommentar Pris (eksl MVA) Tjeneste ref Vedlegg 1 pkt 3.1 til og med pkt Fastpris for oppdraget NOK Satser ved tilleggstjenester; Timepris NOK Dagspris (1 dagsverk = 7,5 t) NOK Dagsmøte i Grimstad per person NOK Ukepris (1 ukesverk = 37,5 t) NOK Stykkpris rapport/muligheststudie utover 20 stk, ref pkt NOK Stykkpris utover 300 stk ref pkt NOK Stykkpris utover 300 stk ref pkt NOK Forutsetninger for pris: Møter i Grimstad: Reisetid og diett forutsettes inkludert i møteprisen. Møter i Grimstad inkludert i fastprisen: Forutsettes minimum 3 deltagere fra Leverandør. Reisetid og diett forutsettes inkludert i møteprisen. Timespris: Gjennomsnittlig timespris for alle aktuelle medarbeidere BETALINGSPLAN Betalingsplanen viser utbetalinger angitt i % av Fastpris for oppdraget knyttet til godkjente milepæler ref. Vedlegg 1 punkt 3. Milepæl % Milepæl % Milepæl % Milepæl % Side 19

20 VEDLEGG 3 PLANPROGRAM MED PRINSIPPSKISSE Forslag til planprogram for områdereguleringsplan for havnearealene i Grimstad sentrum med tilhørende prinsippskisse datert Endringer i forslag til planprogram kan forekomme under behandling og fastsetting av planprogram i teknisk utvalg ,og i kommunestyret VEDLEGG 4 DIVERSE BAKGRUNNSINFORMASJON Power point presentasjonene: - Grimstad arbeidsseminar PTL - Grimstad-OPPSTARTjuni08 VEDLEGG 5 PLANAVGRENSING Kart over planavgrensing. VEDLEGG 6 KRAVSPESIFIKASJON DIGITALE KARTDATA Krav til digital utarbeidelse av reguleringsplaner og leveranse av digitale kartdata. VEDLEGG 7 TIDS, - OG OPPGAVEPLAN SKJEMATISK FREMSTILT Tids, - og oppgaveplan jf. vedlegg 1 punkt 3. Side 20