Kontrollutvalgsleder Terje Fuglevik

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget i Nøtterøy Dato: kl. 15:30 Sted: Formannskapssalen Arkivsak: 16/00227 Tilstede: Terje Fuglevik, leder Kjetil Edvardsen, nestleder Lise Maier, medlem Elisabeth Aasland, medlem Møtende varamedlemmer: Forfall: Tore Sten Gjertsen Tom Mello, medlem Andre: Nøtterøy kommune eiendomssjef Anders Bjerknes i sak 28/17 31/17 og 32/17 Nøtterøy kommune HR-sjef Harald Rygh Nøtterøy kommune, rådmann Toril Eeg Jarlsberg IKT, styreleder Hans Erik Utne i sak 28/17 og 31/17 ««, daglig leder Rolf Sundklakk i sak 28/17 og 31/17 Møteleder: Protokollfører: Kontrollutvalgsleder Terje Fuglevik Rådgiver Heidi Wulff Jacobsen Kontrollutvalgsleder ønsket velkommen til Nøtterøy kontrollutvalgs siste møte i Nøtterøy kommune. Det var ingen merknader til innkallingen og sakslisten. Møtet begynte kl Sak 31/17 og 32/17 ble behandlet rett etter sak 28/17. Ved kontrollutvalgsmøtets slutt takket kontrollutvalgsleder utvalget, rådmannen og sekretariatet for et godt og konstruktivt samarbeid. SAKSKART Side Saker til behandling 28/17 16/ Godkjenning av protokoll av

2 29/17 17/ Orientering om publisering av ku-møter 3 30/17 17/ Oppfølging av saken om tema "Varsling" 3 31/17 17/ Orientering om etableringen av selskapet "Jarlsberg IKT" 4 32/17 16/ Oppfølging av forvaltningsrapporten "Teigar ungdomsskole og idrettshall" 4 33/17 17/ Byggeregnskap Nye Teiehøyden barnehage 5 34/17 17/ Byggeregnskap Roppestadkollen utviklingsområde 6 35/17 17/ /17 17/ /17 16/ Byggeregnskap G/S-vei Skarphagaveien-omlegging VA-ledning Byggeregnskap Trafikksikkerhetstiltak Helsehus Smidsrød-Skarphagaveien Møteplan for 2018 for kontrollutvalget i Færder kommune /17 39/17 16/ / Referatsaker 10 Eventuelt 11 Saker til behandling 28/17 Godkjenning av protokoll av Kontrollutvalget i Nøtterøy /17 Protokollen fra kontrollutvalgsmøtet godkjennes. 2

3 Protokollen fra kontrollutvalgsmøtet godkjennes 29/17 Orientering om publisering av ku-møter 1 Kontrollutvalget i Nøtterøy /17 Rådmannens informasjon tas til orientering. Rådmannen orienterte om endring av oppgavefordelingen og skifte av arkivsystem. Dette er endringer som vil bli iverksatt i Færder kommune i Spørsmål ble besvart. Rådmannens informasjon tas til orientering. 30/17 Oppfølging av saken om tema "Varsling" 1 Kontrollutvalget i Nøtterøy /17 Rådmannens informasjon tas til orientering. Rådmannen informerte om oppfølging av saken, og at ledersamlingene har «Varsling» som tema. Det er tatt grep, og flere innleide foredragsholdere er og blir 3

4 engasjert. Det jobbes med internkontrollen på alle nivåer, og det er stort fokus på hva som må være på plass i den enkelte virksomhet. HR-sjefen gjennomgikk alle punktene som kontrollutvalget hadde spesifisert, samt rutiner på området. Spørsmål ble besvart. Rådmannens og HR-sjefens informasjon tas til orientering. 31/17 Orientering om etableringen av selskapet "Jarlsberg IKT" 1 Kontrollutvalget i Nøtterøy /17 Rådmannens informasjon tas til orientering. Styreleder og daglig leder presenterte seg. Daglig leder orienterte om oppbyggingen av selskapet, strategi, vedtekter og organisering. Spørsmål ble besvart. Informasjonen tas til orientering. 32/17 Oppfølging av forvaltningsrapporten "Teigar ungdomsskole og idrettshall" 1 Kontrollutvalget i Nøtterøy /17 4

5 Rådmannens informasjon tas til orientering. Rådmannen innledet med at organisering og prosesser er endret. Eiendomssjefen orienterte blant annet om eierstyring, kvalitetsmøter for å styrke internkontrollen, kvalitetssikring med advokatbistand, totalentreprise/ Norsk Standard, rapportering, ferdigbefaring og at investeringsreglementet er under revidering. Det ble vist til andre store byggeprosjekter som er utført i senere tid som har fulgt nye prosesser, hvor det ikke har medført større overskridelser eller større konflikter. Spørsmål ble besvart. Rådmannens og eiendomssjefens informasjon tas til orientering. 33/17 Byggeregnskap Nye Teiehøyden barnehage 1 Kontrollutvalget i Nøtterøy /17 Byggeregnskapet nye Teiehøyden barnehage, 8236 er behandlet. Det totale mindreforbruket er kr ,-. Det overføres kr ,- til ubrukte lånemidler, og resten overføres til nytt prosjekt for utbedring av feil og mangler med kr ,-. Byggeregnskapet nye Teiehøyden barnehage, 8236 er behandlet og godkjent. Mindreforbruket er kr ,-. Det overføres kr ,- til ubrukte lånemidler og resten overføres til nytt prosjekt for utbedring av feil og mangler med kr ,-. Saken ble behandlet. Byggeregnskapet nye Teiehøyden barnehage,

6 er behandlet. Det totale mindreforbruket er kr ,-. Det overføres kr ,- til ubrukte lånemidler, og resten overføres til nytt prosjekt for utbedring av feil og mangler med kr ,-. Byggeregnskapet nye Teiehøyden barnehage, 8236 er behandlet og godkjent. Mindreforbruket er kr ,-. Det overføres kr ,- til ubrukte lånemidler og resten overføres til nytt prosjekt for utbedring av feil og mangler med kr ,-. 34/17 Byggeregnskap Roppestadkollen utviklingsområde 1 Kontrollutvalget i Nøtterøy /17 Byggeregnskapet Roppestadkollen utviklingsområde, 8441 er behandlet. Det totale mindreforbruket er kr ,-. Det tilbakeføres til ubrukte lånemidler. Byggeregnskapet Roppestadkollen utviklingsområde, 8441 er behandlet og godkjent. Mindreforbruket er kr ,-. Det tilbakeføres til ubrukte lånemidler. Saken ble behandlet. Byggeregnskapet Roppestadkollen utviklingsområde, 8441 er behandlet. Det totale mindreforbruket er kr ,-. Det tilbakeføres til ubrukte lånemidler. Byggeregnskapet Roppestadkollen utviklingsområde, 8441 er behandlet og godkjent. Mindreforbruket er kr ,-. Det tilbakeføres til ubrukte lånemidler. 6

7 35/17 Byggeregnskap G/S-vei Skarphagaveien-omlegging VAledning 1 Kontrollutvalget i Nøtterøy /17 Byggeregnskapet G/S-vei Skarphagaveien omlegging VA-ledning, 8779 og er behandlet. Det totale mindreforbruket er henholdsvis kr 4.772,- og kr ,-. Mindreforbruket tilbakeføres og omdisponeres til andre prosjekter. Byggeregnskapet G/S-vei Skarphagaveien omlegging VA-ledning, 8779 og er behandlet og godkjent. Det totale mindreforbruket er henholdsvis kr 4.772,- og kr ,-. Mindreforbruket tilbakeføres og omdisponeres til andre prosjekter. Saken ble behandlet. Byggeregnskapet G/S-vei Skarphagaveien omlegging VA-ledning, 8779 og er behandlet. Det totale mindreforbruket er henholdsvis kr 4.772,- og kr ,-. Mindreforbruket tilbakeføres og omdisponeres til andre prosjekter. Byggeregnskapet G/S-vei Skarphagaveien omlegging VA-ledning, 8779 og er behandlet og godkjent. Det totale mindreforbruket er henholdsvis kr 4.772,- og kr ,-. Mindreforbruket tilbakeføres og omdisponeres til andre prosjekter. 7

8 36/17 Byggeregnskap Trafikksikkerhetstiltak Helsehus Smidsrød-Skarphagaveien 1 Kontrollutvalget i Nøtterøy /17 Byggeregnskapet/ investeringsprosjekt «Trafikksikkerhetstiltak Helsehus Smidsrød-Skarphagaveien», 8448 er behandlet. Det totale mindreforbruket er kr ,-. Byggeregnskapet/ investeringsprosjekt «Trafikksikkerhetstiltak Helsehus Smidsrød-Skarphagaveien», 8448 er behandlet og godkjent. Det totale mindreforbruket er kr ,-. Saken ble behandlet. Byggeregnskapet/ investeringsprosjekt «Trafikksikkerhetstiltak Helsehus Smidsrød-Skarphagaveien», 8448 er behandlet. Det totale mindreforbruket er kr ,-. Byggeregnskapet/ investeringsprosjekt «Trafikksikkerhetstiltak Helsehus Smidsrød-Skarphagaveien», 8448 er behandlet og godkjent. Det totale mindreforbruket er kr ,-. 8

9 37/17 Møteplan for 2018 for kontrollutvalget i Færder kommune 1 Kontrollutvalget i Nøtterøy /17 Utkast til møteplan vedtas som møteplan 2018 for kontrollutvalget i Færder med følgende datoer: Tirsdag, 30. januar Tirsdag, 8. mai Tirsdag, 19. juni Tirsdag, 11. september Tirsdag, 11. desember Kontrollutvalget ber om at møtedagene legges inn i kommunens møtekalender. Møtene begynner som hovedregel kl Saken ble behandlet. Utkast til møteplan vedtas som møteplan 2018 for kontrollutvalget i Færder kommune: Tirsdag, 30. januar Tirsdag, 8. mai Tirsdag, 19. juni Tirsdag, 11. september Tirsdag, 11. desember Kontrollutvalget ber om at møtedagene legges inn i kommunens møtekalender. Møtene begynner som hovedregel kl

10 38/17 Referatsaker 1 Kontrollutvalget i Nøtterøy /17 Referatsakene tas til orientering. Kontrollutvalget stilte spørsmål angående rutebåttjenesten på bakgrunn av en artikkel i Tønsberg Blad Saken gjaldt offentlig anskaffelser for båttranspost til Bolærne. Saken ble sendt til KOFA. KOFA har behandlet saken og kommet med sin uttalelse og konklusjon som følger «Klagen avvises, i det klagenemnda ikke har kompetanse til å behandle klagen.» Klagenemnden har ikke myndighet til å behandle klagen, jfr. klagenemndsforskriften 6, og klagen avises, jfr. klagenemndsforskriften 9. Kontrollutvalgsmedlem Nina Thue Bjørnstad har flyttet og derfor søkt om fritak fra sitt verv. Nye personvernregler gjelder fra med nye regler og plikter. Styret i VIKS avholdt møte på Tjøme herredshus. Norges Kommunerevisorforbund skal holde kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 7. og 8. februar Sekretariatet melder på de kontrollutvalgsmedlemmene som skal delta. Administrasjonen arbeider med rutiner for Færder kommune vedrørende finansforvaltningen og KPMG har vurdert finansreglementet Reglement for finans- og gjeldsforvaltningen og økonomireglementet vil bli behandlet i kommunestyret. Reglementene vil bli lagt frem i kontrollutvalget for Færder kommune i Referatsakene ble kommentert. Referatsakene tas til orientering 10

11 39/17 Eventuelt 1 Kontrollutvalget i Nøtterøy /17. Revisor delte ut et notat vedrørende løpende revisjon for 2017 som ble gjennomgått. Spørsmål ble besvart. Det ble opplyst at kontrollutvalget dekket utgifter til en granskingssak i 2017 på kr ,- utført av KPMG. Det var innkommet en henvendelse til kontrollutvalgsleder fra Elisabeth og Ragnar Thon Henvendelsen ble registret og besvart Sekretariatet refererte både henvendelsen og svaret. Kontrakten om revisjonstjenester løper ut i Færder kommune må velge ny revisor fra , og revisjonsordning må utredes. Revisor informasjon om løpende revisjon for 2017 tas til orientering. Informasjonen om midler benyttet til gransking i 2017 tas til orientering. Det ble vist til henvendelsen fra Elisabeth og Ragnar Thon, og svar fra sekretariatet. Kontrollutvalget går ikke videre med henvendelsen. Saken må eventuelt avsender anmelde til politiet dersom de mener de er utsatt for straffbare forhold. Kontrollutvalget ber om en utredning av «Revisjonsordning for Færder kommune» fra Vestfold kontrollutvalgssekretariat, VIKS. 11

12 Revetal, For leder av kontrollutvalget i Nøtterøy kommune, Terje Fuglevik Heidi Wulff Jacobsen Rådgiver VIKS 12