Kundepleie hvor går grensene?

Transkript

1 Kundepleie hvor går grensene? Forholdet til representasjon og smøring, etiske regler og korrupsjon 2. februar 2011 Deloitte Advokatfirma AS, v/advokat Eivind O. G. Ottesen i samarbeid med Bergen Næringsråd

2 2

3 3

4 «Sokkene var stappet med pengesedler» Les den elleville historien om Gunnar Nordhus' Brann-turer med sine bankforbindelser. 4

5 Introduksjon Bakgrunn for kurset Hvorfor er dette aktuelt? Nødvendig med gode relasjoner til leverandører og forretningspartnere Viktig for en bedrifts omdømme at relasjonsbygging skjer på en lovlig og etisk forsvarlig måte Viktig å ha et avklart forhold til hva som menes med gode relasjoner Viktig å være bevisst på at det finnes grenser i forhold til Kameraderi Smøring Bestikkelser Korrupsjon Mange gråsoner som kan stille en overfor ulike dilemmaer Selv om en fremgangsmåte ikke er ulovlig er den ikke nødvendigvis akseptabel ut fra etiske eller omdømmemessige hensyn 5

6 Introduksjon forts. Utfordringen i forhold til dette er Hva sier skatttelovens bestemmelser? Hva sier straffelovens bestemmelser? Hva sier bedriftenes etiske retningslinjer? 6

7 Hva er representasjon? 7

8 Representasjon rettslig utgangspunkt for bedriften Hva er representasjon? Utgifter som en bedrift pådrar seg for å få sluttet forretninger eller for å knytte eller bevare forretningsforbindelser (Ot.prp. Nr. 20 ( ) Skattelovens regler for bedriften: Kostnad til representasjon er som hovedregel ikke fradragsberettiget (skatteloven 6-21) Bakgrunn for bestemmelsen: Håpløs oppgave å kontrollere om det i realiteten dreier seg om privatutgift 8

9 Representasjon rettslig utgangspunkt for mottaker For mottaker: Ingen særskilt bestemmelse som regulerer dette Eventuell skatteplikt må vurderes i forhold til hovedregelen i skatteloven 5-1: Som skattepliktig inntekt anses enhver fordel vunnet ved arbeid, kapital eller virksomhet 9

10 Nærmere om representasjon Representasjon er tiltak som henvender seg utad til personer, bedrifter mv som ikke er knyttet til bedriften Hvem er ikke knyttet til bedriften? Typisk: Kunder og forretningsforbindelser Regnskapsførere, konsulenter, forhandlere, leverandører og selgere anses ikke knyttet til bedriften dersom de ikke er ansatt i bedriften 10

11 Nærmere om representasjon typiske eksempler Eksempler på representasjon: Servering til f eks forretningsforbindelser, offentlige organer, delegasjoner, pressefolk, foreninger på omvisning mv Reiser til sportsarrangement Jakt- og fisketurer mv Gaver til forretningsforbindelser Drift av representasjonsbygninger Drift av representasjonsbiler og båter 11

12 Representasjon nærmere om biler, båter og representasjonsbygninger Skattedirektoratets forskrift til skatteloven: Det gis ikke fradrag for kostnader til rene representasjonsbygninger Det gis ikke fradrag for kostnad til anskaffelse og hold av representasjonsbåter Hvis det av representative grunner er kjøpt en mer kostbar bil enn den som ellers ville blitt anskaffet, skal fradraget for kostnader til bil reduseres tilsvarende 12

13 Representasjon eksempel vedrørende bolig Kostnad ved bolig i utlandet for ansatt i egen bedrift er i utgangspunktet fradragsberettiget Dersom boligen er større enn den ansattes eget behov skulle tilsi, da den også benyttes til representasjon, gis det ikke fradrag for en skjønnsmessig andel av boligen som må regnes som kostnad ved representasjon 13

14 Representasjon eksempel vedrørende båt Dom av 2. oktober 2007 av Fjordane tingrett Ved ordinær ligning ble det innrømmet fradrag for leieutgifter for leie av cabincruiser Ligningsnemnd og overligningsnemnd la til grunn at cabincruiseren hovedsakelig var benyttet til transport av kunder og leverandører og at kostnader ved dette er representasjonsutgifter og dermed ikke fradragsberettiget Selskapets anførsler: Båten anskaffet fordi båtens produksjonsanlegg lå spredt 14

15 Representasjon eksempel vedrørende båt forts. Rettens bemerkninger: Selskapet har ikke i tilstrekkelig grad sannsynliggjort at båtbruken var begrunnet i forretningsmessige faglige behov Bruken av cabincruiseren bærer preg av en form for kundepleie som er egnet til å få sluttet forretninger eller for å knytte/bevare forretningsforbindelser til seg Retten kom til at representasjonsutgiftene må fastsettes skjønnsmessig Det ble lagt til grunn at 60 % av båtbruken ble ansett som representasjon Selskapet ble ilagt 30 % tilleggsskatt 15

16 Representasjon kunders reiser ved fremvisning av varekolleksjoner mv Det er fradragsrett for bekostning av kunders reise i anledning av fremvisning av varekolleksjoner og lignende når dette er formålstjenlig fordi vareutvalget er av en slik beskaffenhet at det vanskelig lar seg gjøre å foreta hensiktsmessig fremvisning andre steder Kostnader ved kundereiser til utlandet utenfor EØS-området kan ikke føres til fradrag med mindre helt særlige forhold skulle tilsi det 16

17 Representasjon nærmere om fradrag for bedriften - bevertning Representasjon i form av bevertning er i utgangspunktet ikke fradragsberettiget Unntak: Beskjeden bespisning i kantine eller på spisested i nærheten (maks kr 400 per person i 2010) Forutsetninger Den som krever fradrag er næringsdrivende Kostnaden må knytte seg til virksomheten Bespisning finner sted i forretningstiden eller umiddelbar forbindelse med forhandlinger, demonstrasjoner mv Det serveres ikke vin eller brennevin 17

18 Nærmere om fradrag for bedriften bevertning forts. Når kostnader til bespisning av forretningsforbindelse er fradragsberettiget, kan det også kreves fradrag for kostnader vedrørende eier, ansatt, styremedlem og lignende som etter en rimelig vurdering må delta i bevertningen Noen grense for hvor ofte slik bespisning kan foretas? I teorien ingen øvre grense men ved nærmere ettersyn vil kanskje skatteetaten reagere Dersom det serveres vin og/eller brennevin er ingen av kostnadene til bespisningen fradragsberettiget Fradrag tillates selv om det serveres øl (så lenge en holder seg innen kostnadsrammen) Kostnader til tobakksvarer kan ikke føres til fradrag etter disse reglene 18

19 Overskridelser av beløpsgrensen konsekvenser for selskapet Overskridelse av beløpsgrensen Dersom kostnaden per person overstiger kr 400 er ingen del av kostnadene fradragsberettiget Det samme gjelder også kostnader vedrørende arbeidsgiver selv, ansatte, styremedlemmer mv 19

20 Fordelsbeskatning hos mottaker? Utgangspunkt Mottaker beskattes ikke for verdien av representasjonstiltak Men: Det kan være grunnlag for fordelsbeskatning hvis tiltaket hovedsakelig har karakter av ferie/rekreasjon/fornøyelse, hvor det faglige innslag er mindre vesentlig Skattemyndighetene har de senere år hatt fokus på sponsor - turer Sak fra Oslo likningskontor: Kunde og ansatte hadde mottatt reiser til forskjellige idrettsarrangement, herunder OL i Sydney Betydelige kostnader Ikke faglig program Deltakerne hevdet de var forpl iktet til å delta ville ikke reist om de visste at reisen ble skattlagt ville i hver fall valgt et rimeligere alternativ 20

21 Fordelsbeskatning hos mottaker? forts. Ligningsnemndas vurdering: Den subjektive opplevelsen av fordelen er uten betydning Avgjørende om fordelen objektivt sett ligger innenfor skatteloven 5-1, 1. ledd, det vil si fordel vunnet ved arbeid Dersom tiltaket oppleves som en byrde Avhjelpes på andre måter, f eks høyere avlønning Oppgrossing og dekning av skattebyrden Flere av de ansatte opptrådte som reiseledere, og deltakelsen var preget av arbeid i tradisjonell forstand Nemnda la til grunn at disse medarbeiderne ikke mottok noen fordel Forutsetning at arbeidsinnsatsen står i rimelig og saklig sammenheng med bedriftens virksomhet og inntjening Kostnaden ble likevel ansett som en del av representasjonstiltaket, og således ikke fradragsberettiget 21

22 Fordelsbeskatning hos mottaker ektefelle/ledsagers deltakelse Deltakeren fordelsbeskattes for utgiftene til ledsagers deltakelse Fritas ikke selv om det er forventet og vanlig at ektefelle/partner deltar Fritas ikke selv om ektefelle/partner ikke selv oppfatter deltakelsen som en fordel 22

23 Fordelsbeskatning - tilleggskatt 23 Videre fra saken ved Oslo likningskontor: Tilleggsskatt for kunder og ansatte Ligningsnemndas vurdering Uaktsomt å motta fordeler av en betydelig størrelse uten å oppgi dette i selvangivelsen Men hvor går grensen for hva som bør oppgis? I den grad det var kunder eller ansatte med særlig kyndighet innen skatt og regnskap grov uaktsomhet og forsett ble vurdert Tilleggsskatt for arbeidsgiver/bedriften som dekker utgiftene - Ligningsnemndas vurdering Regelverket har vært stabilt over flere ti-år Ikke tilstrekkelig å hevde at det dreier seg om noe annet, f eks salg- og reklamekostnader Grovt uaktsomt å fradragsføre utgifter til representasjon uten å gi tilstrekkelige opplysninger om bakgrunnen Tilleggsskatt med 60 %

24 Oppsummering - fordelsbeskatning hos mottaker Forhold som vektlegges: Valg av reisemål Programmet for reisen Deltar ektefelle/ledsager? Reiser med hovedsakelig feriemessig preg: Mottaker beskattes for verdien av reisen, evt. redusert med kostnader som gjelder rene forretningsformål Reise med hovedsakelig forretningsmessig preg: Mottaker beskattes for den del av kostnadene som er av privat karakter, f eks kostnader til bar-regninger, nattklubbesøk og forlenget ferieopphold 24

25 Kombinasjon av representasjon og virksomhetskostnader Når kostnader til bespisning hvor det deltar personer utenom bedriften ikke er fradragsberettiget (representasjon) heller ikke fradragsrett for bespisningskostnadene vedrørende personer knyttet til bedriften Unntak: Velferdstiltak, herunder hotelopphold m/ to overnattinger Tilstelninger av ekstraordinær art Bedriftsjubileum Innvielse av nybygg mv I slike tilfeller kan det kreves fradrag for den del av kostnadene som faller på egne ansatte med ektefeller øvrige kostnader anses som representasjonskostnader 25

26 Velferdstiltak fordelsbeskatning ved dekning av tilstelninger - hotellopphold for egne ansatte Julebord, årsfest, jubileumsfest, innvielse av nybygg Vilkår for at slike arrangementer ikke skal innberettes som lønn: Er et tilbud til alle eller en betydelig gruppe ansatte Tiltaket må anses som rimelig Inntil 2 overnattinger, typisk fra fredag ettermiddag til søndag, men også opphold i uken Langhelg aksepteres ikke Også ektefelle/ledsager kan delta Flere enn 2 slike turer pr år anses normalt som skattepliktig Utenlandsturer aksepteres, men fokus på hva som er rimelig Kan kombineres med fagseminar 26

27 Kombinasjon av representasjon og virksomhetskostnader forts. Avgjørelse fra Ligningsnemnda ved Sentralskattekontoret for storbedrifter (2005) Spørsmål om fradragsføring av kostnader til leie av losje på en tribune I de tilfeller losjen ikke ble benyttet til kundearrangement selskapets egne ansatte fikk benytte de ledige plassene Nemndas oppfatning: Tilbud til kunder om deltakelse på arrangement i losjen anses som representasjonstiltak Heller ikke fradrag som velferdstiltak for den delen som gjaldt ansattes egen deltakelse Selskapet ilagt 30 % tilleggsskatt 27

28 Representasjon - gaver 28 Utgangspunkt Ikke fradragsrett for kostnader til gaver, jf. skattelovens bestemmelse om representasjon Unntak: Gave for enkeltstående arbeidsprestasjoner utført av andre enn bedriftens egne ansatte (typisk: foredrag) Regnes ikke som skattepliktig inntekt for mottaker når verdien ikke overstiger kr 500 Vilkår: Gaven består i annet enn penger Det er ikke avtalt eller forutsatt vederlag på forhånd Gavekort regnes som naturalytelse hvis det ikke kan innløses i kontanter Pengegave kan aksepteres dersom mottaker leverer kvittering til oppdragsgiver for kjøpet av gaven Dersom verdien på gaven er over kr 500 blir hele gaven skattepliktig

29 Representasjon gaver forts. Kostnader ved gaver til personer utenfor bedriften er fradragsberettiget for bedriften/giveren i samme utstrekning som lønnsutbetalinger NB! Skattedirektoratet har nå åpnet for at vin og brennevin som gave til forretningsforbindelser er fradragsberettiget Max kr 220 Gaver som overstiger beløpsgrensen: Ikke fradragsberettiget for bedriften Skattepliktig fordel for mottaker I strid med straffelovens bestemmelser om korrupsjon? I strid med bedriftens etiske retningslinjer? 29

30 Gave eller reklame? Gavegjenstander godtas som reklame dersom følgende vilkår er oppfylt: Gavegjenstanden ikke overstiger kr 220 Gavegjenstanden er utformet med reklame for øye i et større antall eksemplarer Firmamerke og/eller firmanavn er fast knyttet til gavegjenstanden Eksempel på slike gaver: Vinopptrekkere, nøkkelringer, skrivesett, bordkalender mv Kontantbeløp, gjenstander som gis til lotterier, er vanligvis å anse som gaver og er ikke fradragsberettiget. Det samme gjelder bidrag til politiske foreninger og lignende eller kontingenter til slike foreninger Sponsorkostnader er fradragsberettiget i den utstrekning de kan sies å ha reklameverdi 30

31 MVA Avgiftspliktige virksomheter har fradragsrett (mval. 8-1) for: inngående merverdiavgift på anskaffelser av varer og tjenester som er til bruk i den registrerte virksomheten Avgrenser mot utgifter som vedrører andre virksomheter (f. eks. å dekke reisekostnader mv. for andre) Avgrenser mot private utgifter som ikke er til bruk i virksomheten 31

32 MVA Begrensninger uansett ikke fradrag ( 8-3) Servering (uansett hvem og hvorfor) Leie av selskapslokaler Kost til naturalavlønning av ansatte mv. Representasjon Gaver og varer til utdeling i reklameøyemed Likevel fradrag for reklamegjenstander av bagatellmessig verdi (int. NOK 100, jfr. MVA-forskriften 1-3-6) 32

33 Avgrensing mot nærliggende tilfeller 33

34 Avgrensing mot virksomhetskostnader Kostnader som henvender seg til personer knyttet til bedriften som eier, ansatt, styremedlem, aksjonær mv Hvem er knyttet til bedriften? Eiere/deltakere, ansatte, styremedlemmer, aksjonærer mv med ledsagere Valgt revisor (ikke hele revisjonsfirmaet kun den aktivt utøvende revisor) Kostnader for ytelser til personer knyttet til bedriften kan være: Lønn Velferdstiltak Utbytte mv 34

35 Avgrensing mot salgs- og reklamekostnader Salgs- og reklamekostnader er fradragsberettiget Hvor går grensen? Sak ved Oslo likningskontor: Et selskap hadde skiftet navn og ønsket å profilere det nye navnet ved å invitere kunder, ansatte og leverandører på reiser til forskjellige idrettsarrrangement i utlandet 98 deltakere på turen av disse 62 ansatte, herunder flere fra selskapets ledelse Kostnad pr deltaker: ca kr Tilnærmet hele kostnaden ført til fradrag som salgs- og reklamekostnad Ligningskontorets vurdering: utgiftene var å anse som representasjon. Ikke fradragsberettiget 35

36 Avgrensing mot kurs, seminar, messer mv Ligningspraksis: Kurs for forretningsforbindelser som ikke er knyttet til bedriften er ikke å anse som representasjon Eks selgere, servicefolk Kostnader ved slike arrangement er fradragsberettiget Vilkår: Det faglige innholdet er hovedformålet med arrangementet Vil utgifter til transport til og fra kurset, bevertning mv inngå i kurskostnadene og dermed kunne fradragsføres? Ja, når det er formålstjenlig 36

37 Avgrensing mot kurs mv - kombinasjoner Tilstelninger med både sosial og faglig del deltakere er både egne ansatte og personer utenfor bedriften Eks seminar for egne ansatte og kunder/leverandører mv Seminaret har faglig innhold om dagen og avsluttes med 5 rettes middag med rikelig tilbehør om kvelden Hva dersom også overnatting dekkes? Problemstilling: Anses dette som kurskostnader for selskapet, dvs fradragsberettiget? Anses det som representasjon, dvs ikke fradragsberettiget? Kan kostnadene fordeles forholdsmessig med en andel kurskostnader og en andel representasjon? 37

38 Avgrensing mot private utgifter Et selskap inviterte noen få utvalgte personer på tur til Spania Deltakere reise 1: styreformann, konsernsjef og enkelte aksjonærer Deltakere reise 2: styreformann og ett styremedlem Utgifter totalt kr per reise Selskapets anførsler: Det er utelukkende selskapet som kan vurdere hvilke personer som selskapet er tjent med å bygge relasjoner til Det er uten betydning om tiltaket er styrebehandlet og om det foreligger noen strategi for selskapets representasjon Selskapets egen vurdering av hva som er representasjon må legges til grunn av ligningsmyndighetene Slike turer er en vanlig og akseptert måte å foreta relasjonsbygging på i næringslivet 38

39 Avgrensing mot private utgifter forts. Ligningsnemndas vurdering: Ikke representasjon, men private utgifter som var belastet selskapets regnskap Turene knyttet til lørdag og søndag Selve reiseutgiftene dekket av deltakerne selv Ikke noen faglig program Gjestene invitert av styreformann personlig Liten forklaring på gjestenes tilknytning til foretaket Nemndas vurdering: Ikke sansynliggjort at reisene var foretatt i selskapets interesse Beslutning om reisen truffet av styreformannen Konsekvens: Midlene anses som lønn for styreformann. Tilleggskatt Arbeidsgiveravgift og tilleggsavgift for selskapet 39

40 Avgrensing mot bestikkelser Bestikkelser omhandles i skatteloven 6-22: Fradrag gis ikke for bestikkelse og annen ytelser som er vederlag for urettmessig motytelse, eller som tar sikte på å oppnå en slik motytelse. Motytelsen er urettmessig både når den strider mot den alminnelige forretningsmoral eller forvaltningsskikk på det stedet motytelsen skjer eller skulle ha skjedd, og når den ville stride mot den alminnelige forretningsmoral eller forvaltningsskikk i Norge Alle slags motytelser er relevante: Passivtivitet f eks unnlater å foreta kontroll Aktiv tjeneste f eks gi taushetsbelagt informasjon Foreta en beslutning Påvirke andres avgjørelser Ikke noe vilkår for å nekte fradrag at man faktisk oppnår ytelse som nevnt 40

41 Avgrensing mot bestikkelser forts. Bestikkelse Nedre grense for korrupsjon? Rammes av straffeloven 276a For korrupsjon straffes den som: a) for seg eller andre krever, mottar eller aksepterer et tilbud om en utilbørlig fordel i anledning av stilling, verv eller oppdrag, eller b) gir eller tilbyr noen en utilbørlig fordel i anledning av stilling, verv eller oppdrag Med stilling, verv eller oppdrag i første ledd menes også stilling, verv eller oppdrag i utlandet Straffen for korrupsjon er bøter eller fengsel inntil 3 år. Medvirkning straffes på samme måte 41

42 Avgrensing mot bestikkelser forts. Etter lovendring kan mottakere av mindre bestikkelser også rammes av bestemmelsene i straffeloven I 2008 måtte en tidligere markedssjef møte i Oslo Tingrett for å svare for å ha mottatt en flatskjerm i bestikkelse Med disse sakene testes den nedre grense for hva som regnes som korrupsjon Sakene utgjør en ny type kriminalitet Næringslivet oppfordres til Vær varsom-regler for å bevisstgjøre den ansatte 42

43 Etiske retningslinjer 43

44 Etiske retningslinjer Hvorfor behov for etiske retningslinjer? Holdninger og praksis når det gjelder gaver og representasjon er i endring. Viktig å ha et bevisst forhold til dette Journalister, politikere og andre som bidrar til mediebildet vier smøresaker stor oppmerksomet Trend i tiden at en har fokus på god Corporate Governance (eierstyring og selskapsledelse) 44

45 Etiske retningslinjer NHOs anbefaling NHO anbefaler at hver bedrift utarbeider etiske retningslinjer for gaver, bevertning og utgiftsdekning Spørsmål bedriften da må ta stilling til: Generelle skjønnsmessige regler eller detaljerte bestemmelser? Hvem godkjenner når det er tvil? Skal ansatte pålegges en plikt til å rapportere? Skal det gis personlige gaver til og fra bedriften? Hva skal en gjøre for å følge opp retningslinjene, og hvordan reagerer en når brudd på retningslinjene skjer? 45

46 Etiske retningslinjer NHOs anbefaling forts. NHO/Oslo Børs sin anbefaling for norske selskaper Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse, revidert 21. oktober 2010 pkt 10: Risikostyring og intern kontroll: Styret skal påse at selskapet har god intern kontroll og hensiktsmessige systemer for risikostyring i forhold til omfanget og arten av selskapets virksomhet. Internkontrollen og systemene bør også omfatte selskapets verdigrunnlag og retningslinjer for etikk og samfunnsansvar Styret bør årlig foreta en gjennomgang av selskapets viktigste risikoområder og den interne kontroll Styret bør i årsrapporten gi en beskrivelse av hovedelementene i selskapets interne kontroll og risikostyringssystemer knyttet til dets finansielle rapportering 46

47 Etiske retningslinjer viktig å tenke igjennom Hva gjør du dersom du får en flaske vin i gave fra forretningsforbindelse? Hva gjør du hvis du får en kasse vin i gave fra forretningsforbindelser? Hva gjør du dersom du inviteres med ledsager til en tilstelning? Hva gjør du om du får tilbud om noe som kan brukes privat? Inviteres du i full åpenhet? OK at Bergens Tidende eller DN skriver om dette? 47

48 Eksempel etiske retningslinjer for statstjenestemenn Utgitt av moderniseringsdepartementet Pkt 4.5: Statsansatte skal ikke, verken for seg selv eller andre, ta i mot - eller legge til rette for å motta, gaver, reiser hotellopphold, bevertning, rabatter, lån eller andre ytelser eller fordeler som er egnet til, eller som av giveren er ment, å påvirke deres tjenestehandlinger. Statsansatte må ikke bruke sin stilling til å skaffe seg selv eller andre en uberettiget fordel. Dette gjelder også i tilfeller hvor disse fordelene ikke vil påvirke deres tjenestehandlinger 48

49